CADRAGE REGIONAL RELATIF AUX MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME «PARCOURS DE QUALIFICATION ET DE CERTIFICATION PROFESSIONNELLES»

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1 CADRAGE REGIONAL RELATIF AUX MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME «PARCOURS DE QUALIFICATION ET DE CERTIFICATION PROFESSIONNELLES» PRESENTATION GENERALE : Ce document, conçu comme un guide de bonnes pratiques, a pour objectif de préciser les rôles des différents réseaux d acteurs dans la mise en œuvre du programme «Parcours de Qualification et de Certification Professionnelles (PQCP)», offre de formation achetée en groupement par la Région, Pôle emploi et l Agefiph. Dans le cadre de la mise en œuvre du Service public régional de la formation continue, le Service Territoire de la Direction de la Formation Continue (DFC) de la Région, présent dans les Espaces Rhône- Alpes (ERA), accompagne la mise en œuvre des formations. Ainsi, les différentes phases décrites dans ce document pourront être complétées par des modalités d organisation opérationnelles spécifiques à chaque département. Ce document est organisé à partir des différentes phases constitutives de la mise en œuvre du programme : A / Étape d information sur l exécution du marché et sur l offre de formation B / Étape de prescription, de réunion d information collective et de commission d entrée C / Etape de démarrage et de réalisation des actions de formation D / Etape de bilan des actions de formation A - L étape d information sur l exécution du marché et sur l offre de formation : Ces étapes d information sont essentielles pour mobiliser les partenaires. 1 Information sur l exécution du marché Au lancement du programme, la Région organise, en partenariat avec Pôle Emploi et l Agefiph, cette information sur l offre de formation, qui permet de communiquer sur : - les éléments de contexte et de procédure, - les nouvelles caractéristiques et le contenu du programme, - les règles administratives, juridiques et financières, - les modalités de gestion propres à chaque commanditaire, - les calendriers et le suivi d exécution du nouveau marché d achat de formation, - Les conditions de mise en œuvre propres à chaque département. DFC Mars /7

2 Dans ce cadre, des réunions de lancement sont destinées aux prescripteurs et aux organismes de formation. En cours d exécution du marché, des réunions de suivi pourront être organisées pour présenter les bilans de la période écoulée ainsi que les ajustements et recadrages éventuels. 2 Information sur l offre de formation (lisibilité de l offre) La Région met à disposition des prescripteurs, des structures d animation des CTEF ainsi que des organismes de formation, l information sur l offre de formation PQCP, à partir de l Extranet PROSPER Pilotage Régional de l Offre et Suivi des Prescription En Rhône-alpes. Les organismes de formation : - renseignent, via PROSPER, toutes informations utiles sur la mise en œuvre des formations (fiche descriptive comportant les modalités de sélection, les pré requis, dates de sessions, dates de l information collective et des entretiens, de la commission d entrée ), - proposent les dates de mise en œuvre de leurs actions, en tenant compte des périodes de certification, d une répartition cohérente de l offre de formation sur le territoire et dans le temps, des fins de parcours AOF, en accord avec les référents de marché. Les différents réseaux prescripteurs sont invités à proposer des référents de marché (cf. Annexe 1 qui en précise les rôles). Les référents doivent être enregistrés sur PROSPER. B - L étape de prescription, de recrutement, d entrée des stagiaires : NB : Le Plan Transport Logistique obéit à des règles spécifiques, notamment en matière de validation du projet professionnel des candidats (Cf. Annexe 2) 1 L étape de prescription La prescription est la règle adoptée pour l entrée des publics demandeurs d emploi dans les actions. Les prescripteurs sont les Missions locales, les agences Pôle Emploi, le réseau CAP Emploi, les Centres d information sur les droits des Femmes et des Familles (CIDFF) et l Agence d Outre-Mer pour la Mobilité (LADOM) pour les travailleurs d Outre Mer. Ils accueillent, orientent et accompagnent les demandeurs d emploi dans leur parcours d insertion professionnelle. L acte de prescription se fait sur PROSPER, quel que soit le financeur (Région, Pôle Emploi, Agefiph). Il permet de retracer la situation administrative du candidat ainsi que son parcours scolaire et professionnel. Il formalise un argumentaire écrit en co-construction avec le demandeur d emploi. Il est l aboutissement d un travail préalable de vérification et de validation du projet professionnel. Pour Pôle Emploi, la prescription est réalisée par le conseiller en fonction des objectifs définis dans le PPAE (Projet Personnalisé d Accès à l Emploi) du demandeur d emploi. Le conseiller établit l AIS (Attestation d inscription à un stage) pour tous les demandeurs d emploi. Les prescripteurs vérifient le besoin en formation du demandeur d emploi et le positionnent sur l action adaptée. Ils veillent à l adéquation des candidatures avec les pré-requis d une action, présentés par l organisme, conformément au marché. Ils s assurent que le candidat a validé son orientation et son projet professionnel en lien avec les besoins du marché de l emploi. DFC Mars /7

3 Ils informent les candidats à l entrée en formation des modalités de financement et de rémunération des formations : - gratuité du coût pédagogique ; toutefois possibilité de participation au titre de l équipement professionnel, si celui-ci est nécessaire pour le suivi de la formation, qu il devient la propriété du stagiaire et sous réserve que l offre acceptée par les commanditaires le prévoyait), - statut et rémunération auxquels le stagiaire peut prétendre, - liste des documents nécessaires à la constitution de son dossier de rémunération. Ils renseignent la fiche de prescription sur PROSPER, en remettent une copie au demandeur d emploi. NB : PROSPER permet de visionner des informations utiles et actualisées : nombre de places ouvertes par sessions et par financeur, tension sur l offre : rapport offre/demande. A ce stade, le référent de marché peut visionner à partir de PROSPER l ensemble des fiches de prescription de son réseau sur le marché qu il suit. Cela lui permet de veiller à une utilisation optimale des places ouvertes sur la session. Pour les places Pôle Emploi, en cas d insuffisance de prescriptions sur une session, le référent de marché sera amené à prendre toutes mesures utiles pour en augmenter le nombre. Les organismes de formation réceptionnent les prescriptions via PROSPER. 2 L étape de la réunion d information collective Les organismes de formation prennent connaissance des prescriptions sur PROSPER et organisent une information collective, à laquelle la présence des référents de marché est souhaitable. Ils doivent porter à la connaissance des candidats des informations actualisées et fiables sur les métiers préparés, leurs conditions d exercice, les évolutions professionnelles possibles. C est la raison pour laquelle la participation des représentants des professions peut être utilement sollicitée. Dans le même temps, ils prévoient des entretiens individuels et/ou des tests d entrée. A l issue de ces phases, ils établissent une liste des candidats pressentis sur la formation. 3 L étape de la commission d entrée Les organismes de formation, en lien avec les référents de marché, décident de la nécessité ou non, d organiser une commission d entrée. Dans le cas où il y a plus de candidats que de places, la commission d entrée devient obligatoire. Les organismes de formation ont la charge de convoquer la commission d entrée. Ils convient systématiquement l ensemble des référents de marché. La Région supervise les commissions d entrée. Elle s assure de la bonne organisation et du bon déroulement des commissions d entrée, en fonction des modalités d organisation définies de manière partenariale sur les territoires. Les référents de marché participent à la commission d entrée. La Commission d entrée a pour objectif de : - Valider la présélection faite par l organisme de formation, sur la base de critères objectifs et dans le respect des priorités de chacun des commanditaires, - Déterminer le degré de priorité de l ensemble des candidats pressentis pour aboutir à un classement. La sélection des candidats peut être basée sur plusieurs éléments, dont : les critères d éligibilité des publics (Cf. zoom sur les publics bénéficiaires des formations p. 4 et 5), DFC Mars /7

4 la cohérence du projet du stagiaire (logique de suite de parcours privilégiée), Pour les places Région, le positionnement d un stagiaire dans le cadre d un CARED, la mixité du public et l équilibre du groupe. - Répartir les candidats prioritaires entre les différents financements (pour les formations bénéficiant de places achetées par plusieurs commanditaires). Les décisions de la commission d entrées sont prises, dans toute la mesure du possible, de façon consensuelle. En dernier ressort, c est l organisme de formation, responsable pédagogiquement et juridiquement des stagiaires, qui décide. Pour les places Région, en cas de désaccord, la Région peut être saisie pour une médiation. A l issue de la commission d entrée, une liste des stagiaires admis à l entrée en formation est établie par l organisme de formation, via PROSPER. Il informe directement les candidats retenus. Le référent de marché de Pôle emploi s assure de la complétude des AIS. L organisme de formation motive de façon détaillée les refus sur les fiches de prescription sur PROSPER afin que les conseillers prescripteurs puissent relayer l information auprès des candidats non retenus et rechercher avec eux des solutions adaptées. Les référents de marché des réseaux d accueil peuvent, en cas de besoin, préciser les motifs de non sélection. L organisme de formation établit un compte rendu de la commission d entrée et le transmet aux référents de marché et à la Région. Zoom sur les publics bénéficiaires des formations Pour la Région, les parcours de qualification et de certification professionnelles sont accessibles à tout demandeur d emploi ou à toute personne en recherche d emploi, rencontrant des difficultés d insertion professionnelle. Une priorité sera donnée aux jeunes de moins de 26 ans, indemnisés ou non, ainsi qu aux adultes de 26 ans et plus, non indemnisés, qui : - relèvent d un niveau VI, V bis et V - ou dont la qualification professionnelle est obsolète, soit du fait de son inadaptation au marché du travail, soit parce que la personne n a pu exercer une activité professionnelle en rapport avec sa qualification depuis au moins deux ans - bénéficient du statut de personnes handicapées au sens de l article L du code du travail - relèvent de minima sociaux, en particulier du Revenu de Solidarité Active (RSA). Les formations peuvent également être ouvertes aux demandeurs d emploi exerçant une activité salariée à temps partiel, qui ne leur permet pas d ouvrir des droits suffisants pour bénéficier des outils de professionnalisation des salariés. Pour Pôle emploi, le public est constitué : 1) Prioritairement, de demandeurs d emploi inscrits au jour de l entrée en formation et bénéficiaires de : L allocation d aide au retour à l emploi (ARE), L allocation spécifique de reclassement (ASR), perçue dans le cadre de la convention de reclassement personnalisée (CRP et CSP), L allocation de transition professionnelle (ATP), perçue dans le cadre du contrat de transition professionnelle, 2) de demandeurs d emploi inscrits au jour de l entrée en formation et non indemnisés. DFC Mars /7

5 En toute hypothèse, la formation doit être inscrite dans le Projet Personnalisé d Accès à l Emploi (PPAE), le Plan d Action de Reclassement Personnalisé (PARP, dans le cadre de la CRP) ou le Plan d Action Concerté (PAC, dans le cadre du CSP), ou le plan de sécurisation professionnel (PSP). Pour l Agefiph, les publics sont exclusivement les demandeurs d emploi handicapés, bénéficiaires de l obligation d emploi au sens de l article L du code du travail, engagés dans une démarche d insertion professionnelle. C - L étape de démarrage et de réalisation des actions de formation : 1 L étape de démarrage Pour les places Région : L organisme de formation doit s assurer qu il dispose bien d un bon de commande émis par les services de la Région qu il aura téléchargé, avant le démarrage de la formation. Il doit tenir à jour, mensuellement, les données relatives au démarrage et au déroulement de son marché sur le logiciel de gestion de la formation de la Région, FORMANET. Pour les places Pôle Emploi : Avant le démarrage de la formation, le titulaire du marché doit adresser la liste des stagiaires positionnés sur un financement Pôle Emploi (bon de commande), par mail à l adresse suivante : Il devra utiliser exclusivement le modèle de fichier fourni par Pôle emploi (Annexe 1 au CCAP Pôle Emploi). Le retour de cette liste datée et signée par Pôle Emploi vaut bon de commande. L organisme de formation reçoit, complète et retourne à Pôle Emploi l AES (Attestation d entrée en stage). Il doit noter le numéro de conventionnement 41C24 ou 41C31 sur l AES ainsi que sur l AIS. Ce numéro de conventionnement est communiqué par Pôle Emploi lors de la notification du marché. A défaut, ce référencement peut être trouvé avec OFAA / AUDE Formation. Pendant l action de formation, le demandeur d emploi passe en catégorie 4 (saisie de l AES) et reste soumis aux obligations et aux règles de gestion de la liste. L organisme de formation doit attester mensuellement de la présence ou de l absence du stagiaire au moyen des supports que Pôle Emploi lui adresse. Pour les places Agefiph : L organisme de formation doit préalablement au démarrage de la formation demander l établissement d un bon de commande auprès des services de l Agefiph selon les modalités transmises lors de la notification du marché. Le bon de commande est alors adressé par voie postale. En l absence de bon de commande, aucune formation ne sera financée. Au démarrage de la formation, l organisme de formation doit alimenter la base de données Extranet Agefiph accessible sur dans la partie «professionnels de l insertion» - «suivi des formations» conformément au mode d emploi figurant sur la page d accueil. 2 L étape de réalisation des actions de formation A l entrée en formation, l organisme de formation doit positionner le stagiaire, lui proposer un parcours personnalisé répondant à son besoin, qui sera formalisé par un contrat individuel de formation, signé par l organisme de formation et le stagiaire. Ce contrat engage contractuellement l organisme de formation et le stagiaire. DFC Mars /7

6 Il présente et remet par ailleurs aux stagiaires un exemplaire du règlement intérieur ainsi que les documents d information des commanditaires («guide du stagiaire» pour la Région, documents d information de l Agefiph ). Un accompagnement pédagogique est proposé à chaque stagiaire, pour suivre la progression de son parcours et intervenir le plus en amont possible pour traiter d éventuelles difficultés. L organisme de formation tient informé les prescripteurs et les référents de marché des éventuelles difficultés dans le déroulement pédagogique qui pourraient intervenir en cours de réalisation de l action. Les solutions les plus adaptées doivent alors être proposées par l organisme de formation après concertation avec ces derniers. En cas de difficultés particulières d un stagiaire, l organisme de formation contacte le conseiller prescripteur du stagiaire, afin de rechercher les solutions les plus adaptées. En cas d exclusion, celle-ci doit intervenir dans le respect des règles prévues par le CCAP (envoi d un courrier préalable au stagiaire et convocation à un entretien de conciliation en présence du prescripteur) et le règlement intérieur de l organisme de formation, en lien avec les partenaires locaux. D - L étape de bilan des actions de formation : L organisme de formation doit associer aux phases de bilan (bilans des parcours individuels et bilans collectifs des sessions de formation) les prescripteurs et notamment les référents de marché. Il doit également formaliser un retour aux prescripteurs sur le parcours réalisé par chaque stagiaire, afin que ceux-ci puissent poursuivre leur accompagnement. Pour la Région : Il sera amené à fournir un bilan de son action, selon les modalités qui lui seront indiquées. Pour Pôle Emploi : Les référents de Pôle Emploi assistent aux réunions de bilan de fin de stage. L organisme de formation établit un bilan de fin de formation (modèle donné par Pôle Emploi). Ce bilan est indispensable pour le paiement du solde de la facture. L organisme de formation doit remplir le «passeport orientation / formation» si le demandeur d emploi le présente. L organisme de formation établit un bilan de suivi à 3 et 6 mois après l action de formation et doit justifier du reclassement des stagiaires. A cet effet, un tableau est fourni par Pôle Emploi. Pour l Agefiph A l issue de la formation et dans les 3 mois suivants la fin de la formation, l organisme de formation doit renseigner la base de données Extranet de l Agefiph. DFC Mars /7

7 Pilotage opérationnel de l offre collective de formation Les fonctions du référent de marché Annexe 1 Le caractère essentiel de l organisation de référence de marché au sein des réseaux prescripteurs est réaffirmé. Définition des rôles Les réseaux prescripteurs ont la responsabilité du suivi des demandeurs d emploi qu ils accompagnent. Les référents de marché représentent les réseaux prescripteurs dans le processus de mise en œuvre, de suivi et de bilan des actions de formation. Le référent d un marché est l interlocuteur prioritaire : - de l organisme de formation, - du réseau de prescripteurs qu il représente, - des services de la Région, - de la structure d animation du CTEF. Les réseaux prescripteurs proposent des référents de marché ; leurs coordonnées sont enregistrées sur l Extranet PROSPER Pilotage Régional de l Offre et Suivi des Prescription En Rhône-alpes. Interventions du référent 1. L organisme de formation renseigne, via PROSPER, toutes informations utiles sur la mise en œuvre des formations (fiche descriptive comportant les modalités de sélection, les pré requis, dates de sessions, dates de l information collective et des entretiens/tests, de la commission d entrée ). Le référent de marché peut être l interlocuteur pour les questions des conseillers de son réseau. 2. En lien avec le représentant de la DFC en ERA (Espace Rhône-Alpes) ou la structure d animation du CTEF, et les organismes de formation, il contribue à déterminer le calendrier des actions de formation. 3. Il visionne à partir de PROSPER l ensemble des fiches de prescription de son réseau sur le marché qu il suit, en vue de la commission d entrée. Cela lui permet de veiller à une utilisation optimale des places ouvertes sur la session. 4. Il participe à l information collective mise en place par l OF. 5. Il participe à la commission d entrée dans laquelle il expose l intérêt de la formation sollicitée pour le parcours d insertion de chaque candidat. Il contribue, avec les OF, à faire respecter les critères de priorité définis par la Région. 6. À l issue de la commission d entrée, l organisme de formation établit, via PROSPER, une liste des stagiaires admis à l entrée en formation. Il informe directement les candidats retenus. Il motive de façon détaillée les refus sur les fiches de prescription sur PROSPER afin que les conseillers prescripteurs puissent relayer l information auprès des candidats non retenus et rechercher avec eux des solutions adaptées. Le référent de marché se tient à la disposition des prescripteurs pour d éventuelles explications sur les décisions de la commission d entrée. 7. Le référent de marché est l interlocuteur de l OF en cours d action, notamment lorsque surviennent des difficultés dans le déroulement collectif de la formation. Le référent doit alors rechercher des solutions en lien avec l OF, en informant le représentant de la DFC en ERA et la SA du CTEF. 8. Il participe au bilan collectif final et, le cas échéant, au bilan intermédiaire, en rend compte à son réseau et à la Région à sa demande. Remarques concernant la mise en oeuvre : Compte tenu des moyens inhérents à chaque réseau, si les 8 missions ci-dessus décrites ne peuvent pas toutes être menées, il conviendrait de s attacher prioritairement aux 2 phases que sont la commission d entrée et le bilan. DFC Mars /7

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