F7 : Mettre en place un réseau interne au profit du service de la scolarité (intranet)

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1 REPUBLIQUE TUNISIENNE MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE UNIVERSITE DE MONASTIR PAQ-CG «Allocations pour améliorer la Capacité de Gestion de l Université de Monastir» Formation et mise à niveau du personnel technique et administratif pour un meilleur service au profit de l étudiant TERMES DE REFERENCE Pour la réalisation de l action : F7 : Mettre en place un réseau interne au profit du service de la scolarité (intranet) 1

2 1. CONTEXTE GENERAL : Le Gouvernement Tunisien a obtenu un prêt BIRD N 7392-TUN de la Banque Mondiale, en vue de financer, le coût du projet de développement de l enseignement supérieur et d Appui à la Qualité et se propose d utiliser une partie des fonds de ce prêt pour effectuer des paiements autorisés au titre du contrat relatif à la mission objet du présent avis. L Université de Monastir, agissant en tant qu Agence d Exécution du Projet, sollicite par le présent avis des candidatures en vue de la conception des logiciels et des applications nécessaires pour la mise en œuvre d un système de gestion des prestations et services au sien des établissements universitaires. 2. BESOINS : - Étude préalable : état des lieux des activités réalisées actuellement au niveau d un service de scolarité. - Conception des applications pour satisfaire les prestations réalisées par le service de scolarité d une façon globale : *Données relatives aux étudiants, aux enseignants, plans d études *Données de base : -Formation : création des domaines, mention, parcours. -Départements -Classes -Salles -Laboratoires -Ouverture de nouvelles cessions -Création des hiérarchies des groupes -Stages - Réalisation de la conception validée. - Mise en œuvre et test des applications. - Migration éventuelle des données numérisées en exploitation pour les lots où le partage est possible. - Validation des étapes. - Garantir la maintenance des applications développées (contrat). - Formation de l administrateur et des utilisateurs sur la base des guides d administration et d exploitation qui devront être fournis à cet effet. 2

3 Liste récapitulative des applications à développer 1- Gestion de la Scolarité 2- Gestion des notes 3- Gestion des absences des étudiants 4- Gestion des contrôles 5- Gestion des stages et PFE 6- Intranet 3. FONCTIONNALITES : 3.1. Application de la Gestion de la Scolarité : Elle intègre les outils nécessaires pour gérer tous les aspects relatifs à la saisie des données, la gestion des dossiers des étudiants et des enseignants, un système d aide à l élaboration des emplois du temps des classes, enseignants, salles et laboratoires avec tous les outils de vérification, une gestion des absences et des rattrapages des enseignants, avec édition de tous les documents nécessaires demandés par les autorités de tutelle (l administration locale, les départements, les enseignants et les étudiants). Les différentes fonctionnalités de l application de Gestion de la scolarité sont : Données de base : -Formation : création des domaines, mentions, parcours -Départements -Classes -Salles -Laboratoires -Ouverture de nouvelles cessions -Création des hiérarchies des groupes -Stages Dossier des Etudiants: o Fiche étudiant avec prise en charge des photos o Historique o Création et enregistrement des pièces du dossier o Prise en considération des étudiants cartouchards o Inscription administrative et pédagogique o Affectation des Etudiants dans les groupes o Etudiants non autorisés à passer l examen o Etats 3

4 Dossier des enseignants: o Fiche Enseignant avec photo o Historique pédagogique o Gestion des Absences o Gestion des Rattrapages o Gestion des Evolutions des grades o Gestion des congés o Etats Gestion des plans d études: o Saisie des matières et des unités d enseignements de chaque option et niveau o Historique des Plans d études o Edition des différents plans d'études de chaque session Gestion des emplois du temps des enseignants, des classes des salles et laboratoires : o Répartition des matières sur les enseignants et les classes o Elaboration des emplois du temps o Edition des différents plans d'études de chaque session o Possibilité de saisir les emplois des enseignants ou classes avec possibilité de passage direct entre les deux fonctions. o Gestion Préventive des erreurs c.à.d. que le système n accepte pas une opération qui provoquera un conflit. o Impression des Emplois o Fonction de vérification des emplois o Fonction résumée qui permet de vérifier l emploi et retrouver les séances qui ne sont pas encore saisies o Prise en compte de l hiérarchie des groupes o Des fonctions de déplacement d une séance (dans les emplois des enseignants, classes et salles) directement sur l emploi avec les menus contextuels avec vérification automatique des contraintes o Avoir un aperçu sur l emploi d une salle ou un laboratoire o Prise en compte des classes regroupées o Détection des conflits entre enseignants o Détection des conflits entre groupes o Détection des erreurs du volume horaire dans les emplois (non conforme aux plans d études) o Comparaison emplois/répartition Les Etats (Rapports): o Bilan des charges d enseignement de tout l institut o Bilan des charges des vacataires et des permanents o Planning par classe o Planning par salle o Emplois de tous les enseignants o Emplois de toutes les classes o Répartition des étudiants dans les classes des différentes options 4

5 o Attestation d inscription (arabe et français) o Attestation de présence o Carte d'étudiant o Carte de bibliothèque o Liste des étudiants d une classe (Arabe et français) o Photos des étudiants d une classe o Emplois du temps d une classe o Les matières et les enseignants de chaque classe o Attestation de présence o Attestation d inscription o Liste des enseignants selon des critères de choix (département, catégorie enseignant, grade, spécialité) o Emplois du temps d un enseignant o Liste des responsables des matières o Fiche des renseignements d un ou tous les enseignants o Fiche d encadrement o Bilan des charges par classe o Les plans d études de chaque option o Emplois du temps des enseignants d un département o Bilan des charges par enseignant o Photos des Enseignants o Emploi du temps d une salle ou labo o Planning des salles o Planning des laboratoires Gestion des Absences des Enseignants: o Saisie des absences o Saisie des rattrapages o Bilan des absences et rattrapages par enseignant 3.2. Application de Gestion des notes: Elle permet de saisir les différents résultats des contrôles (devoirs surveillés, examens, travaux pratiques, tests, examens oraux) puis d'établir tous les calculs nécessaires pour réaliser les différents rapports (Procès verbaux, fiche de notes, bulletins, etc.). Elle permet aussi ce qui suit: Saisie facile des notes. L'opérateur ne saisit que les notes des contrôles. Les étudiants, matières, classes, enseignants sont tirés directement de la base de données de la scolarité. Détection des étudiants à qui on n a pas attribué de note. Contrôle des pourcentages de chaque contrôle. Intégration des résultats des cartouchards Outils de vérification des résultats et la conformité avec l inscription pédagogique Calcul des crédits et des moyennes des étudiants de chaque classe par matière et par unité Edition des fiches des notes par matière et unité Saisie assistée des décisions des jurys Edition des Procès verbaux des classes. Edition des rapports des statistiques et des résultats 5

6 Envoi directement les résultats de chaque étudiant (moyenne générale, et décision du jury) vers leurs dossiers dans la base de données Scolarité Application de Gestion des Absences des Etudiants: Elle permet : Une saisie facile des absences à partir des fiches d'absence Edition des fiches d'absence en liaison avec la base de données scolarité Consulter l'état des absences par matière ou U.E par rapport à un taux donné Consulter l'état des absences par rapport au volume horaire global Edition de l'état des absences par classe et/ou par étudiant Détection des étudiants avec un taux global entre deux limites. Edition d'un procès verbal qui précise le taux global et les taux par matière de chaque étudiant d'une classe donnée. Ce procès verbal peut servir lors des délibérations des classes à la fin du semestre. Edition des engagements, avertissements et blâmes avec la possibilité de les envoyer directement vers les dossiers informatiques des étudiants. Recherche Facile de l'état d'absence d'un étudiant Edition de quelques statistiques par rapport à tout l'institut ou par département Application de Gestion des Contrôles: Elle permet: Saisir les calendriers des contrôles de chaque département et de chaque classe. Distribuer (mélanger) les classes dans les salles Distribuer les étudiants dans les salles pour chaque jour et pour chaque séance. Déplacer automatiquement et aléatoirement les étudiants dans les salles selon la procédure suivante : deux étudiants d'une même classe ne sont jamais placés l un à côté de l autre lors des contrôles de connaissances (verticalement et horizontalement). Réaliser les emplois de surveillance des contrôles des connaissances. Editer plus d'une vingtaine de rapports nécessaires pour les organisateurs et pour informer des surveillants et les étudiants. Les états sont classés en quatre catégories : les états par rapport : o A tout l'institut, o Aux classes, o Aux surveillants o A chaque jour de contrôle On peut citer comme exemple o «Calendrier général» : c'est un état qui permet d'avoir pour chaque jour, pour chaque séance, pour chaque salle : la liste des surveillants, les classes, le nombre d'étudiants de chaque classe et les matières. Cet état est l'outil indispensable des superviseurs. o «Calendrier des contrôles» destiné à informer les étudiants et les enseignants des dates et séances de contrôles. o «Calendrier des places» destiné à informer les étudiants sur leurs places dans les salles o Listes de présence 6

7 o Enveloppe : état pour la préparation des enveloppes des sujets de contrôle où on indique le jour, la séance, la classe, la matière, le nombre d'étudiants et surveillants. Ces enveloppes serviront pour l opération du tirage des sujets des contrôles de connaissances. o Calendrier de surveillance de chaque enseignant 3.5. Application de Gestion des Stages et PFE: Elle permet: Maintenir une base de données sur les entreprises Edition automatique des lettres d'affectation Formation des jurys des soutenances de stage et PFE Organisation des soutenances des stages et PFE Collecte des résultats des soutenances des stages Etablir des bilans afin de connaître à tout moment l'évolution de la situation des stages. Editions de tous les rapports nécessaires au travail du service de stage INTRANET: Les services qu offre l INTRANET sont: Un site d information qui décrit l organisation de l établissement : les départements, l administration, les services, etc. Un guichet Enseignant qui permet l accès direct à plusieurs informations tels que les emplois des classes, les emplois des salles, des informations sur les enseignants, les plans d études, la recherche des informations sur les étudiants (emplois, notes, historique, assiduité, H.Sup), etc. Un guichet Etudiant qui permet l accès à plusieurs informations tels que les sites des enseignants (les cours), la recherche des informations sur les étudiants tels que : les emplois de temps, l inscription pédagogique, l historique, les notes des contrôles, l état des stages, l état des absences, etc. Organisation des soutenances des stages et PFE offre la possibilité à chaque enseignant d héberger son propre site Web où il pourra par exemple placer ses cours. Il est accessible de n importe quel poste correctement configuré et connecté au réseau de l institut et disposant d un navigateur Web. L accès est sécurisé et se fait par mot de passe. Le site se personnalise en fonction de l utilisateur connecté 4. SPECIFICATIONS DE REALISATION: 4.1. Interface utilisateur : L interface utilisateur doit satisfaire aux conditions suivantes : Facile d apprentissage et d'utilisation : saisie assistée, aide en ligne, listes, boutons activables, interface graphique conviviale, couleurs, Réduire le risque d erreurs de sa manipulation Faciliter l accès et la recherche de l information 7

8 Favoriser l indépendance de l utilisateur pour ce qui concerne le paramétrage d état Renforcer la productivité Fournir des grilles d écran configurables Fournir un langage de requête orienté utilisateur Assurer un accès sécurisé à l information Garantir un temps de réponse acceptable Langage d utilisation: Les développements objets du présent cahier des charges doivent être bilingues arabe/français. A cet effet, le sous-traitant doit développer les applications permettant : La prise en charge de certaines données en arabe et en français L édition de tous les états de sortie en arabe L édition de certains états de sortie dans les deux langues et selon les Consignes de développement : Les applicatifs doivent être : Développées avec les technologies 2-Tiers (client server) ou n-tiers (Web, bases de données relationnelles, ) Exploitables en mode Web Modulaires Fortement paramétrables Intégrés en intra-application et inter-applications Evolutifs Dotés de services d administration : paramétrage, services de back-office Ouvertes aux environnements bureautiques (OLE), de messagerie, de workflow et d espaces collaboratifs Fortement sécurisées : droits d'accès (données, programme, procédures), Single Sign On profitant de l annuaire LDAP et des possibilités des logiciels de base (OS, SGBDR), historisation des mouvements, sauvegarde, reprise, PROPRIETE DU PRODUIT REALISE PAR LE CONSULTANT : Le produit réalisé par le consultant demeurera la propriété de l Université dès la fin de l action. 6. QUALIFICATIONS ET PROFIL DU CONSULTANT : Le consultant doit être spécialiste attestant d une bonne expérience professionnelle et justifiante de solides références dans ce domaine. En outre, il doit répondre au profil suivant : Formation : Spécialiste en informatique (programmation ou développement des logiciels) ayant au moins un diplôme d ingénieur en informatique ou diplôme équivalent. Expérience : 3 ans au moins d ancienneté dans le domaine. : Une application réalisée similaire au moins. 8

9 7. NEGOCIATION DU CONTRAT : Avant l attribution définitive du contrat, celui-ci sera négocié avec le consultant sélectionné au siège de l Université à Monastir. Les négociations seront focalisées sur : Le contenu détaillé des applications. Les délais et le calendrier de mise en œuvre. Le coût de la réalisation des applications. Un prototype sera présenté par le consultant avant la signature du contrat. 8. RAPPORTS : Le consultant est tenu de remettre à l Université de Monastir, quinze jours au maximum après la fin de sa mission, un rapport détaillé retraçant les différentes activités réalisées, les applications et leurs modes d utilisation. 9. DONNEES ET MOYENS FOURNIS PAR L UNIVERSITE DE MONASTIR : L Université de Monastir mettra à la disposition du consultant, les données nécessaires pour la réalisation de sa mission (l accès aux données des établissements concernés). Remarque : L Université de Monastir ne prendra en charge ni le transport ni l hébergement du consultant sélectionné. 10. PERENNITE DE LA PRESTATION : Le consultant est tenu de garantir la bonne mise en marche d applications pour au moins une année à compter de la date d achèvement de l action. 9

10 11. CONFLITS D INTERETS : Les partenaires du contrat en conflits d intérêts, c'est-à-dire qui auraient un intérêt quelconque direct ou indirect au projet ou qui sont en relation personnelle ou professionnelle avec la Banque ou le Ministère doivent déclarer leurs conflits d intérêts au moment de la transmission de la lettre d intention pour la mission. Tout fonctionnaire du gouvernement tunisien doit présenter l autorisation nécessaire de son ministère de tutelle pour assurer cette mission. 12. DOSSIER DE CANDIDATURE : Les consultants désirant manifester leurs intérêts à fournir les services décrits cidessus doivent adresser à l Université de Monastir, un dossier de candidature en langue française comprenant les pièces suivantes : 1- Lettre de manifestation d intérêt, dûment datée et signée, au nom du président de l Université de Monastir. 2- Curriculum vitae faisant état des diplômes obtenus et retraçant les principales qualifications et les expériences professionnelles en rapport avec la mission. Les dossiers de candidature doivent parvenir par voie postale ou par porteur sous pli fermé à l adresse ci-dessous avec la mention «Avis de Sollicitation de Manifestation d intérêt, A NE PAS OUVRIR» Université de Monastir, Avenue Salem B chir. BP 56. Monastir.5000 La date limite pour la réception des dossiers est fixée au 14/11/2012, heure locale 10

11 13. MODE DE SELECTION : Le mode de sélection du Consultant Individuel sera fait conformément aux procédures définies dans les directives «Sélection et Emploi des Consultants par les emprunteurs de la Banque Mondiale, Editions Mai 2004, mises à jour en Octobre 2006». Une commission technique de sélection des candidatures établira un classement selon les critères suivants : Critères Sous critères Notation Ingénieur en informatique 10 pts La Qualification Mastère en informatique 15 pts 20 pts Doctorat en informatique 20 pts Expérience dans le domaine d activité objet de cette consultation (ancienneté) Missions similaire à l action sollicitée Total Moins de 3 ans 0 pts 3 ans 5 ans 20 pts 5 ans 7 ans 30 pts 7 ans et + 40 pts Une mission similaire 20 pts 2 missions similaires 30 pts 3 missions similaires et + 40 pts 40pts 40 pts 100 pts -Un minimum de 50 points est exigé pour retenir le dossier. -Les candidats retenus serons invités à présenter une proposition technique et financière suivant modèle présenté par l administration. 11

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