Audit interne du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés ( )

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1 Nations Unies Assemblée générale Distr. générale 12 juillet 2011 Français Original: anglais A/AC.96/1101 Comité exécutif du programme du Haut-Commissaire Soixante-deuxième session Genève, 3-7 octobre 2011 Point 5 b) de l ordre du jour provisoire Examen des rapports sur les travaux du Comité permanent Budgets-programme, gestion, contrôle financier et administratif Audit interne du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés ( ) Rapport du Bureau des services de contrôle interne Résumé Le présent rapport donne une vue d ensemble de l audit des activités du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) réalisé par la Division de l audit interne du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) pour la période allant du 1 er juillet 2010 au 30 juin GE (F)

2 Table des matières Paragraphes Page I. Introduction II. Dispositions prises en matière d audit A. Planification, présentation de rapports et contrôle B. Effectifs et financement C. Coopération et coordination III. Aperçu des résultats A. Audits B. Gestion stratégique et gouvernance C. Gestion des programmes et des projets D. Gestion de la chaîne d approvisionnement E. Gestion financière F. Gestion des ressources humaines G. Gestion des technologies de l information et de la communication (TIC) H. Sûreté et sécurité IV. État de l application des recommandations A. Taux d exécution B. Recommandations datant de plus de deux ans Annexes I. État des missions prévues pour la période allant du 1 er juillet 2010 au 30 juin II. Rapports finals publiés pendant la période allant du 1 er juillet 2010 au 30 juin III. Rapports en cours de finalisation avec le HCR au 30 juin IV. Recommandations en suspens depuis plus de deux ans GE

3 I. Introduction 1. Le Bureau des services de contrôle interne (BSCI) a été créé par la résolution 48/218B de l Assemblée générale, en date du 29 juillet 1994, dans le but de renforcer les fonctions de contrôle au sein de l ONU. Organe indépendant, il est chargé d aider le Secrétaire général à s acquitter de ses responsabilités en matière de contrôle interne pour ce qui est des ressources et du personnel de l Organisation, en exerçant des fonctions d audit, de contrôle, d inspection, d évaluation et d investigation. 2. La Division de l audit interne du Bureau fournit des services d audit interne au HCR conformément aux dispositions de l article 12 des Règles de gestion financière des fonds alimentés par des contributions volontaires gérés par le HCR, qui prévoit que toutes les transactions financières et activités connexes régies par ces règles soient vérifiées par la Section d audit du HCR du Bureau des services de contrôle interne et par le Comité des commissaires aux comptes de l ONU. Le chapitre 4 du Manuel du HCR comporte aussi une partie sur les activités du BSCI, qui ont principalement pour objet d aider le Haut- Commissariat dans l exercice de ses fonctions de gestion et de servir de mécanisme de contrôle en procurant une assurance raisonnable que les ressources du HCR sont utilisées correctement. 3. Un mémorandum d accord entre le HCR et le BSCI définit selon quelles modalités ce dernier doit fournir les services d audit interne au HCR. Le premier de ces mémorandums a été signé en avril Il a été revu à intervalles réguliers afin que les services fournis restent adaptés aux besoins du HCR. À la demande du HCR, un mémorandum d accord révisé a été soumis en juin 2009, pour lequel le BSCI n a pas encore donné de réponse officielle. 4. Le présent rapport décrit de manière générale les activités de la Division de l audit interne du BSCI menées au cours de la période allant du 1 er juillet 2010 au 30 juin Il est présenté conformément au mémorandum d accord, aux termes duquel la Division de l audit interne du BSCI élabore, en consultation avec le Haut-Commissariat, un rapport annuel sur les activités d audit interne à l intention du Comité exécutif. II. Dispositions prises en matière d audit A. Planification, présentation de rapports et contrôle Planification et présentation de rapports 5. Un plan annuel, reposant sur les risques et portant sur la période allant de janvier à décembre, a été établi conformément au processus de planification convenu avec le HCR. Ce processus prévoit le recensement des affectations à haut risque et à moyen risque, ainsi que des discussions avec la direction du HCR afin de confirmer les affectations recensées. Le projet de plan a été débattu avec le Comité de supervision du HCR et avec le Comité des commissaires aux comptes, examiné par la direction du BSCI et approuvé dans le cadre du plan de travail du BSCI pour l année. Aucune question n a été soulevée au cours de l élaboration des plans de travail pour 2010 et 2011 qui font l objet du présent rapport annuel. 6. Conformément aux normes internationales pour la pratique professionnelle de l audit interne, la Division de l audit interne du BSCI actualise en permanence l évaluation des risques pour le HCR en fonction des audits menés et de l évolution de la situation interne et de l environnement externe du HCR. Pendant la période considérée, la Division GE

4 de l audit interne du BSCI a modifié le modèle de présentation de ses rapports afin de faire une plus grande place à la question des risques; au deuxième trimestre 2011, d autres modifications ont été apportées afin de donner des assurances concernant les mesures de contrôle testées, à la demande de la direction du HCR. Contrôle 7. La Division de l audit interne du BSCI a communiqué chaque mois au Groupe de la coordination de l audit du HCR un rapport sur l exécution du plan de travail, rapport que le groupe a transmis à la direction et au Comité de contrôle du HCR. Le HCR et la Division de l audit interne du BSCI ont examiné et approuvé toutes les modifications apportées au plan de travail en cours d année, qui étaient généralement dues à l apparition de nouveaux risques et à la pénurie de ressources, afin d éviter au maximum toute activité redondante avec d autres organismes de contrôle. Pendant la période considérée, 24 missions étaient prévues au départ, 5 ont été rajoutées et 3 supprimées. Le tableau des missions prévues au 30 juin 2011 est reproduit à l annexe I. 8. La Division de l audit interne du BSCI est dotée d une section des pratiques professionnelles, qui est chargée du programme d assurance et d amélioration de la qualité interne. Cette section conçoit les modèles et les méthodes utilisés pour les audits de la Division de l audit interne du BSCI. Dans le cadre de ce processus, elle a examiné tous les rapports publiés par le HCR. B. Effectifs et financement Effectifs 9. Le tableau d effectifs est resté le même pendant la période considérée, comme l illustre le tableau 1; les postes pourvus au 30 juin 2011 sont présentés au tableau 2. Tableau 1 Nombre et type de postes approuvés pour 2010 et 2011 Genève Nairobi Auditeurs résidents Pakistan, République arabe syrienne, Sri Lanka et Sénégal Total Administrateurs Agents des services généraux Tableau 2 Postes pourvus au 30 juin 2011 Genève Nairobi Auditeurs résidents Pakistan, République arabe syrienne, Sri Lanka et Sénégal Total Administrateurs Agents des services généraux GE

5 10. La question des postes vacants a continué de préoccuper aussi bien la Division de l audit interne du BSCI que le HCR. Le taux de postes vacants pendant la période considérée s est établi à 40 % environ. Comme il a été indiqué l année dernière, c est le Secrétariat de l Organisation des Nations Unies qui s occupe du recrutement des fonctionnaires du BSCI; en raison de problèmes liés au système de recrutement, le BSCI n a pas pu lancer la procédure avant le premier trimestre Sept des postes vacants sont en cours de pourvoi, l objectif étant de pourvoir l ensemble des huit postes vacants avant la fin Afin d atténuer les effets des vacances de postes et de compléter les ressources que le HCR consacre aux audits, le BSCI a apporté les ressources suivantes: Trois agents des services généraux s occupant des tâches administratives et de l appui aux audits ont été détachés; La Section des audits chargée des technologies de l information et de la communication de la Division de l audit interne du BSCI a appuyé les audits réalisés dans ce domaine pendant la période considérée; La Section des pratiques professionnelles et la Section des missions spéciales de la Division de l audit interne du BSCI ont conseillé les équipes d auditeurs pendant le processus d audit et en ont contrôlé la qualité. Financement 12. Comme l a demandé le HCR, le budget est resté inchangé en 2010 et en 2011, s établissant à environ 4,2 millions de dollars par an. Le budget approuvé par le HCR n a pas empêché l exécution d activités pendant la période considérée compte tenu du taux de vacance de postes. C. Coopération et coordination Comité de surveillance du HCR 13. La Division de l audit interne du BSCI a assisté aux réunions du Comité de surveillance pendant la période considérée, afin de faire le point sur les progrès accomplis et de présenter le projet de plan annuel. Direction du HCR 14. La Division de l audit interne du BSCI n a été invitée à aucune réunion de la direction générale, mais elle a rencontré les directeurs des divisions/régions et le Haut- Commissaire adjoint et a assisté aux réunions du Comité de surveillance. Audit externe Comité des commissaires aux comptes 15. Le BSCI a tenu des réunions trimestrielles avec le Comité des commissaires aux comptes afin de coordonner les activités. Au cours de ces réunions, le plan d audit a été examiné et modifié afin de réduire les visites redondantes et d optimiser les audits. 16. Au cours de la période considérée, l équipe britannique d auditeurs externes a pris le relai de l équipe française. Les nouveaux commissaires aux comptes se sont réunis avec la Division de l audit interne du BSCI afin d examiner le plan de travail et le champ des activités. Le HCR a demandé à la Division de l audit interne du BSCI et au Comité des commissaires aux comptes de resserrer la coordination des programmes à haut risque recensés par le Comité. Le BSCI examinera la question avec le Comité dans le cadre de GE

6 l établissement du plan de travail pour 2012, de même que les moyens d améliorer la coordination de la planification et de l examen des résultats des travaux effectués. Bureau de l Inspecteur général 17. Pendant la période considérée, le Bureau de l Inspecteur général et la Division de l audit interne du BSCI ont renforcé leur coordination afin d éviter les doubles emplois et de veiller à ce que la couverture des activités du HCR soit suffisante. Ils se sont réunis tous les deux mois afin d examiner les travaux en cours et à venir. Grâce à ces discussions, le personnel du Bureau de l Inspecteur général et celui de la Division de l audit interne du BSCI travaillent plus étroitement ensemble lors de la planification des missions. Point de contact pour les activités d audit et Groupe de la coordination 18. Pendant la période considérée, le contact avec la Division de l audit interne du BSCI était assuré par le Contrôleur et des réunions mensuelles ont été organisées avec le Groupe de la coordination de l audit relevant du bureau du Contrôleur, afin d examiner les questions relatives au plan de travail. Enquête de satisfaction auprès des clients 19. La Division de l audit interne du BSCI mène chaque année une enquête auprès des clients afin de mesurer leur taux de satisfaction sur une échelle qui comporte quatre appréciations: très satisfait, satisfait, moyennement satisfait et peu satisfait. Dans l enquête de 2010, le HCR a été satisfait de la pertinence du programme de travail de la Division de l audit interne du BSCI, de l objectivité et du professionnalisme de son personnel ainsi que de l exactitude et de la clarté de ses rapports. Les domaines dans lesquels le HCR a été moyennement satisfait des services de la Division de l audit interne du BSCI et souhaiterait que les services fournis soient améliorés ou recentrés étaient les suivants: Vacances de poste: comme il est indiqué plus haut, ce problème devrait être résolu d ici à la fin 2011; Porter à l attention de la direction les points qui représentent un risque élevé, ce que le BSCI fera davantage en s entretenant plus régulièrement avec la direction générale afin d examiner et de résumer les résultats des audits; Se pencher davantage sur l utilisation rationnelle des ressources, surtout la gestion financière, ce qui sera fait dans le plan de travail de Liaison avec les autres organes de surveillance 20. La Division de l audit interne du BSCI a participé, en 2010, à la réunion des représentants des services de vérification interne des comptes des organismes des Nations Unies et des institutions financières multilatérales. Ce groupe examine les questions relatives aux audits qui revêtent un intérêt commun pour les organismes des Nations Unies. La réunion de 2010 comprenait des exposés et portait sur l examen, par le Corps commun d inspection, de la fonction d audit dans les organismes des Nations Unies, et sur un cadre intégré de responsabilité financière pour l aide humanitaire en cours d élaboration à l Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques. La Division de l audit interne du BSCI a aussi été en contact avec d autres organisations d audit ayant leur siège à Genève et ailleurs en Europe par le biais de réseaux et de réunions à caractère informel. 6 GE

7 D. Services consultatifs 21. Le mémorandum d accord conclu avec le HCR précise que la Division de l audit interne du BSCI conseille, dans la mesure où cela ne porte pas atteinte à son indépendance, la direction sur des questions telles que l interprétation des règles, des politiques ou des procédures. Il s agit d un domaine dans lequel le HCR souhaite que la Division de l audit interne s améliore, mais cette tâche s avère très difficile pour les services consultatifs au siège: Pour améliorer la visibilité et faciliter les relations avec la direction du HCR, le BSCI avait demandé à disposer d un bureau au HCR, mais cette requête n a pas été satisfaite en raison du manque de locaux; Actuellement, les services consultatifs sont fournis de manière ad hoc et des efforts seront faits pendant la prochaine période considérée pour voir avec la direction du HCR comment améliorer la situation. 22. Pendant la période considérée, la Division de l audit interne du BSCI a participé aux activités suivantes: Examen d un versement effectué par le HCR pour le compte de la Commission d indemnisation des Nations Unies; Concours à la finalisation de la politique du HCR relative au personnel affilié; Présentation d exposés au personnel du HCR au Kenya et au Sénégal; Aide aux modifications proposées du processus de certification des audits; Contribution à la définition du mandat du Comité indépendant d audit et de surveillance. III. Aperçu des résultats A. Audits 23. Quinze rapports finals (annexe II) avaient été publiés et cinq rapports étaient en cours de finalisation avec le HCR (annexe III) à la fin de la période considérée, alors que 30 et 21 rapports finals avaient été publiés respectivement au cours des deux périodes précédentes; cet écart était dû au taux de vacance de postes indiqué plus haut. 24. La répartition des audits par activité et par domaine de risque pendant la période considérée est illustrée aux figures 1, 2 et 3 respectivement. Le reste de la présente section porte essentiellement sur les résultats des audits par domaine de risque. GE

8 Figure 1 Répartition des audits par région géographique du HCR, 1 er juillet juin 2011 Europe 5 % Moyen-Orient et Afrique du Nord 14 % Asie 5% Siège 44 % Afrique 32% Figure 2 Recommandations émises par domaine de risque, 1 er juillet juin 2011 Gestion des programmes et des projets, 47 Sûreté et sécurité, 5 Gestion stratégique et gouvernance, 16 Information et technologie, 18 Approvisionnement, 69 Ressources humaines, 24 Finances et administration, 17 Figure 3 Recommandations principales émises par domaine de risque, 1 er juillet juin 2011 Sûreté et sécurité, 3 Gestion stratégique et gouvernance Gestion des programmes et des projets, 12 Approvisionnements, 16 Information et technologie, 6 Ressources humaines, 6 Finances et administration, 2 8 GE

9 B. Gestion stratégique et gouvernance 25. Deux questions stratégiques sont mises en évidence pendant la période considérée: elles ont trait à la nécessité de mettre en place un cadre directif pour appuyer les activités décentralisées. Un cadre complet régissant les politiques et les procédures est nécessaire pour appuyer les activités décentralisées 26. Le contexte directif du HCR est complexe: il comporte des instructions opérationnelles et administratives (règles et règlements) et des dispositions générales en matière de protection qui sont la prérogative du Haut-Commissaire. Pour l adapter à des effectifs nombreux sur le terrain, il faut mettre en place un cadre comprenant: une définition des politiques et des autres documents directifs, des directives en matière d approbation, de communication, de mise en œuvre et de suivi des politiques; une répartition des responsabilités concernant le contrôle, la poursuite et le soutien de l élaboration des politiques; un système permettant au personnel de consulter et de rechercher facilement les politiques et autres documents directifs. Lors de la rédaction du présent rapport, les discussions étaient en cours et aucune date de mise en œuvre n avait été donnée (AR2010/160/01, arrangements for policy creation and dissemination juin 2011). Il faut élaborer des orientations pour aider à réduire et à liquider les activités sur le terrain 27. Le HCR est convenu que les représentants avaient besoin d un manuel pour les guider lors de la phase de liquidation d une activité, à l instar des directives qui existent pour d autres opérations des Nations Unies telles que le Manuel de liquidation des opérations de maintien de la paix (United Nations Peacekeeping Liquidation Manual). La Division de l appui au programme et de la gestion (DPSM) et le Service de la gestion et du développement institutionnel (ODMS) sont en train d élaborer des orientations sur la gestion des phases de réduction et/ou de liquidation d activités qui compléteraient les lignes directrices relatives à la présence du HCR sur le terrain («Guidelines for Designing UNHCR s Presence in the Field») et les outils actuels de gestion des opérations. Ces orientations seront incorporées dans le manuel du HCR comme orientations fondamentales (AR2010/111/01, Operations in Sierra Leone, juillet 2010). C. Gestion des programmes et des projets 28. Les audits de la Division de l audit interne du BSCI restent essentiellement axés sur les activités programmatiques. La planification, le suivi et la gestion des partenaires d exécution restent des domaines importants qui retiennent l attention de la direction générale du HCR. Les procédures de sélection des partenaires d exécution doivent être mieux respectées 29. Au Pakistan, le HCR a fait appel à 52 partenaires d exécution en 2010 pour l exécution de projets évalués à 176 millions de dollars. Au Yémen, il a eu recours à 18 partenaires d exécution pour un montant total de 9,9 millions de dollars de dépenses afférentes au programme en 2008 et Dans les deux cas, la documentation réunie pour démontrer la capacité de certains partenaires d exécution de mener à bien les activités prévues était insuffisante. Dans les deux cas, le HCR a pris des mesures pour rectifier rapidement la situation (AR2010/141/01, Effectiveness and Efficiency of implementation of project activities in UNHCR operations in Pakistan, juin 2011; AR2010/131/03, GE

10 Effectiveness and Efficiency of implementation of project activities in UNHCR operations in Yemen, juin 2011). Les dispositions relatives au contrôle financier et au contrôle des résultats peuvent être améliorées 30. Alors qu au Yémen, des missions de contrôle étaient effectuées conformément aux règles, des recommandations visant à renforcer le contrôle en République centrafricaine, au Pakistan, en Jordanie et au Bénin ont été formulées. En République centrafricaine, un plan annuel de visites de contrôle devait être établi et des améliorations devaient être apportées aux dispositions relatives au contrôle des résultats et au contrôle financier, ce qui était le cas aussi au Bénin. Au Pakistan, la documentation devait être améliorée afin de démontrer qu un contrôle était effectué et, en Jordanie, les restrictions imposées par le pays d accueil avaient entravé le contrôle des activités de projet. Tous ces problèmes avaient été rapidement résolus (AR2010/141/01, Effectiveness and Efficiency of implementation of project activities in UNHCR operations in Pakistan, juin 2011; AR2010/131/03, Operations in Yemen, juin 2011; AR2010/110/01, Operations in Central African Republic, décembre 2010; AR2010/131/05, Programme management of the Iraqi situation in Jordan, décembre 2010; AR2010/111/04, Operations in Benin, décembre 2010). Des orientations sont nécessaires concernant le recours à des partenaires d exécution locaux après la phase d urgence d une opération 31. Au sortir de la phase d urgence, le HCR est moins dépendant des partenaires d exécution internationaux et a davantage recours à des partenaires d exécution nationaux. Des orientations provenant du siège aideraient les représentations à mener cette phase de transition de manière efficace et économique. Le BSCI escomptait que cette transition s appuie sur un document de stratégie reposant sur les directives du siège, qui aborde les questions que les représentations devaient examiner telles que le renforcement des capacités des partenaires d exécution locaux de s acquitter de leurs nouvelles fonctions. Par exemple, dans le secteur jordanien de la santé, le budget alloué par le HCR à deux organisations non gouvernementales (ONG) nationales du secteur chargées de prendre le relai de l assistance médicale a augmenté de 1,7 million de dollars (55 %) entre 2008 et Cependant, un accord conclu avec une ONG a été résilié le 31 décembre 2009 en raison de la médiocre qualité des services fournis. Le HCR a expliqué que bien que le processus de transition aux ONG nationales s inspire et fasse partie intégrante de la gestion des programmes et des partenariats du HCR, le besoin de développer une approche plus générale du renforcement des capacités des partenaires du HCR se faisait ressentir. Parmi les initiatives actuelles figure la mise au point de modules de formation à la gestion axée sur les résultats et aux questions connexes, en collaboration avec le Centre mondial d enseignement, ainsi que la mise à jour et révision des orientations de base. La mise à jour/révision du chapitre IV du Manuel du HCR permettra aux bureaux hors siège de disposer d un outil actualisé de gestion des partenariats conclus avec les ONG internationales et nationales. Suivra la révision du Manuel des partenariats du HCR, qui est utilisé par les partenaires gérant des programmes pour le compte du HCR. En liaison avec la mise à jour des directives susmentionnées, la Division de la gestion financière et administrative, la Division des relations extérieures ainsi que la Division de l appui au programme et de la gestion du programme continueront de débattre de nouvelles initiatives qui pourraient s avérer nécessaires pour appuyer les activités de renforcement des capacités du HCR sur le terrain, ainsi que l aptitude des bureaux à gérer le passage de partenaires internationaux à des partenaires nationaux (AR2010/131/05, Programme management of the Iraqi situation in Jordan, décembre 2010). 10 GE

11 L absence d assurance des stocks au Pakistan a entraîné des pertes 32. Le chapitre 8 du Manuel du HCR sur la gestion de la chaîne d approvisionnement dispose que les stocks entreposés doivent être assurés afin de se prémunir contre les risques de vol, d inondation et autres imprévus. L accord subsidiaire conclu entre la représentation du HCR au Pakistan et le partenaire d exécution chargé des services de logistique, de transport et de transit prévoit que la question de l assurance sera décidée après des négociations entre le HCR et ledit partenaire. Le HCR a alloué dollars à l assurance dans le budget du partenaire d exécution pour 2010, montant versé audit partenaire en avril 2010; toutefois, la question de l assurance n était pas réglée avant les inondations de juillet 2010, qui ont causé des dégâts évalués à 2,9 millions de dollars par le Conseil local de gestion des actifs. En juillet 2011, le Bureau de l Inspecteur général du HCR a mené une enquête pour déterminer si ces pertes étaient le résultat d actes de négligence. L enquête a établi que le risque de dommages causés par des inondations était jugé négligeable jusqu en juillet 2010 et que ni le Gouvernement ni la grande majorité des entreprises commerciales présentes dans la même zone que l entrepôt du HCR n avaient envisagé de s assurer contre les inondations. Elle a aussi permis d établir que le partenaire n avait pas retardé la contraction d une assurance. Il y a aussi été fait observer que, compte tenu des effectifs limités et des nombreuses priorités du bureau, le retard constaté dans ce domaine n était pas imputable à des actes de négligence de la part du personnel du HCR. En conclusion, personne ne pouvait être tenu responsable de ces pertes. Une session extraordinaire du Conseil de gestion des actifs du siège est convoquée afin d examiner des documents soumis par le Conseil de gestion des actifs pakistanais. Début décembre 2010, le bureau a assuré les stocks auprès d une compagnie d assurance (AR2010/141/01, Effectiveness and efficiency of implementation of project activities in UNHCR operations in Pakistan, juin 2011). La planification stratégique du grand projet de conduite d eau en Algérie doit être améliorée 33. Un plan stratégique n avait pas été conçu pour le projet le plus grand et le plus visible du HCR en Algérie, qui consiste à construire une conduite d eau pour un montant total de 4,5 millions de dollars pendant la période Le HCR est convenu de la nécessité d élaborer un plan stratégique, dont le financement a été reçu de la Commission européenne; cette recommandation est en cours de mise en œuvre (AR2010/111/01, Operations in Algeria, juillet 2010). D. Gestion de la chaîne d approvisionnement 34. Le HCR a réalisé des achats d un montant total de 740 millions de dollars en Ce domaine d activité demeure essentiel pour les audits, en particulier les achats internationaux, qui représentent 40 % des achats. La direction générale accorde toujours une attention importante à la gestion des actifs. La gestion des actifs demeure un motif de préoccupation 35. La gestion des actifs sur le terrain a été un motif de préoccupation dans le rapport de l année dernière (A/AC.96/1088), qui a mis en lumière des carences importantes en matière de contrôle physique et des mises à jour irrégulières des stocks. Pendant la période considérée, si une amélioration a été constatée en Algérie, il a été difficile de garantir l exactitude et l exhaustivité des données sur les actifs dans la plupart des autres bureaux visités, d où la nécessité pour le HCR de concentrer son attention sur cette question (AR2010/141/01, Effectiveness and efficiency of implementation of project activities in UNHCR operations in Pakistan, juin 2011; AR2010/131/03, Operations in Yemen, juin GE

12 2011: AR2010/110/01, Operations in Central African Republic, décembre 2010; AR2010/131/05, Programme management of the Iraqi situation in Jordan, décembre 2010; AR2010/111/04, Operations in Benin, décembre 2010; AR2010/111/01, Operations in Sierra Leone, juillet 2010). La gestion des achats internationaux peut être améliorée 36. Le HCR est en train de remédier aux carences ci-après constatées dans les dispositions régissant les achats internationaux (AR2010/66/01, Audit UNHCR s arrangement for managing international procurement-related activities, juillet 2010): Clarification des responsabilités fonctionnelles du Service de la gestion des approvisionnements et de la gestion globale des approvisionnements (achevée); Assurance que l amélioration systémique du processus de renouvellement des systèmes de gestion satisfait aux critères du Service de la gestion des approvisionnements (mise en œuvre en cours); Mise au point d indicateurs de résultats essentiels pour mesurer l efficacité et l efficience des achats (achevée); Élaboration d une politique de planification globale en matière d achats (mise en œuvre en cours); Établissement de directives pour les achats et de procédures détaillées pour les situations d urgence (mise en œuvre en cours). Il faut renforcer les dispositions relatives aux achats locaux au Kenya 37. À la demande du HCR, la Division de l audit interne du BSCI a vérifié l adéquation et l efficacité des dispositions régissant les achats locaux au Kenya. Le budget s établissait à 20,3 millions de dollars en 2009 et à 9,7 millions de dollars pendant les sept premiers mois de La conclusion était que des améliorations étaient possibles concernant les points suivants, améliorations qui sont toutes en cours (AR2010/112/01, Local procurement activities in Kenya): Définir des règles générales pour les groupes chargés des approvisionnements; Établir des procédures pour les activités de contrôle des achats; Élaborer des procédures de planification des achats; Mettre au point un plan global de contrôle des achats des partenaires d exécution afin de veiller au respect des directives régissant les achats des partenaires d exécution; Accroître l efficacité du Comité local des contrats en dispensant à ses membres une formation quant à leur degré d autorité et à leurs principaux rôles. Il faut prendre en compte les incidences des taxes lorsqu on a recours à des partenaires d exécution pour les achats 38. Le HCR fait appel à des partenaires d exécution pour effectuer pour son compte des achats qui, souvent, ne sont pas exempts de taxe. La nécessité d évaluer cette situation à l échelle du HCR s est fait ressentir au Pakistan, où, en raison du recours à des partenaires d exécution pour des projets d hébergement, le HCR pourrait être tenu de verser 13 millions de dollars de taxe sur la valeur ajoutée dans le cadre de sous-projets exécutés par des partenaires d exécution. Le bureau du HCR au Pakistan a pris des mesures pour contrôler le recours à des partenaires d exécution, dans le but de réduire au minimum les 12 GE

13 coûts (AR2010/141/01, Effectiveness and efficience of implementation of project activities in UNHCR operations in Pakistan, juin 2011). 39. Des problèmes d exonération fiscale se sont aussi posés en République centrafricaine et en Algérie, d où l intérêt de suivre aussi cette question compte tenu des incidences financières éventuelles (AR2010/110/01, Opérations in Central African Republic, décembre 2010; Operations in Algeria, juillet 2010). Le BSCI examinera avec le HCR la manière dont cette question pourrait être traitée au niveau mondial. E. Gestion financière 40. Pendant la période considérée, la Division de l audit interne du BSCI s est concentrée sur les incidences financières des mesures de gestion des approvisionnements et des programmes, qui sont examinées dans les parties pertinentes de la présente section. F. Gestion des ressources humaines 41. Le risque le plus élevé qui a été constaté et qu il a été convenu d examiner avec le HCR pour la période considérée concernait la situation du personnel en attente d affectation. Il est possible d améliorer les dispositions relatives au personnel en attente d affectation 42. Malgré les efforts déployés à travers la création de la Section de l appui à la gestion des carrières et la mise en place de diverses politiques et procédures visant à améliorer la gestion et l administration, les recommandations suivantes, que le HCR est en train de mettre en œuvre, ont été formulées: Élaborer une stratégie organisationnelle et un document directif global regroupant toutes les mesures relatives au personnel en attente d affectation; Mettre au point des seuils de tolérance au risque pour le personnel en attente d affectation, notamment concernant la durée maximum pendant laquelle le personnel devrait normalement rester sans affectation; Mettre en place un mécanisme de surveillance des ressources humaines portant sur les changements de poste; Examiner l adéquation entre le nombre de postes et le nombre de fonctionnaires nommés, et les conditions de licenciement. 43. Lors de la rédaction du présent rapport, des activités étaient en cours, notamment la définition du statut du personnel en attente d affectation par la publication d un mémorandum interservices (IOM-FOM 081/2010, Staffing Nomenclature, décembre 2010). En outre, le HCR élabore actuellement une stratégie globale qui sera illustrée dans un document directif examinant les questions relatives au personnel en attente d affectation (AR2010/162/2, UNHCR s arrangements for managing and administring SIBAs, décembre 2010). G. Gestion des technologies de l information et de la communication (TIC) 44. Compte tenu du rôle important que jouent les TIC dans les activités du HCR, le BSCI a chargé un commissaire aux comptes de conseiller et d aider les auditeurs exclusivement sur ces questions, et des observations ont été formulées sur les audits réalisés GE

14 sur le terrain, afin de renforcer l appui et le redressement. Les deux audits ci-après ont été consacrés aux TIC. Il faut examiner Focus afin de s assurer que ce système répond aux besoins des utilisateurs et est géré de manière efficace 45. Focus est la principale composante des technologies de l information du HCR servant à une gestion axée sur les résultats, qui est reliée au système de progiciel de gestion intégrée de l organisation. Il fournit un certain nombre d outils utiles pour la prise de décisions, notamment un aperçu global des effectifs, l organigramme et les activités programmatiques de chaque bureau du HCR. Même si ces outils ont démontré l intérêt de Focus, la gouvernance et la gestion des projets devrait être renforcée afin de veiller à ce que le système mis au point soit efficace et réponde aux besoins des utilisateurs. Le HCR a pris des mesures pour remédier rapidement à ces problèmes, notamment en dressant un bilan interne avec les parties prenantes et en élaborant une nouvelle charte où sont définis les rôles et les responsabilités. Par exemple, la phase II du système Focus, qui est en cours, vise à donner au siège la possibilité de suivre, du début à la fin, l évolution des opérations, et à permettre à des parties extérieures d accéder à certaines informations afin d évaluer les besoins de financement du HCR (AR2009/166/02, Focus systems, octobre 2010). Le système de contrôle de la gestion des contrats de service en matière de TIC conclus avec des tierces parties dans les bureaux de pays doit être renforcé 46. Le Conseil de direction des technologies de l information et de la communication créé en 2006 exigeait de tous les bureaux du HCR exécutant des projets relatifs aux TIC de justifier leur viabilité et leur compatibilité avec les objectifs stratégiques du HCR. Toutefois, les projets lancés par les bureaux de pays n étaient pas soumis à l examen du Conseil, ce qui n offrait que peu d assurance que des contrôles suffisants avaient été prévus et effectués pour atténuer les risques correspondants. Plusieurs bureaux de pays du HCR soit ne disposaient pas de personnel spécialisé dans les TIC soit disposaient d effectifs insuffisants dans ce domaine compte tenu de l ampleur des activités et des risques y afférents. Le HCR était du même avis et expliquait que le programme de modifications lancé dans la Division des systèmes d information et des télécommunications aborderait ces questions (AT2010/166/01, Information and Communications Technology services contracted to third parties in the UNHCR country offices, mars 2011). H. Sûreté et sécurité 47. Pendant la précédente période considérée, la Division de l audit interne du BSCI a abordé la question de la gouvernance des activités de sécurité. Pendant la période considérée par le présent rapport, le BSCI a examiné la situation de bureaux hors siège, en Afrique, qui devraient accorder une plus grande importance aux évaluations du dispositif de sécurité ainsi qu à la mise en œuvre et au suivi de leurs résultats. Dans tous les cas, des mesures ont été prises pour remédier rapidement à ces problèmes (AR2010/111/01, Operations in Algeria, juillet 2010; AR/2010/110/01, Operations in Central African Republic, décembre 2010). 14 GE

15 IV. État de l application des recommandations A. Taux d exécution 48. La figure 4 illustre le taux d exécution de l ensemble des recommandations formulées au cours des cinq dernières années et la figure 5 le taux d exécution des recommandations principales. Les représentations du HCR restent très attachées à ce que les recommandations soient appliquées rapidement. Les recommandations adressées au siège sont plus longues à mettre en œuvre car elles impliquent souvent des réorientations qui prennent plus de temps à concevoir et à mettre en œuvre. Figure 4 Taux d exécution des recommandations formulées au cours des cinq dernières années, par domaine à risque Recommandations Taux d exécution À mettre en œuvre Mises en œuvre Taux d exécution Approvisionnement Finances et administration Ressources humaines Technologies de l information Gestion des programmes et des projets Sûreté et sécurité Gestion stratégique et gouvernance GE

16 Figure 5 Taux d exécution des recommandations principales formulées au cours des cinq dernières années par domaine à risque Recommandations Taux d exécution À mettre en œuvre Mises en œuvre Taux d exécution Approvisionnement Finances et administration Ressources humaines Technologies de l information Gestion des programmes et des projets Sûreté et sécurité Gestion stratégique et gouvernance B. Recommandations datant de plus de deux ans 49. Pendant la période considérée, la Division de l audit interne du BSCI a collaboré avec le HCR à la mise en œuvre des recommandations en suspens depuis plusieurs années. Trente recommandations ont ainsi été mises en œuvre, aboutissant aux orientations ciaprès: Dispositions régissant le personnel affilié (mémorandum interservices IOM-FOM 031/2011) a) Ce document donne des orientations sur les dispositions régissant le personnel affilié et un aperçu des diverses dispositions visant à sensibiliser les directeurs et le personnel (mise en œuvre des recommandations 1, 4 et 5 du document AR2005/162/01, UNHCR Project Staff). Recours à la biométrique pour l enregistrement des réfugiés (mémorandum interservices IOM-FOM 083/2010) b) Il faut notamment trouver la technologie la plus adaptée, la plus fiable et la plus efficace pour les opérations du HCR sur la base des propositions avancées par les bureaux de pays. Ainsi, après avoir pris en compte les diverses propositions reçues, le HCR établira un plan d action mondial visant à recourir à la biométrique, en fonction des priorités et des besoins (mise en œuvre de la recommandation 5 du document AR2005/163/01, UNHCR Project Profile). Politique de gestion des actifs (mémorandum interservices IOM-FOM 067/2010) c) Ce document définit les rôles et les responsabilités du Conseil de gestion des actifs et a trait à la mise œuvre des recommandations 4 du document AR2007/161/03 (UNHCR Headquarters Asset Management Board) et 10 du document AR2009/121/02 (Operations in Georgia Asset Management). 16 GE

17 50. À la fin de la période considérée, 67 recommandations étaient encore en suspens après plus de deux ans (annexe IV). Le BSCI continuera de collaborer avec le HCR à la mise en œuvre de ces recommandations, surtout dans les domaines suivants qu il juge importants: Remboursement des frais liés à l utilisation privée de véhicules a) En 2003, la Division de l audit interne du BSCI a recommandé que le HCR se penche sur la question du remboursement des frais liés à l utilisation privée de véhicules au Pakistan. Le HCR l a fait au niveau mondial et à la fin de 2007, un projet de proposition concernant l application d un taux uniforme de remboursement a été distribué pour observation au sein du HCR. À la fin de 2009, la Division de la gestion financière et administrative a publié une enquête destinée à servir de base au calcul d un taux universel. La date actuellement prévue pour la mise en œuvre de cette recommandation est la fin de Indemnité de fin de contrat b) En 2006, la Division de l audit interne du BSCI a recommandé la mise en place d une politique prévoyant le versement d une indemnité de fin de contrat au personnel de projet et aux partenaires d exécution. Elle a réaffirmé la nécessité de mettre en œuvre cette recommandation à l occasion de l audit des opérations en Côte d Ivoire (AR2010/111/03, décembre 2010), où un partenaire d exécution avait demandé au HCR de lui verser dollars à titre d indemnité de fin de contrat, suite à la décision de ce dernier de ne pas renouveler l accord précédemment signé. Cette question est importante car l ONU est présente dans le pays sous de multiples formes et d autres organismes des Nations Unies travaillent avec des partenaires d exécution locaux. Il a été décidé d examiner rapidement la question avec la Section des affaires juridiques du HCR et d autres départements compétents du siège. Pour cette recommandation datant de 2006, un document directif est en cours d élaboration. Le HCR soutient qu il n est pas tenu de verser une indemnité de fin de contrat et étudie cette question dans le cadre d un examen complet des dispositions régissant les relations avec les partenaires d exécution, car il considère que d autres domaines connexes, qui touchent aux «dépenses d appui» et aux «coûts opérationnels» prévus dans ces dispositions devraient être examinés en même temps afin de garantir leur cohérence. Sécurité du réseau c) En 2007, le BSCI a recommandé au HCR d effectuer des tests de pénétration afin de contrôler l efficacité du système de sécurité et de l infrastructure de réseau. Le poste d agent de sécurité informatique de première classe (P-4) a été confirmé et sera pourvu à titre prioritaire dans le cadre de la mise en place de la nouvelle structure du HCR en matière de technologies de l information. Une fois le poste pourvu, le titulaire s attaquera aux problèmes soulevés par le BSCI. Aucune date n est prévue pour la mise en œuvre de cette recommandation. GE

18 18 GE Annexe I État des missions prévues pour la période allant du 1 er juillet 2010 au 30 juin 2011 Mission n o Intitulé État 1 AR2010/131/02 Operations in Algeria Achevée 2 AR2010/131/03 Operation in Yemen Achevée 3 AT2010/166/01 Information Communication Technology services contracted to third parties Achevée 4 AR2010/160/01 UNHCR s arrangements for policy creation and dissemination Achevée 5 AR2010/141/01 Effectiveness and efficiency of implementation of project activities in operations in Pakistan Achevée 6 AR2011/111/01 Audit of UNHCR Regional Representation for West Africa Achevée 7 AR2011/121/01 Audit of UNHCR operations in Azerbaijan Achevée 8 AR2010/111/04 Operations in Benin Rajoutée, achevée 9 AR2010/112/01 Local procurement activities in Kenya Rajoutée, achevée 10 VR2011/161/01 UNHCR payment of claims approved by the United Nations Compensation Commission Rajoutée, achevée 11 AR2011/162/01 Human resources management function outposted to the Global Service Centre in Budapest Projet de rapport 11 AR2010/160/02 Anti fraud control mechanisms in the individual case management system Projet de rapport 13 AR2011/113/01 Audit of UNHCR operations in Zambia Projet de rapport 14 AR2011/162/03 Audit of UNHCR s Global Learning Centre Projet de rapport 15 AT2011/166/02 Audit of Arrangements for Business Continuity and Disaster Recovery for non-peoplesoft Applications Projet de rapport 16 AR2011/115/01 Operations in Chad Projet de rapport 17 AR2011/141/05 Shelter Programme for returned IDPs in Sri Lanka Rajoutée, projet de rapport A/AC.96/1101

19 GE Mission n o Intitulé État 18 AR2011/141/06 Reintegration cash grant programme for returning Sri Lankan refugees Rajoutée, audit en cours 19 AR2011/110/04 Operations in Gabon Audit en cours 20 AR2011/151/01 Operations in Ecuador Audit en cours 21 AR2010/111/02 Operations in Nigeria Supprimée 22 AR2010/161/01 Implementation of the Resource Allocation Framework in the field Supprimée 23 AR2010/131/01 Arrangements for audit certification Remplacée par une mission consultative 24 AR2011/131/01 Operations in Iraq situation (Syrian Arab Republic) En attente, conditions de sécurité/auditeur résident en cours d embauche 25 AR2011/131/02 Operations in Iraq Situation (Iraq) En débat pour le troisième trimestre 26 AR2011/141/01 Operations in Sri Lanka (programme management) Remplacée par des fonds d hébergement 27 AR2011/141/02 Operations in Sri Lanka (supply management) Transférée au troisième trimestre 28 AR2011/167/01 Arrangements for emergency preparedness and response Transférée au quatrième trimestre 29 AR2011/112/01 Operations in Kenya (programme and finance management) Transférée au quatrième trimestre A/AC.96/1101

20 20 GE Annexe II Rapports finals publiés pendant la période allant du 1 er juillet 2010 au 30 juin 2011 Mission n o Intitulé Date du rapport 1 AR2010/111/01 Operations in Sierra Leone 26 juillet AR2010/163/01 Management of the international procurement component in Global Service Centre in Budapest 30 juillet AR2010/166/02 Focus project management: system requirements, design and development 29 octobre AR2010/110/01 Operations in Central African Republic 10 décembre AR2010/131/05 Operations in Jordan Iraqi situation 14 décembre AR2010/111/03 Operations in Côte d Ivoire 16 décembre AR2010/111/04 Operations in Benin 17 décembre AR2010/162/02 UNHCR s arrangement for managing and administering staff in-between assignments 17 décembre VR2011/161/01 UNHCR payment of claims approved by the United Nations Compensation Commission 4 février AT2010/166/01 ICT services contracted to third parties 3 mars AR2010/131/02 Operations in Algeria 8 avril AR2010/131/03 Operations in Yemen 1 er juin AR2010/112/01 Local procurement activities in Kenya 1 er juin AR2010/160/01 UNHCR s arrangements for policy creation and dissemination 10 juin AR2010/141/01 Effectiveness and efficiency of implementation of project activities in UNHCR operations in Pakistan 15 juin 2011 A/AC.96/1101

21 GE Annexe III Rapports en cours de finalisation avec le HCR au 30 juin 2011 Mission n o Intitulé Date du rapport 1 AR2011/162/01 Human resources management function outposted to the Global Service Centre in Budapest 29 avril AR2010/160/02 Anti-fraud control mechanisms in the individual case management system 6 juin AR2011/113/01 Operations in Zambia 8 juin AR2011/121/01 Operations in Azerbaijan 10 juin AR2011/111/01 Regional Representation for West Africa 14 juin 2011 A/AC.96/1101

22 22 GE Annexe IV Mission n o Recommandations en suspens depuis plus de deux ans Intitulé Date du rapport Nombre de recommandations Principales recommandations AR2003/132/04 Operations in Pakistan 21 juillet AR2005/162/07 Retrenchment Benefits for Implementing Partner Project Personnel 8 mai AR2005/163/01 Project Profile 17 mai AR2006/115/02 Operations in South Sudan 31 janvier AR2006/166/04 Information and Communications Technology Management 9 mars AR2006/121/04 Operations in Turkey 16 mars AR2006/161/01 Fleet Management 6 juillet AR2007/111/01 Operations in Guinea 16 novembre AR2007/115/02 Operations in Chad 16 novembre AR2007/110/02 Operations in the Democratic Republic of the Congo 20 mai AR2007/115/01 Operations in Khartoum and East Sudan 23 septembre AR2007/115/02 Operations in South Sudan 25 septembre AR2008/166/01 Information Technology Security (PeopleSoft Applications) 17 octobre AR2007/161/03 HQ Asset Management Board 14 novembre AR2008/121/01 Operations in Romania 9 décembre AR2008/113/01 Operations in Malawi 5 mars AR2007/141/02 Liaison Office in Manila, Philippines 25 mars A/AC.96/1101

23 GE Mission n o Intitulé Date du rapport Nombre de recommandations Principales recommandations AR2008/112/03 Operations in Tanzania 6 avril AR2008/162/02 Human Resources (PeopleSoft) Module 27 mai AR2008/110/04 Recruitment Process for National Staff in the Democratic Republic of the Congo 16 juin AR2008/115/02 Procurement activities in Khartoum and East Sudan 18 juin Nombre total de recommandations en suspens depuis plus de deux ans A/AC.96/1101

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