Service de Messagerie Evoluée Option Mail to Fax

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1 Service de Messagerie Evoluée Option Mail to Fax Guide Administrateur

2 1. COMMENT ACCEDER AU BACK OFFICE LE SERVICE MAIL TO FAX CONFIGURATION DU QUOTA PERSONNALISE D UN UTILISATEUR CREATION DES COMPTES UTILISATEURS MAIL TO FAX SUIVI DES COMPTES MAIL TO FAX MODIFICATION DES PARAMETRES D UN COMPTE MAIL TO FAX DESACTIVATION / REACTIVATION / SOLDE D UN COMPTE MAIL TO FAX Désactiver un compte Réactiver un compte Solder un compte OPTION DE PERSONNALISATION DES ENTETE DE VOS FAX... 11

3 1. Pour administrer le service de Mail to Fax, vous devez vous connecter au Back Office de la Messagerie Evoluée. Pour rappel, le Back Office de la Messagerie Evoluée est accessible sur cette page Web : Un identifiant et un mot de passe administrateur vous seront nécessaires pour pouvoir vous connecter dans votre espace d'administration. Ces paramètres vous sont communiqués par le Service Clientèle de Completel au moment de l'ouverture du service. Veuillez vous retourner vers notre service clientèle en cas de perte votre password administrateur de messagerie ou bien en cas de problème de connexion au service Back Office / AdminMail.

4 2. Le service Mail to Fax permet d envoyer des Fax directement depuis vos boites aux lettres. Vous avez souscrit auprès de Completel à un forfait Mail to Fax de X points, qui vous permet d envoyer, pour l ensemble des utilisateurs du service, Y pages de fax par mois calendaire. Pour chaque Mail to Fax envoyé, votre forfait sera décompté d un certain nombre de points. Ce nombre de points dépend du nombre de pages de fax envoyées et de la destination du fax. Pour un fax envoyé en France métropolitaine, 1 page de fax = 1 point décompté du forfait Pour un fax envoyé hors France métropolitaine, 1 page de fax = 2 à 20 point décomptés du forfait, selon la destination. Le détail par destination est disponible en Annexe. Il n y a pas de report de points possible d un mois sur l autre. Chaque début de mois, le forfait est réinitialisé. Vous pouvez augmenter la valeur de ce forfait à tout moment en cours de mois, en vous adressant à votre Ingénieur Commercial Completel. Vous devez impérativement découper ce forfait global et affecter un forfait personnalisé (ou quota) à chaque boite aux lettres bénéficiant du service Mail to Fax (voir paragraphe 3). NOTA : SCIM ou pas? Completel propose ce service sous deux formes : Service Mail to Fax couplé à un compte de Messagerie Evoluée. Dans ce cas les fax seront envoyés qu à partir de boites aux lettres évoluées Completel. Service Mail to Fax couplé à une messagerie client externe. Dans ce cas les fax seront envoyés à partir des boites aux lettres externes du propre serveur du client. Dans ce cas présent, nous qualifions le service Mail to Fax de type «SCIM» Il n est pas possible par contre de faire un «mix» des deux services, il faudra créer alors deux services de Mail to Fax indépendant (l un SCIM, l autre non)

5 3.!""# " Connectez vous au Back Office Completel («adminmail») comme pour la gestion de votre compte de Messagerie Evoluée. Sélectionnez votre domaine de Messagerie, le menu de Gauche apparaîtra. Si vous avez bien souscrit au service Mail to Fax, de nouvelles entrées apparaîtront dans ce menu : $$ "! " " " Sélectionnez dans le menu de gauche le formulaire suivant : Mail2Fax -> Création Dans ce formulaire vous allez pouvoir configurer les paramètres du service Mail to Fax pour une boîte aux lettres donnée. Etapes : 1. Entrez le nom de la boite aux lettres évoluée désirée 2. Spécifiez le quota de pages (= nombre de points) que vous souhaitez allouer à cette boite 3. Vous pouvez aussi préciser une date d expiration du service pour ce compte (optionnel) 4. Vous devez aussi préciser jusqu'à quelle zone géographique ce compte aura le droit d émettre des Fax. 5. Validez enfin en cliquant sur le bouton «Créer le compte Mail2Fax» Vous venez d activer le service Mail to Fax sur la boite sélectionnée.

6 NOTA : Dans le cas d un service Mail to Fax de type SCIM (donc depuis des boites aux lettres externes), le formulaire de configuration est de la sorte : Dans ce type de formulaire vous avez la possibilité de saisir la boite aux lettres que vous voulez. Répétez ensuite cette opération pour l ensemble de vos autres boites aux lettres pour lesquelles vous souhaitez activer le service, dans la limite de votre quota global. Vous retrouvez en permanence l état de votre quota global libre et alloué dans la partie haute de ce même formulaire : NOTA : En cliquant sur le «numéro» de la zone, vous pouvez visualiser les pays ou numéros spéciaux auxquels cette zone correspond : %

7 Ces zones géographiques correspondent aussi au nombre de points (= de pages) qui vont être retirés du forfait de l utilisateur à chaque envoi d une page réelle vers cette zone géographique. Exemple : Envoi d une page vers la zone 3 => 3 points seront décomptés du quota de ce compte. Exemple : Envoi de 3 pages vers la zone 2 => 2 x 3 = 6 points seront décomptés du quota de ce compte. Zone 1 : France Zone 2 : Zone Euro approximativement Zone 3 : Canada, Etats Unis et reste de l Europe Zone 5 : consultez en ligne les différents zones Zone 10 : consultez en ligne les différents zones Zone 20 : consultez en ligne les différents zones $$ "! " Ou bien Sélectionnez dans le menu de gauche le formulaire suivant : Mail2Fax -> Gestion. Dans ce formulaire vous allez pouvoir effectuer des recherches concernant ce que vous avez configuré pour votre service Mail to Fax. Entrez le nom d une boite et cliquez sur «Rechercher» pour afficher les informations sur ce compte Laissez le champs «Nom de boite» vide et sélectionnez directement «Rechercher» pour afficher la liste de l ensemble de vos boites bénéficiant du service Mail to Fax. &

8 Dans ce formulaire vous retrouvez donc l ensemble de vos comptes Mail to Fax. Au niveau des 3 dernières colonnes, vous pouvez visualiser l état du quota de chacun de vos comptes : «Qu» : indique le quota déjà utilisé par ce compte. «Qa» : indique le quota alloué pour ce compte. (Qu < Qa) «Qr» : indique si ce compte à un quota renouvelable en début de mois (par défaut toujours «Y»). $$ "!( "#! Dans le formulaire de suivi des comptes Mail to Fax, cliquez sur la boite aux lettres concernée. Le formulaire suivant apparaît : '

9 Vous pouvez ainsi changer les paramètres de ce compte avec les même options que lors de sa création. $$ *" +, +#! Dans le formulaire de suivi des comptes Mail to Fax, l de rattachement peut être suivi de : (d) -> signifie que le compte est Désactivé. (s) -> signifie que le compte est Soldé. Ainsi dans le formulaire de suivi des comptes mail to fax, vous avez la possibilité de : Désactiver un compte Réactiver un compte Solder un compte $$$*"! Un compte Mail to Fax désactivé signifie que la valeur de son forfait est toujours active, mais que le compte ne peut pas utiliser le service. Utilisez cette option pour désactiver temporairement le compte Mail to Fax d un utilisateur. 1. Sélectionnez un compte et cliquez sur le bouton «Désactiver» 2. Cliquez sur «OK» pour confirmer la désactivation. NOTA : Si un compte Mail to Fax à quota avec renouvellement mensuel est désactivé, son quota de page ne sera pas renouvelé en début de mois suivant. $$$,! 1. Sélectionnez un compte déjà «désactivé» et cliquez sur le bouton «Réactiver» 2. Cliquez sur «OK» pour confirmer la désactivation. Le compte repassera à l état actif, et l utilisateur pourra à nouveau utiliser le service. )

10 $$$! Un compte soldé signifie que son Quota Alloué («Qa») est soldé et donc passe à la même valeur que son Quota Utilisé du moment («Qu»). Les points ainsi soldés sont libérés vers le crédit de points non affectés du quota global. Ils peuvent donc être affectés à un autre compte du service Mail to Fax. L utilisateur du compte soldé ne peut plus utiliser le service Mail to Fax. 1. Sélectionnez un compte et cliquez sur le bouton «Solder» 2. Cliquez sur «OK» pour confirmer la désactivation. Lors du renouvellement des quotas mensuels, tous les comptes soldés seront supprimés! -

11 4.!!"" ". " Veuillez contacter votre commercial Completel pour de plus amples précisions sur cette option.

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