Demande de retours sur DRS

Transcription

1 Direction Pièces et Service Logistique PRA Demande de retours sur DRS 1

2 Accès au DRS Pour accéder au DRS, allez dans CSPS, menu «Réclamations» et choisissez «Gestion Retour» : Une nouvelle fenêtre s ouvre : «DRS : Dealer Rendering System», avec les menus ci-dessous : Menu Carcasse Menu Pièces détachées Ces deux menus fonctionnent de la même manière. L exemple choisi pour cette procédure est celui du menu «Pièces détachées» (pour le retour des consignes il faut suivre le même cheminement mais dans le menu «Carcasse»). 2

3 Navigation dans le menu «Gestion pièces»: Pour plus de rapidité vous pouvez rechercher vos réclamations grâce à de multiples filtres. Sélectionnez toutes les réclamations de toutes les pages Sélectionnez toutes les réclamations de la page en cours Vous pouvez filtrer tous les champs Sélection du statut de la réclamation : Dans le menu «Pièces détachées» onglet «Gestion pièces», sélectionnez, à l aide du menu déroulant, le statut : 201 En demande : Réclamations avec retour 209 Justifiés : Réclamations dont vous avez justifié la raison de non expédition des pièces, cette information peut être modifiée dans la journée 211 En élaboration : Réclamations dont vous préparez le retour 217 Prêt pour retour : Réclamations prêtes à être retournées (n est utilisé que dans l ancienne version) 231 Archive justifiés : Récapitulatif des réclamations justifiées. Vous ne pouvez plus modifier les données insérées et vous ne pouvez plus retourner les pièces. 3

4 Statut «201 EN DEMANDE» Sélectionnez les réclamations en lien avec les pièces que vous souhaitez retourner (il est préférable de traiter vos retours colis par colis dans le but de n avoir qu un DDT par colis). Une réclamation peut faire l objet de plusieurs pièces (toutes de la même référence) à retourner. Pour un retour partiel, justifiez d abord le nombre de pièces que vous ne souhaitez pas retourner dans une même réclamation (voir page 8). Après avoir sélectionné les pièces à retourner, cliquez sur «Elaborer pièces sélectionnées». Cliquez ici pour imprimer la liste de matériel à retourner ainsi que les étiquettes code-barres des réclamations CONCESSIONNAIRE sélectionnées FIAT Sélectionnez les réclamations choisies pour être retournées Cliquez ici pour créer un fichier CSV regroupant toutes vos réclamations (voir Annexe p 12-13) Attention : Au bout de 30 jours ouvrés après acceptation de la réclamation par FIAT, un «S» s affiche dans la colonne «Rappel» du DRS. Cela signifie que la réclamation passe en statut «Retour expiré». Il vous reste encore 15 jours ouvrés supplémentaires pour retourner la pièce (pour les Carcasses, le «S» s affiche au bout de 180 jours ouvrés. Il reste alors 45 jours ouvrés supplémentaires pour retourner la pièce). Au-delà de ce délai, le retour sera définitivement refusé. S 4

5 Impression des étiquettes : Une page s ouvre pour imprimer la liste des pièces ainsi que les étiquettes code-barres. L étiquette codebarres est à apposer sur la ou les pièce(s) concernée(s). Liste récapitulative des pièces sélectionnées CONCESSIONNAIRE FIAT Etiquette codebarres des pièces sélectionnées 5

6 Statut «211 EN ELABORATION» Après vos sélections dans le Statut «201 EN DEMANDE» et l impression des étiquettes, le système vous dirige automatiquement vers le statut «211 EN ELABORATION», avec les réclamations choisies directement cochées. Si nécessaire, cliquez ici pour réimprimer les étiquettes et la liste du matériel Si besoin, cliquez ici pour que la ou les réclamation(s) sélectionnée(s) reviennent au statut précédent : «201 EN DEMANDE» 6

7 En cas de quantité multiple dans une seule et même réclamation, le cube de la colonne «Nr. colis» est jaune. Il vous permet de modifier la quantité à retourner et le nombre de colis (si cela est réellement nécessaire). Rappel : Si vous ne retournez pas toutes les pièces d une même réclamation, vous devez d abord justifier les pièces que vous ne retournez pas (voir page 8). Si des changements sont nécessaires, cliquez ici pour renseigner la quantité retournée et le nombre de colis Après avoir cliqué sur le cube jaune, la page suivante s ouvre. Renseignez la quantité à retourner et le nombre de colis nécessaire (faire plusieurs colis uniquement lorsque le volume des pièces l exige) : Après la validation*, l icône devient verte. Cliquez ici pour confirmer Renseignez la quantité retournée et le nombre de colis Cliquez ici pour valider* Si vous ne confirmez pas cette étape, le DDT ne sera pas créer correctement. 7

8 Annulation, avec justification, d une réclamation : Si vous souhaitez annuler un retour, décochez la réclamation à annuler et justifier son non-retour. Si vous souhaitez annuler partiellement les retours de pièces d une réclamation, indiquez, dans la colonne «Qté Retours», le nombre de pièces que vous voulez justifier. Une fois les sélections et justifications terminées, cliquez sur «Confirmer». Décochez Saisissez une note explicative dans le champ de la colonne «Justifier» Attention : Lorsque vous justifiez un non retour de pièces, le remboursement n est pas effectué sur ces dernières. Pour retrouver vos retours justifiés dans la journée, allez dans le statut «209 JUSTIFIES» du menu «Gestion pièces» (les retours annulés par erreur peuvent être récupérés et remis en élaboration ou en demande le jour même). Le lendemain de l annulation du retour, les réclamations passent en statut «231 ARCHIVE JUSTIFIES» et ne peuvent plus être modifiées. Si besoin, cliquez ici pour que la ou les réclamation(s) sélectionnée(s) revienne(nt) au statut précédent : «211 EN ELABORATION» 8

9 Création du DDT : Après confirmation des retours en élaboration, une page s ouvre afin de finaliser la création du DDT (seules les réclamations précédemment cochées dans le statut «211 EN ELABORATION» apparaitront) : A compléter seulement pour moteur ou boîte de vitesse avec Qté = 1 Sélectionnez l adresse du site concerné par le retour dans le menu déroulant Indiquez le poids Ces champs sont facultatifs : Note = note du DA pour son organisation Transporteur = note du DA pour le transporteur Une fois les informations remplies, cliquez sur «Confirmer», le DDT s ouvre pour pouvoir l imprimer : CV CV CONCESSION FIAT 6 RUE DU COMMERCE Code interne SP = n de DDT DDT CONCESSION FIAT 6 RUE DU COMMERCE Vous devez imprimer trois copies du DDT : une à coller impérativement sur le colis dans une enveloppe transparente, une à mettre à l intérieur du colis et une à faire signer par le transporteur que vous devez conserver. 9

10 Navigation dans le menu «Archive DDT pièces dét.» : Dans le menu «Archive DDT pièces dét.» vous retrouvez toutes les réclamations dont le DDT a été créé. Vous pouvez y effectuer plusieurs tâches (uniquement si la date d enlèvement n a pas encore été renseignée) : Annuler le DDT Réimprimer le DDT Modifier la réclamation Réimprimer les étiquettes de pièces Vous pouvez aussi consulter le détail des retours correspondant à un DDT : Détail des retours 10

11 Dans ce menu, vous devez impérativement renseigner, à l aide du calendrier, la date d enlèvement de vos colis une fois que le transporteur est venu les ramasser. Si l enlèvement est supérieur à 48h après la confirmation du retour dans le DRS, vous ne pourrez insérer que la date du jour. Attention : Une fois cette date insérée, le DDT ne peut plus être modifié ou annulé. A l inverse, si aucune date n est insérée, le remboursement pourrait être bloqué par le système. N de DDT Ouvrez le calendrier et sélectionnez une date 11

12 Annexe 1 : Elaboration d un retour grâce au téléchargement d un fichier CSV : Dans le menu «Gestion pièces» statut «201 EN DEMANDE», cliquez sur «Téléchargement CSV» : S Cliquez ici pour créer un fichier CSV regroupant toutes vos réclamations Le fichier Excel suivant s ouvre : Enregistrez le fichier sur votre PC. 12

13 Ensuite, allez dans le menu «DDT émis à partir de fichier CSV». Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier CSV «DRS-Parts.csv» précédemment enregistré. Cliquez sur «Confirmer». Une fenêtre s ouvre pour créer le DDT. La suite de la procédure est la même que précedemment. 13