Marche à suivre pour le changement d année fiscale (1 ère paie de 2016) PAIE et GRH Version

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1 Marche à suivre pour le changement d année fiscale (1 ère paie de 2016) PAIE et GRH Version TOUS DROITS RÉSERVÉS Système de rémunération 2010 Société GRICS mise à jour le 17 décembre 2015

2 Table des matières INTRODUCTION... 3 TAUX ÉTAPES À SUIVRE... 6 Informations importantes ÉTAPES À EFFECTUER AVANT LE DERNIER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE FISCALE CHANGEMENT MASSIF DES SALAIRES Préalables MODIFICATIONS AUX PAIEMENTS SUR PIÈCE DERNIER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE FISCALE TRAITEMENT DE LA CASE «Temps plein» CHANGEMENT D'ANNÉE FISCALE ÉTAPES À EFFECTUER AVANT LE 1 er CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE Utilisation du SQL900 pour une mise à jour des taux légaux Création des tables légales manuellement Régimes de rentes AE, CSST, RQAP, FSS et Assurances collectives Paramètres d'impôt Table d'impôt Mise-à-jour de la table code de déduction AJUSTEMENT DES DONNÉES DOSSIER DE L EMPLOYÉ, INFORMATIONS LÉGALES AJUSTEMENT de tables Table Calendrier de paie Table Les assurances Facturation Électronique des assurances (récupération pré-paie) CHANGEMENT MASSIF DES SALAIRES RETOUR AUX OPÉRATIONS RÉGULIÈRES PREMIER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE FISCALE Première paie des enseignants et cotisation au fonds de pension CONCLUSION

3 Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l année fiscale 2015 INTRODUCTION Ce document vous présente les différentes étapes à prévoir dans votre échéancier relativement au changement d'année fiscale Celles-ci sont regroupées en quatre sections : Section 1 - Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l'année fiscale 2015 Section 2 - Changement d'année fiscale pour tous les groupes de paie de l'organisme Section 3 - Étapes à effectuer avant le 1 er calcul de paie de l'année 2016 Section 4 - Retour aux opérations régulières 3

4 Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l année fiscale 2015 TAUX 2016 Fédéral 2016 Impôt fédéral Facteur d'indexation 1,3 % Crédit d'impôt de base ,00 $ Crédit canadien pour emploi 1161 Taux d imposition de 2015 Seuils Constante 15 % - $ $ - $ 20,5 % 45282,01 $ $ $ 26 % ,01 $ $ $ 29 % ,01 $ $ $ 33 % ,01 $ et plus $ Le taux d'abattement 16,5 % Taux d'impôt minimum sur prime 10 % pour 5000 $ et - Assurance emploi Maximum rémunération assurable $ Taux employé 1,52 % 1,4 fois Taux employeur plein (la cotisation de l'employé) 1,156 fois Taux employeur réduit (la cotisation de l employé) Contribution employé 772,16 $ Contribution employeur (taux plein) 1081,02 $ Contribution employeur (taux réduit) 892,62 $ 4

5 Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l année fiscale 2015 Tous les taux sont confirmés au provincial Québec 2016 Facteur d'indexation 1,09 % Crédit d'impôt de base ,00 $ Déduction pour emploi $ Impôt du Québec Taux d imposition Seuils Constante 16 % - $ $ - $ 20 % ,01 $ $ 1 695,00 $ 24 % ,01 $ $ $ 25,75 % ,01 $ et plus 6 817,00 $ Taux d'impôt minimum sur gratifications 8 % pour $ RRQ Maximum des gains admissibles ,00 $ Montant cotisable maximum $ Taux employé 5,325 % Taux employeur 5,325 % Contribution employé 2 737,05 $ Contribution employeur 2 737,05 $ Exemption annuelle 3 500,00 $ Exemption 52 périodes de paie 67,30 $ Exemption 53 périodes de paie 66,03 $ Exemption 26 périodes de paie 134,61 $ Exemption 27 périodes de paie 129,62 $ RQAP Maximum revenus assurables ,00 $ Taux employé 0,548 % Taux employeur 0,767 % Contribution employé 391,82 $ Contribution employeur 548,41 $ CSST Plafond rémunération assurable ,00 $ FSS Taux employeur 4,26 % CNT «Maximum rémunération assujettie ,00 $ Ass. coll. taxe provinciale 9,0 % Ass. maladie Contrat ,92 % 5

6 Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l année fiscale 2015 ÉTAPES À SUIVRE Chacune des étapes ci-dessous est expliquée plus en détail dans le document. ÊTES-VOUS PRÊTS? COPIE DE SÉCURITÉ CHANGEMENT MASSIF DES SALAIRES MODIFICATIONS DU TAUX DES PAIEMENTS SUR PIÈCE (au besoin) COPIE DE SÉCURITÉ DERNIER CALCUL DE PAIE DE L ANNÉE FISCALE 2015 IMPRESSION DES CHÈQUES ET RELEVÉS DE SALAIRE COPIE DE SÉCURITÉ TRAITEMENT DE LA CASE «TEMPS PLEIN» AU CHOIX CHANGEMENT D ANNÉE FISCALE MISE À JOUR DES TABLES OU EXÉCUTION DU SQL900 TABLE Régimes de rentes + nouvelle formule RREGOP et RRCE TABLE AE, FSS, CSST et RQAP TABLE Paramètres d impôt TABLE Impôt TABLE Calendrier de paie (nombre de périodes fiscales) TABLE Les assurances (nouveaux taux au besoin) COPIE DE SÉCURITÉ EXÉCUTION DU CORRECTIF SQL787 (Dossier principal, Info. Adm./légales COPIE DE SÉCURITÉ RETOUR AUX OPÉRATIONS RÉGULIÈRES PREMIER CALCUL DE PAIE

7 Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l année fiscale 2015 INFORMATIONS IMPORTANTES Calendrier de paie Les calendriers de paie de tous vos groupes de paie devraient être créés, même si vous ne connaissez pas les journées pédagogiques ni la date officielle du début de la prochaine année scolaire. La création des calendriers permet d établir clairement le nombre de périodes de paie par année fiscale. Plusieurs éléments du système PAIE et GRH 2013 a besoin de ces informations. Un changement en cours d année apporte toujours un lot d anomalies à gérer. De plus, ceci permet d anticiper les journées fériées et d établir les jours de dépôt de paie lorsque ces dates coïncident avec une journée fériée. Recommandation sur les formules d impôt Nous vous recommandons de revoir vos dossiers d employés ainsi que vos modèles de dossiers et d emplois afin de ne plus utiliser la formule d impôt emploi sur pièce = D-Revenu selon les dates. Cette information se retrouve dans la section des Informations légales du dossier principal. Nous recommandons fortement les choix P - Revenu de la période ou E Revenu estimé. Voici un bref résumé de leur fonctionnement : P - Revenu de la période : le revenu imposable est annualisé en fonction de la rémunération de la période de paie. L employé paie sa juste part en fonction des revenus imposables reçus paie par paie. E - Revenu estimé : l évaluation du revenu imposable tient compte aussi bien des cumulatifs gagnés que des gains de la période de paie qui sont par la suite multipliés par un facteur d annualisation. Plus on avance dans le temps, plus le revenu imposable est réaliste, mais il l est moins en début d année. Le facteur d annualisation est basé sur le nombre de périodes de paie dans l année divisée par le nombre qui correspond à la période de paie courante. 7

8 Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l année fiscale ÉTAPES À EFFECTUER AVANT LE DERNIER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE FISCALE CHANGEMENT MASSIF DES SALAIRES Il n y a pas de nouvelles échelles salariales qui entrent en vigueur au 1 er janvier Par contre, si un avancement statutaire est prévu au 1 er janvier 2016 pour le personnel non enseignant, vous devez prévoir d effectuer la production du Changement massif des salaires. Si le 1 er janvier 2016 fait partie de votre année fiscale 2015, le changement massif des salaires doit être effectué avant le dernier calcul de paie de l'année fiscale 2015 pour les employés touchés. Si, par contre, le 1 er janvier 2016 fait partie de votre année fiscale 2016, le changement massif des salaires doit être effectué après le dernier calcul de paie de l'année fiscale Cette sous-section vous présente, dans un premier temps, les préalables à cette production. Vous retrouvez par la suite le changement massif des salaires pour le personnel non enseignant. 8

9 Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l année fiscale Préalables 1. Il est recommandé d'effectuer une copie de sécurité avant l'exécution finale du changement massif des salaires; si cette production est interrompue (volontairement ou non), il faudra réinstaller cette copie et la recommencer. 2. Lors de l'exécution finale de cette production, vous devez être seul à utiliser la base de données réelle. Pour vous en assurer, ouvrir la fenêtre Liste des utilisateurs du menu Outils Changement massif des salaires du personnel non enseignant Pour effectuer le changement massif des salaires du personnel non enseignant, veuillez procéder comme suit : 1- Sélectionnez l activité Changement massif des salaires du menu Productions. La fenêtre suivante s affiche : 9

10 Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l année fiscale Complétez les paramètres suivants : Type d exécution Type d emploi Traitement Changement Impression Ajustement Listes Exécutez cette production une première fois en mode Préliminaire et une seconde fois en Finale. Cochez les cases Automatiques et Sur pièces, puisque tous les types d emploi sont concernés par le changement massif actuel. Sélectionnez la pastille appropriée. Noter que Avanc. Statutaire permet de modifier la classification. Inscrivez la date du changement de salaire dans le champ Date. La pastille Matricule est sélectionnée par défaut. La case Calcul automatique doit être cochée, tout comme la pastille Rétro répartie. Laissez la case Anomalies seulement en blanc. Cette option n est pas disponible lors de l exécution finale. Sélectionnez plutôt la pastille Rapport détaillé ou Rapport détaillé complet. Lorsque la pastille Rapport détaillé est sélectionnée, les anomalies détectées ainsi que la liste des employés qui ont eu un changement de salaire s impriment sur le rapport. Par contre, lorsque la pastille Rapport détaillé complet est sélectionnée, les anomalies détectées ainsi que tous les employés faisant partie de la sélection, qu ils aient ou non un changement de salaire s imprime sur le rapport. 3- Cliquez sur la plaquette pour avoir accès à la fenêtre permettant de choisir les dossiers à traiter : 10

11 Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l année fiscale 2015 Étant donné qu'à cette étape, la production doit s'effectuer pour le personnel non enseignant, sélectionnez la pastille Corps d emploi et inscrivez les valeurs 2***, 4*** et 5*** dans le champ approprié. Si vous avez des statuts d'engagement ou des états d emploi à exclure, vous pouvez les spécifier dans les sections disponibles plus bas. 4- Cliquez sur la plaquette et ensuite, sur la plaquette 11

12 Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l année fiscale MODIFICATIONS AUX PAIEMENTS SUR PIÈCE Un seul traitement manuel devrait être effectué. Il s agit d ajuster le taux des paiements sur pièce standard, c est-à-dire, les paiements créés via la fenêtre Dossier Transactions Paiements sur pièce et pour lesquels un nombre de semaines est inscrit dans le champ de saisie «Nb. Sem» ou les paiements non journaliers dont la date de début et la date de fin chevauchent la date du changement massif des salaires. Après votre changement massif des salaires, vous devez donc apporter les modifications suivantes à vos paiements sur pièce réguliers qui utilisent la fonction Nb. sem. : 1.3 DERNIER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE FISCALE 2015 Notez qu il est important de vous assurer d avoir effectué le calcul de l ancienneté et de l expérience pour l année budgétaire IMPORTANT : L impression des chèques et des relevés de salaire doit s effectuer avant le changement d année pour que les cumulatifs fiscaux soient imprimés sur ces formulaires. 12

13 Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l année fiscale TRAITEMENT DE LA CASE «TEMPS PLEIN» Il est possible de reporter les valeurs inscrites à la case «Temps plein» de l avantage social. Vous devez paramétrer la case «Reporter l indicateur Temps plein des avantages sociaux» (Outils -> Paramètres, bouton «Options») avant la production du changement d année fiscale. Si vous utilisez la case temps plein de l avantage social, deux choix s offrent à vous : i. Si vous cochez la case «Reporter l indicateur Temps plein des avantages sociaux», PAIE et GRH reportera les valeurs de la case «Temps plein» à l année Ainsi, vous n aurez qu à traiter les dossiers qui diffèrent d une année à l autre (gestion par exception). ii. Si vous ne cochez pas la case «Reporter l indicateur Temps plein des avantages sociaux», PAIE et GRH blanchira la case «Temps plein» à l année Ainsi, vous devrez cocher de nouveau la case «Temps plein» pour les employés désirés (gestion à la pièce). Si vous n utilisez pas la case temps plein de l avantage social, vous devez vous assurer que la case «Reporter l indicateur Temps plein des avantages sociaux» ne soit pas cochée. 13

14 2 CHANGEMENT D'ANNÉE FISCALE La production du Changement d'année se situe au menu Outils. Elle consiste à initialiser certaines sections du dossier de l employé dans le cadre d'un début d'année fiscale. Elle permet également d'épurer certains historiques et sections du dossier à partir d'une date donnée. Préalables : 1. Une prise de copie de sécurité est requise avant le changement d'année. Notez que pendant le changement d'année, le système de paie n'est plus disponible. 2. Lors de l'exécution finale de cette production, vous devez être seul à utiliser la base de données réelle. Pour vous en assurer, ouvrir la fenêtre Liste des utilisateurs du menu Outils. Au lieu de demander une copie de sécurité du rapport de contrôle, nous vous suggérons d envoyer l impression dans un fichier. Nous vous suggérons également de conserver les avantages sociaux monnayés et les suppléments annuels en laissant en blanc les champs Date d'épuration. 14

15 3 ÉTAPES À EFFECTUER AVANT LE 1 ER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE 3.1 UTILISATION DU SQL900 POUR UNE MISE A JOUR DES TAUX LEGAUX La requête SQL900 permet la mise à jour des taux des tables légales. 3.2 CRÉATION DES TABLES LÉGALES MANUELLEMENT Vous trouverez ci-après, les paramètres légaux à appliquer pour l'année Nous vous invitons à communiquer avec nous si les renseignements que vous avez en main s'avéraient différents des nôtres. Pour les tables suivantes : Régimes de rentes, Assurance emploi, la CSST, le RQAP, le FSS, les Assurances collectives et Paramètres d'impôt, vous pouvez créer les valeurs concernant l'année 2016 en procédant comme suit : 1. Accédez d abord à la table à modifier. 2. Dans le champ Année fiscale de la section Recherche, inscrivez l'année fiscale 2015 et cliquez sur la plaquette 3. Remplacez ensuite la valeur 2015 par 2016 dans le champ Année fiscale et effectuez une sauvegarde. Le système vous avisera qu'aucune recherche n'a été faite sur cette année. Confirmez la création. 15

16 4. Mettez les données à jour pour l'année fiscale 2016 dans les tables suivantes : Régimes de rentes A.-E., FSS, CSST et RQAP Paramètres d impôt Table d impôt Régimes de rentes 16

17 En activant la plaquette Autres régimes, vous aurez accès à la fenêtre permettant de compléter les taux pour les autres régimes de retraite. Pour les régimes de fonds de pension autres que ceux de la CARRA, RRP (550301) et RRL (550401), vous devez compléter les informations si vous utilisez ces régimes. De plus, le régime de retraite privé RRC est effectif seulement pour la Commission scolaire Crie. 17

18 Mise à jour de la valeur «Plafond trait. adm.» pour l année 2016 En activant la plaquette vous avez accès à la fenêtre Le facteur d équivalence : Il est nécessaire de compléter la valeur du champ Plafond trait. adm. pour assurer le bon fonctionnement du calcul du régime de retraite. Facteur d équivalence pour l année 2015 En activant la plaquette vous aurez accès à la fenêtre Le facteur d équivalence. Les données de l année 2015, utilisées par la génération de la déclaration annuelle à la CARRA sont les suivantes : 18

19 3.2.2 AE, CSST, RQAP, FSS et Assurances collectives REMARQUE IMPORTANTE : Le ou les taux CSST sont attribués selon la classification de l employeur. Dans le champ Taux employeur CSST, vous devez inscrire le ou les taux personnalisés pour votre commission scolaire. L'information vous est transmise directement par la CSST. 19

20 3.2.3 Paramètres d'impôt Au fédéral Voici les paramètres d'impôt de 2016 tels qu affichés sur le site de l Agence du revenu du Canada : 20

21 Au provincial Voici les paramètres d'impôt de 2016 tels qu affichés sur le site de Revenu Québec : 21

22 3.2.4 Table d'impôt Pour les Tables d'impôt fédéral et provincial, vous pouvez créer les valeurs concernant l'année 2016 en procédant comme suit : 1. Accédez à la fenêtre La table d'impôt du menu Tables Tables légales Table d impôt. 2. Dans le champ Année fiscale, inscrivez la valeur 2015 et cliquez sur la pastille Impôt fédéral. 3. Cliquez sur la plaquette et le message ci-dessous s affichera : 4. Cliquez sur la plaquette. 5. Cliquez sur l'icône d insertion et inscrivez les valeurs (réf. : page suivante) concernant le premier palier d'imposition. 6. Effectuez une sauvegarde. 7. Complétez les valeurs pour chacun des paliers suivants en inscrivant dans le champ De la borne inférieure du palier. 8. Effectuez une sauvegarde chaque fois que l'information concernant un palier sera complétée. 9. Reprenez les étapes précédentes pour créer la table d'impôt provincial. 22

23 Taux pour l'impôt fédéral Voici le contenu de la table d'impôt de 2016 tel qu affiché sur le site de l Agence du revenu du Canada : Taux pour l'impôt provincial Voici le contenu de la table d'impôt de 2016 tel qu affiché sur le site du Revenu Québec : 23

24 3.3 MISE-À-JOUR DE LA TABLE CODE DE DÉDUCTION Si vous comptabilisez des montants dans l écran Contrat des congés à traitement différé, vous devez mettre à jour le champ % salaire couru à payer traitement différé pour les codes de déduction suivants : Code % salaire couru à payer (RRQ) % (FSS) 4,26 % (CSST) Taux de la cs (RQAP) Ne rien inscrire Note : Veuillez ajuster également le taux dans les codes 55xxxx se terminant par une lettre. 24

25 3.4 AJUSTEMENT DES DONNÉES DOSSIER DE L EMPLOYÉ, INFORMATIONS LÉGALES À la fenêtre Info Adm. et légales du Dossier principal de l'employé, vous devez mettre à jour, s'il y a lieu, les champs Déductions autorisées, Autres crédits d'impôt et Crédit d'impôt. A cet effet, vous devez exécuter la requête SQL787 tout en y indiquant les facteurs d indexation. Par les années passées, le taux d indexation était déjà programmé. Étant donné que ce script est récurrent d une année à l autre, les facteurs d indexation doivent dorénavant être complétés par l usager. L exécution de la requête SQL787 laissera une trace à l historique des changements après que le script ait été exécuté en mode final. Les facteurs d indexation à inscrire sont les suivants en mode final : 1,09 % du crédit d impôt inscrit dans le champ Crédit d impôt provincial - Montant Autre, de la fenêtre Dossier principal - Informations légales. 1,3 % du crédit d impôt inscrit dans le champ Crédit d impôt fédéral inscrit - Montant Autre, de la fenêtre Dossier principal - Informations légales). 25

26 3.5 AJUSTEMENT DE TABLES Table Calendrier de paie Avant d'effectuer le premier calcul de paie pour l'année fiscale 2016, vous devez vérifier et modifier, s'il y a lieu, le Nombre de périodes fiscales inscrit dans la sous-fenêtre Les périodes de paie XX du Calendrier de paie, pour l ensemble de vos groupes de paie. Ceci est très important pour que le calcul de l exemption au fonds de pension soit effectué correctement tout au long de l année. De plus, il est recommandé de créer vos calendriers , afin d avoir l année fiscale au complet. De cette manière, le calcul de l exemption au RRQ se fera correctement en utilisant le montant d exemption adéquat. De plus, le calcul de l exemption pour le fonds de pension utilisera le Nombre de jours payables plutôt que le Nombre de périodes fiscales Table Les assurances En auto facturation, vous devez vous assurer de valider vos taux d assurance pour l année Cette mise à jour, s il y a lieu, doit être effectuée avant le calcul de la première période complète correspondant ou suivant le 1 er janvier

27 3.6 FACTURATION ÉLECTRONIQUE DES ASSURANCES (RÉCUPÉRATION PRÉ-PAIE) Important: Ne pas oublier de récupérer le ou les fichier(s) d assurances (pré-paie) avant d effectuer le premier calcul de l année fiscale Un communiqué a été envoyé le 30 octobre 2015: : Échéancier des fusions pour les mois de décembre 2015 et janvier CHANGEMENT MASSIF DES SALAIRES Certaines catégories de personnel peuvent avoir droit à un avancement statutaire prévu au 1 er janvier Vous devez donc prévoir, avant le premier calcul de paie de la nouvelle année fiscale, l'exécution de la production du Changement massif des salaires pour le personnel concerné. Pour connaître les modalités d'exécution de cette production, nous vous référons au point 1.1 du présent document. 27

28 4 RETOUR AUX OPÉRATIONS RÉGULIÈRES 4.1 PREMIER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE FISCALE 2016 Vous pouvez effectuer votre premier Calcul de paie de l'année fiscale Première paie des enseignants et cotisation au fonds de pension Nous vous rappelons que pour la première paie des enseignants, le calcul du fonds de pension peut vous sembler erroné ; cela est dû au fait que le calcul de l'exemption s'effectue en tenant compte des jours ouvrables. Donc, si la première paie des enseignants ne contient aucun jour ouvrable, aucune exemption ne sera calculée. 28

29 Conclusion CONCLUSION Ce document avait pour but de vous indiquer les différentes étapes concernant le changement d'année fiscale vers Si vous désirez plus de précisions, veuillez communiquer avec l'équipe d'implantation et de soutien qui se fera un plaisir de vous fournir toute information supplémentaire. 29