et les flux (budget, dépenses, missions) V11 DCIF et groupe composé de représentants de laboratoires et de délégations

Transcription

1 Les règles r et les flux (budget, dépenses, missions) V11 Réseau Finances : d 1

2 Les incohérences XLAB/BFC Dès septembre 2007, des écarts ont été constatés BFC et XLAB règles de gestion non en adéquation dans XLAB et BFC, pratiques non conformes dans le traitement d un événement, avec identification des cas d erreurs, diffusion de modes opératoires et formations, guide du contrôle de la qualité des données financières et comptables (XLAB et BFC) et suivi régulier Tous les efforts sur l amélioration de la qualité des données, mais il reste un stock important d incohérences, dont l origine est : l architecture informatique (BFC, XLAB, avec une interface : aucune possibilité pour les services financiers d agir sur les commandes et les services faits, seuls les laboratoires dans XLAB peuvent saisir, modifier ou supprimer commandes d un exercice non reportées dans Xlab, le laboratoire n a plus accès à ces pièces alors que les engagements restent présents dans BFC. difficultés techniques inhérentes au déploiement de BFC avec de nombreux rejets techniques, sans suivi de leur traitement 2

3 Harmonisation des règles XLAB/BFC Au 01/01/11, mise en place d une évolution d XLAB V11au 01/01/11 pour gommer l essentiel des déphasages entre XLAB et la BFC, qui consiste à : Apporter un niveau de contrôle et d intégration identique que le flux soit origine XLAB ou origine BFC Conserver l historique des événements et plus particulièrement celui du service fait Mettre à disposition toute évolution demandée permettant à l utilisateur de vérifier que la saisie qu il effectue ne comporte pas de modifications en attente dans les boites, et de vérifier le statut du mouvement Avoir le même niveau de contrôle et de calcul Gérer le service fait non seulement en quantité mais en valeur 3

4 Le contenu des règles de gestion de la V11 XLAB Achats Calcul de l engagé sur commandes Calcul du réalisé à la livraison Notion de montant réalisé et disponible sur réalisé dans les états et écrans Contrôles sur la synchronisation des flux, traitement des rejets et des statuts des mouvements Traçage des services faits (à l identique de BFC) Contrôles sur les quantités à l intégration des flux factures Missions Calcul des frais à l étranger et frais de transport véhicule personnel Missions soldées non transmissibles à BFC Création d une commande de régularisation en cas de complément mission sur exercice antérieur 4

5 Les règles r de gestion du flux «dépenses» (V11 XLAB) Réseau Finances : d 5

6 Les règles de gestion harmonisées V11 XLAB avec BFC pour le flux «dépenses» Calcul de l engagé sur commandes Calcul du réalisé à la livraison Notion de montant réalisé et disponible sur réalisé dans les états et écrans Contrôles sur la synchronisation des flux, traitement des rejets et des statuts des mouvements Traçage des services faits (à l identique de BFC) Contrôles sur les quantités à l intégration des flux factures 6

7 Les règles de gestion harmonisées V11 XLAB avec BFC pour le flux «dépenses» Calcul de l engagé sur commandes 7

8 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Nouveau : Calcul de l engagé sur commandes standard Prise en compte des quantités livrées dans le calcul de l engagé => Valorisation du service fait dans Xlab Calcul de l engagé sur commande standard non soldée: Cdé10 x 2 SF 4 x 2 Fré 2 x 3 FORMULE Qtécommandée non livrée x Prix unitaire cdé 6 x 2 = 12 + Qtélivrée x Prix unitaire cdé 4 x 2 = Qtéfacturée x (PU facturé PU commandé) 2 x (3-2 )= + 2 Engagé 22 8

9 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» 10 Calcul de l engagé sur commande standard soldée: Cdé10 x 2 SF 4 x 2 Fré 2 x 3 FORMULE Qté livrée sur ex. x Prix unitaire cdé 4 x 2 = 8 + Qtéfrée sur ex. x (PU frésur ex. PU cdé) 2 x (3-2 )= + 2 Engagé 10 9

10 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Calcul de l engagé sur commande prévisionnelle Commande non soldée : Engagé = somme des engagés par ligne commande (soit le montant le plus élevé entre le montant commandé et le montant facturé sur l exercice) Exemple : qté cdée PU cdé qté fact PU fact Engagé Exemple ,00 150, ,00 Formule = ,00 Exemple , ,00 Formule = ,00 350,00 10

11 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Calcul de l engagé sur commande prévisionnelle Commande soldée : Engagé = montant total facturé Exemple : qté cdée PU cdé qté fact PU fact Engagé Exemple ,00 150, ,00 130,00 Formule = ,00 11

12 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Pour les factures non prises en charge dans BFC, «pré enregistrées» Il subsistera une différence d engagé et une différence réalisé tant que la facture n est pas prise en charge dans le seul cas où il existe une différence entre le prix commandé et le prix facturé Rappel : Pour les factures pré enregistrées de 2010 modifier la date comptable pour la passer sur 2011 Changement en masse par la DSI pour les facture «carte logée» Pour les autres factures, voir procédure de bascule des factures pré enregistrées sur exercice antérieur Les factures pré enregistrées de 2010 ne sont pas renvoyées dans flux d initialisation À la prise en charge de la facture, un retour vers XLAB de la facture sur l exercice Le retour du document 2010 supprimé ne peut pas être intégré dans XLAB 12

13 Les règles de gestion harmonisées V11 XLAB avec BFC pour le flux «dépenses» Calcul du réalisé à la livraison 13

14 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Nouveau: Calcul du réalisé sur commandes standard non soldée => Prise en compte de la notion de montant réalisé Calcul du réalisé sur commande standard non soldée : Cdé 10 x 2 SF 4 x 2 Fré 2 x 3 FORMULE Qté livrée x Prix unitaire commandé 4 x 2 = 8 + Qté facturée x (PU facturé PU commandé) 2 x (3-2 )= 2 Réalisé 10 14

15 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Calcul du réalisé sur commandes prévisionnelles non soldées: Montant réalisé = Montant facturé 15

16 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Montant réalisé = Montant facturé 16

17 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Cumul Quantité : coche alimentée automatiquement Ne pas modifier Qté livrée x Prix unitaire commandé + Qté facturée x (PU facturé PU commandé) - Mt AVOIR (déchargement ultérieur) + Coûts indirects d Acquisition (CIA) C est la valeur nette qui est prise en compte dans la formule, PAS les quantités. 17

18 Les règles de gestion harmonisées V11 XLAB avec BFC pour le flux «dépenses» Notion de montant réalisé et disponible sur réalisé dans les états et écrans 18

19 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Prise en compte du réalisé dans les écrans 19

20 Autres évolutions Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Le n de commande BFC est transmis vers Xlab quand la DA est transformée en CA => information disponible dans «Infos» sur le masque commande 20

21 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» => information disponible en «recherche commande» 21

22 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» 22

23 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Ajout d un critère de recherche dans la commande Affiche les commandes rejetées par Bfc et intégrées dans Xlab (Dossier / Echanges avec la délégation / Retour / Intégration rejets) pour correction.! Ne redonne pas le libellé du rejet. 23

24 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Ajout d un écran de gestion du service fait par un nouveau menu Gestion courante / Dépenses / Service fait 24

25 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Modification de l écran «Lignes de la commande déjà facturées» Sous la V10 : Gestion courante / Dépenses / Facture Sous la V11 : 25

26 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» A l intl intégration des factures dans XLAB, les états sont modifiés s et permettent d identifier d les différences pour chaque ligne entre BFC et BFC 26

27 Les règles de gestion harmonisées V11 XLAB avec BFC pour le flux «dépenses» Contrôles sur la synchronisation des flux, traitement des rejets et des statuts des mouvements 27

28 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Le contrôle sur le statut et la synchronisation des flux : La saisie du service fait est impossible si le n de commande BFC est absent. La saisie d une facture sur commande prévisionnelle est impossible si le n de commande BFC est absent. Penser à faire une extraction après la saisie de la commande 28

29 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Synchronisation des flux Empêcher la modification ou la suppression d'une commande, si celle-ci est en attente d'intégration dans les boîtes aux lettres Le traitement des rejets Dans la liste des commandes à intégrer en rejet, il sera indiqué s il s agit d un rejet post-intégration ou non Rejet Manuel - code famille incorrect - n contrat cadre absent à tort - n carte achat absent à tort Rejet Automatique - code famille incompatible avec la nature de la dépense - Disponible AE insuffisant au niveau de l'unité ou de la DR - Fournisseur bloque niveau OA (délégation) Rappel pour le traitement des rejets

30 Les règles de gestion harmonisées V11 XLAB avec BFC pour le flux «dépenses» Traçage des services faits (à l identique de BFC) 30

31 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Autres évolutions La quantité facturée apparaît sur la ligne commande 31

32 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Autres évolutions : Impossible de saisir des lignes avec un montant négatif dans la commande Xlab. 32

33 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» La suppression du Service Fait : Afin de conserver le suivi des services faits et de se mettre en conformité avec BFC, la suppression d un service fait déjà transmis vers BFC se traduit par la création automatique d une ligne négative. Cela implique que la diminution des quantités livrées peut se faire seulement par une annulation (saisie d une quantité négative). 33

34 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» La modification ou la suppression du Service Fait : * La modification de quantité se fait par ajout de ligne positive ou négative Des contrôles sont effectués pour chaque opération 34

35 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» 35

36 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Le solde d une commande avec Service Fait : Le solde d une commande est impossible s il reste des services faits non facturés 36

37 Les règles de gestion harmonisées V11 XLAB avec BFC pour le flux «dépenses» Contrôles sur les quantités à l intégration des flux factures 37

38 Règles de gestion V11 XLAB/BFC «Dépenses» Le retour des factures en suppression Lors de l intégration du retour de la facture en suppression, la commande est automatiquement dé soldée dans Xlab Le contrôle sur les quantités livrées et les quantités facturées A l intégration des factures, des contrôles dans Xlab et dans BFC sont effectués automatiquement : Niveau 1 : contrôle automatique des quantités reçues Niveau 2 : contrôle automatique des quantités facturées par rapport aux quantités livrées Niveau 3 : coche automatique «cumul quantité» qui permet de distinguer les lignes facture qui ont des quantités des lignes facture qui n ont pas de quantité calcul de l engagé 38

39 Les règles r de gestion du flux «missions» (V11 XLAB) Réseau Finances : d 39

40 Les règles de gestion harmonisées V11 XLAB avec BFC pour le flux «missions» Calcul des frais à l étranger et frais de transport véhicule personnel Missions soldées non transmissibles à BFC Création d une commande de régularisation en cas de complément mission sur exercice antérieur 40

41 Les règles de gestion harmonisées V11 XLAB avec BFC pour le flux «missions» Le fonctionnement actuel est conservé, des règles métier à mettre en place Mission Multi-séjours OM permanent déphasage si le gestionnaire BFC oublie de décrémenter le déplacement prévisionnel Solde OM permanent Mission «avec frais» à liquider à 0 Mission «sans frais» à liquider avec des frais sur l exercice suivant 41

42 Les règles de gestion harmonisées V11 XLAB avec BFC Calcul des frais à l étranger Changement des règles de calcul Xlab Uniquement pour les frais de missions à l étranger Mission Xlab V10 Xlab V11 = 1 jour > 1 jour Différents pays 1 IJ * (Date fin date début) * IJ + 1 IJ si heure début < 5h Calcul séjour pays 1 avec IJ du pays 1 + Calcul séjour pays 2 avec IJ du pays Calcul séjour pays n avec IJ du pays n 1 IJ si heure début < 5h 0,35 IJ sinon (Date fin date début) * IJ + 1 IJ si heure début < 5h + 0,35 IJ si heure fin > 17h Même calcul que dans Xlab sauf sur les jours «àcheval» sur 2 pays, pour lesquels l'ij utilisée est la plus élevée des 2 pays IJ : Indemnités journalières La V11 s aligne sur BFC pour le calcul des frais de mission engagés (avant liquidation) en fractionnant les IJ en fonction des horaires précis 42

43 Les règles de gestion harmonisées V11 XLAB avec BFC Frais de transport véhicule personnel Frais de transport véhicule personnel Mise à zéro du compteur des kilomètres parcourus à chaque nouvel exercice Réinitialisation automatique du cumul des kilomètres parcourus pour chaque agent lors du basculement d'exercice en tenant compte des missions devant s effectuer s sur l exercice l n+1 (missions par anticipation) Cumul des km sur un exercice Pour les seuls km saisis par le laboratoire. Pas de retour à XLAB : les modifications de la délégation d et si l agent est en mission pour le compte de plusieurs laboratoires 43

44 Le calendrier Réseau Finances : d 44

45 Les dates importantes du calendrier 2010 Jusqu au au 22 décembre 2010 : Corrections des incohérences et préparation de la fin d exercice Traitement en continu des flux de gestion 22/12/2010 Clôture Xlab Derniers transferts Xlab BFC 29/12/2010 Au soir Fin d exercice Fin de saisie sur 2010 des opérations de dépenses et recettes 30/12/2010 Au soir Derniers transferts BFC Xlab : dernières factures (dont dépenses de personnel) et remontées des crédits SE 3 au 19/01/2011 Toutes opérations comptables et budgétaires de clôture : opérations d inventaire, écritures de révision, chargement du budget primitif 2011, et contrôles Reprise des écritures de recettes sur l exercice 2011 à partir du 14/01/ /01/ au 21 au 24/01/ /01/2011 Interface Passerelle pour transmission vers BFC des notifications sur SE Mise en place des crédits 26/01/2011 Démarrage de l exercice 2011 pour les laboratoires (80 labos pilotes le 24) Reprise des échanges BFC - Xlab Mise à disposition des flux d initialisation des bases Xlab À c/23/12 : saisie uniquement de commandes et missions par anticipation Préparation arborescence NCBC 2011 Installation V11 Intégration Vérification45

46 Le calendrier 46

47 Le calendrier 47

48 48

49 Les sauvegardes Réseau Finances : d 49

50 Les Sauvegardes (1/5 ) Il est important d effectuer des sauvegardes et de les conserver aux étapes suivantes : Avant installation de la V11 Avant d effectuer le 1 retour depuis BFC (Flux d initialisation) Après intégration totale du flux d initialisation Sauvegarde Sauvegarde Sauvegarde Préparation de la fin d exercice Installation V11 Basculement d exercice 1 Retour depuis BFC (Flux d initialisation Intégration totale du flux d initialisation Contrôle 50

51 Les Sauvegardes (2/5) Si on effectue plusieurs sauvegardes dans une même journée, dans un même répertoire, on a le message suivant: Ceci signifie que la sauvegarde que vous allez effectuer va remplacer la précédente. Afin d identifier et conserver les sauvegardes obligatoires ou préconisées à chaque étape, nous conseillons de créer plusieurs répertoires et de les nommer. 51

52 Les Sauvegardes (3/5 ) Cas N 1: Une sauvegarde automatique est programmée. Dossier Administration Paramétrage Application Dans ce cas, il faut créer les répertoires dans le chemin qui est indiquédans «répertoire PC» ou «Répertoire Mac»selon les cas. Cas N 2 La sauvegarde automatique (autre que la sauvegarde sur la machine de com) n est pas paramétrée. Créer un répertoire «Sauvegarde Xlab»et des sous répertoires pas étape sur disque ou cléusb 52

53 Les Sauvegardes (4/5 ) Lancer la sauvegarde: Dossier Administration Outils Sauvegarde base Cas n 1, le répertoire de sauvegarde est présélectionné Cas N 2, la fenêtre présente l ensemble des volumes disponibles (Dans cet exemple, une cléusb est connectée sur le volume F) 53

54 Les Sauvegardes (5/5) Sélectionnez l endroit oùvous souhaitez faire la sauvegarde, puis «OK» Une sauvegarde est générée à l endroit que vous avez spécifié En cas de nécessité de restauration, veuillez contacter votre SSI qui vous indiquera la marche à suivre 54