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1 MEMO D UTILISATION

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3 Inscrivez-vous! Votre inscription est nécessaire lors du premier accès à l application pour vous permettre d être contacté(e) et de consulter les trajets. Pour visualiser le texte de la charte avant de vous engager à la respecter, cliquez ICI Vos coordonnées sont essentielles pour vous joindre. L adresse mail est utilisée pour vous - transmettre les messages des autres inscrits lorsqu ils sont intéressés par l un de vos trajets - lorsque vous-même souhaitez répondre à la proposition de covoiturage d un autre inscrit - pour que vous receviez les messages d information de l administrateur - dans le cadre des traitements de matching automatique qui vous proposent automatiquement des trajets en cohérence avec le votre - pour vous identifier afin de vous transmettre vos paramètres de connexion si vous les avez oublié. Je sélectionne mon site d appartenance et ma fonction Votre code utilisateur et votre mot de passe vous serviront à vous identifier pour vous connecter à l Espace Covoiturage. Pour enregistrer votre inscription, et accéder à l Espace Covoiturage, cliquez sur [VALIDER]

4 Proposez votre trajet! Précisez si vous recherchez (RECHERCHE) une place ou si vous proposez (OFFRE) une ou plusieurs places dans un véhicule. * Pour pouvoir réserver un véhicule Urssaf vous devez proposer une offre (conducteur) Géolocalisez vos adresses et calculez votre itinéraire Vous pouvez intégrer des étapes ici ou modifier votre itinéraire sur la carte. Très important : afin de finaliser la création de votre trajet, cliquez sur :

5 Précisez s'il s'agit d'un aller - retour ou un aller simple (3) et le motif de votre déplacement (4) Indiquez la fréquence de votre trajet (5) : quotidienne, régulière, ou unique et renseigner les champs correspondant à votre demande. Pour proposer un trajet «domicile-travail» je sélectionne la fréquence quotidienne. La date de fin indiquée ici, détermine la période de validité de votre proposition de covoiturer. Celle-ci expire à la date indiquée et n est plus consultable par les autres utilisateurs. Si vous ne renseignez aucune date, votre trajet est en validité permanente. Précisez vos préférences (6) et renseignements complémentaires (7) : N oubliez pas d enregistrer la création de votre trajet en cliquant sur :

6 Consultez les trajets! Dans l écran d accueil du site : Cliquez sur la rubrique : Consulter les annonces

7 Consultez les trajets! Dans la page de recherche, Renseignez votre site de départ et votre site d arrivée. vous pouvez mémoriser dans «Modifier votre profil», votre adresse favorite afin de ne pas avoir à la ressaisir. Vous pouvez également saisir un autre point de départ, tels que: la gare, l'aéroport... Sélectionnez votre site de covoiturage Recherche par date Avant de sélectionner un mode de recherche, calculez votre trajet et spécifier (le cas échéant) les étapes de votre itinéraire 3 possibilités de recherche :

8 Consultez les trajets! Voici les résultats de votre recherche : * Attention une étoile affichée dans une offre montre que vous avez déjà engagé une action Vous pouvez visualiser la situation actuelle du véhicule selon la nomenclature ex : la voiture rouge = véhicule réservé Cliquez sur les trajets proposés pour visualiser le détail et y répondre Je clique sur le point info pour prendre connaissance de l offre globale. La couleur des véhicules en 1 ère colonne vous indique la situation de l offre exemple un véhicule rouge fait l objet d une réservation. Pour les autres couleurs reportez-vous à la nomenclature ci-dessus. Vous pouvez affiner les résultats de votre recherche

9 Résultats de la recherche par rapport à Votre itinéraire! Cliquez sur l offre pour visualiser l itinéraire de votre recherche et le trajet proposé Si vous souhaitez désigner un point de rencontre idéal, cliquez sur la carte pour cibler l'emplacement Fixez le point de rencontre et cliquez sur «choisir cette adresse». L'adresse est stocké et prêt à être envoyé à votre contact

10 Résultats de la recherche par rapport à votre position de départ cliquez sur : Les résultats d'une recherche au départ de Rouvroy sont les suivants: Sélectionnez une proposition basée sur la distance ou la durée entre votre point de départ et celui proposé Votre adresse de départ Vous pouvez affiner votre recherche

11 Sélectionner une proposition par rapport à votre lieu de départ! Cliquez sur l'offre pour voir l'itinéraire de la proposition et la possibilité d établir un point de rencontre entre les deux adresses de départ Comme pour la recherche par l itinéraire, vous pouvez utiliser la fonction «cible» pour définir une adresse pour fixer un point de rendez-vous.

12 Résultat de la recherche par rapport à un site ou une adresse! cliquez sur : Le résultat des trajets à destination de votre site ou d une adresse sont les suivantes:

13 Consultez le détail d une offre! Vous pouvez visualiser le détail de chaque proposition en cliquant sur la boîte d'information. Immatriculation du véhicule réservé Pour visualiser le planning de l offre et demander à rejoindre l équipage cliquez ici. Pour visualiser les coordonnées du membre et prendre contact immédiatement cliquez ici.

14 Consultez le planning! Nom du conducteur ayant réservé le véhicule Le jour et heure de départ Le jour et heure du retour Je survole sur la date de départ afin de visualiser les passagers enregistrés Je clique sur l onglet de départ ou de retour afin d ouvrir la fenêtre «demander à rejoindre l équipage» Attention je peux demander à rejoindre l équipage en aller seul ou aller et retour. Une notification sera envoyé au conducteur lui indiquant votre demande qu il pourra accepter ou refuser!

15 Gérer mes équipages! Pour consulter, modifier le planning et l équipage d un trajet valide, je sélectionne la ligne correspondante dans Mes équipages en tant que conducteur ou en tant que passager * Seul un équipage en cours ou complet peut-être supprimé En cliquant sur l équipage concerné, j accède au planning associé et je peux : - Modifier et régénérer le planning. - Modifier mon nombre de place proposé. * Attention le décompte des places disponibles est associé au nombre de places proposées.

16 Intégration de passager dans mon équipage Rubrique Gérer mes équipages : 1 - Je sélectionne mon équipage 2 - Je clique sur le trajet concerné 3 J ajoute des passagers en cliquant pour chacun sur le picto 4 Je sélectionne le passager à Intégrer dans mon équipage (choix du site). * Cette possibilité est intéressante pour des réunions communes. Dans ce cas les passagers n ont aucune action à mener! 5 Je valide l intégration des passagers et ceux-ci reçoivent une notification de confirmation

17 Gérer mes trajets! En cliquant sur cette rubrique vous pouvez modifier : La situation géographique de votre trajet (adresse, étape, itinéraire) En cliquant sur cette rubrique vous pouvez modifier : La date et les heures de votre trajet, le motif de votre déplacement ainsi que sa fréquence (unique, quotidienne, indéterminée) Attention toute modification peut donner lieu à de nouvelles alertes si d autres trajets sont en cohérence avec le votre (matching automatique) Et vous permet de réserver un véhicule!

18 Modifier mon planning! Sélectionner la nouvelle date de votre nouveau déplacement ainsi que les nouveaux horaires éventuels puis régénérer votre planning En cliquant sur l onglet de départ, s ouvre une fenêtre ou vous pouvez Intégrer un collègue dès lors que vous avez une réunion commune et connue ex : formation. Cette fonctionnalité vous permet de gérer directement votre équipage. Attention celui-ci doit être inscrit dans le programme sinon demandé lui de s inscrire. Vous pouvez également en cliquant sur la «croix rouge», retirer un collègue de votre équipage ainsi le nombre de place disponible retrouvera sa situation initiale

19 Gérer mes équipages! La gestion d équipage vous permet de visualiser dans le temps vos déplacements prévus en tant que conducteur et/ou passager ainsi que de mesurer si votre équipage est constitué et si vous avez des demandes en attente (acceptation / refus). Je peux supprimer un équipage et les personnes concernées seront averties. En cliquant dans la ligne du trajet vous avez accès au planning de votre déplacement et aux informations «nominatives» de votre équipage.

20 Gérer mes réservations! Attention 4 critères obligatoires pour pouvoir réserver un véhicule 1 avoir un trajet valide (date du jour ou supérieure) 2 avoir créé un trajet en tant que conducteur (offre) 3 - avoir un trajet proposé en aller et retour 4 - ne pas avoir aux mêmes dates et heure un trajet avec une réservation 1 Je clique sur le bouton Réserver un véhicule 2 Je sélectionne le trajet concerné par ma réservation /

21 Gérer mes réservations! 3 Je valide sur OK afin de visualiser les véhicules disponibles sur le site dépôt de mon lieu de travail d appartenance. * Attention je peux être alerté en cas d une réservation existante concernant mon trajet et demander à rejoindre l équipage de mon (ma) collègue. 4 Je peux toutefois poursuivre ma réservation et visualiser la liste des véhicules disponibles ce jour là! 5 Je sélectionne dans la liste le véhicule que je souhaite réserver.

22 Gérer mes réservations! 5 Je valide la réservation du véhicule et visualise sur le calendrier que ma réservation a été enregistrée à la date concernée par mon déplacement. Je peux visualiser la fiche véhicule ainsi que le cas échéant les passagers enregistrés sur mon trajet et ma réservation. Je peux annuler ma réservation et quitter ou bien apporter d éventuelles informations et valider ma modification. Je retrouve toutes ces données dans ma rubrique «Gérer mes équipages»

23 Confirmation de votre réservation! Vous recevrez parallèlement, la confirmation de votre réservation par mail et dans la rubrique Gérer mes messages de votre programme de covoiturage

24 Gérer mes messages! Votre programme de covoiturage contient une messagerie intégrée qui vous permet d accéder à l ensemble des messages qui vous sont adressé ainsi que d y répondre. Différents types de messages peuvent vous parvenir : - le matching automatique (alerte) - la demande de rejoindre votre équipage d un collègue - la confirmation d une réservation - un contact gestionnaire

25 Modification de profil! Cette rubrique vous permet de modifier l ensemble de vos données personnelles : photo, lieu de travail, civilité, ajout d une adresse personnelle, modification de code et mot de passe et de créer un véhicule personnel soit dans le cadre «domicile-travail» que Professionnel.

26 Gérer vos résultats covoiturage Chaque mois votre programme de covoiturage vous restitue vos résultats (mois antérieur) tenant compte de votre activité en tant que conducteur ou passager (nombre de km effectués et nombre de passagers en moyenne transportés). Vous avez la possibilité de modifier (à la hausse) les informations proposées chaque mois. En validant (cliquez sur Envoyer) votre activité mensuelle (non obligatoire), sera affichée immédiatement votre participation : Environnementale (gains de CO2).

27 Bonne route Et soyez prudents!

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