Gestion Documentaire Typologie des archives et archivage électronique

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1 Gestion Documentaire Typologie des archives et archivage électronique 21 septembre 2017 Caroline POLELEI Jean PAGÈS Directrice Gérant Groupe Courte & Fils - 6, rue Chalier - BP Nouméa cedex - Tél contact@setco.nc

2 Sommaire 1. Le et les sociétés expertes de la gestion documentaire 2. Les archives et fondamentaux de l archivage électronique 3. Zoom sur la signature électronique Présentation Gestion Documentaire 21 septembre

3 Les sociétés du Groupe Plus de 25 ans d expérience dans la gestion documentaire Organisation, assistance à maîtrise d ouvrage, change management Gestion documentaire Informatique & Systèmes d Archivage Electronique (SAE) Dématérialisation Lecture automatique RAD / LAD Gestion électronique de documents Stockage d'archives physiques Gestion d archives Destruction Présentation Gestion Documentaire 21 septembre

4 Références clients Plus de 250 clients actifs tous secteurs confondus Banque & assurances Industrie Grande distribution Collectivités publiques Services Social Santé Présentation Gestion Documentaire 21 septembre

5 Les archives Définition d une ARCHIVE (1979) Une archive est un document généré par une entreprise, une collectivité ou un individu dans le cadre de son activité o Elle doit être classée et conservée pour des raisons légales, fiscales ou juridiques en vue d une consultation éventuelle ou d un contentieux Supports de conservation Présentation Gestion Documentaire 21 septembre

6 Le cycle de vie des documents Positionnement des concepts dans le cycle de vie des documents Création document Validation document Fin d utilité quotidienne Fin d utilité administrative/légale Archives courantes Archives intermédiaires Archives historiques Records management Gestion électronique de documents Archivage électronique Présentation Gestion Documentaire 21 septembre

7 Les principes de dématérialisation La dématérialisation recouvre 2 aspects La numérisation de documents papiers Actio n 1 Action 2 Action 3 Création d une copie numérique La dématérialisation complète d un processus Actio n 1 Action 2 Action 3 Création d un original électronique Présentation Gestion Documentaire 21 septembre

8 Les principes d une gestion documentaire maîtrisée L archivage hybride Dématérialisation, Archivage, Consultation en ligne SAE Numérisation Indexation Plan de classement Libellé document, Index 2 Index 3 Destruction des documents sans valeur archivistique Archivage des documents à valeur archivistique Présentation Gestion Documentaire 21 septembre

9 Les outils GED et SAE Ne pas confondre GED et Système d Archivage Electronique (SAE) Le SAE, contrairement à une GED, assure des engagements propres et spécifiques à l archivage Contraintes techniques, légales et réglementaires associées à l archivage Garantit le maintien et l intégrité des documents composantes essentielles de la valeur probatoire Exploitation des archives sur le long terme, d y attribuer une date certaine et donc de constituer un dossier de preuve. Une GED ne remplace pas un SAE ; les deux outils sont complémentaires GED Objectifs Partager Conserver Fonction Déposer Versions Verser et éliminer Spécificités / obligations Collaboratif Document vivant NF Z ISO Document figé Types de formats Formats natifs Formats pérennes SAE Présentation Gestion Documentaire 21 septembre

10 La règlementation Les archives sont encadrées par de nombreux textes et d autres selon les spécificités du domaine o santé, banque, brevets industriels Notions propres aux archives DUA Durée d Utilité Administrative : durée légale pendant laquelle l archive doit être conservée (à partir d un événement déclencheur), Propriétaire de l archive, Sort final à l issue de la DUA Présentation Gestion Documentaire 21 septembre

11 Les fondamentaux de l archivage électronique Mars 2000 : l article 1366 du code civil a introduit la notion d archivage électronique Un original électronique a la même valeur qu un original papier, sous réserve o que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane, o qu il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l intégrité Depuis 2016 : l article 1379 du code civil a introduit la notion de copie numérique fiable Possibilité de numériser un document papier selon des conditions spécifiques de numérisation et de conservation qui permettront, après destruction de l original papier, de ne conserver que la copie numérique. Aujourd hui, la dématérialisation des démarches vise à supprimer le papier dans les échanges avec les clients Présentation Gestion Documentaire 21 septembre

12 Le Système d Archivage Electronique SETCO-NC Solution 100% Cloud, accessible via tous les navigateurs web standard Présentation Gestion Documentaire 21 septembre

13 Zoom sur la signature électronique la signature électronique est définie comme «l usage d un procédé fiable d identification garantissant son lien avec l acte auquel elle s attache» (article 1316 du code civil) La signature électronique offre principalement : la possibilité de signer un document sans l imprimer la possibilité d envoyer ce document par e- mail la possibilité de signer un document sans se rencontrer la possibilité de conserver le document au format numérique et donc de l archiver La signature électronique n est pas visible sur un document. Elle consiste en un grand nombre, résultat d un algorithme cryptographique. Présentation Gestion Documentaire 21 septembre

14 Les niveaux de sécurité Selon le décret n du 30 mars 2001 et la norme Afnor Z , il existe différents niveaux de signature électronique : RGS * La «signature simple» Effectuée à l aide d un certificat logiciel RGS ** La «signature électronique sécurisée» ou avancée Être propre au signataire Être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif Garantir, avec l acte auquel elle s attache, un lien tel que toute modification ultérieure de l acte soit détectable Effectuée à l aide de certificats remis en face à face et sur support cryptographique RGS *** La «signature présumée fiable» ou signature électronique qualifiée Signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié et crée par un dispositif sécurisé de création de signature Présentation Gestion Documentaire 21 septembre

15 Présentation Groupe Courte Gestion Documentaire & Fils - 6, rue Chalier - BP septembre Nouméa 2017 cedex - Tél contact@setco.nc 15

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