Nouveau contrôle fiscal de votre comptabilité : comment faire face aux drastiques normes 2013

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1 Réf D903-18/07/ ème année Exercice libéral Nouveau contrôle fiscal de votre comptabilité : comment faire face aux drastiques normes 2013 année 2013 a marqué un tournant majeur en matière de tenue de comptabilité pour les professions libérales en général, et pour les médecins libéraux en particulier : celui d un durcissement sans précédent des normes et règles du L contrôle fiscal des comptabilités professionnelles informatisées. Soit parmi les médecins concernés, plus de 70% des médecins généralistes, plus de 90 % des spécialistes, et environ la moitié des remplaçants. A l inverse, si vous faites partie de la minorité des médecins n ayant pas recours à l informatique pour tenir votre comptabilité, vous serez sans doute fortement renforcé dans votre choix des plus judicieux. Avertissement Tout ce qui suit concerne nos lecteurs soumis à la déclaration contrôlée sur le formulaire n 2035 et en en aucun cas les médecins déclarant leurs revenus professionnels dans le régime de la déclaration super-simplifiée, Micro-BNC. Les étapes d un durcissement rétroactif! L article 14 de la loi de finances rectificative 2012 (loi du 29/12/12) a réformé profondément les modalités du contrôle fiscal des comptabilités informatisées des entreprises de toutes natures (voir notre Lettre n 961 du 5/4/2013 dans laquelle nous tirions déjà la sonnette d alarme). Puis le 1 er août 2013, ces modalités ont été définies par la publication de l arrêté relatif à cette question au journal officiel (voir notre Lettre n 991 du 01/11/2013) qui n a été détaillé dans ses aspects pratiques que le 28/11/2013! Et enfin, le coup de grâce a été donné le 25 décembre 2013 par une précision sous forme de réponse à une question téléguidée fournie par la DGFIP (direction générale des finances publiques) que nous détaillons et commentons plus loin. Et, last but not least, la doctrine administrative fiscale a précisé que toutes les nouvelles modalités ainsi définies s appliquent rétroactivement à compter des comptabilités informatisées tenues depuis le 01/01/2013. Et il aura fallu attendre le 16 avril 2014 pour que l administration fiscale mette en ligne un document «Questions/réponses pratiques» pour connaître les modalités réelles d application des nouvelles normes. Comprendre cette évolution Dès l apparition des premiers logiciels de tenue de comptabilité à destination des petites entreprises, dans les années 80, l administration fiscale a édicté des contraintes rigoureuses aux éditeurs de logiciels tout comme aux utilisateurs finaux. L objectif était que le fisc puisse relativement facilement contrôler la conformité des comptabilités dématérialisées aux règles inscrites dans le Code Général des Impôts (CGI, art. 99 et 102 ter pour nos lecteurs) et le Livre des Procédures Fiscales (LPF). En effet, aux yeux du fisc, toute comptabilité se doit avant tout d être probante.

2 Réf D903 18/07/ La première contrainte imposée aux utilisateurs de logiciel de comptabilité a été de recourir exclusivement à un logiciel agréé par l administration fiscale. A défaut de quoi, en cas de contrôle fiscal, le contrôleur était en droit de constater l absence pure et simple de tenue de comptabilité et de redresser le médecin libéral (ou tout contribuable ayant recours à un logiciel non agréé) sur ce seul motif de comptabilité informatisée non probante. Cela, sans devoir entrer dans son détail C est ainsi que depuis cette époque, chaque utilisateur se doit de savoir que tout logiciel agréé par l administration fiscale comportait obligatoirement un module informatique, inaccessible à l utilisateur, faisant office de boîte noire de la saisie*. Sa fonction est d enregistrer toute modification ou toute suppression d un mouvement comptable avant qu il ne quitte le «brouillard» du logiciel votre saisie comptable initiale - pour entrer dans votre comptabilité définitive. (*) On verra plus loin, grâce à la réforme 2013 du contrôle des comptabilités informatisées que cette caractéristique des logiciels de comptabilité n a plus besoin d exister. La réforme l a remplacé par mieux Exemple basique - Vous saisissez une écriture comptable quelconque, en mode brouillard le 6 avril. Cette écriture est la 255 ème de l année (elle porte donc le numéro de mouvement 255). Or le 27 juillet, vous vous apercevez que vous avez fait une erreur d imputation de compte, ou de montant, ou des deux à la fois. Et par souci de simplification, soit vous décidez de supprimer ce mouvement n 255 comme vous y autorise bien naturellement (et perfidement ) votre logiciel ; et vous créez alors une nouvelle écriture, en lieu et place de l ancienne supprimée, mais cette fois juste et conforme (cette écriture devient alors le mouvement n 348 par exemple) ; soit vous décidez de modifier directement le mouvement n 255 en portant la bonne imputation ou les bons montants. Et naturellement, satisfait de votre travail, vous oubliez instantanément cette suppression de mouvement ou cette correction apportée. Cela, alors que la seule technique appropriée aurait été de créer une nouvelle écriture (n 348 par exemple) correctrice de ce mouvement 255 erroné. Car dans les deux cas, la boîte noire de votre logiciel a créé, dans le fichier ad hoc de votre logiciel fichier qui vous est totalement inaccessible, un enregistrement occulte signalant que le mouvement n 255 du 6 avril a été supprimé le 27 juillet ou a été modifié, dans le 2 ème cas, ce 27 juillet. En cas de contrôle fiscal, votre contrôleur a accès en direct à la boîte noire de votre logiciel. C est la condition incontournable de l agrément du logiciel. Et naturellement votre contrôleur s intéressera de près aux montants en question ainsi qu à l imputation correspondante. Et de deux choses, l une : soit votre suppression ou votre correction était 100% légitime et vous pourrez facilement répondre aux demandes d explication de votre contrôleur fiscal et lui apporter les preuves correspondantes ; soit elle ne l était pas (pour quelque raison que ce soit : perte des preuves, rejet de votre argumentaire, ou fraude ). Pour nos lecteurs aguerris - Effectuez vous-même ce test sur votre logiciel. Supprimez un mouvement après avoir pris soin de noter préalablement son numéro. Puis consultez la liste des écritures comptables ou listes des mouvements, en vision scrolling : vous vous apercevrez que tous les mouvements sont rangés par ordre numérique et que le mouvement supprimé n existe plus, n est plus accessible. Dans notre exemple, la liste passe donc du mouvement 254 au mouvement 256, faisant apparaître une rupture dans la numérotation! Côté contrôleur, rien n est donc plus facile de détecter un mouvement supprimé avant même d avoir besoin de consulter la boîte noire de votre logiciel agréé préféré Autre exemple classique - Le 3 juillet, contrairement à vos habitudes, vous réglez par inadvertance un plein de carburant avec votre carte bleue professionnelle pour votre véhicule utilisé en professionnel. Car d ordinaire vous utilisez un mode de paiement privé puisqu au moment de votre déclaration de revenus, au printemps suivant, vous avez d ores et déjà décidé de comptabiliser tous vos frais de véhicules professionnels de manière forfaitaire en utilisant le barème kilométrique. Et comme cette «dépense» figure en clair sur le relevé bancaire de votre compte courant professionnel, vous prenez la précaution de la neutraliser par la saisie d une écriture comptable correspondante dans votre logiciel informatique afin que vos «comptes tombent juste» (sic). Selon votre niveau de connaissance en comptabilité et en gestion (ou selon le niveau de la personne qui saisit l écriture pour vous dans votre logiciel si vous soustraitez à un collaborateur ou à un proche), vous inscrirez sans doute soit une véritable dépense professionnelle soit «retrait de l exploitant» (= prélèvement au bénéfice privé du praticien). Dans le premier cas, si vous vous faites contrôler, le contrôleur fiscal identifiera rapidement la nature de cette saisie comptable erronée (carburant). Comment? En exigeant de vous une balance de trésorerie informatique exacte au centime près. Et l ayant identifiée, il remettra en cause la totalité de vos déductions forfaitaires via le barème kilométrique pour vos frais de voiture. Car la règle fiscale et comptable est formelle dans ce cas de figure : «aucune écriture comptable de frais réellement supportés, mais déjà pris en compte par le barème, ne doit figurer au livre-journal qui doit être rempli au jour le jour sans ratures ni surcharges» ; et la conséquence de cette règle est implacable : «l inscription de frais réels durant l année vaut renonciation à l option du barème kilométrique" (décision du Conseil d Etat du 28/07/2000). Enfin, naturellement, comme vous n aurez conservé aucun justificatif comptable (factures de carburant, facture d entretien, etc.) pour vos frais réels de véhicule professionnel durant tout cet exercice fiscal promis au choix du barème kilométrique, vous ne pourrez pas contrer le redressement fiscal portant hélas sur l ensemble de vos frais de véhicule *! (*) Nous aurions pu prendre un autre exemple tout aussi classique, redressé à l identique : les frais forfaitaires inclus dans la déduction de 2% des médecins conventionnés installés en secteur 1 (frais de représentation, de réception, de prospection, de cadeaux professionnels, de petits déplacements, de travaux de recherche et de blanchissage). Une seule écriture en frais réels de l une de ces dépenses, directe ou indirecte en comptabilité, annule purement et simplement la possibilité de recourir pour ce poste de dépenses à cette déduction de 2% du chiffre d affaires annuel, tellement avantageuse dans la majorité des cas. Dans le second cas (inscription en comptabilité professionnelle du plein de carburant sous forme d un «retrait de l exploitant» après avoir corrigé votre écriture comptable erronée du 3 juillet, au moment où vous avez dû rendre votre balance de trésorerie à votre AGA situation la plus fréquente en pratique), le contrôleur détectera malheureusement encore plus rapidement cette écriture corrigée grâce à la boîte noire de votre logiciel Et redressera comme au paragraphe précédent. Selon une jurisprudence de 1996 (CAA Nantes n ), il n existe qu une seule manière rigoureuse de saisir votre écriture comptable du 3 juillet afin d échapper au redressement : votre écriture comptable relative au plein de carburant doit être réalisée comme un strict prélèvement personnel ET de surcroît dans le bon compte de votre logiciel comptable (à savoir un compte n 108 depuis le 01/01/2013). A défaut du respect strict de ces conditions techniques, votre contrôleur redressera comme aux paragraphes précédents. Et il le fera d autant plus facilement si, comme nombre de nos lecteurs, vous recopiez votre relevé de compte bancaire

3 Réf D903-18/07/ professionnel mensuel pour enregistrer vos écritures comptables sans prendre soin de respecter le formalisme comptable ad hoc. Recopiant votre relevé bancaire, vous inscrirez sans nul doute un libellé identique à celui du relevé, soit ici pour l exemple «station Carburant Carrefour du 03/07» ou toute mention relative à un carburant. Pour les plus aguerris de nos lecteurs - Vous vous demanderez alors, dans ce dernier cas, pourquoi vous payez aussi cher chaque année les services de votre compte courant bancaire professionnel, services qui vous ont été vendus via un pack indissociable par votre «banquier» dont le discours vous a rassuré et même peut-être enchanté sur le moment. Alors que selon nous, pour ce genre de petites dépenses, le moyen infaillible et gratuit d éviter tout risque de mélange entre vos divers moyens de paiements bancaires (cartes, chèques, etc.) privés et professionnels reste de payer en espèces! Car c est vous qui en contrôlez toute traçabilité comptable, même a posteriori. Un seul fichier comptable obligatoire dès 2013, le FEC Afin d améliorer le rendement des contrôles fiscaux visant toutes les entreprises, y compris agricoles et toutes les professions libérales, le législateur impose aux contribuables depuis le 01/01/2013 ayant fait le choix d un logiciel comptable, de fournir au contrôleur un fichier unique de leurs écritures comptables sous forme dématérialisée. Dans la loi, il s agit du FEC, fichier des écritures comptables devant obéir à des normes très strictes. L objectif est double : 1/ Permettre au contrôleur de réaliser des tris, des classements, des calculs et des traitements de manière rapide et automatisée ; 2/ Le tout sans avoir à se préoccuper du type de logiciel que vous utilisez, ni de sa boîte noire qui n a plus besoin d exister. L introduction du FEC constitue une innovation majeure emportant d emblée trois conséquences redoutables : Première conséquence : les normes imposées étant rigoureuses, la première question à vous poser est de savoir si votre logiciel de comptabilité actuel est en mesure de générer le fichier FEC exigé. La réponse est fort simple : est-il bien pourvu d une fonction «Générer automatiquement le FEC»? Car vous devez avant tout savoir que le contrôleur fiscal est en droit d exiger la communication de votre FEC dès le premier rendez-vous avec vous voire, par mesure de tolérance, dès le second. Très important - Au jour où ces lignes ont été écrites (début janvier 2014), nous ne connaissons AUCUN logiciel de comptabilité 2013 utilisé par nos lecteurs qui soit à jour de la nouvelle réglementation Et au moment où mettons ces lignes en page (fin février 2014) l éditeur de logiciel le plus implanté chez les médecins annonce sa mise en conformité pour dans quelques semaines en précisant bien que les versions antérieures ne répondent en aucun cas aux nouvelles normes. Et pour cause, puisque l administration fiscale elle-même n a publié les modalités pratiques des contrôles que le 16 avril Deuxième conséquence : les normes imposées au FEC en font un fichier vraiment spécifique. Il est désormais impossible de transmettre des journaux de saisie tels qu ils existent dans tous les logiciels de comptabilités informatisées, et qui sont si pratiques pour l utilisateur. Il s ensuit que les données figurant au FEC sont le plus détaillé possible et ne contiennent aucune écriture de centralisation (nous donnerons quelques exemples plus loin). Le FEC est un long parchemin très détaillé, rangé par ordre chronologique et par numéros de mouvements rigoureusement ininterrompus Troisième conséquence : le défaut de fourniture du FEC fait l objet d une sanction spécifique, soit une amende forfaitaire de 5 pour mil du montant des recettes brutes déclarées ou rehaussées sans pouvoir être inférieure à Et pour que les choses soient bien claires, le législateur a en plus donné une base légale au contrôleur pour assimiler le défaut de fourniture du FEC à une situation d opposition au contrôle fiscal, lui permettant de rejeter toute la comptabilité en bloc! Notre premier constat Dans ces colonnes, nous avons mis en garde nos lecteurs inlassablement et depuis des années contre l utilisation, sans discernement, des logiciels de comptabilité agréés. Aujourd hui, nous sommes obligés d aller encore plus loin et de vous inciter à vous tourner vers les alternatives car, si un jour vous devez faire face à un contrôle fiscal, le logiciel de comptabilité agréé n est, dans le contexte actuel, jamais la meilleure méthode pour tenir votre comptabilité vous-même ou la faire tenir par un collaborateur ou proche n étant pas lui-même comptable de profession ou expert-comptable. Une tenue de comptabilité informatisée très contraignante dès 2013 Le FEC répertorie «l ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables via un classement par ordre chronologique de validation, de manière croissante, sans rupture ni inversion de la séquence» (art. A. 47 A-1, VII du LPF). Par ailleurs, le FEC doit «garantir la permanence du chemin / entre les pièces justificatives [une facture, une note d hôtel, un appel de cotisation d une caisse sociale obligatoire, une attestation de votre assurance facultative, etc. NDLR] et les écritures comptables.» En pratique, chaque écriture comptable informatisée, qu elle soit passée en dépenses (cas le plus simple à comprendre) ou en recettes, doit comporter une référence (numérique ou alphanumérique) unique, chronologique, de manière croissante, sans rupture ni inversion de la séquence, identique à celle que vous devrez porter (manuellement en l occurrence) sur tous vos justificatifs de dépenses ou de recettes. Remarque : inutile de vous faire remarquer que vous n êtes naturellement pas à jour de cette contrainte depuis le 01/01/2013, ni que ce travail fastidieux* désormais obligatoire enlève déjà s il en était encore besoin bien des attraits à la tenue de la comptabilité via un logiciel agréé par l administration fiscale sauf si vous savez organiser de manière rigoureuse, et en amont, la saisie de toutes vos écritures comptables au jour le jour ; bref sauf à vous transformer en comptable. (*) Notez toutefois qu il ne s agit que du pendant de ce qu il vous est recommandé d adopter dans l archivage des dossiers médicaux de vos patients, en vue d en garantir la confidentialité : ne pas les classer de façon nominative, mais via une référence numérique dont le listing reste inaccessible à tout «visiteur» non autorisé.

4 Réf D903-18/07/ Mais il y a pire encore : le FEC doit «comporter de manière obligatoire pour chaque écriture le numéro de compte du plan comptable répondant aux normes fixées par le règlement CRC n du 29/04/1999». Traduction : le plan comptable utilisé par tous les logiciels de comptabilité des BNC dont le vôtre donc, jusqu alors ne correspond pas aux normes du règlement CRC n Or, à compter du 01/01/2013, il le doit ; ou plutôt, il l aurait dû! Enfin, les modalités de remise du FEC sont les suivantes : vous devez fournir un CD ou un DVD non réinscriptible et clôturé de telle sorte que le support ne puisse plus recevoir de données, le tout dans le système de fichiers UDF et/ou ISO Bercy interdit la tenue de comptabilité sous tableur Comme nous l avons dit en introduction, la DGFIP (direction générale des finances publiques, Bercy) a donné le coup de grâce le 25 décembre 2013 en publiant une note administrative qui interdit aux professions libérales (ou autres) de recourir à un tableur pour tenir une comptabilité probante. Alors que jusqu alors, de nombreuses AGA (et CGA, centres de gestion agréés) conseillaient l inverse, jusqu à fournir des modèles ad hoc et très pratiques sous forme de feuilles de calculs sous Excel. Le motif, le voici, dans la note de Bercy : «La tenue de comptabilité doit notamment permettre d assurer le caractère intangible et l irréversibilité des écritures comptables. Lorsque la comptabilité est tenue sous format papier, cela est assuré par l absence de tout blanc ou altération. Lorsque la comptabilité est tenue au moyen d un logiciel comptable agréé (par la DGFIP), cela est garanti par une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression d enregistrements comptables. Or un tableur ne permet pas cette validation, ni de garantir donc le caractère intangible et l irréversibilité des écritures comptables validées». En conséquence, le tableur est refusé par la DGFIP comme moyen recevable de tenir votre comptabilité, et est désormais refusé par toutes les AGA. Ce qui ne signifie pas la fin de son utilisation en amont d une tenue de comptabilité conforme, en premier lieu non informatisée, par exemple. Que faire pour être en règle dès 2013? En l état actuel de la législation, si drastiquement durcie, en matière de contrôle des comptabilités informatisées depuis le 01/01/2013, nous estimons que nos lecteurs médecins libéraux, qu ils soient installés, collaborateurs ou remplaçants, ne peuvent en aucun cas faire face seul, en cas de contrôle fiscal, à l ensemble de ces nouvelles contraintes et continuer de tenir une comptabilité via leur logiciel agréé par l administration fiscale sans courir un risque majeur. Avant tout, nous vous conseillons de ne pas faire l autruche en attendant que les nouvelles normes imposées aux petites entreprises et professions libérales soient assouplies. Car il viendra forcément un temps où ces normes devront l être tant elles sont lourdes et irréalistes en pratique. Mais quand? Cela est une autre histoire. C est pourquoi, selon votre situation et vos propres contraintes ou inclinations, nous vous conseillons de faire très rapidement vôtre l une des deux résolutions suivantes : 1ère solution : le transfert de l informatisation - Si pour de multiples raisons que vous êtes seul à juger, vous souhaitez que votre comptabilité soit tenue sur informatique en la rendant strictement conforme aux nouvelles normes 2013, nous vous conseillons impérativement de transférer toute la responsabilité du respect de ces normes encore une fois drastiques et d une effroyable complexité à un cabinet comptable inscrit à l Ordre des experts-comptables. Entendons-nous bien, vous ne tenez pas votre comptabilité vous-même pour la faire réviser ou valider par un cabinet comptable, comme le font encore certains de nos lecteurs. Cela n est plus du tout possible si vous voulez respecter les normes 2013 expliquées plus haut. Non, vous devez déléguer l intégralité de votre tenue de comptabilité afin que ce soit le cabinet comptable qui soit expressément et entièrement responsable du respect des nouvelles normes à votre place. Cela vous imposera un certain travail de fournitures de documents, assorti d une grande rigueur et régularité dans cette tâche, et cela renchérira le coût de votre comptabilité informatisée, mais vous serez entièrement déchargé de la responsabilité. En pratique, les cabinets comptables non généralistes, spécifiquement dédiés aux médecins libéraux, se comptent en France sur les doigts d une seule main. Parmi ces exceptions, nous vous recommandons celui avec lequel nous avons un partenariat : le cabinet BNC-Conseil, Arcopole A, 2 impasse de la Source à Thonon les Bains, tél , fax : Ou prise de contact pour tout renseignement : (appel gratuit du lundi au vendredi). 2 ème solution : le retour au support papier Que vous teniez votre comptabilité déjà via un logiciel de comptabilité, via un logiciel métier qui comporte un module comptabilité, ou via n importe quel tableur, nous vous conseillons de continuer dans cette voie, sans changer aucune de vos habitudes, mais en ajoutant impérativement désormais ces trois précautions élémentaires à prendre : - d avoir toujours sous la main au moins un registre comptable recettes/dépenses en version papier adapté à votre profession et conforme aux exigences de votre AGA. Média-Santé en diffuse un en direct depuis cette année afin de faire face au changement de contexte du contrôle fiscal détaillé plus haut ; - de rendre à votre AGA les documents qu elle exige de vous et nous verrons plus loin comment simplifier votre travail dans ce sens sous la seule forme papier. C est-à-dire sur le modèle du registre comptable recettes/dépenses adapté à votre profession, même si naturellement vous continuez en amont de tenir votre comptabilité par informatique par votre logiciel préféré ; - et en cas de contrôle et nous verrons plus loin la probabilité d une telle situation, de fournir à votre contrôleur votre seul registre comptable recettes/dépenses basique en version papier! Car nous vous rappelons que toute cette kyrielle de nouvelles et drastiques normes détaillées plus haut ne ciblent que les utilisateurs de logiciel et les éditeurs de logiciel de comptabilité. Pourquoi toute autre attitude est à éviter Aucune des deux solutions préconisées ci-dessus ne vous satisfait. Et malgré nos avertissements, vous souhaitez continuer à tenir votre comptabilité avec votre logiciel préféré en vous dotant naturellement des dernières mises à jour de votre éditeur, afin, croyezvous, de simplifier également tout le travail de transmission de documents que vous devez fournir à votre AGA. Car vous vous

5 Réf D903-18/07/ dites, fort justement, que si vous répondez en tous points aux exigences de votre AGA, vous n avez quasiment aucune malchance de faire l objet un jour ou l autre d un contrôle fiscal. Un peu de pédagogie et d explications vous permettront de bien comprendre les enjeux de cette question et de juger vous-même. Le risque direct via votre AGA est réellement inexistant - Depuis 2010, votre AGA doit vous adresser un CRM (compte rendu nominatif de mission), avant le 31/12 de chaque année, ainsi qu à votre SIE (service des impôts des entreprises) après avoir effectué son contrôle de cohérence et de vraisemblance de votre déclaration de revenus professionnels de l année considérée. Et de deux choses l une : Soit votre CRM est vierge, et dans ce cas, vous n avez a priori aucun risque de vous faire contrôler par le fisc, car ce CRM vierge constitue une attestation de bonne conduite adressée à votre SIE sur votre comptabilité et votre déclaration de revenus professionnels ; Soit votre CRM est positif (statut 6 ou 7 du document fiscal CRM), et dans ce cas, il constitue automatiquement une annonce de contrôle fiscal à venir dans les semaines ou mois qui viennent par votre SIE. Votre objectif étant d obtenir toujours un CRM négatif de votre AGA objectif qu en bon gestionnaire vous atteignez facilement chaque année, vous estimez ainsi pouvoir dormir serein et ne pas vous préoccuper de toutes ces questions de durcissement de ces nouvelles normes de contrôle fiscal. Lisez à présent combien ce serait purement illusoire! Le risque direct est donc hors AGA - Même si statistiquement, l adhérent AGA présentant un CRM négatif d année en année a très peu de (mal)chance de se faire contrôler en direct, cette situation ne peut pas être formellement exclue. Car aujourd hui, les contrôles directs proviennent de plus en plus fréquemment d une des deux origines suivantes : 1/ d une discordance entre les chiffres avancés sur votre DAS (déclaration annuelle des données sociales) sur des honoraires rétrocédés à vos remplaçants et ceux de la déclaration des honoraires reçus par vos remplaçants ; 2/ sur la même question relative aux avantages en nature déclarés par les uns et les autres. Comme nous l avons signalé dès l an dernier dans ces colonnes, ce thème de contrôle constitue un cheval de bataille actuel de l administration fiscale pour les professions libérales, et cela marche plutôt bien pour elle Et dans ce cas, soit le contrôle sera léger, portant uniquement sur cette question, soit le contrôle générera de la part du contrôleur une demande de votre FEC : et là, vous ne serez a priori pas prêt à faire face à la kyrielle de nouvelles normes. Sauf à la présenter sous forme papier mais nous en revenons à l une des résolutions conseillée au paragraphe précédent, votre tenue de comptabilité ne sera jamais conforme et le redressement fiscal, imparable Ne pas omettre le risque indirect - Mais le contrôle fiscal peut aussi provenir d une voie indirecte, classique dans les cabinets de groupe par exemple, ou à l intérieur d une même spécialité ou d une même orientation particulière. Exemple : à l occasion d un contrôle fiscal affectant votre associé, contrôle qui se révèle productif pour l administration, le contrôleur s intéressera fatalement à vous et à votre comptabilité professionnelle. Autre exemple classique : vous exercez dans une spécialité (anesthésie pour l exemple) et l un de vos confrères de cette même spécialité se fait, tout aussi classiquement, redresser sur les «honoraires» qu il verse plus ou moins de la main à la main à ses infirmiers anesthésistes (IAD) et subit lui aussi un redressement fiscal productif. Il y a fort à parier que ce thème des honoraires versés en circuit court aux IAD fasse l objet de contrôles systématiques bien ciblés sur l ensemble du territoire dans les mois qui suivent alors même que vos CRM sont blancs comme neige depuis leur origine. Notre avis A vous donc de juger si cette attitude de passivité, que nous déconseillons en pratique, est celle qui vous convient finalement. Vous ne prendrez votre décision qu après avoir soigneusement lu les chapitres suivants consacrés à la simplification de la tenue de la comptabilité. Face aux nouvelles modalités de contrôle, simplifiez votre tenue de comptabilité t si le durcissement des normes 2013 du contrôle fiscal constituait pour vous une occasion opportune E de simplifier votre tenue de comptabilité? C est l objet des développements qui suivent. Que vous la teniez d ailleurs sur informatique ou au format papier. Les documents exigés par votre AGA doivent rester simples et limités Le Code Général des Impôts (CGI), ainsi que la doctrine fiscale, définissent très précisément les missions et le périmètre d intervention des AGA. Toutefois, les pratiques des AGA, au-delà du socle commun ainsi défini, sont aussi diversifiées qu il existe d A- GA et de tarifs distincts pour chacune. En l état actuel de la législation, les documents exigés par votre AGA sont relativement limités. Il s agit de : - votre déclaration n 2035 que vous devez fournir de manière dématérialisée par saisie directe sur le formulaire du site de votre AGA dans l écrasante majorité des cas, ou sous forme papier sur le formulaire n 2035 (rempli par votre logiciel informatique, ou à la main, ou encore par saisie du formulaire pris sur le site impots.gouv.fr) ; - votre tableau de passage, ou reconstitution de la trésorerie, ou balance comptable, différentes dénominations pour le même document, que vous devez fournir à votre AGA de manière dématérialisée par saisie également directe sur le site de votre AGA, ou par document papier ;

6 Réf D903-18/07/ votre relevé SNIR (chez les seuls médecins installés) ; - une fiche de renseignements généraux sur certains postes de votre déclaration n 2035 et sur votre situation professionnelle ; - et le plus souvent, une copie d une page de votre registre des recettes/dépenses ; - et enfin, en cas de doute sur un poste de vos dépenses, ou de vos recettes, tout justificatif comptable qu elle souhaite. Sur ce dernier point, votre AGA peut devenir particulièrement exigeante. Et c est tout. Si votre AGA exige bien plus de documents que cela, rappelez-vous que si vous n avez aucune autre solution que de vous conformer aux nouvelles normes du contrôle fiscal 2013 telles que décrites plus haut, vous avez l entière liberté de choisir votre AGA. Et surtout que, s agissant par nature d un organisme para-fiscal dont la mission première est de contrôler votre respect de la législation fiscale et comptable, plus la cotisation de votre AGA est élevée, plus vous donnez des moyens matériels à votre AGA de vous contrôler au-delà de la mission légale prévue au CGI! Quel choix de tenue de comptabilité vis-à-vis de votre AGA? A part la copie d une page de votre registre des recettes/ dépenses, si exigée par votre AGA, tous les autres documents exigés légalement doivent être ressaisis par vous (ou par un collaborateur qui fait le travail à votre place) sur le site de votre AGA ou remplis à la main, et cela que vous teniez votre comptabilité via un logiciel de comptabilité, via un tableur, ou via un registre des recettes/dépenses au format papier. Il s ensuit que la tenue de comptabilité, par vous-même, via un logiciel de comptabilité agréé plutôt que par un tableur ou un registre papier, ne vous apporte, en regard des contraintes imposées par votre AGA, absolument aucun avantage ni gain de temps hormis la copie de la page de votre registre des recettes/dépenses. En revanche, le choix de tenue d une comptabilité uniquement informatisée présente désormais l inconvénient majeur de devoir respecter l intégralité des nouvelles normes de tenue de comptabilité dont la numérotation de tous les justificatifs comptables sans exception, qu il s agisse de recettes ou de dépenses, ainsi que le strict respect du plan comptable en cas de contrôle fiscal vous affectant. Autant dire alors que si vous voulez être parfaitement à jour de vos contraintes, il vous faut consacrer un temps important (ou déléguer à un expert-comptable qui fait alors la totalité du travail à votre place, ce qui devient logiquement bien plus coûteux) au respect de ces nouvelles normes juste pour avoir le plaisir d éditer en un tournemain votre page de votre livre journal des recettes/dépenses. C est, du point de vue de notre longue expérience en ce domaine, confondre la proie pour l ombre. Sur quels postes pouvez-vous vous simplifier votre comptabilité? Deux cas de figure sont à considérer. 1/ Vous êtes médecin remplaçant Nous évacuons d emblée ce cas de figure car votre comptabilité, et le nombre de lignes d écritures annuel est fort restreint. Et il vous est difficile de simplifier encore plus votre comptabilité. Toutefois, lisez attentivement les développements ci-dessous consacrés à vos confrères installés, car cela vous donnera sans doute quelques idées pratiques pour tenter de simplifier encore un peu plus votre tenue de comptabilité. Pour vous, utiliser un tableur et un registre comptable recettes/dépenses en version papier est la solution la plus simple, la plus rapide, la plus claire et la moins coûteuse qui soit à tous points de vue, si vous décidez de tenir votre comptabilité vous-même. Le fait de recourir à un logiciel de comptabilité, quel qu il soit, ne vous apportera que complications et perte de temps et vous exposera grandement en cas de contrôle fiscal pour toutes les raisons déjà développées plus haut. 2/ Vous êtes médecin installé Si vous tenez votre comptabilité vous-même, prenez le temps d analyser la manière dont justement vous la tenez. Sauf si vous êtes remarquablement désorganisé ce qui devrait contre-indiquer manifestement la tenue de comptabilité par vous-même..., vous constaterez que le plus grand nombre d écritures comptables que vous générez, et de très loin, est dû à vos recettes. Encore une fois, au risque de vous choquer, si ce n est pas le cas, c est que vous êtes mal organisé en amont. Voici d abord trois manières de simplifier sensiblement la tenue de vos lignes d écritures de vos recettes ; puis des notions décisives en matière de secret professionnel vous seront rappelées plus loin, vous permettant d optimiser sans doute encore votre tenue des recettes. Nous verrons les dépenses plus loin encore. Simplifier les recettes Comptabilisez vos recettes d après vos relevés bancaires - Depuis le 1er janvier 2012, vous pouvez comptabiliser vos recettes d après vos relevés bancaires si vos recettes annuelles ne dépassent pas pour A condition d opérer une régularisation en fin d année pour tenir compte des opérations qui ne figureraient pas sur vos relevés. Cette disposition concerne aussi bien les installés, les collaborateur que les remplaçants. Cela concerne en pratique d une part vos remises de chèques, que vous pouvez inscrire dans votre livre journal des recettes exactement comme elles se présentent sur votre relevé bancaire (c est-à-dire par regroupement des différents chèques reçus plusieurs jours de suite, à votre convenance) et les dater du jour de la remise. Et d autre part, vos remises de cartes bleues, qui doivent être transcrites sur votre livre journal telles qu elles se présentent sur votre relevé bancaire, par ordre chronologique. Dédier un compte courant bancaire professionnel aux seuls tiers payants Selon l importance de vos recettes provenant des tiers payants arrivant donc sur votre compte par virements, nous vous conseillons vivement de dédier un compte bancaire professionnel à ces seules recettes afin de simplifier à la fois votre pointage vis-à-vis de ce que vous versent les caisses, mais également, coup double, de reporter sur votre livre journal des recettes ces paiements tels qu ils se présentent sur votre relevé bancaire, et de manière chronologique. Les recettes d un montant unitaire inférieur à 76 perçues en espèces peuvent être comptabilisées globalement (= en une seule écriture comptable) en fin de journée à la condition que vous conserviez sous une forme ou sous une autre les coordonnées des patients à l origine de ces recettes. Soit pratiquement l écrasante majorité des actes courants d un médecin conventionné (secteur I, II, généraliste ou spécialiste), car votre pratique quotidienne vous impose dans tous les cas, quelle que soit la manière dont vous procédez, de conserver les coordonnées des patients qui vous consultent Que ce soit via votre carnet de rendez-vous (papier, électronique, informatique, etc.) ou via, le plus souvent, votre logiciel métier.

7 Réf D903-18/07/ Ces trois simplifications devraient déjà réduire très sensiblement le nombre de lignes de recettes mensuelles de votre comptabilité au nombre de jours travaillés. Précisions sur le secret professionnel et le livre des recettes Dans le cas où vous percevez des recettes qui ne peuvent pas faire l objet d une des trois simplifications d écritures comptables décrites ci-dessus, rappelez-vous qu en tant que profession libérale soumise strictement au secret professionnel (secret médical), vous avez la possibilité et le devoir si vous respectez la déontologie de comptabiliser lesdites recettes sans mentionner l identité de votre patient. Il vous suffit d utiliser un code (à votre convenance) vous permettant de relier la recette en question et l identité du patient dans votre carnet de rendez-vous (papier, électronique, informatique, etc.) ou dans votre logiciel métier. En effet, depuis le 1er janvier 2000, tous les médecins, adhérents ou non d une AGA, doivent tenir un registre (dit auxiliaire) indiquant en face de chacun des honoraires perçus l identité déclarée par le patient, le montant, la date et la forme du versement (espèces, chèque, carte bancaire), et ceci afin de se conformer à l article du Code pénal. Afin de ne pas risquer de violer le secret professionnel en cas de contrôle (fiscal notamment), vous éviterez donc d inscrire en face de chacun des honoraires tout autre renseignement comme la nature de l acte nomenclaturé par exemple. Rappelons que cette information ne peut être communiquée à l administration fiscale et plus généralement à quiconque sauf dans le cadre du contrôle légal des caisses de sécurité sociale (voir plus haut). Les remplaçants sont soumis aux mêmes dispositions même s ils ne perçoivent, légalement, jamais d honoraires pour leur propre compte de la part des patients qu ils soignent. Le remplaçant, selon les dispositions comptables et fiscales en vigueur, ne doit percevoir qu un chèque de rétrocession d honoraires du titulaire. Nous ne saurions trop vous conseiller de garder de toute manière un double du détail de votre activité pour chaque remplacement, avec l identité, le montant des honoraires ainsi que la nature du paiement correspondant à chaque patient. Outre que cette précaution correspond au bon sens pratique et à un début de prévention vis-à-vis d une éventuelle plainte en responsabilité professionnelle, elle permet de couper court à tout litige comptable éventuel, plusieurs années après les faits, dans le cas où le médecin installé subit un contrôle fiscal révélant des discordances entre montants rétrocédés et déclarés. Rappel - Les protagonistes du remplacement libéral procéderont de même concernant la question fiscale des avantages en nature. Deux postes de dépenses spécifiques Vos cotisations sociales personnelles, obligatoires et le cas échéant facultatives Ce poste de dépense constitue le premier des deux plus complexes qui soient. Disons le tout net : notre expérience de plusieurs dizaines d années en ce domaine nous montre inlassablement que si vous tenez votre comptabilité vous-même, ou si vous la faites tenir par un comptable non spécialisé, ce poste de dépenses est tenu le plus souvent à votre détriment, engendrant mécaniquement un appauvrissement certain et récurrent. Il existe depuis 2004 un Centre de Formalités des Médecins Libéraux (CFML, tél , appel gratuit) qui pallie cette complexité redoutable au profit de ses bénéficiaires. Si vous êtes bénéficiaire de ce centre, unique en France, la tenue des écritures comptables de cotisations sociales, obligatoires ou facultatives, vous est rendue simple et surtout juste, dans le sens de vos intérêts. Le cabinet comptable dédié aux médecins libéraux cité plus haut (BNC-Conseil) est lui-même le bénéficiaire direct pour tous ses clients des services du CFML afin que ces derniers aient la certitude que ce poste complexe, même pour un comptable ou un expertcomptable, soit vraiment traité dans le sens de leurs intérêts. Les salaires et charges sociales de votre personnel Si vous employez du personnel salarié (secrétaire, agent d entretien, auxiliaire médical spécialisé), qu il s agisse de personnes tierces sans aucun rapport avec vous ou vos proches, ou qu il s agisse de proches de votre famille (notamment conjoint collaborateur salarié), ce poste est le second des deux plus complexes qui soient. Et il se complexifie à peu près chaque année au fil des lois dites de simplification de notre législateur Sauf à prendre le risque de vous choquer, notre expérience en la matière est qu il est impossible à un médecin (ou à un proche à moins qu il ne soit lui-même comptable spécialisé) de dominer la complexité de ce poste. Et le système, prétendument simplificateur appelé TESE (titre emploi service entreprise), constitue un leurre pour un cabinet médical, sauf en cas d embauche d un agent d entretien à temps très partiel sous réserve d entrer dans le cadre des dérogations de la loi imposant un temps de travail minimal de 24 heures/semaine. Si vous tenez votre comptabilité vous-même et que vous employez du personnel salarié, nous vous recommandons, pour simplifier votre tenue de comptabilité, de recourir aux services soit d un cabinet comptable lambda mais uniquement pour la gestion de votre personnel salarié (formalités d embauche, établissement des bulletins de salaires, déclarations sociales d employeur, etc.). Ou encore de recourir à un cabinet comptable spécialisé pour ce type de prestations. Il en existe de très compétitifs sur le marché. Vous vous libérerez de précieuses heures de travail administratif d une complexité inouïe tout en simplifiant spectaculairement votre tenue de comptabilité. Remarque : si votre personnel salarié fait partie de vos proches (exemple : conjoint collaborateur), dans le cadre d une optimisation fiscale et sociale de ce poste (exemple : lui faire bénéficier d un plan d épargne entreprise = PEE et utiliser à fond son abondement), vous avez dû passer à un moment ou à un autre par l avis éclairé d un cabinet comptable spécialisé en relation avec un CGPI (conseil en gestion de patrimoine) afin de ne pas faire d erreurs. Et si le travail a été bien fait en amont, la tenue de votre comptabilité en la matière devrait être relativement simple En pratique, nous constatons le plus souvent que ce n est pas le cas du tout. Posez-vous alors les bonnes questions en matière de vos choix de conseils Mais l idéal reste le registre papier Il s agit de la solution à préférer si vous devez vous-même (ou un proche non expert-comptable) tenir votre comptabilité : simple, souple, économique et constituant à ce jour votre ultime recours vraiment sûr par rapport aux risques croissants de redressement fiscal d une tenue informatisée. Les développements et recommandations qui précèdent sont issus d une expérience de plus de 30 ans sur le terrain Ils prennent en compte trois paramètres fondamentaux du durcissement du contexte législatif et fiscal de 2013 :

8 Réf D903-18/07/ Le passage aux normes des très grandes entreprises concerne désormais tout professionnel libéral (de tout type) : cela, même si votre comptabilité est relativement simple, voire très simple, ce qui, nous le répétons, est le cas de 90% des médecins libéraux installés ou non, peu importe, s ils ont pris la peine de s organiser en amont grâce à nos conseils ci-dessus. L apparition de contraintes vraiment majeures imposées à votre tenue de comptabilité sur informatique (logiciel exclusivement agréé par l administration fiscale et interdisant le recours à un tableur ; lourdeur de la saisie des écritures ; codage des pièces comptables ; etc.) et vérifiées le cas échéant par votre AGA (voir Le conseil de Pascal Lamperti ci-contre) : et le summum de la complexité et des contraintes est atteint en cas de contrôle fiscal. D autant, rappelons-le qu en cas de contrôle, le fameux FEC peut (et sera systématiquement) exigé dès la première visite du contrôleur. Le surcroît de dépendance aussi bien financière* que structurelle qu en termes de temps passé à servir le logiciel par une saisie complexe du médecin utilisateur d un logiciel de tenue de comptabilité agréé par l administration fiscale devient réellement insoutenable. (*) Les mises à jour annuelles des logiciels ont un coût récurrent. Exemple : 140 /an pour le logiciel le plus implanté chez les médecins généralistes. C est pourquoi la solution du tableur type Excel couplée au registre en version papier du livre-journal des recettes/dépenses (et naturellement le cas échéant couplé à l utilisation du logiciel métier du praticien pour ce qui concerne ses recettes libérales) est actuellement la solution la plus souple, la plus libre, la moins chronovore et surtout la moins coûteuse à tous points de vue. Un seul bémol vient atténuer cet avis tranché. Le voici ci-dessous : Délai maximal de 3 mois pour un contrôle informatisé En cas de contrôle fiscal, l article L.52 du LPF (livre des procédures fiscales) limite la durée du contrôle par l administration à trois mois. Ce délai commence à courir qu à la date de remise effective du FEC parfaitement conforme en cas de contrôle visant une comptabilité informatisée. A contrario, dans le cas d une tenue de comptabilité sur papier, l article L.52 du LPF ne s applique plus à compter des avis de vérifications fiscales adressées après le 01/01/2014. Et le contribuable ne bénéficie plus de cette protection, le contrôle pouvant ainsi s éterniser Notre avis Cette suppression du délai de 3 mois nous semble toute théorique en pratique dès lors que votre comptabilité papier est correctement tenue et n a rien à voir avec celle d une multinationale. [Réf. D903] Choisissez votre AGA avec soin Malgré le discours encore lénifiant de bon nombre d AGA, toutes les AGA sont par na ture des organismes parafiscaux dont la fonc tion première est de contrôler la tenue de votre comptabilité et la vraisemblance de vos déclarations fiscales professionnelles. En attendre autre chose expose à quelques amères désillusions. Depuis la mise en place du compte rendu nominatif de mission (CRM) pour chaque déclaration n 2035 contrôlée, aucun doute ne vous est plus permis. Par ailleurs, les dispositions législatives qui encadrent l activité des AGA précisent que leurs tarifs sont libres. Sur le terrain, deux types d attitudes se rencontrent face aux nouvelles contraintes imposées par la mise en place des CRM depuis (a) Certaines AGA aux tarifs élevés, voire exorbitants, ont fait le choix de renforcer leur personnel contrôleur pour produire des CRM les plus performants possibles. (b) Les autres, n ayant ni le temps ni les moyens matériels de vérifier dans le détail le plus extrême vos déclarations, appliquent, au quotidien, des grilles d analyses permettant de fixer des seuils de déclenchement de contrôle sur chaque déclaration, comme toute administration : au dessous du seuil fixé, votre dossier passe le contrôle sans encombre, même s il devait se révéler approximatif en cas de contrôle approfondi... Au dessus, votre dossier «tilte». Pour établir ces grilles, elles disposent d une certaine latitude. Ainsi, telle AGA décide de déclencher un CRM positif sur une discordance non expliquée de 1% de votre chiffre d affaires, tandis que l AGA voisine a décidé d être plus tolérante en fixant son seuil à 3%. Ou encore dès 300 de discordance concernant des cotisations sociales tandis que la voisine déclenche dès seulement Il s ensuit une seule question décisive pour vos intérêts : préférez-vous le service de qualité élevée, ou seulement le service administratif standard pour être contrôlé? Notre longue expérience en la matière nous fait dire et redire inlassablement que plus modeste est l adhésion à votre AGA, moins vous lui donnez de moyens de vous contrôler. Une précision, toujours sur ce thème, concernant la télétransmission de votre déclaration 2035 par votre AGA : la DGFIP vient de rappeler que la facturation, par une AGA, de ce «service obligatoirement imposé à l AGA» est illégale. Ce service imposé doit être inclus dans la cotisation. Que fait la vôtre? Et, si elle se permettait de passer outre et de vous adresser tout de même une facture en sus, questionnez-moi pour connaître la manière de faire cesser la chose sans attirer l attention sur vous. Copyright - Il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement cette publication sur quelque support que ce soit, y compris les sites Internet et la photocopie (Code de la propriété intellectuelle Délit puni de 3 ans de prison et d amende).

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