ERP DANS LE CLOUD - "Vrai SaaS" / "faux SaaS": quel est le bon compromis?

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1 ERP DANS LE CLOUD - "Vrai SaaS" / "faux SaaS": quel est le bon compromis? Les analystes CXP En partenariat avec Copyright le CXP,

2 Copyright le CXP,

3 ERP dans le cloud - "Vrai SaaS", "faux SaaS" : le bon compromis SOMMAIRE 1 - INTRODUCTION L'ERP EN SAAS : LES ATOUTS DU MODÈLE "VRAI SAAS" OU "FAUX SAAS"? 6 4. LE SAAS VERTUEUX INTRODUCTION Malgré la généralisation de l'informatique "dans les nuages", les entreprises hésitent encore aujourd'hui à migrer leur ERP dans le cloud ou à remplacer leur ancien système de gestion par un progiciel de gestion intégré distribué en mode SaaS. Dans l'enquête ERP Survey 2014 du CXP 1 sur les pratiques et usages de l'erp, il apparaît clairement que l'erp reste encore très largement utilisé en mode licence (ou "on premise") : à peine 23% des répondants de l'enquête exploitent un ERP externalisé sur des serveurs distants, soit en mode SaaS, soit en hébergement dédié. L'ERP en mode SaaS reste donc marginal. En mode SaaS, l'erp, faut-il le rappeler, n'appartient pas à l'entreprise. Le prestataire ou fournisseur qui héberge l application la délivre à ses clients via Internet. Le client n acquiert pas de licence et dispose d'un contrat de location. La facturation se fait sous forme d'un abonnement périodique (mensuel, annuel...), basé sur une tarification fixée en fonction de divers paramètres : le nombre d utilisateurs, la volumétrie des échanges et de la consommation, le niveau de services, etc. En termes d'économie, de maîtrise des coûts, de facilité de déploiement, d'apports pour les métiers, le principe du SaaS offre des avantages considérables que nous détaillerons dans ce livre blanc. En dépit des avantages reconnus du modèle SaaS, les réticences demeurent s'agissant de l'erp, qui n'est décidément pas un logiciel comme les autres. La crainte de livrer à un tiers l'outil qui constitue le centre névralgique de leur système d'information (comportant des informations stratégiques, sensibles, voire critiques) est la première explication à la frilosité des entreprises face à l'innovation que porte le SaaS. Ici, la réponse est d'ordre sécuritaire et la parade est aujourd'hui suffisamment au point techniquement pour balayer l'obstacle. Toutefois, il y a une deuxième raison, moins évidente : le SaaS, par essence, rime avec standard. En effet, le fournisseur d'une solution en mode SaaS livre la même version de son application à tous ses clients. D'où l'inquiétude exprimée par certaines entreprises : un système de gestion trop standard saura-t-il répondre efficacement à l'ensemble de mes besoins? Sur ce point pourtant, qui est à l'origine de tout un débat entre "SaaS mutualisé" et "SaaS dédié", entre "vrai SaaS" et "faux SaaS", une réponse existe qui permet de dépasser ce débat. Nous l'analyserons dans ce document. 1 ERP Survey Étude de marché réalisée fin 2013-début 2014 auprès de plus de 400 entreprises. Copyright le CXP,

4 2 - L'ERP EN SAAS : LES ATOUTS DU MODÈLE Le SaaS n'est pas seulement une solution logicielle externalisée dont le mode de tarification repose sur la location. C'est aussi et surtout, comme le nom l'indique (Software as a Service), un service. En effet, les fournisseurs de solutions SaaS apportent avec la solution logicielle toute une panoplie de prestations très variées selon les fournisseurs, mais qui peuvent être à forte valeur ajoutée : services techniques (paramétrage, mise en place, maintenance, support technique, sécurité...), services d'accompagnement, services métier, services fonctionnels à base d'outils logiciels, etc. Grâces à ces services, bien loin de n'être qu'une simple mensualisation des usages, le modèle SaaS est porteur de bénéfices génériques non négligeables pour l'entreprise : 1. AU NIVEAU FINANCIER Le mode SaaS appliqué à l'erp fait le bonheur des directeurs financiers grâce à la visibilité comptable qu il procure : Le SaaS exonère l'entreprise des coûts initiaux de licences et de matériels. Compte tenu du relativement "faible" coût initial de sa mise en œuvre, l'application en SaaS apporte un retour sur investissement (ROI) plus rapide. La maîtrise du budget SI dans la durée est facilitée par le lissage des coûts et par la visibilité de la dépense. Le loyer inclut tous les coûts cachés. Par ce mode de facturation, l entreprise connaît et peut maîtriser son budget sur plusieurs années. Le SaaS permet de faire passer le budget CAPEX (charges d investissement) en OPEX (charges d exploitation) et ainsi de libérer des lignes de budget (crédits). Une facturation sur mesure: l'abonnement (qu'il soit mensuel, trimestriel, annuel, pluriannuel...) est modifiable après souscription, en fonction de l évolution de l activité, du nombre d utilisateurs Cette souplesse permet de réduire ou d étendre le périmètre fonctionnel choisi par l entreprise en agissant sur les modules déployés, en intégrant de nouveaux collaborateurs, etc. Les projets ERP sont généralement très consommateurs en ressources humaines. Le SaaS permet une économie des ressources internes. C'est un véritable avantage, notamment pour une PME, souvent à la limite du sous-effectif. Sur l'étude, le paramétrage, l'installation et le support, l'entreprise s appuie sur les ressources humaines et techniques de son fournisseur. Un nombre restreint de prestataires, surtout quand l éditeur est aussi l'hébergeur. Lorsque le même prestataire est en charge de l hébergement et de l administration, l entreprise n a qu un seul interlocuteur, ce qui facilite la communication et les différentes négociations, notamment concernant les services attendus et conduit à une économie en termes de coûts facturés à l entreprise. Copyright le CXP,

5 2. AU NIVEAU MÉTIER Dans son utilisation, l'erp en mode SaaS apporte de réels avantages en termes de métier: Un accès facilité, "user friendly", qui rend possible la mobilité. L'accès aux applications ne nécessite qu un simple navigateur web. L accès à distance pour les collaborateurs éloignés de l entreprise se fait sans difficulté, ce qui permet d augmenter la productivité des employés mais aussi la satisfaction des clients grâce à la qualité et la rapidité des informations. Intuitives et "user friendly", les interfaces des applications SaaS obéissent généralement aux standards des interfaces web grand public. L'utilisateur en situation de mobilité pourra accéder, en fonction de son profil, aux modules de l'erp dont il a besoin. Un déploiement rapide. Les temps d implémentation sont réduits par rapport aux solutions propriétaires dites "on Premise". Certes un paramétrage reste nécessaire pour personnaliser la solution, mais tout sera effectué chez l éditeur (ou l hébergeur) qui dispose des compétences fonctionnelles et techniques. Toutefois, le déploiement ne sera plus rapide que dans la mesure où le projet ne nécessite pas de paramétrages ou d aménagements trop complexes. L utilisation de nouveaux modules proposés par l éditeur est quasi-immédiate après souscription, contrairement au mode traditionnel qui implique un déploiement. Une approche métier. Les solutions SaaS sont souvent apparentées à des solutions "best of Breed" car elles sont souvent verticales, adaptées à un secteur d'activité (industrie, retail...) Une couverture fonctionnelle qui s'enrichit en permanence. L'éditeur ou le prestataire en charge de l hébergement et des services associés au SaaS effectue le paramétrage et la maintenance. Il est directement impliqué dans les problématiques métier de ses clients et est sollicité pour enrichir fonctionnellement son offre, pour mieux répondre aux attentes d un métier, d une filière... Une solution réversible : le mode SaaS peut être envisagé comme un moyen de tester une solution avant de s engager sur du long terme. 3. AU NIVEAU TECHNIQUE Le SaaS libère l'entreprise de toutes les tâches techniques liées à la mise en place, à l'administration et à la maintenance de l'application. Les évolutions de version s'effectuent en continu et en temps réel. Point essentiel : la sécurité est à la charge de l hébergeur. Les entreprises réticentes à l idée de confier leurs données à un tiers ne disposent souvent pas elles-mêmes de moyens suffisants pour sécuriser leurs serveurs (sauvegardes, redémarrage en mode dégradé etc.). L hébergement permet une meilleure sécurisation des serveurs et des données de l entreprise. En cas de sinistre, de catastrophe (Incendie, inondation etc.), les procédures de redémarrage notamment en mode dégradé sont souvent mieux prises en charge par le datacenter du prestataire. L externalisation de l'erp peut aussi protéger l entreprise d'actes malveillants. Comme on l'a vu, le SaaS appliqué à l'erp est porteur de nombreux avantages pour l'entreprise. Même la sécurité, loin de constituer une défaillance du modèle, en est une constituante-clé, en tant que service à forte valeur. Reste la question : le mode SaaS est-il capable de s'adapter aux besoins particuliers de l'entreprise? Copyright le CXP,

6 3 - "VRAI SAAS" OU "FAUX SAAS"? L idée pour une entreprise de partager la même solution que ses concurrents peut jouer contre le modèle SaaS. Ainsi, un débat est né, opposant plusieurs déclinaisons ou variantes du SaaS, liées chacune à une conception différente de l'architecture et répondant à différents niveaux d'externalisation (figure 1). Sans entrer trop dans la technique, on distingue plusieurs sortes d'erp en mode externalisé, plus ou moins proches du "vrai SaaS". Figure 1 : Environnement dédié vs environnement mutualisé 1. LE SAAS DÉDIÉ, DIT "FAUX SAAS" Mettons ici de côté un certain nombre d'offres ERP dites "On Demand", qui sont des adaptations d'offres conçues au départ en mode client-serveur mais proposées aujourd'hui en mode hébergé locatif. Du SaaS, elles ne partagent que le principe de l'externalisation, associé ou non à une tarification sous forme de location, et ne proposent pas de services particuliers, sinon une infogérance applicative. Très différent, le "SaaS dédié" s'inscrit (en général) dans la lignée des anciennes offres ASP (Application Services Providers). Il s'agit bien de SaaS (logiciel vu comme service), mais le modèle repose sur une architecture particulière. Avec cette forme de SaaS, chaque client utilise une couche applicative dédiée ou "privée", fonctionnant dans un environnement spécifique : une configuration rendue possible chez l'hébergeur par les techniques de virtualisation. (Source : Le CXP) Avantage : les entreprises peuvent facilement faire développer du spécifique pour adapter le progiciel à leur organisation. Ce modèle est bien adapté au "sur mesure". En outre, le risque sécuritaire apparaît nul, aucune application ne risquant d'être perturbée par celle d'un autre client. Inconvénient : cette configuration rend plus compliquée pour l'éditeur la tâche d'assurer les évolutions dans des environnements qui sont différents. Du coup, des surprises ne sont pas à exclure pour le client dans les phases de montées de version. Ce SaaS dédié, appelé par certains "faux SaaS", coûte plus cher à l'éditeur, donc, par conséquent, au client. Copyright le CXP,

7 2. LE SAAS MUTUALISÉ, DIT "VRAI SAAS" Pour les puristes du SaaS, le modèle ne peut se concevoir sans mutualisation de l'application. Selon cette conception, plusieurs entreprises partagent simultanément la même instance applicative et le même environnement technique (on parle aussi de SaaS "multi-tenant" ou multi-locataires): tel est le principe de la mutualisation qui entre dans la définition officielle du SaaS. Avantage : les clients bénéficient en continu, en temps réel et en toute transparence, des améliorations technologiques apportées au progiciel sans avoir à changer de version. Si un autre client, partageant la même instance, sollicite certains services métier ou met en œuvre un audit, les autres clients de la même instance pourront en profiter. Inconvénient : ce schéma ne laisse dans son principe que peu de place pour les éventuels développements permettant aux entreprises de se différencier et de préserver leur avantage concurrentiel. L'ERP en mode "SaaS mutualisé" n est donc envisageable que si la part de spécifiques reste minime, sans quoi les montées de versions pourraient être compromises et les coûts d'évolution devenir prohibitifs. En outre, le SaaS mutualisé entretient la crainte sécuritaire, les données de plusieurs clients circulant dans une même instance. 4. LE SAAS VERTUEUX On le voit, chacune de ces approches comporte des avantages et des inconvénients. Comment bénéficier à la fois de ces deux bénéfices antinomiques : l avantage économique du standard et une bonne adaptation aux besoins? Certains éditeurs ont travaillé à la question pour essayer de dépasser le débat, devenu stérile, entre vrai et faux SaaS. Au fond, la vraie question n'est pas là. Qu'importe à l'entreprise si l'offre choisie répond ou non aux règles de la faculté et à la définition normative du NIST 2? Ce qui lui importe, c'est que l'erp qu'elle aura choisi lui permette de tirer parti des bénéfices du mode SaaS ("vrai" ou "faux", SaaS ou SaaSlike), dédié ou pas. Il lui faut les avantages économiques (et pratiques au plan organisationnel) du "prêt à porter", à condition que celui-ci soit facilement ajustable et personnalisable à moindres coûts : ce qui revient à concilier le modèle mutualisé et le modèle dédié. L'important, c'est trouver un compromis : du "bon SaaS" au bon moment et bien adapté au contexte. Le client n'est pas forcément un spécialiste des architectures SaaS. Mais, en optant pour un ERP en mode SaaS, il doit veiller à ce que les conditions suivantes soient a minima remplies : La solution doit avoir été développée spécifiquement pour le SaaS (et non être du clientserveur hébergé) : le mode web natif garantit une plus grande performance, avec une interface utilisateur conçue sur les standards du Web, donc plus intuitive ; le prestataire garantit des évolutions continues et en temps réel de l'application, de façon transparente pour le client et sans coûts supplémentaires (ce qui est possible avec une architecture multi-tenant) ; le prestataire garantit l'étanchéité des données entre tous ses clients, même en configuration multi-tenant : chaque application doit être "bunkerisée" ; 2 NIST : National Institute of Standards and Technologies, organisme américain dont la mission consiste à mettre à plat les concepts les plus flous en matière de technologie. Copyright le CXP,

8 paramétrage pointu et efficace, mais aussi grâce à des services métier complémentaires à forte valeur ajoutée. Il est possible en effet de concilier le SaaS "dédié" et l'avantage de la mutualisation en proposant un système que l'on peut qualifier "d'hybride", ou de "prêt à porter personnalisé". Il consiste à dissocier ce qui relève du standard ("mutualisable") et ce qui peut favoriser le spécifique propre à chaque entreprise ("dédié"). C'est le cas avec un 'ERP conçu sur deux couches : logiciel/services (figure 2). La première, le noyau de l'offre, est le "cœur" fonctionnel, standard, comportant toutes les fonctions génériques de l'erp (gestion commerciale, logistique, approvisionnements, CRM, gestion financière, reporting /décisionnel). La seconde couche est constituée par toute une panoplie de services connectés, ou applications internet, (métier, fonctions complémentaires, services business...), dans laquelle le client pourra faire son marché. Ces services lui permettront d'adapter son application au contexte de son activité, de différencier son système d'information et de faire de son ERP un vrai levier de performance et de compétitivité. C'est cela, le bon compromis pour l'erp dans un modèle SaaS "vertueux" : un environnement personnalisable à volonté dans une logique économique de "prêt à porter". Figure 2- Concilier le standard et la personnalisation dans un ERP en SaaS Copyright le CXP,

9 AUTARCIA Parc des Moulins 17 Avenue de la Créativité BP VILLENEUVE D'ASCQ Cedex Logo Tél. +33 (3) Le site de l éditeur Autarcia : Le site de la solution Archipelia : La société Autarcia est l éditeur, intégrateur et hébergeur (au sein d'un cloud privé français) de la solution Archipelia, un ERP en mode SaaS, pour le pilotage et la gestion de PME et ETI. Fondée en 2004, Autarcia est en France LE pionnier et l'un des leaders sur le marché des ERP nouvelle génération construit sur des internet applications. Cette nouvelle génération d ERP, est encore peu répandue en France car elle s inscrit dans une véritable (r)évolution des modèles technologiques et des modèles économiques liés au Cloud. Les ERP (Enterprise Ressources Planning), ou PGI (Progiciels de Gestion Intégrés), sont des applications innovantes conçues pour gérer et piloter les entreprises. L avènement des internet applications connectées révolutionne ces outils en faisant d Archipelia bien plus qu un "simple ERP"! Autarcia est une filiale du groupe ASAP, fondé par Bruno Watine et regroupant de nombreuses sociétés éditrices de softwares tous basés sur le modèle SaaS (Software as a Service) dans des secteurs variés tels que le CRM (Golden Eyes), l ERP (Autarcia), les Mobile Applications (Phoceis), le Reach / Traçabilité Carbone (Verteego)... Repères 2004 : Création d Autarcia 2006 : Première version d archipelia 2007 : Premier déploiement "grand compte" (Nicodeme) 2012 : Lancement du module e-commerce BtoC et BtoB d archipelia 2013 : Lancement de POSia, système de caisse intégré à Archipelia et de RSEia, module de gestion du RSE et du Reach. Levée de fonds (850k ) pour accentuer le développement commercial : Lancement de TCBia, module WMS "intelligent, universel et multiplateforme" pour les Terminaux Codes-Barres Références clients (Groupe ASAP) : Nicodeme, Van Den Casteele, La Chambre aux Confitures, Sofap, CBR Levage, Magi, BUT, Chausport, Auchan, Weldom, Monceau Fleurs, Nocibé, Point.P, BNP Paribas, VillaVerde, Nocibé, Leroy Merlin... Copyright le CXP,

10 Moyens et politique R&D 30% de la masse salariale consacrée à la R&D Politique d innovation permanente : tous les modules dédiés au commerce omni-canal et à la gestion des entrepôts ; les modules enrichissant l expérience client ou favorisant les synergies entre équipes (type RSE par exemple) ; les modules favorisant l économie vertueuse (dans le cadre de la 3ème Révolution Industrielle)... Philosophie sous-jacente : maximiser les composantes "Social, Mobile, Analytic, Cloud et Sécurité" (le "SMACs"). Couverture de l offre Archipelia est un ERP en mode SaaS, comportant un "cœur" fonctionnel et d'une panoplie de services connectés (le "ia" de Archipelia fait référence aux internet applications). Le cœur de l'erp comprend les fonctions de base d'un ERP classique : gestion commerciale production logistique gestion des approvisionnements CRM gestion financière reporting et fonctions décisionnelles Les services associés à ce cœur d'erp sont : des services métier (géolocalisation, encaissement, e-commerce, gestion de la paie...) des services fonctionnels annexes (banques, experts comptables, filiales internationales, communication, points de vente, partenaires RSE...) des services "new business" (site internet client final, gestion des devis, gestion de maintenance, gestion de parc, outils de CRM...) Services d'accompagnement : accompagnement au paramétrage initial, à la migration des données, formation des équipes, conduite du changement, accompagnement métier. Internet applications (ia), constituantes de l'erp modulaire Archipelia: POSia, système de gestion de caisses (Points of Sales), internet application pour la gestion des caisses connectées, tactiles et mobiles; TCBia, système de gestion des Terminaux Codes-Barres, solution universelle et adaptative pour tous les besoins liés aux scans de références en interconnexion avec le module WMS de l'erp en SaaS Archipelia. RSEia, module connecté à l'erp Archipelia, intégrant la dimension Responsabilité Sociétale et Environnementale des entre Archipelia e-commerce et/ou intranet BtoB et BtoC Copyright le CXP,

11 À propos du CXP Le CXP est un cabinet européen indépendant d analyse et de conseil en logiciels applicatifs. Leader en Europe, le CXP offre à ses clients un service complet d assistance pour l évaluation, la sélection et l optimisation de solutions logicielles : des études de benchmarking produits, des prestations personnalisées (audit du système d information, rédaction de cahiers des charges, consultations d'éditeurs, assistance à maîtrise d ouvrage...), et des études de marché. Le CXP intervient dans plus d une dizaine de domaines (BI, SIRH, gestion de contenus, IT management, finance, ERP, CRM ). Chaque année, le groupe CXP apporte son expertise à plus de 1500 DSI et directions fonctionnelles de grands comptes et entreprises du mid-market. Basé à Paris, le CXP est présent sous la marque BARC (Business Application Research Center) en Allemagne, en Autriche, en Suisse et en Grande-Bretagne. Une expertise reconnue dans le domaine de l'erp Le domaine de l'erp est un des axes forts de la recherche du CXP. Dans ce cadre, nous réalisons et diffusons plusieurs études dont les thématiques évoluent avec l état de l art du marché : études comparatives de solutions ERP : Solutions ERP pour organisations industrielles grands comptes (haut du mid-market) Solutions ERP pour organisations industrielles PME et ETI Solutions ERP pour organisations commerciales grands comptes (haut du midmarket) Solutions ERP pour organisations commerciales PME et ETI Ces études sont réalisées sur la base d un questionnaire commercial, technique et fonctionnel permettant d identifier les éléments discriminants entre les offres et les innovations apportées sur le marché, étude d'opportunité sur les coûts de l'erp et les pistes pour réduire le TCO de l'erp Cette expertise est également diffusée au travers d événements réguliers que nous organisons et qui permettent à nos clients de connaître les fondamentaux et les évolutions du domaine, de rencontrer des acteurs et de bénéficier des retours d expérience d autres entreprises. Un vivier de répondants La notoriété du CXP sur le marché français nous permet d avoir des relations suivies avec un grand nombre d acteurs. Outre nos clients utilisateurs (DSI et Directions fonctionnelles), notre lettre hebdomadaire est envoyée à contacts et notre site Web fait l objet de visites par mois. Une position de prescripteur Parmi nos clients, les principaux cabinets conseils sont abonnés à nos études. Ils font ainsi du CXP un prescripteur des prescripteurs. Le CXP est également prescripteur direct auprès des entreprises publiques et privées. Nos principales missions sont des prestations d audit et de refonte du système d information métier et des missions d AMOA dans le cadre des projets de choix et de déploiement des progiciels. Une expérience dans la réalisation d études de marché Le CXP réalise des études de marché destinées à évaluer les usages et pratiques des logiciels dans les entreprises utilisatrices dans différents domaines : ERP, BI, CRM, SaaS, SCM, ECM... Copyright le CXP,

12 Pour toute information : Le Service Clients CXP relation_client@lecxp.com Tel. : +33 (0) Le CXP 13 rue le Sueur PARIS