GUIDE DE L EXPOSANT. 6 ème CARREFOUR DES COMMUNES 19 ET 20 JUIN 2014 SAINTES (17)

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1 GUIDE DE L EXPOSANT 6 ème CARREFOUR DES COMMUNES 19 ET 20 JUIN 2014 SAINTES (17) POUR UNE BONNE ORGANISATION, MERCI DE LIRE CE DOCUMENT TRES ATTENTIVEMENT

2 2 SOMMAIRE Vos Contacts... 3 Accès au Parc des Expositions de Saintes... 4 Infos pratiques... 5 Horaires de la manifestation... 5 Montage et démontage... 5 Gardiennage du Parc des Expositions... 5 Moments clés... 5 Restauration sur place... 6 Hébergements sur Saintes et alentours... 6 Votre stand... 7 Mobilier de votre stand... 7 Raccordement électrique... 7 Nettoyage... 7 Connexion Internet... 7 Décoration du Parc des Expositions... 7 Outils de communication... 8 Outils de communication compris dans la location du stand... 8 Enseigne... 8 Catalogue... 8 Cartons d invitations... 8 Utilisez notre logo... 8 Outils de communication complémentaires (voir dossier inscriptions)... 8 Insertion publicitaire dans le Catalogue officiel du 6 ème Carrefour des Communes... 8 Welcome Pack... 8

3 3 Vous êtes exposants au Carrefour des Communes et nous vous en remercions. Cette manifestation entièrement organisée par l Association des Maires de la Charente-Maritime, vous permettra d être en relation directe avec les élus et leurs collaborateurs. Cette 6 ème édition suivra de quelques mois le renouvellement des équipes municipales. Vous pourrez donc rencontrer les élus nouvellement installés qui auront à cœur de dialoguer avec les entreprises et institutions avec lesquelles ils vont travailler durant les années à venir. Merci pour votre présence! Michel DOUBLET Président Sénateur Maire de Trizay VOS CONTACTS Toute l équipe se tient à votre disposition pour vous aider : (de gauche à droite) : Julien DESPIN Juriste Stéphanie IMBERT Juriste Christelle LECOMTE Juriste Sandra BOUDRA Assistante de Direction Géraldine MONNET Comptable Association des Maires de la Charente-Maritime 85 boulevard de la République CS La Rochelle Cedex 9 Tél : Fax : amf17@maires17.asso.fr

4 4 ACCES AU PARC DES EXPOSITIONS DE SAINTES ESPACE MENDES FRANCE Par autoroute : A10 Sortie Saintes Par train : Gare de Saintes à 5 min du Parc des Expositions Position GPS : Longitude N Latitude E

5 5 INFOS PRATIQUES HORAIRES DE LA MANIFESTATION Le Carrefour des Communes est ouvert au public le jeudi 19 juin 2014 de 9h à 18h et le vendredi 20 juin 2014 de 9h à 17h. L accueil des exposants se fera le jeudi 19 juin, à partir de 7h45. Un petit déjeuner vous sera offert de 7h45 à 8h45 à l espace «Restauration rapide». MONTAGE ET DEMONTAGE Le montage s effectuera le mardi 17 juin de 13h à 18h et le mercredi 18 juin de 8h à 20h. Le démontage s effectuera le vendredi 20 juin de 17h à 20h et le lundi de 8h à 18h. Aucun stand ne devra être en cours de montage à l heure d ouverture du salon le jeudi 19 juin à 9h00. Aucun stand ne pourra être démonté le vendredi avant 17h et aucun démontage ne sera possible le samedi 21 juin. Pour toute question relative au montage ou au démontage de votre stand, contactez M. Amar BERDAÏ de la Ville de Saintes au Attention au montage de stands nécessitant le recours à des chariots élévateurs! Si vous disposez de panneaux lumineux ou autre matériel de démonstration nécessitant un acheminement par chariot élévateur, sachez que le passage de tout engin est interdit une fois les cloisons des stands posées. Il est donc impératif de prévoir le montage des matériaux volumineux sur les stands en même temps que l installation du salon. Par conséquent, si le montage de votre stand nécessite le recours à un engin de manutention motorisé, vous devez impérativement prendre contact, avant le lundi 2 juin, avec M. Amar BERDAÏ, afin de vérifier si votre installation est techniquement envisageable. Faute d avoir contacté M. BERDAÏ avant cette date, tout montage particulier nécessitant le passage d engin dans les allées ne pourra être autorisé. GARDIENNAGE DU PARC DES EXPOSITIONS Le gardiennage du Parc des Expositions sera assuré du mercredi 18 juin à 20h00 au vendredi 20 juin à 20h00. Hors période de gardiennage, tout matériel de valeur laissé dans l enceinte du salon le sera aux risques et périls de l exposant. MOMENTS CLES Inauguration officielle : jeudi 19 juin à 10h Assemblée Générale de l AMF 17 : vendredi 20 juin à 9h45

6 6 RESTAURATION SUR PLACE Le Carrefour des Communes vous propose différents modes de restauration : - Restauration rapide au sein de l espace d exposition - Restaurant classique avec deux menus au choix proposés chaque midi Si vous souhaitez organiser un cocktail sur votre stand ou réserver une table pour déjeuner, n hésitez pas à contacter le traiteur du Carrefour des Communes : La Mise en Bouche Pascal HUE Vous pourrez naturellement faire appel à d autres traiteurs. Dans ce cas, il faudra définir les modalités de livraison sur place avec le professionnel retenu, étant entendu que le stationnement aux abords immédiats du parc des expositions sera réservé en priorité aux prestataires liés à l organisateur. Attention! Pour les réceptions organisées sur les stands, il est interdit de cuisiner sur place. La présence de bouteilles de gaz ou autres systèmes de cuisson est interdite (voir règlement du salon). En cas de non respect de ce point du règlement, il sera demandé au traiteur de cesser immédiatement la préparation sur place, ou d y procéder à l extérieur. HEBERGEMENTS SUR SAINTES ET ALENTOURS UNE QUESTION? CONSULTEZ NOTRE SITE INTERNET OU CONTACTEZ NOUS DIRECTEMENT! Le plan du salon ainsi que la liste des exposants par numéro de stand seront en ligne sur notre site internet, après la date limite d inscription (5 mai 2014). Le catalogue officiel du 6 ème Carrefour des Communes sera également mis en ligne dès sa finalisation, aux alentours du 28 mai La rubrique Carrefour des Communes est régulièrement alimentée par des articles nouveaux, qu il s agisse de la partie "exposants" ou "visiteurs". Vous pourrez notamment y télécharger le déroulement du 6 ème Carrefour des Communes, le programme des points infos, consulter la liste des exposants inscrits, visualiser le mobilier des stands, trouver les coordonnées des professionnels qui travaillent avec nous.

7 7 VOTRE STAND MOBILIER DE VOTRE STAND Stand équipé de 9m² : 1 table ; 3 chaises ; 1 comptoir d accueil fermant à clef ; 1 corbeille à papier. Le mobilier réservé est noir mais, si le nombre de modules venait à excéder largement nos prévisions, le loueur est susceptible d assurer le complément avec des ensembles de couleur blanche ou bois. Les modes de fixation utilisés pour y apposer vos visuels ne devront en aucun cas causer de détérioration aux panneaux (trous, traces de colle ou morceaux d adhésifs). Merci de concevoir vos supports de communication en conséquence. Surface utile mesurée entre axes : 2,85m de long x 2,40m de haut. Pour les exposants qui souhaitent disposer de mobilier supplémentaire, vous pouvez contacter la Société Lign expo qui dispose d un catalogue complet de meubles, réfrigérateurs, percolateurs pour boissons chaudes, végétaux d ornement... Aucun stand, quelle que soit sa surface, ne dispose de réserve fermant à clef. Pour tout besoin de stockage sous clef excédant les capacités offertes par les comptoirs d accueil, l exposant devra prévoir du mobilier spécifique. Contact Lign expo : Mme Isabelle HELAYEL Avantage exposants : Lign expo ne facturera aucun frais de transport en sus de la location. Pour les exposants ayant réservé plusieurs modules : Les dotations de mobilier sont calculées par stand de 9m 2 et non par entités présentes (par exemple pour 27 m 2 : 3 tables + 9 chaises + 3 comptoirs d accueil). Si vous ne souhaitez pas avoir autant de mobilier installé sur votre stand, merci de le préciser dans le document word ci-joint. RACCORDEMENT ELECTRIQUE Chaque stand sera équipé d un coffret électrique de 30 ma avec 2 prises. L organisateur ne fournit aucune rallonge ou multiprise. NETTOYAGE L organisateur prend en charge l entretien des locaux durant le déroulement de la manifestation et assurera un enlèvement régulier des détritus sur les stands. CONNEXION INTERNET Les exposants qui le souhaitent pourront bénéficier d un accès à Internet durant la manifestation. Le débit disponible devra en priorité être consacré aux démonstrations. Les codes d accès au Wifi du Parc des Expositions vous seront remis le jeudi matin en même temps que vos badges. DECORATION DU PARC DES EXPOSITIONS L organisateur assurera la présence de plantes d ornement dans certaines parties communes (espace cocktails et détente, hall d accueil ). Les exposants qui le souhaitent devront prendre en charge le fleurissement de leur stand.

8 8 OUTILS DE COMMUNICATION OUTILS DE COMMUNICATION COMPRIS DANS LA LOCATION DU STAND ENSEIGNE Chaque stand sera signalé par une enseigne visible depuis les allées, de sorte à ce que les visiteurs puissent facilement se repérer. Les enseignes reprendront strictement vos consignes. Merci de compléter le document word cijoint et de faire très attention aux lettres minuscules / majuscules. CATALOGUE Tous les exposants inscrits avant le 5 mai 2014 figureront dans le catalogue officiel du Carrefour des Communes. CARTONS D INVITATIONS Le Carrefour des Communes vous offre 50 cartons d invitations aux couleurs du salon, afin que vous puissiez convier vos clients et prospects. UTILISEZ NOTRE LOGO Si vous souhaitez communiquez directement sur votre présence au salon, pensez à nous demander notre logo et nous vous l adresserons par mail en.jpeg OUTILS DE COMMUNICATION COMPLEMENTAIRES (voir dossier inscriptions) INSERTION PUBLICITAIRE DANS LE CATALOGUE OFFICIEL DU 6 ème CARREFOUR DES COMMUNES Le catalogue officiel du Carrefour des Communes est pour les élus, un outil indispensable. Il est utile pour s orienter pendant les deux jours et il constitue également un répertoire, tout au long de l année pour contacter une entreprise. L insertion d une publicité dans ce catalogue permet une meilleure visibilité de votre entreprise : 2 ème et 3 ème de couverture (940 ) : 190 mm de largeur x 277 mm de hauteur 1 page (840 ) : 190 mm de largeur x 277 mm de hauteur 1/2 page (440 ) : 190 mm de largeur x 130 mm de hauteur 1/4 de page (340 ) : 90 mm de largeur x 130 mm de hauteur Elle doit être au format JPEG ou PDF haute résolution : fichier à 300 dpi en CMJN WELCOME PACK Tous les visiteurs du salon se verront remettre à leur arrivée un sac qui les suivra pendant toute leur visite. Deux possibilités pour vous glisser dans ce sac! - Insertion d'un objet publicitaire (crayons, porte-clés ) : Insertion de votre brochure publicitaire (document A4-8 pages max) : 1 000