IMMATRICULATION DES COPROPRIETES LOT 2
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- Francis Labranche
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1 1 Cntexte et bjectifs Rappel du cntexte legal Les Echéances Objectif Hrs périmètre 2 2 Prcédure Ce que vus devez avir fait Hrs ThetraWin Sur ThetraWin (vir dcumentatin lt 1) Ce qu il faut faire Editins de cntrôle Adaptatin de NCOP Evlutins des returs d AG Fnctin bureautique MUTA 8 3 ANNEXE Rappel des infrmatins à renseigner Nuvel écran de saisie Onglet Parc Immbilier Energie chauffage Adresse IGN Onglet Cprpriété Onglet Prcédures Dnnées financières 17 Page 1 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
2 1 CONTEXTE ET OBJECTIFS 1.1 RAPPEL DU CONTEXTE LEGAL La li ALUR du 24 mars 2014, afin de repérer et de prévenir l endettement et la dégradatin des cprpriétés a institué la créatin d un registre d immatriculatin des cprpriétés (cf. ntamment les articles 52 et 53). Cela a été cnfirmé par le décret du 26 aût «Afin de faciliter la cnnaissance des puvirs publics sur l état des cprpriétés et la mise en œuvre des actins destinées à prévenir la survenance des dysfnctinnements, il est institué un registre auquel snt immatriculés les syndicats de cprpriétaires définis à l article 14 de la li n du 10 juillet 1965 fixant le statut de la cprpriété des immeubles bâtis, qui administrent des immeubles à destinatin partielle u ttale d habitatin. «Art. L I. Les syndicats de cprpriétaires snt tenus de déclarer les dnnées mentinnées au présent article ainsi que tute mdificatin les cncernant» Les principes de mise en œuvre : Une bligatin légale pur tutes les cprpriétés ; Un dssier d immatriculatin par cprpriété ; Une mise à jur annuelle des dnnées bligatire ; Un dssier d immatriculatin par cprpriété cmprenant des infrmatins génériques, techniques et financières ; Immatriculatin par les représentants légaux de cprpriété, principalement les syndics et les ntaires. 1.2 LES ECHEANCES 31/12/2016 : Obligatin d immatriculatin des cprpriétés de plus de 200 lts «à usage de lgements, de bureaux u de cmmerces». 31/12/2017 : Obligatin d immatriculatin des cprpriétés de plus de 50 lts «à usage de lgements, de bureaux u de cmmerces». 31/12/2018 : Obligatin d immatriculatin des cprpriétés de mins de 50 lts. 1.3 OBJECTIF L bjectif du mdule est dnc de puvir gérer les appels et les returs de Web services mis à dispsitin par le Ministère du lgement afin de mettre à jur la base de dnnées du registre ainsi que ThetraWin (adresse IGN et n d immatriculatin). La livraisn est décupée en 2 lts : La première va vus permettre de mettre à jur les dnnées manquantes sur ThetraWin, ntamment au travers d un écran unique de saisie. Vus allez puvir saisir u mettre à jur l ensemble des infrmatins (à l exceptin du numér de cmpte de télé déclarant et des drits salariés) par le biais d un seul écran. Le secnd lt va vus dnner accès à un écran de cmmunicatin avec le web service afin d autmatiser l envi des infrmatins et la mise à jur de vs dnnées. 1.4 HORS PERIMETRE Les quatre cas suivants qui cncernent le rattachement d un cmpte de télé déclarant à une cprpriété déjà immatriculée sernt saisis exclusivement sur le site internet du registre : Déclaratin pur le prchain représentant légal Déclaratin à renseigner par le représentant légal déclaré par sn prédécesseur Dnnées à renseigner par le représentant légal lrsqu il n a pas été déclaré par sn prédécesseur. Déclaratin de disslutin d un syndicat de cprpriété Cas particulier : «Si l adresse principale de la cprpriété ne figure pas dans la liste (de prpsitins d adresses IGN), l utilisateur dit bligatirement se rendre sur le site internet du registre pur réaliser la déclaratin.» N.B. : Dans ce cas le n d immatriculatin et l adresse IGN devrnt saisis manuellement sur ThetraWin. Page 2 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
3 2 PROCEDURE 2.1 CE QUE VOUS DEVEZ AVOIR FAIT HORS THETRAWIN Acquérir un certificat d authentificatin auprès d un rganisme agréé. Créer vtre cmpte de télé déclarant ainsi que les utilisateurs autrisés SUR THETRAWIN (VOIR DOCUMENTATION LOT 1) Renseigner vtre n de télé déclarant (et dépse du certificat). Paramétrer les dnnées sur les salariés. Renseigner les nuveaux paramètres. Vérifier et/u mettre à jur certains champs cmplémentaires. Avir déterminé le lieu de la GED ù sernt archivés vs justificatifs de mandat. Renseigner et/u mettre à jur les différents champs de la base nécessaires à l immatriculatin (mais vus purrez le faire au mment de la demande d immatriculatin) Avir calculé vs annexes SRU sur le dernier exercice appruvé par l AG. Page 3 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
4 2.2 CE QU IL FAUT FAIRE La créatin du dssier d immatriculatin impse la déclaratin de différents types de dnnées : dnnées de rattachement, d identificatin, de prcédures, techniques et financières. Vus allez puvir lancer la demande d immatriculatin au travers d un nuvel écran dnt le mt clé est IMMAT (abbimma0n1). Menu Fichiers de base Parc Immbilier. Afin de faciliter la saisie u la mdificatins des dnnées, un écran de saisie unique a été créé : Ecran abbimma0s1, mt clé IMMAS. Seules les annexes devrnt être calculées en dehrs de cet écran. Un ensemble de cntrôles internes vnt d abrd être réalisés. Traitez d abrd les erreurs signalées avant de relancer le traitement, ntamment en accédant à l écran de saisie unique. Page 4 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
5 A chaque lancement vus devrez sélectinner à nuveau la case «Demande d immatriculatin initiale». Une fis tus les cntrôles internes validés, vus relancez le traitement et le prgramme se cnnecte au Web Service. Ici aussi, traitez les erreurs remntées dnt le détail se truve dans le champ «Détail cde erreur : Le pint systématique de rejet sera une adresse incnnue. Si le butn «Prpsitin d adresse devient ruge, c est que le système vus prpse une liste d adresse. Après avir cliqué sur celui-ci, vus allez devir faire un chix en cchant la case crrespndante à la bnne adresse. Aujurd hui, s il ne s agit pas de la dernière erreur à traiter, l adresse IGN chisie ne sera pas mémrisée. La même prpsitin d adresses vus sera faite à chaque lancement jusqu à la finalisatin de la demande. Par cntre, il vus est pssible de la cpier dans les champs «Adresse IGN» prévus à cet effet dans l écran de saisie unique. Si le butn «Prpsitin d adresse reste gris, c est que le web service n a truvé aucune adresse crrespndante. Deux pssibilités : - sit l adresse ne peut pas être interprétée crrectement par le registre. Dans ce cas nus cnseillns de la vérifier par exemple sur le site du cadastre u sur la base adresse natinale (BAN) suivant licence. - sit l adresse n existe pas et vus ne purrez pas immatriculer cette cprpriété sur ce mdule mais uniquement au travers du site du registre des cprpriétés. Pur rappel, vus allez recevir 2 mails : Le premier vus précisant que la demande est enregistrée. Le secnd, quelques temps plus tard, que vtre cprpriété est fficiellement immatriculée (attestatin) ainsi que la fiche récapitulative des dnnées enregistrées. Page 5 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
6 Si vus êtes amené à faire la demande d immatriculatin directement sur le site du registre, ne pas ublier de mettre à jur les champs n d immatriculatin sur la fiche IMME cncernée ainsi que la date de MAJ sur la fiche cprpriété IMMEUBLE COPROPRIETE Vus purrez aussi prcéder à cette mise à jur sur l écran de saisie unique. Page 6 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
7 2.3 EDITIONS DE CONTROLE Un F15 sus Crystal va vus permettre d éditer l ensemble des infrmatins envyées au Web Service dans le cas d une vérificatin, d un archivage u d une saisie sur le site du registre. Les F15 suivants nt été mdifiés : Agence : ajut du champ n de télé déclarant Immeuble : ajut des champs n d immatriculatin, adresse IGN, parcelles cadastrales, nmbre d ascenseurs Cprpriété : 1er exercice cmptable, date dernière MAJ du site Ce F15 vus permettra ntamment de vérifier si vus êtes u nn dans les délais pur effectuer la MAJ annuelle. 2.4 ADAPTATION DE NCOP La saisie de la date de créatin du règlement de cprpriété est bligatire dans NCOP. Un nuveau champ permettant de saisir le n d immatriculatin ainsi que les champs cncernant l adresse IGN de l immeuble nt été rajutés. Page 7 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
8 2.5 EVOLUTIONS DES RETOURS D AG IMMATRICULATION DES COPROPRIETES Une 15ème tâche (écran sysrtag0s1) a été rajutée afin de prcéder à la mise à jur annuelle des dnnées sur le site (Mise à jur annuelle registre des cprpriétés). Cette étape ne sera active que si la cprpriété a un n d immatriculatin. S il n est pas présent, l icône de l étape sera grise, la case de l étape sera décchée et le libellé «-->Numér d immatriculatin nn défini» sera affiché dans le cmpte rendu. S il est présent, l icône de l étape sera gris, la case de l étape sera cchée et le libellé «-->Numér d immatriculatin défini» sera affiché dans le cmpte rendu. Cmme pur les autres étapes, l écran asscie un paramètre à chaque étape afin de définir la valeur par défaut des cases-à-ccher : Puis n prend en cmpte la date de dernière MAJ annuelle (si le numér d immatriculatin est défini) : Type Cde Valeur Cmmentaire syshiag0s1 rt_majregi T Retur AG: MAJ annuelle registre des cprpriétés (N-Nn, T- Traitement, P-Planning). Si cette dernière est pstérieure u égale à la date de l AG, l icône serait vert, la case de l étape serait décchée et le libellé «-->MAJ annuelle réalisée suite à l AG» serait affiché dans le cmpte rendu. Si cette dernière est antérieure à la date de l AG, l icône serait range, la case de l étape serait cchée et le libellé «Pas de maj annuelle depuis la dernière AG» serait affiché dans le cmpte rendu. Dans le cas ù la MAJ des dnnées et l AG nt la même date n adaptera le libellé du cmpte-rendu : «Attentin, l AG et la MAJ étant à la même date, pensez à vérifier que cette dernière a bien été faite avec les bnnes dnnées» Si la case traitement est cchée n uvre l écran lanceur. Si tâche uniquement n génère un évènement au gestinnaire pur qu il fasse la mise à jur. Type Cde Valeur Cmmentaire syshiag0s1 acte_anah ANAH Cde actin à utiliser lrs de la mise en place de l'événement MAJ annuelle du site de l'anah. syshiag0s1 even_anah ANAH Cde à utiliser lrs de la mise en place de l'événement MAJ annuelle du site de l'anah. Attentin le gestinnaire u l assistant(e) n est pas bligatirement déclaré pur l utilisatin du site. 2.6 FONCTION BUREAUTIQUE MUTA Un nuveau champ permettant l affichage du n d immatriculatin a été rajuté dans l entête des dcuments MUTA_QUES4 et MUTA_PRED. Attentin, si une des cases arrêté de péril (parties cmmunes u équipements cmmuns) est cchée n met la valeur à OUI sur la variable VENT71. Dans le cadre de l éditin avec la fnctin MUTA (variables VENT71 à 73), n tiendra cmpte sit de la case cchée sit d un enregistrement nn cls (date mainlevée NULL) sur ce type d arrêté pur envyer la valeur OUI. Page 8 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
9 3 ANNEXE RAPPEL DES INFORMATIONS A RENSEIGNER 3.1 NOUVEL ECRAN DE SAISIE Ce nuvel écran dnt le mt-clé est IMMAS, se cmpse de 3 nglets faisant appel aux fichiers de base : Parc immbilier, Cprpriété et prcédures. Seule la partie gauche vus permettra le cntrôle et la saisie des dnnées. Lrs de cette première livraisn, le prgramme n affichera que les cprpriétés actives. Lrs de la livraisn suivante, cet écran sera directement accessible par l écran de lancement ù un message vus préviendra que la cprpriété n est pas activée. Saisissez un numér de cprpriété et lancez la recherche (F5). Les dnnées renseignées sur cet écran mettent à jur les différents champs des fichiers de base cncernés. Vus truverez ci-dessus, les dnnées nécessaires à la demande d immatriculatin. Ces dnnées snt classées dans l rdre des nglets présents sur l écran de saisie. Les champs grisés crrespndent à des champs calculés par le prgramme. Page 9 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
10 3.2 ONGLET PARC IMMOBILIER Dnnée Cmmentaire Champ ThetraWin Web Service Nm de la cprpriété Nm de l immeuble Champ nn mdifiable dans l écran IMMAS. Vus devrez aller sur la fiche IMMEUBLE. Identificatin Adresse IGN de Champ renseigné autmatiquement l immeuble en fnctin des numérs enregistrés au cadastre C est l adresse de la fiche immeuble qui sera envyée sauf si les nuveaux champs «Adresse IGN» snt renseignés. Ce Adresse principale snt alrs ces derniers qui le sernt (IMMAS Onglet Parc immbilier u fiche IMME nglet Assurances) Une u plusieurs adresses vus sernt prpsées par le Web service Attentin, le nm des vies est suvent abrégé (bd pur bulevard, al pur allée,.) Identificatin Adresses cmplémentaires Champ renseigné autmatiquement On insèrera les adresses des entrées (sauf la première qui crrespnd le plus suvent à l adresse de l immeuble) sans le nm de celles-ci dès lrs qu il en existe plus d une sur la cprpriété cncernée Identificatin Nmbre ttal de lts Rappel : cncerne les immeubles à usage ttal u partiel d habitatin Champs calculés Nmbre ttal = Ttal lts lts fictifs Nmbre ttal de lts à usage d habitatin, de bureaux u de cmmerces Nmbre de lts à usage d habitatin Les lts à usage mixte divent être inclus dans les lcaux à usage d habitatin Le détail des lts de bureaux et cmmerce n est pas demandé. Tus les types de lts de statinnement snt cncernés Nmbre de lts habitatin (u mixte) = Ttal des lts ayant les cdes usages renseignés dans le paramètre type_habi. Nmbre de lts bureaux, cmmerces = Ttal des lts ayant les cdes usages renseignés dans le paramètre type_prf. Nmbre de lts statinnement = Ttal des lts ayant les cdes usages renseignés dans le paramètre type_park. Identificatin Nmbre de lts de Statinnement Péride de cnstructin Date d achèvement Technique bâti Nmbre de bâtiments par valeur d étiquette Type de chauffage Pur le registre, il s agit ici du nmbre de blcs (ntin absente sur ThetraWin) et nn d entrées u de bâtiments Chauffage cllectif, individuel u mixte. Ou sur fiche principale IMME Les valeurs envyées dans un 1 er temps sernt frcés avec la valeur 1 et ND (nn déterminé) cmme étiquette. Technique bâti Technique bâti Ou sur nglet Equipements de la fiche IMME Page 10 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
11 Pur un chauffage cllectif u mixte Ce chauffage est-il urbain? Technique bâti Pur un chauffage cllectif u mixte, nn urbain Nmbre d ascenseurs Chix : Bis de chauffage, Gaz naturel, Gaz prpane u Butane, Fiul dmestique, Charbn, Électricité, Autre Ou sur nglet Equipements de la fiche IMME champ Energie chauffage Vus devriez truver la valeur Urbain dans cette liste. Si valeur différente d Urbain, n renverra la valeur NON Ou sur nglet Equipements de la fiche IMME champ Energie chauffage. Si valeur différente d Urbain, n renverra la valeur crrespndante Technique bâti Technique bâti Ou sur nglet Equipements de la fiche IMME ENERGIE CHAUFFAGE Les valeurs présentes chez vus cncernant par exemple celles cntenues dans la liste sur l Energie chauffage (u Energie utilisée) ne snt peut-être pas les mêmes que celles prpsées par le registre. Nus interprèterns vs dnnées et nus insèrerns les valeurs manquantes mais il se peut que, suivant le libellé, des dublns apparaissent u que le libellé ne puisse être recnnu. Nus vus engagens dès à présent à mettre à jur les dictinnaires cncernés ADRESSE IGN Il peut arriver que le système ne vus prpse pas l adresse IGN sit parce qu il ne la recnnait pas sit que la cprpriété n ait pas encre d adresse. Dans ce cas, vus allez devir faire la demande d immatriculatin directement sur le site du registre. Extrait de la page du registre des cprpriétés cncernant les parcelles cadastrales : Mais avant cela, vus devez cnnaître les identifiants de la parcelle cadastrale. Ils figurent nrmalement sur le règlement de cprpriété s il a été publié. Si vus ne dispsez pas de ces dnnées (préfixe, sectin, parcelle) vus purrez les truver sur le site du cadastre (dnnées gratuites) : Sauf pur Tuluse et Marseille, le préfixe se renseigne autmatiquement. La sectin est cmpsée de 2 lettres maximum (exemple : AY). Le n parcelle est cmpsé d au maximum 4 chiffres. Page 11 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
12 Ntez ces éléments dans le champ prévu à cet effet (nglet Parc Immbilier), pur mémire avec éventuellement le préfixe pur les 2 villes citées, la sectin et la parcelle). Une impressin écran vus permettra de récupérer l ensemble de ces infrmatins afin de vus faciliter la saisie sur le site. Tutes ces infrmatins se truvent aussi sur la rubrique Aide du site du registre. Page 12 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
13 3.3 ONGLET COPROPRIETE Dnnée Cmmentaire Champ ThetraWin Web Service Pièce justificative Pur un syndic : Cntrat de syndic hrs annexes u PV de l'ag appruvant le mandat de syndic Pur un administrateur prvisire : Ordnnance de nminatin du juge Nm de la pièce justificative avec extensin en.pdf Vus allez devir dépser vs justificatifs dans un répertire spécifique. Vir la nte ci-dessus * Rattachement Date de début du mandat en curs pur un syndic u de la missin en curs pur un administrateur prvisire Date de début de mandat mentinnée sur le cntrat de syndic u à défaut sur le prcèsverbal de l AG appruvant le mandat du syndic u Date de début de la missin mentinnée sur l rdnnance de nminatin On sélectinnera : sit le mandat le plus récent, sit les dates renseignées dans les champs «Missin» dans le cas ù la case «Régime Admin. Prvisire» est cchée. Rattachement Date de fin du mandat en curs pur un syndic u de la missin en curs pur un administrateur prvisire Date du règlement de cprpriété Date de fin de mandat mentinnée sur le cntrat de syndic u à défaut sur le prcès-verbal de l AG appruvant le mandat du syndic u Date de fin de la missin mentinnée sur l rdnnance de nminatin Si nécessaire, vus devrez cliquer sur le butn «Cprpriété» de cet nglet et, aller sur les mandats pur prcéder aux mdificatins. Allez sur Onglet Cprpriété : Rattachement N SIRET du syndicat Statut du syndicat Champ facultatif si pas d emplyé S agit-il : d un syndicat principal u secndaire, d une résidence-service, d un syndicat cpératif OU allez directement dans CPTE, Onglet «Divers» pur le SIRET Butn «Règlement de cprpriété» pur la date de règlement. Vus ne purrez crriger que la ntin de principal u secndaire (crrectin partielle) Vus devrez cliquer sur le butn «Cprpriété» et mdifier le régime de gestin et autres Identificatin Identificatin Si syndicat secndaire, n immatriculatin du syndicat principal ATTENTION : nuveaux paramètres pur définir les cdes à sélectinner (resid_serv, sy_cp) S il est cnnu, à renseigner dans la fiche IMMEUBLE : Champ facultatif. Identificatin Page 13 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
14 Nmbre d ASL auxquelles est rattaché le syndicat Allez sur Onglet Cprpriété : Nmbre d AFUL auxquelles est rattaché le syndicat Identificatin Nmbre d Unins de syndicats auxquelles est rattaché le syndicat Premier exercice cmptable L exercice cmptable en curs, pur laquelle l AG appruvant les cmptes n a pas encre été tenue, est-il le 1er exercice cmptable? OU allez directement dans CPTE puis cliquez sur le butn «Questinnaire Mutatin» Le champ est renseigné à NON par défaut. A mdifier si nécessaire Allez sur Onglet Cprpriété : Lrs de la demande d immatriculatin, il est demandé de répndre «Oui» dans les cas suivants : si la cprpriété est dans sn premier exercice cmptable, et que celui-ci n est pas achevé ; u si le premier exercice cmptable est achevé mais que les cmptes de ce premier exercice cls n nt pas encre été appruvés en AG. OU dans l écran CPTE, Identificatin Présence d'emplyés Indiquer si le syndicat de cprpriétaires emplie du persnnel (gardien u autres persnnels) Allez sur Onglet Cprpriété : En cas d erreur, cliquez sur le butn salariés et saisissez les persnnes manquantes Attentin, les valeurs pssibles en saisie snt déterminées par un paramètre (lst_fnc) qui précise les cdes fnctins à prendre en cmpte. Si ce paramètre n était pas accessible, vus puvez cliquer sur le butn «Cprpriété» et renseigner les emplyés manquants sans cntrôle du paramètre. Page 14 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
15 * RAPPEL SUR L ARCHIVAGE DES JUSTIFICATIFS DE MANDAT La répnse à la questin : s agit-il d une missin d administratin prvisire (CPTE - butn «Questinnaire Mutatin») va déterminer la nature du dcument à transférer (bligatirement en PDF) ainsi que le répertire u le chercher. Si case Administratin prvisire nn cchée Sit il s agit du cntrat de syndic sit du dernier PV d AG (signé et nn pas uniquement certifié cnfrme). Type Cde Valeur Cmmentaire abbimma0n1 nat_dcu A Renseigner Dans le cas ù administratin prvisire n'est pas cché, nature du dcument à aller chercher. CONTRAT pur le cntrat de syndic u PVAG pur le PV de l'assemblée générale Tris paramètres permettent d aller chercher le dcument : Type Cde Valeur Cmmentaire abbimma0n1 dcu_ged A Renseigner Nm du dssier cntenant la GED pur le cntrat de syndic (CPTE) u pur le PV de l'assemblée générale (AG). abbimma0n1 dcu_rep A Renseigner Nm du dssier ù se truve le dcument justificatif pur le cntrat de syndic u pur le PV de l'assemblée générale. abbimma0n1 dcu_nm A Renseigner Nm générique du dcument justificatif pur le cntrat de syndic u pur le PV de l'assemblée générale. Si la valeur dans le paramètre nat_dcu indique PVAG, le paramètre dcu_ged purra être nn renseigné. On ira chercher dans le dssier de la GED de l AG cncernée (dernière rdinaire/annuelle AG finie à OUI - hiag_fini_cde), le dcument en questin et n renseignera les 2 champs du web service cmme précédemment. Si la valeur dans le paramètre nat_dcu indique CONTRAT. On lira les paramètres dcu_ged, dcu_rep et dcu_nm. On ira chercher le dcument cncerné et n renseignera les 2 champs du web service cmme précédemment. Si case Administratin prvisire cchée Deux nuveaux paramètres permettrnt d aller chercher le dcument : Type Cde Valeur Cmmentaire abbimma0n1 mand_rep A DEFINIR Nm du dssier ù se truve le dcument justificatif du mandat. abbimma0n1 mand_nm A DEFINIR Nm générique du dcument justificatif du mandat. Le dcument devra se truver dans la GED de la cprpriété. On prendra le dcument le plus récent Page 15 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
16 3.4 ONGLET PROCEDURES Dnnée Cmmentaire Champ ThetraWin Web Service S agit-il d une missin d administratin Allez sur l nglet «Prcédures» Rattachement prvisire? Puis renseignez u nn la case à ccher suivante ainsi que les dates éventuelles : Nature du rattachement demandé OU allez directement dans CPTE puis cliquez sur le butn «Questinnaire Mutatin» Allez sur l nglet «Prcédures» Prcédures Arrêtés relatifs au Cde de la santé publique en curs Arrêtés de péril sur les parties cmmunes en curs Arrêtés sur les équipements cmmuns en curs Mandat ad hc Ordnnance de carence Deux types de dnnées sernt envyés : La valeur OUI u NON par prcédure Si OUI, les dates de début et éventuellement de fin de tutes les prcédures. Si ui, précisez la date de chaque arrêté ainsi que la date de mainlevée éventuelle Si ui : date de l rdnnance de nminatin ainsi que la date de fin de missin indiquée dans l rdnnance, u à défaut, prter la date de l'rdnnance de nminatin+3 mis Si ui, précisez la date d rdnnance du président du TGI Pur infrmatin, il existe parallèlement, 3 cases à ccher du même nm sur la fiche CPTE nglet «Divers» Si une case est cchée et qu aucune date n est renseignée, la valeur envyée sera NON. Si la valeur OUI dit être envyée, pensez à renseigner la u les dates dans l écran. Si des dates snt renseignées, mais que la case n est pas cchée, la valeur envyée sera OUI et les dates sernt envyées. Pur mettre en chérence les dates et les cases à ccher : Allez sur Onglet Cprpriété et cliquez sur le butn du même nm, puis sur l nglet divers et cchez éventuellement la case crrespndante. Cela aura sn utilité sur les états datés. (*) Allez sur Onglet Prcédures Prcédures Prcédures Prcédures Prcédures OU Dans l écran CPTE, cliquez sur le butn «Questinnaire mutatin» (*) Dans le cas des états datés : - si la case est cchée sans date, la valeur renvyée dans l éditin sera OUI, - si la case n est pas cchée avec une date de fin, la valeur renvyée dans l éditin sera NON, - si la case n est pas cchée avec une date de début uniquement, la valeur renvyée dans l éditin sera OUI. Page 16 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
17 3.5 DONNEES FINANCIERES Les variables financières sernt extraites à partir des annexes SRU de la dernière AG ayant appruvé les cmptes (si plusieurs calculs, n prend le plus récent). Dans un premier temps, n prendra le dernier exercice cls dans la table des exercices cmptables. Il se peut alrs qu il existe un décalage entre l exercice déclaré et les dnnées financières chargées (issues du dernier exercice cls). Ce pint sera revu en lt 3 pur la mise à jur annuelle. Dnnée Cmmentaire Champ ThetraWin Web Service Ce champ est bligatire si la durée de l exercice n est pas de 12 mis, et en particulier dans les cas suivants: - pur le premier exercice cmptable, - si la date de clôture annuelle a été Date début exercice cmptable mdifiée depuis la dernière mise à jur annuelle réalisée, - si la date de clôture du dernier exercice déclaré date de plus de 18 mis. Dans les autres cas, ce champ est facultatif Variable calculée Date de clôture des cmptes Date AG appruvant les cmptes Mntant des charges curantes Mntant des charges pur travaux et pératins exceptinnelles Date de clôture de l exercice cncerné par la déclaratin L assemblée générale est celle qui a appruvé les cmptes de l'exercice cls Mntant du budget réalisé pur l'exercice cls, appruvé par l AG Ttal 1 de l annexe cmptable n 2 Mntant réalisé des travaux et pératins exceptinnelles pur l exercice cls, appruvé par l AG Ttal 2 pur l exercice cls de l annexe cmptable n 2 Variable calculée Variable calculée Variable calculée de la clnne N de l annexe 2 ❶ Variable calculée à partir de la clnne N de l annexe 2 ❷ Variable calculée Mntant des impayés Mntant, après répartitin des charges, des créances du syndicat de cprpriétaires à l encntre des cprpriétaires sur l ensemble des smmes exigées au titre de l exercice cmptable cls, appruvé par l AG Mntant u slde des cmptes 450 et 459 figurant dans l annexe 1 On utilisera l annexe 7 qui dnne les sldes débiteurs avec (clnne 3) u sans (clnne 1) les sldes de charges. Si le paramètre multi_regu = N avec dernier jur de l exercice pur écritures du slde de charges n lira la clnne 1 (sldes débiteurs - mntant identique de l annexe 1) Si le paramètre multi_regu = N avec date d AG pur écritures du slde de charges n lira la clnne 3 (sldes débiteurs). Si le paramètre multi_regu = O n lira la clnne 3 (sldes débiteurs). On lira un paramètre spécifique qui sera renseigné uniquement si n dit lire la clnne 1 Nmbre de cprpriétaires débiteurs Mntant des dettes furnisseurs Mntant du fnds de travaux Nmbre de cprpriétaires débiteurs vis-à-vis du syndicat [de plus 300 ] Mntant des factures parvenues lrs du dernier exercice cls et nn réglées, des rémunératins dues au titre du dernier exercice et nn versées et des autres dettes du syndicat de cprpriétaires Cmpte 401 et cmptes 42 à 44, figurant dans l annexe 1 Mntant du fnds de travaux prévu au II de l'article 58 de la li n du 24 mars 2014 Variable calculée On se servira du mntant des impayés précédemment calculés afin de cmpter les cprpriétaires avec des lts actifs et dnt le slde est supérieur à 300. Variable calculée ❹ Variable calculée On prendra le slde du cmpte d appel fnds pur travaux à la fin de l exercice appruvé par l AG Avant le 1er janvier 2017, la valeur 0 sera envyée Page 17 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
18 Pur infrmatin : S agissant des ttaux ❶❷❹, vir cpie des annexes 1 et 2 ci-dessus. Mntant des impayés par les cprpriétaires pur l exercice cls : On utilisera l annexe 7 qui dnne les sldes débiteurs avec (clnne 3) u sans (clnne 1) les sldes de charges. Si le paramètre multi_regu = N avec dernier jur de l exercice pur écritures du slde de charges n lira la clnne 1 (sldes débiteurs - mntant identique de l annexe 1) Si le paramètre multi_regu = N avec date d AG pur écritures du slde de charges n lira la clnne 3 (sldes débiteurs). Si le paramètre multi_regu = O n lira la clnne 3 (sldes débiteurs). Le paramètre suivant va permettre de sélectinner la bnne clnne : Type Cde Valeur Cmmentaire abbimma0n1 cl_annx_7 A renseigner Mde de calcul du slde des cprpriétaires Si 3 u NULL : n prend les sldes débiteurs de l'annexe 7 avec les sldes de charges (clnne 3) Si 1 : n prend les sldes débiteurs de l'annexe 7 sans les sldes de charges (clnne 1) Nb de cprpriétaires en impayés Nmbre de cprpriétaires débiteurs vis-à-vis du syndicat [de plus 300 ] issu du calcul précédent sur le mntant des impayés. Le mntant du fnds pur travaux crrespndra au slde du cmpte lié au type d appel (1033 ) retenu ayant un type = T (cf. Fnds pur travaux Lt 1). Page 18 sur 19 Mis à jur, le 31/10/2016
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