Article 22 de la loi Informatique et Libertés n du 06 janvier 1978 modifiée par la loi du 06 août 2004 et relative à

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1 REGISTRE DES TRAITEMENTS Du 14 février 2017 Article 22 de la loi Informatique et Libertés n du 06 janvier 1978 modifiée par la loi du 06 août 2004 et relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés Article 47 du décret n du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi n du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

2 Registre des traitements - Sommaire Sommaire PREAMBULE Traitement n 1 : Général : Fichier de candidatures version Traitement actif Traitement n 2 : APM version Traitement actif page 2/7

3 Registre des traitements - PREAMBULE est et sera amenée à mettre en œuvre des traitements de données à caractère personnel, automatisés ou non. doit, dans ce cadre et comme tout organisme en France, se conformer à la loi N du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi N du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l égard des traitements de données à caractère personnel. Pour rappel, une donnée personnelle permet d identifier une personne physique de manière directe ou indirecte. L ensemble des traitements de données à caractère personnel de ont été recensés dans le présent registre. Pour chacun des traitements automatisés, le registre précise les données suivantes : Les nom et adresse du responsable du traitement et, le cas échéant, de son représentant; La ou les finalités de traitement ; Le ou les services chargés de le mettre en oeuvre ; La fonction de la personne ou le service auprès duquel s'exerce le droit d'accès et de rectification ainsi que leurs coordonnées ; Une description des catégories de données traitées, ainsi que les catégories de personnes concernées par le traitement ; Les destinataires ou catégories de destinataires habilités à recevoir communication des données ; La durée de conservation des données traitées. La liste est actualisée en cas de modification substantielle des traitements en cause. Elle comporte la date et l'objet de ces mises à jour au cours des trois dernières années. Notre Correspondant Informatique et Libertés (Aubert Gareau) est joignable aux coordonnées suivantes : Adresse courriel : jatton@actecil.fr Le Correspondant Informatique et Libertés tient la liste à la disposition de toute personne qui en fait la demande. Le responsable des traitements peut subordonner la délivrance de cette copie au paiement d'une somme, dont le coût n excèdera pas le coût de la reproduction. page 3/7

4 Registre des traitements - Traitement n 1 : Général : Fichier de candidatures version Traitement actif Nom et adresse du responsable Nom et fonction du responsable France M. Gareau Aubert (CIL) - CIL Date de mise en œuvre : 1 septembre 2015 Finalité principale : Le traitement permet la collecte et la gestion d'informations nominatives dans le cadre d'opérations de recrutement. Détails des finalités du traitement: Service chargé de la mise en oeuvre : Fonction de la personne ou du service auprès duquel s exerce le droit d accès : Catégories de personnes Nombre approximatif de personnes concernées Catégories de données Données concernées : Destinataire(s) Durée de conservation : Le traitement permet : - La réception de CV et candidatures spontanées ou faites suite à une offre d'emploi - L'instruction des candidature - La convocation aux entretiens - L'évaluation des candidats (via des entretiens, tests de connaissances/compétences, exercices - à préciser) et l'annotation de CV - La sélection d'un(e) candidat(e) sur des critères objectifs Les résultats obtenus aux test restent confidentiels. Service informatique Service juridique - Candidats - Données personnelles - Données sur la vie professionnelle Données personnelles - Coordonnées personnelles (facultatif) - Nom - Photographie (facultatif) - prénom - Chef du service recrutant - Employeur - RH 2 ans après le dernier contact avec le candidat. Le dossier de candidature est conservé dans le dossier salarié si le candidat est recruté. Données concernées : Les dossiers des candidats ne donnant pas satisfaction sont supprimés immédiatement. Données sur la vie professionnelle - Appréciation des aptitudes professionnelles - Aptitude au poste de travail (apte ou inapte) - Compétences professionnelles de l'employé - CV - Diplôme - Évaluation des connaissances et des formations - Expériences professionnelles page 4/7

5 Registre des traitements - Destinataire(s) Durée de conservation : Mise à jour: - Langues étrangères pratiquées - Lettre de motivation - Observations et souhaits - Chef du service recrutant - Employeur - RH 2 ans après le dernier contact avec le candidat. Le dossier de candidature est conservé dans le dossier salarié si le candidat est recruté. Les dossiers des candidats ne donnant pas satisfaction sont supprimés immédiatement. 1 septembre :13: Activé 1 septembre :12: Création d'un traitement à partir d'un modèle page 5/7

6 Registre des traitements - Traitement n 2 : APM version Traitement actif Nom et adresse du responsable Nom et fonction du responsable France M. Gareau Aubert (CIL) - CIL Date de mise en œuvre : 1 septembre 2002 Finalité principale : - Assistance informatique dans l'exercice des missions du CIL - Gestion des traitements du client en cas de prestation CIL externe Logiciel de mise en conformité à la loi Informatique et Libertés Détails des finalités du traitement: Service chargé de la mise en oeuvre : Fonction de la personne ou du service auprès duquel s exerce le droit d accès : Catégories de personnes Nombre approximatif de personnes concernées Catégories de données Données concernées : Destinataire(s) - Flux RSS CNIL - Suivi des actions récentes pour l'utilisateur par l'utilisateur - Journalisation des accès et actions réalisées dans l'outil - Aperçu des actions et tâches définies pour l'utilisateur - Gestion de l'organisation - Gestion des intervenants (logiciel et/ou traitements) - Gestion des droits et des rôles pour les utilisateurs du logiciel - Suivi des entreprises 'sous-traitantes- - Mise en place et suivi de l'organisation structurelle - Outil de gestion et de cartographie des traitements de données à caractère personnel - Génération du Bilan - Génération du registre - Gestionnaire de tâches et d'actions - Messagerie Service juridique - Autres: Fournisseur - Autres: Sous-traitant - Clients - Salariés - Données personnelles Données personnelles - APM : Adresse - APM: Courriel - APM: Fax. - APM: Fonction - APM: Groupe - APM: Identifiant - APM: Mobile - APM: Nom - APM: Prénom - APM: Tel. - APM: Titre - Autorité de contrôle - Direction Générale - Service Audit - Service CIL - Suppression de l intervenant quand celui-ci a quitté l organisme client. (Déclencheur : action de suppression de l intervenant par l utilisateur - action manuelle) - Suppression 5 ans après la désactivation du sous-traitant (le sous-traitant page 6/7

7 Registre des traitements - Durée de conservation : Mise à jour: n est plus coché «actif» - Déclencheur : décoche de la case «actif» par l utilisateur - action manuelle) - Un intervenant supprimé ne doit plus apparaitre dans la fiche de structure (Déclencheur : action de suppression de l intervenant par l utilisateur - action manuelle) - Fiche registre conservée 3 ans après sa date de clôture dans le registre puis archivage possible pendant 10 ans.la fiche activée ou clôturé ne doit plus être modifiable! (Le nom du responsable de traitement, CIL ou contact doit être conservé jusqu à suppression définitive).déclencheur : clôture d un traitement (action manuelle) - Possibilité d éditer un bilan annuel pendant au minimum 5 ans (Déclencheur : Tâche sélectionnée comme terminée à 100% - action manuelle) - Obligation de conservation du bilan pendant 5 ans. Les actions terminées sont conservées de manière non modifiable pendant 5 ans à compter de la date de leur clôture (Déclencheur : étape sélectionnée comme terminée - action manuelle) - Le nom de l expéditeur ou destinataire dans la messagerie est anonymisé à partir de son départ de l organisme (Déclencheur : action de suppression de l intervenant par l utilisateur - action manuelle) 1 septembre :15: Activé 1 septembre :15: Création d'un traitement à partir d'un modèle page 7/7