MUSÉE DE LA GASPÉSIE RAPPORT ANNUEL D'ACTIVITÉS Présenté à l'assemblée générale annuelle, le 15 juin 2011

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2 MUSÉE DE LA GASPÉSIE RAPPORT ANNUEL D'ACTIVITÉS Présenté à l'assemblée générale annuelle, le 15 juin 2011 Ce rapport couvre la période comprise entre le 1 er avril 2010 et le 31 mars AVANT PROPOS Le présent rapport inclut des informations sur les opérations du musée régional, du Centre agréé d archives privées de la Gaspésie, de la Boutique et du Magazine Gaspésie, intégrés sous le nom de Musée de la Gaspésie. 1

3 MOT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D ADMINISTRATION Mesdames, Messieurs, L année 2010 a été riche en événements marquants pour notre musée régional, en voici quelques exemples : 7 avril 2010, confirmation par le Conseil des Arts et des Lettres du Québec de l acception de notre 3 e demande présentée dans le cadre du programme Placement culture. Le 6 mai 2010, signature de l entente relative au rapatriement en Gaspésie des archives publiques régionales conservées à Rimouski. 19 janvier 2011, signature de l entente de fusion entre la Fondation de la Société historique de la Gaspésie et le Musée de la Gaspésie. 9 février 2011, signature de l entente relative à l implantation d un programme de dotation et de dons différés. Durant la période couverte par ce rapport annuel, votre conseil d administration a tenu 7 séances ordinaires, 1 assemblée générale annuelle et 1 assemblée générale spéciale. Pour sa part, le comité exécutif a tenu 7 séances. Le comité de gestion du Magazine Gaspésie s est réuni à plusieurs reprises afin d atteindre les objectifs de rendement qui vous seront présentés un peu plus loin. Vos administrateurs et employés ainsi que les nombreux bénévoles du Musée ont collaboré également aux comités suivants : comité de rédaction du Magazine Gaspésie, comité de programmation des expositions, comité ad hoc sur la révision des politiques et le comité des bénévoles. Au nombre des décisions importantes que votre conseil d administration a prises, je retiens celles ci: Gestion entourant le versement de la 2 e et 3 e tranche du programme Immigrant Investisseur d Investissement Québec ; Adoption des travaux obligatoires entourant la Commission de l équité salariale; Adoption d un projet de création de l Ordre des Gaspésiens; Adoption d une stratégie globale de commercialisation relative au projet de création d une thématique maritime pour 10 institutions membres de la Société des musées québécois; Organisation d une journée «portes ouvertes» au Musée; Adoption d un plan de redressement des collections; 2

4 Adoption de deux projets majeurs : Restauration de la Gaspésienne #20 et Amélioration de la signalisation extérieure; Organisation de conférences mensuelles; Adoption d un projet d acquisition de 2 toiles de P.J. Ouless; Adoption du projet d animation scolaire destiné aux élèves du 2 e cycle du secondaire «Au cours de l Histoire»; Organisation d une soirée reconnaissance des bénévoles; Adoption d une procédure entourant la remise des certificats de reconnaissance; Organisation d un Lac à l Épaule; Adoption des orientations budgétaires ; du plan de l effectif et du budget ; Obtention du renouvellement de l agrément du Centre d archives; Participation aux congrès de la Société des musées québécois; Adhésion à la Coalisation des organisations acadiennes du Québec (COAQ) et au Réseau muséal et patrimonial de la Gaspésie (RMPG); Nomination du projet d agrandissement du Musée au concours CECOBOIS; Installation de l œuvre d art réalisée dans le cadre du projet d agrandissement; Évidemment, à ces décisions importantes influençant la vie du musée et la qualité de sa gestion, plusieurs autres décisions ont été prises par le comité exécutif, instance chargée de voir à la gestion courante et de s acquitter de toutes les questions d intendance se présentant quotidiennement. Le directeur général, notre gestionnaire principal, s occupe de ses tâches en symbiose avec ces deux instances grâce à un Règlement de délégation de fonctions et de pouvoirs. De cette manière, chacun des paliers décisionnels agit et participe à la gestion de notre musée selon des normes de gouvernance bien établies. Par ailleurs, je veux souligner l excellent travail du comité de gestion du Magazine Gaspésie et du membership! Les résultats obtenus cette année font la fierté de son président, M. Gérard R. Thériault. Félicitations sincères à toute l équipe. En terminant, je tiens à remercier, en mon nom et en celui de mes collègues administrateurs, tous les employés du musée. Nous savons leur professionnalisme et leur attachement à leur employeur. Un remerciement spécial à notre directeur général qui s acquitte quotidiennement de ses fonctions avec dévotion et professionnalisme. Yvan Landry Président du conseil d administration 15 juin

5 MOT DE LA PRÉSIDENTE DU COMITÉ EXÉCUTIF À titre de présidente du comité exécutif du Musée de la Gaspésie, il m est agréable de vous faire rapport des activités Ces activités furent nombreuses et profitables pour le Musée, son personnel et ses membres. Le comité exécutif s est réuni à 7 reprises pour assurer la gestion du musée qui a demandé plusieurs décisions administratives en conformité au Règlement de délégation de fonctions et de pouvoirs. Le comité exécutif a recommandé plusieurs mesures au Conseil d administration afin de conserver, à la fois, l équilibre budgétaire et le maintien de tous les services, suite à la constatation des nouvelles contraintes administratives et financières dues au ralentissement économique planétaire et à l opération du nouveau bâtiment. En voici quelques exemples : Supervision des travaux entourant le comité de gestion du Magazine Gaspésie; Embauche de ressources humaines aux Collections, à l Animation et aux Communications, à l Accueil et à la Boutique; Octroi de différents contrats relatif à l entretien du bâtiment et au traitement de différents fonds d archives; Adoption des états financiers mensuels; Recommandation d adoption des orientations budgétaires , du plan de l effectif et du budget ; Adoption du projet d enquête orale relatif à la présence jersiaise en Gaspésie; Adoption de différents appels d offres relatifs aux assurances, à l entretien du bâtiment et à différents projets spéciaux. En conclusion, je remercie les membres du comité exécutif pour leur disponibilité, leur compréhension et leur compétence dans les dossiers que nous avons traités. La présidente du Comité exécutif France Côté 15 juin

6 MOT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL L année est maintenant terminée. Cette dernière coïncide avec la 1 ère année complète d opération du nouveau bâtiment. En effet, le projet d agrandissement s est terminé en 2009 et nous devons maintenant veiller à maintenir un haut niveau de productivité et de rendement pour les années à venir. Plusieurs dossiers ont démarré cette année. En voici quelques exemples qui seront présentés plus loin dans le présent rapport: a) Archives : Signature de l entente de rapatriement des archives publiques avec BAnQ, traitement du fonds Guy Lelièvre et de la CREGIM. b) Magazine Gaspésie : Publication des numéros et fin de la phase II du projet de relance. c) Animation et Communication : Organisation de conférences mensuelles et réalisation d un projet de commercialisation avec la SMQ. d) Expositions : Présentation de 5 expositions temporaires. e) Collections : Aménagement des collections et projet de restauration de la Gaspésienne #20. À la lecture des pages qui suivent, vous constaterez que votre institution muséale régionale a répondu à sa mission de conservation, de diffusion et de mise en valeur du patrimoine et de l histoire de la Gaspésie. Résolument tourné vers l avenir, votre musée bénéficie d une équipe de travail dynamique et dévouée. Je suis d ailleurs très fier d en être le «chef d orchestre». Bonne lecture! Sébastien Lévesque Directeur général 16 juin

7 L ANNÉE EN CHIFFRES Les indicateurs financiers et statistiques d exploitation clés ci dessous résument la performance du Musée de la Gaspésie pour l année financière avec les données comparatives pour les années se terminant au 31 mars 2009 et INDICATEURS FINANCIERS CLÉS Total des produits Total des charges Total des subventions Total des revenus autonomes Évolution du bénéfice d opération Évolution du fonds de roulement Évolution de la masse salariale Évolution de la valeur du portefeuille STATISTIQUES D EXPLOITATION CLÉS Ratio des produits sur les charges 100,5% 103,9% 105,3 % Nombre de visiteurs Nombre d abonnés au Magazine Gaspésie Nombre de chercheurs Nombre de membres Ratio du fonds de roulement 1 fois 1 fois 1,1 fois Nombre de visiteurs 1 sur le WEB Ratio des revenus autonomes 47% 62% 47 % Valeur de l actif 11,7M$ 2 14,4 M$ 9,5 M$ 1 Visiteurs différents 2 Est appelé à être modifié par la Caisse centrale Desjardins 6

8 Mission du Musée de la Gaspésie Dans le but de valoriser l identité et l héritage culturels gaspésiens, le Musée a pour mission de : a. Favoriser la connaissance et l appréciation de l histoire et du patrimoine gaspésiens; b. Mener des activités de conservation, de recherche, de mise en valeur et de diffusion du patrimoine et de l histoire. Objectifs généraux : a. Étudier et faire connaître la diversité culturelle des habitants de la Gaspésie; b. Respecter la diversité territoriale de la Gaspésie en assurant une présence sur l ensemble du territoire; c. Centrer l ensemble des actions sur les besoins et les attentes des communautés; d. Encourager la concertation et les échanges avec les partenaires du réseau patrimonial et muséal de la Gaspésie; e. Faire connaître tant à l extérieur qu à l intérieur de la région la spécificité de l histoire et du patrimoine de la Gaspésie; f. Ouvrir aux Gaspésiens une fenêtre sur le monde en leur facilitant l accès à des produits culturels provenant de l extérieur; g. Favoriser la conservation du patrimoine, l enrichissement culturel collectif et l accessibilité aux collections acquises et/ou confiées au Musée; h. Mettre en valeur le patrimoine gaspésien. Événements marquants : Rapatriement des archives publiques; Acquisition de trois fonds d archives majeurs : Noranda, Alphonse Couturier et Guy Lelièvre Réalisation de la stratégie marketing ; Réalisation et adoption du calendrier d expositions ; Confirmation du financement de la 3 e demande présentée au programme Placements Culture : Suivi financier du projet Mémoire d Elle; Adoption d un plan de redressement des collections; Réalisation de 3 lancements du Magazine Gaspésie; Augmentation du nombre d abonnés au Magazine Gaspésie à 1 846; Adoption d un projet de création de l Ordre des Gaspésiens; Adoption de deux projets majeurs : Restauration de la Gaspésienne #20 et Amélioration de la signalisation extérieure; 7

9 Organisation de conférences 7 mensuelles; Organisation d un Lac à l Épaule; Fusion entre la Fondation de la Société historique de la Gaspésie et le Musée de la Gaspésie. Implantation d un programme de dotation et de dons différés. Dotation et recrutement : LE DÉPARTEMENT ADMINISTRATIF Jusqu au 31 mars 2011, le Musée de la Gaspésie comptait parmi son personnel six (6) employés occupant un poste à temps plein et une employée qui cumulait deux postes afin d obtenir 100% d une tâche. De plus, une employée temporaire a également été mise sous contrat. POSTE Direction générale Adjointe administrative Conservateur Archiviste Archiviste des collections Responsable de l accueil et de la boutique Responsable de l animation et des communications Coordonnatrice au Magazine Gaspésie Préposée à l accueil EMPLOYÉ Sébastien Lévesque Josiane Vincent Félix Fournier Jeannot Bourdages Josiane Vincent Marilys Lacroix Samson remplacée par Sarah Bond Émilie Devoe remplacée par Amélia Giroux Gagné Carolle Bouchard Line Martel Marilys Lacroix Samson à quitté son poste le 10 juin. Elle a été remplacée par Sarah Bond qui occupe le poste de responsable de l accueil et de la boutique. Suite à l obtention d un congé sans traitement, Émilie Devoe a quitté son poste en décembre Elle a été remplacée par Amélia Giroux Gagné qui occupe le poste de responsable de l animation et des communications. Suite à l adoption des orientations budgétaires et du plan de l effectif , Josiane Vincent occupe deux postes. À savoir, archiviste des collections (15 hrs/sem) et adjointe administrative (20 hrs/sem). Cette situation perdure depuis le 1 er avril Dans le but d assister Sarah Bond et Amélia Giroux Gagné durant l été 2010, nous avons obtenu les services de trois (3) étudiants : Jessica Vibert, Marie Pierre Huard et de Josselin Labarre. Mesdames Vibert et Huard furent embauchées grâce respectivement 8

10 au programme Jeunesse Canada au Travail et au programme Emploi Carrière Été. Monsieur Labarre fut embauché grâce au programme Inter Municipalité. Line Martel s est jointe à l équipe en décembre 2010 à titre d employée temporaire pour le poste de préposée à l accueil. Voici la liste des contrats octroyés à l externe durant l année : Formations et perfectionnements Archiviste des collections (Josiane Vincent) : Gestion virtuelle solution CV (GCI) De la réserve à la base de données (SMQ) Mentor : Christian Denis, conservateur au Musée des civilisations de Québec Coordonnatrice au Magazine Gaspésie (Carolle Bouchard ) : Client plus (ATRG) Trucs et astuces (Acomba) Responsable de l animation et des communications (Amélia Giroux Gagné ) : Public scolaire et musées (SMQ) Archiviste (Jeannot Bourdages) : Public scolaire et musées (SMQ) Médias sociaux (CCG) Congrès de l Association des archivistes du Québec Adjointe administrative (Josiane Vincent) : T4 et Relevé 1 (Acomba) Préposé à l accueil et à la Boutique (Sarah Bond) : Point de vente (Acomba) Inventaire et gestion des stocks (Acomba) Client plus (ATRG) Conservateur (Félix Fournier) : 9

11 Mentor : Gabrielle Paquette, muséologue au MCCCF Directeur général (Sébastien Lévesque) : Certificat en gestion des ressources humaines (UQAR 2 e année) La plupart des formations ont été subventionnées par Emploi Québec. Organisation du travail Sur le plan opérationnel, ce fut la première année complète d opération dans le nouveau musée. Avec le ralentissement économique combiné à une hausse des coûts d opération du nouveau Musée, quatre postes de travail ont été affectés. Le poste de technicien en muséologie a été aboli, la conciergerie fut maintenue en contrat, le poste d archiviste des collections est tombé à 15 hrs/sem et le poste d adjoint administratif a été réduit à 20 hrs/sem. Grâce à ces décisions difficiles mais nécessaires, l équilibre budgétaire a été maintenu. Toutefois, l ensemble des tâches dévolues à ces postes touchés a été redistribué aux autres membres de l équipe de travail ce qui a eu pour effet d augmenter leur charge de travail déjà bien étoffée. Matériel informatique et logiciels Le Musée a procédé à l achat de quelques appareils en informatique (portable et disque dur externe). La mise à jour de notre logiciel comptable a également été maintenue. L achat des logiciels «Windows XP» et «Microsoft Office 2007 éditions éducationnelles» a permis une uniformisation des outils informatiques du Musée. L achat d un nouveau serveur reste à faire l an prochain. Évaluation du personnel et rémunération Conformément au guide de déontologie et aux politiques adoptées, le formulaire d évaluation de rendement a été maintenu. Il sera revu l an prochain. La procédure d évaluation de rendement a été appliquée et diffusée dans le Guide de l employé. L échelle salariale a été indexée dans le budget Le taux de roulement a été élevé cette année en raison de l adoption du plan de l effectif qui prévoyait une modification de quatre postes de travail. Santé et sécurité au travail Le Musée fait toujours partie de la Mutuelle de prévention en santé et sécurité de la Société des musées québécois (SMQ). Par contre, la SMQ mettra fin à cette mutuelle en 2011 en raison de difficultés financières. 10

12 En début d année, la direction générale a réuni son équipe afin d identifier les risques et les dangers au travail. Pour bien documenter cette réflexion, une rencontre à été organisée avec le personnel de la CSST. Un rapport d intervention 3 a été produit et a servi de base de référence aux employés du Musée. Une réévaluation des postes de travail a été faite par le CLSC de la Côte de Gaspé et un rapport a été rédigé et fourni au Musée. L ensemble des recommandations a été effectué en cours d année. Représentation Le Musée de la Gaspésie, ou ses représentants siègent toujours sur différents comités et conseils d administration d organismes partenaires : Conseil de la culture de la Gaspésie; Comité consultatif du Parc national Forillon; Conférence régionale des élus de la Gaspésie et des Îles; Corporation Berceau du Canada. Réseau muséal et patrimonial gaspésien Fondation communautaire GIM La route de la Morue Commission scolaire des Chics Chocs Journal culturel Graffici Assurances Le Musée possède deux types d assurances : responsabilité civile et générale des biens. L assurance responsabilité civile est incluse et maintenue dans la cotisation annuelle du Musée à la Fédération des Sociétés d histoire du Québec. Pour l assurance générale des biens, le Musée a lancé un appel d offres auprès de 7 courtiers. 5 ont répondu. L assureur retenu pour les 3 prochaines années est : AssurExpert Clovis Morris. L exercice a permis au Musée d économiser un montant considérable et, ainsi, d amoindrir ses coûts d opération. Période d ouverture et tarifs Le Musée fut ouvert toute l année. Le Musée a ainsi maintenu une période d ouverture et les tarifs suivants : Haute saison : Du 1 er juin au 31 octobre 2010 Période d ouverture : 7 jours Heure : De 9 h à 17 h Basse saison : Du 1 er novembre 2010 au 31 mai Rapport d intervention RAP / 16 juillet

13 Période d ouverture : 6 jours (lundi au samedi) Heure : De 9 h à 12 h et de 13 h à 17 h Samedi : de 13 h à 17 h Tarifs d'admission (modifié au 1 er avril 2011) Adulte : 7,00 $ Âge d or et étudiant : 5,00 $ Famille : 11,00 $ 6 ans et moins : Gratuit Groupe de 20 personnes et plus : 3,50 $ Groupe scolaire : 1,50 $ Les membres du Musée ont toujours accès gratuitement à la visite des expositions et bénéficient d un rabais à l abonnement au Magazine Gaspésie. Statistiques WEB Le site Web du musée termine sa quatrième année d opération. Il a été constamment mis à jour et il sera refait pour l été Le nombre de visiteurs est demeuré stable à visites; situation essentiellement due à la version anglaise non disponible et au site actuel qui est davantage informatif que promotionnel. Le nouveau site Web, avec sa version anglaise, sera en ligne pour le 15 juin Autres éléments Autre fait, le directeur général a dû suspendre les activités du Musée pour cause de tempête de neige quelques fois cette année. La paye des employés du Musée sera dorénavant faite par le Services de paies Desjardins. 12

14 Acquisitions d archives LE CENTRE D ARCHIVES DE LA GASPÉSIE 4 Titre Dates Types de documents Thème Fonds Guy Lelièvre m de docs textuels Politique Fonds Paul Payette photographies Pétrole Fonds Joseph Bernard Saint Onge ,01 m de docs textuels Guerre Fonds J. Edmond Gagnon ,6 m de docs textuels Droit Fonds Liane Coolidge et Clément Thibault ,4 m de docs textuels 800 photographies Optométrie Fonds James Richardson company ,3 m de docs textuels Forêt Collection Jacques De Lesseps photographies Aviation Quantité totale d archives acquises cette année 74 m de documents textuels 1449 photographies 36 cartes 26 h d enregistrements sonores et audiovisuels Quantité totale d archives conservées 601 m de documents textuels photographies 1068 cartes 1280 h d enregistrements sonores et audiovisuels Traitement d archives Les descriptions de l ensemble des nouveaux fonds sont disponibles sur le Réseau de diffusion des archives du Québec (RDAQ). 4 Le Centre d archives de la Gaspésie est un département du Musée de la Gaspésie. 13

15 Principaux projets de traitement Fonds CRCD Gaspésie et des Îles de la Madeleine Fonds Jeunesses Musicales du Canada Centre de Gaspé Fonds Guy Lelièvre Projets de numérisation Grâce à nos généreux bénévoles, nous avons complété la numérisation des fonds George Bertram Wilmott et Voyages en Gaspésie. Diffusion des archives Le centre d archives a connu le plus grand nombre de séances de recherche en salle depuis sa création en 1990, soit 877 personnes. En ajoutant les demandes de services à distance (courriel et téléphone), cela représente un achalandage total de 1206 personnes! Groupes scolaires L accroissement du nombre de groupes scolaires explique en partie cette hausse de la fréquentation. Nous avons accueilli 7 groupes d étudiants pour des ateliers d initiation à la recherche dans les archives. Polyvalente C E Pouliot Cours d histoire de secondaire 4 Cégep de la Gaspésie et des Îles Culture traditionnelle et autochtone Géographie du tourisme Histoire du Québec Collaborations du centre d archives Quelques exemples de productions gaspésiennes et québécoises auxquelles le centre d archives a collaboré : 14

16 Expositions Parc Forillon Parc de l île Bonaventure et du Rocher Percé Bourg de Pabos Site Mary Travers de Newport Publications «À chacun son métier» «Histoire de l occident» (manuel scolaire) Journal Graffici Magazine Gaspésie Spectacles «Au tour de la Bolduc», Espace Musique «Ex Voto» à l Assemblée nationale Sites web Encyclopédie du patrimoine culturel de l Amérique française Projets de recherche Évaluation de l'impact paysager du développement des systèmes agroforestiers dans l'espace rural gaspésien Étude sur l érosion des berges de la baie de Gaspé Médias sociaux Nous utilisons maintenant les médias sociaux (Facebook, Twitter et Flickr) pour mettre en valeur les archives et faire connaître nos activités. Nous avons participé à deux événements rassemblant plusieurs institutions à l échelle nationale et internationale: «Le Canada a d incroyables trésors» et «Picture a Museum Day». Pour sa part, Wikipédia permet de faire des liens vers les fonds d archives conservés au Musée. Relations avec les médias L annonce du traitement du Fonds Guy Lelièvre a donné lieu à des articles dans les journaux et sur Internet : Le Soleil, Le Pharillon et Cyberpresse. L archiviste a également donné une entrevue à CHNC. 15

17 Ressources humaines Le centre d archives compte un employé permanent, l archiviste Jeannot Bourdages. Il a bénéficié de l aide d une stagiaire, de deux employés contractuels et de plusieurs bénévoles. Stagiaire Claire Nadeau Employés contractuels Marianne Chouinard Claire Nadeau Bénévoles Odilon Turcotte, Andrew Patterson, Claire Nadeau, Wendy Lemarquand et Simon Bujold. 16

18 LE MAGAZINE GASPÉSIE INTRODUCTION Le Musée de la Gaspésie édite le Magazine Gaspésie, une publication instructive et conviviale diffusant l histoire et la culture gaspésienne depuis plus de 48 ans! Le Magazine Gaspésie, c est : un grand dossier thématique, des photos d archives, des chroniques et des articles de Gaspésiens ou d amoureux de la Gaspésie! CONSTATS DE Le Magazine Gaspésie est toujours publié trois fois l an par le Musée de la Gaspésie. La santé financière du Magazine Gaspésie continue de s améliorer. Avec plus de abonnés au magazine, 246 membres actifs du musée et 45 membres à vie, on entrevoit l avenir du Magazine Gaspésie avec optimisme. Le comité de gestion du magazine poursuit ses efforts pour atteindre son objectif, soit abonnés au magazine et 500 membres actifs du musée. Chaque numéro, comptant 56 pages, présente un dossier thématique ainsi que diverses chroniques. Vu le succès des lancements précédents et compte tenu de la visibilité que ces activités apportent au magazine, le Musée de la Gaspésie a décidé de souligner la publication de chaque numéro. Trois numéros furent produits aux périodes suivantes : Été 2010 Vol. 47, N o 1 (168) Dossier : Au pays des rivières Automne 2010 Vol. 47, N o 2 (169) Dossier : La Gaspésie planifiée Hiver 2011 Vol. 47, N o 3 (170) Dossier: Au temps des magasins généraux 17

19 Le Magazine Gaspésie a lancé, le 18 juin, son 168 e numéro. Dans cette édition, les nombreuses rivières de notre magnifique région sont à l honneur. C est d ailleurs chez Cime aventure, à Bonaventure, que s est déroulé la cérémonie. Le Musée de la Gaspésie a profité de l occasion pour remettre des certificats à onze Gaspésiennes et Gaspésiens ayant marqué, à leur façon, l histoire de la région. Cime Aventure à Bonaventure! Eileen Adams, membre du Conseil et membre du Comité de gestion du Magazine Gaspésie et Carolle Bouchard, responsable du Magazine Le 26 novembre, le 169 e numéro du Magazine Gaspésie intitulé «La Gaspésie planifiée» a été lancé. Ce lancement s est tenu au Café de l anse à l Anse au Griffon. Nous avons eu la chance d entendre monsieur Pierre Michaud à la guitare ainsi que messieurs Maurice Joncas et Gérald Gaul qui nous ont interprété «La complainte de Forillon». Table d honneur : Gérard R. Thériault, Claire Chouinard, Lionel Bernier, France Côté et Daniel Côté Pierre Michaud, Maurice Joncas et Gérald Gaul 18

20 Durant ce lancement, le Musée de la Gaspésie a profité de l occasion pour organiser un panel de discussion sur la question de la Gaspésie planifiée. Animé par Richard Daigle de l émission À la une!, ce panel a été audiodiffusé en direct sur les ondes de Radio Canada. Richard Daigle de l émission À la une! Gérald Gaul, Lionel Bernier, Charles Bouchard, Jean Marie Fallu, Maxime St Amours et Laval Doucet. Le 11 mars dernier, le Musée de la Gaspésie a lancé le numéro 170 du Magazine Gaspésie, intitulé «Au temps des magasins généraux». Le lancement s est tenu au Centre cultuel de Grande Rivière. Le Musée à remis 4 certificats de reconnaissance aux récipiendaires. Gérard Raymond Thériault, Lawrence LeGros, Jimmy Keays, Yvan Landry, Rémi Cloutier, Clermond Duguay et Jean Marie Fallu. 19

21 Évolution du rendement 2010 (#164 #165 #166) 2011 (#167 #168 #169) Ventes en kiosque : magazines magazines Abonnements : abonnés abonnés Publicité : $ $ Changements entraînés Le premier changement apparaît au niveau des abonnements. Notre plan d action visait à atteindre abonnés pour le 31 mars Nous avons atteint notre objectif à 92% Le Magazine Gaspésie compte abonnés. De plus, le taux de réabonnement est très fort (plus de 90 %). Si cette tendance se maintient, nous allons atteindre les abonnés en Les lancements ont attiré une clientèle variée et la viabilité financière du magazine est maintenant atteinte. Nous avons réalisé un souhait de nos lecteurs, qui était de traduire les textes en langue anglaise. Un contrat a été signé avec un traducteur pour les trois prochaines années. Le portrait de notre clientèle a été dressé et démontre un taux de satisfaction générale à 89 %. Avec la vente de publicité qui relève maintenant du personnel du Musée, 100% des revenus sont au profit du Musée. L atteinte du $ de vente de publicités par numéro demeure notre objectif pour la prochaine année. Aide financière Nous avons obtenu une aide financière ponctuelle du Fonds canadien aux magazines «FCM», qui nous a permis de réaliser la phase II de notre projet de relance. Toutes les activités ciblées dans notre plan de relance et réalisées cette année ont permis l atteinte de ces résultats financiers. Sans même avoir atteint 100 % de nos objectifs de départ, nous avons atteint la viabilité financière du Magazine Gaspésie à la 2 e année du plan de relance. Indicateurs de résultats Nous avons utilisé les outils financiers à notre disposition pour diffuser l information. Notre logiciel de comptabilité permet une présentation mensuelle des résultats financiers sur une base comparative avec l année de référence (2008). Ainsi, le comité de relance du magazine peut suivre mensuellement l évolution de son plan et ses impacts sur nos revenus et nos dépenses. À chaque lancement ou activité promotionnelle, nous avons fait l état de situation de l avancement du projet de relance tout en soulignant publiquement l appui financier du FCM. Un communiqué de presse était systématiquement publié dans les médias et publié sur le Web. 20

22 LES OPPORTUNITÉS Forces Les bénévoles L équipe Les contrats Le plan d action Les lancements Promotion Site Internet Description sommaire Le Magazine Gaspésie peut compter sur une équipe de bénévoles dévoués. Ces personnes participent aux activités du Comité de gestion, à l organisation des lancements et à l expédition du magazine. M. Camille Leduc fait la distribution de nos magazines dans tous les kiosques qui entourent la Gaspésie. L opération du Magazine repose essentiellement sur l unique employée dédiée au Magazine Gaspésie. Sous la supervision du directeur général, la coordonnatrice au Magazine et au membership traite, classe et effectue les diverses activités se rapportant au secrétariat du Magazine Gaspésie et au membership du Musée de la Gaspésie. Autrement, toute l équipe du Musée de la Gaspésie contribue, chacun selon ses tâches, à la rentabilité du Magazine Gaspésie. La plupart des opérations de production et de rédaction sont effectuées par des sous traitants : la rédaction, l impression, l infographie, la correction, la distribution et la traduction. Très simple et mis à jour mensuellement, ce plan d action est une véritable feuille de route avec des objectifs simples et des résultats attendus selon un échéancier précis. Le Comité de gestion Magazine et membership voit à appliquer et à réaliser ce plan d action. Il en fait rapport mensuellement au comité exécutif du musée. L année qui se termine marque la fin de ce plan d action. Ces activités permettent, à moindres coûts, de positionner le Magazine selon les thèmes retenus. Effectués à des endroits différents sur le territoire gaspésien, ces lancements favorisent l abonnement au Magazine et la vente de publicités. Le Magazine utilise les échanges de publicités avec les médias gaspésiens dans le but de mousser son produit à moindre coût. L utilisation du kiosque portatif et du «kit média» continuent de positionner, à la fois, le Magazine et le Musée sur la scène régionale et nationale. Le site Internet 5 du Musée de la Gaspésie accorde toujours une place de choix au Magazine. Il permet la diffusion du produit et favorise l abonnement en ligne. Internet est un outil très utile qui nous permet d atteindre une clientèle nationale et même internationale. La clientèle peut toujours s abonner en ligne ou imprimer un formulaire d abonnement. Elle peut commander d anciens numéros et communiquer directement avec nous ou avec le comité de lecture

23 Le produit pour expédier des textes pertinents pour les prochains numéros. Jusqu à présent, plus de 35 % des abonnements réalisés se sont faits par Internet. Le Magazine Gaspésie est unique en son genre. D une grande qualité et bénéficiant d une équipe de travail d expérience, il se démarque facilement de la concurrence. Pour valider ses actions auprès de ses lecteurs, le Magazine Gaspésie a élaboré et diffusé un deuxième sondage. Ce sondage révèle que 89 % de nos lecteurs se disent très satisfaits des améliorations apportées à leur Magazine. Un tel succès confirme le bien fondé de nos décisions. Un bénévole grandement apprécié, Jean Paul Fournier, membre du comité Magazine Gaspésie en compagnie de Carolle Bouchard. LES ÉCUEILS Faiblesses Infographie Contrats Prix de revient Description sommaire Bien que commandité pour les 2 prochaines années, le Magazine doit composer avec un sous traitant qui opère hors région. L utilisation d outils de communications modernes et efficaces permet d atténuer les distances et d améliorer la rapidité de production du Magazine. La négociation entourant le renouvellement de ses nouveaux soustraitants entrainera une hausse sensible de ses coûts d opération. Le Magazine est donc «condamné» à augmenter sans cesse ses revenus. L abonnement est toujours plus rentable que la vente en kiosque. La marge bénéficiaire à l abonnement est de 4,48$ tandis qu elle est de 4,44$ pour la vente en kiosque. Pour faire face à la hausse des taxes fédérale et provinciale, nous avons augmenté le tarif à l abonnement. Un an, 3 numéros, le prix est maintenant de 26.00$, pour une période de 2 ans, 6 numéros, le coût est de 50.00$ et pour 3 ans, 9 numéros le prix est de 73.00$. De plus, les frais d expédition outremer et États Unis du Magazine sont très élevés alors nous avons dû augmenter le tarif pour un abonnement d un an pour les gens d outremer, soit 55 $ et pour les Américains, 35,50$ par année. 22

24 Subventions Le Magazine est produit sans aucune subvention. L expédition est subventionnée grâce à l aide financière du Gouvernement du Canada, par l entremise du Programme d aide aux publications (PAP) pour les frais d envois postaux sur le territoire canadien. Ventes hors territoire Publicité POUR Bien qu identifiée comme activité à réaliser dans les deux plans d action, il n est pas facile de trouver des vendeurs hors territoire. De plus, quelques points de vente sont en train de revoir leur participation dans la diffusion du Magazine. La compétition est très forte, au niveau local, entre les différents produits d édition gaspésiens. Les mêmes annonceurs du Magazine se retrouvent souvent dans les autres produits culturels. Le marché régional est trop petit et la pression est forte. Le «kit média» permet à notre produit de se positionner dans cet échiquier régional. Maintenant, le directeur général en collaboration avec le comité Magazine a pris en main la vente de publicité. Cette façon de faire permet de vendre de la publicité, moindre coût, mais qui occasionne un surplus de travail. Le Magazine Gaspésie est maintenant viable financièrement, mais sa santé demeure fragile. Il possède maintenant l ensemble des outils promotionnels nécessaires pour maximiser ses ventes de publicités, mais l atteinte de la vitesse de croisière de $ de vente par numéro reste un défi. La formule des lancements itinérants (sur le territoire gaspésien ou ailleurs au Québec) demeurera utilisée pour cette année et les choix des lieux s effectueront selon les thèmes traités. Ces derniers sont d ailleurs déjà connus : Été 2011, no 171 Belles gaspésiennes Automne 2011, no 172 Sous la menace de l ennemie Hiver 2012, no 173 Sports et loisirs Il y a encore beaucoup de travail à faire pour atteindre notre objectif de abonnés, mais, avec l embauche d un solliciteur à forfait, nous pensons bien atteindre finalement notre objectif pour le 31 décembre

25 LE DÉPARTEMENT DE L ACCUEIL ET DE LA BOUTIQUE Le département de l accueil et de la boutique a été occupé par Marilys Lacroix Samson jusqu en juin et elle a été remplacée par Sarah Bond pour le reste de l année financière. Pour , les objectifs principaux du département étaient les suivants : 1. Améliorer la rentabiliser la nouvelle boutique en augmentant la proportion de produits achetés à 20 % comparativement aux produits en consignation qui occupent 80% de l espace; 2. Améliorer la gestion courante de la boutique et de l accueil Améliorer la rentabilité en augmentant les achats pour revente Véritable département autarcique, l accueil et la boutique génère suffisamment de revenus pour combler l ensemble de ses dépenses. À ce titre, il fonctionne de la même façon que le Magazine Gaspésie. Il faut se rappeler que la boutique existe seulement depuis le 24 juin 2009 et, en moins de 2 ans, elle a atteint une certaine viabilité financière. est l endroit où le talent des artistes, artisans et auteurs gaspésiens se rencontre. Composée à 95% de produits régionaux, notre boutique vous livre les beautés de la Gaspésie, ses odeurs, ses couleurs, ses saveurs et ses traditions grâce à un vaste choix de cadeaux et de souvenirs originaux et authentiquement gaspésiens. Par contre, la politique de vente de la boutique reposait à près de 100% sur de la consignation. Cette façon de procédé diminuait les risques de pertes financières reliées à de la gestion d inventaire, mais, collatéralement, limitait notre marge bénéficiaire brute à un maximum de 35% sur les produits vendus. Il a été convenu de faire passer nos meilleurs vendeurs en consignation vers l achat pour revente moyennant une majoration de notre marge bénéficiaire à 50%. 24

26 De cette façon, nous diminuions les risques entourant la gestion d un inventaire tout en augmentant nos revenus de vente. Cette procédure prent un certain temps. Nous souhaitons échelonner le processus d achat pour revente sur un minimum de 5 ans afin de faire passer la proportion des produits pour revente de 20% à 50%. Toutefois, nous constatons l atteinte partielle de cet objectif par les résultats suivants : Près de 95% des produits sont l œuvre de Gaspésiens et 100% sont fabriqués au Québec. 20% de ces derniers sont visés par la procédure de migration vers l achat pour revente; 55 fournisseurs (artistes et artisans) de la Gaspésie et des Îles de la Madeleine sont présents dans la boutique. 100% de ces derniers sont plus susceptibles d accepter cette migration ; 15 auteurs de la région font de la consignation sans passer par une maison d édition ou de publication, donc favorables aussi à cette migration; Voici quelques commentaires des clients, recueillis directement par la responsable du département : «Votre boutique est très jolie et les produits sont très bien disposés et mis en valeur. Être de la Gaspésie, je vous expédierais mes créations» résidente de Québec en visite cet été. «Les produits sont très diversifiés et proviennent de la région. Excellente initiative de mettre à l avant scène les artistes et les artisans de chez nous» résidente de Gaspé Améliorer la gestion courante de l accueil et de la boutique Le second objectif du département était d améliorer la gestion courante de l accueil et de la boutique. Cet objectif n a pas été atteint. En effet, le départ de Marilys Lacroix Samson au début de la saison a occasionné une perte d expertise et de savoir faire à ce niveau. L arrivée de Sarah Bond, en plein cœur de la saison touristique, n a pas permis de récupérer cette perte. Toutefois, nous ne pouvons pas relier cette situation à la baisse des ventes en boutique. Nous devons plutôt comprendre que les résultats de l an passé (plus de $ de ventes brutes comparé à $ cette année) furent obtenus grâce aux festivités du 475 e de la Ville de Gaspé. De plus, la gestion du Salon de Noël s est améliorée cette année. En effet, nous avons pu dégager un bénéfice net de 375 $ même si nous avons eu moins de visiteurs. Ce qui indique une meilleure gestion des dépenses. Ce salon a également contribué à faire connaître «La Muse» et à élargir sa clientèle potentielle, surtout au niveau local. 25

27 Formation du personnel Pour continuer à maintenir un service à la clientèle de qualité et ainsi contribuer à la réussite des deux autres objectifs principaux, la formation du personnel à l accueil et à la boutique demeurait essentielle. I. Dans la poursuite de ces objectifs, la responsable de l accueil et de la boutique a suivi les formations suivantes : Client plus Coaching (ATR Gaspésie) Système Acomba Inventaire et gestion des stocks (Fortsum Solutions d affaires) Système Acomba Point de vente (Fortsum Solutions d affaires) II. Les employés temporaires ont suivi les formations suivantes : Client plus approche client (ATR Gaspésie) Fonctionnement et procédures de l accueil et de la boutique (Responsable du département) III. Les commentaires suivants démontrent le service de qualité offert : «Beau Musée! Très bien reçu! très belle boutique» «C est ma première visite au Musée, je reviendrai. Excellent service à l Accueil» «Excellent presentation! It s a beautiful setting» «Merci, l accueil est très chaleureux» Autres mandats Outre l atteinte des objectifs présentés ci dessus, la responsable de l accueil et de la boutique a accompli les mandats suivants : Participation à la planification et à la coordination du salon de Noël 2010 : Sur les 4 jours qu a duré le Salon de Noël, 866 personnes sont venues ; Bénéfice net de 375$ Sept mille dollars (6 500 $) de ventes brutes dans la boutique; Quelques nouveautés : installation d un service de «guichet automatique» où plus de $ ont transité, soit une moyenne de $ par jour. La période d ouverture du salon (du 16 au 19 décembre) s est tenue trop tardivement. Ce point sera revu l an prochain. Le hall est également trop petit pour autant d exposants. Il faudra mettre plus d espace à la disposition des exposants. 26

28 Coordination des locations de salles 33 locations de salles au cours de l année; $ de revenus bruts liés aux locations de salles Compilation des statistiques de fréquentation entrées au Musée de la Gaspésie ont été compilées au cours de l année ; Rappelons qu il s avère difficile d établir des comparaisons avec les statistiques de , année des célébrations du 475e qui ont engendré un achalandage touristique inhabituel ainsi qu avec l année pendant laquelle le Musée fût fermé pendant une grande période pour l agrandissement. 27

29 LE DÉPARTEMENT DE L ANIMATION ET DES COMMUNICATIONS Le poste consacré à l animation et aux communications a été occupé par M me Émilie Devoe (employée régulière) pour la période d avril au 6 mai 2010 et ensuite par M me Amélia Giroux Gagné (employée régulière) à partir du 2 juin 2010 pour le restant de l année financière Pour , les trois principaux objectifs du département se résumaient ainsi: 1. Promouvoir et animer le programme «Embarque dans l histoire!» ainsi que les nouveaux «Ateliers Museau» en lien avec les expositions saisonnières et le scénario d animation extérieur auprès des écoles gaspésiennes; 2. Réaliser et assurer le suivi du plan de communication ; 3. Réflexion et conceptualisation d un plan marketing Promouvoir et animer le programme Embarque dans l histoire! ainsi que les nouveaux Ateliers Museau en lien avec les expositions saisonnières et le scénario d animation extérieur auprès des écoles gaspésiennes La clientèle scolaire ayant légèrement délaissé le Musée depuis 2003 dû être courtisée à nouveau afin de stimuler un intérêt envers les nouvelles expositions et le programme pédagogique introduit depuis Plusieurs efforts furent maintenus au cours de l année et l objectif put être atteint entre autres grâce aux actions suivantes : Envoi en août 2010 de l offre pédagogique (Ateliers Museau et Embarque dans l histoire!) pour toute l année scolaire à toutes les directions d école des trois commissions scolaires gaspésiennes. Envoi spécial à toutes les directions d école des trois commissions scolaires gaspésiennes pour l Atelier Museau À l abordage! Corsaire et Pirates en Gaspésie. Rédaction, par Mme Mélanie Dassylva, d un programme d animation pour le site extérieur (Monument à Jacques Cartier, réplique de la croix, le bâtiment du Musée, l œuvre d art «La Suite Marine», et l aspect géographique du lieu lui même). Conception, réalisation et animation de 4 ateliers éducatifs permettant aux élèves d explorer les expositions saisonnières du Musée. (Haute en couleur!, Tache d encre!, Totem! et À l abordage!) Mise sur pied d une nouvelle offre pour les groupes du secondaire et du CÉGEP combinant la visite de l exposition permanente à une présentation sur le Centre d archives et un atelier d initiation à la recherche. 28

30 Du 1er avril 2010 au 31 mars 2011, nous avons accueilli plus de 700 élèves de l âge préscolaire au secondaire 4. Ces résultats compilent à la fois les groupes issus des CPE, des terrains de jeux, des groupes estivaux d immersion, des classes régulières et du CÉGEP. 2. Réaliser et assurer le suivi du plan de communication Les Ateliers Museau ont attiré cette année 399 élèves (15 groupes scolaires). L exposition permanente, sans atelier, a attiré un total de 142 élèves (7 groupes) et pour sa part, le programme Embarque dans l histoire! fut utilisé avec 3 groupes pour un total de 93 jeunes. Pour sa part, la nouvelle formule avec le Centre d archives a permis d accueillir 3 groupes pour un total de 67 jeunes. Cette année, le deuxième objectif du département était de réaliser et d assurer le suivi du plan de communication Alors que l année précédente ( ) devait profiter de l agrandissement du Musée pour rehausser l attention médiatique sur les activités du Musée, le défi de cette année fut de maintenir et cette attention renouvelée et d alimenter des relations privilégiées avec les divers représentants médiatiques de la région. Cet objectif a été atteint grâce aux actions suivantes : Communications Mises à jour régulières du site Web en collaboration avec le webmestre; Entretien de la page Facebook et du comte Twitter du Musée; Création d une rubrique Wikipédia pour le Musée; Rédaction et diffusion de vingt sept (27) communiqués de presse (3 concernant les expositions/vernissages, 8 concernant le Magazine Gaspésie, 11 concernant les 29

31 activités culturelles diverses, 1 concernant le Centre d archives et finalement 4 concernant des nouvelles organisationnelles); Planification et/ou réalisation de quarante trois (43) entrevues pour la presse écrite, la radio et la télévision régionales (voir annexe 2); Recherche, rédaction et réalisation de trente trois (33) chroniques historiques diffusées sur les ondes de Radio Gaspésie; Planification et collaboration à deux (2) émissions spéciales de Radio Gaspésie, diffusées en direct du Musée (8 juillet Radio Gaspésie Sur la Route et 18 décembre 2010 Émission du midi en direct du Musée lors du Salon de Noël); Collaboration à la production d une (1) capsule Prêt à sortir, diffusées sur les ondes de Télé Québec (exposition Icônes nordiques Katy Vibert); Conception, réalisation et distribution de deux (2) aide mémoires (programmations d activités Automne 2010 et Printemps 2011), spécialement pour les membres et collaborateurs du Musée; Conception, réalisation et distribution d une carte de souhaits pour Noël, à l intention des membres et proches collaborateurs du Musée; Conception, traduction et collaboration à la réalisation d un nouveau site Internet du Musée pour une mise en ligne au début de l année ; Captation par Télé Gaspé et rediffusion sur leurs ondes de sept (7) conférences mensuelles au Musée (de septembre 2010 à mars 2011); Amélioration de la signalisation interne pour les expositions (vinyles et laminés); Promotion Conception et captation de trois (3) émissions de 30 minutes par Télé Gaspé et rediffusées sur leurs ondes (Nature Inconnue, Icônes nordiques, Trésors de nos collections); Conception, réalisation et distribution de deux mille (2 000) cartons promotionnels recto verso pour le Musée; Conception, réalisation et distribution de trois (3) cartons promotionnels rectoverso pour les expositions saisonnières; Conception, réalisation et distribution de six (6) affiches pour promouvoir les activités organisées par le Musée; Conception, réalisation et distribution d un (1) feuillet promotionnel des Ateliers Museau à l intention des enseignants et enseignantes de la Gaspésie; Conception, réalisation et distribution d un (1) signet promotionnel du programme Embarque dans l histoire! à l intention des enseignants et enseignantes de la Gaspésie; Conception et publication de cinq (3) publicités couleur différentes dans le journal régional Graffici; 30

32 Conception et publication de deux (2) publicités dans le journal Le Pharillon; Conception et publication d une (1) publicité dans le journal The Spec; Campagne de publicité radiophonique aux deux (2) principales stations radiophoniques de la Gaspésie (cent cinquante (150) messages de trente (30) secondes pour le magazine et six (6) entrevus de cinq (5) minutes pour les vernissages et évènements chez CHNC en plus de vingt (20) messages de trente (30) secondes pour le magazine et six (6) entrevues de cinq (5) minutes pour vernissages et évènements chez Radio Gaspésie); Conception et publication d une page de publicité couleur dans le Guide touristique de Gaspé (de la CCTG); Conception et publication d une page de publicité couleur (multi institutionnelles) dans le Guide touristique de la Gaspésie (par l ATR); Insertion dans le guide touristique Le Petit Futé édition ; Participation à plusieurs Newsletters et site Web dont la SODEP, le RMPG, au Fil de l histoire, la CCTG, la SMQ etc 3. Réflexion et conceptualisation d un plan marketing Suite à une réflexion sur les actions marketing du Musée ainsi que sur les statistiques de fréquentation de l été 2010, la responsable de l animation et des communications de concert avec la direction du Musée s est penchée sur la question de l offre culturelle et de la stratégie marketing adoptée. Après la participation du Musée au circuit maritime mis sur pied par la SMQ, le Musée de la Gaspésie dut fournir à la SMQ un plan détaillé de ses actions marketing pour l année en échange d une aide financière pour le développement du plan marketing en question. Suite à ce partenariat est né le 31

33 troisième principal objectif du département de l animation et des communications pour l année , soit de réfléchir et de conceptualiser un plan marketing pour l année Cet objectif a été atteint grâce aux actions suivantes : Mise sur pied d un comité de réflexion marketing composé de M. Sébastien Lévesque, directeur général, de France Côté, président du Comité exécutif et Amélia Giroux Gagné, responsable de l animation et des communications; Refonte de l outil de récolte des données statistiques concernant les données de fréquentations Conception de tableau d actions marketing projetées pour Rédaction d un plan marketing en voie de réalisation Autres mandats Outre l atteinte des trois objectifs présentés ci dessus, la responsable de l animation et des communications a contribué activement à l accomplissement de la mission du Musée en réalisant les mandats suivants : Planification et animation des visites commentées de l exposition permanente : 6 groupes (251 visiteurs) Planification, organisation et animation de onze (11) événements spéciaux mettant en valeur l histoire et le patrimoine gaspésiens : «Portes ouvertes à Forillon» (12 juin 2010); Représentation/Promotion du Musée et du magazine Gaspésie Conférence de presse pour l inauguration de l œuvre de Bill Vincent, Suite Marine (6 août 2010); Activité de remerciement pour les bénévoles du Musée (15 septembre 2010); 32

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