Retours d expériences de constitution de base de données Graphiques

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1 Retours d expériences de constitution de base de données Graphiques Groupe SNI Marc Guillaumin Responsable projets patrimoine DSI Groupe SNI

2 Présentation générale Chronologie 2003 : refonte complète du système d information des ESH (SA HLM) de province (13 sociétés de à logements) 1400 collaborateurs présents dans toute la France et logements 2004 : Choix des progiciels sur AO européen Prem pour la comptabilité, la Gestion locative, la gestion de la dépense technique et le prévisionnel, ABYLA pour la constitution de la donnée graphique bâtiments et terrains intégrant l Ile de France 2004 : Paramétrages, définition de la granulométrie de description, collecte des plans et données patrimoniales et organisation de la saisie externalisés, mise en production 2006 : 1 ère société logements 2007 : premier prévisionnel 2008 : Toute la base patrimoniale est constituée pour toutes les sociétés Volumétries utilisateurs via le Web logements (compris IdF) m² bâtis, m² terrains Coûts d acquisition Progiciel : TTC Plans terrain & bâtiment : 60 TTC moyen du logement soit environ 0.40 HT du m² saisi

3 Volumétrie détaillée des ESH de province Société Logements Logements Total Nb Bâtiments Nb Bâtiments Nb Bâtiments Nb Bâtiments familiaux RS Logements collectifs individuels autres RS Total Bâtiments Nb équipements SHOB SHON SHA Coligny LPN NLA NLCL NLE NLM NLP SAMO SHB SHAB SHRA TOTAL SHRA + SHAB

4 Réflexions en amont & objectifs Pourquoi se doter d une base graphique patrimoniale? Contexte réglementaire et normatif Normes IFRS et les composants Mise en œuvre de stratégie patrimoniale à moyen terme voire long terme Développement durable Transparence et pilotage de la dépense technique avec l optimisation des charges Projet d entreprise Volonté de connaître sa matière première pour tous les services des sociétés en organisant la connaissance du patrimoine afin d assurer une meilleure gestion des missions et une gestion dynamique du patrimoine. Intégrer les services technique dans un système global et unique de l entreprise en faisant disparaître les multiples Excel et autres logiciels propres aux collaborateurs Gains de productivité, de fiabilité et de «coût» technique Quelle analyse préalable? Etudier les intégrations entre le logiciel graphique et l ERP PREM de l entreprise Les données physiques plans & alphanumérique doivent être accessibles et manipulées pour tous les processus de l entreprise Mettre en place des procédures de mise à jour des données le plus automatisé possible en fonction des actions métier dans l entreprise Manipulation aisé des plans (impression, diffusion & intégration) Avoir la possibilité d exporter sous tous formats (BIM IFC, dxf, dwg ) dans les processus de rénovation Décrire le patrimoine et localiser les équipements «physiquement» en s émancipant des modèles de description hérités de la gestion et de la comptabilité Administrer en interne les données

5 Quels usages Travaux, GE-GR Extraire les plans au format papier, BIM IFC, DXF, DWG, EMF, PDF comme support d étude pour la maîtrise d œuvre et réintégration après travaux, Prévisionnel Prévisionnel : alimentation des données descriptives issues des plans (natures, grandeurs, états ) Processus d État des lieux Extraire des plans du logement concerné ainsi qu une liste ou un tableau des équipements comme support à la visite En retour de visite, mise à jour des états en fonction des relevés Gestion des surfaces SHON, SHOB, SU, surfaces assurées (exclusion des vendus) Suivi des entreprises et de réception de travaux Comparaison entre les devis quantitatifs fournis par les entreprises et les quantités extraites de la base de données Abyla. Gestion des alarmes de garantie décennale ou biennale Gestion de la sécurité Établissement des plans d évacuation avec localisation des équipements de sécurité Localisation, état et caractéristiques techniques des ascenseurs Gestion foncière Processus d acquisition et de session des parcelles Processus de fusion ou d éclatement des parcelles Connaissance des plans de sites et des plans cadastraux Exports et imports Sous forme de tableaux, exports Excel, fichiers texte et plans thématiques en couleur

6 Mise en œuvre Quel processus a été choisi? Urbanisation des SI : métier, fonctionnalités, applicatifs et infrastructure Expression des besoins : groupe de travail de 40 personnes, démarche participative AO européen progiciel et prestation de saisie Une personne pivot par société et administrateur des données Quels ont été les critères de choix du ou des prestataires? Références et expérience

7 Mise en œuvre Comment la solution a été mise en œuvre? Initialisation de la base de données Constitution et envoi des dossiers patrimoniaux Contrôle des dossiers Rejet OK Vérification de la saisie Saisie des plans OK Rejet Fiabilisation ABYLA BEA Synchronisation ABYLA / PREM ESH

8 Fiabilisation et utilisation courante Fiabilisation du prévisionnel en trois campagnes Le 1er niveau de fiabilisation donne un prévisionnel ne tenant pas compte des durées de vie et des états des équipements. Il s appuie uniquement sur les équipements et les quantités figurant sur les plans au moment de la saisie. Le 2ème niveau de fiabilisation donne un prévisionnel tenant compte des durées de vie mais pas des états des équipements. Il s appuie sur tous les équipements présents dans les plans. Le 3ème niveau de fiabilisation donne un prévisionnel complet. Fiabilisation pour le processus de l entretien courant Interopérabilité entre la chaîne financière et la gestion technique La création des bons de commande est facilitée, via l affichage des plans, par la sélection graphique des équipements. Seuls les équipements présents dans les plans sont récupérés avec leurs quantitatifs respectifs et leur géo localisation. Les équipements manquants sont saisis manuellement. Au retour, l ERP facilite la modification des plans dans Abyla en fonction des types d actions menés par le bon de commande (création d équipement, remplacement à l identique ) et, suivant le cas, la modification est automatique.

9 Mise en œuvre Quelles ont été les difficultés et les points de vigilance que vous avez circonscrits? Arbitrages sur le niveau de description souhaité et des composants bâtiment à manipuler Intégration fonctionnelle et informatique délicate entre logiciels métiers due en partie aux notions de «bâtiments» qui diffèrent entre les métiers financiers, locatif et technique Définitions : qu est ce qu un site, un corps de bâtiment et mise en corrélation de ces notions (problèmes de codification) Interopérabilité inexistante : travail sur les zones d échange via services web Sur les exports BIM IFC : peu de prestataires les utilise ou les connaisse Quelle a été l implication des collaborateurs? Implication soutenue et de nouvelles fonctions sont apparues en terme d administration des données

10 Mise en œuvre Quels impacts en matière d organisation des compétences? Emergence d un métier d administrateur «métier» de la base de connaissance Utilisation permanente et facilité du plan pour tous les collaborateurs Vente, demande, baux locatifs, relation client Le système interopérable informatiquement a accompagné, voire provoquer, l interopérabilité dans les services qui travaillent transversalement aujourd hui Quels ont été les besoins de formation? Formation légère sur le progiciel ABYLA pour les 12 relais dans les sociétés Accessibilité aux plans via Web suffisamment intuitif pour faire de la communication et non de la formation

11 Bilan Quelles utilisations? Tous les objectifs sont atteints, quelques exemples : Les plans sont utilisés par le service commercial : vente et demandes de logements Par le service gestion locative avec les baux, les états des lieux ou les thématiques d occupation Par le centre de relation client pour préciser la localisation des interventions Par les services techniques Rénovation & Maîtrise d ouvrage pour les directions construction Bon de commande pour le service technique entretien courant Pour la gestion des contrats & des sinistres Le prévisionnel est fiable sur 15 ans simulé sur 30 ans Indirectement par les services financiers avec la gestion des composants et les arbitrages budgétaires annuels Les collaborateurs techniques sont sur le même système informatique que l ensemble des acteurs et sont totalement intégrés dans tous les processus transversaux Quelles organisations pour l exploitation des données? 1 administrateur central et 1 adjoint de la base ABYLA Ces deux personnes assurent aussi une mission d assistance fonctionnelle auprès des 1000 utilisateurs ( une dizaine de demandes d assistance par mois environ) et la relation avec l éditeur (versionning, implémentation de nouveaux modules ) 1 personne relais par société

12 Prise de recul Quels sont les processus de mise à jour? Export/import pour les nouveaux programmes et les rénovations Au flux des commandes avec automatisation informatique de la mise à jour des équipements concernés dès que la prestation est payée (date de dernier renouvellement = date système de facturation) Y a-t-il des points bloquants? Dialogue IFC avec les prestataires extérieurs (très peu de maîtres d œuvre ou BET l accepte) Un retour sur investissement? La connaissance fine de son patrimoine (métrés, état ) a permis après études d estimer à 7% par an le gain sur le budget de maintenance 5 logements Devis initial Correction métrés Economie réalisée TOTAL

13 Préconisations Quels conseils donneriez vous à ceux qui souhaitent s engager dans une démarche similaire? Bien définir les exploitations souhaitées dans différents processus d exploitation Prendre le temps de bien définir les axes d intégration avec l ensemble des systèmes informatiques existants dans l entreprise Ne pas faire les plans pour les plans Etre très clair sur les composants bâtiments nécessaires afin de bien calibrer sa granulométrie de description Imposer les IFC en imports et exports tout en gardant bien à l esprit que l on peut recréer de l interopérabilité avec d autres produits en attendant la généralisation des usages de la norme ISO IFC Etre accompagné et soutenu par la direction pour faire de cette démarche un projet d entreprise