Contrôle interne - Perspectives actuelles et futures
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- Rachel Pelletier
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1 Contrôle interne - Perspectives actuelles et futures Section de la Capitale de l Institut de la gestion financière Journée de développement professionnel 24 octobre 2013 Sharon Smith Directrice, Contrôle interne et politique Bureau du contrôleur général du Canada Michael Lionais, CMA Directeur principal, Services et systèmes financiers et gestion des ressources Sécurité publique Canada
2 But Donner un aperçu de la Politique sur le contrôle interne : Ce que signifie assurer la supervision de l efficacité du contrôle interne Rôles, obligations et responsabilités Expérience ministérielle Maturité du gouvernement en matière de gestion des contrôles internes Orientations pour l avenir 2
3 Contexte La politique sur le contrôle interne La Politique sur le contrôle interne (PCI) découle du Plan d action sur la responsabilité fédérale qui vise à renforcer la reddition de comptes et la transparence des mécanismes de contrôle financier, les rapports et la divulgation : elle appuie les administrateurs généraux qui, à titre d agents comptables, assument la responsabilité «des mesures prises pour que le ministère soit doté de mécanismes de contrôle interne efficaces» (article 16.4 de la LGFP); elle précise les responsabilités des administrateurs généraux et les attentes dans ce domaine; elle maintient la position du Canada comme chef de file en matière de rapports financiers et de divulgation. La PCI est un élément fondamental du nouveau cadre de GF du CT et s articule autour de quatre politiques : la Politique sur la gouvernance de la gestion financière (en vigueur en avril 2009); la Politique sur le contrôle interne (en vigueur le 1 er avril 2009) ; la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière (en vigueur en janvier 2010); la Politique sur la gestion des ressources financières, l information et les rapports financiers (en vigueur en juin 2010). 3
4 Le Canada parmi les administrations de premier plan Politique fédérale, une première au Canada Sarbanes-Oxley : état annuel de la responsabilité de gestion pour évaluer le contrôle interne à l'égard de l'information financière; divulgation des lacunes matérielles et des plans d action; conclusion explicite sur l efficacité (certification); attestation d un auditeur externe sur l efficacité; applicables aux institutions fédérales et aux compagnies Autorités canadiennes en valeurs mobilières Autres administrations de premier plan R.-U., Australie, Japon 4
5 Pourquoi la politique est importante Elle soutient tous les rôles des agents comptables. Les obligations redditionnelles d appui sont clairement définies. Elle stipule l intégrité des renseignements financiers et des renseignements divulgués. Les données financières appuient le processus décisionnel. Elle tient compte des attentes du public et des ministres en matière de saine gérance et de supervision. Elle permet d établir les bons mécanismes de contrôle pour les bonnes fins. La base de contrôle interne à l'égard de l'information financière contribue à mettre en place un «système de contrôle interne» entièrement connecté. 5
6 Exigences de la Politique sur le contrôle interne La PCI réaffirme la responsabilité des administrateurs généraux, en tant qu agents comptables, d assurer le maintien de systèmes de contrôle interne efficaces fondés sur les risques. En mettant l accent sur le contrôle interne des rapports financiers, la PCI impose aux administrateurs généraux les responsabilités suivantes : veiller à ce que le système ministériel de contrôle interne des rapports financiers (CIRF) fasse l objet d une évaluation annuelle axée sur les risques; veiller à qu un plan d action soit établi pour apporter les correctifs nécessaires; annexer un résumé des résultats de l évaluation et du plan d action à la Déclaration de responsabilité de la direction révisée qui accompagne les états financiers annuels, et signée par l administrateur général et par le dirigeant principal des finances (DPF); associer le Comité ministériel de vérification, ou son équivalent au besoin, à l élaboration des plans d évaluation et aux résultats connexes. 6
7 Niveaux de contrôles internes ministériels AG comme administrateur des comptes Système général de contrôle interne DPF Système de contrôle interne de la gestion financière Système de CI Système de CIGF AGA Système de contrôle interne dans leur secteur de responsabilité Système de CIRF Exigences de la politique axées sur le CIRF 7
8 Rôles et responsabilités Administrateurs généraux (AG) En tant qu administrateurs des comptes, les AG sont chargés des mesures prises pour maintenir des systèmes de CI efficaces Signent la Déclaration de la responsabilité de la direction, qui comprend l annexe Dirigeants principaux des finances (DPF) Dirigent la gestion financière du ministère (y compris une source essentielle de savoir-faire) Dirigent la planification et l exécution des évaluations et de l annexe, et en assurent la coordination Signent la Déclaration de la responsabilité de la direction, qui comprend l annexe Cadres supérieurs Chargés de maintenir des systèmes de CI efficaces dans les programmes dont ils sont responsables Contribuent à l évaluation des principaux risques et contrôles dans leur secteur de responsabilité Dirigeants de la vérification (DV) Dirigent la vérification interne du ministère (y compris une source essentielle de savoir-faire) Pas de vérification interne requise en vertu de la PCI Les résultats des évaluations de la PCI peuvent éclairer les plans de vérification interne futurs Les constatations des vérifications internes peuvent servir à appuyer l évaluation en vertu de la PCI Dirigeants principaux de l information (DPI) Dirigent l infrastructure de TI et les applications de systèmes du ministère (y compris une source essentielle de savoirfaire) Contribuent aux évaluations des contrôles des systèmes et des applications de TI Comités ministériels de vérification Fournissent des conseils objectifs et des recommandations aux administrateurs généraux L administrateur général détermine le moment et la portée de la participation 8
9 Facteurs de succès de la PCI Elle préconise l engagement de la haute direction. Les rôles et le cadre de responsabilisation y sont identifiés. Elle mise sur la coordination des évaluations assurée par le bureau du CPF. Elle mise sur d autres données de supervision (audits). Elle insiste sur l achèvement à temps des étapes de l évaluation. Elle exige un examen/une mise à jour périodique des évaluations de risques et de l identification des principaux mécanismes de contrôle. Elle mise sur les gains d efficience dans les processus et les mécanismes de contrôle Elle prévoit la divulgation des résultats et des plans d action. Elle préconise la communication/formation ministérielle sur la gestion du contrôle interne. 9
10 Méthode d évaluation annuelle axée sur les risques États financiers Commencer par les états financiers annuels déterminer les principaux comptes les principaux risques et leur importance Définir la portée et établir le plan d évaluation Évaluation Efficacité de la conception : les contrôles clés sont documentés ils sont en place comme prévu ils sont en adéquation avec les risques Efficacité opérationnelle : les contrôles clés donnent les résultats escomptés avec le temps Trois niveaux de contrôle Niveau de l entité (orientation communiquée par la haute direction) Niveau général de la TI Niveau des processus opérationnels 10
11 Contrôle interne - l'expérience du ministère
12 Rôles et responsabilités
13 «Notre iceberg est en train de fondre»
14 Résistance Considéré comme une question «financière» états financiers «vérifiables» contrôles : pouvoir de paiement prévu à l article 33 pris par défaut Futilités? RHDCC, n a finalement pas atteint 1 milliard de dollars SPAT, pas 3,1 milliards de dollars J accepterai le risque, puisque les gestionnaires sont formés
15 Gestion du changement
16 Changement des transactions ou de la culture Transactions (démarche pour les cadres intermédiaires) Correction de la documentation / des matrices du risque Tests Plans d action de la gestion visant la mise en place de mesures correctrices Lent Changement de la culture (à partir du haut) Administrateur des comptes Ressources (graduelles et à l extérieur des finances) «Ce qui se mesure se réalise» Respect des proportions
17 À partir du haut (culturel) Administrateur des comptes La Loi fédérale sur la responsabilité a changé la signification de la responsabilité ministérielle en regard de l anonymat de la fonction publique. Ressources Accès aux ressources financières : un processus coûteux «Ce qui se mesure se réalise» Responsabilité envers le CMV et l administrateur général : favorisera l engagement des cadres supérieurs des ministères Respect des proportions Contravention pour traversée illégale
18 Une feuille de route En faire une réalité : La démarche théorique ne fonctionne pas Le risque est au cœur de la question. Il faut comprendre qu il existe des risques sur le plan personnel. La démarche sera plus longue à mettre en place que vous le pensez. L engagement est essentiel ce n est pas un exercice financier. Pour obtenir l appui de tous, le respect des proportions est essentiel. Pour continuer dans la bonne voie, des plans et des rapports doivent être utilisés. Listes de vérification de sous-certification Plans d action de la gestion visant la mise en place de mesures correctrices
19 Attentes actuelles du BCG à l égard de la PCI La Ligne directrice sur la Politique sur le contrôle interne précise les attentes à l égard des progrès faits par les ministères. D ici la fin de , les grands ministères devraient être sur le point d achever les tests d efficacité des opérations dans certains domaines; les autres ministères devraient au moins être avancés pour ce qui est des tests d efficacité de la conception dans quelques domaines ou dans tous les domaines. Les ministères sont assujettis à des audits des contrôles de base (ACB) les contrôles des transactions financières à haut risque sont supervisés annuellement et continuent de produire les résultats escomptés; on continuera de publier les résultats des évaluations et les plans d action jusqu à ce que l ACB soit mené. 19
20 Suivi du BVG sur l audit portant sur les contrôles internes en matière de rapports financiers Le rapport devrait être diffusé en novembre Audit sur les progrès de 7 ministères en matière d évaluation et sur le rôle de surveillance du BCG. Cette fois-ci, l accent sera mis sur la surveillance continue. Le BCG est très intéressé à par la gestion effective sur les contrôles internes des ministères. Il faut s attendre à d autres audits. 20
21 Orientations futures L examen quinquennal de la série de politiques de GF devrait être terminé en À ce jour, l accent a porté sur les contrôles internes des rapports financiers en se servant du système de CIGF comme base d un système de CI plus vaste. Le fait que l élaboration des cadres de contrôle interne avance dans les ministères est un signe de maturité (gouvernance, supervision, rôles et responsabilités). CRG Les changements apportés par la future politique tiendront compte de cette maturité accrue. 21
22 Le rôle de facilitateur du SCT et du BCG demeure Ligne directrice sur la Politique sur le contrôle interne Groupes de travail I et II Exemples de cadres de contrôle internes Trousse d outils pratiques pour les évaluations Initiative sur les méthodes communes Documents de l atelier du 12 juin 2012 Liens aux annexes publiées Atelier sur les contrôles informatiques généraux (CIG) en voie d élaboration GCPedia : 22
23 Personnes-ressources du BCG Sharon Smith, directrice Margaret Cross, analyste principale Olga Dupuis, analyste principale 23
24 Questions? 24
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