COLEACP PIP. Guide destiné à la Formation de Formateurs pour les «Formations de Base» Guide pédagogique. Le PIP est financé par l Union européenne

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1 COLEACP PIP Guide pédagogique 1 Guide destiné à la Formation de Formateurs pour les «Formations de Base» Le PIP est financé par l Union européenne

2 Les guides pédagogiques ont été conçus et rédigés par la Cellule de Formation du programme. Bruno Schiffers, professeur à Gembloux Agro-Bio Tech et responsable de la Cellule, a rédigé, avec la collaboration de Julien Gilson, Emmanuelle Prunier et Christophe Schiffers, l ensemble de ces documents qui sont destinés aux formateurs. Les guides pédagogiques sont des outils destinés aux formateurs, experts ou cadres d entreprises. Ils ont pour objectif de faciliter l organisation des formations en proposant un plan de la formation, en détaillant les objectifs de chaque séquence et en fournissant dans les annexes une série de documents à utiliser comme supports de la formation aux moments indiqués dans le guide. Le PIP est un programme de coopération européen géré par le COLEACP. Le COLEACP est un réseau international œuvrant en faveur du développement durable du commerce horticole. Le programme PIP est financé par l Union européenne et a été mis en œuvre à la demande du Groupe des Etats ACP (Afrique, Caraïbes et Pacifique). En accord avec les Objectifs du Millénaire, l objectif global du PIP est de «Préserver et, si possible, accroître la contribution de l horticulture d exportation à la réduction de la pauvreté dans les pays ACP». La présente publication a été élaborée avec l aide de l Union européenne. Le contenu de la publication relève de la seule responsabilité du PIP et du COLEACP et ne peut aucunement être considéré comme reflétant le point de vue officiel de l Union européenne. PIP c/o COLEACP 130, rue du Trône B-1050 Bruxelles Belgique Tél : +32 (0) Fax : +32 (0)

3 table des matieres Guide destiné à la formation de formateurs pour les «formations de base» 1 Finalité et objectifs Les supports et outils disponibles Dispositif de formation Description des séquences de formation Mises en situation : principes de base Evaluation des participants en fin de session Remarques importantes Liste des supports disponibles a distribuer aux participants...18 Documents annexes....20

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5 Guide Pédagogique N 1 : Guide pour la Formation de Formateurs pour les «formations de base» Guide PEDAGOGIQUE 1 FINALITE ET OBJECTIFS Votre public cible Ces «Formation de Formateurs pour les formations de base» sont destinées aux consultants et autres prestataires de formation (encadreurs, professeurs, vulgarisateurs des O.P.) qui n ont suivi aucune session précédente de formation de Formateurs du PIP et qui sollicitent du PIP un renforcement de capacité. La finalité de la formation La finalité de cette formation consiste à renforcer les capacités d experts techniques pour qu ils puissent jouer le rôle de Formateurs et de Coachs auprès des cadres d entreprise invités à participer à une formation collective ou dans le cadre d une formation en entreprise. Rappelez-vous qu ils sont peut-être de bons experts, mais de piètres communicateurs. Que «former», n est pas «informer». Vous devez évaluer pour le PIP la capacité de ces experts à assurer leur rôle de Formateurs. Vos objectifs A l issue de cette session de «Formation de Formateurs pour les formations de base» (FF), en tant que Moniteur, vous devez amener les experts participant à la formation à : Etre capables : De maîtriser la technique du «SIOM» (voir point 5). D exposer clairement les matières (exposés en Power Point, utilisation du tableau à feuilles, technique du métaplan). De présenter clairement les consignes d un exercice de groupe. De coacher les participants. D animer des réunions d information ascendante et de faire la synthèse des résultats. D évaluer les capacités des participants à être de bons Formateurs et d évaluer la formation elle-même. 5

6 Avoir une vue suffisante sur le Programme PIP : Comprendre les objectifs du Programme PIP et les relations du PIP avec les bénéficiaires. Comprendre la structure du Programme PIP et le rôle joué par les différentes composantes et la Cellule de Formation du PIP. Etre informés des modalités de fonctionnement des activités du PIP (ex : définition des termes de référence repris dans les lettres de commande, ). Comprendre les modalités de rapportage à l Unité d Exécution du PIP (importance des listes de présences, importance et structure des rapports, ). Déontologie à respecter (contacts avec les entreprises, avec les autres experts). Comprendre comment fonctionne le dispositif de formation du PIP : Etre informés des différents types de formations et de leurs objectifs. Comprendre la logique d emploi des supports et des outils pédagogiques. Comprendre la structuration des sessions des formations collectives (voir aussi le Document 1). Le temps est limité! Vous ne devez pas vous perdre dans trop d explications quant aux aspects contractuels durant la formation. Un maximum de temps doit être réservé aux exercices! LES SUPPORTS ET OUTILS DISPONIBLES Vous trouverez les conseils relatifs à la communication, à l emploi des supports (diaporama, tableau à feuilles, métaplan, ), ainsi qu à la conduite de réunion et au coaching dans le Manuel de formation du PIP N 6. Vous trouverez les conseils relatifs aux dispositifs, aux programmes et aux techniques de formation dans le Manuel de formation du PIP N 8. Des Feuillets Pédagogiques ont été rédigés pour chaque chapitre des Manuels. Ils reprennent l ensemble des «messages-clefs» sous forme d une synthèse. Des Grilles de débriefing et d évaluation (Documents 2, 3, 4 & 5) ont été élaborées pour faciliter la discussion avec les participants quant à leur performance et pour leur évaluation pendant les différents exercices. Une version électronique (PDF) des Manuels 6 et 8, des Feuillets Pédagogiques et des Grilles de débriefing et Grilles d évaluation est disponible auprès du PIP (envoyez un à : Consultez, aussi, régulièrement le site Web du PIP). 6

7 DISPOSITIF DE FORMATION Le dispositif de «Formation de Formateurs pour les formations de base» (FF) comporte 3 parties : Une phase de préparation/sélection des participants Elle comprend deux types de préparations : une remise à niveau et la préparation d exercices par les participants avant leur venue en formation. La remise à niveau se déroule avant l arrivée des experts au lieu de formation et elle est organisée par la Cellule de Formation. Elle se base sur l e-learning. Les participants sont invités à suivre différents parcours portant sur les matières de base du PIP et à réussir les évaluations pour pouvoir être sélectionnés et invités à la FF. Elle vise une remise à niveau et une évaluation des compétences techniques des experts qui ont souhaité participer à la formation. Vous n êtes pas impliqués dans la phase de remise à niveau (sauf pour distribuer éventuellement les supports nécessaires). Les participants doivent rejoindre le lieu de formation avec leur PC et leurs présentations sur une clef USB. Avant l arrivée des participants sélectionnés (dont la liste vous est communiquée par le PIP) vous devez leur demander de préparer 2 à 3 sujets sous forme d exposés de 20 à 25 minutes maximum, avec Power Point comme support. Les participants doivent disposer si possible de 2 à 3 semaines pour cette préparation d exercices. Une phase de formation Elle comprend plusieurs séquences qui sont décrites ci-dessous, et se base avant tout sur des exercices pratiques de mises en situation des experts. Les exercices sont centrés sur la performance dans : la structuration des séquences de formation (SIOM), l animation par exposés et par questions/réponses. Enfin, on y aborde aussi les bases du coaching, la mise en commun des résultats de l exercice d application (conduite de réunion d information ascendante) et l évaluation finale des compétences des cadres. Une phase d évaluation L évaluation des experts en formation se fait en deux temps : une évaluation à chaud, en fin de session, par une mise en situation fictive, devant le Moniteur. Il s agit d une évaluation-sanction, ayant pour but d éliminer les mauvais Formateurs. 7

8 Vous devez établir un «profil» de chaque expert-formateur (points forts/points faibles). Vous devez estimer s il peut ou non s améliorer avec la pratique. Une évaluation ultérieure lors d une mise en situation réelle (dans le cadre d une formation collective ou en entreprise), par un expert confirmé ou par un membre de la Cellule de Formation. Il s agit dans ce cas plus d une évaluation formative (expliquer, corriger les erreurs) que d une évaluation-sanction. DESCRIPTION DES SEQUENCES DE FORMATION Les sessions de «Formation de Formateurs pour les formations de base» doivent comporter obligatoirement les séquences suivantes, chacune ayant son importance : Exemple de déroulement de séquences : Jour 1 1 Introduction de la FF 2 Présentation du PIP Techniques de formation et d évaluation Les supports et outils de la formation Consignes pour le lendemain Temps de préparation d un exercice individuel (retour sur les exercices préparés avant l arrivée) Accueil des participants Présentations respectives Finalités et objectifs de la FF Organisation, modalités pratiques, consignes Objectifs du PIP Organisation du PIP, de la CF Rôle des experts-formateurs dans le dispositif Structure des formations collectives/en entreprise Exigences du PIP vis-à-vis des Formateurs L importance du verbal et du non verbal L exposé Le Questions/Réponses Le métaplan L évaluation (principes) Comment les composer, les utiliser Rappels sur le mode d emploi du Power Point 8

9 Jour 2 6 Mises en situation 7 La technique du SIOM 8 Les formations préparatoires par e- learning Exposés et débriefings (sur base des exercices préparés avant l arrivée) Répétitions n fois. Explications et exercices individuels de présentation de sujets avec le SIOM (2 heures) Explications (1 heure) Jour 3 9 Mises en situation La technique du Questions/Réponses en pratique Exposés et débriefings (suite) (sur base des exercices préparés avant l arrivée) Répétitions n fois. Explications et exemples (1 heure) Consignes pour le lendemain Temps de préparation d un exercice individuel (exposés et Q/R) Jour 4 12 Mises en situation Exposés ou Questions/Réponses et débriefings (sur base des nouveaux exercices) Répétitions n fois. 13 La technique du coaching Explications et exemples (4 heures) 14 Consignes pour le lendemain Temps de préparation d un exercice individuel de coaching (entretiens téléphonique ou de vive voix) 9

10 Jour 5 15 Mises en situation 16 Exposé suivi d un coaching par un des participants : un participant fait un exposé. Un autre participant fait un entretien de coaching du premier. (sur base des nouveaux exercices) Répétitions n fois. Consignes pour le lendemain Temps de préparation d un exercice individuel de coaching (entretiens téléphonique ou de vive voix) Jour 6 17 Principes de la conduite de réunion ascendante Explications et consignes précises pour mise en situation (1 heure) Alternativement : 18 Mises en situation > Exposé suivi d un coaching par un des participants : un participant fait un exposé. Un autre participant fait un entretien de coaching du premier. Répétitions n fois. > Animation d une réunion d information ascendante. Répétitions n fois. 19 Consignes pour le lendemain Idem, alterner les exercices selon le besoin et le nombre des participants L avant-dernier jour : consignes pour l exercice d évaluation finale. Jour J (dernier jour de la FF) xx Mises en situation pour l évaluation finale Exposés individuels xx Evaluation de la session FF par les participants (grille d évaluation globale de la FF) Clôture du séminaire Dernières recommandations Questions/Réponses si besoin. 10

11 MISES EN SITUATION : PRINCIPES DE BASE La seule façon d apprendre à exposer est d être mis en situation, dans le cadre d un exercice (devant des pairs, les erreurs sont admises). Le Moniteur sera à même de juger des capacités du futur Formateur. Il doit mettre en valeur les qualités du participant et lui faire prendre conscience de ses défauts comme Formateur. Objectifs de la séquence L objectif principal de la «mise en situation» est d offrir aux participants un moyen de tester leur performance, leur capacité à exposer clairement un sujet ou à animer un exercice, une réunion ou une séquence de questions/réponses. Un autre objectif est de fournir aux futurs Formateurs un «outil» (le SIOM) qui leur permet plus facilement d introduire un sujet, sans oublier d éveiller l intérêt des auditeurs, d expliquer l objectif de la séquence et la méthode employée. La technique du SIOM est donc expliquée par le Moniteur (avec des exemples) et elle sera obligatoirement mise en application par les participants lors des «Formations de Formateurs». La technique du SIOM sera utilisée pour tous les types de séquences (exposés, questions/réponses, réunions ascendantes, ). Rappel sur le SIOM Comme Moniteur, vous expliquerez d abord l utilisation du SIOM et présenterez la technique d introduction d un exposé lors d une formation : S présenter le sujet de l exposé lors d une formation I éveiller l intérêt des participants (essayer de partir de leur point de vue si possible) O annoncer clairement l objectif de la séquence (ce que le Formateur veut faire passer) M décrire la méthode utilisée (exposé, questions/réponses) et la durée de la séquence. Conseil pour l organisation de la séquence Demandez aux participants de venir en début de matinée ou d après-midi avec leur exposé préalablement préparé (sur une clef USB). Enregistrez tous les exposés sur le «bureau» du PC, connecté au vidéoprojecteur. Les consignes de l exercice (notamment relatives au SIOM, à la durée, etc.) doivent être clairement établies, et le rôle de chaque participant bien précisé, afin d éviter toute 11

12 confusion sur les rôles de chacun. Les participants de la formation FF joueront en effet trois «rôles» tour à tour : Ils se retrouveront une fois dans la position d un «Formateur» en train de donner un exposé lors d une séquence de formation. Ils se retrouveront une fois dans la position d un «expert» en train de coacher un Formateur interne pendant une séquence de formation en entreprise. Ils se retrouveront plusieurs fois dans la position de cadres d entreprise qui participent à une formation. Avant chaque exercice de mise en situation, distribuez à chaque participant la ou les grilles de débriefing à remplir pendant l exercice pour juger le ou les candidats («Formateur» / «Coach») (Document 2 et Document 3). Séquence de mise en situation pour l Animation (Exposé, Q/R, SIOM) 1. DÉMARRAGE DE L EXERCICE DE MISE EN SITUATION POUR L ANIMATION (EXPOSÉ, Q/R, SIOM) Pendant cet exercice de mise en situation : Comme Moniteur, vous vous adresserez aux participants de la FF, y compris à celui qui fait l exercice, en tant que consultants-experts en formation. Le candidat Formateur mis en situation s adresse de son côté aux autres participants comme s ils étaient des cadres ou membres d une entreprise (mise en situation durant l exposé). On demandera par conséquent aux autres participants de «jouer le jeu» (s ils sont questionnés par exemple durant l exercice). 2. ORGANISATION DE L EXERCICE DE MISE EN SITUATION POUR L ANIMATION (EXPOSÉ, Q/R, SIOM) La salle sera préparée selon une disposition en «U» des tables/sièges. La place du PC et vidéoprojecteur est centrale. L écran se trouve derrière la personne qui fait l exposé. «Participants» «Formateur» Moniteur La grille de débriefing à remplir pendant l exercice pour juger le candidat-formateur est la «Grille de débriefing du Formateur» (Document 2) : Chaque «Participant» reçoit une grille pour évaluer le «Formateur», afin de faciliter ses observations. Collectez ces grilles pour garder une trace des éléments retenus pour/contre l exposant. 12

13 Vous, en tant que Moniteur, devez remplir une grille pour évaluer le «Formateur». Cette grille est indispensable pour faire l évaluation des participants et seront utilisées lors du débriefing. Vous pouvez aussi prévoir des fiches de soutien (petits fiches cartonnées compilant les étapes ou autres informations nécessaires). Lancez l exercice et précisez l heure de fin. 3. PENDANT L EXERCICE DE MISE EN SITUATION Vous n interviendrez pas pendant l exposé (si l exposé contient des erreurs, notezles). Tenez-vous à l écart du dispositif. Evitez les déplacements pendant l exposé ce qui pourrait perturber l exposant. Evitez de trop fixer les candidats. Vérifiez que les participants jouant les cadres d entreprises remplissent la grille d évaluation. 4. APRÈS L EXERCICE DE MISE EN SITUATION POUR L ANIMATION (EXPOSÉ, Q/R, SIOM) Après chaque exercice d environ minutes (exposés, questions/réponses), il faut prévoir un temps de débriefing (de 20 à 30 minutes en moyenne) : la durée d un exercice est donc d environ une heure/personne! Au moment du débriefing, il faut agir en trois temps : Laisser parler le participant qui a réalisé l exercice sur ses impressions personnelles ; Demander aux autres participants leur avis sur la performance (en se servant des points de la grille) ; Terminer en donnant votre propre jugement, et éventuellement, revenir sur un point du contenu de l exposé (correction). Séquence de mise en situation pour le «coaching» 1. DÉMARRAGE DE L EXERCICE DE MISE EN SITUATION POUR LE COACHING Pendant cet exercice de mise en situation : Comme Moniteur, vous vous adresserez aux participants de la FF, y compris aux deux qui font l exercice, en tant que consultants-experts en formation. Le candidat «Formateur» joue le rôle du cadre d entreprise qui est Formateur interne de son entreprise et s adresse aux autres participants comme s ils étaient des membres de l entreprise (mise en situation durant l exposé). On demandera par conséquent aux autres participants de «jouer le jeu» (s ils sont questionnés par exemple durant l exercice). 13

14 Le candidat «Coach» joue le rôle d un expert Formateur chargé de coacher un cadre-formateur interne. Il s adresse donc de son côté au candidat «Formateur» comme s il était le Formateur interne d une entreprise en train de réaliser une formation dans son entreprise. Il doit réaliser avec lui un entretien de coaching en deux temps : avant la «formation» et après la «formation». Au moment des entretiens de coaching, les autres «redeviennent» alors des consultants-experts en formation et doivent observer et évaluer le «Coach». 2. ORGANISATION DE L EXERCICE DE MISE EN SITUATION POUR LE COACHING La salle sera préparée selon une disposition en «U» des tables/sièges. La place du PC et vidéoprojecteur est centrale. L écran se trouve derrière la personne qui fait l exposé. «Participants» Moniteur «Formateur» «Coach» Cette mise en situation contient 3 étapes successives : un entretien de coaching préalable à la formation, conduite par le «Coach» à l attention du «Formateur» ; la session de formation conduite par le «Formateur» à l attention des «Participants» ; un entretien de coaching suivant la formation, conduite par le «Coach» à l attention du «Formateur». Ce double exercice dure 40 à 45 minutes. Les grilles de débriefing à remplir pendant l exercice pour juger les candidats sont la «Grille de débriefing du Formateur» (Document 2) et la «Grille de débriefing de l'exercice de Coaching» (Document 3): Chaque «participant» reçoit une grille pour évaluer le «Formateur» et une grille pour évaluer le «Coach», afin de faciliter leurs observations. Collectez ces grilles pour garder une trace des éléments retenus pour/contre les candidats. 14

15 Le «Coach» reçoit une grille pour évaluer le «Formateur» Vous, en tant que Moniteur, devez remplir une grille pour évaluer le «Formateur» et une grille pour évaluer le «Coach». Vous utiliserez ces grilles lors du débriefing. Vous pouvez aussi prévoir des fiches de soutien (petits fiches cartonnées compilant les étapes ou autres informations nécessaires). Lancez l exercice et précisez l heure de fin. 3. PENDANT L EXERCICE DE MISE EN SITUATION Vous n interviendrez pas pendant l exposé / le coaching (si l exposé et/ou la séance de coaching contient des erreurs, notez-les). Tenez-vous à l écart du dispositif. Evitez les déplacements pendant l exposé / coaching ce qui pourrait perturber l exposant / le Coach. Evitez de trop fixer les candidats. Vérifiez que les participants jouant les cadres d entreprises remplissent les grilles d évaluation. 4. APRÈS L EXERCICE DE MISE EN SITUATION POUR LE COACHING Après chaque exercice d environ minutes (1 er entretien de coaching, exposés ou questions/réponses, 2 e entretien de coaching), il faut prévoir un temps de débriefing (de 20 minutes en moyenne) pour chacun des deux exercices réalisés (formation et coaching) : la durée d un exercice est donc d environ une heure et demie pour les 2 candidats! Ce dispositif permet de réaliser un exercice dans l exercice et donc de gagner aussi du temps dans le programme de formation. Le débriefing du «Formateur» se réalise comme indiqué précédemment. Au moment du débriefing du «Coach», il faut agir en trois temps : Laisser parler le participant qui a réalisé l exercice sur ses impressions personnelles ; Demander au «Formateur» son avis sur le coaching qu il a reçu ; Demander aux autres participants leur avis sur la performance (en se servant des points de la grille) ; Terminer en donnant votre propre jugement. 15

16 Recommandations pour le débriefing 1. DÉBRIEFING DE LA MISE EN SITUATION PAR L INTÉRESSÉ (LE PARTICIPANT MIS EN SITUATION) Vous devez : Lui poser un ensemble de questions ouvertes ; Lui poser des questions autant sur le fond (contenu technique de l exposé en luimême) que sur la forme de l exposé ; Rester le plus impartial possible (éviter les jugements de valeur) afin de ne pas biaiser l évaluation qui sera faite par les participants. Exemples de questions ouvertes à poser : - Comment le Formateur s est-il senti pendant l exposé? - Comment le contact a-t-il été établi avec l auditoire? - Quelles étapes du SIOM ont été traitées? - L objectif de l exposé a-t-il été atteint, si non pourquoi? - Comment le Formateur a-t-il éveillé la curiosité? - Comment s est déroulée la conclusion de l exposé? - Comment a-t-il réalisé son aide-mémoire? 2. DÉBRIEFING DE L ACTIVITÉ PAR LES AUTRES EXPERTS-PARTICIPANTS Faire intervenir les autres sur base des différents points de la grille d aide au débriefing à travers d un ensemble de questions ouvertes, par exemple : L utilisation du SIOM ; La structuration générale ; L expression verbale ; Le contenu technique de l exposé. Tous les participants doivent avoir l opportunité de s exprimer sans que vous ne transformiez le message. Vous pouvez reformuler un commentaire des participants afin de le rendre compréhensible, mais sans le transformer. La technique de débriefing des participants peut se faire de manière simple en demandant qui veut intervenir. Ou bien, vous pouvez donner la parole à chaque personne à travers un tour de table, ou bien poser des questions sur chaque point de la grille d évaluation. La technique de débriefing utilisé dépendra du nombre de participants, de la participation de ceux-ci, etc. 16

17 3. DÉBRIEFING DE L ACTIVITÉ PAR LE MONITEUR Votre débriefing sera une synthèse des différents avis recueillis (exposant et participants), plus un apport personnel. Le débriefing doit porter sur le fond et sur la forme, mais ces deux aspects ne doivent pas se mélanger au cours du débriefing (s appuyer sur des notes ou sur un papier). C est l occasion de revenir sur les problèmes rencontrés ou sur les points positifs de l exposé pour travailler les différents points présents dans la grille d évaluation et donner un ensemble de conseils-recommandations à prendre en compte par les participants. Vous pouvez au préalable préparer un listing de thèmes-conseils à devoir aborder au cours de la journée d exposés afin de ne pas se répéter et d introduire à chaque nouveau passage de nouveaux thèmes de travail et de rendre l atelier plus dynamique. Il est important d'insister sur le fait que cette mise en situation est un exercice, et que chaque participant est présent pour s améliorer. EVALUATION DES PARTICIPANTS EN FIN DE SESSION La seule évaluation possible en fin de session est la mise en situation, dans les mêmes conditions que celles des exercices précédents. Il sera demandé à chaque participant, la veille de l évaluation, de préparer un sujet à exposer avec vous comme seul public. Le temps d exposé sera limité à 20 minutes maximum (après ce délai, vous arrêtez l exercice). Durant l exposé, vous ne participez pas à l animation, ni ne répondez à aucune question. Ceci doit être bien précisé. L évaluation se fait au cours d une même demi-journée, devant vous (et le(s) Moniteur(s)) uniquement, et avec un tour de rôle fixé par tirage au sort. Aucun débriefing ne sera fait à la suite de l exercice. Le candidat sorti, vous procèderez immédiatement à son évaluation sur base des notes prises sur la grille d évaluation finale des participants (Document 4), la notion de «timing» n étant plus pertinente à ce moment. 17

18 REMARQUES IMPORTANTES 1. La durée de la session de Formation de Formateurs dépendra du nombre de participants inscrits! Il est impératif de donner à chacun le temps de préparer des exposés et la chance de faire des présentations devant les autres. Il est donc nécessaire : De calculer le nombre de jours de la formation en fonction du nombre de participants. Chacun doit pouvoir faire 2 exercices d exposés complets et un exercice de coaching, avec débriefing. Ce temps vous est aussi nécessaire pour pouvoir juger des progrès (éventuels) du participant. De limiter au besoin le nombre de participants/session ou de travailler à plusieurs Formateurs pour les exercices. Il faut d ailleurs souligner qu on obtiendra une meilleure dynamique d animation avec deux Formateurs au lieu d un seul. 2. Même si le temps est limité, il faut mettre les «débriefings» à profit pour revenir sur les éléments de contenus de l exposé : corriger les erreurs, souligner les points forts, revenir sur les messages clefs en suivant les Feuillets Pédagogiques. LISTE DES SUPPORTS DISPONIBLES A DISTRIBUER AUX PARTICIPANTS Structures des formations collectives du PIP Document 1 : Structure des formations collectives du PIP (3 pages) Grilles de débriefing des exercices Document 2 : Grille de débriefing du Formateur (pour les Exposés et Questions/ Réponses) - A utiliser par le Moniteur et les Participants (1 page) Document 3 : Grille de débriefing de l exercice de Coaching - A utiliser par le Moniteur et les Participants (1 page) Document 4 : Grille d évaluation finale des Participants - A utiliser uniquement par le Moniteur (1 page) Grilles d évaluation de la session Document 5 : Evaluation globale de la session de «Formation de Formateurs pour les Formations de base (FF)» (2 pages) 18

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20 Documents annexes Document 1 Structure des formations collectives du PIP Document 2 Grille de débriefing du Formateur...24 Document 3 Grille de débriefing de l exercice de Coaching...25 Document 4 Grille d Evaluation finale des Participants...26 Document 5 Evaluation globale de la session de «Formation de Formateurs pour les Formations de base (FF)»...27

21 Structure des formations collectives du PIP Document 1 Structure des formations collectives du PIP Guide PEDAGOGIQUE 1 Document 1 1. Public cible Les formations collectives sont destinées prioritairement aux cadres des entreprises. 2. Contenus Les formations collectives sont organisées par «packages» (groupes cohérents de matières à aborder). Ils reprennent tous les grands thèmes abordés dans les Manuels du PIP. Les différents «packages» sont définis par la Cellule de Formation du PIP. Ils sont constitués selon les demandes et sur base d une analyse des besoins exprimés par un groupe d entreprises, et ajustés par secteur, par filière ou par pays par exemple. 3. Structure des formations collectives Les formations collectives sont structurées en 4 phases successives : Une phase préparatoire (facultative) Chaque fois que ce sera possible pour les participants, une session préalable d étude par e- learning (avec ou sans l aide d un Moniteur selon les cas) sera organisée. Cette session a pour but d essayer d homogénéiser le niveau des participants aux formations collectives. Au cours de cette phase, les participants pourront parcourir la matière et apprendre les bases théoriques relatives aux thèmes qui seront abordés en formation. Ainsi le temps de formation en présentiel sera consacré à la discussion, à la mise en pratique des contenus, à la préparation du «travail personnel» et à la mise en commun. La Cellule de Formation évaluera l intérêt (selon les objectifs) et la possibilité (disponibilité du matériel et accès aux points de communication) d organiser une telle session avant une formation collective. Un temps de formation en présentiel Le groupe des participants inscrits est réuni dans un lieu durant 2 à 4 jours, et participe aux animations structurées par le Formateur (ou les deux Formateurs si un tandem est nécessaire, en fonction des thèmes à couvrir, en fonction de l expérience du Formateur ou en fonction du nombre de participants). Ce temps est divisé en 2 grands moments : un temps d apprentissage, un temps pour les consignes. 21

22 Guide pédagogique 1 / Document 1 Le temps d apprentissage Durant cette phase, le Formateur doit : Introduire l atelier et en exposer les modalités pratiques (timing, structure, lieux, ) Expliquer les finalités et objectifs de la formation, notamment exposer les différentes phases successives : atelier, travail personnel, mise en commun. Exposer un résumé de la matière : faire passer les messages clefs (en utilisant notamment les Feuillets Pédagogiques, et en distribuant les Manuels correspondants). Réaliser des exercices (études de cas, exercices de terrain) sur la matière Evaluer leur compréhension de la matière exposée : cette évaluation doit être continue (en fin de chaque journée). Le temps pour les consignes L «exercice d application» est un travail personnel qui consistera en une «application» d un contenu (ex : analyse des risques environnementaux par les cadres d une entreprise ; application d une analyse des dangers en conditionnement ; identification des maladies et ravageurs présents dans les parcelles ; estimation des compétences des récolteuses ; ). Pour un groupe de participants, le Formateur pourra, par exemple, donner 4 ou 5 thèmes de travail personnel à réaliser dans leur propre entreprise durant quelques semaines. Durant cette phase, le Formateur doit : Déterminer pour les apprenants quels «exercices d application» ils peuvent/souhaitent réaliser. Si les apprenants n expriment aucun souhait, c est le Formateur qui décide de la nature de cet exercice. Expliquer à chaque groupe (ou s ils sont peu nombreux à chacun) le but de son exercice et donner les consignes pour le réaliser. Plus les consignes seront claires, moins le coaching ultérieur sera nécessaire. Un temps d application Il est réservé à la réalisation d un travail personnel de l apprenant au sein de son entreprise. Ce temps de travail variera selon la complexité de l exercice envisagé et sera déterminé de commun accord avec la Cellule de Formation, et bien entendu avec la hiérarchie de l entreprise. Durant cette phase, le Formateur doit suivre les travaux d application. Il doit prévoir de faire un coaching des apprenants (supervision locale, ou à distance par mail, par skype, par téléphone, ou encore sous forme d entretiens) pour les aider à résoudre leurs problèmes et répondre à leurs questions. 22

23 Guide pédagogique 1 / Document 1 Un temps de mise en commun et de correction Au bout d un temps déterminé, les apprenants reviennent au lieu de formation avec leurs résultats pour une phase de mise en commun (de 1 à 2 jours). Cette phase permettra d échanger entre eux leurs diverses expériences et d évaluer les solutions ou les résultats qui seront présentés par chaque groupe. Ce temps est divisé en 3 grands moments : - un temps de mise en commun au sein d un groupe (4 ou 5 apprenants font leur synthèse et désignent un rapporteur) ; - un temps de présentation des résultats à tous les participants (ex : 4 présentations pour 20 participants). Le Formateur doit conduire une réunion d information ascendante ; - un temps de correction et de synthèse de la part du Formateur. 4. Compétences requises des Formateurs Pour gérer correctement les formations collectives, le Formateur doit : Connaître suffisamment les domaines relatifs aux matières abordées Connaître suffisamment les supports et les outils du PIP Pouvoir exposer clairement matières et consignes Etre capable de coacher les participants Etre capable de conduire une réunion d information ascendante et de réguler un groupe Etre à même de faire une synthèse des résultats présentés Etre informé des modalités d organisation et de rapportage au PIP. 23

24 Grille de débriefing du Formateur Document 2 - Grille de débriefing du Formateur (pour les Exposés et 2 Questions/ Réponses) - A utiliser par le Moniteur et Document les Participants Guide PEDAGOGIQUE 1 Consignes : Cochez la case «bon» ou «à améliorer» selon votre perception par rapport à la prestation. Notez vos remarques et questions au verso. Séquence d introduction (SIOM) Le sujet est présenté L intérêt pour les auditeurs est détaillé Les objectifs visés par le Formateur sont annoncés La méthode utilisée a été présentée Structuration générale et présentation du message Le sujet présenté semble structuré, l exposé est clair Les idées sont présentées dans un ordre logique Un temps est laissé aux questions Une synthèse a été réalisée par le Formateur Le timing de l exposé (annoncé/accordé) est respecté Les supports sont clairs, bien adaptés et agréables Animation durant l exposé Le Formateur lance des questions au public Le Formateur prend le temps de répondre aux questions Des exemples ou des anecdotes sont cités L exposé est dynamique, on ne s ennuie pas L utilisation des supports est adéquate (ni trop, ni trop peu) Expertise du Formateur Le Formateur semble à l aise avec le sujet Le Formateur peut répondre aux questions Le Formateur ajoute des informations par rapport à l exposé Le Formateur a cité tous les éléments clefs du sujet Expression verbale du Formateur La voix porte bien, le ton est adapté Le débit n est pas trop rapide ou trop lent Le Formateur articule bien, on le comprend Le vocabulaire est bien adapté au public Les phrases sont bien structurées, pas trop longues Le Formateur s adresse bien à tout le monde Expression non verbale/attitude du Formateur Le Formateur garde un contact visuel avec le public Le Formateur a une position corporelle adéquate Le Formateur est bien placé, ne bouche pas la vue Le Formateur n a pas de tic, de geste inadéquat Le Formateur ne semble pas avoir le trac Bon A améliorer 24

25 Grille de débriefing de l exercice de Coaching Document 3 - Grille de débriefing de l exercice de coaching - A utiliser par le Moniteur et les Participants Guide PEDAGOGIQUE 1 Document 3 Consignes : Phase 1 : Observez le coach avant et pendant la prestation du Formateur. Phase 2 : Observez le coach durant le débriefing du Formateur. Cochez la case «bon» ou «à améliorer» selon votre perception par rapport à la prestation de coaching du Formateur (en position de «coach»). Notez vos remarques et questions au verso. Participants Moniteur «Formateur» «Coach» Phase 1 : Durant l Exposé ou Questions/Réponses Observations générales des participants durant l exercice Le coach est intervenu avant l exercice Le coach est intervenu pendant l exercice Le coach a aidé le Formateur durant son exposé Le coach est intervenu pour donner des précisions sur le fond Le coach ne prend pas la place du Formateur Les interventions du coach relatives au contenu étaient pertinentes et justifiées Phase 2 : Durant l exercice de Coaching Observation sur le débriefing du Formateur par le coach Le coach a laissé le Formateur s exprimer sur sa prestation Le coach a aidé le Formateur à exprimer ses difficultés Les remarques faites par le coach relatives à la prestation du Formateur sont pertinentes et justifiées Le coach a demandé aux participants de s exprimer Le coach a fait une synthèse des points forts et des points faibles du Formateur Bon Bon A améliorer A améliorer 25

26 Grille d Evaluation finale des Participants Document 4 - Grille d Evaluation finale des participants - A utiliser uniquement par le Moniteur Guide PEDAGOGIQUE 1 Document 4 Nom et prénom du candidat :.. Utilisation du SIOM Les différentes rubriques sont respectées Oui + / - Non L introduction est bien structurée Oui + / - Non Expression non verbale Balayage visuel Oui + / - Non Position corporelle adéquate Oui + / - Non Gestuelle adéquate Oui + / - Non Volume vocal adéquat Oui + / - Non Débit adéquat Oui + / - Non Structure de l Exposé Les messages du Formateur sont clairs Oui + / - Non La structure favorise la compréhension Oui + / - Non Les phrases utilisées sont structurées Oui + / - Non La longueur des phrases est adéquate Oui + / - Non Relation Le Formateur fait preuve d aisance dans sa présentation Oui + / - Non Les supports La lisibilité du support renforce la compréhension Oui + / - Non Le support (PPT/tableau) est bien utilisé Oui + / - Non Le nombre de supports est adapté au timing Oui + / - Non Timing Le temps imparti pour l exercice est respecté Oui + / - Non 26

27 Evaluation globale de la session de «Formation de Formateurs pour les Formations de base (FF)» Document 5 - Evaluation globale de la session de «Formation de Formateurs pour les formations de base (FF)» Guide PEDAGOGIQUE 1 Document 5 Partie 1 Evaluation des apprentissages Pour chaque partie de la Session FF, il vous est demandé de répondre dans l encadré aux questions : Formation de Formateurs pour les formations de base (FF) (organisation, mise en place, dispositif à utiliser, débriefing) Quels sont mes principaux acquis à l issue de cette session? Dans quelle mesure ai-je renforcé mes apprentissages? Quelles sont les éléments qui me permettront d être un meilleur Formateur? Formation à l Animation de Groupes Quels sont mes principaux acquis à l issue de cette session? Dans quelle mesure ai-je renforcé mes apprentissages? Quelles sont les éléments qui me permettront d être un meilleur Formateur? Formation au «Coaching» Quels sont mes principaux acquis à l issue de cette session? Dans quelle mesure ai-je renforcé mes apprentissages? Quelles sont les éléments qui me permettront d être un meilleur Formateur? 27

28 Guide pédagogique 1 / Document 5 Partie 2 Evaluation générale de la Session de FF Dans quelle mesure êtes-vous satisfait par rapport à : Cochez la case correspondante : Très insatisfait Très satisfait Résultat global : Impression personnelle d avoir progressé L intérêt des sujets présentés : Explication sur le Programme PIP Techniques de formation Utilisation des supports Techniques de débriefing Intérêt par rapport à mes attentes L intérêt des techniques abordées : Techniques d exposés Techniques du Questions/Réponses Techniques d Animation de Réunions Techniques de Coaching Structuration des présentations (SIOM) Organisation de la session FF : Logique de succession des séquences Logique de succession des exercices Animation par les Formateurs Méthodes de travail utilisées Durée de la formation Lieu de la formation Respect des pauses et du timing Qualité des repas/des pauses Organisation générale de la session Vos remarques, impressions, sentiments, suggestions : 28

29 Guides pédagogiques du COLEACP-PIP 1 Guide destiné à la formation de formateurs pour les «formations de base» 2 Guide destiné à l animation de l atelier : Méthode d évaluation des besoins en formation du personnel des organisations 3 Guide destiné à la Formation d Animateurs pour les «Animations Pédagogiques» 4 Guide destiné à l animation de l atelier : Management du changement dans les organisations Le PIP est financé par l Union européenne. Imprimé sur du papier certifié FSC, à l aide d encres écologiques sans solvant. Date de publication : Décembre 2011

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