Déclarations. Domaines Tâches Solutions et délibérés Prise en charge par. Conseil d administration du 22 novembre 2013

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1 Conseil d administration du 22 novembre 2013 Présents : Nadine ATILA - Claude GIAMBI Annick HOUEL Nicole KUHNLE Arlette MANIWCZAK - Marie-Claire MICHEL - Michel PÉLAINGRE - Monique THOUVENOT - Denise VERNET Excusés ou absents : Yves GIRARD - Danièle PARISSE - Marie-Pierre VANEL Ordre du jour : Concert des 25 ans Début de séance : 20:30 Fin de séance : 23:30 1 Domaines Tâches Solutions et délibérés Prise en charge par Déclarations Location salle Réservation faite pour le 8 et 9 février. Le 12 janvier après-midi Le mercredi 5 février soir. Etat des lieux : vendredi soir et lundi matin. Déclaration SACEM Il faut que ces déclarations soient faites deux mois avant le concert afin de bénéficier d'une éventuelle réduction >>>> à voir.. Il nous en coûtera deux fois 300 pour samedi et le dimanche de concert + une fois 300 pour le dimanche après-midi du weekend et la soirée de répétition dans la semaine précédant le concert. Marie-Claire récupérera l imprimé sur Internet et se propose de le faire parvenir à cette autorité Depuis le CA : Marie-Claire s est renseignée sur internet. Monique a téléphoné à la SACEM de Nancy. Il faut effectivement déclarer notre manifestation assez tôt. La secrétaire de la SACEM s est engagée à envoyer un dossier à remplir. Le côut est calculé en fonction des recettes et des dépenses effectives pour le concert. Claude s'était occupé de la première déclaration. Danièle a porté et récupéré la deuxième déclaration (jours supplémentaires, week-end, soirée). Marie- Claire/Monique

2 Assurance Le contrat d assurance est à renouveler pour le 31 décembre de cette année. Déclaration du concert sera faite en même temps afin d établir un avenant. Débit de boissons Autorisation de ventes est à faire auprès de la mairie de Chavigny Monique Marie-Claire Matériel Lumière Il faudra travailler avec Bruno et l emmener sur place pour que les problèmes de fixation soient résolus ainsi qu un travail avec le filage. Bilan à faire du matériel avec lui. Prévoir une date pour visiter la salle (on essaierait de profiter de l'occupation de la salle dans la semaine : à vérifier auprès de la mairie) Bruno viendra bien le 12 janvier après-midi. Arlette s'occupera de lui envoyer le plan et les photos de la salle dans un premier temps. Monique ou Claude se renseignera sur les jours où la salle est ouverte à une activité afin de la revisiter discrètement. Sonorisation Location de matériel Voir avec Yohann. Même remarque que pour Bruno Il faudra des micros d'ambiance, peut-être un autre micro sur pied, des retours. Il faudra définir le besoin en nombre de micros pour les dialogues. Il faut aussi demander à Johann l'état du matériel et s il y a du matériel à acheter. Même remarque pour Bruno quant à la visite de la salle. NB : Les frais de location de matériel entrent dans budget dépenses à déclarer à la SACEM. Un retour est à remplacer. A voir si nous l achetons tout de suite ou si nous la louons dans un 1 temps. Arlette assure le contact. 2

3 Programme Partenariat Caisses Il faut repeindre et aménager les caisses et les «feutrer» pour éviter les rayures et le bruit Annick propose de faire ces travaux chez elle Transport du matériel Il faudra probablement louer un véhicule, genre J7. (Voir Inter CEA). Le transport et l'installation devrait se faire partir de 8:00 (heure à laquelle nous avons le droit d'entrer dans la salle le samedi matin en fonction de la demande faite.) voir avec la mairie et avec Johann s'il était possible de déposer le matériel dès le vendredi soir. Contenu Format impression Sponsors DIA contacté. Crédit mutuel établissement Guidon la coiffeuse de Méréville les boulangers locaux Intermarché de Neuves- Maisons... Et toute autre idée La couverture sera la réduction de l'affiche. L'intérieur avec les deux parties (voir avec Nicole si décoration possible, utile ou non). Si sponsors il y a, il faudra voir comment on inclut les annonces. La règle serait de laisser libre choix aux commerçants concernés sur la somme qui serait attribuée à la chorale. Certains pourraient peut-être participer en nature (sous forme de boissons à vendre la buvette, ou de pâtisserie...) Toutes les idées dans ce domaine seront les bienvenues. Affaire à suivre On pourra demander de l aide aux hommes choristes. Claude, Nicole, Annick et Arlette (ainsi que d'autres qui le souhaiteraient) se chargent d'aménager ces «cubes» comme dit Réjane. Monique Marie-Pierre se chargera de faire imprimer les programmes : on pense que 150 suffiraient pour les deux jours. A confirmer. Nicole, Monique et Marie- Pierre Michel se charge de contacter la chorale du rondeau pour connaître leurs méthodes de sponsoring. (Depuis le CA, il a eu des réponses intéressantes de la part de Jean-Pierre Noll) Monique rédigera une lettre de demande de sponsorisation. 3

4 Publicité Annonce du spectacle : Journal (page locale page régionale) France Bleue Bulletins municipaux Sites des mairies (lesquelles?) Autres chorales Impression des documents ( affiches, flyers, programmes) >>> devis Quantité nécessaire Affiches (A3) Flyers (A5) Programme (A4/A5-RV) Bulletins municipaux : à faire parvenir l'affiche à Méréville avant le 15 décembre. Pareil pour Richardménil. Utiliser les sites Internet des communes (Méréville- voir Ervin). Journal local (Est républicain - correspondant) France bleue (on demandera à Hervé) chorales. Associations Depuis le CA,en discutant avec Hervé, il sera peut-être possible d envoyer une vidéo de notre chorale afin d en faire la promo dans la page spectacle de France 3 Lorraine dans la semaine précédant le spectacle. Monique a contacté plusieurs personnes pour connaître des adresses d'imprimeurs. Mairie de Méréville (2 Eur le A3 couleur, 1 Eur le A4) hyper buro de Ludres (0,88 A3 par cent, flyer 12 cm par cent) imprimerie paradis de Lunéville CRDP de Nancy CCMM de Neuves-Maisons >>> tous les devis ne sont pas arrivés. Monique recherchera dans les archives de la chorale la quantité d'affiches et de flyers qui ont été commandés et tiendra le CA au courant. Il est évident que nous éviterons le gâchis. Claude pour Méréville. Monique pour Richardménil. Denise pour communication aux chorales. Arlette sur le site de chœur ouvert. Est républicain :? Associations :? France bleue : Hervé Résultat des recherches : Il semble qu il faudrait 100 affiches A3 et 500 flyer? Pour les programmes, 150 suffiraient? 4

5 Buvette Tarifs d entrée Location Décors Distribution des flyers Lieux Quand? Buvette Tarifs Gâteaux? Tarif normal Tarif spécial pour autre chorale? Invitation chefs de chœur des chorales «connues» Réservations Places numérotées? Entrée libre avec annonce des tarifs Bilan des décisions à la suite de la visite du 21/11/13 La distribution des flyers se fera à partir du 20 janvier jusqu'au 25 janvier. La mise en place des affiches se fera à partir du 15 janvier (il faudra «arroser» large, en fonction des lieux d'habitation des choristes.) Les flyers seront déposés dans les commerces des communes ou distribués (Méréville, Frolois.) Dépose ou/et distribution dans les communes avoisinantes de Chavigny. Organisation des distributions à faire. Il serait souhaitable que des personnes extérieures à la chorale puissent gérer la buvette les jours du concert. Le tarif des boissons n'a pas été décidé. Dans un premier temps, la vente de gâteaux n'a pas été retenue, mais est-ce une bonne idée?(à voir). Les chanteurs et les spectateurs ont faim! 8 4 E demi-tarif pour les enfants de moins de 12 ans Cinq invitations seront envoyées à des chorales -amies (qui elles-mêmes nos envoient des invitations lors de leur concert). Prévente et réservations Depuis le CA. MC recevrait les réservations par téléphone et la règle annoncée serait que les places seront conservées à la réservation jusque 2Oh15 le samedi, 14h45 le dimanche. Après, elles seront remises à la vente. Le placement sera libre. Déjà beaucoup d'éléments se sont réalisés ou en cours de réalisation. La machine à bulles est achetée. La liste du matériel se complétera au fur et à mesure. Les marcheuses de la chorale seront mises à contribution, si elles le veulent bien. Marie-Claire organisera cette sortie un peu spéciale.! Demande pourra être faite à des connaissances : Thierry, la fille de Catherine et ) Denise s'occupera d'envoyer ces invitations et de les réaliser. Elle enverra aussi à toutes les chorales l annonce de notre concert. Marie-Claire Nicole Annick Arlette 5

6 Costumes Accessoires Filage Aide extérieure pour les jours de spectacle Programmation jusqu au concert Liste établie par Réjane à ce jour Il est en cours de réalisation par Réjane et sera diffusé sur le site dès sa parution afin que chacun puisse consulter : logiquement le travail n'en sera que facilité. Entrée Projection Buvette Vidéo Enregistrement audio Programme établi entre les deux chefs de chœur. Cf document Des répétitions spécifiques de chorégraphie pour la mise en scène seront programmées en dehors des temps de chorale avec Réjane et les choristes concernés. Pas encore de décision définitive sinon la proposition de voir pour 2 style différents d'écharpes. Les T-shirts pour les hommes des précédents spectacles seraient réutilisés >>>> affaire à suivre. Depuis le CA, des recherches pour du tissu ont été entreprises. Les pistes sont sérieuses mais pas encore définitives. Gants blancs, lampes de poches, et. à voir Bruno? ou? Thierry et/ou en fille de Catherine, Gérard. Aydin (Nadine est chargée de lui demander) L'enregistrement audio doit pouvoir se faire à partir de la table de mixage (demander à Johann) Depuis le CA liste à jour à disposition sur le site : Mardi 26/11, 02/12, 10/12, Samedi 14/12 Mardi 17/12, Samedi 21/12 Mardi 7/01, WE 11 et 12/01, Mardi 14/01, 21/01, 28/01 Mercredi 05/02 Nicole Annick Arlette Nicole Annick Arlette Réjane Marie-Pierre et Monique Réjane et les choristes. 6

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