Gestion des absences Catalogue de mesures; paroles d experts

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1 Gestion des absences Catalogue de mesures; paroles d experts

2 Sommaire Mesure 1 Politique d entreprise Mesure 2 Banque de données Mesure 3 Formation et information Mesure 4 L organisation en cas d urgence Mesure 5 Personne clé Mesure 6 Réinsertion Mesure 7 Information des médecins Mesure 8 Appui de la Suva 2790.f 2009 Mesure 9 Motivation et récompense

3 Suva Case postale 6002 Lucerne Téléphone Référence 2790.f

4 Paroles d'experts: à vous de jouer! Madame, Monsieur, Les collaborateurs accidentés ou malades sont souvent longtemps coupés de leur environnement social. Trouver le moment opportun de leur réinsertion est une démarche individuelle qui ne peut être confiée ou déléguée à des tiers. L amélioration de la santé de ces personnes et leur aptitude à reprendre leur activité dépendent fortement du climat de travail ainsi que de l aide et de la sollicitude qui leur sont témoignées. Nous vous invitons à utiliser notre catalogue de mesures et les nouveaux outils mis à votre disposition pour optimiser le processus de gestion des absences dans votre entreprise. Ce nouveau manuel souligne notamment que, pour être pleinement efficace, la gestion des absences doit s inscrire dans un concept global de gestion de la santé regroupant de façon optimale tous les paramètres de la sécurité au travail et durant les loisirs, de la protection et de la promotion de la santé dans l entreprise. Vous y trouverez également les moyens et les ressources qui vous permettront d assurer l interface entre ces différents domaines. Le catalogue de mesures et le système spécifique de la Suva sont destinés à vous soutenir, vous et vos collaborateurs, dans vos efforts pour prévenir et réduire la durée et le nombre des absences. Nous vous souhaitons plein succès dans cette démarche. Lucerne, mai 2009 SuvaPro Edouard Currat, Membre de la Direction P.-S.: notre page d accueil (www.suva.ch/gestion) vous présente des documents pratiques que vous pourrez adapter à vos besoins spécifiques. 3

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6 Des coûts moins élevés et une bonne ambiance de travail grâce à une gestion adéquate des absences Les employeurs peuvent agir sur la fréquence, la durée et les effets négatifs des absences maladie et accident. C est donc sous leur impulsion que les différents intéressés (collaborateur, entreprise, médecin et assureur) doivent concevoir la sécurité et la santé comme un but commun, afin de prendre les mesures utiles pour prévenir les absences ou choisir le moment opportun pour une réinsertion optimale après un accident ou une maladie. Le manuel que vous avez entre les mains vous permettra de créer votre propre système de gestion des absences ou d en maximiser les effets. Conçu comme un catalogue de mesures éprouvées, il décrit l ensemble des processus qui détermineront la réussite de votre démarche, de l organisation à la définition des objectifs, en passant par tous les cas de figure touchant à la réinsertion des collaborateurs absents. Si la santé et la sécurité sont déjà solidement ancrées dans votre culture d entreprise, vous disposez de conditions particulièrement favorables pour mener à bien votre projet. Gestion des absences Sécurité au travail Protection de la santé (1) Sécurité durant les loisirs (2) Accident événement AP/MP Accident ANP Suivi effectué d'après le catalogue de mesures Promotion de la santé dans l'entreprise (3) Maladie Empêcher, limiter les événements Empêcher, limiter les cas d'absence maladie et accident Pour être efficace et produire des effets durables, la gestion des ab - sences doit s inscrire dans un concept global de gestion de la santé (voir tableau «Gestion des absences») reposant sur quatre éléments fondamentaux: la sécurité au travail et la protection de la santé (1), la sécurité durant les loisirs (2) et la promotion de la santé dans l entreprise (3); leurs objectifs visent à empêcher ou limiter les cas de maladies et d accidents professionnels ou durant les loisirs. Ce manuel présente les moyens et les res sources qui vous permettront d assurer l interface entre les domaines de la prévention et de la réadaptation. 5

7 Catalogue de mesures Le graphique circulaire présenté ci-après illustre le caractère préventif des neuf mesures préconisées. Principalement axées sur les moyens et les ressources visant à empêcher les absences, chacune de ces mesures comprend également des conseils et des instruments permettant d assurer le suivi optimal et d accélérer le retour des personnes malades ou accidentées. Vos employés doivent pouvoir interpréter la gestion des absences comme une forme d accompagnement respectueux, constant et personnel dans les moments difficiles, et non pas comme un système de répression à leur encontre. La convalescence et la reprise de l activité professionnelle sont d autant plus rapides lorsque le climat de travail est bon. Le degré de satis faction des collaborateurs joue un rôle primordial à cet égard et exerce une action positive sur la santé, la prévention et la réinsertion, et vice-versa. La résignation et la passivité, en revanche, produisent des effets négatifs sur l évolution des cas d accident et de maladie. Cette attitude engendre une hausse des coûts et nuit à la qualité de vie des individus. Les baisses de rendement dues à l absentéisme et les coûts directs des accidents sont à la charge de l employeur. Dans le cas des accidents professionnels, une absence coûte plus de mille francs par jour. Pratiquée dans les règles de l art, la gestion des absences profite à tous les intéressés (collaborateur, entreprise, médecin et assureur). La participation de chacun permet d obtenir des résultats appréciables en termes de coûts et de santé. Vous trouverez d autres renseignements et conseils utiles sur le système de gestion des absences de la Suva en effectuant une recherche par mot-clé sur notre site Internet (www.suva.ch et ou en contactant votre agence au numéro

8 Inventaire de notre catalogue de mesures Les neuf mesures présentées concernent chacune un domaine bien précis: Mesure 1: Politique d entreprise souligne l importance d objectifs ancrés dans la culture d entreprise. Mesure 2: Banque de données fiabilité et représentativité sont les bases de toute gestion des absences. Mesure 3: Formation et information déterminent la communication interne et la motivation du personnel à atteindre les buts fixés. Mesure 4: L organisation en cas d urgence présente comment bien se préparer aux cas d urgence. Mesure 5: Personne clé traduit la nécessité pour les supérieurs hiérarchiques directs de s occuper personnellement de leurs collaborateurs absents. Mesure 6: Réinsertion doit être rapide et peut prendre différents visages. Mesure 7: Information des médecins est indispensable à un retour réussi au poste de travail. Mesure 8: Appui de la Suva peut vous être utile. Nous vous expliquons quand vous pouvez et devez faire appel à nos services et à notre expérience. Mesure 9: Motivation et récompense en remerciement des efforts fournis se sont avérées efficaces en terme de gestion des absences. 7

9 Programme des mesures Tous les chapitres ont une structure identique. 1. L introduction explique de quoi il s agit. 2. Avant d entrer dans le vif du sujet, des questions permettent de préciser la situation. 3. La partie pratique donne un aperçu des principales mesures. 4. Les check-lists doivent vous aider à mettre en place, ou à améliorer votre gestion des absences. 5. La rubrique «Paroles d experts» présente des exemples concrets de ce qui se fait dans d autres entreprises. 6. Dans la rubrique «Suggestions de la Suva», le leader de l assurance-accidents en Suisse met son expérience à votre service. Vous y trouverez des conseils et des informations pratiques sur l offre de la Suva. 7. L annexe offre quelques compléments d information; vous pouvez également y ajouter votre propre documentation. 8. Notre page d accueil (www.suva.ch/gestion) vous présente des documents pratiques que vous pourrez adapter à vos besoins spécifiques. 8

10 Auto-évaluation Les absences sont-elles bien gérées dans votre entreprise? Les questions suivantes vous permettront de faire le bilan de la gestion actuelle des absences dans votre entreprise. Si vous avez répondu oui à toutes les questions, vous êtes une entreprise modèle. Toutefois, nos propositions concernant la gestion des absences pourraient peut-être vous donner des idées pour encore améliorer certains points. En revanche, chaque réponse négative trahit un manque dans votre gestion actuelle des absences. Pour y remédier, le mieux est d appliquer nos conseils en commençant là où les lacunes sont les plus évidentes. 1 La baisse du nombre d absences pour cause d accident ou de maladie fait-elle partie de vos objectifs annuels? oui non Mesure 1: Politique d entreprise 2 Connaissez-vous le taux d absentéisme dans votre entreprise? oui non Mesure 2: Banque de données 3 Les nouveaux collaborateurs et les apprentis reçoivent-ils une formation mettant l accent sur la sécurité? oui non Mesure 3: Formation et information 4 Vos collaborateurs sont-ils informés de ce qu il faut faire en cas d accident? oui non Mesure 4: L organisation en cas d urgence 5 Les supérieurs directs savent-ils comment gérer les absences? oui non Mesure 5: Personne clé 6 Votre entreprise est-elle en mesure d accueillir des personnes partiellement aptes à travailler? oui non Mesure 6: Réinsertion 7 Connaissez-vous les informations nécessaires à un médecin pour établir un certificat de travail approprié? oui non Mesure 7: Information des médecins 8 Savez-vous comment la Suva peut vous aider concrètement lors de cas graves et compliqués? oui non Mesure 8: Appui de la Suva 9 Votre politique de gestion des absences par objectifs prévoit-elle des récompenses s ils sont atteints? oui non Mesure 9: Motivation et récompense 9

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12 Mesure 1 Politique d entreprise La gestion des absences commence par une certaine volonté d action dans les sphères dirigeantes. La diminution du nombre d absences pour cause de maladie ou d accident et la prévention sont étroitement liées. L entreprise doit avoir des objectifs clairs et quantifiables tout en démontrant à ses collaborateurs qu elle a besoin d eux. 1 Pouvez-vous expliquer les absences dans votre entreprise? Votre politique et votre culture d entreprise donnent-elles des résultats positifs dans ce domaine? 2 La réduction des absences est-elle l un de vos objectifs? Ces objectifs doivent-ils être impérativement atteints? Les cadres sont-ils prêts à en assumer la responsabilité? Disposez-vous de structures et de moyens adaptés pour réussir? 3 Connaissez-vous le coût des heures d absence? Etes-vous conscient que la gestion des absences peut vous permettre d être plus compétitifs? Savez-vous que grâce à une prévention et une gestion des absences efficaces vous pouvez réduire sensiblement vos primes d assurance et les coûts indirects à votre charge? 11

13 La baisse de la durée des absences repose entre vos mains Les causes des absences sont multiples et complexes. Une chose est sûre: le climat de l entreprise n est pas étranger à leur fréquence. Les sociétés où les absences pour maladie ou accident sont rares ont généralement une culture d entreprise plus positive La politique et la culture de l entreprise sont déterminantes Un accident, une maladie et, de manière générale, toute absence imprévue entraînent leur lot de conséquences: il faut se réorganiser, les autres collaborateurs ont plus de travail, des problèmes de capacité, de retard et autres apparaissent. Pourquoi des personnes ne peuvent-elles pas venir travailler? Des facteurs personnels entrent naturellement en jeu. Si l employeur Des objectifs et des processus bien établis Comme tout processus, la gestion des absences suppose une orientation de départ, des objectifs et une stratégie partant du sommet vers la base: Politique d entreprise (concept et principes directeurs) Concept: les objectifs généraux de sécurité au travail et de protection de la santé relèvent de la politique d entreprise et sont fixés par écrit. Principes directeurs: l encadrement est informé de l importance de ces objectifs et du rôle à jouer par le personnel. Objectifs directeurs Les objectifs concrets de réduction des absences sont déterminés avec les autres objectifs annuels de l entreprise et publiés, de même que les mesures à prendre pour y parvenir. est désarmé sur ce point, en revanche la balle est dans son camp concernant la culture d entreprise qui reflète largement le style de direction. Avant d essayer de diminuer les absences, il faut absolument se pencher sur la politique de direction pratiquée, autrement dit sur «l art et la manière d informer et de diriger.» Consolider votre entreprise grâce à la gestion des absences Les employeurs ont l obligation éthique et légale de veiller au respect de la sécurité dans l entreprise. La gestion des absences représente donc une mesure de contrôle intéressante, notamment quand on sait que les accidents et les maladies sont non seulement synonymes de souffrances et de problèmes sociaux, mais qu ils coûtent également cher. La raison? Des coûts directs élevés dus à la hausse des primes d assurance, aux compléments de salaires et aux délais de carence de l assurance. S y ajoutent des coûts indirects pour les remplaçants, les frais de réorganisation, les baisses de production, les dommages matériels et autres conséquences possibles. Des études ont révélé que ces coûts indirects sont de 1,5 à 5 fois plus élevés que les coûts directs. Ligne collective et individuelle Ces objectifs en terme d absence sont répercutés au niveau des unités d exploitation et des collaborateurs. Voir également mesure 2, Banque de données et mesure 3, Formation et information L obligation de mettre en place et d appliquer des processus est tout aussi importante que la définition d objectifs. En cas d absence, les points suivants doivent être clairement définis: Quels facteurs favorisent une reprise rapide du travail? Qui doit s occuper du collaborateur absent? Comment procéder concrètement? Qui doit être informé et intervenir? Les mesures de réduction du nombre et de la durée des absences relèvent de la compétence de tous les cadres ayant une fonction de supérieur direct. En alliant prévention et gestion des absences, vous contribuez à limiter le nombre des absences et leur durée. En freinant les coûts, vous faites un geste décisif pour la bonne santé de votre entreprise. Dans le secteur principal de la construction, en fonction du processus des accidents, les primes nettes de l assurance contre les accidents pro fessionnels s échelonnent de 1,96% à 7,69% de la masse salariale. Cet écart entre les degrés inférieurs et supérieurs du tarif des primes peut influer sur la compétitivité d une entreprise. 12

14 Check-list Comment faire de la gestion des absences un réflexe? Politique et culture d entreprise Concept: les objectifs généraux en matière de sécurité et de santé relèvent de la politique d entreprise et sont fixés par écrit. Principes directeurs: l encadrement est informé de l importance de ces objectifs et du rôle à jouer par le personnel. Formation et perfectionnement: les connaissances des cadres (tous échelons confondus ) dans le domaine de la prévention des accidents, de la protection de la santé, de la sécurité durant les loisirs et de la promotion de la santé dans l entreprise sont régulièrement mises à jour et la formation des collaborateurs est intensifiée. Prévention et réinsertion: priorité est donnée aux mesures visant à limiter le nombre et la durée des absences, notamment par des mesures de réinsertion rapide et la création de postes de travail adaptés. Intérêt: l importance de la gestion des absences se reflète à travers un système de récompenses adéquat. Objectifs opérationnels Objectifs annuels: des objectifs concrets de réduction des absences sont fixés et publiés en même temps que les autres objectifs annuels de l entreprise, de même que les mesures à prendre pour y parvenir. Base de données: les mesures et les objectifs sont déterminés en se fondant sur l ensemble des informations collectées. Chiffres-indices: le nombre de cas et d heures d absence pour cause d accidents professionnels ou non professionnels, de maladies professionnelles et autres sont des chiffres-indices de gestion. Processus Sécurité et santé: la sécurité au travail, la protection de la santé, la promotion de la santé dans l entreprise et la sécurité durant les loisirs sont intégrées dans les processus et mises en œuvre dans la gestion quotidienne de l entreprise. Amélioration constante: les événements et les incidents entraînant des absences indiquent les points à améliorer. Principes directeurs La sécurité au travail, la protection de la santé et la promotion de la santé dans l entreprise sont du ressort exclusif du peronnel d encadrement. Les mesures visant à limiter le nombre et la durée des absences relèvent de la compétence de tout cadre exerçant la fonction de supérieur direct. L ensemble du personnel d encadrement s engage à donner le bon exemple. Les collaborateurs participent à tout ce qui concerne la prévention des accidents, la protection de la santé et les comportements favorables à la santé. Le personnel d encadrement soutient les démarches visant à améliorer l état de santé des collaborateurs et encourage les efforts de responsabilisation et de prise de conscience individuels. Les collaborateurs doivent être informés des progrès enregistrés et des objectifs qui n ont pas pu être atteints. 13

15 Paroles d experts: exemples à suivre «Nous considérons nos collaborateurs d égal à égal, comme des partenaires. Ils ne doivent plus être simplement spectateurs, mais acteurs.» Patrick Semadeni, directeur adjoint, Semadeni AG, Ostermundigen «Le concept de sécurité doit concerner tous les échelons et pas seulement les managers. Pour être efficaces, nous devons tous aller dans la même direction.» Bruno Eugster, sous-directeur, Ems-Dottikon AG, Dottikon «La prévention et la gestion des absences sont une affaire de chef.» Maurice Cachot (à gauche), directeur général, Wenger SA, Delémont Suggestion de la Suva La Suva organise des séminaires de «gestion des absences» pour les cadres. 14

16 Aptitude concurrentielle: combien coûtent les accidents professionnels et durant les loisirs à votre entreprise? 15

17 Exemple 1 Coûts des accidents professionnels et durant les loisirs d une entreprise du bâtiment employant près de 300 personnes Accidents professionnels Accidents durant les loisirs Total Nombre d accidents suivis d indemnités journalières Cette entreprise de 300 collaborateurs paie une prime d assurance (prime nette) d environ (francs) * ** L entreprise participe à hauteur de 20% aux salaires de ses employés absents pour cause d accident (différence avec les lj versées par la Suva). Cela représente jusqu à 10% environ de la prime d assurance S y ajoute le maintien du salaire pendant le délai de carence, ce qui peut aller jusqu à 1% de la prime d assurance Les coûts engendrés par d autres charges sociales peuvent atteindre environ 5% de la prime d assurance Total des coûts directs L entreprise doit également assumer des coûts indirects (organisation, recherche et formation de remplaçants, etc.), de 1,5 à 5 fois plus élevés que les coûts directs. Si nous prenons dans notre exemple un facteur 2, on obtient: Total des coûts annuels Résumé: pour une marge bénéficiaire de 10%, l entreprise doit réaliser un chiffre d affaires de 66 millions de francs afin de compenser ces coûts. * Taux de prime de base de l assurance contre les accidents professionnels en 2009: 3.89% Taux de prime net de l assurance contre les accidents professionnels en 2009: 7.5% ** Souvent à la charge des travailleurs 16

18 Exemple 2 Coûts des accidents professionnels et durant les loisirs d une entreprise du bâtiment employant près de 700 personnes Accidents professionnels Accidents durant les loisirs Total Nombre d accidents suivis d indemnités journalières Cette entreprise de 700 collaborateurs paie une prime d assurance (prime nette) d environ (francs) * ** L entreprise participe à hauteur de 20% au salaire de ses employés absents pour cause d accident (différence avec les lj versées par la Suva). Cela représente jusqu à 10% environ de la prime d assurance S y ajoute le maintien du salaire pendant le délai de carence, ce qui peut aller jusqu à 1% de la prime d assurance Les coûts engendrés par d autres charges sociales peuvent atteindre environ 5% de la prime d assurance Total des coûts directs L entreprise doit également assumer des coûts indirects (organisation, recherche et formation de remplaçants, etc.), de 1,5 à 5 fois plus élevés que les coûts directs. Si nous prenons dans notre exemple un facteur 2, on obtient: Total des coûts annuels Résumé: pour une marge bénéficiaire de 10%, l entreprise doit réaliser un chiffre d affaires de 78 millions de francs afin de compenser ces coûts. * Taux de prime de base de l assurance contre les accidents professionnels en 2009: 3.89% Taux de prime net de l assurance contre les accidents professionnels en 2009: 3.47% ** Souvent à la charge des travailleurs 17

19 Mon entreprise Combien coûtent les accidents professionnels et durant les loisirs à mon entreprise? Accidents professionnels Accidents durant les loisirs Total Nombre d accidents suivis d indemnités journalières Mon entreprise emploie collaborateurs et paie une prime d assurance (prime nette) d environ (francs) Mon entreprise participe à hauteur de 20% aux salaires des employés absents pour cause d accident (différence avec les lj versées par la Suva). Cela représente jusqu à 10% environ de la prime d assurance. S y ajoute le maintien du salaire pendant le délai de carence, ce qui peut aller jusqu à 1% de la prime d assurance. Les coûts engendrés par d autres charges sociales peuvent atteindre environ 5% de la prime d assurance. Total des coûts directs L entreprise doit également assumer des coûts indirects (organisation, recherche et formation de remplaçants, etc.), de 1,5 à 5 fois plus élevés que les coûts directs. Si nous prenons un facteur 2, on obtient: Total des coûts annuels Résumé: pour une marge bénéficiaire de 10%, mon entreprise doit réaliser un chiffre d affaires d environ millions de francs afin de compenser les coûts. * Calcul automatique des coûts sous: 18

20 Compétitivité: combien coûtent les absences maladie? Combien coûtent les cas d absence maladie dans une entreprise de 400 employés du secteur de l industrie des machines? Total annuel des jours d absence maladie jours 1 Salaire journalier brut par employé 300 francs Total des coûts salariaux directs des cas d absence maladie sur la base des jours d absence maladie enregistrés dans l entreprise francs 1 2,2% du temps du travail net Aux coûts salariaux directs des cas d absence maladie viennent s ajouter des coûts indirects. Nous savons par expérience que ceux-ci peuvent atteindre près du double des coûts directs. Total des coûts salariaux directs des cas d absence maladie francs Exemple 1 Exemple 2 Estimation des coûts indirects des cas d absence maladie francs francs Estimation des coûts directs et indirects des cas d absence maladie francs francs Estimation du pourcentage des coûts directs et indirects des cas d absence maladie par rapport à la masse salariale globale (env. 30 millions de francs par année) 4,1% 6,2% D autres facteurs peuvent encore s ajouter aux charges salariales: primes d assurance de l IJ versée à partir du 30 e jour d absence maladie, couverture des frais du personnel de remplacement, surcroît de charges administratives, surcroît de charges organisationnelles, surcroît de travail pour les collègues et le personnel d encadrement, hausse du taux de fluctuation du personnel insatisfait, perte de clientèle. 19

21 Du coût des absences au potentiel de prévention Les absences constituent un élément de coût non négligeable et la prévention est toujours gagnante. Le lien vous permet de calculer les économies que votre entreprise pourrait réaliser grâce à un système de gestion des absences et de la santé approprié. Le calcul effectué repose sur les données que vous avez fournies au début du test et les résultats des entreprises qui appliquent des mesures de prévention concrètes. Quelques notions importantes concernant la gestion des absences La gestion des absences remplit une fonction transversale avec les offres existantes de la Suva. Au premier plan se trouvent les dispositions MSST prescrites par la loi. L'abréviation MSST signifie «Appel à des médecins du travail et autres spécialistes de la sécurité au travail» et prévoit en outre la mise en place d'un système de sécurité interne et par conséquent des mesures pour une prévention systématique. La directive MSST révisée est applicable depuis le 1 er février Elle règle l'obligation de faire appel à des spécialistes de la sécurité au travail, oblige à procéder à la détermination et à la planification des mesures et formule pour le système de sécurité de l'entreprise des exigences spécifiques en fonction des groupes cibles. Concrètement, le but est de prévenir les accidents et les maladies professionnelles en appliquant une démarche systématique et d'éviter ainsi des souffrances humaines, des heures d'absence et des coûts inutiles. Informations concernant l'application concrète de la directive: Dans le domaine de la prévention des accidents non professionels, la Suva soutient les efforts de ses clients par le biasis de la sécurité durant les loisirs (SuvaLiv), principalement axée sur le sport et les activités «maison et jardin» (www.suva.ch/liv). La promotion de la santé dans l entreprise fournit des moyens permettant de réduire les absences qui ne sont pas directement liées à des accidents ou à des maladies professionelles (www.suva.ch/promo-sante). 20

22 Mesure 2 Banque de données Des données précises sur les absences sont vitales pour une gestion des absences efficace. Les vacances, les grossesses ou les périodes de service militaire sont prévisibles; mais comment réagir face aux absences imprévues engendrées par les accidents professionnels et non professionnels, les maladies professionnelles et autres? Des informations concrètes constituent un excellent point de départ pour prendre des mesures efficaces. 1 Pouvez-vous dire ce que coûtent les absences dans votre entreprise? Tenez-vous un décompte du nombre et des heures d absences? Vous servez-vous de ces chiffres comme indices de gestion? Sont-ils intégrés dans un système d objectifs et de contrôle de gestion? Informez-vous vos collaborateurs pour qu ils comprennent les conséquences des absences? 2 Toutes les parties concernées (aux niveaux interne et externe) sont-elles informées régulièrement des progrès de la guérison et des possibilités de réinsertion? Veillez-vous à faciliter la reprise du travail? 3 Vous servez-vous à titre préventif des informations dont vous disposez sur les accidents et les incidents? Les données sur les absences s inscrivent-elles dans une stratégie de prévention? 21

23 Mise en place d une banque de données Une banque de données sur les absences est utile à plus d un titre. A partir de ces informations, vous pourrez mettre en place un système d objectifs et de contrôle de gestion. C est aussi le point de départ d un processus de réinsertion et de prévention. 1 De l enregistrement des données à leur communication Quelle part de la masse salariale représentent les heures d absence? Quelles en sont les conséquences pour votre entreprise? En comptabilisant le nombre et les heures d absences, vous découvrirez dans quelle mesure elles conditionnent la réussite de votre entreprise. De quelles données avez-vous besoin? (p. ex. incapacité de travail exprimée en jours ouvrables par rapport au nombre de jours de paie de l année) Une fois évaluées, interprétées et communiquées, ces données peuvent servir à atteindre l objectif de recul des absences. Données de base Registre des absences, nature des absences, personnes concernées, unités d exploitation, date de l événement, durée, degré de l incapacité de travail Valeurs de référence Total des heures de présence obligatoire pour la période d observation statistique Période d observation statistique Durée fixe correspondant au cycle de contrôle de gestion (p. ex. sur une base trimestrielle ou annuelle) Chiffres-indices Proportion d absences = heures d absence par heures de présence pour la période d observation statistique La communication interne et la stratégie d amélioration doivent avoir en point de mire: la proportion d heures d absence par rapport au total des heures de travail, avec une répartition selon le type d absence. A partir de là, vous pouvez déterminer des objectifs et procéder à un contrôle de gestion. Il faut distinguer trois degrés: Les chiffres-indices pour l «entreprise dans son ensemble» se rapportent à l objectif de l entreprise. Les chiffres-indices pour l «unité d exploitation» se réfèrent aux objectifs du département. Les chiffres-indices pour les «collaborateurs» s analysent en fonction des objectifs définis dans le cadre de la gestion du personnel. 2 Suivi du cas: bien connaître la situation permet une réinsertion rapide Afin de gérer au mieux une absence, il est nécessaire de rassembler et d analyser des informations supplémentaires. Les données suivantes concernent le traitement des accidents et des maladies professionnelles. Renseignements sur la personne absente Lieu de séjour actuel, numéro de téléphone, inter locuteur pour les questions d ordre privé, médecin(s) traitant(s), hôpital, responsable du dossier pour l assurance. Dossier du suivi de l accident ou de la maladie (voir en annexe) Donne un aperçu du poste/de l activité, de la guérison, des mesures engagées, des contacts de l entreprise avec l accidenté/le malade, le médecin, l assureur, des recherches faites au niveau interne pour, p. ex., trouver un poste adapté ou une nouvelle affectation. Communication Echange permanent d informations entre les personnes clés pour la guérison, voir mesure 5, Personne clé. Les informations sont essentielles à ce niveau. 3 Prévention: recul des absences grâce à une connaissance approfondie des faits Une évaluation précise des données recueillies permet de cerner les causes des absences dans l entreprise et d y remédier par des mesures appropriées. Nos conseils concernant l enregistrement des données et leur traitement s appliquent aux accidents, aux maladies professionnelles et aux incidents. Ces derniers sont particulièrement révélateurs des risques potentiels et donc importants pour une prévention efficace. Précisions sur l accident ou la maladie Lieu de l accident, activité, déroulement, causes, objets, nature de la blessure ou de la maladie, prescriptions. Dossier du suivi pour la prévention Donne une description de l accident. Présente les résultats de l analyse des causes. Sert de base pour un rapport de sécurité. Communication Etablissement d un rapport de sécurité par période d observation statistique. Contenu: synthèse de l accident, causes, mesures introduites, comparaison avec les années précédentes. Transmis à qui de droit. 22

24 Check-list Selon le contexte, vous n avez pas besoin des mêmes informations. Dans le cadre de la gestion Données de base Registre des absences Nature de l absence Accident du travail Accident durant les loisirs Maladie professionnelle Maladie/autres Personne Age Fonction (conformément au contrat de travail) Unité d exploitation Ancienneté dans l entreprise Département Service Lieu de travail Date de l événement Durée de l absence Degré d incapacité de travail Valeurs de référence Total des heures de présence obligatoire pour la période d observation statistique Période d'observation statistique Durée fixe correspondant au cycle de contrôle de gestion (p.ex. trimestrielle ou annuelle) Chiffres-indices Proportion d absences = heures d absence par heures de présence pour la période d observation statistique Dans le cadre du suivi du cas Renseignements sur la personne absente Lieu de séjour de l'accidenté/du malade Numéro de téléphone Interlocuteur pour les questions d'ordre privé Médecin(s) traitant(s), hôpital Responsable du dossier pour l'assurance Dossier du suivi de l'accident/de la maladie Mise à jour régulière concernant la réinsertion Communication Suivi du dossier par le responsable, voir mesure 5, Personne clé Dans le cadre de la prévention Précisions sur l'accident/la maladie Lieu de l'accident Activité Déroulement/causes Objets Nature de la blessure/de la maladie Dossier du suivi pour la prévention Description de l'accident Résultat de l'analyse des causes/mesures Communication Rapport de sécurité par période d'observation statistique Synthèse de l'accident/mesures Comparaison avec les années précédentes Résultats et conclusions (transmis à qui de droit) 23

25 Paroles d experts: exemples à suivre «Grâce à une gestion des absences et à une politique de prévention à long terme, nous pouvons économiser chaque année environ francs pertes de production et reculs des ventes compris.» Maurice Cachot (à gauche), directeur général, Wenger SA, Delémont «Au cours des dernières années, les collaborateurs victimes d un accident représentaient en moyenne 5% de l effectif total. Maintenant on atteint pour la première fois le chiffre record de 1,4%, en grande partie grâce à un concept de sécurité.» Raymond Jacquemoud (à gauche), responsable de sécurité, Orgamol SA, Evionnaz «Grâce à la prévention et à la gestion des absences, le nombre d heures d absences pour cause d accidents a baissé de plus de 40% par rapport à l année passée.» André Geiser (en arrière), chef du poste de Petit-Bâle, police cantonale de Bâle-Ville Suggestions de la Suva Le logiciel Sunet (www.declaration-accident.ch) simplifie la gestion des absences: gestion des données de l entreprise et Suggestions de la Suva des polices d assurance, saisie et gestion des données du Souhaitez-vous renforcer la place de personnel et des salaires, la sécurité au niveau de la prévention? transmission électronique des déclarations d accident et de maladie, SuvaPro peut vous y aider. Le gestion chiffre des clé JA30 données défini concernant par la Suva les permet accidents, déterminer maladies de et autres façon simple absences, les calcul coûts du des taux absences. d absence individuel. 24

26 Paroles d experts: êtes-vous renseigné assez vite et assez bien sur les motifs d absence de vos collaborateurs? Plus vite vous connaîtrez le motif et la durée probable des absences, plus les données seront précises, et mieux vous pourrez cibler les modalités de réinsertion. Un manque de renseignements complets représente une perte de temps qui se répercute sur l ensemble du pro cessus. Vous pouvez éviter cet inconvénient en établissant un formu laire à faire remplir par le secrétariat ou le supérieur direct. La check-list concernant le «Suivi en cas d accident et de maladie», présentée dans la mesure 5, complète la déclaration d absence maladie ou accident. Cette check-list, destinée à l usage de la personne clé chargée du suivi des collaborateurs absents, permet d organiser avec efficacité la reprise du travail. La mesure 5 présente également un modèle concernant l entretien de préparation au retour. 25

27 Exemple Déclaration d absence maladie ou accident 1 Declaration reçu par Nom Prénom Service 2 Personne absente Nom Prénom Service Début de l absence Date Heure Lieu de séjour, adresse Reprise (probable) du travail Date Heure Médecin, hôpital, adresse 3 Motif Maladie 4 Autre Accident pendant le travail Accident sur le trajet pour se rendre au travail Accident non professionnel Remplir procès-verbal d accident au verso 4 Absence maladie Indiquez le motif aussi précisément que possible, afin d assurer un suivi efficace et d améliorer la prévention. N. B.: en cas de maladie, les collaborateurs doivent être expressément informés qu ils ne sont pas tenus de fournir de renseignements détaillés. Les principales catégories de maladie sont les suivantes: Maladies cardio-vasculaires Maladies de la peau Maladies pulmonaires et respiratoires Troubles de l appareil locomoteur Troubles de l appareil digestif Autres Déclaration transmise à Visa Les chiffres-indices qui en découlent sont fonction de la taille de l'entreprise et de l'importance de la prévention. Un premier répertoire précis des absences selon la fréquence et la durée (classées par accidents professionnels, non professionnels et cas de maladie) livre de précieux indices permettant de diminuer les absences. Un aperçu des chiffres-indices significatifs est présenté ci-après. 26

28 Mesure 3 Formation et information Rien ne vaut la formation et la communication pour pouvoir compter sur des collaborateurs motivés et, de surcroît, qualifiés. La gestion des absences ne fait pas exception à la règle. En veillant de façon interne à la mise à niveau régulière des connaissances de tout votre personnel et à une circulation rapide de l information, vous contribuerez à réduire les absences. 1 La gestion des absences fait-elle partie des thèmes de communication et de formation internes? Vos collaborateurs connaissent-ils les conséquences des absences? Les cadres reçoivent-ils également une formation, afin de pouvoir donner l exemple? 2 Informez-vous régulièrement votre personnel du nombre actuel d absences? En comprend-il toute la portée? La réduction des jours d absence fait-elle partie intégrante des objectifs annuels de l entreprise dans son ensemble, des différentes unités d exploitation et des collaborateurs? 3 Comment faites-vous pour éviter un certain désintérêt par rapport au thème de la baisse des absences? Abordez-vous la question de façon variée, tout en privilégiant la clarté? 27

29 La réduction des absences: un thème sensible L absentéisme n est pas le sujet de préoccupation favori des employés d une entreprise. Pour qu il obtienne toute l attention méritée et s intègre dans la culture de l entreprise, il ne faut pas hésiter à y revenir régulièrement, en multipliant les points de vue et les méthodes choisies Formation de tous les collaborateurs sans exception Servez-vous de la formation, des cours de perfection nement et surtout des objectifs annuels pour en souligner l impact; vous ne tarderez pas alors à récolter les fruits de vos efforts. Prendre conscience de l importance des absences passe par la formation du personnel, tous échelons confondus. Le sujet doit figurer au programme de la formation des apprentis et des nouveaux collabora teurs. Dès leur premier jour de travail, ceux-ci Publication régulière des heures d absence Pour entretenir l intérêt de vos employés, il est essentiel de les informer régulièrement. La communication et les efforts d amélioration doivent se concentrer sur: la part des heures d absence par rapport au nombre total d heures de travail (réparties selon le type d absence). voir mesure 2, Banque de données Ne vous contentez pas de donner le nombre des heures d absence, mais mettez-le en parallèle avec d autres chiffres. voir mesure 6, Réinsertion Servez-vous d exemples concrets. Mieux encore: montrez les répercussions des absences à l échelon de l entreprise et des services. doivent être familiarisés avec la culture de l entreprise en la matière. La prévention de base, les mesures particulières de protection, les premiers secours et le retour rapide au poste de travail après une maladie ou un accident sont des rouages différents, mais complémentaires, d une même stratégie de diminution des absences. La réussite dépend de la capacité des supérieurs à montrer l exemple. Pour ne pas rester un vain mot, la gestion des absences doit faire partie intégrante de conventions d objectifs pour les collaborateurs, les services, les départements, les différentes succursales de l entreprise. L entretien annuel de qualification permet d exercer un contrôle et de motiver les collaborateurs. voir mesure 9, Motivation et récompense Lors de la définition des objectifs, il faut se souvenir que: Les collaborateurs plus jeunes manquent généralement plus souvent que les autres. Les collaborateurs plus âgés sont absents plus longtemps. Les collaborateurs qualifiés ayant des responsabilités manquent moins souvent. Faites preuve d imagination pour aiguiser l esprit d équipe et de compétition Il faut varier les registres, afin d éviter une certaine monotonie qui pourrait nuire aux efforts de prévention des accidents et de changement des mentalités entrepris en faveur de la gestion des absences. Soyez donc original, tout en restant clair et logique dans vos propos. Donnez la parole au plus grand nombre de personnes, en présentant à tour de rôle la position des collaborateurs et de l encadrement par le biais des canaux de communication internes (p. ex. journal de l entreprise). Les concours s avèrent également d excellents outils de sensibilisation à la gestion des absences. Faites-en vous-même l expérience, l essentiel étant de ne pas baisser les bras. 28

30 Check-list Objectif «absences» Intégrer le sujet à la formation Formation des apprentis Cours d introduction pour les nouveaux collaborateurs Formation des cadres Convention d objectifs Services Départements Succursales Collaborateurs Réalisation des objectifs des collaborateurs Elle doit être examinée lors de l entretien annuel de qualification et être assortie d une récompense. Réalisation des objectifs des unités d exploitation Elle doit être assortie d une récompense. Communication des derniers chiffres-indices Mise à jour mensuelle des heures d absence Répartition: 1. Accident et maladie 2. Ensemble de l entreprise, services, départements et succursales Comparaison avec le mois précédent Reprise de l objectif annuel, p. ex. «réduction de 20% des heures d absence pour toute l entreprise». Moyens Tableau d affichage Communiqués Affiches Chiffres-indices Journal interne Point de vue de la direction Expériences des collaborateurs Expériences dans d autres entreprises Article de fond de la Suva Concours Concours par services 29

31 Paroles d experts: exemples à suivre «Les collaborateurs de l entreprise peuvent livrer leur vision de la sécurité dans l entreprise, sachant qu ils en seront récompensés. Il est essentiel qu ils participent activement au mécanisme de réflexion, de réalisation et d amélioration.» Siegfried Radlok (à droite), responsable de la sécurité et de la formation, Lawson Mardon Neher AG, Kreuzligen «Nous sommes comme une grande famille; les collaborateurs accidentés sont sensibles à ces marques de sympathie et se sentent ainsi importants pour l entreprise.» Yvon Druart (à gauche), directeur, Erie Electroverre SA, Romont «La formation et la communication nous permettent de responsabiliser notre personnel dans les domaines sensibles.» Carlo Rava (en avant), chef du personnel et de la formation, Baumann Federn AG, Rüti Suggestion de la Suva Pour que collaborateurs et supérieurs s engagent tous dans la même voie, il est important que les cadres prennent le temps de discuter avec leurs subordonnés, afin de connaître leurs besoins, leurs souhaits et de leur expliquer les objectifs de l entreprise. L offre de la Suva peut vous aider à préparer l encadrement à cette tâche: 30

32 Paroles d experts: vos employés veulent et doivent connaître vos attentes. Ce principe est également valable pour la gestion des absences: structurez votre démarche en utilisant un système de convention d objectifs. 1. Absences accident Etablissez des conventions d objectifs concernant la prévention des accidents pour chaque service. Présentez-les lors des premières réunions de l année. Introduisez le sujet en faisant le point sur la situation: statistique des accidents et des coûts consécutifs, exemples positifs et négatifs concernant la prévention des accidents professionnels et non professionnels, aspects juridiques, etc. Fixez des règles valables pour l ensemble du per - sonnel: respect des consignes de sécurité de la part des cadres et des collaborateurs, sanctions en cas de non-respect, annonce et suppression systématique des lacunes se rapportant à la sécurité. Offrez des récompenses: croissants gratuits pendant une semaine pour chaque mois sans accident, prime de fin d année pour l ensemble du personnel si les objectifs sont atteints, etc. Félicitez les «bons élèves», citez-les lors des réunions. 2. Absences maladie Annoncez vos objectifs lors des réunions. Introduisez le sujet en faisant le point sur la situation: faits et chiffres concernant les absences dans l entreprise. Expliquez pourquoi l entreprise et la direction attachent une grande importance à la santé des employés. Expliquez l influence positive du climat de travail sur le processus de guérison. Les collaborateurs satisfaits ont moins d accidents et sont moins souvent malades. Incitez les collaborateurs à observer et à modifier éventuellement leurs habitudes de travail. 4. Objectifs Contrôlez les objectifs individuels lors des entretiens de qualification. Critères de qualification concernant la sécurité au travail: prise de conscience générale de l importance de la sécurité, respect des règles de sécurité, utilisation des équipements de protection individuelle. Si le taux d accident durant les loisirs est élevé, proposez votre aide pour «évaluer le problème» (voir mesure 5: Préparation à l entretien concernant la fréquence des accidents durant les loisirs). Abordez le sujet de la fréquence des accidents durant les loisirs avec les clubs de sport. Critères de qualification concernant les absences maladie: absences de courte durée, taux de satisfaction, conditions de travail, encadrement, formation complémentaire. 5. Chiffres-indices Présentez la statistique mensuelle des absences accident, ciblez vos informations: accidents professionnels, accidents durant les loisirs, durée des absences, activités saisonnières (jardinage, bricolage, tournois de football amateur, snowboard, etc.). Présentez la statistique mensuelle des absences maladie, ciblez vos informations: comportements bénéfiques ou néfastes pour la santé (postures de travail, activité physique, alimentation, etc.). Discutez des conditions de travail avec vos collaborateurs, répertoriez les facteurs bénéfiques ou néfastes pour la santé (stress, contacts humains, travaux d équipe, ergonomie, monotonie). Proposez des solutions. 3. Gestion des absences Expliquez la procédure de déclaration des absences, l entretien de préparation au retour, le contact avec l entreprise, le suivi des absents. Détaillez les modalités: déclaration de l absence dès le premier jour, prise de contact avec le supérieur direct, entretien de préparation au retour, suivi, améliorations, etc. Instaurez un système de récompense (voir mesure 9). 31

33 Abordez le sujet de la fréquence des accidents durant loisirs. Organisez un entretien peu après le retour de la personne accidentée. Préparez-vous: étudiez son dossier, établissez la statistique des accidents et des journées d absence des années précédentes. Expliquez ce que représente une absence pour l entreprise. Annoncez l entretien. Prévoyez le temps nécessaire pour vous entretenir en toute tranquillité. Commencez par une question, informez-vous sur l état de santé du collaborateur. Expliquez-lui vos attentes: «J aimerais que nous examinions les absences accident des dernières années. Vous avez certainement traversé des moments difficiles, mais vos absences nous ont également posé certains problèmes d organisation. Je ne vous reproche rien, mais j aimerais voir comment nous pourrions éviter d autres absences.» Terminez l entretien en proposant une convention d objectifs. Cours proposés par la Suva Introduction à la gestion des absences Formation dans le domaine de la sécurité au travail Formation dans le domaine de la sécurité durant les loisirs Conduite d entretiens dans le domaine de la sécurité au travail Cours de méthode: analyse d accidents et d événements à l aide de l arbre des causes Renseignements et inscriptions: Suva, Secteur SRA Case postale 6002 Lucerne Tél ou Fax Prévention des accidents, informations complémentaires: bpa Case postale Berne Tél Fax Informations et moyens auxiliaires de la Suva Liste de contrôle Suva: Nouveau poste de travail nouveaux risques. Pour un bon début au nouveau poste de travail Commande en ligne: Réf.: f Sunet: Logiciel Suva de gestion électronique des absences Suva Prévention des dépendances: Film Suva «Trop plein» et «Alcool au poste de travail» Commande en ligne: Réf: 294.f 32

34 Mesure 4 L organisation en cas d urgence Lors d un accident grave, chaque seconde compte. Il faut avoir le bon réflexe: avertir et secourir. En effet, le pire peut parfois être évité grâce aux premiers secours. Il est donc essentiel que, parmi le personnel, des collaborateurs puissent donner les premiers soins et sachent quoi faire en cas d urgence. Cela requiert une solide formation et des exercices réguliers. Dans le cadre de la gestion des absences, une organisation en cas d urgence précise et rodée permet de ne rien laisser au hasard et de limiter les dommages grâce à une bonne organisation des secours. 1 Des personnes sachant comment réagir en cas d accident ont-elles été désignées? Y a-t-il un système d alarme ou une procédure d alerte dans votre entreprise? Vos collaborateurs connaissent-ils les numéros à appeler en cas d urgence? 2 Des exercices d alerte ont-ils lieu régulièrement? L entreprise dispose-t-elle d une infirmerie équipée pour les premiers secours? Les patients sont-ils pris en charge par du personnel sanitaire qualifié? 3 Avez-vous élaboré une organisation en cas d urgence précise de mesures d urgence parant à toute éventualité? Pouvez-vous en garantir l application et une prise en charge rapide par un médecin, dans de bonnes conditions de sécurité? 33

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