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Transcription

1 Ce dcument a été établi par la cmmissin permanente culture. CULTURE Dssier d'aide à l'rganisatin d'une manifestatin culturelle Il a pur but d'aider les assciatins candidates à l'rganisatin d'activités culturelles natinales, réginales u départementales. INSEREZ VOTRE PHOTO AU FORMAT DU BLOC GRIS

2 MANIFESTATION NATIONALE

3 VADE MECUM pur la PREPARATION D' UNE CANDIDATURE à L' ORGANISATION D' UNE MANIFESTATION NATIONALE. Préambule: Vtre A.S.C.E.E. envisage de dépser un dssier de candidature pur l'rganisatin d'une manifestatin natinale, sus l'égide de la F.N.A.S.C.E.Equipement. Ce qui suit, dit vus permettre de préparer vtre dssier et- de furnir les renseignements indispensables à l'appréciatin de vtre candidature. En fnctin de la nature de la manifestatin envisagée, certains détails cmplémentaires sernt demandés. Le dépôt d'un dssier de candidature, implique l'engagement des respnsables de l'assciatin, de travailler en cllabratin étrite et cnviviale avec la persnne u la cmmissin fédérale habilitée à traiter du dssier, afin de mettre en cncrdance les besins de la fédératin avec les pssibilités lcales, tut en tenant cmpte du suhait légitime de persnnalisatin de la manifestatin par les respnsables de l'a.s.c.e.e candidate. La visite des lieux et des installatins prévus dans le dssier de candidature, peut-être nécessaire et sa planificatin se fera avec le u la Vice Présidente et /u la cmmissin permanente cncernée. Dépôt du dssier de candidature. Chaque étape a ces délais qu'il est imprtant de respecter. Deux étapes : La lettre de candidature avant le 30 juin N-2 pur: Jurnées DASCEE Festival du spectacle Equ'Arts. Une simple lettre indiquant l'intentin de dépser un dssier pur telle manifestatin en dnnant les grandes lignes de ce qu'il cntiendra, lieux, dates, sutient et bien sûr les références d'rganisatins ultérieures. Le dssier de candidature avant ctbre N-2 Dans ce qui suit, nus allns détailler les différents aspects qui divent être traité dans celui-ci. HEBERGEMENT Bien en préciser la nature: village vacances cmplexe hôtelier hôtels séparés mais regrupés hôtels dispersés

4 -pur chacun indiquer: le nmbre d'ccupants par chambre le type de salle d'eau (cmmune à plusieurs chambres, individuelle.etc.) dans le cas de structures d'hébergements différentes, indiquer la qualité de chacune d'elle. la pssibilité u nn d'hébergement individuel, lieu, nmbre ) préciser la distance de chaque lieux d'hébergement avec le lieux de la rencntre. indiquer si les participants aurnt besin d'un myen de transprt u si l'rganisateur assure celui-ci. SITE DE LA RENCONTRE. Réunin plénière nature de la salle: salle des cngrès u équivalent salle de cnférence théâtre salle de sprt autre. sa capacité ses équipements sn vidé prjecteur écran fixe, mbile sn psitinnement par rapprt aux autres salles de cmmissin, de l'accueil, de la restauratin. Salles de cmmissins nmbre de salles (pur les DASCE : 3 bligatirement) capacité de chacune (pur les DASCE : 80 pers mini) leurs équipements sn vidéprjecteur paper bard etc. la dispsitin des chaises (bligatirement en ligne u à la demande) leurs psitinnement par rapprt à la salle de réunin plénière, l'accueil, la salle de restauratin, l'élignement des salles entre elles. LIEU DE RESTAURATION capacité simultanée nature de la restauratin (self, servi à table..) nmbre de salle assurant la capacité leur psitinnement par rapprt à la salle de réunin plénière, l'accueil, aux salle de cmmissin. SALLE DE SPECTACLE sa capacité ses équipements techniques le persnnel technique les heures d'utilisatin pssibles sa nature théâtre salle plyvalente

5 bscurité ttale autre.. les lges SALLE D'EXPOSITION sa nature les myens techniques dispnible sa capacité les supprts et l'éclairage des euvres sn psitinnement par rapprt à l'accueil, à la restauratin à l'hébergement etc; LES PAUSES la nature des prestatins fréquence le lieu la gestin : l'ascee u le gérant du site (attentin tarifs) ACCES AU SITE desserte SNCF desserte aérienne desserte autrutière u vix express Préciser si l'rganisateur assure les transferts à l'arrivée et au départ des transprts cllectifs. IMPLICATION DES SERVICES aide lgistique (à préciser) aide financière (prjet de budget) AIDES EXTERIEURES qui, qui, cmment, cmbien, cntrepartie? ANIMATIONS qutidienne prgrammatin nature de l'animatin dans la salle de restauratin si nn ù, lieu et capacité par qui durée riginalité la gestin du bar : ASCEE u gérant du site (attentin tarifs) intégratin d'une actin de sécurité rutière

6 SOIREE DE CLOTURE ù, lieu, capacité si différent des salles de restauratin habituelles, préciser nature des équipements capacité nature des prestatins durée psitinnement par rapprt aux autres prestatins accueil, hébergement, etc. la gestin du bar : ASCEE u gérant du site (attentin tarifs) PROPOSITION DE DATES snt-elles fixes (dispnibilité) peuvent-elles être changées du jeudi (14h) au vendredi sir pur les DASCE (sirée de clôture le vendredi sir) PRESENTATION DU DOSSIER Une attentin particulière est demandée pur que le dssier de candidature puisse permettre d'apprécier à leurs justes valeurs, les diverses prestatins prpsées. Tus les myens dispnibles divent être utilisés pur facilité la cnnaissance des lieux, prestatins, etc. Dans tus les cas, jindre phts, carte, plans, DVD Les éléments du dssier divent permettre de cmprendre ce qui est prpsé hrs la présence de l'rganisateur. BUDGET La présentatin du budget dit reprendre en détail tutes les prpsitins et prestatins incluse dans le dssier. En précisant s'il s'agit d'une estimatin u d'un mntant définit. Cela dit permettre de préciser le mntant d'inscriptin haut et bas par persnne. EQUIPE D' ORGANISATION sa cmpsitin, sa dispnibilité, et les myens mis à sa dispsitin divent figurés dans le dssier.

7 FESTIVAL DU SPECTACLE Cette manifestatin natinale a pur but de permettre à des acteurs amateurs de ns assciatins, de se présenter sur scène bénévlement. Qui dit amateur, ne veut pas dire spectacle de patrnage, il faut dnc veiller à certaine qualité des prestatins. En règle générale, le prgramme est le suivant (nn cntractuel) : Mise en place des spectacles et réglage sn et lumière dans l'après-midi du vendredi et le samedi matin si besin est, Un spectacle le vendredi sir uvert au public, Une cavalcade en ville cstumée et animée le samedi matin avec réceptin à l'hôtel de ville, Un spectacle le samedi après-midi plus destiné aux enfants, Un spectacle le samedi sir uvert au public. Plusieurs essais nt été fait pur cncilier spectacle et sirée de gala, Il faut truver une slutin pur ne pas manger à minuit! En règle générale, les spectacles snt différents, et l'entrée est gratuite. POUR UNE ORGANISATION DU FESTIVAL DU SPECTACLE? IL FAUT : Dispser d'une salle de spectacle (envirn 400 places est une bnne mesure) équipée : sn, lumière, techniciens, Être capable d'héberger entre 120 et 170 persnnes au lus près du lieu du spectacle, Ou puvir mettre en place un système de transprt efficace (hraire blige), Mettre en place une véritable cmmunicatin car les gens n'nt pas l'habitude des chses gratuites et pensent que cela induit une qualité médicre, Mettre en place une rganisatin efficace surtut dans le respect des hraires. Il faut veiller à ce que l'accueil des artistes sit de qualité, ils paient pur ffrir des spectacles, et que cela ne revienne pas trp cher à chacun.

8 MANIFESTATION REGIONALE OU DEPARTEMENTALE

9 AIDE à L' ORGANISATION D' UNE MANIFESTATION CULTURELLE REGIONALE OU DEPARTEMENTALE Préambule: Vtre A.S.C.E.E. envisage de dépser une demande d'aide à la créatin d'une activité culturelle rganisée dans vtre département u vtre régin. En fnctin de la nature de la manifestatin envisagée, certains détails cmplémentaires sernt demandés. Le dépôt d'un dssier de demande d'aide, implique de travailler avec la cmmissin permanente culture, tut en tenant cmpte du suhait légitime de persnnalisatin de la manifestatin par les respnsables de l'a.s.c.e.e rganisatrice. Dépôt du dssier de demande d'aide. Ce dssier dit envyé à la cmmissin permanente culture. Il dit cmprter :. une simple lettre en dnnant les grandes lignes de ce qu'il cntiendra, lieux, dates, une fiche explicative de l'activité,. des cpies de devis, un budget prévisinnel faisant apparaître clairement l'apprt de fnds prpres de l'ascee rganisatrice Un tableau récapitulatif des aides pssibles de la FNASCEE est jint au présent dssier.

10 TABLEAU AIDES CULTURELLES FNASCEE