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Paule Bureau
il y a 6 ans
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Date de la version : Poste tenu par : Responsable hiérarchique : Le Chef d Agence 1) DENOMINATION DU POSTE : DESCRIPTION DE POSTE Assistante de gestion d Agence Solidarité et Famille Grade et filière

1 Date de la version : Poste tenu par : Responsable hiérarchique : Le Chef d Agence 1) DENOMINATION DU POSTE : DESCRIPTION DE POSTE Assistante de gestion d Agence Solidarité et Famille Grade et filière REDACTEUR TERRITORIAL / ADMINISTRATIVE 2) LES RELATIONS : A) Place dans l institution Rattachement hiérarchique PÔLE SOLIDARITES DIRECTION AGENCE ACCUEIL LOCALISATION Action Médico- Sociale Territorialisée RESIDENCE ADMINISTRATIVE Dijon Siège Agence 9 rue Marie Curie Dijon Liaisons fonctionnelles transversales (Infra et inter-service, interdirection ) Intra Pôle Solidarités, Autres pôles et directions du Conseil Départemental, Accueils Solidarité et Famille, Au sein de l Agence Solidarité et Famille (Equipe d encadrement, autres missions, autres professionnels). Exercez-vous une fonction d encadrement fonctionnel? Nombre de personnes encadrées : NON Exercez-vous une fonction d encadrement technique? NON Nombre de personnes encadrées : 1

2 B) Relations externes Usagers Partenaires Collectivités Elus Structures diverses et Entreprises 3) MISSIONS PRINCIPALES : - Assiste le Chef d Agence et garantit la circulation de l information et de la documentation au sein de l Agence et avec les directions, - Coordonne techniquement les activités des secrétariats de missions de l Agence et des Accueils et participer à l accueil des partenaires, élus, entreprises et usagers, - Veille à la gestion et au suivi des demandes concernant les ressources humaines (demandes de formation, candidatures, stages, accueil des nouveaux arrivants ), - Gère les moyens matériels de l Agence en lien avec le Chef d Agence et les Directions concernées, - Contribue ou conduit la mise en œuvre des projets du Pôle Solidarités. 4) TACHES OU ACTIVITES PRINCIPALES POUR CHAQUE MISSION : Assiste le Chef d Agence et garantit la circulation de l information et de la documentation au sein de l Agence : - Assure le secrétariat du Chef d Agence et de l équipe d encadrement, - Elabore des notes, synthèses, documents et outils de gestion, - Gère en lien avec le Chef d Agence le bilan d activité annuel, - Assure un suivi des dossiers (rappel des échéanciers, relance, classement ), - Réalise des recherches documentaires diverses : collecte, synthèse d informations, sélection et proposition, - Participe aux réunions, prise de note et compte-rendu, - Elabore en lien avec l équipe d encadrement des procédures et des supports techniques, - Assure des tâches administratives liées à différents projets institutionnels (référentiel, groupes de travail divers), - Met en place et suit un circuit de courrier organisé entre l Agence, les Accueils et le Pôle, - Réceptionne, trie et distribue le courrier aux différents sites (Agence et Accueils), - Affranchit, trie et prépare les pochettes sécurisées pour le courrier départ de tous les sites de l Agence, - Diffuse l information et la documentation à l ensemble du personnel (notes, revues, fax ). 2

3 Coordonne techniquement les activités des secrétariats de missions de l Agence et des Accueils / - Coordonne techniquement les activités des secrétariats de missions de l Agence et des Accueils et participe à l accueil des partenaires, élus, entreprises et usagers, - Participe à l accueil (physique et téléphonique) des partenaires, élus, entreprises et usagers, - Note et transmet les messages à l équipe d encadrement, - Oriente, renseigne et accompagne les partenaires, élus, entreprises et usagers. Veille à la gestion et au suivi des demandes concernant les ressources humaines : - Suit quotidiennement les congés, absences de l ensemble des professionnels (enregistrement, relance, transmission ), - Gère : les mouvements de personnels et les temps partiels, les demandes de stages, les candidatures spontanées, les accidents de travail, le dossier «Hygiène et Sécurité». - Diffuse les offres de formation (catalogues, plaquettes, courriels ), - Réceptionne et vérifie les demandes de formation, - Enregistre sur informatique et assure un suivi des demandes, - Transmet les formulaires au pôle après visa du Chef d Agence, - Rencontre les nouveaux arrivants, les informe sur l organisation de l Agence, les circuits de l information, la gestion du personnel, - Demande les droits informatiques et la fiche de congés, - Veille à la bonne installation sur le site de travail (clé, code d accès, matériel ). Gère les moyens matériels de l Agence en lien avec le Chef d Agence et les Directions concernées : - Assure le suivi du parc automobile en lien avec les secrétaires d Accueil, - Centralise et suit les commandes de matériels et de fournitures, - Participe à l aménagement des locaux en lien avec les différents acteurs (Pôle Ressources, DDRHRS, entreprises ), - Veille au bon fonctionnement des équipements et des locaux au sein de l Agence et des Accueils (maintenance, travaux, réparations ), - Gère l utilisation des salles de réunion du site de l Agence. 3

4 Contribue à la mise en œuvre des projets du Pôle Solidarités : - Conduit des projets de réorganisation des activités administratives et logistiques du Pôle Solidarités, - Elabore de nouvelles procédures, de nouveaux schémas en lien avec des chefs de projets. 5) CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE : Contexte : - travail à temps complet vivement souhaité, - disponibilité horaire en fonction des besoins et des contraintes de l Agence, - obligation de réserve et de confidentialité, - poste qui nécessite organisation, rigueur, diplomatie et pédagogie, - autonomie et sens de l initiative, - savoir accueillir les publics en difficulté et répondre aux différents partenaires concernés. Formations (suivies ou à suivre) : - «organisation du travail», - «prise de note», «rédaction», - «sensibilisation à la législation sociale et aux principaux dispositifs d'action sociale départementaux», - «accueil des publics en difficultés», - logiciel bureautique et spécifique : traitement de texte, tableur, KOLOK, SOLIS, BO, Zimbra (dont gestion agenda) 4

5 6) CAPACITES REQUISES POUR OCCUPER LE POSTE : 1/ SAVOIRS, CONNAISSANCES REQUISES : NIVEAU EXIGE* Savoirs, connaissances Techniques de secrétariat Connaissance des dispositifs généraux et institutions de l Action Sociale Connaissance de l Institution Informatique et bureautique 2/ SAVOIR-FAIRE, EXPERIENCES PRATIQUES REQUISES : NIVEAU EXIGE** Savoirs-faire, expériences pratiques Savoir accueillir, renseigner et orienter Sens de l écoute, du respect Capacité à travailler en équipe, en réseau Gestion d agendas, de plannings Rédaction administrative Capacité de priorisation et de gestion des dossiers Classement - archivage 3/ SAVOIR-ETRE, APTITUDES PERSONNELLES REQUISES : NIVEAU EXIGE** Savoirs-être, aptitudes personnelles Esprit d analyse et de synthèse Disponibilité, réactivité Capacité d adaptation, diplomatie Esprit d initiative, d autonomie Rigueur, discrétion professionnelle Sens des responsabilités * ** 1 Sensibilisation 2 Base 3 Maîtrise 4 Expérimenté 1 Non indispensable constituant un élément appréciable 2 Fortement recommandé 3 Indispensable 5

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