REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL D ADMINISTRATION MUTUELLE MFBCO

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1 S A N T É P R É V O Y A N C E R E T R A I T E REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL D ADMINISTRATION MUTUELLE MFBCO APPROUVE A L ASSEMBLEE GENERALE DU 8 OCTOBRE Mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la Mutualité, immatriculée au répertoire SIRENE sous le numéro

2 ARTICLE 1. OBJET Le présent règlement intérieur, établi par le Conseil d Administration et approuvé par l Assemblée Générale, a pour objet de préciser ou compléter les conditions d application des statuts. ARTICLE 2. DISPOSITIONS GÉNÉRALES Conformément aux dispositions statutaires, les membres de la Mutuelle appartenant à la section de vote nationale unique, élisent, par correspondance, les délégués titulaires qui les représenteront à l Assemblée Générale. CHAPITRE I ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ARTICLE 3. MODALITES DES ELECTIONS A L ASSEMBLEE GENERALE 3.1-Information des membres candidatures : 90 jours au moins avant la tenue de l Assemblée Générale correspondant à l expiration du mandat des délégués en exercice, les membres participants et honoraires reçoivent un courrier d appel à candidature du Président du Conseil d Administration, envoyé par routeur, accompagné d un : bulletin de candidature à la fonction de délégué à l Assemblée Générale de la Mutuelle ; bulletin de candidature à l élection au Conseil d Administration de la Mutuelle. Les bulletin de candidatures sont à retourner dûment complétés et signés au Secrétariat de la Présidence, soit par voie postale au siège de la Mutuelle, soit par mail à une adresse spécifiquement créée pour la période des élections, soit par fax avant les dates d échéance mentionnées sur chacun d entre eux, le cachet de la poste faisant foi. Les membres faisant acte de candidature au Conseil d Administration doivent impérativement joindre à leur bulletin, les documents notifiés dans les dispositions statutaires de la Mutuelle, sous peine d irrecevabilité. Les candidats aux fonctions d administrateurs sont élus en Assemblée Générale par les délégués. 3.2-Déroulement de l élection des délégués par correspondance : 60 jours au moins avant la tenue de l Assemblée Générale, les instructions et le matériel de vote sont envoyés, par routeur, aux membres participants et honoraires par le Président du Conseil d Administration. Cet envoi comprend : une note explicative, un bulletin et une enveloppe de vote, une attestation de vote permettant d identifier la participation du membre à l élection tout en préservant la confidentialité de son vote, une enveloppe T de retour. Le vote du membre n est pris en compte que si le bulletin est bien inséré dans l enveloppe de vote prévue à cet effet, accompagné de l attestation dûment remplie et signée et envoyé sous enveloppe T avant la date d échéance notifiée sur la notice explicative Dépouillement des votes par correspondance : L élection des délégués s effectue selon le mode uninominal à majorité simple à un tour. La Commission Electorale procède au dépouillement. Au fur et à mesure du dépouillement, les votes sont enregistrés sur un bordereau de dépouillement comportant la liste des candidats. Sont comptés le nombre total de bulletins de vote, le nombre de bulletins blancs ou nuls et le nombre de bulletins de vote effectif ainsi que les voix obtenues pour chacun des candidats. Est considéré comme vote blanc : absence de bulletin de vote dans l enveloppe, bulletin de vote dont tous les noms des candidats sont barrés. Est considéré comme vote nul : bulletin illisible, bulletin et/ou enveloppe non conformes à ceux adressés aux électeurs ; bulletin de vote déchiré, signé, tâché ou portant des inscriptions ou signes distinctifs, bulletin de vote sans enveloppe, bulletin de vote portant un nombre de candidats supérieur au nombre de postes à pourvoir, Absence de l attestation de vote remplie et signée, Attestation de vote non remplie et/ou signée. Ces votes nuls ou blancs ont le même effet que l abstention. Est considéré comme valable le bulletin de vote comportant un nombre de candidats inférieur ou égal au nombre de postes à pourvoir. Chaque membre peut rayer des noms sur le bulletin de vote. La Commission Electorale a seule qualité pour recevoir les réclamations ou les contestations relatives au déroulement des opérations de vote et les consigner sur le procès-verbal des élections. Elle est chargée de régler les litiges, proclamer les résultats et établir le procès-verbal du scrutin. La Commission Electorale informe le Conseil d Administration des résultats du scrutin. CHAPITRE II CONSEIL D ADMINISTRATION ARTICLE 4. REUNIONS DU CONSEIL D ADMINISTRATION Les réunions du Conseil d Administration se tiennent au siège social ou en tout autre lieu décidé par le Conseil d Administration. Les procès-verbaux des Conseils d Administration sont Réglement Intérieur Mutuelle MFBCO - 2

3 signés par la Présidente et par le Secrétaire Général. 4.1-Participation des Administrateurs au Conseil d Administration par voie de visioconférence ou de télécommunication électronique : Selon l article L du code de la mutualité, sont réputés présents les Administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective (transmission au minimum du son de la voix des participants et retransmission continue et simultanée des délibérations). Toutefois, ces procédés doivent rester exceptionnels et ne peuvent pas être utilisés pour les décisions relatives à l établissement des comptes annuels, consolidés ou combinés, pour les décisions relative à l établissement du rapport de gestion, ainsi que pour les réunions extraordinaires du Conseil d Administration, qui nécessiteront une réunion physique de tous les Administrateurs. La survenance d un incident technique relatif à la visioconférence ou à la télécommunication électronique ayant perturbé la séance du Conseil d Administration sera retranscrite dans le procès-verbal de la réunion. Dans ce cadre, chaque Administrateur devra fournir son accord écrit concernant la possibilité de procéder à titre exceptionnel aux réunions du Conseil d Administration par voie de visioconférence ou de télécommunication électronique, ainsi qu une adresse électronique valide. Chaque administrateur pourra avoir la possibilité de participer au Conseil d Administration par voie de visioconférence qu une seule fois par an. Il devra donner mandat à un administrateur de son choix physiquement présent pour que puisse être signée en son nom la feuille de présence. 4.2-Absence excusée : Toute absence doit être motivée (maladie, empêchement imprévu, congés...) et signalée au secrétariat de la Présidence afin que l administrateur concerné puisse être inscrit en tant qu excusé sur la feuille d émargement. Dans le cas inverse, celui-ci sera notifié absent. Dans le cas de maladie grave occasionnant une absence prolongée, l administrateur concerné doit faire prévenir le Président afin qu il puisse organiser provisoirement son éventuel remplacement. ARTICLE 5. COMITES ET COMMISSIONS DE TRAVAIL DU CONSEIL D ADMINISTRATION Conformément aux statuts et sous réserve des dispositions spécifiques afférentes au Comité d Audit et aux Comités d Animation Mutualistes, le Conseil d Administration décide de la création de comités et de Commissions de Travail ainsi que de leur composition ; les administrateurs les composant pouvant toutefois s adjoindre des salariés de la Mutuelle. A l exception des Comités d Animation Mutualistes, les membres des commissions de travail sont élus à la majorité simple par le Conseil d Administration qui suit l Assemblée Générale statuant sur les comptes et sur proposition du Président. Les Présidents des Commissions de Travail rendent compte régulièrement de leurs travaux au Conseil d Administration. Les Commissions de Travail ci-après sont organisés par un protocole qui régit leur composition, leur fonctionnement et leurs missions : Commission Budget/Finances/Placements ; Commission Prévention ; Commission Action Sociale ; Commission Conformité ; Commission Développement/Communication. CHAPITRE III ADMINISTRATEURS ARTICLE 6. STATUT DES ADMINISTRATEURS 6.1-Honorabilité et compétences : Les administrateurs doivent disposer de l honorabilité, de la compétence et de l expérience requises pour exercer leur mandat. A ce titre, les administrateurs doivent transmettre chaque année au secrétariat de la Présidence, dès la séance du Conseil d Administration suivant l Assemblée Générale : Un extrait de casier judiciaire n 3 de moins de trois mois. Une déclaration sur l honneur précisant le nombre, la nature et la durée des mandats d administrateurs détenus au sein d autres organismes mutualistes. Un formulaire exposant leur profession, leurs compétences et les responsabilités qu ils ont pu assumer ou qu ils assument encore dans le domaine de l économie sociale. Faute de présentation de ces documents dans les deux mois qui suivent, le Président, à défaut, le Conseil d Administration effectue un dernier rappel aux intéressés avant de prononcer leur exclusion pour se mettre en conformité avec la réglementation en vigueur. 6.2-Formation des administrateurs : Conformément aux dispositions de l article L du Code de la Mutualité, la Mutuelle propose à ses administrateurs des formations régulières adaptées à leurs besoins afin de parfaire ou actualiser leurs connaissances nécessaires à l exercice de leurs responsabilités. 6.3-Informations des administrateurs : Les administrateurs reçoivent, après le Conseil Réglement Intérieur Mutuelle MFBCO - 3

4 d Administration qui suit l Assemblée Générale Annuelle, divers documents qui peuvent être utiles à l exercice de leur fonction. Cette liste n est pas exhaustive : La composition du Conseil d Administration suite à l Assemblée Générale Annuelle ainsi que celle du Bureau élu au Conseil d Administration qui suit l Assemblée Générale Annuelle ; Les coordonnées de l ensemble des administrateurs (téléphone fixe et/ou portable, adresses électronique et/ou postale) ; Les statuts et le règlement intérieur du Conseil d Administration ; Une attestation d assurance à jour notifiant la protection que La Mutuelle MFBCO leur assure ainsi que le processus à adopter en cas d accident, Le règlement relatif à l utilisation d un véhicule de la mutuelle dans le cadre des déplacements institutionnels ; Une feuille vierge de remboursement des frais de déplacements Déplacements des administrateurs Le Conseil d Administration mandate les administrateurs destinés à le représenter dans les instances fédérales, dans les groupements divers auxquels il a adhéré. Ces différents mandats doivent figurer dans les procès-verbaux du Conseil d Administration. Aucun membre du Conseil d Administration ne peut se prévaloir d un de ces mandats si cette condition n est pas réalisée. Les administrateurs auront pour souci de minimiser, autant que faire se peut, leurs frais de déplacements en pratiquant le covoiturage quand c est possible et en séjournant dans des hôtels à coût moyen. En cas de covoiturage, seul le propriétaire du véhicule émettra une fiche de frais avec les kilomètres parcourus ainsi que les destinations. Les modalités et bases de remboursements sont déterminées chaque année par le Conseil d Administration. CHAPITRE IV COMITES D ANIMATION MUTUALISTES ARTICLE 7 : ROLE DES COMMISSIONS Le Conseil d Administration met en place les comités d animation, ci-après, afin de conduire la section de vote nationale unique : Comité d animation Bretagne/Normandie ; Comité d animation Poitou Charentes ; Comités d animation Centre/Pays de Loire ; Comités d animation Aquitaine/Limousin. Des animateurs sont désignés par le Conseil d Administration qui suit l Assemblée Générale Annuelle. En fonction de l évolution de la Mutuelle, de nouveaux comités d animation pourront être créés par le Conseil d Animation. Ces comités ont pour but d animer, de développer l action mutualiste, de mettre en place des actions de prévention, de promouvoir l image de la Mutuelle et de porter la politique mutualiste sur chacun des territoires couverts par la Mutuelle selon les directives du Conseil d Administration. Les animateurs rendent compte régulièrement de leurs travaux au Conseil d Administration. ARTICLE 8 : REUNION DES COMITES D ANIMATION Chaque comité réunit l ensemble de ses membres au moins une fois par an sur invitation du Président du Conseil d Administration. L organisation, l animation, le déroulement et le suivi de ces réunions sont à la charge des animateurs. CHAPITRE V COMITE D AUDIT Conformément aux lois et réglementations relatives au contrôle interne des mutuelles, le Conseil d Administration de La Mutuelle MFBCO a formé un Comité d Audit et adopté la charte afférente en séance du 8 octobre ARTICLE 9. COMPOSITION Le Comité est une émanation du Conseil d Administration nommé par ce dernier, qui est composé au maximum de six membres. Le Conseil d Administration en élit son Président. Le comité choisit en son sein un secrétaire. ARTICLE 10. DURÉE Le mandat des membres du comité est de trois ans à moins qu ils ne quittent le Conseil d Administration avant ce délai. Les membres sont rééligibles et les durées de leur mandat sont échelonnées afin d assurer une continuité. La fin du mandat d administrateur entraîne automatiquement la fin de son mandat au Comité. ARTICLE 11. PRÉSENCE AUX RÉUNIONS Seuls les membres du Comité d Audit sont autorisés à assister aux réunions du comité d audit. Le Président du Conseil d Administration ne peut présider le Comité d Audit mais dispose d une invitation permanente pour toutes ses réunions. Les autres administrateurs indépendants, le directeur général, les responsables des Pôles Gestion des Risques, Administratif et Financier, les auditeurs externes ou toute autre personne peuvent assister aux réunions sur invitation du Comité uniquement. Au moins une fois par an, le Comité d Audit doit se réunir pour s entretenir avec les auditeurs internes, et éventuellement externes, en l absence des membres de la Direction. Réglement Intérieur Mutuelle MFBCO - 4

5 ARTICLE 12. FRÉQUENCE ET CONVOCATION DES RÉUNIONS Quatre réunions au minimum sont organisées chaque année pour coïncider avec les dates importantes du cycle de reporting financier de La Mutuelle MFBCO. Les auditeurs externes ou internes peuvent demander qu une réunion soit organisée s ils l estiment nécessaire. Le Président du Comité établit l ordre du jour en concertation avec le Directeur ou son représentant qui peuvent demander de rajouter un ou plusieurs points à l ordre du jour. En principe, les membres du Comité d Audit sont prévenus au moins sept jours calendaires avant la réunion du Comité. Toutefois, le délai de notification peut être raccourci si le président du Comité d Audit en décide ainsi en raison de circonstances imprévues ou si tous les membres conviennent de ce délai de notification raccourci. Chaque réunion comporte notamment : L examen du compte rendu de la réunion précédente. Le suivi des actions, suite aux recommandations des auditeurs internes et externes. La revue des résultats trimestriels. La revue des procédures pour être en conformité avec les exigences des instances de régulation. Les résolutions du Comité d Audit sont prises à la majorité des voix. En cas d absence du Président du Comité d Audit, un Président de séance est élu en début de réunion. En cas de partage, la voix du Président du Comité d Audit, ou à défaut du Président de séance, est prépondérante. Le secrétaire est en charge de l établissement des comptes rendus des réunions. ARTICLE 13. POUVOIRS Le Conseil d Administration autorise le Comité d Audit à : Examiner tout domaine entrant dans le cadre de ses attributions. Recevoir toutes les informations nécessaires à l accomplissement de sa mission, et se faire communiquer tous les documents qu il estime utiles. Obtenir des conseils auprès d experts indépendants de La Mutuelle MFBCO et s assurer de la présence d intervenants disposant de l expérience et de l expertise appropriée s il l estime nécessaire. Le Président du Comité d Audit veille à informer le Conseil d Administration du coût prévisionnel et réel de toute mission externe décidée par le Comité d Audit. ARTICLE 14. CONFIDENTIALITÉ Les membres du Comité, ainsi que les personnes extérieures qui seraient invitées à une réunion du Comité, sont tenus, envers tout tiers au Conseil d Administration, à une obligation de confidentialité à l égard de toutes les informations communiquées au Comité d Audit ou auxquelles il aura accès à l occasion de sa mission. ARTICLE 15. MISSIONS Les missions du comité comprennent notamment l examen de : La Gouvernance Règlement intérieur du Conseil d Administration. Attributions du Conseil d Administration, des modes de convocations, du nombre de réunions, des informations fournies avant les réunions, de la présence des membres du Conseil d Administration. La mise en œuvre des décisions du Conseil d Administration. La référence aux valeurs que s est définies le Conseil d Administration. Attributions particulières, du rôle et du fonctionnement des Commissions de Travail du Conseil d Administration, de leur composition ainsi que de la fréquence des réunions. Délégations délivrées aux administrateurs et aux opérationnels. La cartographie et la formalisation des processus correspondants L audit interne L organisation du contrôle interne, les objectifs assignés au dispositif du contrôle interne, la méthodologie retenue pour sa mise en œuvre, l organisation générale du contrôle interne et son positionnement dans l organigramme, les mesures prises pour en assurer l efficacité La conformité : les procédures permettant de vérifier que les activités sont conduites selon les politiques et les stratégies établies par les organes dirigeants et que les opérations sont conformes aux dispositions législatives et réglementaires. La gestion des placements :la répartition des personnes chargées d effectuer les transactions et celles chargées de leur suivi, les délégations de pouvoir, la diffusion de l information, les procédures de contrôle, les méthodes utilisées pour mesurer, évaluer et contrôler les placements. La gestion de la trésorerie : le fonctionnement, la répartition des responsabilités au sein du personnel et les délégations de pouvoir. La gestion des risques liés aux engagements : les procédures et dispositifs permettant d identifier, évaluer, gérer et contrôler les risques liés aux engagements de La Mutuelle MFBCO. S assurer que les capitaux sont suffisants pour couvrir ces risques. Examiner les méthodes utilisées pour vérifier la conformité des pratiques avec la politique de La Mutuelle MFBCO en matière de souscription. Examiner la tarification du risque, le provisionnement des engagements réglementés. La gestion des risques liés aux activités opérationnelles : les activités gérées directement par La Mutuelle MFBCO, les risques commerciaux, les risques informatiques, les risques de fraude. Réglement Intérieur Mutuelle MFBCO - 5

6 La gestion des ressources humaines : les compétences, le turn-over du personnel, les définitions de fonctions, les entretiens annuels d évaluation, les plans de formation et le travail relatif à la convention collective en lien avec l U.G.E.M. L information financière et comptable : les procédures d élaboration, de vérification et de transmission à l autorité de contrôle de l information financière et comptable. Les pistes d audit des opérations par rapport aux états financiers, la répartition analytique des frais par destination et le dispositif permanent de justification des comptes. La manière dont le Comité d Audit s est acquittée de sa mission. Lorsque des désaccords entre le Comité d Audit et le Conseil d Administration ne peuvent être résolus, le Comité d Audit en fait part aux adhérents dans son rapport à l Assemblée générale L audit externe Formuler les recommandations au Conseil d Administration quant à la nomination des commissaires aux comptes de La Mutuelle MFBCO ou le renouvellement de leur mandat, le montant de leur rémunération et leur révocation éventuelle. Définir éventuellement, en accord avec le commissaire aux comptes de la Mutuelle MFCO, la nature, l étendue et le coût de la mission de ce dernier pour les travaux ne relevant pas de sa mission légale. Analyser les problèmes et les réserves ressortant des travaux du commissaire aux comptes et tout autre point que ce dernier souhaiterait aborder, le cas échéant en l absence des membres du comité de direction. Examiner la portée du travail et des plans d audit respectifs des auditeurs internes et du commissaire. Avoir un entretien particulier avec le commissaire, en l absence de tout représentant du comité de direction au moins une fois par an. ARTICLE 16. RAPPORTS À PRÉSENTER Le Président du Comité d Audit, ou à défaut un de ses membres, présente en séance du Conseil d Administration la synthèse des travaux du Comité d Audit et les recommandations qu il formule. Le secrétaire transmet les comptes rendus des réunions du comité à tous les membres dudit comité. Le Comité d Audit revoit chaque année les modalités de son fonctionnement, examine sa propre efficacité et met en œuvre tout changement nécessaire après approbation du Conseil d Administration. Le Comité d Audit prépare un rapport sur ses fonctions, ses responsabilités et les mesures qu il a prises pour s acquitter de sa mission, rapport qui peut être inclus dans le rapport annuel. Un rapport de ce type devra comporter plus particulièrement : Un résumé du rôle du Comité d Audit. Les noms et fonctions de tous les membres du Comité d Audit au cours de cette période. Le nombre de réunions du Comité d Audit et la présence de chaque membre à celles-ci. Réglement Intérieur Mutuelle MFBCO - 6

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8 Contactez-nous k Par COURRIER Mutuelle MFBCO 66, rue du Château d eau CS MAINVILLIERS k Par INTERNET Rendez-vous sur : k Par TÉLÉPHONE au ou au Nos SERVICES k Nos AGENCES k Votre ESPACE PERSONNEL SUR INTERNET Simplifiez-vous la vie en vous connectant à votre espace adhérent et bénéficiez des services de votre mutuelle 24h/24 7j/7! Consultez vos remboursements quand vous le souhaitez. Brest Rennes Mainvilliers Le Mans Dreux Chartres Châteaudun k Votre SERVICE RELATION ADHÉRENT Des conseillers sont à votre écoute au numéro de téléphone inscrit sur votre carte mutualiste. Le Service Relation Adhérent vous permet de : Effectuer des mises à jour de votre dossier administratif, Ajouter un ayant-droit, Faire une demande de carte mutualiste, Souscrire à un produit santé, prévoyance, ou retraite. La Rochelle Aytré Limoges Périgueux

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