IPS EDUCATION SOLUTION DE GESTION DES ABSENCES POUR ECOLES, COLLÈGES, LYCÉES SUR IP PHONE CISCO

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2 IPS Education est une application de contrôle de présence, pour les collèges / lycées et les écoles primaires, tirant partie des possibilités des IP Phones Cisco. Elle accélère la notification des absences aux parents par un envoi de texto ou courriel. Elle permet également de gérer l inscription à la cantine. Fonctionnalités téléphone Procédure simple et très rapide Affichage listes des classes par enseignant Heure de cours pré-remplie Visualisation des absences au cours précédent Appel en marquant chaque élève absent ou en retard Réaffichage ultérieur de la liste pour corrections Possibilité d inscrire les élèves à la cantine Liste exhaustive ci-dessous Fonctionnalités administration interface Web Affichage des absences par classe ou global Changement absent > en retard Justification des absences Notification automatisée des parents par : TEXTO (SMS), , Courrier Liste exhaustive ci-dessous Depuis un IP Phone, disponible dans la classe, l enseignant va s identifier sur l IP Phone via un login (par exemple ses initiales) et un code numérique. L heure du cours est remplie automatiquement et la liste de ses classes lui est proposée. Il peut alors effectuer l appel des élèves à partir de la liste présentée sur l IP Phone. Il marque alors l élève absent ou en retard en appuyant sur une touche puis continu à faire défiler la liste de sa classe. Cette liste lui permet également de visualiser, par le biais d un icône si l élève était déjà absent au cours précédent ou dans la demi-journée précédente. L enseignant peut par la suite réafficher la liste des absents et le cas échéant la corriger. 2 / 6

3 IPS Education permet également de gérer l inscription à la cantine. L enseignant peut en effectuant l appel codifier les élèves absents mais aussi ceux qui ne vont pas à la cantine (ou inversement qui vont à la cantine). Une fois cette opération, très rapide, terminée la liste des absents est enregistrée dans une base de données et accessible depuis une application en interface web destinée aux administratif. La personne responsable du suivi des absences peut à partir de cette application visualiser la liste des absents de la demi journée par classe ou dans l ensemble. Elle va éventuellement transformer des élèves marqués absent en retard dans le cas où trop en retard ils ont été dirigés vers l étude. Elle va également marquer la justification de l absence pour les élèves qui auraient prévenu de leur absence. Ce traitement de contrôle réalisé, l application va envoyer un avertissement aux parents par Texto ou Courriel. Cet avertissement sera confirmé par l envoi d un courrier généré automatiquement. 3 / 6

4 L application d administration permet en outre les fonctionnalités suivantes : Visualiser la liste des classes pour lesquelles l appel a été réalisé, Visualiser par élève la liste des absences et retard, Visualiser des statistiques d absence, Consulter / modifier les informations concernant les élèves (chargées par importation à partir de logiciel de gestion des collèges/lycées), Consulter / modifier les informations concernant les enseignants et notamment l affectation des classes, leur login/mot de passe. Consulter / modifier la liste des classes, Définir les codifications d absence. 4 / 6

5 Les absences enregistrées sont ensuite exportées vers les logiciels de gestion d absence ainsi que pour être intégrés aux bulletins scolaires. 5 / 6

6 PRE-REQUIS, ARCHITECTURE L application s installe sur un serveur ou une machine virtuelle. L administration s effectue à partir d une interface Web. Cisco CUCM, Cisco CME, Cisco UC 500 Cisco IP Phone 6941, 7940, 7941, 7942, 7945, 7960, 7961, 7962, 7965, 7970, 7971, 7975, 8961, 9951, 9971, IP Communicator, Serveur (non dédié) Windows 2003 SP2/R2 Standard ou Windows 2008 R2 Standard, Supporté en machine virtuelle VMWare Configuration minimum : Pentium 1 GHz, 1Mo RAM, 1Go disque. MS SQL Server Express, PostgreSQL Abonnement à un opérateur téléphone mobile pour l envoi des Textos via un boîtier. Il est possible de mutualiser l application pour gérer plusieurs établissements. Les administratifs reçoivent alors un login leur permettant d accéder uniquement aux données de leur établissement. Etablissement 1 Cisco CallManager ou Call Manager Express Serveur IPS Education Etablissement 2 6 / 6

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