LOGICIEL GESFED ADMIN pour CLUBS & FSR

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1 LOGICIEL GESFED ADMIN pour CLUBS & FSR Version pour les clubs (Obligatoire dès ) Tous droits réservés. Toutes modifications du logiciel ou du présent document, même à titre éducatif, sont strictement interdites. F. Maurer, 2005

2 0. Procédures élémentaires 0.0 Login 1. Se logger à l adresse à l aide du USER et LOGIN fourni par la FSR. 0.1 Affichage d entrée Vous devriez voir apparaîtrer un écran qui ressemble à celui-ci. A gauche, vous avez un menu, à droite l affichage de toutes vos licences actuelles. 0.2 Explications au menu Description du menu Le menu vous donne la possibilité de DEMANDER une nouvelle licence, de MODIFIER les données concernant le domicile d un licencié, de REACTIVER des licences «passives» ou refusées ; ainsi que d avoir accès aux services supplémentaires suivants : CREATION d une feuille de match et STATISTIQUES des licenciés de la FSR (classés par nation, par catégorie, et par sexe). Il permet aussi de gérer l annuaire de votre club et d en changer les préférences Vision du menu déroulé Home Gestion des licences Demande de nouvelles licences Modification d'une licence F.MAURER, 2005 V 1.1 II

3 Réactivation d'une licence Gestion des matchs Création d'une feuille de match Statistiques des licences Statistiques actuelles (FSR) Statistiques actuelles (Le nom de votre club) Mutations Liste des joueurs sanctionnés Documents FSR pour Licences Annuaire de Club Consulter Modifier, créer de nouveaux champs Publier Préférences du logiciel Changer la langue Logout 0.3 Explications de l affichage de la partie de droite Signes Explications Statut vert : votre licence a bien été activée et est valable pour toute la saison. Statut orange : vous disposez de moins de 15 jours pour faire les démarches nécessaires à la validation de votre licence. Statut rouge : votre licence a été refusée par la FSR, les raisons sont affichées sous la colonne «Suspendu jusqu à / Remarques». Statut noir : La licence n a pas été réactivée ou renouvelée, ou la FSR n a pas répondu positivement à votre demande de licence. Un clic sur l image vous permet d ouvrir la licence du joueur en format.pdf. Un clic sur l image vous permet d afficher l autorisation parentale et l attestation médicale nécessaires à l obtention d une licence définitive pour joueurs mineurs. Un clic vous permet d afficher la photo du licencié. Un clic vous permet d uploader la photo du licencié ; n oubliez par que sans photo, pas de licence émise. Signifie que le joueur a déjà reçu un carton jaune. En déplaçant la souris sur l image, la date du carton jaune va s afficher sous le pointeur de la souris. Signifie que le joueur est suspendu. Le nombre de matchs ou l échéance de la suspension est affiché dans la colonne «Suspendu F.MAURER, 2005 V 1.1 III

4 Nom Nom Retour jusqu à / Remarques». Signifie qu un recours a été déposé. La mention «Recours déposé» est affichée dans la colonne «Suspendu jusqu à / Remarques». Un clic sur le nom du licencié vous donne accès à la licence en version.html. Si nom n est pas en gras, cela signifie qu aucune photo n a pu être uploadée sur le serveur : pas de photo implique pas de licence. De plus, toutes licences avec le statut ROUGE ou NOIR, ne seront plus affichées. Vous permet de retourner à l affichage par défaut (toutes les licences affichées). En cliquant sur le menu déroulant en bas à droite de l écran, vous avez la possibilité de choisir quelles licences vous voulez afficher : Toutes les licences Affiche, par défaut, toutes les licences de votre club. Licences activées Licences en cours de traitement Licences refusées Licences "passives" Affiche toutes les licences avec statut VERT. Affiche toutes les licences avec statut ORANGE. Affiche toutes les licences avec statut ROUGE. Affiche toutes les licences avec statut NOIR. 0.4 Logout 1. Clic sur «Logout», vous allez automatiquement être redirigé vers l index de Raccourcis clavier (seul. pour Internet Explorer) Ces raccourcis ne sont pour l instant que disponible sous Internet Explorer. «F6» : Permet de retourner à l index, équivalent à un clic sur «Home». «c» : Permet d aller directement sur le formulaire de création de licences, n est disponible que sur l index. «m» : Permet d aller directement sur le formulaire pour créer des feuilles de match, n est disponible que sur l index. «s» : Permet d aller sur la page des statistiques de la FSR, n est disponible que sur l index. 0.6 FAQ En cas de questions ou problèmes : help_licences@rugby.ch. F.MAURER, 2005 V 1.1 IV

5 1. Gestion des licences 1.1 Création d une licence 1. Clic sur «Demande de nouvelles licences». Vue du formulaire vide 2. Remplissez ce formulaire, et lisez les observations mentionnées en dessous de ce dernier. Vous êtes en train de créer une licence provisoire, dont la validité maximale sera de 15 jours à partir d aujourd'hui. Valable jusqu'au : 17/03/2005. Tous les champs de ce formulaire doivent être remplis. Si vous ne les remplissez pas ou incorrectement, la licence ne pourra être enregistrée. De plus, les champs nom, prénom, date de naissance, nationalité, une fois remplis et validés (deux fois) ne pourront plus être changés. Indication de la position (n 1-5) : il ne s'agit pour l'heure actuelle que d'une phase expérimentale. Il se peut qu à l'avenir, seuls des joueurs dûment expérimentés soient autorisés à jouer à ces positions, donc remplissez aussi ce champ svp. *Avertissement: que vous remplissiez ou non le champ «position», la Fédération Suisse de Rugby ne saurait être tenue pour responsable des dommages corporels subis par des joueurs non expérimentés qui auraient occupés des postes ne correspondant pas à leurs aptitudes physiques. Définitions des positions (n 1-5): -1L-PG: Première ligne - pilier gauche F.MAURER, 2005 V 1.1 V

6 -1L-T: Première ligne - talonneur -1L-PD: Première ligne - pilier droit -2L: Deuxième ligne. Photo du licencié : vous pouvez uploader qu'un seul fichier.jpg. Ce fichier devra avoir les spécifications suivantes: -dimensions minimales 600 x 600 pixels ( 4 x 4 cm) -résolution minimale de 300 dpi (pixels par pouce) ou 120 pixels par centimètres. La photo devrait se rapprocher le plus possible du format passeport (photo carrée), avec un visage bien centré et visible. La taille maximale du fichier est de 1 Mo (1Mo = 1'000'000 bytes). Si le premier upload échoue, vous avez toujours la possibilité de le refaire après coup. Sachez néanmoins qu'une fois la photo du joueur uploadée, nous ne pourrez plus la modifier. De plus, si vous ne pouvez pas faire l'upload de la photo, aucune licence, même provisoire ne saurait être émise. Observation sous le formulaire de création des licences 3. Clic sur «ENVOI». Toutes les données sont contrôlées quand à leur intégrité et conformité. Toutes champs possédant des données erronées sont vidés 1. Vous êtes alors obligé de cliquer sur «Modifier» pour aller remplir correctement les champs manquants. Vous devriez voir apparaître un affichage semblable, ainsi que l affichage de la photo du licencié 4. Clic sur «ENVOI» vous permet d envoyer la demande de licence à la FSR et d enregister la licence. AVERTISSEMENT : Si vous cliquez sur «ENVOI», vous n avez plus AUCUN moyen de modifier la licence. 1 Vous obtiendrez un message d erreur du type «Veuillez spécifier un XX» affiché avant «Données personelles du nouveau licencié». F.MAURER, 2005 V 1.1 VI

7 Clic sur «MODIFIER» vous permet de modifier les données concernant la licence. 5. Si tout est conforme, après avoir cliqué sur «ENVOI», vous allez voir affiché le text suivant : «Votre licence a été enregistrée avec succès, votre demande est en traitement.» ensuite, vous allez AUTOMATIQUEMENT être redirigé vers l index où vous allez pouvoir imprimer la nouvelle licence. Votre licence est maintenant crée, en statut ORANGE c.-à-d. PROVISOIRE. 1.2 Impression d une licence (ORANGE et VERTE) AVERTISSEMENT : La durée de la licence ORANGE (PROVISOIRE) n étant que de 15 jours, vous devrez, une fois activée par la FSR, imprimer la licence définitive. La démarche reste identique dans les deux cas Impression depuis la licence.html 1. Clic sur le nom du licencié. Une nouvelle fenêtre va s ouvrir dans laquelle vous allez voir la licence. Vue d une licence version.html 2. Clic dans le navigateur sur «FICHIER», puis «MISE EN PAGE». 3. Effacez les données dans les champs «EN- TETE» et «PIED DE PAGE», changez l orientation en «PAYSAGE», et remplissez F.MAURER, 2005 V 1.1 VII

8 les marges, à gauche, à droite, en haut et en bas avec «0» 2. A la fin de l opération, votre affichage devrait correspondre à celui à droite. Valider avec «OK». 4. Clic dans le navigateur sur «FICHIER», puis «IMPRIMER» Impression depuis la licence.pdf 1. Clic sur l icône, une nouvelle fenêtre va s ouvrir. 2. Clic sur «IMPRIMER», dans la fenêtre d Adobe Acrobat Reader.! N oubliez pas de mettre la disposition du papier sur «PAYSAGE»! 1.3 Modification d une licence 1. Clic sur «Modification d une licence». Vue de l affichage 2. Clic sur pour aller modifier la licence, uniquement le domicile (c.-à-d. rue, n, NPA et localité). 3. Entrez les nouvelles données dans le formulaire, clic sur «ENVOI». 4. Redirection AUTOMATIQUE vers l index. 1.4 Réactivation d une licence Le cas se présente UNIQUEMENT pour les licences NOIRES et ROUGES. 1. Clic dans le menu sur «Réactivation d une licence». 2. Clic sur à côté de la licence, permet sa réactivation AUTOMATIQUE pour 15 jours. 2 Windows va automatiquement corriger ces valeurs au minimun requis par votre imprimante, pour cela cliquez sur la fenêtre qui s affiche sur «corriger". F.MAURER, 2005 V 1.1 VIII

9 3. Redirection AUTOMATIQUE vers l index. 2. Feuille de match (facultatif) 2.1 Création d une feuille de match 1. Clic sur «Création d une feuille de match». 2. Entrez les valeurs dans le formulaire, si nécessaire. Les champs entraîneur, médecin, eau/thé, juge de touche, dirigeants sont optionnels.!! Pour sélectionner un joueur comme faisant partie du XV de base, clic dans la première colonne, pour les remplaçants dans la seconde. Exemple de sélection pour la feuille de match 2.2 Impression d une feuille de match 1. Clic dans le navigateur sur «FICHIER», puis «MISE EN PAGE». 2. Effacez les données dans les champs «EN-TETE» et «PIED DE PAGE», changez l orientation en «PORTRAIT», et remplissez les marges, à 3 gauche, à droite, en haut et en bas avec «0». Valider avec «OK». 3. Clic dans le navigateur sur «FICHIER», puis «IMPRIMER». 3. Statistiques 3.1 Statistiques actuelles (FSR) Vous permet de disposer de statistiques détaillées (Homme / Femmes) par catégorie d âge et pays d origine des joueurs de toute la FSR. 3.2 Statistiques actuelles (Le nom de votre club) Vous permet de disposer des mêmes statistiques que 3.1, mais votre club. limitées à 3 Windows va automatiquement corriger ces valeurs au minimun requis par votre imprimante, pour cela cliquez sur la fenêtre qui s affiche sur «corriger». F.MAURER, 2005 V 1.1 IX

10 4. Mutations Vous permet de consulter la liste des mutations 5. Liste des joueurs sanctionnés Vous permet de consulter la liste de tous les joueurs sanctionnés au niveau de la FSR. 6. Documents FSR pour Licences Vous permet de télécharger ce présent fascicule et tous les documents nécessaire pour l obtention d une licence. 7. Annuaire de Club 7.1 Consulter En cliquant sur «Consulter», vous pouvez consulter tous les annuaires des clubs affiliés à la FSR. De plus, vous aller pouvoir consulter TOUT votre annuaire, même les champs que vous aurez publié avec la mention «Aucune diffusion». 7.2 Modifier, Créer de nouveau champs Vous permet de modifier et créer de nouveaux champs pour votre annuaire. Les deux premières «boîtes» représentent les données de base, c.-à-d. l adresse postale, courriel et Internet du club, ainsi que ses coordonnées bancaires. F.MAURER, 2005 V 1.1 X

11 Les champs obligatoires sont au nombre de 9. Ils représentent le minimum d informations qu un club affilié doit divulguer. Vous noterez la présence de 3 champs «libres», ajoutés par le club Modification, création d un champ Pour modifier un champ cliquez sur. Pour ajouter un contenu cliquer sur «Ajouter un contenu libre» qui se trouve tout en bas de la page Remarques concernant les champs Sachez néanmoins que les champs aux bords rouges sont obligatoires et doivent être remplis, tandis que ceux aux bords noirs ont été rajoutés par vos soins et lque vous les remplissez à votre guise. Sachez aussi que lors de la modification ou de la création d un champ aux bords noirs, vous pouvez cliquer sur pour cacher ce champ dans l annuaire 4 ou sur pour afficher ce champ dans l annuaire. IL NE SERT STRICTEMENT A RIEN CLIQUER SUR LES YEUX LORS DE LA MODIFICATION D UN CHAMP AUX BORDS ROUGES. ILS SONT AFFICHES DANS LEUR INTEGRALITE. VOUS POUVEZ CEPENDANT LES LAISSER VIDES! Type de champs Il existe 4 types de champs : Minimal Complet Cette «boîte» comprend les champs suivants : nom, prénom, courriel et mobile. Cette «boîte» comprend les champs suivants : nom, 4 En changeant l affichage en cliquant sur l œil, vous ne pourrez plus afficher ce champ dans l annuaire, même si vous en êtes l éditeur. F.MAURER, 2005 V 1.1 XI

12 Info Entraînement prénom, rue, n, NPA, ville, courriel, tél. privé, tél. prof., fax privé, fax prof. et mobile. Cette «boîte» comprend deux champ sans en-tête. Cette «boîte» comprend trois champs sans en-tête N oubliez pas de renseigner le champ «Etiquette» qui correspond au titre de la «boîte», lorsque vous créez un champ libre. Dans les champs obligatoires, pour raison d unité, elles ont déjà été remplies à votre place. Pour les «boîtes» «Urgence», il vous suffit de remplir l étiquette avec «Urgence» en respectant la case. Cette «boîte» profitera alors de la même mise en page que la «boîte» urgence prédéfinie. 7.3 Publier L opération de publication va vous permettre de définir le type de publication pour chaque «boîte» ainsi que sa position dans l annuaire. Comme vous le voyez, les données de base sont automatiquement publiées sur la site de la FSR en accès TOUT PUBLIC. Pour tous les autres champs vous avez la possibilité de choisir le type de diffusion et leur position dans l annuaire : F.MAURER, 2005 V 1.1 XII

13 «Vert», diffusion publique Cette boîte sera visible à TOUT public visitant le sur le site de la FSR site «Orange», diffusion aux seuls clubs de la FSR Cette boîte sera visible à quiconque possède un accès à FSR-GESFED. «Rouge», aucune Cette boîte ne sera consultée que par son diffusion'; éditeur. Notez que les trois types de publication sont inclusifs, c.-à-d. que ROUGE inclu ORANGE qui inclu VERT. 8. Préférences du logiciel Vous permet de changer la langue du logiciel. Ce dernier est uniquement disponible en français et en allemand. Sachez néanmoins que la langue de la licence est déterminée par la langue du logiciel au moment de la demande de licence. F.MAURER, 2005 V 1.1 XIII