COMITE TECHNIQUE REUNION DU 3 MARS 2017 POLE RAYONNEMENT ET SERVICE AU PUBLIC

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1 COMITE TECHNIQUE REUNION DU 3 MARS 2017 POLE RAYONNEMENT ET SERVICE AU PUBLIC PROPOSITION D ORGANISATION DE LA MISSION DEVELOPPEMENT DES USAGES NUMERIQUES (MDUN) APRES PREFIGURATION RAPPORT POUR AVIS 1. Le contexte La préfiguration de la Mission Développement des usages numériques s inscrit dans un double contexte : D une par la révolution numérique : les nouveaux outils et pratiques sont des vecteurs de transformation qui impactent aussi bien les entreprises que les services publics. Notre territoire, comme notre institution, peut s appuyer sur des acteurs, des réseaux, des compétences, des retours d expériences pour fonder une nouvelle ambition. - Les infrastructures à très haut débit se développent dans les grandes agglomérations qui devraient être couvertes par les opérateurs privés (zone privée). Sur le reste du territoire, 4 projets sont en cours sur le très haut débit (zone publique). - Une filière numérique dynamique, forte de pôles d excellence, de pépites et d initiatives sur l ensemble du territoire, est complétée par une offre de formation de haut niveau. - De nombreuses expérimentations dans les usages numériques conduisent à des réussites visibles dans le domaine de la formation, de la santé, de l e-administration, des arts numériques et des transports. L appropriation du numérique est croissante dans les territoires avec le développement d initiatives, de plans d actions numériques locaux ou de lieux dédiés au numérique (plus de 350 points d accès et de médiation numérique, et plus de 20 FabLab ou espaces de co-working). D autre part une volonté de l exécutif d anticiper et de saisir ces opportunités offertes par le numérique pour limiter et accompagner les inégalités qui pourraient en découler et se doter d une action publique visant à une appropriation continue et équilibrée, porteuse d innovations, d emploi et d équité. La feuille de route numérique régionale, co-construite avec la mission, a été votée en novembre Au sein du Pôle Rayonnement et Service à la Population, la mission du développement des usages numériques complète la dimension «relations de proximité» du pôle. Elle accompagne au quotidien en interne, l ensemble des directions de la région pour les aider à développer un «réflexe numérique» et en externe, les EPCI et les structures associatives et par ricochet les habitants. 2. La méthode La préfiguration de la MDUN a été menée en 4 phases : Une première phase de cadrage avec la DGA Cette première phase a permis de caler la feuille de route de la préfiguration, tant sur la méthode que sur le périmètre de départ de la Direction, sur la base du cahier des charges. 1

2 Une seconde phase permettant d identifier les grandes fonctions et les processus Un premier séminaire le 7 novembre 2016 a permis de présenter à l équipe la méthode de la préfiguration sur la base du cahier des charges. L objectif principal était d associer l ensemble de l équipe et de faire cohésion en partageant sur les fonctions de chacun, sur la feuille de route numérique et enfin en définissant les ateliers à venir et les animateurs de ces ateliers. L innovation et la créativité étaient au cœur du travail collectif. Une troisième phase consacrée aux modalités organisationnelles avec 4 ateliers animés par des binômes versant nord et versant sud: 1. Atelier organisation secrétariat 2. Atelier organisation suivi administratif et financier 3. Atelier mise en œuvre de la feuille de route 4. Atelier veille communication Les conclusions de ces 4 ateliers ont permis de nourrir la cartographie des processus détaillant pour chaque processus les différents produits de sortie et les articulations avec les directions thématiques ou les partenaires de l écosystème numérique régional. Une quatrième phase de restitution Un séminaire de restitution, le 9 décembre à Lille a permis de partager l organigramme cible ainsi que la mise en œuvre de la feuille de route sur le numérique. Calendrier points de repères 1er séminaire : 7 novembre 2016 à Amiens. Tous les agents ont participé. (Mission numérique à Lille, Direction accueil Public à Amiens, SAF de Lille, personne référente dossiers numériques à la gestion des fonds européens, SG4 à Amiens). Atelier organisation secrétariat le 14 novembre Lille/ Amiens en visio : Partage sur les modalités de secrétariat au niveau des deux sites et proposition d un nouveau schéma de fonctionnement au niveau du secrétariat Atelier organisation suivi administratif et financier Lille/ Amiens en visio : Partage sur les qui fait quoi entre Amiens et Lille et proposition d un nouveau schéma d organisation Atelier mise en œuvre de la feuille de route 17 novembre toute la journée à Amiens et le 22 novembre matinée à Lille. : Partage par rapport à la feuille de route et proposition d un qui fait quoi au niveau de la mission. Atelier veille et communication le 22 novembre à Lille : réflexion autour de la dimension veille et communication et production d un nouveau process commun à la mission. Séminaire de clôture : 9 décembre 2016 à Lille Suite au séminaire de clôture, un courriel adressé aux agents a permis de communiquer l organigramme détaillé ajusté ci-joint. 3. Le périmètre de la MDUN 3 fonctions structurent le périmètre de la MDUN : une fonction administrative mutualisée entre le nord et le sud une fonction financière mutualisée avec la direction de la santé une fonction gestion de projets avec 3 projets identifiés : o les infrastructures et la téléphonie mobile 2

3 o les usages du numérique o la fédération des acteurs de la transition numérique o Le projet «infrastructure et téléphonie mobile» doit permettre : le suivi du déploiement du très haut débit fixe sur l ensemble du territoire régional : mise en place d une coordination légère dans le respect de chaque projet (4 territoires) l amélioration de la couverture en téléphonie et internet mobile : développement d une étude sur la couverture en téléphonie et internet mobile en Picardie l utilisation d internet pour l optimisation des réseaux d énergie : généraliser l approche des réseaux intelligents dans l ensemble des Hauts de France Le projet usages du numérique comporte 5 sous projets avec : la digitalisation des entreprises et des territoires : coordination du projet FACEBOOK et opérations vis-à-vis des TPE et PME du territoire. Mais aussi développement des feuilles de route numérique dans chaque EPCI du territoire et animation du réseau de numéricien et enfin développement d un réseau de tiers lieux numériques l innovation numérique et sociale (INS pir) le développement des usages dans les politiques régionales : animation du réseau des numériciens internes et conseils aux directions thématiques régionales l emploi et la formation numérique : dont la grande école du numérique et l intégration du numériques dans les formations universitaires le développement des usages dans les pratiques de l institution : coordination avec l inspection générale pour la réflexion sur les nouveaux outils Le projet fédération des acteurs de la transition numérique coordonner le numérique en interne de l institution coordonner le numérique avec les partenaires extérieurs développer la veille et faire connaitre l ambition numérique de la région 4. Organisation générale et organigramme Vers une organisation conciliant agilité, réactivité, créativité et développement du numérique régional Au terme de la préfiguration, le rôle de la mission développement des usages numérique a pu être précisé avec deux objectifs majeurs : être grâce à l expertise des agents de la mission au service des directions thématiques pour permettre d accompagner les appels à projet, d expliquer, donner un appui spécifique dans les projets transversaux ou enfin assurer la coordination pour des projets multi partenariaux, ou inter directions. jouer le rôle de coordination et de catalyseur au sein l écosystème numérique régional que ce soit au niveau des territoires par l accompagnement des projets de feuille de route, par de l ingénierie, ou de rendre possible des projets grâce à l ingénierie financière de la mission ou enfin la mise en relation de partenaires dans le but de construire de meilleurs projets pour le territoire et ses habitants. C est la raison pour laquelle l organisation par grands projets a été retenue avec des chefs de filat au niveau des thématiques. Trois fonctions structurent la missions avec : une fonction administrative mutualisée entre le nord et le sud qui doit assurer le suivi des délibérations, des commissions, l assistance aux chargés de mission, l ensemble des taches de secrétariat, de suivi RH. Composée de 3 postes elle comprend 1 gestionnaire Administrative, 1 assistante de mission et 1 assistante de direction 3

4 une fonction financière (SAF) mutualisée avec la direction de la santé chargée de préparer les conventions et arrêtés en appui des chargés de mission et assurer l exécution financière des décisions. Préparation des pré-mandatements. Le SAF de la Direction de la Santé interviendra pour le compte de la mission dans une relation de «prestations de service» à hauteur de 2 équivalents temps plein. une fonction gestion de projets avec notamment : o le projet usages du numérique qui assure le suivi du développement des usages du numériques dans les territoires, les politiques régionales, les pratiques de l institution, le développement d un réseau de tiers lieux numériques dans la région, la stimulation de l innovation numérique et sociale avec la gestion du dispositif INS pir, le suivi du développement de la filière numérique l animation du projet digitalisation des entreprise et le suivi des questions de formation aux nouveaux emplois du numérique. o le projet fédération des acteurs de la transition numérique assure la coordination du numérique en interne de l institution, avec les partenaires extérieurs via la gestion des deux axe 2 des PO de Picardie et du Nord Pas de Calais avec leurs projets, et la valorisation des actions de veille pour l ensemble du réseau des numériciens. La fonction projet est composée de 3 responsables de projet et de 4 chargés de mission dont 1 par redéploiement 5. Les modalités de management de la MDUN en bi-sites Le management en bi-sites pour une petite entité comme une mission repose sur un partage équitable des responsabilités et l appui d un système d information partagé permettant l information et le reporting ; L organigramme cible doit permettre d équilibrer les deux sites en termes de personnel que ce soit sur le champ de la gestion administrative et financière ou celui de la gestion de projets. On privilégiera une fois tous les deux mois une réunion de direction physique, les autres réunions de directions hebdomadaires bénéficiant de la visio conférence. Le directeur partagera son temps entre Lille et Amiens pour permettre la cohésion de l équipe. Chaque projet sera piloté par un responsable de projet associant des collaborateurs aussi bien du site d Amiens ou de Lille. 4

5 DIRECTION DES PROJETS TRANSVERSAUX 1 DIRECTEUR/RICE (A) 2 Assistant/e/s de Direction (B) NORD PAS-DE-CALAIS CT DU 03/03/2017 ORGANIGRAMME AU 01/06/2016 Total des postes autorisés : 29 Dont 7 poste concerné par la Mission du développement des usages numériques MISSION «RÉGION NUMÉRIQUE» 2 Chef/s de Projet Complexe (A) 2 Chargé/e/s de Mission Expert/e (A) 1 Gestionnaire Administratif/ve (B) 1 Secrétaire-Assistant/e (C) MISSION «TROISIÈME REVOLUTION INDUSTRIELLE» 3 Conseiller/e/s Technique/s (A) 2 Chef/s de Projet Complexe (A) 1 Gestionnaire Administratif/ve (B) MISSION «TRANSFORMATION ÉCOLOGIQUE ET SOCIALE DE LA RÉGION» 1 Directeur/trice de Projet (A) CANAL SEINE-NORD MISSION «NOUVELLE RÉGION» 1 Conseiller/e Technique (A) EURALENS 1 Chef de Projet Complexe (A) 1 Assistant/e de Direction (B) GRAND PROJET RÉGIONAL VEHICULE ELECTRIQUE 1 Directeur/trice de Projet (A) 1 Cadre administratif/ive (A) 1 Cadre administratif/ive (A) (Emploi Tremplin) MISSION «LEARNING-CENTER» 1 Directeur/trice de Projet (A) 1 Gestionnaire administratif/ve (B) GRANDS ÉQUIPEMENTS SPORTIFS RÉGIONAUX - CREPS 1 Directeur/rice délégué/e (A) 5

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7 Mission Développement des usages numériques HAUTS DE FRANCE CT DU 03/03/ Directeur/trice (A) 1 Conseiller/ère (A) PROPOSITION D ORGANIGRAMME Postes autorisés : 711 (versant Nord : 7, :, versant Sud Sud : ) : 4) Postes par redéploiement : 81 (versant Nord ou : 1, Sud) versant Sud : 7) Poste mis en réserve : 0 (versant Nord : 0,versant Sud : 0) Fonctions administratives mutualisées 1 Gestionnaire administratif/ve (B) 1 Assistant/e de mission (B) 1 Assistant/e de direction (B) FONCTIONS GESTION DE PROJETS Usages du numérique 3 Responsables de projet (A) 2 Chargé/e/s de mission (A) 1 poste par redéploiement Fédération des acteurs de la transition numérique 2 Chargé/e/s de mission (A) 7