«Les deuxièmes rencontres des syndics bénévoles» LE SYNDIC BENEVOLE ET SES MISSIONS ADMINISTRATIVES

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1 «Les deuxièmes rencontres des syndics bénévoles» LE SYNDIC BENEVOLE ET SES MISSIONS ADMINISTRATIVES

2 Etre syndic bénévole : en pratique La gestion administrative fait partie intégrante de la gestion d une copropriété par un syndic bénévole Aller-retour sur les missions administratives essentielles Intervenants - M. HAGEGE, Directeur général de l ARC - M. VOTTE, Assureur GAN - Mme Virginie GUIHARD : Responsable pôle Syndics bénévoles de l ARC

3 organismes bancaires Le compte bancaire séparé Ouverture d un compte «associatif» et non d un compte «professionnel» (frais bancaires plus importants) Ouverture d un compte Copie du procès-verbal de l assemblée ayant désigné le syndic et si besoin + copie du règlement de copropriété pour confirmer le statut «coopératif» de la copropriété.

4 organismes bancaires Les Blocages Certaines agences demandent aux syndics la transmission de d autres documents (attestations d assurance en responsabilité civile professionnelle et de garantie financière (du syndic), statuts de constitution du syndicat avec la date de leur publication au Journal Officiel, etc.) Aucun syndic bénévole n est tenu de souscrire une assurance de responsabilité civile professionnelle ou un contrat de garantie financière Aucun immeuble en copropriété ne peut disposer de statuts déclarés en préfecture, puis publiés au Journal Officiel

5 organismes bancaires Le Financement de travaux en copropriété Rénovation énergétique, mise en conformité des ascenseurs, entretien, réparations importantes La nécessité de réaliser certains travaux est à l origine de besoins de trésorerie pour les copropriétés. Selon l article 103 de la loi n du 22 mars 2012 (JO du 23), dite «loi Warsmann», un syndicat de copropriétaires peut juridiquement contracter un emprunt

6 organismes bancaires Les conditions de mise en place d un prêt Les travaux doivent concerner exclusivement les parties communes Vote des travaux en assemblée générale des copropriétaires + Vote de la résolution d emprunt

7 organismes bancaires Le prêt COPRO 100 Un seul prêt souscrit pour l ensemble de la copropriété mais chaque copropriétaire individuellement n est pas obliger de souscrire à l emprunt Montant global du prêt ne pouvant être inférieur à Deux copropriétaires minimum doivent adhérer à l emprunt.

8 organismes bancaires Le prêt COPRO 1 L emprunteur est le syndicat des copropriétaires Permet le préfinancement des subventions publiques de type Agence nationale de l habitat (ANAH), Agence de l environnement et de la maîtrise de l énergie (ADEME), collectivités locales Finance jusqu à 100 % des subventions accordées

9 organismes bancaires La procédure à suivre suite au vote en assemblée générale? Notification des copropriétaires par lettre recommandée avec AR au syndic Les copropriétaires présents à l assemblée et ayant voté pour le prêt ont DEUX mois APRÈS la tenue de l assemblée pour le faire savoir au syndic. Ce délai est ramené à deux mois APRÈS la réception du procès-verbal pour les copropriétaires absents, représentés ou opposants. Signature du contrat de prêt par le syndic Attention, il faut attendre l expiration du délai de recours (Art 42, alinéa 2 de loi de 1965), soit deux mois à compter de la notification du procès-verbal d assemblée

10 organismes bancaires Versement et remboursement des fonds Versement des fonds sur le compte du SDC et listing des copropriétaires souhaitant adhérer au prêt avec grille spéciale correspondant à la quote-part de chacun. Remboursement du prêt, 2 possibilités 1/ Le syndic appelle directement chaque trimestre la quotepart de chacun; 2/ La banque prélève directement cette quote-part sur le compte bancaire du copropriétaire (dans la délibération initiale, ce dispositif doit être prévu et autorisation donnée à la banque d opérer ce prélèvement en lieu et place du syndic pour le compte du syndicat).

11 assurances Assurer la copropriété : une obligation Article 9-1 de la loi de 1965 Soumettre au vote de l AG un contrat d assurance de responsabilité civile concernant le syndicat des copropriétaires (majorité de l article 24)

12 assurances Un contrat en adéquation avec la réalité de l immeuble Surface développée Equipements Caractéristiques de la copropriété (pavillons, immeubles, les deux) et de l immeuble, etc. Soyez vigilant!

13 assurances Entretien, sécurité de l immeuble et assurance Entretien courant, mise en place de mesures de sécurité, mise en conformité des installations électriques

14 assurances Renégociation des contrats A quel moment? Pas au dernier moment! Sur quels points être attentif? Qu est ce qui est couvert? Les parties communes et privatives ou uniquement les parties communes? Quels sont les types de garanties? Quelles sont les exclusions? Quels sont les montants des garanties et les franchises?

15 assurances Les autres assurances Assurance dommage ouvrage Assurance en responsabilité civile du syndic bénévole Assurance juridique (protection Défense-recours et protection juridique classique) Sont-elles obligatoires et nécessaires?

16 Le syndic bénévole et ses autres missions administratives La tenue des archives Le syndic détient tous les documents et archives du syndicat des copropriétaires (article 33 du décret de 1967). Les archives sont la propriété du SDC Le syndic sortant (professionnel ou non professionnel) doit transmettre la totalité des archives et les fonds en banque à son successeur une fois son mandat de gestion terminé. L article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit les modalités et délais de transmission des archives et des fonds.

17 Le syndic bénévole et ses autres missions administratives La Tenue et la mise a jour du Listing des copropriétaires Article 32 du décret du 17 mars 1967 Notification en LRAR du changement de copropriétaires Comment être sur? CADASTRE OU FICHIER DES HYPOTHEQUES

18 Le syndic bénévole et ses autres missions administratives Avant la vente 1/ Au moment de la promesse de vente Le syndic reçoit de la part du vendeur et/ou du notaire en charge de la vente une demande de série de documents ainsi qu un «pré-état daté» à compléter Aucune obligation du syndic de fournir ces documents 2/ Questionnaire de notaire Le syndic doit remplir l état daté, inclus dans ce questionnaire, il s agit de faire un état financier sur le compte provisoire (à un temps T) du copropriétaire vendeur

19 Le syndic bénévole et ses autres missions administratives Entre l état et la vente, deux possibilités Aucune contestation du vendeur Le syndic reçoit, via le notaire, les fonds Le syndic attend la vente du lot Contestation ou attente du vendeur pour remettre les fonds Le syndic bénévole ne perçoit rien

20 Le syndic bénévole et ses autres missions administratives Au moment de la vente, deux possibilités Si aucune contestation du vendeur Signature chez le notaire entre le vendeur et l acquéreur Si contestation ou attente du vendeur Le vendeur accepte que le notaire prélève les fonds demandés par le syndic sur le prix de la vente Le vendeur n accepte pas que le notaire prélève les fonds sur le prix de vente

21 Le syndic bénévole et ses autres missions administratives Après la vente Si aucune contestation Le syndic reçoit les fonds, le notaire notifie la vente. Décompte définitif du copropriétaire vendeur (article 6-2) + compte de l acquéreur qui est devenu copropriétaire vis-à-vis du syndicat Si contestation ou attente du vendeur Le syndic bénévole ne reçoit toujours pas les fonds et reçoit du notaire un «avis de mutation». Le syndic doit faire opposition par voie d huissier (article 5-1) Le notaire doit alors ensuite reverser la somme litigieuse dans un délai de 3 mois sauf si le copropriétaire vendeur a saisi le tribunal pour contester les charges qui lui sont réclamées

22 Le syndic bénévole et alur : deux nouveautés administratives Les Informations sur la copropriété Fiche descriptive données financières et techniques essentielles relatives à la Copropriété et à son bâti (Loi du 10 juillet 1965 Article 8-1) Immatriculation de la copropriété (article L à L711-7 du CCH) Taille de la copropriété Date limite + de 200 lots 31 décembre de 50 lots et jusqu'à 200 lots 31 décembre 2017 Jusqu'à 50 lots 31 décembre 2018

23 Nos guides dédiés aux syndics bénévoles Notre guide «Devenir syndic bénévole» Notre collection «Être syndic bénévole en toute sérénité» Sans oublier l indispensable manuel, «La copropriété pratique en 300 questions».

24 Etre syndic bénévole : en pratique Réponses à vos questions

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