Charte d Agrément Annonceur Pacitel

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1 Charte d Agrément Annonceur Pacitel Table des matières Préambule Procédure d'agrément Annonceur Dossier de candidature Conditions d Agrément Annonceur Engagements du candidat pendant la procédure d Agrément Annonceur Contrôle administratif et critères d évaluation Comité d Agrément Annonceur Composition et attributions Décision d'attribution ou de refus d Agrément Annonceur Droits et bénéfices de l Agrément Annonceur... 6 Annexe n V4 - mise à jour le 23/04/2013 1

2 Préambule La liste Pacitel est une liste d opposition à la prospection commerciale par voie téléphonique. Elle rassemble les numéros de téléphone (fixes et mobiles) sur lesquels les consommateurs ne souhaitent pas être prospectés. Considérant la sensibilité de ces données à caractère personnel et l objectif du dispositif Pacitel de contribuer à un démarchage téléphonique plus responsable, l accès à la liste Pacitel doit de façon absolue respecter les principes essentiels suivants : - Protéger les consommateurs en leur garantissant notamment le bon usage de leurs données ; - Assurer la confidentialité de ces données ; - Respecter la vie privée des consommateurs. Pour les entreprises souhaitant se conformer à la volonté des consommateurs exprimée à l aide du dispositif Pacitel, la qualité du repoussoir de la liste des Pacitéliens 1 des fichiers de prospection est un élément fondamental. A cette fin, il est essentiel de garantir un service informatique de repoussoir de la liste Pacitel de qualité. En particulier, plusieurs difficultés techniques ont été identifiées : - les difficultés d'interprétation de supports de données ; - la nécessité d une mise à jour régulière de la liste de référence ; - la difficulté particulière d'interprétation de la saisie des numéros de téléphones de l'annonceur pour la comparer à la liste de référence. L accès à la liste Pacitel est soumis à des engagements forts de la part des entreprises souhaitant mettre en conformité leurs fichiers de prospection à la liste Pacitel. En conséquence, toute personne physique ou morale, ci-après dénommée «le Candidat», dont l objectif est d avoir accès à l intégralité de la liste Pacitel et de réaliser ainsi les traitements de repoussoir des Pacitéliens sur ses fichiers de prospection doit se soumettre, obligatoirement et au préalable, à la procédure d Agrément Annonceur. La procédure d Agrément Annonceur comporte deux étapes essentielles : - le dépôt d'une demande d Agrément Annonceur auprès de Pacitel, - la vérification des éléments du dossier et l examen de cette demande par le Comité d Agrément Annonceur désignée et habilitée à délivrer ou refuser l Agrément Annonceur. La présente Charte a pour objet de définir la procédure de demande d'agrément Annonceur pour la souscription de l offre Pacitel Intégral, les conditions d'attribution, et de déterminer les obligations, les droits et les bénéfices de l Agrément Annonceur. 1 Pacitélien : désigne le consommateur qui s est inscrit sur la liste d opposition Pacitel V4 - mise à jour le 23/04/2013 2

3 1 Procédure d'agrément Annonceur 1.1 Dossier de candidature Le Candidat doit se rendre sur le site Internet Pacitel dans la rubrique dédiée aux dépôts des dossiers de candidature, ( Il doit renseigner tous les champs obligatoires, valider sa saisie et imprimer le dossier finalisé. Le Candidat doit adresser par courrier postal en recommandé son dossier de demande d Agrément Annonceur dûment complété et signé à l adresse suivante : Association Pacitel Demandes d Agrément Annonceur 28 rue de l'amiral Hamelin Paris 1.2 Conditions d Agrément Annonceur Engagements du candidat pendant la procédure d Agrément Annonceur Le Candidat respecte les lois et règlements applicables et garantit notamment que les traitements informatiques qu il effectuera seront conformes aux dispositions de la loi n du 6 janvier 1978, relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés et déclarés à la CNIL conformément à ces dispositions. Le Candidat s interdit d effectuer des transferts de données Pacitel hors Union Européenne, à l exception d une autorisation préalable délivrée par la CNIL. Le Candidat s interdit d utiliser le fichier contenant la liste Pacitel à d autres fins que celle de repoussoir de fichiers. Le Candidat s interdit de communiquer ou d utiliser directement ou indirectement, à quelque tiers que ce soit tout ou partie des informations qui lui seront communiquées ou dont il aurait eu connaissance à l occasion et au cours de la procédure d Agrément Annonceur, notamment l ensemble des fichiers et documents du contrôle technique, étant entendu qu il les communiquera sur demande à toutes autorités compétentes administratives ou judiciaires. Le Candidat reconnaît que toute divulgation léserait les intérêts de Pacitel et engagerait sa responsabilité Contrôle administratif et critères d évaluation Le contrôle administratif a pour objet de vérifier l exactitude des déclarations faites par le Candidat et consiste à appliquer au dossier de candidature les critères objectifs d appréciation définis ci-dessous. Ces critères ont été dégagés afin d opérer une sélection objective des Candidats, qui doivent attester sur l honneur le respect des points suivants ainsi que fournir les pièces justificatives suivantes. Le Candidat doit avoir son établissement principal dans l Union européenne ; Le Candidat effectue le traitement des fichiers objet de l Agrément Annonceur Pacitel en France ; Le Candidat ou son entreprise n a fait l'objet d'aucune condamnation pénale, ni de sanction civile V4 - mise à jour le 23/04/2013 3

4 ou administrative, prononcée sur le fondement des droits et obligations conférés par les dispositions de la loi n du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés ; Le Candidat n a pas fait l'objet de condamnation pénale, ni de sanction civile ou administrative, de nature à lui interdire de gérer, administrer ou diriger une personne morale, ou d'exercer une activité commerciale ; le candidat exerçant effectivement et réellement le contrôle de la société ; Le Candidat a, au 31 décembre de l'année précédant celle au cours de laquelle il effectue la demande d Agrément Annonceur, souscrit les déclarations lui incombant en matière fiscale et sociale et acquitté les impôts et cotisations exigibles à cette date, ou s est acquitté spontanément de ces impôts et cotisations avant la date d envoi du dossier de candidature à l Agrément Annonceur Pacitel ; Le Candidat atteste sur l honneur être en possession d une attestation de responsabilité civile professionnelle ; Le Candidat fournit les pièces justificatives suivantes : o Présentation de l activité de l entreprise (par exemple : description de l activité, plaquette publicitaire, rapport d activité, derniers comptes annuels..); o Un extrait de Kbis de l inscription de la société au Registre du Commerce et des Sociétés; o o Récépissé de déclaration effectuée auprès de la CNIL (justification attestant que l entreprise apparait auprès de la CNIL comme détenteur des fichiers contenants des données personnelles); Questionnaire à compléter sur la description des moyens et systèmes de sécurité informatiques mis en place (joint au dossier de demande d agrément) ; o Pièce justificative d adhésion à une fédération ou à un Syndicat professionnel ; Le Candidat s engage à respecter les règles déontologiques figurant en annexe n 1. Il est expressément rappelé que les demandes d Agrément Annonceur doivent être complétées par le Candidat afin d informer loyalement les membres du Comité et de donner une image réelle et fidèle de la situation et du fonctionnement de l entreprise, concernant les évènements passés, présents et raisonnablement prévisibles ; V4 - mise à jour le 23/04/2013 4

5 Dans ce contexte, le Candidat ne peut se contenter de répondre strictement aux questions posées ou de communiquer uniquement les documents demandés. Il doit, au-delà, informer le Comité de tout élément susceptible d influencer celle-ci. Il en est ainsi par exemple de toute procédure administrative ou juridictionnelle en cours, d un mode de fonctionnement social s apparentant à de la gestion de fait, du transfert partiel de données en-dehors de France ; Le Candidat est informé du fait qu il peut, dans cette approche, être amené à répondre à des demandes de documents ou de précisions complémentaires formulées par le Comité ; Il est enfin rappelé que plusieurs représentants de l Administration (DGCCRF, DGCIS ou autre) seront amenés à statuer sur les demandes d Agrément Annonceur, et que l absence de loyauté dans la présentation par le Candidat de son dossier est susceptible de recevoir une qualification pénale. 2 Comité d Agrément Annonceur 2.1 Composition et attributions Le Comité d Agrément Annonceur est composée des membres suivants : Le Président de l Association Pacitel ou son suppléant ; Un représentant de chaque fédération adhérente à Pacitel ou son suppléant ; Un représentant des pouvoirs publics ou son suppléant ; Un juriste salarié de l une des fédérations adhérent à Pacitel ou son suppléant. Les attributions du Comité d Agrément Annonceur sont les suivantes : Se réunir périodiquement pour répondre aux demandes d'agrément Annonceur qui lui sont adressées. Le Comité d Agrément Annonceur se réunit à discrétion ; Accorder ou refuser l'agrément Annonceur ; Tenter de résoudre à l'amiable les litiges relatifs à la procédure d Agrément Annonceur avant que ne soient saisies les juridictions compétentes. 2.2 Décision d'attribution ou de refus d Agrément Annonceur Une des attributions du Comité d Agrément Annonceur est d accorder ou de refuser l Agrément Annonceur. Le Comité d Agrément Annonceur prend cette décision au vu des critères d évaluation définis à l article ainsi qu au vu des critères déontologiques énoncés dans l Annexe n 1. Cette décision ne peut faire l'objet d'aucun recours. La décision d'attribution d Agrément Annonceur est adressée par Pacitel au Candidat par courrier électronique, ce courrier est accompagné d un contrat Pacitel Intégral uniquement lorsque la décision d Agrément Annonceur est favorable. Le refus d'agrément Annonceur est adressé par Pacitel au Candidat par courrier recommandé avec accusé de réception dans un délai maximum de quatre-vingt dix (90) jours à compter de la date de réception par Pacitel du dossier complet du Candidat. V4 - mise à jour le 23/04/2013 5

6 3 Droits et bénéfices de l Agrément Annonceur Le contrat Pacitel Intégral régit toutes les relations entre le Candidat ayant obtenu l Agrément Annonceur et Pacitel. Les droits et bénéfices de l Agrément Annonceur ne sont accordés que lors et du fait de la souscription par le Candidat au contrat Pacitel Intégral d une durée de un (1) an renouvelable. Par ce contrat, la personne physique ou morale concernée s engage à respecter les obligations définies par la présente Charte. Le Candidat peut obtenir à sa demande un exemplaire du contrat Pacitel Intégral pendant la durée de la procédure d Agrément Annonceur. Le Candidat doit adresser à Pacitel ce contrat signé et paraphé en deux exemplaires originaux quinze (15) jours ouvrés suivant la réception de la décision d attribution de l Agrément Annonceur (Cf. article 2.2). Par la suite, un de ces exemplaires originaux signé par Pacitel lui sera retourné sept (7) jours ouvrés suivant la réception des deux (2) originaux. V4 - mise à jour le 23/04/2013 6

7 Annexe n 1 Indépendamment de ses relations avec la structure Pacitel, le Candidat doit en outre s engager à respecter les règles déontologiques suivantes : - Libeller chacun de ses fichiers de manière exclusive, unique et sans ambiguïté, - Bannir toute diffusion non contrôlée des données (via support durable ou Internet notamment), - Afficher une transparence quant aux contenus, caractéristiques, normes de distribution et traitements visant à garantir la qualité des données, - Lors des transmissions de données vers des sous-traitants chargés des traitements des données, accompagner systématiquement les supports de données transmis d une fiche d identification indiquant les coordonnées de l Annonceur, libellé du fichier, libellé de l opération, dessin d enregistrement, et quantité transmise, - Assurer la sécurité des transferts de données jusqu au moment où le destinataire (sous-traitant du Candidat) en accuse réception, - Etre attentif au niveau de pression commerciale en veillant tout particulièrement à mettre en cohérence le nombre de sollicitations adressées avec l ancienneté du prospect, - Ne pas prêter son concours à la commercialisation ou l utilisation de fichiers ne disposant pas des autorisations, déclarations, CIL ou autre cas de dispense de déclaration à la CNIL, - Veiller à s assurer de la conformité des déclarations dans le cas de transfert hors Union européenne, - Refuser de prêter son concours à tout traitement non autorisé portant sur des données sensibles et à toute segmentation portant sur des critères permettant d atteindre des données sensibles au sens de la loi, - Veiller à une cohérence entre les utilisations envisagées du fichier et les traitements déclarés (flux transfrontaliers, mise à disposition etc.), - Veiller au respect par son sous-traitant des dispositions de la Loi Informatique et Libertés. - Ne pas commercialiser un fichier sous une forme ne permettant pas la mise en œuvre efficace du droit d opposition (certaines formes de CD Rom notamment), - Assurer une transparence entre l Annonceur, son sous-traitant et le propriétaire du fichier (s il est différent de l Annonceur), - Communiquer sur un fichier dans le cadre d un accord écrit du propriétaire (s il est différent de l Annonceur), - Informer le propriétaire de tout incident dans l utilisation du fichier dont il aurait connaissance, - Communiquer au sous-traitant l identité du fichier, suivant un libellé unique, clair et sans ambiguïté, - Répondre aux demandes quant à la qualité des données des adresses du fichier, - S assurer de la signature d une lettre de confidentialité pour la protection et la sécurité des données traitées par toute personne qui serait amenée à communiquer les données pour l exécution de ses prestations, - S interdire de transmettre à quiconque (tiers ou partenaires) toute donnée à caractère personnel, V4 - mise à jour le 23/04/2013 7

8 toute information quantitative ou qualitative concernant les travaux, ou encore tout contenu de travaux qui leur sont confiés, non déjà divulgués au public, hors informations nécessaires communiquées aux sous-traitants et salariés appelés à travailler sur la prestation, pour les stricts besoins de leurs prestations et hors éléments utilisés aux seules fins de statistiques, - Informer Pacitel de l identité de l entité sous-traitante le cas échéant, - Veiller à s assurer que le sous-traitant respecte les mêmes engagements de confidentialité et de sécurité, la responsabilité du Candidat restant engagée à l égard de Pacitel, en cas de sous-traitance. V4 - mise à jour le 23/04/2013 8