Formation Gestion concours Version du 3 février 2011

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1 Formation Gestion concours Version du 3 février 2011 PROGRAMME - Présentation du logiciel - Installation du logiciel, identification des éléments du logiciel - Récupération des licenciés de la Ligue des Hauts de France - Cheminement d utilisation - Type de concours (poules, 4 parties ) - Utilisation du logiciel - Le tirage - Edition des documents - Gestion du graphique - Usage particuliers / ses propres clubs ou catégories - Effacer ou archiver vos concours > MISE EN OEUVRE 1) Présentation du logiciel Le logiciel Gestion concours, est un logiciel qui a pour but de permettre de gérer informatiquement le déroulement d un concours. Initialement prévu pour cette seule fonctionnalité, il intègre désormais des fonctionnalités liées à la mise à jour des licences et cartes d initialisation des lecteurs. La fonction Gestion concours, présenté aujourd hui va vous permettre de gérer l intégralité d un concours de pétanque avec inscription sur place ou inscription à l avance. Eléments gérés : Inscription, Tirage, Edition des documents, Gestion des terrains, Feuille de résultats Pour les inscriptions, ce logiciel peut est couplé au lecteur de carte. Formation : O.PERART Page 1 sur 27

2 2) Identification des éléments du logiciel - L écran de démarrage Parfois associé à une petite fenêtre d information Pour vous informer que votre base de licenciés n est pas a jour ou pour vous spécifier qu une nouvelle version du logiciel est disponible Formation : O.PERART Page 2 sur 27

3 DETAILS ECRAN DE DEMARRAGE Zone d accès à la mise à jour de la base des licenciés. Cette zone permet également de télécharger la base de photos (long) (Connexion internet obligatoire) Indication de la date de la base des licenciés présente sur le poste Suite au téléchargement de la base, il faut «injecter les données récupérées dans la base du logiciel» Pour ce faire il faut alors cliquer sur le bouton traitement qui est apparu. Procédure de mise à jour de la base, il faut tout d abord sélectionner le fichier indiqué dans la zone Bases de données existantes à insérer, puis il suffit de cliquer sur le bouton Rajouter à la base principale. Vous voyez alors apparaitre des lignes d exécution dans la zone blanche de l écran, le traitement est terminé lorsque vous voyez le fin en bas de cette zone (il faut utiliser la barre de défilement latérale, pour le voir) OPERATION A FAIRE AVANT CHAQUE ORGANISATION DE CONCOURS Formation : O.PERART Page 3 sur 27

4 - L écran principal d utilisation Pour la création de nouveaux concours Pour la saisie des équipes Pour les différentes éditions Contrôle des licences pour les inscriptions à l avance Suivi des graphiques des concours Pour récupérer les bases de données Pour la sauvegarde ou la suppression des concours Pour quitter le programme Pour mettre à jour les licences carte à puce Il faut cocher cette case pour utiliser le lecteur Pour mettre à jour les cartes Formation : O.PERART Page 4 sur 27

5 Les deux éléments Maj Licence et Carte initialisation qui sont des fonctionnalités réservées aux comités départementaux. C est pourquoi ces deux éléments ne seront pas présentés dans cette formation 4) Récupération de la base des licenciés de la ligue des Hauts de France Seconde solution pour mettre à jour la base des licenciés du logiciel. Ou la trouver et Comment faire? Pour mettre à jour la base des licenciés du logiciel, vous pouvez récupérer la base des licenciés sur le site Il vous suffit alors de mettre ce fichier dans le dossier du logiciel, c'est-à-dire dans le dossier c:\gestion_concours\ Au lancement du logiciel vous aurez le bouton traitement actif Si vous avez besoins des licenciés d autres ligues, vous pouvez les récupérer en tapant le lien suivant. Formation : O.PERART Page 5 sur 27

6 5) Traitement de la base récupérée Ecrans accessibles également par l intermédiaire de cet icône Notes : Formation : O.PERART Page 6 sur 27

7 5) Cheminement d utilisation Procédure d utilisation du logiciel GESTION CONCOURS - Lancement du logiciel - Mise à jour de la base de licenciés (étapes présentées précédemment) PREPARATION DU CONCOURS A GERER : utilisation du logiciel - Création d un NOUVEAU concours - Préparer le concours - Enregistrement des équipes - Réalisation du tirage (des tirages) - Choix du type de concours (GRAPHIQUE) et Gestion du déroulement du concours - Editions des documents - Archivage ou effacement 6) Utilisation du logiciel a) Créer un Nouveau concours Pour créer un nouveau concours, il vous faut cliquer sur Une zone d écriture apparaît alors afin de pouvoir baptiser vote concours. Vous validez le nom soit en cliquant sur la petite coche verte à la droite de la zone du nom, soit en appuyant sur la touche Entrée. (Cette petite zone disparaitra alors automatiquement) (Saisie du nom du concours à l aide des caractères autorisés) Caractères Autorisés : Alphanumérique (Lettres et Chiffres), L Espace, Le Souligné (8 du clavier) Caractères Non Autorisés : Le Slash /, le tiret, les caractères accentués Formation : O.PERART Page 7 sur 27

8 b) Choisir Préparer concours Il faut maintenant préparer le concours 1 e étape : Type de concours L écran ci-dessous apparaît automatiquement afin d indiquer qu il s agit d un concours de club et non pas un championnat de France. Il vous faut tout simplement sélectionner le fichier TypeClb.clb, pûis de cliquer sur le bouton ouvrir. 2 e étape : Choisir le fichier de votre concours CHOISIR le fichier typeclb.clb, puis ouvrir. La fenêtre suivante s ouvre alors pour vous permettre de choisir le concours que vous souhaitez gérer. Il vous faut choisir le fichier qui correspond au nom que vous avez saisi précédemment. Le fichier a pour nom : GC_ + nom donné précédemment +.GCZ Après l avoir sélectionné, cliquez alors sur ouvrir La fenêtre d enregistrement des équipes apparaît alors automatiquement. Formation : O.PERART Page 8 sur 27

9 c) Enregistrer les inscriptions L écran d enregistrement des équipes s ouvre automatiquement. Partie du haut de l interface de saisie : paramétrage du concours Première étape est de paramétrer correctement les informations du haut de l écran Titre qui sera imprimé sur les documents Nombre d équipes inscrites Catégorie d age du concours Catégorie du sexe du concours Critère d Homogénéité N de l équipe en cours de traitement Point de départ de la numérotation des équipes Point de départ de la numérotation des terrains Catégorie de joueurs acceptés Formation : O.PERART Page 9 sur 27

10 Les inscriptions Concernant l enregistrement des équipes, deux options s offrent à vous le faire manuellement, si vous ne disposez pas d un lecteur, ou directement au travers du lecteur. Partie saisie des équipes - Manuellement avec le premier écran Libre à vous de saisir le numéro de licence ou le nom. Si vous avez un doute sur l écriture du nom commencez et double cliquez dans la zone, vous obtiendrez alors la liste des noms de joueurs commençant par les lettres déjà tapées. Attention, ne pas saisir d informations dans les zones clubs, Il faut les laisser se mettre à jour toutes seules. Au travers de cette interface vous pouvez intégrer des équipes a partir d un fichier Excel par exemple. Mais a vous de mettre votre fichier au format attendu par le logiciel. Eléments de manipulation, rajouter une équipe à la fin, insérer une équipe entre 2, supprimer une équipe - Manuellement avec l écran du lecteur Pour accéder à cet écran il vous suffit de cliquer sur inscription lecteur, et le tour est joué. Formation : O.PERART Page 10 sur 27

11 La saisie est la même mais vous avez ici une vue d ensemble sur la fiche du joueur. La loupe vous permet de rechercher un joueur dont vous n avez pas tous les rensiegnements. - Automatiquement (à la volée) (DECONSEILLE) Au travers de lecteur de carte à puce, vous pouvez aussi inscrire les équipes, sans avoir quoique se soit à faire. DELICAT, attention au décalage possible Conseil! Il vous est conseillé d utiliser avec ou sans le lecteur l interface de saisie des inscriptions avec le lecteur, car ici l ensemble des conditions paramétrées précédemment est contrôlé, et vous avez un visuel direct. (Catégorie d âge, Sexe, homogénéité, catégorie de joueur) Formation : O.PERART Page 11 sur 27

12 En cas d erreur durant la saisie, une erreur vous sera signalée par l intermédiaire du carrée VERT qui sera alors ROUGE, tout comme le critère qui pose problème. Attention, le CARRE ROUGE ne veut pas dire forcément que la licence n est pas a jour, il signale simplement que le joueur ne respecte pas les critères enregistrés préalablement. En cours de saisie manuelle, si vous avez un doute d orthographe du nom, il vous suffit de commencer le nom et ensuite de cliquer sur la petite loupe située à droite du champ Nom. d) Les doublons Il est possible dans la précipitation, de commettre l erreur d inscrire 2 fois le même joueur, cela peut se produire lorsque l on gère le concours à la main. Par contre au travers du logiciel, si cela se produit la validation de la seconde inscription sera impossible, vous serez prévenu par le message suivant. e) Sauvegarde des inscriptions déjà réalisées Le menu associé à cet écran «Menu Préparation» Au travers de ce menu vous pouvez réaliser des sauvegardes régulières des inscriptions déjà réalisées. Sans quitter pour autant l endroit ou vous êtes. C est également au travers de ce menu que vous pourrez réaliser le tirage de votre concours. Formation : O.PERART Page 12 sur 27

13 PARENTHESE CONCOURS A LA MELEE : Composition Mêlée Le Logiciel vous propose à ce niveau la possibilité de composer des équipes mêlées à partir de vos inscriptions. Logiquement lors de l inscription vous enregistrez sont en individuel. Contrôle du nombre de joueurs Une fois le tirage effectué vous obtenez le message suivant : Le logiciel compose seul des équipes avec les joueurs précédemment saisis. Il faut alors fermer la fenêtre et aller chercher le fichier qui porte le nom de concours que vous aviez donné et qui se termine par «_Melee». Equipes composées pour tout le concours Formation : O.PERART Page 13 sur 27

14 f) Le tirage Le tirage s effectue au travers du menu «Menu préparation», grâce à la rubrique Effectuer les tirages. Message d alerte : Ce message d erreur apparaitra si vous tentez d effectuer le tirage d un concours ou vous avez inscrit moins de 9 équipes. Dans le cas ou il y a le nombre suffisant d équipes, vous n aurez pas ce message, mais vous aurez directement le rapport de saisie d avant tirage. Rapport d avant tirage Ce rapport présente : Récapitulatif du nombre d équipes Récapitulatif du nombre de terrains Récapitulatif du nombre de poules Indication d équipes potentiellement vides (uniquement la dernière) Rappel des paramètres de numérotation Précision du nombre de terrains nécessaires Comme il s agit de l étape qui finalise le concours, on vous demande a nouveau confirmation avant d effectuer le tirage. Confirmation de tirage Après cette confirmation, le logiciel sauvegarde à nouveau les inscriptions puis effectue le tirage (plutôt les tirages sont réalisés). Il n y a plus de modification possible. Formation : O.PERART Page 14 sur 27

15 Lorsque le tirage est effectué, deux changements interviennent au niveau de l écran d inscription. 1 e changement : Les champs sont grisés c'est-à-dire que l on ne peut plus les modifier, et les boutons sont verrouillés. 2 e changement : la zone qui était précédemment en rouge et devenue verte et indique que le tirage est effectué. Toutefois le bouton suivant Vous permet de modifier une erreur de saisie ou de nom sans changer le tirage. En cas d arrivée tardive de plusieurs d équipes ou il y possibilité d annuler le tirage et de la refaire. Pour cela il faut suivre les inscriptions indiquées suite à un double clic sur la zone verte. Une fois le tirage effectué vous pouvez fermer la fenêtre d inscriptions pour revenir à l écran général. 7) Type de concours De multiples formules de concours existent, ce logiciel vous propose de pouvoir en gérer quelques unes parmi les plus pratiquées. Icône d accès On choisit la formule puis on valide. Il reste plus qu a aller rechercher le fichier correspondant à votre concours que vous souhaitez gérer informatiquement Formation : O.PERART Page 15 sur 27

16 Une fois cela réalisé l écran de gestion du concours apparaît automatiquement PARENTHESE gestion de plusieurs concours Si vous devez gérer deux concours en même temps vous pouvez changer de concours en cours d utilisation et passer à un autre concours, il vous suffit de revenir à la partie Préparer de choisir Il vous suffit de choisir le fichier qui a le nom : GC_+ le nom que vous avez donné précédemment.gcz Puis ensuite repartir dans graphique. Formation : O.PERART Page 16 sur 27

17 8) Edition des documents A vous de définir les éléments que vous souhaitez éditer. Zone Données Générales : Cette zone permet d'éditer l'ensemble des documents lié à l'affichage des joueurs. Zone Elimination Directe/ABC / 4 parties Cette zone permet d'éditer le tirage du premier tour de créer le fichier Excel qui correspond ou encore d'éditer l'ensemble des supports liés à concours en élimination directe (support prêt pour chaque tour) Partie fiches : Edition des fiches des équipes Zone Par Poules/Elimination Directe : Cette zone permet d'éditer les documents liés aux concours par poules à 1 seul concours, édition des graphiques de poules. Formation : O.PERART Page 17 sur 27

18 9) Gestion du graphique Exemple : Choix du premier type de concours : TYPE CONCOURS CLASSIQUES Par Poules puis élimination Directe (Type Nationaux par poule) Vous remarquerez que le graphique des différents tours est déjà visible. Le premier tour ainsi que les cadrages La zone poule de l écran, va vous permettre d entrer les résultats de parties de poule. Pour enregistrer un résultat, il vous suffit de double cliquer sur le numéro de l équipe gagnante. En cas d erreur comment faire? C est très simple, il vous suffit de gommer l erreur. Dans l interface vous trouvez une gomme de représentée, il vous suffit de l utiliser. Pour cela, il vous vous positionnez sur la gomme et vous appuyez sur le bouton Formation : O.PERART Page 18 sur 27

19 gauche de la souris et vous restez appuyé, il vous reste simplement à vous déplacer jusqu'à l erreur et à relâcher le bouton de la souris, le résultat est alors effacé. Vous pouvez obtenir des informations sur l équipe Faites un simple clic droit sur le numéro, la fenêtre suivante apparaît alors Vous pouvez obtenir des informations sur la poule au travers du Bouton «Statistiques Poules» Commentaire de la barre de menu du logiciel à ce moment Rubrique «Afficher/Noms» : Permet d afficher les noms des joueurs à la place du simple n d équipe (ceci seulement après les poules) Formation : O.PERART Page 19 sur 27

20 Cette rubrique vous permet de choisir votre mode de gestion du concours soit par le biais des n d équipes, soit par le biais des noms des joueurs. Ceci modifie alors votre interface Rubrique «Parties Lancées» Rubrique «Liste des engagés» Rubrique «Divers» : Ce menu vous donne accès aux éléments indiqués. Formation : O.PERART Page 20 sur 27

21 Au travers de l interface vous pouvez également, gérer d autres éléments tels que les terrains, les résultats d arbitre, les résultats presse, disposer de listes spécifiques. Ceci vous donne accès à une liste spécifique Visualiser le dernier tableau du concours Formation : O.PERART Page 21 sur 27

22 Comment faire tirer le tour suivant? : Pour effectuer le tirage, il vous suffit simplement de cliquer sur le numéro de l équipe qui doit tirer, apparaît alors l interface suivante : ATTENTION cette interface n apparaît qu une seule fois, a chaque tour, le choix effectué définit le mode de tirage du concours pour le tour concerné. Tirage manuel, informatisé Tirage informatisé, c est l ordinateur qui tire la case Mode de tirage normalement interdit en compétition officielle Pour les concours sur deux jours. Lorsque une équipe est couverte, apparaît alors la fenêtre vous permettant de lancer la partie. Formation : O.PERART Page 22 sur 27

23 La mise en attente d une partie, bascule celle-ci dans le tableau des parties à lancer Il vous suffit alors de double cliquer sur cette zone rouge pour afficher l écran de lancement de la partie Formation : O.PERART Page 23 sur 27

24 CONCOURS 4 PARTIES ou 5 PARTIES Exemple : interface d un concours en 4 parties Zone de saisie des scores Classement direct du concours Formation : O.PERART Page 24 sur 27

25 11) Gestion des fichiers Merci de votre attention Avez-vous des QUESTIONS???? Formation : O.PERART Page 25 sur 27

26 Résultats au format HTML Formation : O.PERART Page 26 sur 27

27 RESULTATS DE L ARBITRE Formation : O.PERART Page 27 sur 27

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