SERVICE DE MESSAGERIE PUROLATOR. PROCÉDURE (Campus Gatineau)

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1 SERVICE DE MESSAGERIE PUROLATOR PROCÉDURE (Campus Gatineau)

2 TABLE DES MATIÈRES INSCRIPTION SUR LE SITE WEB DE PUROLATOR... 1 ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS VIA LE WEB... 4 ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS FORMAT PAPIER CRÉER UN CARNET D ENVOI ANNULER UN ENVOI FAIT SUR LE WEB... 13

3 INSCRIPTION SUR LE SITE WEB DE PUROLATOR Tout d abord, vous devez vous inscrire sur le site Web de Purolator à l adresse suivante : Les étapes qui suivent vous aideront à bien effectuer votre inscription. Assurez-vous de bien entrer les informations tel qu elles sont présentées dans les figures suivantes : 1. Cochez d abord la case «Enregistrez votre numéro de compte d entreprise de Purolator». 2. Par la suite, sous Détail de l utilisateur, entrez vos informations dans les cases appropriées. Notez qu à la case «Code d utilisateur», vous devez indiquer votre compte d utilisateur d employé à l UQO. Cliquez ensuite sur «Suivant». 3. Pour les employés des pavillons Alexandre-Taché et Lucien-Brault, l image suivante indique les informations à utiliser comme information d expédition. Les informations qui doivent être identiques à tous les utilisateurs sont identifiées en rouge, soit : Compagnie/nom : Univ du Québec en Outaouais Nom de la personne-ressource : Louis-Philippe Oliveira Code postal : J9A 1L8 (plusieurs cases se rempliront automatiquement après avoir saisi cette information) Numéro : 283 Adresse 2 : porte 37 Téléphone :

4 Ajustez les informations suivantes, identifiées en vert, qui sont propres à chaque personne : Département Numéro de poste Le numéro de compte de l UQO pour les employés des pavillons Alexandre-Taché et Lucien-Brault est le N.B. Les cases en blanc ne sont pas à remplir. 4. Finalement, veuillez lire les conditions de Purolator, cocher la case «J accepte la Licence d expédition en ligne de Purolator» et appuyez sur «S inscrire». 2

5 5. Vous aurez une confirmation de Purolator que l inscription est réussie et qu un courriel vous sera envoyé dans les prochaines heures. 6. Une fois le courriel de confirmation de votre inscription reçu à l adresse courriel que vous avez indiquée, cliquez sur le lien pour activer votre compte. 3

6 ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS VIA LE WEB Pour vous connecter à votre compte Purolator en ligne, vous devez taper l adresse suivante : et saisir vos informations (code d utilisateur et mot de passe) dans la boîte «Ouverture de session» Pour expédier un colis, cliquez sur «Créer un envoi» de l onglet «Expédition et suivi» ou dans le menu «Liens rapides». 4

7 Remplir les cases appropriées de l onglet «Description de l envoi» avec les renseignements de votre expédition (section «Expédition à»). 5

8 Dans la section «Date d expédition», sélectionnez la date à laquelle vous désirez envoyer votre colis. Dans la section «Information sur la cueillette», vous devez sélectionner l option «Cueillette prévue à l avance» pour toute expédition régulière (ramassage quotidien entre 14 h et 14 h 30). Par la suite, assurez-vous d indiquer votre unité budgétaire dans la case «Centre de coût» de la section «Références/Instructions (optionnel)». Vous pouvez également préciser des directives spéciales, si applicables. Cliquez sur «Suivant». Sélectionnez le type d envoi* et inscrire le nombre de pièces et le poids** s il s agit d une boîte. Ensuite, cliquez sur «Expédiez maintenant». 6

9 * Type d envoi : L option «Emballage du client» devrait être choisie, dans la plupart des cas, soit lorsque vous utilisez votre propre enveloppe ou votre propre boîte pour envoyer votre enveloppe / colis. L option «Express Enveloppe» fait référence aux enveloppes de carton de Purolator, l option «Express Pack» aux sacs de plastique et l option «Express Boîte» aux boîtes de carton de Purolator. ** Poids : Inscrire le poids du colis lorsque vous envoyez des boîtes. 7

10 Une fenêtre confirmant l expédition devrait apparaître. Cliquez sur «Afficher et imprimer» et imprimez le connaissement en deux (2) copies. 8

11 Gardez une copie pour vos dossiers et envoyez la deuxième copie, avec votre enveloppe / colis, à M. Louis-Philippe Oliveira, au magasin-uqo, local CS-051. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur «Quitter» afin de fermer votre session. N.B. Pour tout envoi urgent, en lot ou en dehors des heures habituelles, veuillez svp contacter M. Louis-Philippe Oliveira au poste

12 ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS FORMAT PAPIER La procédure d envoi de courrier à l aide d un bordereau d expédition papier est décrite cidessous. Veuillez utiliser l image du bordereau d expédition en format papier ci-dessous comme référence. Indiquez l adresse du destinataire à la case 4; Indiquez l unité budgétaire de votre service (code à 6 ou 7 chiffres) à la case 6; Signez le bordereau d expédition à la case 7; Indiquez le nombre de pièces (enveloppe ou colis) à la case 12 si votre envoi comporte plus d une pièce. Veuillez également noter que vous pouvez vous procurer des bordereaux d envoi en faisant la demande par courriel auprès de M. Louis-Philippe Oliveira (magasinuqo@uqo.ca). N.B. Pour annuler un envoi fait à l aide d un bordereau d expédition papier, vous devez informer M. Louis-Philippe Oliveira de retirer votre enveloppe / colis avant 14 h, et ce, par téléphone en composant le poste 2221 ou par courriel à l adresse : magasinuqo@uqo.ca. 10

13 CRÉER UN CARNET D ENVOI Si vos envois sont effectués souvent au même destinataire, vous pouvez accélérer le processus en créant un «carnet d adresses» dans l onglet «Mon compte». Pour se faire, allez dans l onglet «Mon compte», puis cliquez sur «Carnet d Adresses». Par la suite, pour ajouter une adresse, cliquez sur le menu déroulant comme indiqué, ci-dessous, et sélectionner «Ajouter une adresse», cliquez sur «Allez», puis rentrez les informations nécessaires à l expédition. 11

14 Finalement, pour utiliser votre carnet d adresses lors de l expédition de vos colis, vous devez cliquer sur le lien «Carnet d adresses» lors de l envoi et sélectionner l adresse désirée. 12

15 ANNULER UN ENVOI FAIT SUR LE WEB Pour annuler un envoi fait sur le Web, rendez-vous sous l onglet «Expédition et suivi» et cliquez sur «Annuler un envoi». Vous vous retrouverez, par défaut, dans l onglet «Annuler l envoi». Sélectionnez l expédition que vous souhaitez annuler en cliquant sur le sélecteur correspondant. 13

16 Les détails de l expédition sélectionnée apparaîtront, cliquez ensuite sur «Annuler envoi». Un message confirmant l annulation de l envoi s affichera à l écran, cliquez sur «ok». Finalement, l état de votre envoi se retrouvera modifié et affichera la mention «Annulée». N.B. Pour annuler un envoi fait à l aide d un bordereau d expédition papier, vous devrez informer, M. Louis-Philippe Oliveira, de retirer votre enveloppe / colis avant 14 h, et ce, par téléphone en composant le poste 2221 ou par courriel à l adresse : magasinuqo@uqo.ca. 14