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1 livret d accueil NOM/Prénom Adresse électronique Numéro téléphone direct Numéro téléphone IP

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3 Table des Matières 1. Mot de bienvenue L Agence universitaire de la Francophonie (AUF)... 6 A. Institution...6 B. Organisation...7 C. Instances Dès votre arrivée Où trouver les informations et les outils utiles A. sur les questions de personnel de l Agence...10 A.1. Annuaire des employés...10 A.2. Représentation du personnel...10 A.3. Règles administratives...11 A.3.a. Statut du personnel...11 A.3.b. Règlement intérieur...11 A.3.c. Missions...11 A.3.d. Cadre budgétaire...11 A.4. Evaluation...12 A.5. Politique de reconnaissance du personnel...12 A.6. Formation...12 B. sur votre environnement de travail...12 C. sur la communication interne et externe...13 C.1. Communication interne...13 C.2. Communication externe...14 D. sur les projets de l Agence...14 D.1. Cadre décennal...14 D.2. Directions scientifiques...14 D.3. Programmation quadriennale...14 D.4. Outils de suivi et d information...15

4 1. Mot de Bienvenue Bienvenue à l Agence universitaire de la Francophonie. Bienvenue dans cette Agence qui rayonne dans plus de 90 pays, mettant en oeuvre des projets inventifs au service de la communauté universitaire francophone. L Agence est une équipe dynamique, performante, à l écoute des besoins de ses membres ; son savoir-faire est reconnu depuis un demi-siècle. Cette reconnaissance n a été et ne sera possible que grâce à l implication de chacun dans la défense et la promotion des valeurs de l Agence : excellence et solidarité. Souhaitant que vous trouviez votre place parmi nous, je vous encourage à valoriser vos compétences, à les développer, à les partager et à les mettre au service du développement et de la consolidation d un espace scientifique francophone solidaire. J espère que ce petit guide vous permettra d appréhender vos nouvelles fonctions en toute sérénité et que le poste qui vous est confié sera bénéfique pour votre développement personnel et professionnel. Bernard Cerquiglini 4 mot de bienvenue

5 livret d accueil 5

6 2. L Agence universitaire de la Francophonie (AUF) A. Institution L Association des universités partiellement ou entièrement de langue française (AUPELF) a vu le jour en 1961, à l initiative de Jean-Marc Léger et André Bachand, respectivement journaliste au quotidien montréalais Le Devoir et directeur des relations extérieures de l Université de Montréal, avec l appui de Mgr Irénée Lussier, alors recteur de l Université de Montréal. Après une phase de consolidation ( ) qui voit la poursuite et le développement du travail en réseau et la mise en place des premiers réseaux institutionnels, l Agence entre dans une phase de forte expansion ( ), au cours de laquelle sont créés plusieurs bureaux régionaux. En 1989, l AUPELF acquiert le statut d opérateur direct du Sommet de la Francophonie. En 1993, elle devient l AUPELF-UREF (UREF pour Universités des réseaux d expression française). L AUPELF-UREF prend le nom d Agence universitaire de la Francophonie (AUF) en avril 1998, lors de l assemblée générale de Beyrouth. Cette nouvelle appellation fait clairement état de son statut d institution de la Francophonie institutionnelle, conformément aux dispositions de la Charte de la Francophonie de 1997 ( ). Aujourd hui, l Agence universitaire de la Francophonie (AUF) est présente sur tous les continents, avec près de 430 agents répartis dans 66 implantations rattachées à 9 bureaux, 774 établissements membres répartis dans plus de 90 pays. Partenaire des établissements d enseignement supérieur et de recherche qui ont choisi le français comme langue d enseignement, elle propose des programmes de coopération visant à soutenir la recherche et l enseignement en français. La vocation de l Agence est de contribuer à la construction et à la consolidation d un espace scientifique en français en : favorisant la coopération scientifique, formant de futurs acteurs du développement, soutenant la recherche et l excellence, partageant l expertise. Chaque année, elle distribue environ bourses dans le cadre de son programme de mobilités. Elle dispose d un budget annuel de 40 millions d euros environ grâce à l intervention des gouvernements (France, Canada, Canada-Québec, Communauté française de Belgique, Suisse, Cameroun, ainsi que d autres Etats du Sud qui mettent à notre disposition des locaux et du personnel). Les bureaux régionaux, en étroite liaison avec les directions scientifiques ( ), ont pour mission de mettre en oeuvre la programmation quadriennale de l Agence, dans le strict respect du cadre stratégique décennal de la Francophonie. 6 L Agence universitaire de la Francophonie (AUF)

7 B. Organisation Pôles et services supports DIRECTION SERVICES CENTRAUX Paris / Montréal Finances Informatique Institutionnel Logistique Ressources humaines Communication recteur, vice-recteurs, secrétaire générale BUREAUX REGIONAUX Directions scientifiques Directions scientifiques Direction de la langue et de la communication scientifique en français Direction du renforcement des capacités scientifiques Direction de l innovation pédagogique et de l économie de la connaissance Bureaux régionaux et instituts Des antennes, délégations, instituts et des campus numériques francophones sont également rattachés aux bureaux régionaux ( ) Bureau Afrique centrale et des Grands Lacs (BACGL) Institut Panafricain de la Gouvernance Universitaire (IPAGU) Bureau Afrique de l Ouest (BAO) Bureau des Amériques (BA) Bureau Asie-Pacifique (BAP) Institut de la Francophonie pour l Informatique (IFI) Institut de la Francophonie pour la Médecine Tropicale (IFMT) Délégation Caraïbe Institut Aimé Césaire Bureau Europe centrale et orientale (BECO) Institut de la Francophonie pour l Administration et la Gestion (IFAG) Bureau Europe de l Ouest et Maghreb (BEOM) Bureau Moyen-Orient (BMO) Bureau Océan Indien (BOI) Institut de la Francophonie pour l Entrepreneuriat (IFE) Les organigrammes de l ensemble des services de l AUF sont consultables à partir des liens auf/article40.html et livret d accueil 7

8 C. Instances Outre la programmation quadriennale, les activités conduites par l Agence sont suscitées et encadrées par les instances de gouvernance suivantes : Assemblée générale Cet organe souverain réunit tous les quatre ans l ensemble de ses établissements membres et détermine la politique générale de l Agence. Présidence Le président de l AUF, actuellement M. Yvon Fontaine, est élu par l assemblée générale. Il préside l assemblée générale, le conseil associatif et le conseil d administration qu il convoque sur des ordres du jour fixés en accord avec le recteur de l AUF. Conseil associatif Ce conseil a pour mission de fédérer les établissements membres de l Agence autour de ses projets et de ses objectifs, en renforçant notamment la solidarité entre eux. Conseil d administration et bureau du conseil d administration Il est composé de représentants universitaires et de représentants des États et gouvernements contributeurs. Il est chargé de l administration de l AUF, dans le respect de la politique générale définie par l assemblée générale. Conseil scientifique Cet organe consultatif est compétent en matière de qualité académique et d évaluation des projets de l Agence. Comité de gestion du fonds universitaire de coopération et de développement Ce comité, placé sous la présidence du recteur de l Agence, est chargé d assurer le financement des actions de coopération et de solidarité associative. Pour prendre connaissance des statuts de l Agence, rendez-vous sur accueil.html Les relevés de décision des différents conseils sont consultables sur l intranet, rubrique «Affaires institutionnelles», à partir du lien 8 L Agence universitaire de la Francophonie (AUF)

9 3. Dès votre arrivée... Vous devez remettre à la DRH (ou au délégué RH de votre implantation) les documents administratifs officiels confirmant votre situation de famille et vos ayants-droit un relevé d identité bancaire ou, à défaut, un chèque annulé deux photos d identité La DRH (ou le délégué RH de votre implantation) doit vous remettre votre contrat de travail à parapher et à signer, en trois exemplaires la description actualisée de votre poste (validée par la DRH et le directeur du bureau), accompagnée des objectifs prioritaires les statuts de l AUF le statut du personnel la grille locale de rémunération et le tableau des emplois de référence l organigramme de votre service (bureau régional, direction, pôle) la note descriptive du régime d assurance collective (local) la note administrative sur le régime des congés annuels la note administrative sur l évaluation annuelle des personnels l ensemble des notes relatives aux règles locales particulières (règlement intérieur, dispositions légales, etc.) L ensemble de ces documents peut également être consulté à partir du lien livret d accueil 9

10 4. Où trouver les informations et les outils utiles... A. sur les questions de personnel de l Agence A.1. Annuaire des employés L annuaire des employés est consultable à partir du lien Cet annuaire vous permet de connaître les coordonnées complètes de vos collègues (implantation, adresse, coordonnées téléphoniques, etc.). Les organigrammes fonctionnels sont consultables à partir du lien accueil.html. La nomenclature des emplois, la grille salariale générique de classement hiérarchique et les valeurs des points d indice locaux sont consultables à partir du lien section «Politique de rémunération - employés locaux». Vous devez remettre à la DRH (ou au délégué RH) une photo (format passeport sur fond blanc) en vue de sa publication dans l annuaire des employés consultable sur l intranet (http://intranet.auf/rubrique46.html) Vous disposez également d un certain nombre de listes de diffusion générales, géographiques, par métiers, etc., telles que : : cette liste vous permet de diffuser une information à l ensemble des employés (liste non modérée) : cette liste vous permet de diffuser une information à l ensemble des employés (liste modérée) : liste destinée aux directeurs de bureaux régionaux : liste destinée aux responsables des CNF Vous trouverez l ensemble des listes de diffusion existantes sur le lien https://listes.fr.auf.org/mailman/listinfo A.2. Représentation du personnel L ensemble du personnel est représenté au Conseil d administration de l Agence par deux employés (un du Sud et un du Nord). Ces deux représentants sont des membres de droit du conseil d administration et sont élus pour un mandat de quatre ans. La note de procédure relative à cette élection est consultable à partir du lien Par ailleurs, les employés de chaque région élisent également leur représentant pour un mandat de quatre ans. Les bilans et comptes rendus des réunions des représentants du personnel au CA sont consultables à partir des liens et 10 Où trouver les informations et les outils utiles...

11 Les modalités et les règles de vote et d éligibilité sont consultables à partir du lien uploads/d representants-regionaux-2011.pdf. Certaines implantations ont l obligation de disposer d une représentation du personnel, comme, par exemple, l implantation parisienne, qui dispose d un Comité d établissement (CE) et d un Comité d hygiène et de sécurité des conditions de travail (CHSCT). A.3. Règles administratives A.3.a. Statut du personnel Le statut du personnel, applicable à tous les personnels de l Agence rémunérés par celle-ci ainsi qu aux personnels mis à disposition ou détachés auprès de celle-ci (sous réserve des particularités de leur statut propre), a été mis à jour en décembre La nouvelle version de ce statut est consultable à partir du lien A la même section, vous trouverez également la charte de bon usage des ressources informatiques, électroniques et numériques. Cas particulier des expatriés Un guide pratique à l intention des personnels expatriés est disponible sur le lien article38.html. A.3.b. Règlement intérieur Certaines implantations possèdent un règlement intérieur. Ce règlement vous sera remis dès votre arrivée. A.3.c. Missions Les voyages et missions sont régis par une politique et des procédures administratives précises que vous pouvez consulter à partir du lien Les documents liés aux missions du personnel (autorisation de mission et note de frais) sont téléchargeables à partir du lien Ce lien propose également un formulaire de demande d assurance, chaque personne effectuant un déplacement pour l Agence (employé, expert extérieur, boursier, etc.) devant impérativement être assurée. A.3.d. Cadre budgétaire Un système de gestion intégré (CODA) permet le suivi budgétaire et comptable des activités de l Agence en assurant un traitement de l information uniforme et harmonisé sur un périmètre mondial. La gestion de l Agence par ce système permet une restitution au regard des budgets et de la comptabilité, en lien avec les indicateurs qualitatifs des programmes. Ainsi, le système CODA est un outil de gestion financière dans lequel sont injectées toutes les données budgétaires et comptables liées au personnel, aux projets et aux frais généraux. Les budgets de chaque entité sont arbitrés dans le cadre de conférences budgétaires annuelles et validés par le conseil d administration pour être ensuite intégrés dans CODA. (Attention : certaines implantations ne disposent pas directement de CODA mais d une passerelle de consultation «Reflets WEB» (cf ci-dessous)). «Reflets WEB» est un portail qui vous permet d accéder à toutes les données financières de l Agence (rapports budgétaires, données de référence, états financiers, etc.). Ces données sont extraites de CODA. Si votre implantation est reliée à CODA, vos commandes (matériel, titre de transport, ouvrages, etc.) devront faire l objet d une demande dans CODA, volet «Achats». De nombreux documents sont consultables à partir du lien détaillant ces livret d accueil 11

12 procédures. Des formations CODA sont offertes aux employés devant utiliser cet outil. A.4. Evaluation Chaque année, l ensemble du personnel de l Agence est soumis à une procédure d évaluation. Outre le fait que cette évaluation permet de faire le bilan de l année écoulée, elle est également l occasion d un échange ouvert de l employé avec son évaluateur et permet de fixer des objectifs pour l année à venir. C est également à cette occasion que l employé fait part de ses besoins en formation, en relation avec les objectifs fixés. Le guide de procédure de l évaluation des personnels ainsi que l ensemble des documents relatifs à l évaluation sont consultables à partir du lien A.5. Politique de reconnaissance du personnel L Agence dispose également d une politique de reconnaissance du personnel en utilisant différents moyens tels que les promotions, les primes exceptionnelles, la reconnaissance non pécuniaire, etc. Cette politique est étroitement liée à celle de l évaluation du personnel. A.6. Formation L Agence s est dotée d une politique de formation continue afin, d une part, de répondre aux besoins de ses employés et, d autre part, d adapter leurs compétences aux différents métiers (gestion de projets, etc.). Elle établit chaque année un plan de formation. Certaines formations sont mises en oeuvre avec le concours d organismes de formation. En outre, certaines formations proposées aux bénéficiaires des actions de programme de l AUF sont également ouvertes au personnel de l AUF (TRANSFER, FOAD, etc.) L ensemble de ces formations est consultable à partir du lien B. sur votre environnement de travail Politique en matière de logiciels Depuis quelques années, cette politique est tournée vers le «logiciel libre». Cette nouvelle politique a notamment permis une meilleure maîtrise des coûts d achat de licences. Pour le détail de la politique logicielle, rendez-vous sur le lien Poste de travail L AUF met à votre disposition un poste de travail standard sous Linux Ubuntu connecté au réseau d entreprise et à l internet. Au-delà des logiciels communs et spécifiques pour certains métiers, un menu intégré permet de naviguer à l intérieur des principaux services en ligne de l AUF. Messagerie et messagerie instantanée Vous avez la possibilité de consulter votre messagerie depuis n importe quel poste connecté à internet. Cette fonctionnalité vous sera très utile lors de vos déplacements. Pour connaître l adresse du système de votre implantation, rendez-vous sur le lien https://courriel.auf.org/horde3/imp/login.php L Agence dispose d un système de messagerie instantanée qui vous permet de discuter en direct avec un ou plusieurs collègues. Les informations utiles sont disponibles sur le lien A partir du lien vous avez également accès à d autres fonctionnalités telles que la gestion des messages d absence. 12 Où trouver les informations et les outils utiles...

13 Téléphone IP L Agence s est récemment dotée d un système de téléphonie par internet. Ce système, pour des raisons d économie, est à privilégier par rapport au système de téléphonie classique, pour les communications avec vos correspondants dans l ensemble des implantations de l Agence. Un guide d utilisation est consultable à partir du lien Visioconférence Afin de faciliter la communication entre les employés basés dans les différentes implantations, un système de visioconférence est mis à leur disposition (dans la majorité des implantations). Ce système permet en outre de réduire le nombre de missions. Un guide d utilisation est disponible dans chaque implantation équipée de ce système. Systèmes d information L Agence a récemment mis en place un «Comité de pilotage des systèmes d information (COSI)», composé de responsables de l administration des ressources informatiques (ARI), de la direction des ressources humaines (DRH), de directeurs scientifiques, d administrateurs de bureaux régionaux, etc., sous l autorité de la secrétaire générale. Ce comité a pour mission de recenser et de prioriser les besoins des utilisateurs, notamment dans le cadre de la programmation quadriennale et de la gestion par projets, de déterminer les solutions et les outils les mieux adaptés à ces besoins et de décider de leur installation et de leur utilisation. Assistance informatique Un centre d assistance informatique a été mis en place en Le site org/ accessible par internet présente l ensemble des ressources disponibles aux utilisateurs ; l adresse électronique unique est : Espace collaboratif Des outils de partage de l information pour le travail en équipe offrant diverses fonctionnalités-métiers sont disponibles dans l ensemble des campus numériques francophones et des implantations de l Agence. Pour en avoir connaissance et y accéder, il convient de contacter votre responsable informatique local. C. sur la communication interne et externe Le service communication est en charge de la communication externe et interne de l Agence. A ce titre, il a pour mission d aider les implantations à élaborer des plans et des actions de communication et les outils qui les accompagnent. Il veille au développement et à l application de la politique de communication définie par le recteur. Il apporte son soutien aux chargés de communication des implantations dans leurs actions de communication. Il est également en liaison permanente avec l attachée de presse du recteur et intervient dans tous les grands événements de l Agence. C.1. Communication interne Intranet commun à toutes les implantations : Chaque implantation dispose d un intranet local, souvent appelé «J:» Lettres d information La direction diffuse régulièrement des lettres d information interne destinées à l ensemble du personnel de l Agence. Ces lettres sont consultables à partir du lien Certains bureaux régionaux et services de l Agence diffusent également des lettres d information. livret d accueil 13

14 C.2. Communication externe Revue de presse et communiqués de presse Chartes éditoriale et graphique Site institutionnel : Réseaux sociaux Publications Affiches, brochures, cartes, objets promotionnels, logos Le lien vous permet d accéder à tous ces documents. D. sur les projets de l Agence D.1. Cadre décennal La cadre stratégique décennal de la Francophonie, adopté en 2004, définit quatre missions autour desquelles sont organisées les actions de l Agence. Ces missions sont : la promotion de la langue française, de la diversité culturelle et linguistique la promotion de la paix, de la démocratie et des droits de l Homme l appui à l éducation, à la formation, à l enseignement supérieur et à la recherche le développement de la coopération au service du développement durable et de la solidarité D.2. Directions scientifiques La direction de la langue et de la communication scientifique en français met en oeuvre des projets de soutien au développement de la langue française (appui à l enseignement et à l apprentissage du français, soutien à la production, à la diffusion et à l enseignement des connaissances scientifiques en français, coordination de projets de recherche, de formation et de réforme des cursus dans les thématiques des langues, des littératures, des cultures et des didactiques, etc.). Pour en savoir davantage : La direction du renforcement des capacités scientifiques est en charge de la coordination des politiques scientifiques, en relation avec les bureaux régionaux et les directions scientifiques (montage de projets, suivi, évaluation). Elle utilise les dispositifs tels que les mobilités, horizons francophones, les campus numériques francophones, les instituts, les réseaux institutionnels, etc. Pour en savoir davantage : La direction de l innovation pédagogique et de l économie de la connaissance soutient l utilisation des technologies de l information et de la communication dans l enseignement supérieur et la recherche. Pour en savoir davantage : Les directions scientifiques, en collaboration avec les directions régionales, sous l autorité du vice-recteur à la politique scientifique, sont chargées de la mise en oeuvre de la programmation quadriennale. Elles sont appuyées par les pôles support et les services centraux et locaux. D.3. Programmation quadriennale L Agence est passée d une programmation annuelle, imposée par le rythme budgétaire et peu adaptée à des actions de plus longue durée caractéristiques de l enseignement supérieur et de la recherche, à une 14 Où trouver les informations et les outils utiles...

15 programmation quadriennale (http://www.auf.org/l-auf/nos-directions-scientifiques/accueil.html). La programmation quadriennale actuelle ( ) a été préparée sous la responsabilité du rectorat en associant de multiples équipes de l Agence. Depuis sa publication, en décembre 2009, elle a été enrichie et adaptée, sous la coordination du vice-rectorat à la politique scientifique. La programmation quadriennale est organisée suivant : trois objectifs stratégiques (autour des établissements membres, autour de la communauté scientifique francophone et autour des individus eux-mêmes) : soutenir les stratégies de développement des établissements membres, faire de la communauté scientifique francophone une référence sur la scène internationale, faire émerger une génération d enseignants, de chercheurs, d experts et de professionnels, acteurs du développement, sept thématiques prioritaires : connaissance de la Francophonie développement durable et bien-être des populations : lutte contre la pauvreté et innovation en santé publique économie de la connaissance environnement, eau, énergie et climat état de droit, démocratie et société expertise et innovation pour l enseignement supérieur langue française, diversité culturelle et linguistique La programmation quadriennale repose sur la mise en oeuvre d une «démarche-projet» (objectifs, publics, activités, suivi, etc.) non seulement pour les activités scientifiques et thématiques mais aussi pour les activités administratives et associatives de l Agence. Les projets représentent dorénavant le coeur des activités de l Agence. Ils regroupent les activités et instruments traditionnels ou nouveaux de l Agence, mis au service d objectifs spécifiques. D.4. Outils de suivi et d information Portail P4 Ce portail est à la fois un outil de consultation et de suivi des projets où il est possible de consulter les objectifs stratégiques, les thématiques, les objectifs spécifiques auxquels sont rattachés les projets ( projets-p4.auf.org/ ). SQI Il s agit d un outil de collecte des indicateurs quantitatifs d activité des projets. Une campagne de collecte est lancée trois fois par an, dans la période qui précède les réunions des instances et la remise des rapports aux contributeurs. A partir des données collectées dans SQI et autres systèmes d information, des rapports factuels et chiffrés sont élaborés et font référence aussi bien à l interne qu auprès des instances de l AUF et de ses contributeurs. Ces rapports sont consultables à partir du lien SIGMA Il s agit d un outil de gestion des candidatures introduites dans le cadre des mobilités. Savoirs en partage Cet outil d information propose un répertoire dans lequel les chercheurs francophones souhaitant s impliquer dans les projets de l Agence peuvent s inscrire, un agenda scientifique, des appels d offres scientifiques, etc. Lien : livret d accueil 15

16 Bienvenue Dernière mise à jour : 28 février 2011Lien vers ce document :

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