CAHIER DES CHARGES. Jean-Philippe Bonardi. HEC Lausanne Executive Education /Formation continue HEC Lausanne N emploi-type : N de poste :

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1 CAHIER DES CHARGES 1. Actualisatin : Etabli le : aût 2013 Par : Jean-Philippe Bnardi Remplace la versin du : Mtif d actualisatin : rérganisatin de la Frmatin Cntinue HEC Lausanne Taux d activité: % 2. Identificatin du pste : Directin / Faculté: HEC Département/Service/ Institut/Sectin: HEC Lausanne Executive Educatin /Frmatin cntinue HEC Lausanne N empli-type : N de pste : Libellé empli type Gestinnaire de dssiers spécialisés Intitulé du pste dans l entité : Crdinateur/rice financière et pératinnelle, Frmatin Cntinue HEC Lausanne / HEC Lausanne Executive Educatin, financial & peratinal Manager Chaîne : 348 Niveau : 8 3. Missins générales du pste : 1. Créer et mettre en place de nuvelles prcédures pur la gestin des pératins de la platefrme Assurer la crdinatin et l'rganisatin pratique des curs & assurer le fnctinnement administratif de la platefrme Dévelpper une structure financière et un système de cmptabilité analytique pur la platefrme et ses prgrammes 4. Etablir les budgets de fnctinnement et assurer un suivi cmptable des curs Cnduite : ETP directement subrdnné-s : Cf. Organigramme Nn Oui : 5. Mde de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire : Nn Oui : Directrice pératinnelle & respnsable marketing et dévelppements stratégiques, pur les affaires urgentes 6. Missin et activités : 1. Créer et mettre en place de nuvelles prcédures pur la gestin des pératins de la platefrme Définir et mettre en place un ensemble de nuvelles prcédures - applicables à tus les prgramme - régissant les activités pératinelles, afin d'assurer le bn dérulement des curs (des admissins à la remise de diplômes ) Négcier l'utilisatin de salles de curs pur la platefrme Temps myen en % 20

2 Elabrer un système de gestin des dnnées cmmun à tus les curs (étudiants, prfesseurs, dnnées relatives aux curs, etc) Définir, créer et signer la cllabratin avec la FCUE; Identifier et expliter les synergies pssibles avec les Masters existants de la platefrme 2. Assurer la crdinatin et l'rganisatin pratique des curs & assurer le fnctinnement administratif de la platefrme Gérer les admissins/ inscriptins aux différents prgrammes curts: Gérer les inscriptins et / u les immatriculatins rganiser les entretiens d'admissin si nécessaire Cnfirmer leur participatin aux inscrits/admis Assurer le suivi des participants au niveau administratif ; Exécuter u faire exécuter les prcédures définies régissant les activités pératinnelles afin de garantir le bn dérulement des prgramme curts, du début à la fin Assurer la dispnibilité des salles de curs Réaliser la mise à jur des hraires des curs et assurer leur mise en ligne Gérer les cntrats des prfesseurs et des intervenants en relatin avec les ressurces humaines et la FCUE Examiner et valider les syllabus des curs avec les prfesseurs Anticiper, crdnner et prduire le matériel de curs à distribuer en étrite cllabratin avec les prfesseurs (rganiser les achats grupés de livres, faire réaliser les plycpiés, acheter et transmettre les cas, et/u le cas échéant, ppuler l'applicatin ipad seln les besins, etc et ce dans les temps impartis Transmettre aux participants les lectures, articles et cas seln le suhait des prfesseurs, assistants et intervenants externes Créer les sites intranets, insérer les dcuments de curs et en assurer la mise à jur cnstante Crdnner les interventins des prfesseurs et prfesseurs invités, assurer l rganisatin de divers activités liées aux mdules enseignés (visite de cmpagnie, apérs, etc.) Si nécessaire, rganiser les examens, planifier et assurer les cnvcatins aux rattrapages et rganiser les surveillances Si nécessaire, effectuer la saisie des ntes, cntrôler, établir et transmettre les bulletins de ntes Encadrer les étudiants lrs des curs et établir et des relatins harmnieuses avec eux et les gradués Assurer la liaisn entre les prfesseurs, les étudiants et la directin de la platefrme ; Assurer le fnctinnement administratif de la platefrme Rédiger les curriers cntractuels destinés aux prfesseurs et intervenants Etablir les cmptes-rendus / PV de réunins Tenir l'écnmat en cllabratin avec l'administratin de l'executive MBA Administrer et mettre à jur la base de dnnées Accueillir les invités, prspects, prfesseurs, etc. Gérer les réservatins de salles, parking,clés, etc. Archiver et classer les dcuments liés aux curs Assurer l'rganisatin d'événement pnctuels (séances d'infrmatins, uverture de curs, remise de certificats, etc.) en cllabratin avec les respnsables académiques des curs et leurs assistants. 3. Dévelpper une structure financière et un système de cmptabilité analytique pur la platefrme et ses prgrammes En cllabratin avec la directin pératinnelle, mettre sur pied une 50 10

3 nuvelle structure financière pur la platefrme Mettre sur pied un système de cmptabilité analytique pur assurer un suivi en temps réel des résultats pur la platefrme et pur chacuns de ses prgrammes 4. Etablir les budgets de fnctinnement et assurer un suivi cmptable 20 En cllabratin avec la directin de la platefrme et les différents respnsables académiques, établir les budgets de fnctinnement des prgrammes curts Effectuer des analyses et simulatins lrs de lancement de nuveaux prgrammes Gérer les dépenses des prgrammes seln les budgets établis Faire le suivi cmptable de chaque curs et établir une cnslidatin au niveau de la platefrme Effectuer les paiements liés à la platefrme et assurer les classement des pièces cmptables Eventuelles respnsabilités particulières attribuées au titulaire : 8. Exigences requises : 8.1 Frmatin de base Titre CFC emplyé de cmmerce u titre jugé équivalent Suhaité Suhaité

4 8.2 Frmatin cmplémentaire Titre Suhaité 8.3 Expériences prfessinnelles Dmaine Expérience en entreprise et en milieu académique, de préférence en lien avec la frmatin cntinue. Expérience internatinale suhaitée Expérience en gestin de curs suhaitée 8.4 Cnnaissances et capacités particulières Dmaine Analyse et synthèse Aisance avec les chiffres Planificatin et rganisatin; capables de mener à bien plusieurs tâches en parallèle Cnscience prfessinnelle; sens des respnsablités Esprit d'entraide et de cllabratin; implicatin persnnelle Ecute et cmmunicatin Rigueur et discrétin Excellente maîtrise du français et de l'anglais Excellente maîtrise des utils bureautiques usuels, en particulier excel, 5 Suhaité Nmbre d années Suhaité Suhaité Suhaité 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc ) : 10. Signatures : Le/la titulaire atteste avir pris cnnaissance du présent cahier des charges. Date : Nm et prénm : Signature : Le/la supérieur/e hiérarchique. Date : Nm et prénm : Chappuis, Isabelle Signature : Le/la représentant/e de l autrité d engagement. (décanat, chef-fe de service u directin). Date : Nm et prénm : vn Ungern, Thmas Signature :

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