ANNEXE A Dossier de présentation fonctionnelle du service web d'inscription administrative des primo-entrants

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1 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 1/59 Dossier de présentation fonctionnelle du service web d'inscription administrative des primo-entrants V D O S S I E R - ANNEXE A Dossier de présentation fonctionnelle du service web d'inscription administrative des primo-entrants APOGEE Auteur : Thierry CHOMAUD Date de création : 19 avril 2007 Version : 1.0 Dernière modification : 17 décembre 2007 Nombre de pages : 59 Destinataires : Pour information : Mots Clés : Accessibilité : Libre SUJET : Dossier de présentation fonctionnelle du service web d'inscription administrative des primo-entrants

2 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 2/59 LISTE DES MODIFICATIONS Modification Version Emetteur Validé par Date Création du document 1.0 Thierry CHOMAUD 20/04/2007

3 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 3/59 TABLE DES MATIERES 1. INTRODUCTION 4 2. PRESENTATION GENERALE DE L APPLICATION D INSCRIPTION ADMINISTRATIVE DES PRIMO-ENTRANTS PAR LE WEB PREPARATION DES CAMPAGNES D INSCRIPTION (ASSUREE PAR LES SERVICES DE SCOLARITE) : INSCRIPTION PAR LE WEB (REALISEE PAR L INDIVIDU) : 6 3. PRESENTATION DETAILLEE DE L APPLICATION D INSCRIPTION PEDAGOGIQUE PAR LE WEB LE DOMAINE REFERENTIEL ACCES A DISTANCE D APOGEE LES TYPOLOGIES D'INSCRIPTIONS GEREES DANS LE REFERENTIEL ACCES A DISTANCE LES ELEMENTS DE PERSONNALISATION LES FONCTIONNALITES COMMUNES A L INSCRIPTION DES PRIMO-ENTRANTS ET A LA REINSCRIPTION PAR LE WEB LES FONCTIONNALITES SPECIFIQUES A L INSCRIPTION DES PRIMO-ENTRANTS PAR LE WEB IMPACT DES MODIFICATIONS DANS APOGEE ET/OU LE REFERENTIEL A DISTANCE SUR L APPLICATION WEB SERVICE D INSCRIPTION ADMINISTRATIVE DES PRIMO-ENTRANTS WEB IDENTIFICATION DE L ETUDIANT CHOIX DE L INSCRIPTION DONNEES PERSONNELLES DONNEES ANNUELLES COUVERTURE SOCIALE AUTRES DONNEES CALCUL DES DROITS, RECAPITULATIF ET PAIEMENT PIECES JUSTIFICATIVES ET FIN DE L INSCRIPTION PAGES D'AIDE LISTE DES ECRANS DE L APPLICATION D INSCRIPTION ADMINISTRATIVE DES PRIMO-ENTRANTS PAR LE WEB 43

4 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 4/59 1. INTRODUCTION Ce dossier a pour vocation de décrire la couverture fonctionnelle de l inscription administrative des primo-entrants par le web pour les établissements qui vont mettre en exploitation l application web sur leur site. Il doit permettre aux établissements de s approprier l ensemble des fonctionnalités offertes par l inscription administrative des primo-entrants par le web, son périmètre d action et ses limites. Il se limite à une vision fonctionnelle des concepts présentés et des règles de gestion associées.

5 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 5/59 2. PRESENTATION GENERALE DE L APPLICATION D INSCRIPTION ADMINISTRATIVE DES PRIMO-ENTRANTS PAR LE WEB L application d inscription administrative des primo-entrants à distance est une alternative aux inscriptions réalisables directement sous Apogée, par les personnels des établissements et en présence des individus. Les objectifs de ce service sont de réduire la période d inscription par une grande capacité de traitement des inscriptions simultanées, alléger les charges des services de scolarité en leur permettant de concentrer leurs interventions sur les dossiers les plus complexes, améliorer le processus d inscription pour l individu en supprimant les déplacements et les attentes. Le service d inscription administrative des primo-entrants à distance permet à un l individu de : - s inscrire administrativement auprès de l établissement avec ou sans paiement (via la carte bancaire), - de choisir les étapes, diplômes, spécialités et ou écoles doctorales auxquels il souhaite s inscrire - de saisir l ensemble des données personnelles, annuelles, sociale le concernant - visualiser un récapitulatif des données saisie et de l imprimer. - visualiser sa confirmation d inscription avec les pièces justificatives à fournir et l envoyer par mail. Ce service est destiné aux individus : - n étant pas inscrit dans l établissement sur une année antérieure à l année ouverte à l inscription administrative, - ayant effectué une préinscription auprès de l établissement (OPI) - n étant pas interdits d inscription. Limites : Le processus d inscription administrative des primo-entrants par le web n a pas pour objectif de traiter l ensemble des individus mais se limite aux individus primo-entrants dans l établissement. Les individus ne pourront pas accéder à l inscription des primo-entrants par le web s ils ont été inscrits administrativement au moins une fois sur Apogée. Le processus de suivi des demandes de pièces justificatives (édition, pointage, relance) n est pas du domaine de l outil web PREPARATION DES CAMPAGNES D INSCRIPTION (ASSUREE PAR LES SERVICES DE SCOLARITE) : paramétrage de la Structure des Enseignements,

6 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 6/59 définition, par centre de gestion, des étapes concernées par l inscription à distance, élaboration de la liste des pièces justificatives demandées aux individus, attribution de laissez-passer d inscription à certains étudiants INSCRIPTION PAR LE WEB (REALISEE PAR L INDIVIDU) : Contrôle de l identité de l individu, Contrôle de la possibilité pour l individu d effectuer une inscription administrative à distance, Détermination des étapes auxquelles il peut s inscrire, Réalisation de l inscription administrative par l étudiant avec ou sans paiement, Visualisation, impression de l ensemble du dossier administratif de l individu, Détermination des pièces justificatives demandées à l individu suite à son inscription, Visualisation, impression, envoi par mail de la confirmation d inscription, Validation et mise à jour dans Apogée. L application d inscription administrative des primo-entrants par le web regroupe les éléments suivants : le domaine Accès à distance sous Apogée, domaine référentiel spécifique de l application web, utilisé par l établissement pour préparer la campagne d inscription par le web, le service web lui-même permettant l inscription administrative des primo-entrants à distance.

7 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 7/59 3. PRESENTATION DETAILLEE DE L APPLICATION D INSCRIPTION PEDAGOGIQUE PAR LE WEB 3.1. LE DOMAINE REFERENTIEL ACCES A DISTANCE D APOGEE AD Accès à distance Inscription Web ❶ Tables de référence ❷ Centre de gestion / Version d'étape ❸ Table correspondance Accès à distance ❹ Règle de gestion ❺ ❺ Laissez-passer Laissez-passer primo-entrants ❻ Pièce justificative ❼ Demande de pièces justificatives par motif Ce menu est commun à l'application d inscription administrative des primo-entrants par le web et l application réinscription par le web. Il s'appuie sur le référentiel Apogée et sur une partie de la Structure des Enseignements et permet : de définir parmi les typologies d'inscriptions, celles qui seront ouvertes à l inscription par le web, de définir la personnalisation des différents libellés des valeurs restituées sur les écrans du web, de gérer les spécificités des applications d inscription administrative des primo-entrants et de réinscription administrative par le web LES TYPOLOGIES D'INSCRIPTIONS GEREES DANS LE REFERENTIEL ACCES A DISTANCE Les typologies d inscriptions couvertes par l inscription par le web sont un sous-ensemble de celles prises en charge en inscription administrative.

8 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 8/59 Le référentiel Accès à distance est une vue différente du même référentiel. Toute modification du référentiel Apogée ou de la Structure des Enseignements (VET, VDI) se répercute immédiatement dans le référentiel Accès à distance. Pour chacune des typologies d inscription, l établissement a la possibilité de désigner quel en est le sousensemble accessible via l'outil web. Par exemple, un établissement peut souhaiter limiter l inscription web à certaines étapes ou à certains régimes d'inscription. La gestion des typologies d inscription prises en compte par l outil web se fait au moyen de tables de référence et d un écran de gestion des CGE et des VET associées Tables de référence ❶ : Le contenu de ces tables de référence est identique au contenu des tables du référentiel Apogée. Aucune modification (ajout, suppression, mise hors service, etc ) ne peut être effectuée dans le référentiel Accès à distance, qui est une vue différente du référentiel Apogée. Seuls sont gérés dans le référentiel Accès à distance l affichage et la prise en compte du contenu des tables par l outil web. Chaque table de référence correspond à une question posée à l étudiant dans le web Principes communs aux tables de référence : AD : Témoin Affichage à Distance. Ce témoin permet de désigner le sous ensemble des nomenclatures qui est visible lors de l inscription web. Pour qu une donnée d une table de référence apparaisse sur les écrans web, il faut qu elle soit en service dans le référentiel Apogée et que son témoin AD soit coché dans le référentiel Accès à distance. Par défaut, une nouvelle occurrence ajoutée dans le référentiel Apogée n'est pas disponible à l inscription par le web : son témoin AD est décoché. Libellé web : Les libellés associés aux nomenclatures du référentiel correspondent aux libellés affichés sur les écrans web. Numéro d ordre : Un numéro d ordre unique peut être renseigné pour chaque information. Il indique l ordre d apparition des valeurs sur le web. Si les numéros d ordre ne sont pas renseignés, les valeurs sont affichées triées par ordre alphabétique du libellé web. ES Témoin en service : Le témoin ES indique la mise en service ou non des valeurs proposées. Il est affiché à titre indicatif à partir de la valeur du témoin TS dans le référentiel Apogée. PW : Témoin de paiement autorisé par le web.

9 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 9/59 Ce témoin permet de désigner le sous ensemble des nomenclatures qui autorise un paiement web. Pour qu un individu puisse effectuer un paiement Web, il faut que toutes les données choisies possédant ce témoin, est le témoin coché dans le référentiel Accès à distance. Par défaut, une nouvelle occurrence ajoutée dans le référentiel Apogée n'autorise pas le paiement par le web à la réinscription et à l inscription des primo-entrants : son témoin AD est décoché.

10 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 10/ Description des nomenclatures : Les nomenclatures gérées dans le référentiel Accès à distance au niveau des Tables de référence sont les suivantes : INDIVIDU Cet écran contient les informations relatives à l étudiant : Situation militaire, Situation familiale, Type de handicap, Type d hébergement, Sports de haut niveau. PROFESSION Cet écran contient les informations relatives à la profession de l étudiant : Catégories socioprofessionnelles de l étudiant et du chef de famille, Activités professionnelles et Quotités travaillées de l étudiant qui a une profession.

11 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 11/59 FINANCEMENT Cet écran contient les informations relatives à la situation financière de l étudiant : Aides financières, Bourses, Assurances Responsabilité Civile, Nature des cartes bancaires. ETABLISSEMENT Cet écran contient toutes les informations relatives à l établissement et aux droits payables par l étudiant : Type d établissement, Mutuelles, Droits, Centre payeur, Niveau de regroupement. Pour les droits et les niveaux de regroupement, il n est pas possible de restreindre ces nomenclatures par rapport à ce qui est utilisé en IA. APOGEE calcule automatiquement les droits à payer par l étudiant en fonction des informations saisies au préalable par ce dernier. Les droits à payer sont affichés sur le web regroupés en niveau et/ou détaillés par ligne de droit. Le numéro d ordre sur les lignes de droits permet de gérer uniquement l affichage des contrats de mutuelle et des droits facultatifs dans l ordre souhaité.

12 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 12/59 SITUATION INDIVIDU Cet écran contient toutes les données concernant la situation de l étudiant : Statuts d un étudiant, Situations Sociales, Profils d un étudiant, Régimes d inscription. PC : Témoin de Prise en Charge de la situation individu. Si le témoin est coché : Tous les étudiants qui choisiront (ou se verront affecter) un statut, une situation sociale, un profil et un régime dont le témoin PC est coché sur cet écran pourront s inscrire par le web. Si le témoin est décoché : Les étudiants qui choisiront (ou se verront affecter) un statut, une situation sociale, un profil et un régime dont le témoin PC n est pas coché sur cet écran ne seront pas «pris en charge» et ne pourront donc pas s inscrire par le web. L établissement peut choisir de proposer un choix de statuts, situations sociales, profils ou régimes dans les écrans web (Témoin AD coché) mais de ne pas les prendre en charge (Témoin PC décoché) via le web. Dans ce cas, si un étudiant choisit ou se voit affecter une des nomenclatures en question, un écran spécifique l invite à se présenter au service de la scolarité pour réaliser son inscription. DF : Témoin de régime étudiant par défaut. Il ne concerne que les régimes d inscription. Le régime n est pas choisi par l étudiant, il est calculé à partir de sa dernière inscription : Si le régime de sa dernière inscription est toujours en service, l étudiant est inscrit avec le même régime. Si le régime de sa dernière inscription n est plus en service (témoin PC coché ou non), l étudiant est inscrit avec le régime de formation initiale choisi par l'établissement en cochant le témoin DF. Ce témoin ne peut être coché que pour un seul régime en service et pris en charge.

13 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 13/59 SECURITE SOCIALE Cet écran contient toutes les données concernant l affiliation à la sécurité sociale de l étudiant : Motifs d Affiliation Sécurité Sociale, Motifs non affiliation Sécurité Sociale, Cas non affiliation Sécurité Sociale, Régime Affiliation Sécurité Sociale. Les tables Cas non affiliation Sécurité Sociales et Régime Affiliation Sécurité Sociale sont des tables spécifiques à la réinscription par le web et reprennent les valeurs proposées dans l écran d affiliation de la chaîne d inscription Apogée. Ces données sont figées. Il est impossible de modifier ces tables, d y ajouter ou d y supprimer des valeurs. Seuls les libellés web sont modifiables.

14 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 14/59 ENSEIGNEMENT Cet écran reprend les typologies relatives aux enseignements : spécialités du diplôme, situations de l'année précédente de l'étudiant, types du dernier diplôme obtenu par l'étudiant. ECHANGE INTERNATIONAL Cet écran contient la liste des programmes d échanges internationaux et des établissements étrangers.

15 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 15/ Centre de gestion / Version d étape ❷ : Ce niveau gère les étapes ouvertes à l inscription administrative des primo-entrants et à la réinscription par le web et les caractéristiques du centre de gestion associé Définir les centres de gestion à distance Cge à distance : En cochant le témoin Cge à distance, l établissement indique que le Centre de Gestion, affiché à l écran, est considéré comme un Centre de Gestion à distance. Il peut donc accueillir des inscriptions par le web (réinscription et inscription primo-entrants). Les étapes, affichées dans le bloc Version d étape, dépendant de ce Cge à distance seront proposables aux individu dans l application d inscription administrative des primo-entrants par le web, à condition que leur témoin AD du bloc «primo-entrants» soit coché. Un Centre de Gestion dont le témoin Cge à distance n est pas coché, n est pas habilité à accueillir des inscriptions par le web (réinscription et inscription primo-entrants). Dans ce cas, aucune VET n est accessible à la inscription administrative des primo-entrants par le web, qu elle soit cochée «AD» ou pas. Mode de communication des pièces justificatives : Ce bloc permet d indiquer les coordonnées du Centre de Gestion qui est chargé de la réception des pièces justificatives et des règlements éventuels. Dans l application d inscription administrative des primo-

16 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 16/59 entrants par le web, les informations saisies dans ce bloc sont présentées dans l écran de fin de l inscription. Nombre maximum d inscriptions autorisées : Ce champ indique le nombre maximum d inscriptions que peut effectuer un étudiant sur des VET rattachées à ce centre de gestion à distance Gestion des paiements par centre des gestion Le paiement web par carte bancaire est défini à plusieurs niveaux, présentés par ordre de priorité : Niveau Apogée : Dans la gestion des paiements du référentiel Apogée, l établissement doit choisir le mode de paiement utilisé pour les paiements par carte bancaire dans le web en cochant le témoin web (Web). Un seul mode de paiement web est saisissable. Le mode de paiement web doit être un mode de paiement de type carte bancaire. Niveau Référentiel Accès à distance : Pour l inscription administrative des primo-entrants par le web, l établissement paramètre s il autorise le paiement web par carte bancaire ou s il interdit le paiement web dans l écran Règle de Gestion du référentiel Accès à distance (TE14). Lorsque la variante 1 de la règle TE14 est active, un mode de paiement web doit être défini au niveau Apogée. Niveau Centre de gestion : Paiement par CB Obligatoire : Si l étudiant s inscrit sur une VET (identifié comme étant son étape première) qui dépend d un CGE à distance qui oblige le paiement par CB, il doit obligatoirement régler ses droits d inscription en indiquant ses coordonnées CB pour que son inscription soit confirmée. Paiement par CB Possible : Si l étudiant s inscrit sur une VET (identifié comme étant son étape première) qui dépend d un CGE à distance qui rend possible le paiement par CB, l étudiant peut choisir de régler le montant de ses droits directement par le web par CB ou, de régler plus tard par un autre mode de paiement. Paiement par CB interdit : Si l étudiant s inscrit sur une VET (identifié comme étant son étape première) qui dépend d un CGE à distance qui interdit le paiement par CB, l étudiant doit régler ultérieurement par un autre mode de paiement. Son inscription est confirmée et mise en attente de paiement Définir les versions d étape proposables à la réinscription : Une étape est proposable à l inscription des primo-entrants par le web si elle est rattachée à un centre de gestion à distance (case 'Cge à distance ' cochée), si elle a son témoin 'AD' coché pour ce centre de gestion et si la période définie par les dates saisies dans les champs Début/Fin du bloc «Primo-entrants» encadrent la date à laquelle l étudiant effectue son inscription. (Tous ces éléments figurent dans l'écran 'Centre de gestion/version d'étape' du domaine Accès à distance).

17 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 17/59 Si aucune date n est spécifiée dans l écran Centre de gestion/versions d étape, la version d étape correspondante sera proposable pendant toute la durée des inscriptions primo-entrants par le web (si Témoin AD coché). Versions d étape : Les versions d étapes affichées à l écran sont celles dont l étape correspondante a été liée au Centre de gestion affiché (lien effectué dans le domaine Apogée «Structure des Enseignements»). AD : Lorsqu une VET est liée à plusieurs centres de gestion dans la structure des enseignements, le centre de gestion qui est associé lors d une inscription via Apogée à cette VET est celui de l utilisateur qui réalise l inscription. Dans le web, l inscription étant réalisée par l individu, il serait impossible de déterminer a priori quel centre de gestion choisir. C est pourquoi il est nécessaire dans le référentiel Accès à distance de désigner dans un tel cas, quel centre de gestion unique doit être associé à quelle VET Si le témoin AD (du bloc «Primo-entrants» est coché et que le CGE est CGE à distance, la VET est accessible à l inscription des primo-entrants par le web. La saisie des dates du bloc «Primo-entrants» permet de limiter la période d inscription. Si le témoin est décoché, la VET n est pas accessible à l inscription des primo-entrants par le web, quelles que soient les dates saisies. Libellé Web : Le libellé web est obligatoire et correspond au libellé de la version d étape qui est affiché sur le web (inscription primo entrants et réinscription). A la création d'une occurrence dans Apogée, le libellé web est initialisé au libellé long Apogée. Ce champ ne peut pas être vide dans le cas d une étape coché AD pour l inscription primo entrants ou la réinscription Début et Fin du bloc «Primo-entrants»: Ces champs indiquent les dates pendant lesquelles les versions d étape correspondantes sont proposables aux individus pour l inscription primo entrants par le web. Si aucune date n est saisie sur des versions d étape, elles peuvent être proposées aux individus pour l inscription primo entrants par le web pendant toute la durée de l ouverture des inscriptions primoentrants à distance. Tout sélect. PE : Ce bouton permet de cocher la case «AD» du bloc Primo-entrants de toutes les VET du CGE non déjà cochées AD pour un autre CGE. Annuler sélect. PE : Ce bouton permet de décocher la case «AD» du bloc Primo-entrants de toutes les VET du CGE.

18 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 18/59 Versions de diplôme : Chaque Version de Diplôme affichée est celle liée à la Version d étape active (curseur positionné sur la ligne correspondante), lien VDI-VET créé dans le domaine Apogée «Structure des Enseignements». Dans les blocs Versions d Etape et Versions de Diplôme, seuls les champs Libellés, Début et Fin sont accessibles. Initialiser Libellé : Ce bouton permet d initialiser le libellé web de toutes les VET du CGE (et des VDI de chaque VET) au libellé long de l étape, saisi dans la Structure des Enseignements Mise à jour Etant donné que la mise à jour des données de l écran Centre de Gestion/Version d'étape est réalisée en simultané sur le web, pour mettre à jour les versions d étapes ouvertes aux inscriptions par le web, il est indispensable de décocher Cge à distance, puis de réaliser les modifications sur les versions d étapes (ajouts, suppressions) et, de cocher de nouveau Cge à distance. Pendant les modifications, le CGE concerné ne pourra pas recevoir d inscriptions par le web (primoentrants et réinscription). Il est donc recommandé de réaliser ces changements en dehors des dates/heures d ouverture des outils web.

19 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 19/ LES ELEMENTS DE PERSONNALISATION Les éléments de personnalisation possibles via le référentiel Accès à distance concernent les aspects suivants : les règles de gestion de la réinscription par le web, de l inscription des primo-entrants par le web, ou communes aux 2. les libellés des valeurs qui sont affichées dans les écrans web (libellés communs aux applications de réinscription par le web et d inscription des primo-entrants par le web) Les règles de gestion ❹ : Les règles de gestion spécifiques au comportement de l'application d inscription des primo-entrants web (sous la forme de règles de gestion paramétrables) sont accessibles depuis un écran du référentiel Accès à distance. Dans le libellé des règles, la précision «(Réins)» indique que la règle concerne l application de réinscription, la précision «(Primo)» indique que la règle concerne l application inscription des primoentrants, aucune précision n indique que la règle concerne les 2 applications. Comme dans le référentiel Apogée, le témoin A indique si la règle de gestion est activée et le témoin D indique si la règle de gestion peut être activée/désactivée Règle TE06: Nombre d inscriptions étapes autorisées Cette règle permet à l établissement de déterminer un nombre d étapes maximum auxquelles l étudiant peut s inscrire par le web. Si la règle est active (Témoin A coché), le nombre maximum d étapes doit être indiqué par l établissement (dans la colonne paramètre 1).

20 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 20/59 Si la règle est inactive (Témoin A décoché), aucun contrôle n est effectué. L étudiant peut s inscrire à autant de versions d étape proposées qu il le désire. Cette règle «Etablissement» est prioritaire à la règle «Centre de gestion» qui indique un nombre d étapes maximum auxquelles l étudiant peut s inscrire par l outil web Règle TE07: Modification de la situation sociale Si la variante de la règle est à 1: La situation sociale est initialisée à Normale et peut être modifiée par l étudiant. Les écrans web affichent la situation sociale de l étudiant, initialisée par défaut. Les situations sociales dont les témoins AD sont cochés dans les tables de référence sont proposés à l étudiant pour sélection (sauf valeur boursier). Si la variante de la règle est à 2 : la situation sociale est initialisée par défaut, n est pas affichée sur le web et n est donc pas modifiable par l étudiant Règle TE10: Assurance responsabilité civile obligatoire Cette règle permet à l établissement de choisir s il veut ou non rendre obligatoire la saisie d une assurance responsabilité civile pendant la réinscription par le web. Si la règle est active (Témoin A coché), la saisie d une assurance responsabilité civile est obligatoire parmi les choix proposés. Si la règle est inactive (Témoin A décoché), la saisie d une assurance responsabilité civile n est pas demandée à l étudiant Règle TE12: Envoi de confirmation Cette règle permet à l établissement de choisir s il veut ou non permettre l envoi d un message de confirmation de fin de réinscription. Si la règle est active (Témoin A coché), la saisie d une adresse électronique est demandée à l étudiant et le bouton Envoyer est disponible. Si la règle est inactive (Témoin A décoché), le bloc d envoi d un message de confirmation n est pas affiché dans l écran de fin de l inscription Règle TE13: Montant maximum des paiements CB Web Cette règle permet à l établissement de déterminer le montant maximum autorisé pour un paiement Web par CB. Si la règle est active (Témoin A coché), le montant maximum doit être indiqué par l établissement (dans la colonne paramètre 1).

21 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 21/59 Si la règle est inactive (Témoin A décoché), aucun contrôle n est effectué. L étudiant peut payer par CB n importe quel montant Règle TE14: Paiement à distance par carte bancaire (Primo) Si la règle de gestion est paramétrée à 1, le paiement à distance sur l application d inscription des primoentrants est autorisé (sous réserve qu au niveau du référentiel Apogée, le mode de paiement CB existe). Si la règle est paramétrée à 2, le paiement à distance sur l application d inscription des primo-entrants est interdit Règle TE15: Modification Profil étudiant (Primo) Si la variante de la règle est à 1: Les étudiants dont le profil calculé est Normal pourront modifier leur profil. Les profils proposés à l étudiant seront ceux dont les témoins AD sont cochés dans les tables de référence. Le profil Normal de l étudiant calculé à partir des informations renseignées au préalable est affiché sur le web avec les autres profils que l étudiant a la possibilité de sélectionner. Si la variante de la règle est à 2 : Le profil calculé n est pas affiché sur le web et n est pas modifiable par l étudiant Règle TE16: INE Bloquant (primo) Cette règle permet à l établissement de choisir s il veut rendre la saisie d un INE obligatoire lors d une inscription Web. Si la règle est active (Témoin A coché), la saisie du numéro INE de l individu est obligatoire. L individu ne pourra pas s inscrire tant qu il n aura pas saisie un INE valide. Si la règle est inactive (Témoin A décoché), la saisie du numéro INE de l individu est facultative. Si l individu ne saisie pas d INE, un numéro provisoire lui sera affecté lors de la prise en compte de son inscription Règle TE17: Numéro INSEE Obligatoire Cette règle permet à l établissement de choisir s il veut rendre la saisie du numéro INSEE (numéro de sécurité sociale) obligatoire lors d une inscription Web. Si la règle est active (Témoin A coché), la saisie du numéro INSEE de l individu est obligatoire si celui-ci lui est demandé. L individu ne pourra pas s inscrire tant qu il n aura pas saisie un numéro INSEE valide. Si la règle est inactive (Témoin A décoché), la saisie du numéro INSEE de l individu est facultative. Si l individu ne saisie pas de numéro INSEE, un numéro provisoire lui sera affecté lors de la prise en compte de son inscription.

22 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 22/59 Les libellés associés aux nomenclatures ❶ ❷ ❻ : Ces libellés permettent de gérer les libellés affichés dans les écrans web (applications Primo-entrants et réinscription) et de les adapter à l usage spécifique du web : facilement lisibles et compréhensibles des étudiants qui s inscrivent. Ces libellés sont disponibles sur toutes les valeurs proposées à l étudiant : - ensemble des tables de référence - versions d étape et versions de diplôme - pièces justificatives. Libellé web : Le libellé web est modifiable et n est obligatoire que si le témoin AD est coché pour les tables de référence. Pour les vet/vdi, le CGE à distance conditionne le caractère obligatoire ou pas du libellé. Il est initialisé automatiquement avec le libellé long de la valeur définie dans le référentiel Apogée.

23 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 23/ LES FONCTIONNALITES COMMUNES A L INSCRIPTION DES PRIMO-ENTRANTS ET A LA REINSCRIPTION PAR LE WEB Les fonctionnalités communes à l inscription de primo-entrants par le web et à la réinscription par le web sont les suivantes: la définition des pièces justificatives La définition des pièces justificatives ❻ ❼ : La définition des pièces justificatives à produire en fonction des caractéristiques de l'étudiant et de son inscription est effectuée au moyen de 2 écrans du référentiel Accès à distance. Pour paramétrer la demande de pièces justificatives, on dispose d une part d un écran pour lister les pièces justificatives et d autre part, d un écran qui permet d associer à chaque cas une pièce justificative Pièce justificative Un écran du référentiel Accès à distance permet de définir les pièces justificatives qui peuvent être demandées à l étudiant lors de son inscription par le web.

24 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 24/ Demande de pièces justificatives par motif Cet écran permet de lier la demande de pièce justificative avec un motif. Un motif est une caractéristique de l inscription pouvant nécessiter une demande de pièce justificative. Il est constitué d un type de données et d une valeur : on peut associer à chaque valeur d un type de données une pièce justificative. La liste de valeurs sur le champ Pièce demandée est mise à jour par les données saisies sur l écran Pièce Justificative. Les types de données figés disponibles pour créer des motifs de demandes de pièces justificatives sont les suivants : - Régime des parents. - Cas de non affiliation. - Motif de prolongation d affiliation. - Motif de non affiliation. - Situation sociale. - Profil. - Assurance responsabilité civile. - Mesure Balladur (non affilié pour motif ayant droit des parents avec centre payeur). - En cas de possession de carte d assuré social. - En cas de première affiliation (non possession de carte d assuré social). - Situation militaire - Programme d échange international

25 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 25/59 Les valeurs saisissables sont les valeurs en service de chaque nomenclature correspondante du référentiel Apogée. Par exemple, pour l occurrence suivante : Type de donnée Valeur Pièce demandée ASR Assurance responsabilité civile 1 Etudiante P001 Copie du contrat d assurance Si l individu a choisit une assurance responsabilité civile de type Etudiante, la copie de son contrat d assurance lui sera demandée. L affichage des pièces justificatives déduites s effectue dans l écran web de fin de l inscription. Une fois les liaisons Motifs/Pièce justificative réalisées, si l inscription de l étudiant correspond à un motif (valeur correspondante au type de donnée), la pièce liée lui est demandée. Il existe un type de donnée et une valeur SYS qui définissent un motif SYS pour les pièces qui sont demandées systématiquement à l étudiant à la fin de son inscription. Si des motifs et valeurs différents sont liés à une même pièce justificative (par exemple, les motifs Cas de non affiliation avec la valeur Etranger et le motif Profil avec la valeur Etranger sont liés à la pièce justificative Passeport ), la pièce n est cependant demandée qu une seule fois à l étudiant sur le web. La demande des pièces justificatives à l étudiant remplit une table TELEM_IAA_TPJ qui peut être exploitée par le site pour le suivi des pièces demandées LES FONCTIONNALITES SPECIFIQUES A L INSCRIPTION DES PRIMO-ENTRANTS PAR LE WEB Les fonctionnalités spécifiques à l inscription de primo-entrants par le web sont les suivantes: la saisie de laissez passer d inscription La saisie de laissez-passer primo-entrants d'inscription ❺ : Un laissez-passer primo-entrants autorise un individu à s inscrire pour une année donnée à une version d étape/version de diplôme indépendamment des conditions d accès, à condition que la version d étape soit proposable à l inscription des primo-entrants par le web.

26 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 26/59 Un laissez-passer primo-entrants permet de proposer à un individu une étape qu il ne se verrait pas proposer en temps normal compte tenu de son profil. Les laissez-passer ne permettent pas de passer outre tous les contrôles. Ces laissez-passer ne concernent que l inscription des primo-entrants à distance Cette saisie est effectuée au moyen d un écran du référentiel Accès à distance. Chaque ligne correspond à un individu et à une version d étape particulière pour une année donnée. Des listes de valeurs sont accessibles sur les champs N Opi, Version d Etape et Version de Diplôme. Le centre de gestion de l utilisateur doit avoir les habilitations nécessaires à la saisie, à la visualisation et à la suppression de laissez-passer IMPACT DES MODIFICATIONS DANS APOGEE ET/OU LE REFERENTIEL A DISTANCE SUR L APPLICATION WEB Les modifications des données suivantes : Bureaux distributeurs Centres payeurs Départements Etablissements Messages applicatifs Pays

27 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 27/59 Tables de référence Ecrans télématiques Pièces justificatives Situations SISE Types d établissement pour situation SISE ne sont pas prises en compte en simultanée et nécessitent la réinitialisation du service web. Pendant ce temps, l outil de réinscription et de consultation n est pas disponible. Les autres données de référence sont accessibles directement par l outil télématique. Il s agit des : Laissez-passer Correspondances télématiques Règles de gestion Données de l écran de gestion des CGE/VET du référentiel Télématique Montants et Lignes de droit intervenant dans le calcul des droits La mise à jour de ces données est prise en compte simultanément par l outil web qui, pendant ce temps, reste disponible (sauf indication contraire du service technique). Cette contrainte implique des précautions lors de la mise à jour de ces données. Par exemple, pour mettre à jour les versions d étapes ouvertes aux inscriptions à distance dans l écran de gestion du référentiel accès à distance, il est indispensable de décocher CGE à distance, puis de réaliser les modifications sur les versions d étape (ajouts, suppression) et, de cocher de nouveau CGE à distance. Pendant les modifications, le CGE concerné ne pourra pas recevoir d inscriptions à distance. Il est donc recommandé de réaliser ces changements en dehors des heures d inscriptions.

28 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 28/ SERVICE D INSCRIPTION ADMINISTRATIVE DES PRIMO-ENTRANTS WEB Ce chapitre détaille l'ensemble des fonctionnalités permettant l inscription administrative d un primoentrant par le web. Il présente toutes les procédures permettant l'échange des informations nécessaires entre Apogée et l'outil web : informations de référence, individu, inscriptions, paiement Accès direct par une Identification de l étudiant Choix de l inscription Données personnelles Données annuelles Couverture sociale Remarque : l étudiant peut à tout moment revenir sur n importe quelle étape directement par click sur le menu correspondant à l écran jusqu à l étape «Droits à payer» Autres données Droits à payer Récapitulatif Paiement Fin de l inscription

29 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 29/59 Conçu pour être utilisé par des individus ayant effectué une préinscription, déjà connus de la base Apogée via la notion d OPI, le processus d'inscription administrative des primo-entrants par le web présente des similitudes avec l'inscription administrative d un nouvel individu d'apogée, mais il intègre toutefois des spécificités liées à l inscription pédagogique à distance. Principes de navigation : L étudiant dispose d une barre de navigation lui permettant après identification de connaître l ensemble des étapes du processus d inscription administrative. La distinction entre les étapes qu il a déjà validées, l étape en cours et les étapes qu il lui reste à valider se fait au moyen d un graphisme spécifique proposé dans la charte graphique : Etape validée, lien actif, l individu peut cliquer sur le lien pour revenir à cette étape. Etape en cours Etape non accessible, lien inactif, l individu ne peut pas cliquer sur le lien pour aller à cette étape. Dernière étape L accès à l écran (N+1) ne peut se faire que par validation de l écran en cours. L accès à l écran (N-x) n est possible que dans certains cas, lorsque le lien est actif (nom de l étape soulignée).

30 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 30/59 Le schéma ci-dessous présente les différents accès possibles : OK : accès possible, KO : accès impossible IDENTIFICATION DE L ETUDIANT Les écrans figurant dans cette catégorie permettent d'une part d'effectuer l'identification de l individu à partir de son numéro OPI et de sa date de naissance, d'autre part de fournir des informations à l individu afin de lui permettre de confirmer son identité Contrôles étudiant L identification de l individu est effectuée sur sa date de naissance et son numéro OPI (numéro obtenu lors de l opération préalable à l inscription), premières informations renseignées par l individu sur le web. Lors de l identification de l individu, les contrôles bloquants suivants sont effectués : Contrôle de l unicité du couple Numéro OPI / Date de naissance : ce couple n est pas forcément unique. Dans ce cas l inscription administrative de l individu ne peut-être effectué par le Web. Contrôle de l année du BAC : C est une donnée obligatoire. Si l année du BAC de l individu n est pas renseignée ou incorrecte (format) dans les données OPI, l inscription administrative de l individu ne peut-être effectué par le Web

31 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 31/59 Contrôle de l âge de l individu : Si l âge de l étudiant n est pas correct (étudiant a moins de 10 ans au 1 octobre de l année universitaire courante), l inscription administrative de l individu ne peut-être effectué par le Web Contrôle de cohérence sur l INE renseigné : Si un numéro INE a été saisie dans lors de l OPI, cette INE doit être valide (contrôle de cohérence est effectué entre l INE et la clé). Si ce contrôle n est pas valide, l inscription administrative de l individu ne peut-être effectué par le Web. Contrôle de l existence d une IAE en cours sur l année ou sur les années précédentes : Si l individu s est déjà inscrit précédemment (via cet outil ou directement au secrétariat de l établissement), l accès à l inscription administrative des primo-entrants par le Web lui est refusé (contrôle sur l INE ou le triplet nom/prénom/date de naissance). Contrôle des interdits d inscription administrative (type de blocage A dans référentiel Apogée) et des interdits à distance (type de blocage T dans référentiel Apogée, déjà utilisé pour la télématique). Contrôle de l existence d étape proposable à l individu : Si aucune étape d inscription ne sont proposables à l individu en fonction de son profil (néo bachelier, non néo bachelier), l accès à l inscription administrative des primo-entrants par le Web lui est refusé CHOIX DE L INSCRIPTION L'identification de l individu permet de déterminer l'ensemble des étapes qui lui seront proposées dans le cadre de se première inscription dans l établissement par le web compte tenu : de son bac et de son année d obtention, des structures d'enseignements en vigueur pour l'année universitaire, du paramétrage de l'application web. L individu se verra proposer une liste d'étapes d inscription, soit dans le cadre de vœux ou laissez-passer, soit dans le cadre de son bac pour les néo-bacheliers, parmi lesquelles il devra choisir et préciser le cas échéant le diplôme, la ou les spécialités et l école doctorale Identification des étapes proposables à l individu : Après identification de l individu, une recherche sur les étapes auxquelles l individu peut s inscrire est effectuée : La liste des étapes proposables est établie en fonction de 3 éléments : Si l individu possède des vœux issus de son OPI avec une décision favorable : Les versions d étapes sur lesquelles les vœux ont été effectués lui sont proposées sous certaines conditions : les versions d étapes sont ouvertes à l inscription pour l année en cours, les versions d étapes sont liées à un CGE à distance et ont leur témoin AD coché,

32 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 32/59 les dates d inscription à distance définies sur les versions d étape (champs Début et Fin) incluent la date du jour d inscription. Si l individu possède des laissez-passer : Si un laissez-passer a été défini pour l individu, la version d étape correspondante est proposée à cet individu à condition qu elle soit liée à un CGE à distance, que son témoin AD soit coché et, que ses dates d inscription le cas échéant incluent la date du jour d inscription. Si l individu est néo bachelier (l individu a obtenu son Bac la même année que l année ouverte à l inscription administrative) Les versions d étapes auxquelles sont bac lui donne droit lui sont proposées sous certaines conditions : les versions d étapes sont ouvertes à l inscription pour l année en cours, les versions d étapes sont liées à un CGE à distance et ont leur témoin AD coché, les dates d inscription à distance définies sur les versions d étape (champs Début et Fin) incluent la date du jour d inscription Choix des étapes par l étudiant : Cette conversation permet à l individu d'effectuer un choix parmi les versions d'étapes pour lesquelles l'inscription par le web est possible Version d étape Seules les versions d'étapes auxquelles l'étudiant a accès sont proposées. Aucun choix n'est pré coché. L individu à la possibilité de choisir plusieurs versions d étapes tant que la limite du nombre d inscriptions autorisées n est pas atteinte Version de diplôme Pour chacune des versions d étape choisies par l individu, s'il existe plusieurs versions de diplômes correspondant à la version d'étape choisie, l individu doit préciser le choix d'une version de diplôme Spécialités du diplôme Il s agit des spécialités en service de la version de diplôme. S'il existe au moins une spécialité en service pour la version de diplôme choisie, l individu devra choisir un nombre de spécialités compris entre le nombre minimum et le nombre maximum de spécialités de la version de diplôme

33 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 33/ Ecole doctorale du diplôme Il s agit d écoles doctorales en service et accessible à distance. Si la version de diplôme choisie, est associé à un diplôme de type T/H/C, et que plus d une école doctorale est en service et accessible à distance dans l établissement, l individu devra choisir une école doctorale parmi la liste proposée. De plus si la version de diplôme choisie est associée à une école doctorale, cette école est pré coché dans la liste des écoles proposée Saisi des titres d accès externes Si l étudiant n est pas néo bachelier, l individu accède à l'écran de saisie des titres d accès externe. Pour chaque étape choisie précédemment, l individu à la possibilité de saisir les informations concernant un titre d accès externe : - Année d obtention du titre d accès, - Diplôme correspond au titre d accès, - L établissement d obtention du titre d accès (pays, département, type et nom de l établissement) Si l individu renseigne un titre d accès, il doit à minima renseigné l année et le diplôme du titre Récapitulatif des versions d étapes choisies A la fin de son choix (pour les néo bacheliers) ou après la saisie des titres d accès externes (pour les non néo bacheliers, l individu accède à l'écran de récapitulatif des versions d'étapes choisies. Cet écran présente le récapitulatif des inscriptions versions d'étapes/versions de diplôme / spécialités / écoles doctorales choisies par l'étudiant DONNEES PERSONNELLES L individu est amené dans cette section à saisir l ensemble de données personnelles nécessaire à l inscription administrative. Si l individu a au cours de son inscription préalable (OPI) déjà renseigné ces données, celles-ci pré initialiseront les données de cette section. L individu peut alors mettre à jour ou confirmer ces informations. Etat Civil - Nom / prénom (non modifiable), - Nom usuel / prénom2 / prénom3, - INE / Sexe / Nationalité (obligatoire) Naissance - Pays / Département si pays France / Ville (obligatoire), Première inscription

34 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 34/59 - Année de première inscription en enseignement supérieur, (obligatoire) (non modifiable pour les individus néo bacheliers) - Première inscription en université française publique : année, département et établissement, (obligatoire) (non modifiable pour les individus néo bacheliers) Baccalauréat ou équivalence - Année d obtention (non modifiable), - Série du bac (non modifiable pour les néo bachelier et les individus non néo dont le bac a été précisé dans les données OPI) ; - Mention / Département / Etablissement (obligatoire en fonction de règle associée au bac précisé) Situation Familiale - Situation familiale de l individu (saisie obligatoire), Situation Militaire - Si l individu correspond aux contraintes Apogée d âge, de sexe et de nationalité pour la saisie de la situation militaire, un bloc correspondant est affiché et la saisie est obligatoire, Type de handicap - Handicap éventuel de l individu, l adresse permanente (adresse permanente au-delà de la période scolaire) : - son numéro de téléphone, - son adresse : un premier libellé adresse obligatoire et deux autres libellés adresses facultatifs, - son pays, - dans le cas d une adresse en France, l étudiant doit renseigner un code postal obligatoire. L existence du code postal saisi est contrôlée par rapport au fichier des codes postaux. La commune est déduite du code postal saisi. Si la commune n'est pas unique pour le code postal indiqué, une liste déroulante permet à l individu de choisir la commune. - dans le cas d une adresse à l étranger, l individu doit renseigner un libellé acheminement étranger obligatoire. Le type d hébergement de l adresse annuelle (adresse à laquelle l étudiant sera joignable pour la durée de l'année universitaire) : - le type d hébergement est obligatoire. Comme dans Apogée, dans le cas d un logement au domicile parental ou d un logement personnel hors chambre d'étudiant, l'adresse annuelle est initialisée avec l'adresse fixe et n est pas demandée à l individu. Coordonnées personnelles - Téléphone portable / , l adresse annuelle (adresse à laquelle l étudiant sera joignable pour la durée de l'année universitaire) : Mêmes contrôles que pour l adresse permanente.

35 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 35/ DONNEES ANNUELLES L individu est amené dans cette section à saisir l ensemble de données annuelles nécessaire à l inscription administrative. Si l individu a au cours de son inscription préalable (OPI) déjà renseigné certaines de ces données, celles-ci pré initialiseront les données correspondantes de cette section. L individu peut alors mettre à jour ou confirmer ces informations. - l'activité professionnelle de l'étudiant : catégorie socioprofessionnelle, domaine d activité, quotité travaillée. - la catégorie socioprofessionnelle du chef de famille, - les aides financières de l étudiant pour l'année universitaire, - la bourse de l étudiant, et l inscription concernée par la bourse dans le cas d une inscription multiple. - le niveau sportif en cas de sportif de haut niveau, - les programmes d'échanges internationaux : programme, pays et établissement étranger. - le dernier diplôme obtenu : type de diplôme, pays, département, établissement et année d obtention - le dernier établissement fréquenté : type, département et nom de cet établissement, année de fréquentation - la situation de l'année précédente : situation, localisation et établissement, dernier diplôme obtenu. - la fréquentation d'un autre établissement en parallèle : type d établissement, département et établissement fréquenté, souhait de maintien de l inscription parallèle (dans ce cas, l étudiant est informé que l inscription par le web ne peut pas être poursuivie ; il peut néanmoins modifier son choix en revenant sur l écran de souhait) COUVERTURE SOCIALE L individu est amené dans cette section à saisir l ensemble de données relatives à la sécurité sociale nécessaire à l inscription administrative. Si l individu a au cours de son inscription préalable (OPI) déjà renseigné certaines de ces données, celles-ci pré initialiseront les données correspondantes de cette section. A la fin de cette section, l individu peut changer les données saisies en utilisant le bouton recommencer. Cette action réinitialise les données de cette section Sécurité sociale Non affiliation Comme dans Apogée, l individu peut être pré-déterminé comme "non affilié" pour une des causes suivantes : nationalité, statut, diplôme, étape, situation militaire, quotité travaillée, aide financière. Dans ce cas, la raison de sa non affiliation lui est indiquée.

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