Publipostage Microsoft Office Word 2007

Transcription

1 Bonjour, les explications suivantes sont destinées à vous apprendre à réaliser sous Word ce que ce logiciel appelle le publipostage. Prenons l exemple suivant : vous faites partie d une entreprise qui a 20 clients. Vous souhaitez leur envoyer à chacun une lettre personnalisée pour leur annoncer que vous réalisez des promotions de fin d année. Une fois le message mis en forme, vous devez faire figurer sur votre lettre (et aussi bien sûr sur les enveloppes) les coordonnées de vos destinataires. Or, pour ne pas créer 20 lettres différentes en ne changeant que les coordonnées de la personne, Word propose de créer un document unique où vous indiquerez à quel endroit doivent apparaître les coordonnées de vos clients. Ces coordonnées auront été préalablement saisies dans une base de données type Access et lors de l impression, Word placera les coordonnées de chacun de vos clients sur les 20 feuilles qui seront alors personnalisées. Le publipostage donc consiste en la personnalisation des documents. 1) Création de la base de données ) Insertion des champs dans Word ) Aperçu des documents personnalisés Ce sommaire contient des liens cliquables pour se rendre plus facilement dans chaque partie du document. Remarque : les illustrations de ce document ont été capturées à partir de Microsoft Office Étant donné les différences importantes entre l interface de ce logiciel et ses versions précédentes, c est plutôt la marche à suivre qu il faut retenir si vous n êtes pas possesseur de la dernière version. 1

2 1) Création de la base de données Premièrement, il faut mettre en forme les coordonnées des clients de manière ordonnée pour que le logiciel puisse les récupérer facilement. Pour cela, on crée une base de données dans Microsoft Office Access. Le fait de créer une base de données externe donne plus de flexibilité en matière d édition et de correction des données. Une fois Access lancé, on clique sur Nouveau, puis sur Base de données vide. On la nomme et on sélectionne l emplacement de sauvegarde. 2

3 Dans cette base de données, une table est créée automatiquement. Cependant, on cherche à personnaliser cette table pour entrer des noms de champs qui correspondent aux informations contenues dans les coordonnées de nos contacts. On fait un clic droit sur le mot table et on passe en mode création qui permet d éditer les champs de la table. 3

4 On ne s affole pas, l affichage change, on va remplir la colonne Nom du champ avec les infos dont on a besoin : Nom_societe, Adresse_ligne_1, Adresse_ligne_2, Boite_postale, Code_postal, Ville. Laissez la colonne Type de données en format texte, puisqu on va saisir du texte. Il est recommandé de ne pas faire figurer d accent, d espace ou de lettres particulières du type î. On place deux lignes pour l adresse pour deux raisons. Premièrement parce qu une adresse peut être longue et avoir deux lignes de texte ; la seconde raison tient au fait que les informations saisies dans les champs seront affichées dans Word sur une ligne par champ. On ne peut pas répartir un champ sur deux lignes. 4

5 On passe en mode Mode Feuille de données et on enregistre la table au passage. Nous y voilà. Dans cette table, on retrouve les champs saisis tout à l heure. On va donc remplir les colonnes avec les coordonnées de nos contacts. Voici les adresses fictives de trois sociétés que nous allons rentrer dans la base de données. Société Maçonnerie 12, chemin des grues BP Cachan Société Plâtrerie 5, allée des chênes Arcueil Société Chauffage Rue des genêts Impasse des bosquets Paris 5

6 On place les informations dans la table et on enregistre la base de données régulièrement (pour ne pas perdre son travail). On enregistrer la table et on ferme la base de données. Le travail préliminaire sur la base de données est terminé. Access est un logiciel fort puissant qui permet de lancer des requêtes entre des tables possédant des liens ; on peut retrouver quelle personne a emprunté quel ouvrage et à telle date dans la gestion d une bibliothèque. Nous n avons utilisé ici que des fonctionnalités de base du logiciel mais elles nous suffisent. Au paragraphe suivant, on va voir comment insérer les champs dans Word pour qu il les reconnaisse et puisse les exploiter. 6

7 Remarque : si on ne possède pas Access, Word peut générer une table afin d y stocker vos informations. Pour cela, on sélectionne Entrer une nouvelle liste dans le menu déroulant de l icône Sélection des destinataires. Word crée alors une table où vous pouvez saisir vos données. Le bouton Nouvelle entrée ajoute une ligne au tableau pour saisir un contact supplémentaire. Le bouton Supprimer l entrée efface la ligne sélectionnée. Le bouton Personnaliser colonnes permet de modifier les titres des colonnes. 7

8 2) Insertion des champs dans Word C est maintenant que vont apparaître les principales différences d interface entre Word 2007 et les précédentes versions. Onglet Publipostage sous Word. L interface change radicalement d avec Word 2000/XP, 2002 et 2003 mais les mêmes fonctions sont disponibles dans les anciennes versions de Word. La version 2007 offre l avantage de disposer sous les yeux de l utilisateur toutes les commandes courantes sans avoir à naviguer dans des menus. L aide a aussi été repensée et les informations qui s affichent dans les infos bulles sont très complètes. Le changement d interface est compensé par la facilité d utilisation. On ouvre Word. On peut choisir de mettre en forme son texte en premier lieu ou bien de le faire ensuite. Dans notre cas, on va faire comme si les contacts saisis devaient être placé en haut à droite de la feuille, comme dans toute lettre d adressant à quelqu un ou à une société (expéditeur en haut à gauche, destinataire en haut à droite). Dans le ruban de Word, on clique sur l onglet Publipostage. Dans le menu déroulant de l icône Sélection des destinataires, on clique sur Utiliser la liste existante pour faire appel à la base de données créée plus haut. 8

9 On localise la base de données Access contenant les contacts. On valide. Rien ne se passe en apparence mais le logiciel a repéré cette base de données pour y prendre source lors de l insertion des champs. Dans l onglet Insérer un champ de fusion, on insère le champ voulu pour recomposer l adresse du contact. 9

10 On a alors la présentation suivante dans le document. On s aperçoit que le mot Ville et est en gris et entre guillemets. Ce surlignage gris dans Word permet de montrer que c est un champ, mais ici un champ au sens de Word. Explication : dans Word, une table des matières, tables des illustrations, numéros de pages, sont des champs. Il s agit d un contenu paramétrable et actualisable. La définition est un peu différente du champ rencontré dans Access. Les guillemets indiquent que la source du champ n est pas contenue dans le document mais dans un autre fichier. Les numéros de page et autre champs classiques de Word ne sont pas entre guillemets. L activation de l icône Champs de fusion en surbrillance place tous les champs du document en surbrillance, c est à dire les surligne de gris. C est pratique pour repérer du premier coup d œil les champs présents à l écran mais ceux ci ne s imprimeront pas surlignés de gris. Remarque : le fait de déplacer la base de données dans le disque dur de l ordinateur peut affecter les champs et ceux ci ne seront plus reconnus dans Word puisqu on a modifié l emplacement de la base de données qui servait de source. Autres fonctions : L icône Modifier la liste des destinataires permet d exclure certains destinataires de la liste de publipostage. La ligne de salutation permet d inclure dans le document une personnalisation de la salutation : Cher Martin, Cher Julien,... en paramétrant le prénom dans ce cas. On peut définir des règles pour supprimer un champ si celui ci est vide : si le champ Boite_postale est vide dans Access, on peut demander à Word de ne pas le faire figurer et de supprimer cette ligne ce qui évite d avoir une ligne vide au milieu du texte. 10

11 3) Aperçu des documents personnalisés Avant d imprimer le document, on peut en avoir un aperçu. On clique sur le bouton Aperçu des résultats. Cela permet d afficher, contact par contact les documents qui seront imprimés. Voici un exemple basé sur celui donné en introduction. Les coordonnées de la société ont été introduites par publipostage. L icône Terminer et fusionner permet soit d enregistrer un exemplaire différent de chaque lettre, un par destinataire ou d imprimer les exemplaires personnalisés du document. Il a été ici question surtout de destinataires mais on peut bien sûr adapter le principe à d autres données : pour réaliser des enveloppes nominatives, pour personnaliser un en tête pour distribuer le même document à divers départements d une entreprise, L adresse suivante contient un tutoriel plus complet et orienté vers les gens qui possèdent Office 2000/XP ou 2002 ou php# 11