SOMMAIRE. Autres paramètres du logiciel Le cas des secteurs géographiques et d'activités... 6

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1 SOMMAIRE INSTALLATION DU LOGICIEL... 2 ENREGISTREMENT DU LOGICIEL... 2 PRÉSENTATION DU LOGICIEL... 3 CONVENTION D'UTILISATION... 4 INITIALISATION DU LOGICIEL... 5 Autres paramètres du logiciel... 6 Le cas des secteurs géographiques et d'activités... 6 UTILISATION DU LOGICIEL La gestion du personnel La gestion du temps de travail Le suivi des heures Autres fonctions du logiciel Gestion des utilisateurs La bascule annuelle La sauvegarde Description de la barre d outils

2 INSTALLATION DU LOGICIEL Mettre le CD-ROM dans le lecteur de CD de l ordinateur. Le programme d installation doit démarrer automatiquement. S il ne démarre pas, ouvrir le répertoire du CD-ROM et double cliquer sur l'icône setup.exe. Suivre les instructions à l écran. Par défaut le programme d installation proposera : C:\program files\antiriade. Nous vous conseillons de garder cet emplacement. ENREGISTREMENT DU LOGICIEL Lors du premier lancement du logiciel, une boîte de dialogue apparaît vous proposant l enregistrement de votre logiciel Antiriade. Saisissez les informations demandées et cliquez sur OK. Le logiciel affiche la première partie du numéro d identification, contactez nous pour connaître la seconde partie. Nos coordonnées se trouvent sur la couverture de cette documentation. 2

3 PRÉSENTATION DU LOGICIEL Antiriade est un progiciel de gestion des personnels TOS dans les lycées et collèges. Il vous permettra en toute simplicité de gérer l'ensemble des données administratives pour chaque personne. Grâce à son module de gestion des heures, il vous facilitera en plus la gestion et le suivi du temps de travail annualisé (35 heures) 3

4 CONVENTION D'UTILISATION : Pendant l'utilisation d'antiriade, vous trouverez, un certain nombre d'éléments (Tableaux, Menu contextuel) qui s'utilisent de la même façon dans tout le logiciel, vous trouverez cidessous les explications d'utilisation. Les tableaux : Dans le logiciel, vous serez amené à saisir des informations dans des tableaux (Absences, Autorisations, jours fériés, enfants, établissement fréquentés...). Pour saisir une nouvelle ligne, il faut se placer dans la dernière ligne du tableau et la colonne la plus à gauche juste à coté de *, saisir l'information de la cellule, puis appuyer sur la touche tabulation pour passer à la cellule suivante, quand vous êtes sur la dernière cellule, il suffit d'appuyer à nouveau sur tabulation pour enregistrer l'information et passer à la nouvelle ligne suivante, il n'est pas nécessaire de cliquer sur un bouton enregistrer. Pour modifier une valeur dans le tableau, cliquez sur la cellule à modifier puis modifier le texte ou la date. Pour supprimer une ligne il faut la sélectionner en cliquant sur la case grise de la colonne la plus à gauche de la ligne, puis en appuyant sur la touche suppr. Les menus contextuels : Ces menus apparaissent en cliquant avec le bouton droit de la souris, ils sont exclusivement utilisés dans la gestion des différents plannings graphiques (Horaire hebdomadaire, horaire annuel, modèle de semaine, saisie des heures). Pour chaque planning, un clic avec le bouton droit vous permet d'ajouter, modifier ou supprimer des informations. Le menu rafraîchir permet de forcer le ré-affichage du planning en cours (utile en cas d'utilisation multi-utilisateurs). Les différents boutons de la barre d outils de l'aperçu avant impression : Chaque impression est précédée d'un aperçu comme ci dessous Les flèches gauche et droite permettent de se déplacer dans les pages du document ; La liste déroulante avec un % permet de modifier le coefficient de zoom ; L imprimante permet d imprimer le document ou une partie du document ; L enveloppe permet d envoyer le document par la messagerie électronique. 4

5 INITIALISATION DU LOGICIEL Pour utiliser le logiciel, il est nécessaire lors de son premier lancement d initialiser certaines variables. Pour cela il faut se rendre dans la rubrique Outils Paramètres du logiciel, la fenêtre suivante apparaît : Il n'est pas obligatoire de remplir tous les champs de la fiche. Après avoir rempli les différents champs, il faut cliquer sur l'onglet Paramètres et horaires pour continuer l'initialisation, la fenêtre suivante apparaît alors : 5

6 Une fois les champs vérifiés et éventuellement modifiés, cliquer sur l'onglet Calendrier scolaire et jours fériés pour terminer l'installation, la fenêtre suivante apparaît alors : Après avoir saisie les différentes dates de vacances, il faut créer les jours fériés de l'année et décider s'ils seront considérés comme du temps de travail. Pour saisir une nouvelle ligne, il faut se placer dans la dernière ligne du tableau et la colonne la plus à gauche juste à coté de *, saisir l'information de la cellule, puis appuyer sur la touche tabulation pour passer à la cellule suivante, quand vous êtes sur la dernière cellule, il suffit d'appuyer à nouveau sur tabulation pour enregistrer l'information et passer à la nouvelle ligne suivante, il n'est pas nécessaire de cliquer sur un bouton enregistrer. Pour modifier une valeur dans le tableau, cliquez sur la cellule à modifier puis modifier le texte ou la date. Pour supprimer une ligne il faut la sélectionner en cliquant sur la case grise à gauche de la ligne, puis en appuyant sur la touche suppr. Une fois toutes les informations saisies, cliquer sur Enregistrer pour valider. Autres paramètres du logiciel : Certains paramètres du logiciel sont déjà pré-saisies mais vous pouvez néanmoins les modifier, c'est le cas des grades et des types de permanence qui se trouvent dans le menu outils. Le cas des secteurs géographiques et d'activités : Antiriade vous permet lors de la définition des emplois du temps des personnes d'affecter pour chaque activité un secteur géographique et un secteur d'activité. L'emploi des secteurs n'est pas obligatoire, mais si vous décidez de les utiliser, cela vous permettra de connaître à tout moment où se trouvent les personnes, quels sont les secteurs concernés lors d'une absence ou d'une formation. Les emplois du temps seront également colorés suivant les couleurs de chaque activité. De plus, le logiciel, pourra établir des statistiques en fonction des différents secteurs. Les secteurs d'activités sont pré-saisies mais vous pouvez les modifier comme vous le voulez. Pour les secteurs géographiques, c'est à vous de les déterminer suivant la configuration de votre établissement, vous pouvez créer par exemple un secteur par salle, groupe de salles, étage, voir bâtiment. 6

7 UTILISATION DU LOGICIEL Tous les paramètres précédents saisis, le logiciel est prêt à être utilisé. 1 - La gestion du personnel Pour accéder à la fiche du personnel, cliquer sur Gestion du personnel du menu Personnel ou l'icône de la barre d outils. Une fenêtre de recherche apparaît. Pour ajouter une personne, cliquer sur Ajouter, une fiche administrative vierge apparaît, vous pouvez alors saisir les renseignements. Pour modifier une personne, il faut cliquer sur la ligne du tableau correspondante, puis sur le bouton Afficher ou faire un double clic sur la personne, sa fiche administrative s ouvre alors. Il est possible de rechercher une personne par le début de son nom, pour cela entrer le début du nom, cliquer sur Recherche, le résultat s affiche alors dans le tableau. Si plusieurs personnes correspondent aux critères de recherche, cliquer sur la personne désirée puis sur le bouton Afficher, si une seule personne correspond au critère alors sa fiche s'ouvre directement. 7

8 La fiche administrative regroupe toutes les informations administratives du personnel. Il faut impérativement cliquer sur Enregistrer pour avoir accès aux autres onglets lors de la création d une fiche. Seul l'onglet Horaires peut être grisé si la case à cocher horaire fixe de l'onglet Emploi et Statut est décochée dans le cas où l'on travaille en modèle de semaine. (cf. Gestion du temps de travail) Les onglets Etat-civil et Emploi & Statut vous permettent de saisir les informations administratives des personnes. L'onglet Formation, permet de saisir les formations effectuées tout au long de l'année. Ces jours sont indiqués dans l'emploi du temps si la case Affichage des jours de formation dans Outils - Options est cochée. Pour saisir une formation se reporter aux conventions d'utilisation du logiciel, rubrique les tableaux. L'onglet Absence, permet de saisir les Autorisations d'absence et les Absences. Les absences apparaissent dans l'emploi du Temps si les cases Affichage des Autorisations d'absence et Absences dans Outils - Options sont cochées. Le bouton imprimer la demande d'autorisation d'absence permet d'imprimer un formulaire présaisie pour la demande. Pour saisir une absence ou autorisation d'absence, se reporter aux conventions d'utilisation du logiciel, rubrique les tableaux. L'onglet Santé et Sécurité : affiche la dernière visite médicale et la personne à prévenir en cas d'accident. 8

9 2 Gestion du temps de travail. Le logiciel vous permet en début d'année d'établir le planning de l'année pour chaque personne et de suivre tout au long de l'année si ce dernier a été respecté et de gérer les événements survenant au cours de l'année (absence, autorisation d'absence, formation). Création du planning en début d'année La création du planning en début d'année s'effectue en deux étapes : 1. Déterminer l'emploi du temps pendant les périodes scolaires 2. Définir les jours de permanence pendant les périodes de congés scolaires. 1. Déterminer l'emploi du temps pendant les périodes scolaires : Il existe deux possibilités : Soit la personne possède des horaires fixes du lundi au vendredi (ou samedi) tout au long de l'année. Dans ce cas, il faut que la case à cocher Horaire fixe de l'onglet Emploi et statut soit cochée. Cela autorise l'accès à l'onglet Horaires, vous permettant de définir les horaires pour la semaine. Soit la personne à des horaires différents tout au long de l'année (par exemple, les semaines 1 et 3 du mois, la personne travaille le matin et les semaines 2 et 4 du mois, la même personne travaille l'après midi), il faut alors créer des modèles de semaine indépendamment des personnes et les affecter graphiquement dans l'onglet Emploi du temps. 9

10 Utilisation de l'onglet Horaires pour le cas où la personne possède des horaires fixes : Lorsqu'on clique sur l'onglet horaire, l'emploi du temps de la semaine apparaît. Le principe est d'affecter toutes les activités que va faire la personne dans la semaine en déterminant à chaque fois l'heure de début de l'activité, l'heure de fin, la description de l'activité (ex: Service restaurant, nettoyage salle 13...) et éventuellement lui affecter un secteur géographique et un secteur d'activité. Pour remplir les horaires il faut se positionner sur l'heure du début de la tâche, faire un double clic ou bouton de droite puis choisir Ajouter une activité, la fenêtre suivante apparaît : Il faut alors saisir les différentes informations. Par défaut l'activité saisie est considérée comme du temps de travail et la majoration est à 1 signifiant qu'il n'y a pas de majoration. Vous pouvez éventuellement écrire un commentaire. Si vous avez décidé d'utiliser les secteurs, c'est ici que vous allez choisir à quel secteur affecter la tâche. Pour plus de facilité, lorsque vous sélectionnez un secteur géographique, sa description est copiée dans le commentaire de l'activité. Cliquez ensuite sur enregistrer pour valider la création ou la modification de l'activité. Vous avez ensuite la possibilité de modifier ou de supprimer une activité en double cliquant sur l'horaire concerné ou en cliquant sur le bouton droite de la souris. Le logiciel permet également de copier et de coller une tâche quotidienne. 10

11 Utilisation des modèles de semaine : Les modèles de semaine se crée dans le menu Outils Modèles de semaine. Une première fenêtre apparaît, présentant la liste des modèles de semaine déjà existant. Pour créer une semaine, il faut cliquer sur le bouton Ajouter, pour modifier une semaine, il faut cliquer sur le nom de la semaine puis sur le bouton Afficher ou double cliquer sur son nom. Dans la fenêtre indiquez le nom de la semaine, sa couleur éventuellement sa description. Quand vous enregistrez, la fenêtre suivante apparaît présentant le détail de la semaine. Cliquez sur le bouton droit de la souris à l'heure du début de la tâche puis choisissez Ajouter une activité, ou faites un double clic. Saisissez l'heure de début, l'heure de fin 11

12 puis remplissez le commentaire directement ou en utilisant les secteurs d'activités et géographiques comme dans les Horaires fixes. Une fois toutes les données saisies, cliquer sur le bouton Enregistrer. Le bouton couleur de la semaine permet de choisir la couleur de la semaine qui devra s'afficher dans le planning de la personne. Quand tous les modèles de semaine sont définis, il faut ensuite les affecter au planning de la personne. Pour cela il faut décocher Horaires fixes dans Emploi et Statut puis afficher l'onglet Emploi du temps de la personne. Pour affecter le modèle de semaine, cliquer sur la case représentant la semaine désirée avec le bouton droit de la souris. Un menu contextuel apparaît alors. Choisir le menu Affecter une semaine, un petite fenêtre apparaît vous permettant de choisir un des modèles de semaine prédéfinies auparavant. Quand le modèle est affecté, la semaine prend la couleur du modèle de semaine, vous permettant une vision rapide du planning de la personne. Au fur et à mesure que les modèles sont affectées, le logiciel calcule en temps réel, le nombre d'heures effectuées dans l'année en tenant compte des vacances et des jours fériés. Si vous voulez imprimer le planning cliquez sur le bouton droit de la souris puis sélectionnez Imprimer le planning. 12

13 2. Définir les jours de permanence pendant les périodes de congés scolaires. Quand les horaires qu'ils soient fixes ou avec des modèles de semaines ont été saisis, il reste à établir les jours de permanence pour chaque personne. Le principe est le même que pour affecter les modèles de semaine. Dans le planning graphique de la personne, cliquer avec le bouton droit de la souris sur le jour de congé scolaire pour lequel vous voulez que la personne travaille. Puis choisir Ajouter une journée de Permanence. La fenêtre suivante apparaît alors : Vous pouvez pour chaque journée définir les horaires, le type de permanence et éventuellement un commentaire qui sera repris dans l'impression du planning. Pour créer les types de permanence, il faut se rendre auparavant dans le menu Outils Gestion des types de permanence. Pour modifier, ou supprimer une journée de permanence, cliquer avec le bouton droit de la souris sur le jour à modifier ou à supprimer puis choisir dans le menu l'option désirée. A chaque opération sur les jours de permanence, le logiciel recalcule automatiquement le temps de travail théorique sur toute l'année. Le logiciel vous propose une fonction pour copier et coller les jours de permanence. Les Jours fériés : La gestion des jours fériés se présente de la manière suivante : Dans les paramètres du logiciel (menu outils gestion des paramètres), il faut définir les jours fériés et determiner s'ils sont considérés comme du temps de travail. Une fois les jours saisis, un clic sur le bouton Mettre à jour les jours férié pour le personnel va créer pour chaque personne tous les jours fériés. Vous pouvez ensuite modifier individuellement chaque jour dans l'emploi du temps annuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un jour férié. Si vous modifiez des jours individuellement et que vous cliquez à nouveau sur le bouton Mettre à jour les jours férié pour le personnel dans la gestion des jours fériés, le logiciel conservera les modifications que vous avez apporté. 13

14 Ajustement particulier sur les heures à réaliser : Antiriade vous donne la possibilité de saisir un ajustement d'heures avec son libellé pour chaque personne, vous pouvez par exemple ajouter en début d'année les heures à déduire pour les congés fractionnables. Si vous décochez Ajustement modifiable pour chaque personne, vous pouvez personnaliser le nombre d'heures pour chaque personne, vous permettant par exemple de déduire des heures de l'année précédente (cas d'un congé maladie pendant les vacances d'été). Le nombre d'heures peut être positif ou négatif. Le planning journalier : Le planning journalier vous permet de connaître l'emploi du temps de tous les agents pour la journée. Les couleurs dans les noms permettent de connaître les absents. 14

15 3 - Le suivi des heures Une fois le planning des personnels établi en début d'année, le logiciel possède tous les outils pour assurer le suivi des heures durant l'année et gérer les absences et les formations. Pour cela, il faut se rendre dans le Menu Suivi Saisie des heures. La fenêtre suivante apparaît : Chaque case du tableau représente une semaine. Si une case est verte, cela signifie que les horaires ont déjà été saisis pour la personne. Pour saisir une semaine, double-cliquer sur la case correspondante. Le logiciel affiche alors une seconde fenêtre présentant le détail de la semaine. Antiriade pré rempli les heures en fonction du planning théorique créé auparavant et des éventuels absences ou autorisations d'absence saisis dans la fiche de la personne. Si la case double-cliqué était verte, alors le logiciel ouvre la fenêtre du détail de la semaine en modification. Pour obtenir le relevé global des heures d'une personne et pouvoir l'imprimer, il faut aller dans le menu Suivi Relevé des heures 15

16 4 - Autres fonctions du logiciel Le suivi des prochaines visites médicales. Le logiciel permet de connaître les visites médicales dans Suivi Prochaines visites médicales. Le logiciel affiche les personnes dont la date de visite médicale est prévue dans les 8 prochains jours. Si la visite date de plus d'un an alors la date s'affiche en rouge. Si la visite médicale date de moins d'un an alors la personne ne s'affiche pas. Afficher les permanences Le logiciel permet de consulter les permanences pour chaque vacances. Pour cela il faut se rendre dans le menu Suivi Permanence. 5 - Gestion des utilisateurs Antiriade possède une gestion des utilisateurs. Si celle-ci est activée, lors du démarrage du logiciel, un nom et un mot de passe sont alors demandés. Les utilisateurs sont gérés à partir du menu Gestion des utilisateurs du menu Outils. La saisie des utilisateurs se fait directement dans le tableau ainsi que la modification et la suppression. Si la case à cocher est décochée, aucune fenêtre de connexion est affichée lors du lancement du logiciel. 6 - La bascule annuelle La bascule annuelle permet d archiver l année en cours, de supprimer les absences, autorisations d'absences et formation pour la nouvelle année. Il positionne les dates de début et fin de chaque personne pour la nouvelle année et supprime les heures saisie Pour l archivage du fichier de données, Antiriade copie le fichier antiriade.mdb (fichier de base de données) sous le nom antiriade.annee_en_cours. Exemple : pour l archivage 2004, le nouveau fichier s appellera antiriade

17 7 - La sauvegarde Pour sauvegarder les données d'antiriade, il suffit de cliquer sur l'icône de la disquette dans la barre d'outils, le programme vous demande alors le chemin dans lequel il faut sauvegarder les données. Ce chemin peut être soit une disquette, soit un graveur de CD, soit un lecteur Zip ou encore un lecteur réseau. Attention dans le cas d une utilisation réseau, de bien vérifier que tous les microsordinateurs possédant Antiriade aient quitté ce dernier lors de la sauvegarde. Pour vérifier que plus personne n'est connectée, il faut se rendre dans le menu Fichier Utilisateurs connectés, seul le nom de votre ordinateur doit apparaître. Le nom du fichier sauvegardé se présente sous la forme antiriade.hhmm.jjmmaa. Ainsi un fichier nommé antiriade permet de déterminer que la sauvegarde a été réalisée le 14 janvier 2005 à 17:48. Ceci permet de cumuler les sauvegardes sur un même support. La sauvegarde est une opération importante qui participe au bon fonctionnement des logiciels. Elle ne doit jamais être négligée. Si vous rencontrez des difficultés dans la réalisation de vos sauvegardes ou si vous n êtes pas sûr de la validité de celle-ci, n hésitez pas à nous contacter pour demander conseil. 17

18 8 - Description de la barre d outils Quitte le programme Antiriade Equivalent au menu Fichier Quitter. Lance la sauvegarde des données d'antiriade Appelle la fiche de la personne. Equivalent au menu Personnel - Gestion du personnel. Appelle la fenêtre de saisie des heures Equivalent au menu Suivi Saisie des heures Ouvre le planning journalier. Equivalent au menu Personnel Planning journalier Ouvre la fenêtre de paramètrage du logiciel Equivalent au menu Outils Paramètres du logiciel. Apelle la fenêtre de gestion des utilisateurs. Equivalent au menu Outils Gestion des utiliateurs. Lance la calculatrice de Windows. 18

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