Guide de saisie des objectifs MBR

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1 Guide de saisie des objectifs MBR Sommaire I- Le MBR, définition 1- Population concernée 2- Période de référence 3- Taux du MBR 4- Répartition des objectifs 5- Objectif entreprise 6- Objectifs individuels 7- Modification des objectifs en cours d année II- Etapes du workflow 1- Préparation des objectifs par le collaborateur 2- Définition des objectifs par le manager 3- Acceptation des objectifs par le collaborateur 4- Evaluation des objectifs par le manager 5- Acceptation de l évaluation par le N+2 6- Acceptation de l évaluation par le collaborateur 7- Clôture III- IV- Simulateur de prime MBR Demander la modification d un objectif V- Annexes 1

2 I- Le MBR, définition 1-Population concernée Tous les cadres administratifs et responsables techniques sont concernés. Cas des salariés entrés et sortis dans la période ou en CDD : - Objectifs individuels : les collaborateurs devront justifier de 6 mois minimum de présence dans l entreprise ; - Objectif entreprise : les collaborateurs devront justifier de 6 mois minimum de présence dans le poste et être présent à date de clôture de l exercice. Le calcul sera effectué au prorata temporis du temps de présence. 2- Période de référence Il s agit par défaut de l année fiscale (1 er avril N 31 mars N+1). En cas d embauche en cours d année, la date de début de période sera la date d embauche. En cas de changement de service, le collaborateur devra avoir 2 documents MBR pour l année. (Merci de contacter votre RRH pour débloquer le document et modifier les dates) En cas de passage cadre en cours d année, la date de début de période sera celle du passage cadre. Ex : changement de service le 1 er septembre N. - 1 er Objectif MBR du 1 er avril N 31 août N - 2 ème Objectif MBR du 1 er septembre N 31 mars N+1 3- Taux du MBR Le taux est automatiquement affecté au salarié lors de la création du document. Il s agit du taux affecté au salarié dans le dossier en paie. Si le taux n est pas correct, vous devrez contacter votre RRH. 4- Répartition des objectifs Vous êtes Cadre non encadrant Vous êtes Managers 2 ème ligne Vous êtes Directeur ou Manager 1 ère ligne 5% salaire de base 7% salaire de base 10% salaire de base 14% salaire de base Boostable à 150% Boostable à 150% Boostable à 150% Boostable à 150% 20% collectif 30% collectif 40% collectif 45% collectif sur l objectif satisfaction clients sur l objectif satisfaction clients dont 20% sur l objectif satisfaction clients et 20% sur l objectif CA de RFR dont 25% sur l objectif satisfaction clients et 20% sur l objectif CA de RFR 80% individuel 70% individuel 60% individuel 55% individuel 2

3 L enveloppe budgétaire est à 100% du taux du MBR (5%, 7%, 10%, ) et correspond au niveau atteint. Mais il est possible d atteindre 150% d atteinte des objectifs. Ce système permet de rémunérer la surperformance. (Supérieur : 125%, exceptionnel:150%). Pour vous aider, le formulaire de saisie des MBR vous indique les % restants à répartir par niveau pour le collaborateur concerné : 5- Objectif entreprise Le niveau d atteinte sera calculé automatiquement en fin d année. Il est cependant possible d effectuer une simulation à l aide du menu déroulant. L objectif Trading profit n est plus intégré aux grilles MBRs. 2 objectifs communs en fonction du niveau de management : - Enquête satisfaction clients Acceptable : >= 84.2 % Supérieur : >= 85% Exceptionnel : >= 86 % - Chiffre d affaires entreprise Ricoh France Acceptable : >= 590 M Supérieur : >= 603 M Exceptionnel : >= 610 M Formule de calcul de la prime Calcul : Salaire de base cumulé sur la période Taux du MBR % d objectif entreprise atteint. 6- Objectifs individuels 2 à 3 objectifs individuels en fonction du niveau de management. Le nombre d objectif est indexé sur le taux du MBR : - de 5 à 7 % : 3 objectifs maximum - au-delà : 2 objectifs dont obligatoirement 1 objectif qualifié de quantitatif Objectif qualitatif : Evalué selon 4 niveaux d atteinte : - Non Atteint (0%) - Acceptable (100%) - Supérieur (125%) 3

4 - Exceptionnel (150%) Objectif quantitatif : Il s agit du pourcentage de réalisation de l objectif évalué. - Seuil de déclenchement du paiement >=100% - Plafonnement du paiement à 150% Ex : Formule de calcul de la prime : Salaire de base cumulé sur la période Taux du MBR % d objectif individuel atteint. 7- Modification des objectifs en cours d année Une fois les objectifs formalisés et validés par le collaborateur, il est possible de modifier la définition d un objectif ou même le poids qu il lui aurait été accordé dans le cas où l objectif aurait été mal qualifié ou que des évènements externes perturbent sa réalisation. Toutefois, ce document étant signé, cette demande de modification ne peut-être qu à l initiative du collaborateur. II- Etapes du workflow 1- Préparation des objectifs par le collaborateur Le collaborateur a la possibilité de suggérer lui-même des orientations d objectifs à sa hiérarchie. Ces objectifs s inscrivent dans le cadre de Ricoh Way. Se connecter à l adresse suivante : ou dans l intranet, espace Ressources Humaines, Portail RH. Si vous n avez pas vos codes d accès, saisissez votre adresse dans la zone «code d accès oublié», vous recevrez vos identifiants par . - Cliquer sur le menu «Objectifs Individuels» - Cliquer sur «Nouveau» - Cliquer sur le formulaire «Management By Result» - Contrôler les informations pré-remplies en en-tête du document - Proposer des orientations d objectif - Enregistrer Les champs de fixation des objectifs se verrouilleront après la prise en charge du document par la hiérarchie. 4

5 2- Définition des objectifs par le manager Se connecter à l adresse suivante : ou sur l intranet, espace Ressources Humaines, Portail RH. Si vous n avez pas vos codes d accès, saisissez votre adresse dans la zone «code d accès oublié», vous recevrez vos identifiants par . Dans le cas ou le document n ait pas été déjà ouvert par le collaborateur : - Cliquer sur le menu «Objectifs Individuels» - Cliquer sur «Nouveau» - Cliquer sur «Cliquer ici pour sélectionner un collaborateur» puis choisir le salarié de votre équipe - Cliquer sur le formulaire «Management By Result» - Contrôler les informations pré-remplies en en-tête du document 1- Indiquer s il s agit d objectif qualitatif ou quantitatif à l aide du menu déroulant à droite du «thème». 2- Renseigner le thème de l objectif 3- Renseigner les critères permettant de déterminer l atteinte ou non des objectifs. Ceuxci doivent être réalisables et évaluables. 4- Associer un pourcentage au niveau atteint de chacun des thèmes. Les % des niveaux supérieurs et exceptionnels s alimenteront automatiquement. A l issue de cette étape, le collaborateur recevra un d accès direct au document lui précisant l action attendue. Exemple pour un collaborateur avec un MBR à 5% : Pour atteindre 100 % de ses objectifs, le niveau d atteinte de l objectif entreprise et des objectifs individuels doit être au minimum «atteint». Il est réparti comme suit : - 20 % : Objectif entreprise - 80 % : Objectifs individuels Pour les objectifs individuels, le responsable doit indiquer le «poids» de chaque objectif. Par exemple, s il y a 3 objectifs, le 1 er représentera par exemple 40 %, et les 2 autres 20 % pour atteindre 80 %. 5

6 1- Qualitatif ou quantitatif 3- Critères 2- Thème 4- Pondération de chaque objectif à compléter par défaut au niveau «atteint». La pondération est calculée automatiquement pour les autres niveaux. Niveau atteint en fin d année 3- Acceptation des objectifs par le collaborateur Se connecter à l adresse suivante : ou sur l intranet, espace Ressources Humaines, Portail RH. Si vous n avez pas vos codes d accès, saisissez votre adresse dans la zone «code d accès oublié», vous recevrez vos identifiants par . - Cliquer sur le menu «Objectifs Individuels» - Le sélectionner et cliquer sur modifier - Renseigner d éventuel commentaire dans la zone dédiée - Signer en bas du document Le collaborateur a la possibilité de signer conjointement avec son manager. C est-à-dire qu à partir de l accès du manager, le collaborateur peut signer en saisissant son mot de passe de connexion au Portail RH. Comme pour l étape précédente, le manager recevra un d accès direct de confirmation. 6

7 4- Evaluation des objectifs par le manager En fin d exercice, la deuxième étape consiste à dire si les objectifs ont été atteints. Pour les objectifs qualitatif, 4 niveaux : - Non atteint - Atteint - Supérieur - Exceptionnel A sélectionner pour chacun des thèmes en ajoutant des commentaires. (Obligatoire) Pour les objectifs quantitatifs, renseigner le % de réalisation de l objectif (ex : 132,25%). Le % payé sera automatiquement proratisé. Le niveau d atteinte du ou des objectifs entreprise sera déjà renseigné dans le document lors de l annonce des résultats de fin d exercice. Signer le document Le N+2 recevra alors un d accès direct au document lui précisant l action attendue. 5- Acceptation de l évaluation par le N+2 Signature du document par le N+2, 2 choix : - Approbation. Le document passera ensuite en signature collaborateur - Désapprobation. Le document revient à l étape précédente pour réévaluation des objectifs. Commentaire obligatoire. Le manager recevra un d information. 6- Acceptation de l évaluation par le collaborateur Même procédure que l étape 3, signature du document par le collaborateur avec possibilité d ajouter un commentaire. A la fin de cette étape, le manager recevra un d accès direct au document pour confirmation. 7- Clôture C est la dernière étape. Une fois clôturé, le document est transmis à la Direction des Ressources Humaines pour mise en paiement de la prime. 7

8 III- Simulateur de prime MBR Le collaborateur comme le responsable peuvent effectuer une simulation du montant de la prime que le collaborateur pourrait percevoir. Attention, il s agit bien d une simulation. Cette fonctionnalité est partiellement désactivée pour le collaborateur à partir de l étape d évaluation des objectifs par le manager. Il ne pourra saisir que le salaire de base cumulé. Pour ce faire, il suffit de : - Renseigner les niveaux (estimés) d atteinte des objectifs (entreprise et individuels) - Renseigner le salaire de base cumulé sur la période - Cliquer sur calculer V- Demander la modification d un objectif C est le collaborateur qui en fait la demande. Lorsque le document est au statut en attente (entre les 2 grandes phases de fixation puis d évaluation), il y a un bouton «Modifier les objectifs» au dessus de la signature du collaborateur : Le Manager recevra, toujours par , une demande de modification des objectifs. S il accepte la modification, il cliquera à son tour sur le bouton «Modifier les objectifs» pour remettre le document au statut «En cours», annuler les signatures et permettre la modification. Dans tous les cas, que le manager refuse la modification ou qu il effectue des corrections, le collaborateur devra resigner. 8

9 IV- Annexes QUESTION REPONSE SUR LE CALCUL DU MBR 1 - Quel est le process de calcul du MBR adopté lorsqu il y a eu changement de mission en cours d exercice? Il convient de calculer la partie du bonus due au titre des objectifs fixés dans le cadre de la première mission puis, dans un second temps, celle due au titre des objectifs fixés pour la mission suivante. Dans le cas où les objectifs n auraient pas été fixés dans la nouvelle mission, un paiement à 100% sur la période sera assuré. 2 - Quel est le process de calcul du MBR adopté lorsqu il y a eu changement de métier en cours d exercice? L approche sera identique à celle décrite ci-dessus dans la réponse à la question Quel est le process de calcul du MBR adopté si l objectif fixé s avère inatteignable du fait de l entreprise? Sauf cas exceptionnel, ce cas ne devrait pas se produire. Il s agit donc d une modification indépendante du collaborateur. En conséquence, l objectif aurait dû être adapté ou sera adapté au moment de l évaluation. Il y aura donc lieu de payer le MBR au vu de l adaptation faite. 4 - Le pourcentage de réalisation d un objectif peut-il être différent de 100, 125 ou 150%? Dès lors que l objectif est chiffré, quantifiable et donc mesurable, le réalisé (logique du R/O) peut très bien montrer un % d atteinte entre 100 et 125% ou 125 et 150%. En dessous d'une réalisation à 100% d'un objectif, il n'y a pas de prise en compte de cet objectif dans le calcul du MBR. Positionner un niveau d atteinte entre les deux bornes dans le cadre d un objectif qualitatif revient à poser un acte de management au vu de l état d avancement constaté. 5 Comment doit-être traité le cas d un collaborateur à qui aucun objectif n aurait été fixé sur l exercice? Il n existera pas d autres solutions qu un paiement à 100% pour la partie des objectifs dits «personnels». Le manager expliquera par note jointe les raisons de cette non-fixation. 9

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