Fiche d'instruction relative au prélèvement et à son transfert au laboratoire

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1 CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE POINTE A PITRE ABYMES Fiche d'instruction relative au prélèvement et à son transfert au laboratoire Mots clés : Fiche d instruction, prélèvement Date de mise en application : 14/09/2012 Réf. Interne : FI/PBIO / 0020/01/2011 Réf.HAS : 5.c ; 2.1.b Réf. Norme ISO: 4.1 Format Transversal Emetteur : Pôle de Biologie Coordination de la qualité Page 1 sur 8 1. Objet et domaine d application Décrire tous les éléments nécessaires et suffisants pour assurer de manière optimale la réalisation des prélèvements d'échantillons biologiques. L'objectif est de permettre d'obtenir des échantillons biologiques conformes dont la prise en charge maitrisée va conduire à la réalisation d'examens de biologie médicale fiables et témoignant de la situation réelle du patient. Les recommandations s'appuient sur les items de la norme NF EN ISO Ces instructions s adressent à toutes les personnes habilitées à prélever par le Pôle de Biologie du CHU de Pointe à Pitre. 2. Références bibliographiques Qualité et accréditation en Biologie médicale. Annales de Biologie Clinique 2010 :68 : Documents associés Sites de références des prélèvements particuliers C/FI/PBIO/0021 Manuel de prélèvement C/FI/PBIO/0038 FI identitovigilance Catalogue des examens de laboratoire C/FI/PBIO/0023 Examens spécifiques nécessitant des conditions particulières ou susceptibles d'interférences médicamenteuses FI/PBIO/0024 Liste des différents formulaires en vigueur FI/PBIO/0025 Tri des déchets FT/GEN/181 Conditionnement final des déchets FT/GEN/182 Précautions standard PCD/GEN/0245 Traitement des mains au décours d un contact avec du sang et/ou un produit biologique FT/GEN/0231 Port des gants si risque de contact avec du sang ou tout autre produit d origine humaine FT/GEN/0233 Projet Contrôlé Rédacteurs: Vérificateur: Approbateur: Nom : C.RAGOUCY-SENGLER Date : 21/11/2011 Visa : Original signé Nom M.NICOLAS Date : 06/09/2012 Visa : Original signé Nom C.RAGOUCY-SENGLER Date : 14/09/2012 Visa : Original signé

2 Page : 2/8 4. Responsabilités Conduite à tenir en cas d AES par piqure ou coupure FT/GEN/0243 Gestion des objets piquants, coupants, lors des soins FT/GEN/0236 Conduite à tenir en cas d exposition aux produits biologiques MO-HYG-021-a Les biologistes doivent assurer la maitrise de la qualité des échantillons biologiques qu ils sont en charge d analyser. Les personnes habilitées aux prélèvements sont en mesure de réaliser ceux-ci conformément aux procédures en vigueur dans l établissement. 5. Processus de prélèvement 5.1. Prévention du risque d'exposition aux produits biologiques Utiliser du matériel de prélèvement à usage unique et sécurisé. Utiliser des protections individuelles si nécessaire : gants, masque, lunettes... selon les préconisations adaptées à la situation 5.2. Préparation du matériel et des informations nécessaire Étiquette identifiant le patient : informatisée manuscrite (si SIL indisponible) Étiquettes à préparer avant de prélever Items obligatoires devant figurer sur les étiquettes : Nom de naissance Nom (usuel), prénom, date de naissance, sexe date et heure de prélèvement localisation du site de prélèvement quand cela est nécessaire distinction de la 1re détermination de la 2nde lorsqu'il s'agit d'un groupe sanguin n IPP ou n d'hospitalisation (en milieu hospitalier) Choix du matériel nécessaire au prélèvement Les dispositifs spécifiques et leur conditionnement sont décrits dans le catalogue des examens de laboratoire accessible sur le site du CHU Vérification du matériel (non périmé et intact ) 5.3. Préparation du patient Veillez au confort physique et moral du patient par une attitude calme et rassurante Évitez les sources d'impact sur les examens (par ex., pour un produit désinfectant, évitez la solution alcoolisée lorsqu'il s'agit d'une alcoolémie) ou la pose d'un garrot

3 Sans additif ou tube de Sec sans gel Citraté à remplir Avec gel activateur de la Hépariné EDTA Pour VS Fluoré Fiche d'instruction relative au prélèvement Page : 3/8 trop serré. Respectez les mesures d'hygiène (matériel à usage unique) et de sécurité (aiguille sécurisée) 5.4. Prélèvement Prélèvement sanguin FI/CGRIN/0004/2012 Ordre des tubes Hémoculture à prélever toujours en premier si prévue Tubes de sang Dans le cas d un prélèvement fait par l'intermédiaire d'une tubulure (cathéter, épicrânienne, microfuseur), il convient d'utiliser en premier un tube de «purge» si un bilan d'hémostase est demandé dans la prescription médicale d'examens. Niveau de remplissage Homogénéisation Respecter le niveau optimal de remplissage préconisé pour les différents tubes : notamment pour tube citraté et le tube de VS Flacons pour hémoculture Seringue pour sang artériel : préférez les seringues à remplissage automatique et bouchon à évent. Les tubes avec additifs doivent êtres mélangés immédiatement par plusieurs retournements (évitez l'agitation énergique) 5 à 8 retournements lents pour les microtubes et les tubes à vide partiel Prélèvement sur seringue pour sang artériel : contrôlez

4 Page : 4/8 visuellement la présence éventuelle de bulles d'air, tapotez le corps de la seringue pour remonter celles-ci, purgez les bulles juste après le prélèvement, refermez immédiatement la seringue, puis agitez délicatement par rotation de la seringue entre les paumes des mains Vérification Bonne personne/bonnes étiquettes Patient coopératif : à l interrogation le patient décline son identité Patient non coopératif Consultation du dossier médical, voire respect de la procédure d'identification provisoire. Vérifier à l'aide du bracelet d'identification quand il est présent (milieu hospitalier) Vérifier la concordance de l'identification étiquettes/patient Prélèvement urinaire FI/CGRIN/ Contenant Asepsie Se référer au catalogue des analyses pour le choix du contenant conforme à l analyse prescrite Veiller à respecter en particulier les conditions d asepsie pour les prélèvements destinés à l analyse microbiologique Prélèvement de sécrétions et liquides biologiques FI/CGRIN/ Contenant Asepsie Se référer au catalogue des analyses pour le choix du contenant conforme à l analyse prescrite Veiller à respecter en particulier les conditions d asepsie pour les prélèvements destinés à l analyse microbiologique Prélèvement de selles FI/CGRIN/ Contenant Se référer au catalogue des analyses pour le choix du contenant conforme à l analyse prescrite

5 Page : 5/8 Modalités Se référer au catalogue d analyses Prélèvement de muqueuses et de phanères FI/CGRIN/ Contenant Modalités Se référer au catalogue des analyses pour le choix du contenant conforme à l analyse prescrite Se référer au catalogue d analyses 5.5 Etiquetage Préparation : la règle des 3B Bonne personne Bonne étiquette Bons tubes Prélèvement : règle des 3J Je prépare je prélève j identifie et je vérifie Tubes non identifiés Bon de demande d examens Etiquette d identification Etiquette tube à rapprocher : demandez une réponse aux questions posées au patient : Comment vous appelez vous? Quelle est votre date de naissance? Identification du bracelet ( le cas échéant) Bonne personne/bonnes étiquettes Patient coopératif : à l interrogation le patient décline son identité Patient non coopératif : Consultation du dossier médical, voire respect de la procédure d'identification provisoire Vérifier à l'aide du bracelet d'identification quand il est présent (milieu hospitalier) Vérifier la concordance de l'identification étiquettes/patient

6 Page : 6/ Informations autorisant la validation de la réception Administratives Noter la date et heure de prélèvement, les renseignements cliniques, les renseignements thérapeutiques, la date du début du traitement, le nom du préleveur, le nom du prescripteur sur le bon de demande d examen. Renseigner le formulaire associé s il y a lieu Cliniques Se référer au catalogue d analyses Préciser les renseignements indispensables à la bonne réalisation de l analyse et à son interprétation Se référer au catalogue d analyses 5.7. Modalités de conditionnement Les échantillons prélevés sont insérés dans la partie hermétique du sachet pour prélèvements biologiques et la demande d'examens dans la partie non hermétique. Un sachet ne doit contenir que les échantillons d'un seul patient Respecter les conditions de stockage définis dans le catalogue des examens de laboratoire avant l acheminement au laboratoire

7 Page : 7/ Modalités de transport Conditions de température Respecter les conditions d'acheminement au laboratoire dictées par le catalogue d analyse : réfrigéré, à + 37 C, ambiante, à l'abri de la lumière selon les cas Délais d'acheminement Respecter les délais d'acheminement au laboratoire pour cela se référer au catalogue d analyse Le retard à l acheminement de certains prélèvements peut entrainer une non-conformité et l annulation de l analyse Le délai d acheminement de certains prélèvements peut être prolongé si les conditions de conservation sont conformes aux recommandations. 6. Recommandations spécifiques Certains examens nécessitent des conditions particulières afin d'être exacts et interprétables. Il s'agit des examens nécessitant un jeûne strict, influencés par le rythme circadien, des examens sujets à des interférences médicamenteuses et à des variations importantes selon l'activité et la position du patient. Seront successivement décrits dans la fiche d instruction FI/PBIO/0024 les paramètres soumis à un rythme circadien (variant au cours de la journée) ; les interférences médicamenteuses et alimentaires ; les paramètres variant suivant la position du patient lors du prélèvement. 7. Elimination des matériaux L élimination des matériaux ayant étés utilisés pour le prélèvement sera réalisée selon les procédures suivantes Tri des déchets FT/GEN/181 Conditionnement final des déchets FT/GEN/ Gestion des expositions aux produits biologiques La conduite à tenir devant une exposition à un produit biologique est décrit dans les documents suivants : Précautions standard PCD/GEN/0245 Traitement des mains au décours d un contact avec du sang et/ou un produit biologique FT/GEN/0231 Port des gants si risque de contact avec du sang ou tout autre produit d origine humaine FT/GEN/0233 Conduite à tenir en cas d AES par piqure ou coupure FT/GEN/0243 Gestion des objets piquants, coupants, lors des soins FT/GEN/0236 Conduite à tenir en cas d AES après projection sur une muqueuse FT/GEN/0244 MO-HYG-021-a CAT en cas d'aes

8 Page : 8/8 9. Indicateur 9.1. Proposés : évolution des non conformités concernant le type de contenant évolution des non conformités affectant l identité du patient 9.2. Evaluation 10. Archivage du document Référence dans la Base documentaire interne Conditions d accès Durée de validité Lieu d archivage Durée d archivage C/FI/PBIO/0020/01/2011 Libre 1 an 3 ans après la fin de validité du document