La création et le développement d'une Unité de documentation

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1 RSS5t e ïd,s5s? n restreinte Rp/ /5/10.1/03 CENTRE ARABE D'ÉTUDE SUR LES ZONES ARIDES ET LES TERRES FERMES (ACSAD) Établissement de services d'information scientifique et technologique pour le développement économique et social La création et le développement d'une Unité de documentation par Jean-Pierre Aubrac N a de série : FMR/PG1/83/127 Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture Paris, 1983

2 CENTRE ARABS D'ETUDE SUR ESS ZCIIZS ARIDES ET LES TERRES FERMES ( ACSAD ) IA CREATION ET LE DEVELOPPEMENT D'UNE UNITE DE DCCUI'ENTATION par Jean-Pierre Aubrac Rapport établi à l'intention du Centre arabe d'étude sur les zones arides et les terres fermes (ACSAD) par l'organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (Unesco) U N E S C O

3 Ranoort technique H?/Ï /5/l0.l/03 HiH/?Ol/S3/l27(Aubrac) le 30 mai 1S83 O Unesco 1S83 Printed in France

4 - i - Table des matières I. INTRODUCTION 1 II. JUSTIFICATIONS. DU PROJET ET SITUATION ACTUELLE 1 Page III. ACTIVITES ET SERVICES DE LA BIBLIOTHEQUE h IV.. 'PROPOSITIONS GENERALES D'ORGANISATION POUR'LA MISE EN ROUTE D'UNE UNITE DE DOCUMENTATION 5 Personnel 5 Coopération et compatibilité avec les systèmes et réseaux existants 6 Coopération avec des centres nationaux 7 Coopération régionale et interrégionale 7 Coopération internationale 8 Coopération en matière de formation 8 Méthodologie du traitement de l'information 8 Vocabulaire, lexique, thésaurus 9 Repérage des sources pour la constitution d'un fonds ' documentaire sur les zones arides et semi-arides 9 Sources spécialisées ' 10 Prospection des sources non spécialisées en zones arides 10 V. PLAN DE TRAVAIL 12 Recrutement de personnel 12 Formation du personnel Voyage d'études du Responsable du Centre de documentation Formation du personnel documentaliste Formation de l'agent de reprographie 15 Acquisition d'équipement 15 Connection d'un terminal aux bases de données extérieures 16 Transfert de la bibliothèque et des nouveaux services 16 Services fournis par le Centre de documentation 17 Organisation 18 Préparation de l'informatisation du Centre de documentation 18 Calendrier d'exécution 21 lu lh 1^

5 - ii - Table des matières (suite) ANNEXE 1 : Liste des périodiques reçus à l'acsad 22 ANNEXE 2 : Liste des périodiques reçus gratuitement et régulièrement à la bibliothèque de l'acsad 25 ANNEXE 3 : Liste des études réalisées par l'acsad 27 ANNEXE U : Liste des personnes rencontrées à l'acsad 31 ANNEXE 5 : Plan partiel du Centre de documentation 32 ANNEXE 6 : Organigramme des services afférents à l'unité de documentation 33 Page

6 - 1 - I. INTRODUCTION 1. Cette mission s'est déroulée à Damas du 25 octobre au 12 novembre 1982 à la demande du Centre arabe d'étude sur les zones arides et les terres fermes (ACSAD). La mission a été financée au titre du Programme ordinaire de l'unesco pour Elle avait pour dessein, principalement, "d'étudier le projet de création d'une unité de documentation et de son développement". 2. Ce travail devait être réalisé en respectant les idées de la Direction du Centre et en collaboration étroite avec les dirigeants du Centre, des diverses directions et le bibliothécaire; l'essentiel de ce travail consistait à : - établir un plan d'opérations peur l'exécution du projet, se basant sur les expériences précédentes de l'expert dans le cadre de projets similaires; - définir le personnel qui devra travailler dans le projet : nombre, spécialités, qualifications... ; - établir la liste d'équipements nécessaire; - fournir des rapports détaillés sur l'exécution de projets régionaux du même type, réalisés dans d'autres parties du monde par l'unesco ou l'organisation des Nations Unies peur l'alimentation et l'agriculture (FAO), afin que les responsables puissent avoir une idée du volume de travail et du personnel nécessaire pour une bonne gestion du projet; - préparer une liste des adresses de centres de documentation susceptibles de posséder des études et des informations sur les pays arabes; - donner, en fonction du temps disponible restant, les directives préliminaires nécessaires au personnel qui s'occupera par la suite de la documentation. 3. Ce plan de travail a été respecté dans son ensemble. L'annexe h donne la liste des personnes rencontrées lors de la mission. Avant son départ de Syrie, l'expert a eu une réunion de travail avec tous les dirigeants du Centre; il leur a fait part de ses principales recommendations concernant la mise en route d'un système d'information au sein de 1'ACSAD. Ces recommandations ont été favorablement accueillies par les responsables du Centre. II. JUSTIFICATION DU PROJET ET SITUATION ACTUELLE U. L'ACSAD est une organisation intergouvernementale autonome créée par la Ligue arabe en 1971; son siège se trouve à Damas (Syrie). Ses principaux objectifs sont, entre autres, le lancement de programmes de recherche régionaux et d'études sur les zones arides, aussi bien que de promouvoir : - l'échange d'expérience et d'information entre les pays arabes; - la coopération avec d'autres organisations arabes et internationales. 5. A ce jour, les pays membres de 1'ACSAD, tels que listés dans la brochure publiée par cet organisme, sont : - Royaume de Jordanie - République démocratique du Soudan - Royaume d'arabie Saoudite

7 Republique d'iraq - Republique arabe de Syrie - République arabe d'egypte - Koweït - République du Liban - Jamahiriya arabe libyenne - émirats arabes - Sultanat d'oman - Etat de qatar - Royaume du Maroc - République démocratique et populaire d'algérie - République islamique de Mauritanie - Palestine. 6. Sur le plan technique et administratif, le Centre est composé de huit départements spécialisés permanents, chacun d'eux étant dirigé par un directeur. Ces départements sont organisés en divisions, unités techniques et stations de recherches. Ils concernent : - les ressources en eau - les études de sols - la production végétale - la production animale - la climatologie - les études sociales, économiques et statistiques - la documentation et les publications - les affaires administratives et financières. T. De plus, dans le cadre de programmes spécifiques de développement régional,.. des départements sont créés pour des périodes limitées. Ils jouissent d'une autonomie financière et administrative et sont financés par le Centre lui-même ou par d'autres sources de financement. Il existe en ce moment trois départements de ce type : - Département, du Projet régional de recherches sur la production et le développement en région semi-aride (Maroc, Algérie, Syrie, Jordanie) - Département du Projet régional du bassin de 1'Hamad (Arabie Saoudite, Iraq, Syrie, Jordanie) - Département du Projet de parc national d'al Kouf en Lybie. 8. Depuis que l'acsad est opérationnel, une grande quantité de documents a été collectée au niveau de la bibliothèque mais, faute d'un système documentaire approprié, ces informations sont pour la plupart inexploitées. La bibliothèque fonctionne essentiellement sur le mode du "libre accès", les utilisateurs viennent quand ils en ont le temps chercher parmi les ouvrages reçus ceux qui pourraient les intéresser ou dont ils ont besoin. 9. Les chercheurs du Centre se heurtent à beaucoup de problèmes au niveau de l'identification de la littérature courante qui paraît dans le monde. Les spécialistes prévoient qu'au cours de l'année 1985 paraîtront 8 à 10 millions de documents scientifiques et techniques imprimés. Une part non négligeable d'entre eux concernera les domaines'd'intérêts de l'acsad justifiant ainsi la mise en route rapide d'un système documentaire bien intégré dans les autres systèmes nationaux, régionaux et internationaux déjà existants, tant sur le plan de la qualité de l'information recueillie que sur le plan des moyens techniques et humains dont il disposera.

8 La nature du fonds documentaire actuel reflète bien la volonté des dirigeants du Centre de ne pas négliger le domaine de l'information dans leur participation au développement. Un effort remarquable a été réalisé pour doter la bibliothèque d'un fonds documentaire important en nombre et en qualité ( dollars ont été dépensés en 19Ô2 pour cela, la même somme est prévue en 1983). 11. L'essentiel de ce fonds documentaire est composé de documents dits "conventionnels" et d'études réalisées par l'acsad ou par des agences internationales. Ils se décomposent comme suit : 15'000 exemplaires de journaux scientifiques : revues primaires et secondaires reçues régulièrement (150 abonnements en cours - voir listes détaillées dans les annexes 1 et 2) livres scientifiques : ouvrages publiés, commandés après sélection par les responsables, les chercheurs et la bibliothèque de l'acsad études et rapports récoltés auprès des organisations internationales (Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture (FAO), Organisation météorologique mondiale (OMM), Agence internationale de l'énergie, atomique (AIEA), Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD), Organisation des Nations Unies pour le développement industriel (ONUDI)...) études et rapports produits par la Ligue arabe et ses agences spécialisées, principalement l'organisation arabe pour le développement agricole (ACAD) et l'organisation arabe pour l'éducation, la culture et la science (ALECS0) études et rapports récoltés auprès d'organismes gouvernementaux des pays membres : il s'agit de documents non conventionnels documents en provenance de pays autres que ceux de la Ligue arabe : 50 % d'entre eux sont des documents publiés. 59U documents : rapports et études produits par l'acsad (inventaire établi le 3 novembre 1982). Ces documents sont largement diffusés mais ne sont pas publiés. (Voir liste de diffusion dans l'annexe 3.) documents de données statistiques et de climatologie concernant les pays membres. Soit un total de 27 59^ documents qui se répartissent en : documents non conventionnels documents conventionnels ouvrages de références UU U

9 - 1; Parai ces documents, il faut noter l'importance accordée aux périodiques scientifiques (150 abonnements en cours) nais il est dommage de constater que ces derniers ne font l'objet d'aucun dépouillement et ne circulent-pratiquement pas par manque de matériel technique et surtout par manque de personnel au niveau de la bibliothèque. Il n'est pas ambitieux d'estimer que le dépouillement de ces journaux enrichirait la bibliothèque d'un minimum de UO 000 unités documentaires, portant ainsi le fonds documentaire à environ documents. Il va de soi qu'un tel fonds ne peut être exploité qu'au moyen de techniques modernes. 13«La bibliothèque est tenue par deux personnes de niveau supérieur et très motivées, mais qui n'ont malheureusement aucune formation spécialisée dans le domaine des sciences de l'information. L'une de ces personnes a été nommée Responsable de l'unité documentation tandis que l'autre est chargée des activités d'enregistrement et de catalogage. Leurs efforts sont méritoires mais, étant - donné leur nombre insuffisant et leur manque de formation, il serait difficile' dans la situation actuelle d'attendre d'elles plus qu'elles ne font. III. ACTIVITES ET SERVICES DE LA BIBLIOTHEQUE 1U. A son démarrage, la bibliothèque menait beaucoup.d'activités de front mais l'afflux de documents provoqué par la politique du Centre en matière d'acquisition a obligé le personnel de la bibliothèque à réduire considérablement certaines tâches et même à suspendre quelques-unes par manque de moyens : a - Acquisition de périodiques et d'ouvrages : activité assurée à 100 % de la mise en route de la bibliothèque à ce jour. b - Classification et indexation des ouvrages reçus : opérations quasiment. suspendues actuellement, moins de 5 % de ces ouvrages sent traités, sans critères de sélection bien définis. c - Gestion d'un fichier de prêts : le responsable de la bibliothèque estime qu'il contrôle environ 70 % du volume des ouvrages en circulation. d - Contrôle des collections de périodiques : activité encore assurée à 100 %. e - Contrôle des publications des organisations et instituts de recherche des pays arabes membres : a ce jour, la bibliothèque maîtrise : 100 % des publications de l'acsad; essentiellement 100 % des publications pertinentes des pays membres de l'acsad; 80 % des publications pertinentes des pays voisins. f - Diffusion des publications de l'acsad : ces informations étaient initialement diffusées auprès de 220 organismes ou personnes. Ce travail de diffusion n'est plus assuré qu'à 70 %. g - Préparation et publication d'une liste de nouvelles acquisitions deux fois par mois : opération encore assurée exhaustivement par le responsable de la bibliothèque. h - Photocopie et circulation des tables de matières des périodiques pour sélection des articles désirés : activité totalement suspendue par manque de temps.

10 - 5 - i - Politique d'échange de publications entre l'acsad et les autres instituts de recherche : activité assurée actuellement à 50 % de ce qu'elle pourrait être. 15. La bibliothèque manque totalement d'équipement de base tels que : classeurs de fiches, duplicateurs de fiches, Kardex pour la gestion des périodiques, présentoirs de revues, lecteurs de mircofiches, etc. Elle est localisée dans une seule pièce, trop petite, mal' éclairée et éloignée des bâtiments principaux. Sa capacité de stockage est nulle de sorte que les documents récoltés par achat, abonnement ou échange sont pour le moment conservés dans des armoires dispersées au hasard des emplacements libres dans les couloirs des bâtiments de l'acsad, y attendant des jours meilleurs., 16. La bibliothèque fonctionne sur le principe du libre accès à la documentation mais, du fait de la grande dispersion des documents, son utilité reste très limitée. IV. PROPOSITIONS GENERALES D'ORGANISATION POUR LA MISE EN ROUTE D'UNE UNITE DE DOCUMENTATION 17. Il est généralement admis que les professionnels ayant une formation supérieure, c'est-à-dire les utiliqateurs d'informations, passent environ 20 % de leur temps à rechercher des informations. Si l'on compte approximativement chercheurs professionnels attachés au développement dans les domaines de recherche de l'acsad dans les pays membres, le temps total qu'ils passent â chercher de l'information représente environ deux millions d'heures par an! 18. Un bon système d'information doit permettre de réduire et de rendre plus efficace ce travail; il doit raccourcir les délais entre les questions.et les réponses et, pour ce faire, chercher l'information où elle se trouve en utilisant les services de personnes spécialisées et un équipement approprié. 19«Les actions à entreprendre pour mettre en route et développer le Centre de documentation de l'acsad doivent respecter ces principes fondamentaux : Personnel a) Publication d'un bulletin signalétique b) Fourniture de bibliographies sur demande c) Fourniture de copies de documents d) Service questions-réponses. 20. Il est souvent préférable de disposer d'un personnel de haut niveau en culture générale (titulaire d'une licence) plutôt que d'un personnel de moindre niveau titulaire de diplôme de bibliothécaire. De plus, on ne peut attendre deux ou trois années la formation de documentalistes titulaires de licence pour le démarrage du Centre de documentation. 21. La solution adoptée pour la création de certains centres de documentation automatisés en Afrique a été la suivante : - Recrutement du personnel dans les universités. Les diplômes universitaires permettent de justifier une rémunération qui garantit une stabilité d'emploi.

11 - o - - Stages d'études de ce personnel dans des services de documentation opérationnels, pendant quelques mois. - Encadrement et formation sur place de ce personnel par des spécialistes. (par exemple des organisations du système des Nations Unies) très qualifiés dans le domaine des sciences de l'information, des systèmes documentaires, de l'informatique documentaire du traitement et de l'exploitation de l'information. Il est fréquent que, dans ces conditions, des vocations apparaissent au cours du travail, permettant d'orienter le personnel vers des spécialités :. bibliothéconomie, documentolcgie, informatique Lorsque.le Centre devient vraiment opérationnel, un programme de consultants spécialisés vient compléter la formation sur place. 23. Un programme de bourses régionales ou internationales peut également être envisagé en même temps ou,-par la suite, pour permettre aux meilleurs éléments de compléter leur formation et d'obtenir des diplômes. Un planning sur plusieurs années facilite un roulement du personnel qui n'entrave pas le fonctionnement du Centre de documentation. Cette mé(hode a montré son efficacité au cours d'expériences précédentes, conduites sur le continent africain, en particulier récemment lors de la création d'un, centre de documentation automatique au sein du Centre international pour l'élevage en Afrique (CIPEA) en Ethiopie.. Coopération et compatibilité avec les systèmes et réseaux existants 2h. C'est un des points essentiels à considérer; il conditionne dans une large mesure la réussite du Centre de documentation. De nombreuses bases de données informatisées sent opérationnelles dans les pays industrialisés et dans les pays en développement. Depuis une quinzaine d'années, les centres de documentation, qui ont vu le jour en Afrique et dans les pays arabes extérieurs au continent africain, se sont efforcés d'utiliser des méthodes communes de traitement de l'information au moyen de l'ordinateur. 25. En effet, l'adoption de méthodes communes de traitement de l'information facilite la compatibilité des systèmes et, par là, l'échange d'informations et la recherche documentaire- par l'utilisateur. Ce problème de compatibilité, qui se pose déjà dans le cadre des systèmes documentaires manuels, est encore plus important pour les systèmes informatisés. En outre, la compatibilité entre systèmes d'information favorise la coopération technique, dans la mesure où; à l'échelle nationale, régionale et/ou internationale, des centres spécialisés couvrant divers domaines de la connaissance peuvent échanger entre eux tant l'information elle-même, que l'expérience et l'expertise en matière de gestion de l'information. 26. Dans le cas de l'acsad, le volume actuel de son fonds documentaire-, appelé à croître à l'avenir, et la satisfaction des besoins de ses. utilisateurs, doivent faire envisager, dès à présent l'adoption de l'outil informatique. Dans cette perspective, des méthodes pour le traitement de l'information doivent être choisies d'une part en fonction d'une informatisation future et, d'autre part, en fonction de. leur compatibilité avec celles des systèmes déjà opérationnels couvrant des domaines d'intérêt pour l'acsad. Ceci-semble d'autant plus indispensable de par la vocation régionale du Centre et par son domaine d'intervention relativement étendu.

12 - 7-27«Les centres de documentation et les systèmes d'information dont il sera question dans ce chapitre ont opté pour des règles qui sont en général compatibles au niveau du format des bordereaux de saisie de données, des règles de catalogare et d'indexation des documents ainsi que de l'utilisation de vocabulaires normalisés (voir paragraphes 3^ à 37)» L'ACSAD devrait donc s'aligner sur une politique identique que le responsable de son centre de documentation précisera lors de son voyage d'études (voir paragraphes 5^ et 55). En dehors de son initiation aux progrès réalisés par ces organismes en matière de compatibilité de systèmes, une part non négligeable de son temps sera également consacré à définir les principes d'une coopération technique dans le domaine de l'informatique et dans celui de la formation spécialisée du personnel documentaliste de l'acsad. En ce qui concerne les échanges d'information, ces centres peuvent fournir un volume documentaire important déjà traité, sous la forme d'index analytiques imprimés ou de bandes magnétiques que l'acsad, qui possède déjà un mini-ordinateur, pourrait exploiter très utilement. Coopération avec des centres nationaux 28. Dans ce contexte, des contacts étroits devraient être établis avec les centres nationaux de documentation susceptibles de détenir des informations intéressantes sur les zones arides et semi-arides tels que : - Centre national de documentation du Maroc, Rabat, opérationnel depuis 1968, automatisé. - Centre national de documentation agricole de Tunisie (Tunis), opérationnel depuis 1973, automatisé. - Centre national de documentation scientifique et technique (Alger), né en 1971, automatisé, en cours de réorganisation. - National Information and Documentation Centre (NIDC) au Caire. - National Scientific and Technical Information Center (Kuwait), automatisé et opérationnel depuis Saudi Arabian National Center for Science and Technology (SANCST) à Ryad, automatisé. - Centre national de documentation scientifique et technique du Sénégal (CNDST), Dakar, automatisé et opérationnel depuis 197^. Coopération régionale et interrégionale 29. Plusieurs centres de documentation régionaux possèdent des informations précieuses sur les problèmes des zones arides et semi-arides. Il est donc nécessaire que l'acsad se mette en contact avec eux. Parmi ces centres on peut citer : - Centre de documentation du. Comité permanent inter-etats de lutte contre la sécheresse dans le Sahel (CILSS), Ouagadougou, Haute-Volta. - RESADOC (Institut du Sahel - Bamako, Mali).

13 Centre de documentation regional de l'organisation pour la aise en valeur du fleuve Sénégal (OMVS), automatisé, opérationnel depuis 1969 et couvrant la Mauritanie, le Mali, le Sénégal (Saint-Louis du Sénégal). - Centre de documentation de l'autorité du bassin du Niger (A3H), Niamey, opérationnel depuis 1969» couvre neuf pays africains particulièrement concernés par les zones arides. - Centre de documentation de la Ligue arabe à Tunis. Coopération internationale 30. Il inporte, dès le début des opérations, d'établir des normes de travail tenant compte des principes et méthodes normatifs élaborés dans le Programme UNISIST créé par 1'Unesco et maintenant partie intégrante du Programme général d'information de cette organisation ainsi que des normes et procédures approuvées au niveau international (cf. Méthodologie, paragraphe 32). De nombreux pays africains et arabes participent au système documentaire AGRIS (Système international d'information pour les sciences et la technologie agricoles) créé par la OAA. Le système AGRIS publie le résultat de la collecte bibliographique internationale dans un bulletin périodique AGRINDEX. Cette documentation importante doit être dépouillée attentivement. Elle peut'aussi être explorée d'une manière beaucoup plus fine à partir de bandes magnétiques également fournies par l'organisation des Nations Unies peur l'alimentation et l'agriculture (FAO). Le système pratique la diffusion sélective de l'information (DSI) et expédie régulièrement des listes bibliographiques qui répondent aux profils décrits par les utilisateurs. Un autre système de l'oaa, CARIS (Système d'information sur les recherches agronomiques en cours) produit un répertoire d'informations actualisées sur les projets de recherche agronomiques dans les pays en développement. Le Programme des Nations Unies pour l'environnement (PNUE) à Nairobi patronne un système international d'orientation vers les sources institutionnelles d'information en matière d'environnement, appelé INFOTERRA, qui permet l'identification des sources appropriées à travers un fichier informatisé. Coopération en matière de formation 31. L'envoi de stagiaires, pendant les phases de mise en route d'un système d'information, dans des centres nationaux aux pays en développement et dans des organismes régionaux concernés par les mêmes problèmes est devenu pratique courante. Cette méthode de formation a l'avantage d'établir des contacts directs avec les centres intéressés par les mêmes sujets, appelés à pratiquer des échanges d'information et à appliquer une méthodologie commune. Elle peut être appliquée aux responsables, aux documentalistes, analystes/indexeurs, aux informaticiens ou aux techniciens de laboratoire de reprographie et de microfilmage. Cette approche est recommandée dans la mesure où elle met en présence des individus concernés par les mêmes problèmes de développement, tant sur le plan conceptuel que sur les plans informatique, techniques documentaires et organisation d'une bonne politique d'échange d'informations dans l'intérêt de tous. Méthodologie du traitement de l'information 32. Comme il a déjà été dit au chapitre précédent, le Centre de documentation de l'acsad ne peut être conçu que dans le contexte des réseaux documentaires internationaux et régionaux en activité. Ces réseaux se sont organisés au fur et à mesure depuis I968 dans les pays en développement, avec le souci de se développer

14 - 9 - selon une méthodologie commune et le plus souvent en contact étroit avec les Agences spécialisées des Nations Unies. C'est en effet par l'utilisation de méthodes compatibles que les échanges d'information peuvent être conduits rationnellement sur le plan de l'informatique et que des hases de données exploitables en réseaux peuvent être réalisées. Certaines méthodologies de traitement de l'information, notamment en ce qui concerne les formats d'échanges entre hases de données bibliographiques automatisées ont été développées dans le cadre du Programme UNISIT de 1'Unesco pour répondre à ce besoin de compatibilité. 33- On proposera donc d'harmoniser la méthodologie du Centre de documentation de l'acsad avec celles des autres centres de documentation automatisés opérationnels dans les pays en développement susceptibles de collaborer.et d'échanger les informations avec l'acsad. On proposera donc également que le responsable du Centre de documentation de l'acsad visite ces centres opérationnels lors de son voyage d'études (voir paragraphes 5^ et 55). Vocabulaire, lexique, thésaurus 3^«Ce sont les instruments de travail essentiels d'un centre de documentation automatisé; ils permettent l'analyse, l'indexation et la recherche des documents dans les fichiers. Dans ce domaine, l'acsad peut bénéficier des travaux réalisés depuis I968 par les centres de documentation déjà opérationnels dans les pays arabes, en Afrique et dans les pays industrialisés. Ces vocabulaires peuvent être demandés sous forme imprimée ou sur bande magnétique d'ordinateur. 35«Parmi les vocabulaires les plus évolués et les plus complets on peut citer : - AGROVOC, réalisé par la FAO et la Communauté économique européenne.(cee) - le MACROTHESAURUS élaboré par l'organisation de coopération et de développement économiques (OCDE). 36. Cependant ces vocabulaires sont relativement pauvres en termes spécifiques aux pays en développement, tels que les termes géographiques ou les noms vernaculaires de plantes et d'animaux. Ils doivent donc être complétés à l'aide de vocabulaires spécialisés choisis parmi les meilleurs, comme le thésaurus de l'ilca spécifique â l'élevage et le lexique du Groupement d'études et de recherches pour le développement de l'agronomie tropicale (GERDAT) spécialisé dans le domaine de l'agronomie tropicale. 37» Enfin, il arrivera inévitablement que certains termes utiles pour l'analyse des documents n'existent dans aucun vocabulaire. Il est.souhaitable que le responsable du centre de documentation organise au sein de l'acsad un comité d'utilisateurs qui serait régulièrement consulté pour toute décision de caractère scientifique, y compris le choix des mots clefs à utiliser pour l'analyse des documents scientifiques. Ce comité d'utilisateurs serait composé d'un représentant de. chaque département de l'organisation. Repérage des sources pour la constitution d'un fonds documentaire sur les zones arides et semi-arides 38. Il faut considérer deux types de sources d'information : - Les sources primaires, ou sources spécialisées dans le domaine. Ce sont les plus riches en information et elles doivent être dépouillées régulièrement de façon systématique. Les références ainsi obtenues peuvent représenter 60 â 5 % de la couverture totale sur les zones arides et semi-arides.

15 Les sources non spécialisées (multidisciplinaires) qui contiennent des informations utiles mais très difficiles à repérer. Sources spécialisées 39. Ce sont ces sources qui doivent constituer le fonds documentaire de l'acsad. Il faut identifier ces sources à partir des listes mondiales de périodiques ou en demandant communication de leurs listes à des organisations ou à des services de résumés analytiques et d'indexation spécialisés dans le domaine des zones arides, telle que la revue "Arid Land Abstracts" à laquelle l'acsad est déjà abonné. UO. L'achat et les abonnements à ces sources spécialisées sont â prendre systématiquement et un documentaliste doit être spécialement affecté aux opérations suivantes (voir paragraphe kq) : - identification - commande - gestion - dépouillement des résumés analytiques et des périodiques - création et tenue des fichiers. Prospection des sources non spécialisées en zones arides U1. Le dépouillement systématique de tous les résumés analytiques non spécialisés susceptibles de contenir des informations sur les zones arides n'est pas envisageable, car de nombreux domaines intéressant ces zones seraient à prospecter (agriculture, météorologie, sylviculture, géologie, hydrologie, énergie...) et ceci entraînerait des frais considérables en aonnements et en personnel. h2. Nombre de centres de documentation multidisciplinaires (tel celui du Centre national de. la recherche scientifique-(cnrs) en France) et de systèmes d'information (AGRIS par exemple) peuvent diffuser régulièrement des listes de références selon des profils définis par les utilisateurs. L'ACSAD pourrait ainsi s'abonner à des profils couvrant ses domaines d'intérêt et identifier la majeure partie des publications pertinentes. Le dépouillement des références obtenues pourrait donner lieu â des commandes 'de copies de documents ou, éventuellement, de nouveaux abonnements à des revues jugées pertinentes L'accès à ces sources non spécialisées peut également être effectué par l'interrogation régulière en ligne, à partir d'un terminal, des grandes bases de données disponibles â l'échelle internationale. Il faut interroger ces bases de données au moyen de descripteurs et d'identificateurs pertinents aux zones, arides et adaptés aux lexiques de ces différentes bases. Une liste de questions à poser doit être établie pour que ces questions, posées régulièrement, permettent.de repérer la documentation nouvelle paraissant au niveau de ces sources non spécialisées. Toutefois, l'interrogation en ligne est le plus souvent utilisée pour la recherche rétrospective d'informations relatives à des questions ponctuelles posées par les chercheurs et qui sont plus spécifiques que le cadre plus général d'un profil. Les avantages principaux de cette technique sont une plus grande rapidité comparée aux échanges de courrier et la possibilité d'affiner et de préciser les questions en cours d'interrogation. Le consultant recommande que le

16 Centre de documentation de' 1'ACSAD établisse le plus rapidement une connection en ligne à des bases de données à travers un réseau de transmission de données puisque son équipement informatique actuel ainsi que la nature du réseau téléphonique syrien.le permettent (voir paragraphe 5*0. UU. Dans un tel contexte, et suivant l'urgence des informations recherchées, les références repérées au moyen du terminal en ligné peuvent être imprimées immédiatement sur l'imprimante de l'acsad, cette pratique ne devant être utilisée qu'exceptionnellement étant donné son prix de revient relativement élevé. Une autre solution consiste à demander une impression différée à la base en ligne qui envoie alors la liste de référence par courrier aérien. Cette procédure demande un délai de six à huit jours entre la France et les Etats-Unis mais risque de demander beaucoup plus vers la Syrie Le choix du réseau de transmission pourra se faire après que les différents responsables de l'acsad aient déterminé les bases et banques, de données auxquelles ils souhaitent être reliés. Il existe actuellement plusieurs réseaux à portée internationale (tels que TYMNET et EURONET) et à portée nationale (TRANSPAC en France par exemple). Chaque réseau permet, soit directement soit par interconnection avec un autre réseau, l'accès des serveurs tels que QUESTEL (France), DIALOG (USA, nommé auparavant Lockheed-Dialog), SDC (System Development Corporation, USA) ou ESRIN (de l'agence spatiale européenne et située en Italie) qui mettent à la disposition de leur clientèle un nombre important de grandes bases de données bibliographiques et factuelles accessibles en mode conversationnel et qui seraient très utiles à l'acsad pour l'identification de la littérature mondiale concernant les zones arides et semi-arides. On peut citer pour exemple les bases bibliographiques suivantes : - AGRIS (OAA, Rome) - AGRÍCOLA (National Library of Agriculture, USA) - TROPAGR (Royal Tropical Institute, Pays-Bas) - FAIREC (IRGA, France) - PASCAL (CNRS, France) - CAB (Commonwealth Agricultural Bureaux, Royaume-Uni) - GEODE (BRGM, France) - IALINE (CDIUPA, France) - ALIS (Arid Land Information Service, USA) Le volume d'informations que controle ces bases de données se chiffre en millions de références. Des répertoires de bases de données peuvent être consultés pour identifier le(s) serveur(s) et réseau(x) de données adéquat(s) \J. \] Par exemple : EUSIDIC Database Guide, Learned Information, Oxford, United Kingdom, publié annuellement ou Directory of On-Line Databases, Cuadra Associates, Santa Monica, California, USA, publié trimestriellement; ISSN

17 12 - V. FLAII DE TRAVAIL U-T - On distinguera parai les actions à entreprendre celles qui ont un caractère urgent et qui peuvent débuter rapidement de celles qui doivent préalablement faire l'objet d'une étude plus approfondie que ne le permettait la durée limitée de la mission. Recrutement de -personnel U8. Le personnel actuellement en poste-à la bibliothèque de l'acsad est nettement insuffisant; malgré ses efforts il est dans l'incapacité de faire face à toutes les opérations nécessaires à une bonne marche de ce service. Le personnel est composé du Responsable de la documentation, d'une personne chargée des travaux de catalogage et d'enregistrement des documents nouvellement reçus et d'un dactylographe. U9. Il faut compléter en personnel la bibliothèque et mettre en route un service de traduction. En plus du personnel déjà en poste (voir paragraphe 13)» la bibliothèque doit donc recruter les personnes suivantes : - 1 catalogueur, chargé de la préparation de toutes les ressources d'information qui sont utilisées dans le Centre de. documentation. Nantie d'un premier diplome d'études supérieures, cette personne doit justifier d'une parfaite connaissance de l'arabe et de l'anglais ainsi que de bonnes notions de français. - k analystes/indexeurs de niveau études supérieures, bilingues anglaisarabe. L'un d'entre eux doit avoir une parfaite connaissance du français.. Il est- en outre recommandé que l'un au moins d'entre eux ait une expérience professionnelle en mati'ère d'analyse et d'indexation documentaires. (L'analyse consiste à extraire d'un document ses éléments caractéristiques, l'indexation consiste à traduire ces éléments par des symboles : mots clefs, mots-vedettes, descripteurs... à l'aide de vocabulaires structurés appelés langages documentaires et/ou thésaurus.) - 1 chargé de recherches documentaires, niveau universitaire, expérience professionnelle en recherche documentaire, bilingue anglais-arabe ayant aussi de bonnes notions de français. Il a pour tâche d'examiner systématiquement les publications reçues au Centre afin d'identifier les informations utiles et de réaliser des bibliographies spécifiques sur des sujets, demandés. Son travail devrait aussi l'amener à interroger en ligne des bases de données automatisées. Ceci nécessiterait une formation professionnelle complémentaire, souvent assurée par des producteurs de bases de données ou par des serveurs. - 1 agent de reprographie ayant de bonnes notions de photographie et d'électronique, - 1 secrétaire-dactylographe bilingue anglais-arabe et justifiant d'au moins quatre ans d'expérience. - 1 agent de bureau pour assurer la diffusion des produits documentaires du Centre dans les différents services et directions.

18 Au niveau du recrutement le problème majeur qui va se poser pour le personnel documentaliste est un problème de langue. En effet, les documentalistes et catalogueurs professionnels de langue arabe et qui parlent également le français ou l'anglais sont encore rares et occupent pour la plupart des pestes à responsabilité élevée au sein des centres de documentation des pays en développement. Il serait donc profitable que l'acsad prospecte auprès des institutions qui.enseignent les sciences de l'information et où des étudiants de langue arabe sont inscrits, des associations de documentalistes et des Agences spécialisées des nations Unies pour identifier les candidats potentiels possédant le profil linguistique recherché. Ce profil linguistique est plus important que le niveau professionnel en documentation, ce dernier pouvant être acquis au fur. et à mesure au moyen d'encadrement sur place ou de stages de formation au sein des centres de documentation opérationnels dans les pays en développement (voir paragraphes 56 à 58). Parmi les institutions susceptibles d'identifier des candidats documentalistes on peut citer : - l'institut national des techniques-de la documentation (INID), 2 rue Conté, 751^1 Paris Cedex 03, France; - l'ecole des sciences de l'information, Rabat, Maroc; - l'association française des documentalistes et bibliothécaires spécialisés (ADES); - l'agence de coopération culturelle et technique,'13 Quai André Citroën, Paris, France; - l'association of Special Libraries (ASLIB), Londres, Royaume-Uni;. ainsi que les Agences spécialisées des Nations Unies. Les institutions citées possèdent des fichiers de documentalistes éventuellement disponibles ou peuvent diffuser des offres d'emploi dans leurs revues périodiques. L'ACSAD- peut également s'adresser aux centresde documentation opérationnels dans les pays arabes mais dans tous les cas le recrutement devra suivre l'avis d'un spécialiste hautement qualifié en information et en documentation. 51. Le personnel non documentaliste, agent de reprographie, secrétaire et agent de bureau se fera sur place. 52. Le Centre aura également besoin de : 2 traducteurs de niveau universitaire, l'un bilingue anglais-arabe, l'autre français-arabe. L'Unité traduction ainsi composée est indispensable au Centre de documentation car pour s'intégrer dans les réseaux documentaires l'acsad doit pouvoir suivre une politique d'échange avec ses correspondants. Or, beaucoup de ses publications ne sont produites qu'en langue arabe, compte tenu du fait que ces études exposent les résultats de recherches intéressant un grand nombre de chercheurs, il apparaît comme important qu'elles soient traduites et diffusées dans d'autres langues que l'arabe auprès des scientifiques et des centres de recherche qui, dans ces conditions, founiraient beaucoup plus volontiers les résultats de leurs propres recherches. Le travail des traducteurs consistera essentiellement à traduire d'une langue dans les deux autres les publications scientifiques de l'acsad ainsi que certaines bibliographies ou articles de périodiques sélectionnés par les chercheurs. Deux traducteurs semblent pour le moment suffire dans la mesure où, en cas de surcharge, l'acsad peut faire appel temporairement à des services de traduction extérieurs au Centre. Les activités de cette nouvelle unité seront évaluées après plusieurs mois d'existence dans le but de renforcer son équipe si nécessaire.

19 - 11; - Formation du personnel 53. Cette formation se fera en accord avec les principes exposes dans les paragraphes 21 à 23 et 31. Voyage d'études du Responsable du Centre de documentation 5^. Le Responsable de la documentation fera un voyage d'études d'une durée de deux sois afin de compléter ses connaissances et d'établir les premiers liens de coopération avec les directeurs des centres de documentation qui sont déjà opérationnels et qui seraient susceptibles d'accueillir le personnel de l'acsad pour des stages de formation aux-techniques modernes de traitement de l'information. Le Responsable de la documentation de l'ácsad est en poste depuis déjà quelque temps, aussi serait-il souhaitable qu'il entame ce voyage d'études dans les meilleurs délais. 55- En dehors des centres de documentation automatisés et opérationnels dans les pays en développement et plus particulièrement dans les pays arabes membres de l'acsad, il serait judicieux que le Responsable visite aussi quelques grands centres de documentation en Europe. Les centres à visiter pourraient être choisis parmi ceux cites ci-dessous : Centres de documentation en Afrique : - Centre de documentation de la Ligue arabe (Tunis) - Centre national de documentation du Maroc (CND), Rabat - Centre national de documentation agricole (CNDA) de Tunisie - National Scientific and Technical Information 'Centre (Koweït) - Centre international pour l'élevage en AFrique (Addis-Abeba). Centres de documentation européens : - Centre de documentation de la FAO (Rome) - Centres de documentation du 3ureau de recherches géologiques et minières (BRGM) et du Centre national de la recherche scientifique (CTRS) en France - Commonwealth Agricultural Bureaux (Royaume-Uni) - Centre de documentation automatisé de l'unesco (Paris, France). Formation du personnel documentaliste 56. Les analystes/indexeurs ainsi que les catalogueurs pourraient suivre un stage de formation d'une durée de trois mois minimum dans un centre opérationnel. Le personnel anglophone pourrait par exemple suivre un stage à l'ilca à Addis-Abeba tandis que les francophones seraient de préférence orientés vers le CIID du Maroc ou vers le CNDA de Tunisie.

20 «Une autre solution, probablement plus économique, consisterait à recruter un expert documentaliste de haut niveau pour une période de six mois afin de former l'ensemble du personnel sur le tas et d'initier le développement coordonné des divers services documentaires à mettre en place. 58. Ces deux propositions ne s'excluent pas l'une l'autre : en effet, une partie du personnel pourrait suivre une formation complémentaire plus poussée après la formation sur le tas assurée par l'expert, si ceci s'avère nécessaire.. Formation de l'agent de reprographie 59- La formation de cette personne sera négociée avec les fournisseurs des équipements de reprographie qui seront finalement sélectionnés par l'acsad. Cette formation ne se limitera pas à la manipulation des appareils, elle sera étendue à l'entretien et à la réalisation de menues réparations pour lesquelles un stock raisonnable de pièces de rechange sera rassemblé sur les conseils des fabricants et d'autres utilisateurs de ce matériel. Selon que les fournisseurs sont représentés ou non en Syrie, les stages de formation auront lieu sur place ou à l'étranger et les frais éventuellement partagés entre l'acsad et les fabricants.. Acquisition d'équipement 60. Pour le bon fonctionnement du Centre de documentation il est conseillé que les équipements suivants soient mis à sa disposition : a - Pour la bibliothèque : 80 fichiers à tiroirs pour rangement des fiches 1 photocopieur de fiches bibliothèque 1 Kardex pour la gestion des périodiques 5 présentoirs de revues. rayonnages (à évaluer par le bibliothécaire). lecteurs., de microfiches 1 photocopieur avec possibilité de réduction. bureaux en.nombre suffisant. plusieurs tables de lecture pour les utilisateurs. meubles de rangement pour cartes géographiques. fichiers pour rangement de microfiches 105 x 1U8 cm. b - Pour la reprographie :. une chaîne complète de microfilmage comprenant : - une caméra à développement incorporé, par exemple celle de FUJI-MICLE (commercialisée par Bell & Howell) - un monteur de jaquettes - un duplicateur de microfiches diazoîque

21 un lecteur-reproducteur de microfiches tout papier, par exemple Agfa-Gevaert modèle COPEX/LX? - une petite chaîne d'impression, par exemple Offset Rex.Rotary modèles 1Ô02S, 15Ó0 et 161O pour un coût total d'environ ho 000 dollars des Etats-Unis. c - Equipement informatique. un terminal d'ordinateur de preference à écran et une imprimante. Le matériel déjà à l'acsad pourrait être utilisé en garantissant sa disponibilité régulière.. un modulateur-démodulateur (modem). Connection d'un terminal aux bases de données extérieures 61. La liaison éventuelle (voir paragraphes k3 à k6) d'un des terminaux de l'acsad avec des bases de données extérieures en principe nécessiterait simplement l'installation d'un modem (voir point c ci-dessus). La société Thomson-CSF qui a fourni le matériel informatique de l'acsad et en assure la maintenance va préparer une étude et présenter un devis sur l'établissement de la connection en ligne et sa maintenance. A la demande des responsables de l'acsad un contact préliminaire a déjà été initié par le Consultant et devrait être maintenu par l'acsad jusqu'à la soumission de l'étude et du devis. Cette société pourrait se charger également de guider l'acsad dans ses pourparlers avec les services syriens de télécommunications. 62. Toutefois, si l'acsad décide l'acquisition pour le Centre de documentation d'un nouveau terminal d'ordinateur d'une marque différente, il est nécessaire de tenir compte des conditions de maintenance locale de cet équipement ainsi que de la possibilité que le concessionnaire prenne en charge l'étude technique relative à la connection en ligne. Transfert de la bibliothèque et des nouveaux services 63. Il est impossible d'envisager d'étendre les activités de la bibliothèque et de * démarrer un centre de documentation dans-les locaux actuels. Il est donc plus raisonnable de profiter du temps disponible avant la fin des travaux de construction du nouveau bâtiment pour assurer la formation du Responsable du Centre de documentation, la commande et la réception de l'équipement nécessaire, l'établissement d'une liaison en ligne avec les grandes bases de données et le. recrutement du personnel complémentaire indispensable. La réussite de ces opérations permettra un démarrage rapide et efficace du Centre de documentation dès son installation dans le nouveau bâtiment, installation' qui est prévue pour le début du mois d'avril. 6k. Les locaux nécessaires comprennent : 1 grande salle d'environ 90 m2 pour. rayonnages. présentoirs de revues. facilités de consultation sur place en libre service. rangement des ouvrages de références. accueil des utilisateurs

22 bureau (15 m2) pour le Responsable du Centre 2 bureaux (15 m2) pour l'analyse et l'indexation 1 bureau (15 o2) pour la reprographie et la diffusion 1 bureau (15 m2) pour la traduction 1 bureau (15 m2) pour le Secrétariat 1 salle d'archives (ko ni2). Cette estimation doit être considérée comme un minimum obligatoire, susceptible d'être révisé ultérieurement. Etant donné le poids important des ouvrages et le besoin d'un accès facile au Centre, il est recommandé que ce dernier soit installé au rez-de-chaussée du bâtiment. Un plan partiel des locaux est proposé en annexe 5. Services fournis par le Centre de documentation 6*5 Avec une équipe plus complète le Centre aura la possibilité de servir utilement les chercheurs et experts de l'acsad en réalisant des produits documentaires tels que : - Liste bibliographiques de nouvelles acquisitions - Listes bibliographiques spécifiques - Index analytiques des documents recueillis - Diffusion sélective de l'information - Dépouillement des périodiques, reproduction des articles - Service de questions/réponses à la demande des utilisateurs, prêts de documents - Recherche d'informations spécifiques - Création et mise à jour de dossiers relatifs à des sujets précis et d'actualité - Commande et achat des ouvrages demandés par le personnel de l'acsad - Gestion des abonnements aux périodiques. - Diffusion des publications et index analytiques de l'acsad. 66. Ces services devront démarrer au plus tard deux mois après le renforcement de l'unité documentation en personnel. Comme il a été suggéré plus haut (paragraphe 57), l'ensemble de ces activités pourrait être coordonné pendant six mois par un expert documentaliste de haut niveau. Cet expert orienterait le responsable de l'unité dans son travail jusqu'à ce que celui-ci soit à même de le remplacer totalement.

23 Organisation 67. Un schéma de l'organisation de l'acsad mentionnant les différents services afférents à l'unité de documentation est proposé (voir annexe 6). 68. L'expérience recueillie lors de la mise en route de centres de documentation similaires incite à recommander que celui de l'acsad soit directement placé sous l'autorité du Directeur de l'organisation ou de son adjoint, comme mentionné dans l'organigramme qui suit. En cas de désaccord entre les membres du Comité d'utilisateurs ou de problèmes d'organisation de la documentation au niveau d'un ou de plusieurs départements, le Responsable de la documentation pourra alors espérer une solution rapide dans l'intérêt de l'organisation tout entière. Prénaration de l'informatisation du Centre de documentation 69. L'état actuel de la technique documentaire permet de recommander l'emploi de l'informatique par le Centre de documentation de l'acsad dès que possible. Les bénéfices qu'on peut en attendre sont les suivants : - création et gestion efficace d'une base de données locales (fonds documentaire reçu, documentation produite par l'acsad, fichiers d'experts et de programmes de recherche, etc.) -.obtention rapide et économique de produits et services documentaires tels que :. signalisation bibliographique imprimée ou produite sur bande magnétique,. recherche bibliographique spécifique,. dissémination sélective d'information - lecture et exploitation des bandes magnétiques produites par d'autres systèmes documentaires (pays membres, systèmes régionaux, systèmes internationaux) - assistance à l'organisation de l'infrastructure de documentation informatisée dans les pays membres - participation à des réseaux d'information, tels que le futur réseau de la Ligue arabe. 70. L'ACSAD dispose actuellement d'un mini-ordinateur Mitra 225 pour lequel un logiciel de gestion de bases de données (Themis) pourrait être acquis du fabricant. Ces équipements correspondent aux besoins de traitement de données numériques pour lesquels ils ont été choisis. Les responsables de l'acsad qui utilisent cet ordinateur estiment qu'il suffira tout juste à assurer leurs propres besoins pour les cinq années à venir. Il n'est donc pas certain qu'il puisse, sans de lourdes contraintes de performance et sans des dépenses d'adaptation, être utilisé pour la gestion de bases de données bibliographiques. 71. L'informatisation nécessite une préparation attentive, tant en ce qui concerne la formation du.personnel que dans le choix des outils informar tiques (ordinateur et logiciel) et le respect des normes assurant la compatibilité. Il faut donc recommander, pour préparer l'informatisation du Centre de documentation de l'acsad, des mesures préparatoires qui consistent à choisir les équipements et logiciels les mieux adaptés à la réalisation de ses objectifs, et former les personnels qui auront à utiliser ces équipements.

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