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1 GUIDE UTILISATEUR

2 SOMMAIRE Connexion Onglet s 1. Gestion des expéditeurs 2. Gestion des s stoppés Onglet Paramètres 1. Paramètres 2. Statistiques 3. Personnalisation de l invitation

3 CONNEXION Compatible avec les OS Windows XP, Windows Vista, et Windows 7 et les packs offices 2007 ou Non compatible avec Windows 8. COMMENT SE CONNECTER À VOTRE COMPTE Chaque utilisateur dispose d un login et d un code d accès pour accéder, à partir d un navigateur web, à «l espace utilisateur». L espace utilisateur est accessible via : Vos identifiants (Utilisateur et code d accès) sont les mêmes que vos identifiants de messagerie Futur Office (adresse et mot de passe). Les navigateurs web gérés par MailinBlack V4 sont : Firefox 3, Internet Explorer 7 et 8. VOUS DISPOSEZ D UNE CASE À COCHER INTITULÉE «SE SOUVENIR DE MOI» SI CETTE CASE EST COCHÉE lorsque vous vous connectez à votre espace : - Si par la suite vous vous déconnectez en cliquant sur déconnexion, lors de votre prochaine visite dans l espace utilisateur, votre login vous sera automatiquement proposé et vous n aurez que votre mot de passe à renseigner. - Si par la suite vous quittez votre espace utilisateur sans cliquer sur le bouton déconnexion, en fermant juste le navigateur : dans ce cas lors de votre prochaine visite vous serez automatiquement connecté à votre espace utilisateur. Tant que vous n aurez pas supprimé les cookies de votre navigateur, ou tant que vous n aurez pas cliqué sur déconnexion, vous serez toujours automatiquement connecté à votre espace utilisateur et ce pendant une période d environ un an. SI CETTE CASE N EST PAS COCHÉE lorsque vous vous connectez à votre espace : - Si par la suite vous vous déconnectez en cliquant sur déconnexion, dans ce cas, tant que vous n aurez pas fermé votre navigateur votre login vous sera proposé pour la reconnexion. Par contre si jamais vous fermez votre navigateur, lors de la prochaine visite il vous faudra ressaisir login et mot de passe. - Si par la suite vous quittez votre espace utilisateur sans cliquer sur le bouton déconnexion, votre session sera conservée pendant une heure. C est à dire que vous serez automatiquement reconnecté à votre espace lors de votre prochaine visite si celle ci a lieu dans une période d une heure maximum. VOUS DISPOSEZ ÉGALEMENT DÉS LA PAGE DE CONNEXION, la possibilité de changer la langue de votre espace utilisateur. Cinq boutons cliquables représentent les 5 langues disponibles. (Français, Anglais, Italien, Espagnol, Allemand) Une fois connecté à l espace utilisateur, vous aurez toujours la possibilité de changer la langue de l interface de la même manière car les drapeaux restent accessibles au bas de la page. GUIDE UTILISATEUR DE L ANTI SPAM - CONNEXION 3

4 UN MÉCANISME DE PROTECTION EST EN PLACE POUR CONTRER LES ATTAQUES DE TYPE «BRUTE FORCE ATTACK». Le «brute force» est une technique intrusive consistant à tester de manière automatique toutes les combinaisons possibles de mot de passe pour pénétrer sur un compte. Pour éviter cela, au bout de 3 tentatives échouées de connexion, un délai d attente de 15 minutes est imposé avant de pouvoir retenter de se connecter. Il est possible d éviter le délai en renseignant correctement le captcha qui s affiche alors dans la popup. UNE FOIS IDENTIFIÉ, VOUS ÊTES CONNECTÉ À VOTRE ESPACE UTILISATEUR. Ce dernier est découpé en 2 onglets ( s et Paramètres) divisés chacun en trois parties. Il est possible pour chacun des onglets de permuter ces 3 parties à votre convenance par «Drag & Drop», vos réglages seront conservés par cookie dans votre navigateur pour vos connexions ultérieures. Lorsque vous vous connectez à votre espace utilisateur, vous arrivez directement sur l onglet s. GUIDE UTILISATEUR DE L ANTI SPAM - CONNEXION 4

5 ONGLET S 1. GESTION DES EXPÉDITEURS 1 ) EXPÉDITEURS AUTORISÉS Tous vos expéditeurs autorisés sont listés ainsi que leur origine, et l interface vous permet de les gérer. Les expéditeurs autorisés sont tous les correspondants : - à qui vous avez écrit. - qui ont été pré-autorisés par votre administrateur. - que vous avez-vous-même pré-autorisés. - que vous avez autorisés via le rapport d s stoppés. - qui ont répondu à l invitation. Vous pouvez autoriser vos contacts connus immédiatement après installation (cf. Ajouter des expéditeurs). Ainsi ils n auront pas à répondre à une invitation lors de votre première correspondance. GUIDE UTILISATEUR DE L ANTI SPAM - ONGLET 5

6 LA LISTE DES EXPÉDITEURS AUTORISÉS En cliquant en fin de ligne sur la flèche orange, un menu s ouvre pour effectuer une action sur l expéditeur concerné. Il est aussi possible de faire une action (supprimer ou bannir) pour plusieurs adresses s à la fois. Il suffit de sélectionner les adresses souhaitées dans les cases en début de ligne (ou de cliquer sur l icône «Tout» pour sélectionner la totalité des expéditeurs autorisés) puis de cliquer sur l icône de l action souhaitée. «Bannir» consiste à faire passer l expéditeur de votre liste des expéditeurs autorisés à celle des expéditeurs bannis. Les s de ces expéditeurs seront ainsi bloqués sans générer d invitations. «Supprimer» consiste à les supprimer de la liste. Ainsi lorsque ces expéditeurs vous enverront un futur message, ils recevront une invitation. Remarque : Certaines cases à cocher sont inactives : elles correspondent aux expéditeurs autorisés par votre administrateur mais vous pouvez tout de même les bannir en les ajoutant manuellement dans le module «Expéditeurs bannis». Ceci dépend de la configuration de la solution par l administrateur. Il est possible de connaitre l origine de l expéditeur grâce à une icône située en bout de ligne. Il suffit de placer le curseur sur le symbole pour en savoir plus. - Import : l expéditeur a été importé via la procédure d import massive. - Ajout manuel : expéditeur que vous avez ajouté manuellement. - Héritage : l expéditeur est hérité des listes des groupes parents de l utilisateur. - Rapport d s stoppés : expéditeur que vous avez autorisé via le rapport d s stoppés. - Invitation : expéditeur qui s est identifié via l invitation. - Message sortant : expéditeur ajouté automatiquement en white liste par SMTP sortant. - Expéditeur transféré : expéditeur initialement banni, et autorisé par la suite. D autres fonctionnalités sont aussi disponibles dans cette fenêtre : - rafraîchir la liste. - pré-autoriser un expéditeur. - faire une recherche. GUIDE UTILISATEUR DE L ANTI SPAM - ONGLET 6

7 FAIRE UNE RECHERCHE Cette fonctionnalité permet d effectuer une recherche sur l adresse des expéditeurs, sur la date de réception de l et sur les origines. Le critère de recherche peut-être une adresse complète ou partielle. - Exemples de critères possibles NB : Les adresses de la forme indiquent que toutes les adresses du domaine «nom_ de_domaine» sont autorisées (cf. Ajouter des expéditeurs). Le critère de recherche peut-être une date ou une période (grâce aux deux champs). AJOUTER DES EXPÉDITEURS AUTORISÉS Pour ajouter des expéditeurs à votre liste d expéditeurs autorisés, vous disposez de plusieurs méthodes : Ajouter un expéditeur : vous pouvez ajouter des expéditeurs un par un. Saisissez une adresse puis validez ou «EMPTY» pour les expéditeurs qui n ont pas d adresses s. Ajouter Ajouter un domaine : vous pouvez ajouter un domaine plutôt qu une simple adresse . Ajouter un domaine revient à considérer que toutes les adresses de ce domaine sont autorisées. Pour ce faire, saisissez le domaine que vous souhaitez autoriser (sous la forme«*domaine.com») puis validez. Attention, cela doit être fait avec précaution. Figure : Ajouter un (des) expéditeur(s) autorisé(s) ou un domaine Importer une liste Exporter une liste Importer des expéditeurs dans la liste des Expéditeurs autorisés : vous pouvez ajouter une liste d expéditeurs contenue dans un fichier au format texte (.txt). Le fichier ne doit contenir que des adresses s séparées par un point-virgule. Lorsque vous cliquez sur le bouton au bout du champ Fichier à télécharger, une fenêtre apparaît vous permettant de parcourir les fichiers de votre ordinateur. Exporter des expéditeurs depuis la liste des Expéditeurs autorisés : les expéditeurs sont exportés dans un fichier au format texte (.txt). Le fichier en question ne contient que des adresses s séparées par un point-virgule. Les expéditeurs sont exportés dans un format similaire à celui de l import, ce qui permet de les réimporter par la suite. GUIDE UTILISATEUR DE L ANTI SPAM - ONGLET 7

8 2 ) EXPÉDITEURS BANNIS Tous vos expéditeurs bannis sont listés ainsi que leur origine, et l interface vous permet de les gérer. Les expéditeurs bannis sont tous les correspondants : - qui étaient dans votre liste d expéditeurs autorisés, puis que vos avez bannis. - qui ont été bannis par votre administrateur. - que vous avez-vous-même ajouté ou importé en tant qu expéditeurs bannis. LA LISTE DES EXPÉDITEURS BANNIS Cette fenêtre est similaire à celle des Expéditeurs autorisés (cf. La liste des expéditeurs) en terme de fonctionnement et de fonctionnalités. La seule différence est la possibilité de convertir un expéditeur banni en expéditeur autorisé. Il est possible d obtenir des informations complémentaires sur l origine de l expéditeur grâce à un symbole situé après l adresse . Il suffit de placer le curseur sur le symbole pour en savoir plus : - Import : l expéditeur a été importé via la procédure d import massive. - Ajout manuel : expéditeur que vous avez ajouté manuellement. - Héritage : l expéditeur est hérité des listes des groupes parents de l utilisateur. - Expéditeur transféré : expéditeur initialement banni, et autorisé par la suite. Cette fenêtre permet aussi d accéder à d autres fonctionnalités supplémentaires communes à toutes les autres fenêtres. (cf. Listes des expéditeurs autorisés) AJOUTER DES EXPÉDITEURS BANNIS Figure : Ajouter un (des) expéditeur(s) autorisé(s) ou un domaine Pour ajouter des expéditeurs à votre liste d expéditeurs bannis, vous disposez des mêmes méthodes que pour l ajout d expéditeurs autorisés (cf. Ajouter des expéditeurs). Attention, bannir un domaine doit être fait avec précaution. Si vous bannissez un utilisateur déjà autorisé, ses éventuels s valides déjà reçus ne seront pas déplacés dans la queue des messages bannis. Seuls les nouveaux messages arrivant en provenance de cet expéditeur après bannissement seront transférés dans la queue des messages bannis. Si vous bannissez un utilisateur non autorisé mais qui a déjà envoyé des messages, ses s stoppés déjà reçus ne seront pas déplacés dans la queue des messages bannis. Seuls les nouveaux messages arrivant en provenance de cet expéditeur après bannissement seront transférés dans la queue des messages bannis. EXPORTER DES EXPÉDITEURS BANNIS Le même bouton d export que pour les expéditeurs autorisés existe pour les expéditeurs bannis, et le procédé reste le même. Rappel : les expéditeurs bannis sont des expéditeurs qui se sont identifiés mais dont vous ne souhaitez plus recevoir de message, il n est pas nécessaire de télécharger une liste de spammeurs. GUIDE UTILISATEUR DE L ANTI SPAM - ONGLET 8

9 2. GESTION DES S STOPPÉS Figure : s stoppés Cette fenêtre vous permet de gérer les s stoppés. C est-à-dire : - les messages en attente de réponse à l invitation - les messages infectés (c est-à-dire porteurs de virus ou autre code malveillant : spyware, trojan, etc ) - les messages en provenance d expéditeurs bannis - les spams avérés Le passage de la souris sur le sujet du mail permet d afficher dans une fenêtre les informations suivantes : - l adresse de l expéditeur - l adresse du destinataire - le sujet - la date de réception Les s stoppés sont stockés temporairement et supprimés à la fin d un délai de garde défini par votre administrateur (par défaut 30 jours). Vous n avez ainsi rien à faire : il n est pas nécessaire de «purger» ces messages car c est fait automatiquement. À l aide des cases à cocher précédant les messages ou par l icône Tout, vous pouvez sélectionner ceux que vous désirez récupérer ou supprimer, autoriser les expéditeurs ou bannir les expéditeurs en cliquant sur les boutons correspondants. L icône, située en bout de ligne, permet d afficher un menu dans lequel vous pourrez, pour le message concerné : «Récupérer l », «Supprimer le message», «Autoriser l expéditeur» et «Bannir l expéditeur». Il est aussi possible d autoriser le domaine d un stoppé depuis la liste des s stoppés. D une manière générale, la fenêtre des s stoppés offre d autres fonctionnalités comme la mise à jour de la liste et la possibilité de faire une recherche : - Recherche : cette fonctionnalité permet d effectuer une recherche sur l adresse des expéditeurs, des destinataires, sur le sujet du message, la date de réception du mail et le type du mail. Les critères de recherche peuvent être complets ou partiels. Pour revenir à l affichage des s stoppés cliquer sur l icône «Annuler la recherche». GUIDE UTILISATEUR DE L ANTI SPAM - ONGLET 9

10 ONGLET PARAMÈTRES 1. PARAMÈTRES Ce module vous propose plusieurs informations sur votre compte et plusieurs fonctionnalités. 1 ) ADRESSE PRINCIPALE Cette fonctionnalité vous donne comme information votre login, votre prénom et votre nom, le groupe auquel vous appartenez et votre adresse principale. Les utilisateurs dont le compte est géré par annuaire LDAP n ont pas accès à cette fonctionnalité, car leur mot de passe est géré par l annuaire LDAP. Figure : Code d Accès Figure : Adresse Principale 2 ) ALIAS Cette fonctionnalité vous rappelle tous vos alias (adresses secondaires) et vos listes de diffusion. Figure : Alias 4 ) LANGUE L Espace Utilisateur peut être affiché dans la langue que vous désirez parmi les langues disponibles. Lors du changement de langue, un message vous demandera si vous voulez la définir comme la langue par défaut de votre espace utilisateur. Si Ok, la langue choisi sera celle par défaut et le message du rapport d s stoppés sera dans la langue définie, si Annuler L Espace Utilisateur sera dans la langue choisie seulement le temps de la session et n aura aucun impacte sur le reste. 3 ) CODE D ACCÈS Cette fonctionnalité, lorsque vous y avez accès, vous donne la possibilité de modifier le code d accès (mot de passe) à votre espace utilisateur personnel. Figure : Choix de la langue GUIDE UTILISATEUR DE L ANTI SPAM - ONGLET PARAMÈTRES 10

11 5 ) FRÉQUENCE DU RAPPORT D S STOPPÉS QU EST-CE QUE LE RAPPORT D S STOPPÉS? C est le rapport des s stoppés qui est envoyé par mail et qui se présente sous la forme de deux listes : - Les expéditeurs qui ont répondu à l invitation depuis la réception du dernier rapport émis. - Les s qui ont été stoppés et pour lesquels les expéditeurs n ont pas répondu à l invitation. «La liste des expéditeurs identifiés : elle permet d éventuellement bannir les expéditeurs qui se sont identifiés, mais dont on ne souhaite plus recevoir de message à l avenir. Pour ce faire il suffit de cliquer sur l icône «Bannir l expéditeur» à droite de l adresse . L expéditeur banni sera ajouté à la liste des expéditeurs bannis. «La liste des s stoppés : celle-ci présente l expéditeur et le sujet de chacun des s stoppés. Il est possible d effectuer deux actions concernant ces s : «Récupérer l » et «Récupérer l et autoriser l expéditeur» Lorsque l on clique sur l icône «Récupérer l », on récupère l correspondant, sans toutefois autoriser l expéditeur. Lorsque l on clique sur «Récupérer l et autoriser l expéditeur», on autorise un expéditeur et l on récupère tous les s qu il vous a envoyé, encore présents dans la quarantaine des s stoppés. Lorsque l on effectue l une ou l autre des actions, le navigateur internet s ouvre pour confirmer l action. LES PARAMÈTRES Il est possible de définir la fréquence et l horaire de réception du ou des rapports d s stoppés (fenêtre «Paramètres», «Fréquence du rapport d s stoppés»). Figure : Paramètre du rapport d s stoppés Fréquences disponibles : - Jamais : pas d envoi. - Une fois par semaine : choisissez le jour et l heure d envoi. - Une fois par jour : choisissez l heure d envoi. - Deux fois par jour : choisissez les heures d envoi. - Trois fois par jour : choisissez les heures d envoi. - Six fois par jour : choisissez les heures d envoi. Attention, il est interdit de paramétrer plusieurs envois au même moment. Remarque : si aucun mail n est stoppé et qu aucun expéditeur ne s est identifié (depuis le dernier rapport), le rapport n est pas envoyé. GUIDE UTILISATEUR DE L ANTI SPAM - ONGLET PARAMÈTRES 11

12 2. STATISTIQUES Pour accéder au module Statistiques, cliquez sur l onglet Paramètres. Figure : Module Statistiques CONTACTS : Ici sont affichés les 10 derniers expéditeurs autorisés et les expéditeurs bannis. En position droite, le module Statistiques en affiche seulement 5 de chaque. Figure : Contacts GUIDE UTILISATEUR DE L ANTI SPAM - ONGLET PARAMÈTRES 12

13 3. PERSONNALISATION DE L INVITATION Le message d invitation est géré et rédigé par votre administrateur, via sa console, et est identique à tous les salariés de la société et bénéficiant de l option Mail In Black. Vous pouvez personnaliser votre message en intégrant votre photographie. Il est néanmoins possible d avoir un message spécifique, rapprochez vous de votre administrateur. GUIDE UTILISATEUR DE L ANTI SPAM - ONGLET PARAMÈTRES 13

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