COMPTE RENDU DE LA RÉUNION DES PRÉSIDENTS D ASSOCIATIONS DU JEUDI 3 SEPTEMBRE 2015

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1 COMPTE RENDU DE LA RÉUNION DES PRÉSIDENTS D ASSOCIATIONS DU JEUDI 3 SEPTEMBRE 2015 Etaient présents Monsieur Philippe GINOUX, Maire de Sénas, Monsieur Bernard POURCEL, Président de la commission Sports et Associations, Madame Monique BUNTZ, déléguée à la communication et à la relation avec les medias, présidente de Demain Sénas, Monsieur Jacques MIALON, délégué à l économie, et l emploi, Président de la Gymnastique Volontaire et de Sénas Country Dancers Group, membre de la commission sports et associations, Monsieur Aïmed BADEREDDINE, délégué à l animation et l évènementiel, Monsieur Nicolas SADAILLAN, conseiller municipal et représentant de l amicale des chasseurs, Monsieur Aurélien BERALDI, conseiller municipal, Madame Jacqueline BOUILLON, déléguée à la Culture, représentante du TLA, Emmanuelle CHAUVET, Secrétaire, Mireille LAURENZI, Responsable du service entretien, Madame Martine SCHAGUENE, représentante des AIL, Madame Chantal BAS, représentante des AIL, Monsieur Jacques GAUDUCHEAU, président de la FNACA, et représentant de l ARAC, Monsieur Jean MOTTE, président de l ASDE, Madame Monique PIGNOLO, représentante de l ASDE, Monsieur Joseph FADOUL, représentant d Agir ensemble Madame Nicole BRUYERE, Présidente de l Artéa Cie et de l Entraide solidarité, Madame Juliette MOTTE, présidente de l ADPSN, Monsieur Pascal HODIMONT, représentant du SENAS WA JUTSU, et président des Cavaliers d éroses, Monsieur Patrice BOURGUES, président de l Entente halieutique, et représentant de l APPMA, Madame Marina CATALA, présidente du Pré des 4 fers, Monsieur Michel MATTEACCI, représentant du Club taurin lou Ferri, Monsieur Michel BISOGNO, président du Club taurin Lou Senassenc, Madame Joëlle OSIDA, représentant de Collectif Forme, Madame Gisèle GONDOUIN, représentant de Collectif Forme, Madame Pascale BRETON, présidente de la Croix Rouge de Salon, Monsieur Eric LEXIS, représentant de la FAVD, Madame Laetitia IMBERT, présidente de Familles rurales, représentante du Téléthon, Madame Isabelle LEBRUN, présidente des Filles du Soleil, Monsieur Jérome ARNAUD, président du Handball club, Monsieur Rais BOUTI, président de la Jeunesse Sénassaise, Monsieur Jean Michel VASSAL, Président du Judo Club, Madame Marie Jose BAPT, représentante de la Respelido, Madame Jocelyne SOUEDAN, Présidente des Cousettes de Sénas, Madame Laurette SALIVET, Présidente d Energy Fun-Music, Madame Françoise CASTEL, représentant du Marché de Noel, Monsieur Christian GUIOLLARD, président du Moto club, Monsieur Jean GAUTIER, représentant du Moto club, Madame Colette PICHANCOURT, présidente de la Paroisse, Madame Nadine SANCHEZ, président du Relais Provence opération orange Sœur Emmanuelle et représente du Rugby Club, Madame Sylvie ERHART, présidente du Rock et Salsa, Monsieur Claude ALLEGRINI, président de Scen as Photo, Monsieur Gerard CASSIN, représentant de Scen as photo, Madame Nathalie CANCE, présidente de Scrap amour, 1

2 Madame Claire NIER, représentante de Scrap amour, Monsieur Lionel DISDIER, président du Basket, Monsieur Claude GROLLIER, président de Sénas Musique, Monsieur Sylvain VLAVIANOS, président de Sports loisirs Sénas, Monsieur Jean Pierre BOUHANICHE, président d Une Ecole au Kham, Monsieur Serge BELLONE, président du Vélo club, Monsieur Pierre GILLI, président des Vieux Tracteurs, Madame Nicole BERNARD, représentante de Vis comica, Madame Elisabeth PELLAT, président des Donneurs de Sang, Madame Laure GAUTIER, présidente de Flauravie. Monsieur le Maire ouvre la séance, félicite et remercie l ensemble des associations ayant participé à la Saint Amand ainsi qu aux TAP. Il informe et s excuse auprès des associations qu il ne pourra pas rester du fait de la tenue d une réunion publique sur les TAP. Cependant Monsieur le Maire précise que la distribution des salles devra se faire dans la plus stricte équité, quitte à limiter le nombre de créneaux par associations. Il insiste sur le fait que la contenance des salles en nombre de personnes devra être rigoureusement respectée. Il indique en complément que la salle plurivalente ne sera plus proposée aux associations, mais qu une mise à disposition de la Salle du Foyer Edmond Pons et de la salle de réunion du gymnase sera possible en fonction des disponibilités. Par ailleurs Monsieur le Maire précise que les associations de Sénas devront comporter majoritairement des habitants de Sénas. Enfin, Monsieur le Maire présente Monsieur Bernard POURCEL, président de la Commission Sports et Associations et lui laisse la parole. Monsieur Bernard POURCEL présente l ordre du jour, ainsi que les commissions liées aux Associations. La présentation de la commission Sports et Associations L état des lieux des Associations de Sénas L état de l Agenda des Associations Le planning des salles communales jusqu à juin 2016 La journée des Associations L évolution entre la Mairie et les Associations La Maison des Associations Le règlement intérieur des Salles L agenda partagé Puis il laisse la parole à Madame Emmanuelle CHAUVET, afin de planifier les réservations des salles annuelles et occasionnelles pour l année 2015 / Ainsi, les modifications des réservations annuelles sont abordées : Salle Frédéric Mistral Ecole Maternelle : Lundi/ Mardi de 8h40 à 10 heures Mercredi de 8h40 à 11 heures Jeudi 8h40 à 11h20 Vendredi de 9h20 à 10 heures 2

3 Gymnastique volontaire : Collectif Forme : Les filles du Soleil : Basket club : Jeunesse Sénassaise : Foot salle FAVD : Lundi/Mardi/Vendredi de 10h à 11heures le mardi soir 19h30 20h30 Annulation des entrainements du mardi soir à partir de 19h30 Ajout d un entrainement de Basket le jeudi de 17h00 20h00 Mercredi de 17h30 à 20h00 Mercredi de 20h00 à 23h00 Mardi de 20h30 à 23h00 Mezzanine Collectif forme : GV : Report du cours du mardi de 19h30 à 20h30 à la Salle Frédéric Mistral Mardi de 19h30 à 21h00 Agriculteurs Les horaires des écoles, du TAP, de la Country, de Sean Cairderas et du Rock et Salsa sont maintenus. AIL : Les Enfants de Sénas : Energy fun Music : Sang Ecole Maternelle : Scrap amour : Lundi de 18h30 à 21h30 Mercredi de 14h à 17h30 Le vendredi de 16h30 à19 heures en fonction des réservations pour le Don du Lundi/ Vendredi de 9h20 à 10heures Lundi/Mardi/Mercredi/Vendredi de 10h30 à 11h20 Les samedi non réservés par Sean Cairderas Gymnase Les pompiers et les écoles maintiennent leurs créneaux. Le Basket : Handball : Lundi de 17h 20h00 Mardi de 16h30 22h30 Mercredi de 14h à 21h30 Jeudi de 19h30 à 21h00 Vendredi de 16h30 à 21h15 et de 21h15 à 23h30 Samedi et Dimanche de 9h30 à 22h00 Lundi de 20h à 22h30 Mercredi 21h30 à 23h30 Jeudi de 17h30à 19h30 Salle de Réunion : Collectif forme : Vendredi de 18h00 à 20h00 3

4 Planet : TAP : Madame SANSELME : Flauravie : RDC vendredi de 13h30 à 16h30 B1 de 13h30 à 17h00 RDC Lundi de 19h30 à 22h00 RDC Mercredi de 9h00 à 12h00 RDC Mardi de 9h00 à 12h00 Mairie Annexe : Rugby : AIL : Lundi de 14h15 à 15h45 Mercredi de 10h30 à 12h00 Plus de cours le samedi matin Lundi de 19h00 à 20h00 Mardi de 18h00 à 19h00 Jeudi de 17h45 à 18h45 Plus de cours de Gym enfant le mercredi après midi Plus de cours de Baby Gym le vendredi matin Salle du Moulin Judo : Sénas wa jutsu : Jeudi de 17h00 à 22h00 Lundi de 19h30 à 21h00 Mercredi de 18h00 à 21h00 S il y a des erreurs ou d autres modifications, merci de bien vouloir transmettre vos plannings à jour à Madame Chauvet ou Madame Pons, afin que les corrections soient faites rapidement. Réservations ponctuelles Important : Vos demandes ci-dessous sont préenregistrées. Pour être effectives, il est nécessaire de transmettre le formulaire de réservation au secrétariat. Cependant, il est important de noter que la réservation est officielle que lorsque vous recevez le courrier de validation. Il est fortement déconseillé d engager un orchestre, un DJ ou de faire la promotion d un évènement, avant la réception du courrier de validation. Par ailleurs, Un nouveau formulaire a été mis en place et doit être fait à partir de maintenant pour tout les évènements à venir. Salle Frédéric Mistral 19/09/2015 : Sénas Country Dancers Group 03 et 04/10/2015 : Vieux Tracteurs 10/10/2015 : Les Cousettes de Sénas 17/10/2015 : Energy Fun Music 01/11/2015 : Rugby Club 08/11/2015 : Les Enfants de Sénas 10 et 11/11/2015 : Foire aux santons 14 et 15/11/2015 : La Respelido 4

5 21/11/2015 : Téléthon 29/11/2015 : Familles rurales 28-29/11/2015 : Marché de Noël et Familles Rurales 17/12/2015 : Familles Rurales 31/12/2015 : Sénas Country Dancers Group 10/01/2016: Majorettes 16/17/01/2016: Téléthon 24/01/2016: Sos clocher 31/01/2016: Respelido 07/02/2016: FAVD 14/02/2016: Basket 21/02/2016: Hand 28/02/2016: Familles rurales 20/03/2016: Les enfants de Sénas 26 et 27/03/2016: Derailleur des alpilles 03/04/2016: Familles rurales 13/04/2016 : Entraide 23/04/2016 : Country 08/05/2016 : Respelido (ou foyer) 15/05/2016/ Vieux tracteurs 21 et 22/05/2016 : Scrap amour 28/05/2016 : Energy Fun Music Salle des Agriculteurs 12/09/2015 : Sean Cairdeas 19/09/2015 : Scrap Amour 20/09/2015 : Rock et salsa 26/09/2015 : Sean Cairdeas 02/10/2015 : Collecte de Sang 03/10/2015 : Téléthon 06/10/2015 : Opération orange Provence sœur Emmanuelle 10/10/2015 : Sean Cairdeas 11/10/2015 : Rock et salsa 16/10/2015 : Collecte de sang 24/10/2015 : Scrap Amour 31/10/2015 : Sean Cairdeas 01/11/2015 : Rugby Club 07-08/11/2015 : Scrap Amour 11/11/2015 : Foire aux Santons 14/11/2015 : Sean Cairdeas 21/11/2015 : Téléthon repas 28-29/11/2015 : Marché de Noël 05/12/2015 : Téléthon 06/12/2015 : Rock et salsa 10/12/2015/ Familles rurales 12/12/2015 : Sean Cairderas 13/12/2015 : Energy Fun Music 14, 15, 16/12/2015 : Familles Rurales 19/12/2015/ Energy Fun Music 26/12/2015 : Sean Cairdeas 22/01/2016 : Velo club 23/01/2016 : Scen as photo, Maison des Jeunes : 11/12/2015 : Familles rurales Foyer Edmond Pons : 16/10/2015 : SLS 31/11/2015 : Entraide La réunion se poursuit par un rappel des règles suivantes aux Présidents ; Vérifier que les lumières soient éteintes, et toutes les portes fermées avant de quitter une salle, il est également demandé de tenir les portes fermées lors des cours, pour éviter les pertes de chaleur, et de ne pas toucher le tableau électrique de la salle Frédéric Mistral, Laisser la cuisine de la salle F. Mistral le plus propre possible : pensez à jeter les poubelles, passer un coup de balai pour dégrossir, vider les chambres froides et les laisser ouvertes en partant, vider et débrancher le congélateur. Attention à bien utiliser des produits adaptés pour le lave-vaisselle, Ne pas ouvrir les trappes de désenfumage de la Mezzanine, il ne s agit pas de fenêtre!! Veiller à ce que les vélos restent à l extérieur des locaux, 5

6 Ne pas déplacer le matériel (chaises et tables), d une salle à l autre, Lorsque vous réservez une salle le week-end, vous êtes priés de respecter vos horaires de réservation, afin de ne pas empiéter sur les créneaux des autres associations, Les associations n ayant pas signé de convention sont tout de même priées de fournir une attestation d assurance pour l occupation des salles. Enfin, vous êtes invités à communiquer les dates de vos Assemblées Générales ou ), ainsi que les dates et horaires de vos manifestations au service communication ou ou au ), afin que des publications soient faites dans le Sénas Mag. Agenda partagé Monsieur Pourcel présente Monsieur Badereddine, délégué à l animation et évènementiel sur la commune afin qu il expose l agenda partagé, nouvel agenda des réservations des manifestations. Monsieur Badereddine présente aux associations le nouveau mode de réservation simplifié établi afin d organiser un évènement sur la commune ou dans les salles municipales. Avec l agenda partagé et le nouveau formulaire de demande d organisation d une manifestation, tout sera noté sur le même formulaire, y compris les demandes d arrêtés, ainsi que de matériels. Toutes demandes d organisation de manifestations sur la voie publique devront se faire deux mois à l avance, et concernant les demandes de manifestations dans les salles municipales, celles-ci devront être faites un mois avant. Les demandes seront traitées lors d une commission qui réunira tous les services concernés par la demande à la fréquence de deux commissions par mois. La première se tiendra en date du 30 septembre. Le rôle de l agenda partagé et de la commission est d éviter les doublons dans la mise à disposition des salles salle et l équité dans les réservations. Monsieur Badereddine informe que ce formulaire sera à remplir en Mairie, au service du logement et des associations. Toute fois, la décision sera prise lors des commissions. Pour l instant ce formulaire ne sera pas accessible en ligne, mais cette possibilité reste ouverte pour l avenir. Journée des associations Pour la suite, Monsieur Pourcel rappelle aux associations qu elles doivent amener parasols, tourets et pinces à linge. Puis il présente le plan de disposition des associations. Il informe les associations que lors de la journée des associations, la Cours Maurin sera fermée de 13 heures à 14 heures afin que tout le monde puisse aller manger au jardin public. Des panneaux signalétiques seront fournis aux associations avec leur nom. Ces affiches devront être remises à Monsieur Pourcel lors de la fin de la journée des associations, ou dans la semaine suivant la fin de cette journée. Une buvette sera organisée par l association du Téléthon. Les associations de Sénas Monsieur Pourcel indique que 95 associations sont présentes sur la commune de Sénas. Il présente un récapitulatif de ces associations par activités : -5 associations sports co - 21 associations sports individuels -19 associations de culture et loisirs -13 associations à caractère social et caritatif 6

7 -7 associations au folklore et traditions - 5 associations pour l éducation -10 associations pour le patrimoine et la nature -4 associations pour la ville et l économie locale -3 associations d anciens combattants -8 associations externes Relation Mairie / Associations Monsieur Pourcel développe un argumentaire sur l équité obligatoire entre la Mairie et les Associations. Les subventions et les critères d attributions (situation financière, le nombre d adhérents, les tranches d âges, les manifestations, la durée des événements, les déplacements, l encadrement, le niveau de pratique) La reprographie : Sur ce point, Monsieur Pourcel laisse la parole à Madame Buntz, délégué à la Communication. Il y aura un nombre limité de photocopies noires et blanches par associations considéré comme faisant partie des subventions. Un certain nombre limité de copies sera délivré gratuitement. Au-delà de cette limite, les copies deviendront payantes. Il en est de même pour les photocopies couleurs. Madame Buntz précise que plus aucunes copies ne sera faite par le service communication. Monsieur Pourcel informe que le prêt des salles se fera sous réserve d un chèque de caution de 200 euros, rendu en fin de session. Il présente un tableau aux associations avec la capacité de chaque salle municipale. Puis il rappelle que la Mezzanine ne peut contenir que 19 personnes maximum. Il rappelle que des délais de réservation sont mis en place et doivent être respectés. Le règlement intérieur des salles : Ce règlement aborde les règles et procédures de réservations, les responsabilités réciproques de la municipalité et des associations, les obligations à respecter vis-à-vis du matériel et de la propreté des salles. Monsieur Pourcel informe que la Mairie est prioritaire sur les réservations de ces dernières. Toute réservation est soumise à des délais de 1 mois, pour la maison du Planet toute demande devra être effectuée 15 jours avant la date prévue. Toute annulation devra être faite 5 jours francs avant la date. Monsieur Pourcel informe que chaque association ne pourra organiser qu un loto et qu un vide grenier par an Dans l éventualité où des dates resteraient disponibles, une autre manifestation pourra être attribuée Concernant les Heures de fermeture, elle ne pourra être supérieure au lendemain matin 02 heures Il précise que chaque association devra avoir une assurance responsabilité civile. Le règlement interne, la charte de la vie associative, ainsi que la charte de la maison des associations seront envoyé a chaque association dès validation par le conseil municipal. Le non respect du règlement pourra entrainer jusqu'à l exclusion. La maison des associations : Cette maison aura pour but de créer un lieu de rencontre inter associatifs et de proposer différents services et matériels aux associations. Il y aura la mise en place d un conseil local de la vie associative regroupant les élus de la commission sports et associations, 10 représentants des associations nommé pour deux ans. Des réunions trimestrielles seront organisées. Entretien des salles L entretien de la salle Frédéric Mistral ne se fera le week end que lorsqu il y aura des repas. 7

8 Pour vos questions, demande d information ou autre, merci d entrer en contact avec Emmanuelle ou Marion au Questions/Réponses : *Demande de compte rendu de réunion exhaustif : le compte rendu est prévu d être diffusé dans son intégralité *Différents conflits et doublons : énumération sur les différents créneaux et horaires traités ultérieurement : -Les majorettes et collectif forme à la salle Frédéric Mistral le mardi -Le basket et la jeunesse sénassaise à la salle Frédéric Mistral le mercredi soir -Le basket et le hand au Gymnase -Le tennis qui demande un créneau à la salle Frédéric Mistral -Le hand qui intervient afin d informer que sur quatre semaines ils ne pourront donner de cours et demande une solution Des délibérations ultérieures avec les intéressés ont amenées à une décision équitable qui s impose. *Les lotos au Foyer organisés par l entraide et la Respelido. Concernant les lotos, ces derniers sont des animations et divertissement réservés aux seuls adhérents. Ils ne sont pas assujettis à la règle d un loto par an. * Les vides greniers : Chaque association pourra organiser un vide grenier par an, et pour des dates supplémentaires celle-ci seront envisageable en fonction des disponibilités. *Rehausse lors de la journée des associations : une rehausse sera installée lors de la journée du 12 septembre dans la Cours Maurin afin que chaque association puisse y faire ses démonstrations. 8

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