L offre American Express Cartes aux Entreprises Publiques et Privées. Présentation dans le cadre l ACSEL conférence B2B sur les moyens de paiement

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1 L offre American Express Cartes aux Entreprises Publiques et Privées Présentation dans le cadre l ACSEL conférence B2B sur les moyens de paiement 8 mars 2012 Cécile Gonne-Victoria Confidentiel: Ce document est la propriété d'american Express. Toute copie ou distribution de ce document en dehors d'american Express est strictement interdite. Les exemples de rapports et les visuels présentés dans ce document sont non contractuels, et fournis exclusivement à titre d'exemple. R

2 2 Agenda Ordre du jour Introduction Carte Affaire Carte Achat Carte Logée / Voyagiste Meeting Carte Carte à usage unique - Vpayment

3 4 Des solutions de paiement adaptées à chaque dépense Frais professionnels Achats hors production & frais généraux Achats stratégiques Une expertise reconnue dans l optimisation de la gestion des frais professionnels Une large gamme de solutions pour optimiser les achats hors production et générer de nouvelles économies Un savoir-faire en solutions financières pour sécuriser vos transactions et renforcer les relations avec vos fournisseurs Solutions individuelles et centralisées pour les frais de déplacements les billets d avion et de train les réunions/séminaires les locations de voiture les hôtels Solutions centralisées pour les fournitures de bureaux les expéditions de colis l informatique les télécommunications le travail temporaire Solutions centralisées pour les achats pour revente vos fournisseurs stratégiques partenaires d American Express

4 L offre American Express Corporate Les Cartes Affaires Confidentiel: Ce document est la propriété d'american Express. Toute copie ou distribution de ce document en dehors d'american Express est strictement interdite. Les exemples de rapports et les visuels présentés dans ce document sont non contractuels, et fournis exclusivement à titre d'exemple. R

5 6 Les Cartes Corporate sont habituellement utilisées pour régler les frais de déplacements Crées dans les années 60 par American Express pour accompagner les voyageurs des grandes entreprises Américaines dans leurs déplacements. Billets d avion Billets de train Hôtellerie & Restauration

6 7 Les bénéfices des Cartes Corporate Générer des économies Différé de paiement gratuit de 43 jours en moyenne Gain de temps et réduction des coûts liés au traitement administratif Négociation de meilleures conditions auprès des fournisseurs Faciliter le contrôle Accompagner vos collaborateurs Améliorer votre visibilité sur l ensemble des dépenses de votre entreprise. Visualisez toutes les dépenses de votre entreprise par collaborateur, par catégorie, par fournisseur. Flexibilité et praticité grâce à l utilisation de la Carte pour tout type de dépenses professionnelles. Programme de fidélisation individuelle, gain de points ou Miles à chaque dépense. Des voyages en toute sérénité grâce aux assurances.

7 La Carte d Achats Confidentiel: Ce document est la propriété d'american Express. Toute copie ou distribution de ce document en dehors d'american Express est strictement interdite. Les exemples de rapports et les visuels présentés dans ce document sont non contractuels, et fournis exclusivement à titre d'exemple. R

8 9 American Express et la carte achat Depuis 1994, American Express s investit dans le domaine des achats hors production Lancement de la Carte d achat aux États-Unis en 1994 Lancement en Europe en 1995 Précurseur dans le domaine de la récupération de la TVA basée sur des factures électroniques Extension mondiale: Dans 24 pays (dont 10 en Europe) Plusieurs milliers de clients Plus d un demi-million de fournisseurs affiliés Plusieurs milliards de dollars de transactions traitées chaque année France agrément par les autorités fiscales en 1999

9 valeur de la commande PROGRAMME D OPTIMISATION 10 Les achats visés par la carte d achat La carte d achat sert principalement à la gestion des achats indirects Biens et services courants n entrant pas dans la chaîne de valeur. Tendance à la dispersion. Parfois qualifiés de non stratégiques. Exemples de familles : Intérim, gestion des déchets, formation, chariots élévateurs, marketing, fournitures de bureau, produits d entretien.. Immobilisations Ponctuels Indirect Achats stratégiques Fréquence d achats Frais généraux

10 11 La carte d achat : un outil de facturation et de paiement électronique La carte d achat est une solution de paiement dédiée aux fortes volumétries de factures ou aux familles d achats peu adaptées aux commandes dans un ERP (ex : intérim). La carte d achat inclut : Une limite par transaction (toujours) Une limite mensuelle (toujours) Une liste de fournisseurs référencés (en option) Une restriction par industries (ex : achat web) Pas de cash (toujours) Une utilisation multi-pays (en option) Un seul prélèvement quelque soit le nombre de cartes La carte achat peut être nominative, logée par département, logée par entité juridique, logée chez le fournisseur

11 12 Le schéma de flux Client Fournisseurs 1. Commande / mail, fax, e-procurement 3. Livraison du bien Reporting Fichier d intégration des données : CAR Dématérialisation fiscale

12 13 Détails des transactions en Carte d Achat Niveau 1: Données Facturette Date Nom du fournisseur et N ID Montant de la transaction Niveau 2 : Données Facturette et TVA Date Nom du fournisseur et N ID Montant HT Montant TTC Niveau 3 : Données de détail ligne article Données de facture Numéro de commande du fournisseur Référence de la facture Numéro de commande du client Centre de coût du client Référence client (Ex : N Marché/Contrat) Numéro de référence du client Montant net total de la facture Montant total des taxes Montant brut total de la facture Données d article Code produit Description de l article Quantité Unité de mesure Valeur nette de l article Taux de TVA / exemption Taxes sur l article Valeur brute de l article Code marchandise

13 14 Economie de processus traitement de la facture Etapes de traitement : Commande => Paiement Coût traitement traditionnel Coût du traitement via Carte Achat Réception de la facture Traitement des erreurs, litiges commerciaux ou administratifs Réconciliation Paiement TOTAL Economie = 14.6 / transaction* * Source : étude accenture 2007

14 15 Les bénéfices clients Achats Comptabilité Reporting structuré et homogène Une vision multi-sites Outil au service de la politique Achat Respect de la politique Achat Relation fournisseur non polluée par des problématiques de règlement de facture Intégration automatique des données en comptabilité (chorus) Automatisation du paiement via le prélèvement automatique Dématérialisation des factures Contrôle de Gestion Utilisateur de la carte 1 seul paiement mensuel Provisions pour charge grâce l outil de reporting. en Affectation des dépenses par centre de coûts Simplification du contrôle de dépenses Allègement de la charge administrative liée à la création de commande Peu de changement dans son expression de besoin auprès des fournisseurs

15 16 Les bénéfices fournisseurs Commercial L augmentation du respect de la politique d achats se traduit par une augmentation du volume d affaires du fournisseur. Economies de process Paiement beaucoup plus rapide et sûr, gain de trésorerie. Les coûts de gestion des impayés sont considérablement diminués. Les rapports détaillés fournis par American Express, déchargent le fournisseur d une partie du reporting spécifique pour ses clients. Le réglement des litiges diminue de 50%.

16 La Carte Voyagiste / Carte Logée Confidentiel: Ce document est la propriété d'american Express. Toute copie ou distribution de ce document en dehors d'american Express est strictement interdite. Les exemples de rapports et les visuels présentés dans ce document sont non contractuels, et fournis exclusivement à titre d'exemple. R

17 18 Une Carte d Achats de Niv3 dédiée aux Voyages Une solution Compte Logé innovante pour une gestion optimale Un système de facturation centralisée qui regroupe toutes vos dépenses de billetterie (avion, train...) consolidées dans un relevé détaillé Compte logé dans votre Agence de Voyages et au niveau de la Chambre de compensation des compagnies aériennes (pas de carte plastique) Vous fonctionnez de la même manière pour toutes vos réservations mais effectuez un paiement unique et centralisé à American Express

18 19 Gestion de la billetterie voyages avec la solution Carte logée Client 1 Commandes Agence de Voyages Air Billets 2 5 Validation et Approbation Réception / Distribution (manuelles) Validation par le voyageur (papier) Approbation hiérarchie (papier) Réconciliation Intégration du fichier électronique Carte logée dans l ERP 6 envoi Factures Relevé unique Carte logée 3 et fichier 4 Relevé unique Carte logée Paiement unique sur relevé 4 6 et fichier Paiement unique sur relevé Détails des transactions American Express Carte Low cost Train Stockage papier Gestion des litiges éventuels

19 Page No 1 NOUVELLES DEPENSES Numéro de compte 374,999,999,999,999 Tel Service BTA Agence de Voyages Agence Y Date du relevé 08/04/2006 Tel Agence de Voyages XX.XX.XX.XX.XX Numéro du relevé Devise = EUR Date Départ Voyageur Référence Fournisseur/ MONTANT MONTANT Numéro Facture Destination Ref 1 Ref 2 TVA du relevé Numéro billet HT TTC SNCF DV Grenoble 27/06/2006 LADOIT/PIERRE Finance Transaction trai Grenoble 27/06/2006 LADOIT/PIERRE Finance Frais de livrais Grenoble 27/06/2006 LADOIT/PIERRE Finance Transaction air Toulouse 02/06/2006 BRIGUET/NOELLE Vente AF Toulouse 02/06/2006 BRIGUET/NOELLE Vente Transaction air Strasbourg 03/06/2006 PAZE/MIREILLE Juridique AF Strasbourg 03/06/2006 PAZE/MIREILLE Juridique BA Geneva 07/06/2006 DEFUIS/EMILE Vente Transaction air Geneva 07/06/2006 DEFUIS/EMILE Vente Frais de modific Geneva 07/06/2006 DEFUIS/EMILE Vente Sous-total pour : nouvelles dépenses 1, PROGRAMME D OPTIMISATION 20 Les 3 niveaux d économies possibles avec la Carte logée Complexité des processus % d économies Relevé mensuel paramétrable Paiement consolidé Différé (45 jours) De 20 à 40 % d économies supplémentaires Dématérialisation fiscale Intégration de fichiers de facturation Réconciliation automatique Suppression des archives papier Réduction des litiges paiement Compte Carte Voyages d'affaires - Relevé Société XZ Coûts initiaux Coûts avec Carte Logée Niveau 1 Niveau 2 Coûts Carte Logée + Démat. de factures Niveau 3 Economies Source : Département Consulting données recueillies auprès de clients American Express

20 21 Offrez une protection à vos collaborateurs Les voyageurs dont les billets sont réglés au moyen du Compte Carte Voyages d Affaires bénéficient automatiquement de l Assurance Accidents de Voyages d Affaires. Si le voyageur est également titulaire de la Carte Corporate American Express, il bénéficie également de: L Assurance Incidents de Voyages L Assurance Bagages et Biens Personnels Et du Service d Assistance téléphonique Global Assist

21 L offre American Express Corporate Corporate Meeting Card Confidentiel: Ce document est la propriété d'american Express. Toute copie ou distribution de ce document en dehors d'american Express est strictement interdite. Les exemples de rapports et les visuels présentés dans ce document sont non contractuels, et fournis exclusivement à titre d'exemple. R

22 23 40% des entreprises sont incapables d identifier les dépenses liées à l organisation de réunions et séminaires Dépenses pour l organisation d un événement? Dépenses Multifournisseurs / Ponctuelle Source: Business Travel News, Client Survey 2001 AXP/Meeting Professional International (MPI) Future Watch Survey 2004

23 24 La Corporate Meeting Card simplifie le paiement et la réconciliation des factures 1 Le fournisseur envoie un devis détaillé pour approbation par le client Fournisseurs Client 2 Le client règle avec sa Corporate Meeting Card 4 American Express envoie un relevé mensuel unique au client. 3 American Express paye le fournisseur sous 5 jours

24 25 La Corporate Meeting Card vous aide à gagner en visibilité et contrôle sur vos frais de réunions et séminaires Générer des économies Des données spécifiques sur vos réunions et séminaires pour vous aider dans la négociation avec vos fournisseurs. Suppression des paiements multiples unique règlement mensuel à American Express Faciliter le contrôle Plafond de dépenses possible par titulaire de Carte ou par département Suivi des encours et dépenses facturées en ligne Accompagner vos collaborateurs Récapitulatif de toutes les dépenses liées à l organisation d événements sur un même relevé. Assurance couvrant tous les participants à l événement.

25 La carte à usage unique : vpayment Confidentiel: Ce document est la propriété d'american Express. Toute copie ou distribution de ce document en dehors d'american Express est strictement interdite. Les exemples de rapports et les visuels présentés dans ce document sont non contractuels, et fournis exclusivement à titre d'exemple. R

26 27 La Carte à usage unique («vpayment») exemple pour le paiement des Hotels

27 28 Flux intégrés Off Line / Online

28 29 Bénéfices de la Solution Offre d hôtels élargie: - Garantie et règlement à J+5 sur un TPE standard - Agence de voyages: un plus grand nombre d hôtels accepte le plein crédit - Plate-forme de réservation: accès aux hôtels hors GDS et à des tarifs négociés Visibilité totale sur les dépenses d hôtellerie Respect de la politique d hébergement Capacité de négociation améliorée Un moyen de paiement centralisé à la disposition des voyageurs fréquents et occasionnels Plus besoin de laisser son numéro de carte personnel pour garantir la réservation, ou un numéro de carte société Paiement sécurisé, réconciliation garantie entre commande et facture Contrôle strict des dépenses (limitation du montant de chaque débit) Règlement à J+45 en moyenne (par rapport à la date de check out) Intégration comptable facilitée Affectation par référence analytique automatisée Flux dématérialisés

29 30 Des solutions de paiement adaptées à chaque dépense Frais professionnels Achats hors production & frais généraux Achats stratégiques Une expertise reconnue dans l optimisation de la gestion des frais professionnels Une large gamme de solutions pour optimiser les achats hors production et générer de nouvelles économies Un savoir-faire en solutions financières pour sécuriser vos transactions et renforcer les relations avec vos fournisseurs Solutions individuelles et centralisées pour les frais de déplacements les billets d avion et de train les réunions/séminaires les locations de voiture les hôtels Solutions centralisées pour les fournitures de bureaux les expéditions de colis l informatique les télécommunications le travail temporaire Solutions centralisées pour les achats pour revente vos fournisseurs stratégiques partenaires d American Express