A) Présentation générale

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3 Table des matières A)Présentation générale...5 A.I)Navigation et code des couleurs...5 A.II)Aide...6 A.III)Architecture générale...6 B)Le module DIRECTEUR...9 B.I)La section calendrier...9 B.II)La section des activités...10 a.les catégories d'activités...11 b.la catégorie des absences...11 B.III)La section des animateurs...12 a.l'inscription d'un animateur...13 b.planification des activités hebdomadaires...14 c.planification des activités sans horaires...15 B.IV)La section de liaison...16 a.création d'un contrat...17 b.réception du pointage...17 C)Le module animateur...19 C.I)La section de liaison...19 a.création d'un classeur de contrat pointage...19 b.importation des données contractuelles...20 c.exportation du pointage...20 C.II)La section planning...21 C.III)La section de pointage...21 a.le pointage rapide...21 b.le pointage en détail...21 c.le pointage des absences contractuelles...22 d.les repères visuels et code des couleurs en pointage...23 e.l'émargement...24 D)ANNEXES...25

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5 Gestion équipe d'animation périscolaire Cet ouvrage regroupe et décrit les fonctionnalités offertes par le logiciel de Gestion d'une équipe d'animation d'accueil périscolaire. Ce «logiciel» n'est en fait qu'un fichier EXCEL, équipé d'une partie «programme». L'ensemble fait plutôt penser à une application. Cependant ne soyez pas dupes, ce n'est qu'un fichier. Et à ce titre, cela se gère comme n'importe quel fichier EXCEL : on peut le copier, le coller, le déplacer, l'envoyer vers une clé USB ou comme pièce jointe à un courriel. La comparaison s'arrête là. Sauf cas particulier, l'utilisateur n'entre pas de données dans les feuilles EXCEL. Toutes les manœuvres sont commandées depuis les boutons de l'application. Le fonctionnement de celle-ci implique que le système de macro soit activé. Elle a plutôt été développée pour une utilisation sous EXCEL 2003 et Il est possible de l'utiliser avec une version 2007 voir 2010, mais des dysfonctionnements peuvent apparaître. A.I) Navigation et code des couleurs L'espace de travail est dégagé au maximum; seul le menu EXCEL est conservé à l'affichage afin d'accéder à ses commandes classiques. Les onglets des pages étant cachés, la navigation dans les sections de l'application se fait par les boutons situés au niveau supérieur de la fenêtre. La page en cours d'affichage est repérée par son onglet en couleur. Vous verrez que globalement, l'application est basée sur un code de couleurs, qui permet aux utilisateurs de se repérer rapidement. Par exemple, tout ce qui concerne les adhérents est généralement de couleur orange. Brièvement: Orange = Liste des adhérents Bleu = Pointage, planning... Vert = Liaison entre bureau directeur et site d'animation Magenta = Définition des activités Rouge = Options 5 / 25 PRESENTATIONGENERALE GENERALE PRESENTATION A) Présentation générale

6 Gémogiciel A.II) Aide Lorsque vous êtes en difficulté, il existe 3 manières de s'en sortir: Ce sigle peut figurer à plusieurs endroits d'une section. Un clic dessus vous ouvre une petite fenêtre d'aide expliquant brièvement les fonctionnalités disponibles dans la page affichée. Lorsque la souris affiche un point d'interrogation en passant au-dessus d'un objet, faites un clic-droit: vous obtiendrez alors une fenêtre contextuelle indiquant succinctement la fonction du composant. Bien entendu, il vous reste en dernier recours, l'assistance téléphonique auprès de votre serviteur, voir une assistance à distance, via une liaison Internet. A.III) Architecture générale Le logiciel est articulé autour de 2 modules (cf. annexes): Un module directeur (GestiAnime), gérant les activités et les animateurs, et créant pour chacun d'eux, un contrat d'heures à réaliser. Un module animateur (PointAnime), permettant à ce dernier de pointer les heures effectuées, selon la base de leur contrat. 6 / 25

7 Gestion équipe d'animation périscolaire Calendrier Calendrier Animateurs Animateurs Définition des vacances Définition vacances et jours des fériés ; et jourssur fériés ; Visualisation chaque Visualisation sur chaque jour, de la disponibilité jour, de la disponibilité des animateurs des animateurs Gestion des Gestion des coordonnées ; coordonnées ; Planifications des Planifications des activités hebdomadaires activités hebdomadaires Activités Activités Gestion des catégories et Gestion des catégories et sous-catégories sous-catégories d'activités d'activités Liaison Liaison Création et envoie des Création et envoie des contrats d'animateurs ; contrats d'animateurs ; Récupération des Récupération des pointages de chacun pointages de chacun GestiAnime PointAnime Calendrier Calendrier Visualisation des Visualisation des vacances et jours fériés ; vacances et jours Visualisation desfériés ; Visualisation des périodes de congés périodes de congés Pointage Pointage Pointage des présences Pointage des présences et absences et absences 7 / 25 Liaison Liaison Récupération du contrat Récupération du contrat individuel ; individuel ; Renvoie du pointage Renvoie du pointage réalisé réalisé

8 Gémogiciel 8 / 25

9 Gestion équipe d'animation périscolaire B) Le module DIRECTEUR La définition des périodes de vacances scolaires et jours fériés. La gestion de la liste des animateurs, limitée à 40 individus. La gestion d'une liste de 20 catégories d'activités, constituées chacune de 20 sous-catégories. La planification des activités hebdomadaires pour chaque animateur. La création et l'envoi par Internet, de fichiers de contrat à destination de chaque animateur. La récupération des fichiers de pointage, envoyés par Internet par chaque animateur. B.I) La section calendrier Avant de commencer la gestion des contrats des animateurs, il est important de passer par cette section afin de fixer les jours fériés, ainsi que les périodes de vacances scolaires. En effet, ce planning sera transmis aux animateurs via leurs fichiers de liaison, et influencera leur pointage. Par exemple, le programme interdit le pointage sur un jour férié. De plus, nous verrons aussi que lors de la constitution des planning hebdomadaires des animateurs, le directeur peut décider de ne propager des activités, que sur les périodes scolaires. Selon la version demandée, le calendrier s'étale : du 1er Août de l'année N, au 31 Août de l'année N+1, soient 13 mois ; pour les structures fonctionnant en année scolaire. Du 1er Janvier au 31 Décembre ; pour les structures fonctionnant en année calendaire. La définition des types de journée, se fait simplement en sélectionnant un ou plusieurs jours par un cliquer-tirer, puis en appuyant sur le bouton [Vacances] ou [Férié]. 9 / 25 MODULEDIRECTEUR DIRECTEUR MODULE Ce classeur EXCEL, à l'usage du bureau directeur, permet :

10 Gémogiciel Sur la partie droite de la page, figure la liste des animateurs, rangés sur 2 colonnes : Les animateurs présents Les animateurs absents Au-dessus de cette liste figure le sélecteur d'équipe. En effet, il est possible d'affecter chaque animateur parmi 8 groupes. Ce paramètre est défini dans la formulaire de déclaration d'animateur. Voyez cela au chapitre B.III) a. page 13. Selon le jour que vous sélectionnez dans le calendrier, cette liste fait apparaître les disponibilités de l'équipe d'animation. Ainsi, vous connaissez précisément vos ressources de chaque instant. Si vous cliquez sur le nom d'un animateur, vous voyez apparaître alors dans le calendrier, ses périodes de congés. Elles sont symbolisées par des barres de couleur pourpre. Bien entendu, ce système n'est opérationnel qu'à partir du moment où vous avez planifié les activités et les congés de chacun. Il tient compte aussi des périodes de contrat. Par exemple, un animateur dont le contrat va du 1er Juillet au 31 Août, ne sera jamais vu disponible en dehors de ces mois. Enfin, cette section dispose d'un système de pense-bête, accessible par un double-clic sur une journée quelconque. Il permet d'inscrire une annotation. B.II) La section des activités Cette section se présente sous la forme d'un double tableau, à gauche les catégories d'activité, à droite les activités. En cliquant sur une catégorie dans la partie gauche, le programme affiche les activités correspondantes dans la partie droite. 20 catégories de 20 sous-catégories sont enregistrables dans l'application. En marge de celles-ci, il y a la catégorie spéciale des absences. Nous y reviendrons. 10 / 25

11 Gestion équipe d'animation périscolaire a. Les catégories d'activités Ces boutons ouvre le formulaire permettant respectivement la création et la modification d'une catégorie, et de ses 20 souscatégories. L entrée de ces informations, se font à travers le formulaire ci-contre. Il permet de définir : Le libellé de la catégorie d'activités, avec éventuellement un commentaire. Les libellés des activités de cette catégorie, avec éventuellement un commentaire. La couleur de la catégorie. Lorsque vous modifiez une catégorie existante, il se peut qu'apparaissent un cadenas. Cela signifie qu'au moins une activité est employée dans un planning d'animateur. Pour savoir laquelle, il suffit de passer avec votre pointeur au-dessus de chacun des libellés. Le message 'ineffaçable car utilisée' apparaîtra pour celle qui sont verrouillées. Pour éviter des anomalies de fonctionnement, le programme vous interdira d'effacer les libellés verrouillés, ainsi que d'effacer le libellé de la catégorie. Néanmoins, le logiciel vous permettra de les modifier. Car l'important est d'avoir un texte à afficher dans les planning d'animateurs utilisant ces activités. Notez que si vous effacez un libellé de catégorie, tous ses activités seront effacées en même temps. A condition bien sûr, qu'il n'y ait pas de verrouillage. b. La catégorie des absences C'est une catégorie spéciale, dans la mesure où vous ne pouvez pas modifier ou effacer son libellé d'une part, et sa couleur est imposée par l'application d'autre part. Pour cette catégorie, le formulaire affiche des cases à cocher 'Contrat', permettant le choix suivant : Option cochée, l'absence est prévisible, donc contractuelle. Le directeur la retrouvera dans les différents formulaires d'affectation d'heures. Par contre, l'animateur n'aura pas accès à celle-ci, dans son formulaire de pointage des absences. C'est une absence 'imposée' par le bureau directeur. Option décochée, c'est une absence aléatoire, imprévisible donc non planifiable. Cela entraînera la présence de celle-ci dans le formulaire de saisie des absence de l'animateur. 11 / 25

12 Gémogiciel A quoi peut servir une absence non planifiable dans une application de gestion de planning d'activité? Il se peut que par convention statutaire, certaines absences n entraînent pas la perte des heures d'activités (par exemple, l'absence pour cause d'enfant malade). Le programme doit donc permettre à l'animateur de pointer ce genre de situation. Le directeur définira donc toutes les absences prévues dans sa structure d'animation. Celles-ci seront accessibles ensuite dans le module 'Animateur'. Pour plus d'informations sur le sujet, reportez au chapitre C.III) c. page 22. Pour finir ce chapitre, voici un petit outil de statistiques sommaires sur les activités de la catégorie sélectionnées. Le fonctionnement est très simple : Choisissez éventuellement une semaine de début de calcul, soit avec les bouton [Flèche], soit en cliquant sur l'indicateur de semaine, puis en entrant un numéro de 0 à 52. Choisissez une semaine de fin de calcul, allant de 1 à 53. Appuyez sur le bouton [Travail] L'application vous fournit pour chaque activité, le nombre d'heures contractuelles, pointées, et le pourcentage de réalisation. Ceci pour toute l'équipe d'animation. B.III) La section des animateurs Dans cette partie du classeur, le directeur va constituer la liste des ses animateurs d'une part, puis planifier leurs activités d'autre-part. La section se présente comme un planning hebdomadaire, sur lequel seront affichés les emplois du temps individuels de chaque membre de l'équipe. Vous changez de semaine : En appuyant sur les boutons [Flèche] 12 / 25

13 Gestion équipe d'animation périscolaire En cliquant sur l'afficheur du numéro de semaine, puis entrée d'un numéro allant de 1 à 57. Chaque journée de la semaine, est découpée en 10 créneaux d'activités. A gauche, un volet récapitulatif, montre le nombre d'heures planifiées, ainsi que le nombre d'heures réalisées. Ce système informe rapidement le directeur : Sur la charge hebdomadaire de l'animateur, par rapport à la législation du travail. Sur les écarts entre le contractuel et le réalisé. Un code de couleur par activité, permet de se repérer rapidement dans l'organisation de l'animation. Nous verrons les subtilités d'affichage du planning, dans la partie concernant l'animateur. Pour cela, reportez-vous au chapitre C.III) d. en page 23. a. L'inscription d'un animateur Ce bouton affiche un formulaire permettant d'entrer dans l'application, les données concernant un nouvel animateur. Elles sont les suivantes : NOM, Prénom, date de naissance. Adresse, téléphones courriel. Dates d'embauche, de début et de fin de contrat. Le nombre d'heures de travail et de congé qui sont attribuées à ce contrat. N de Sécurité Sociale. Observations. Groupe d'animateur. La définition de ceux-ci se fait en section 'Options', chapitre, page. Les dates de début et de fin de contrat conditionneront la période sur laquelle les activités seront planifiable. Pas d'activité ou de pointage possible en dehors de cette plage de temps. Elles peuvent déborder de la période couverte par le calendrier. Un message d'alerte sera alors affiché. Remarquez que les nombres d'heures peuvent être entrés sous la forme décimale, ou sous la forme horaire. Le programme fait automatiquement la conversion entre les champs de saisie. Par exemple «1,50» dans le 1er champ, sera affiché «1h 30mn» dans le second champ. 13 / 25

14 Gémogiciel Ce bouton permet de ré-ouvrir le formulaire afin d'apporter des modifications de renseignements. b. Planification des activités hebdomadaires Ce bouton donne accès au formulaire de planification d'activités, dont les horaires sont connus et fixés à la semaine. Le formulaire rappelle la forme du planning hebdomadaire, c'est à dire, l'affichage des 7 jours de la semaine, découpés en 10 créneaux horaires. Sur la gauche, le sélecteur de catégories et sous-catégories d'activités, surmontés de champs de saisie horaire. Le principe de fonctionnement est simple : Définissez une heure de début et de fin de créneau horaire Cliquez sur une catégorie d'activité, puis une sous-catégorie Cliquez dans le planning sur les différentes sections de journée. Pour effacer un ou plusieurs créneau, enfoncez le bouton [Gomme], puis cliquez sur les étiquettes indésirables. Le retour à la programmation se fait en déclenchant le bouton [Gomme]. C'est avec ce formulaire que le directeur planifiera aussi les congés annuels des animateurs. Une information sur cette catégorie spéciale se trouve au chapitre B.II) b. en page 11. Remarquez que le formulaire n'oblige pas à coller les créneaux horaires les uns derrière les autres. Vous agencez librement. Cependant, au moment de la validation, le programme vérifiera tout de même la cohérence des horaires entre les différentes activités d'une journée. Elle devront être enregistrées par heure croissante, et le chevauchement horaire entre 2 activités n'est pas possible. Avant de valider la saisie, 2 options sont à préciser : Propagation périscolaire : Lorsque cette option est cochée, les activités inscrites ne seront mémorisées que sur les journées n'étant pas identifiées comme 'Vacances scolaire'. En effet, des activités relatives à la garde périscolaire n'ont pas lieu d'être sur les période de centre de loisirs. D'où 14 / 25

15 Gestion équipe d'animation périscolaire l'importance de les définir dans la partie Planning, avant de s'atteler à la planification. Propagation fin de contrat : A utiliser si le modèle de cette semaine dans le formulaire, est valable pour toutes les semaines suivantes. En laissant cette option cochée, le programme va cloner cette planification jusqu'à la date de fin de contrat de l'animateur. Par contre, si cette semaine est une 'exception' dans la planification normale de l'animateur, désactivez l'option afin de ne programmer que la semaine en cours d'affichage. Ce bouton permet de cloner la semaine affichée, vers une autre semaine du contrat. Il remplit le formulaire de planification avec les activités de la semaine affichée. Vous pouvez ensuite apporter des modifications à ce planning source, avant de valider la copie vers la semaine cible. Dans ce cas, les options 'Propagation périscolaire' et 'Propagation fin de contrat' sont décochées. Mais rien ne vous empêche de les activer à votre convenance. c. Planification des activités sans horaires Les membres d'une équipe d'animation ne sont pas forcément soumis à des plannings strictement horaire. Il est très probable que vous leur affectiez des quotas d'heures de préparation d'activités, à utiliser selon leurs disponibilités. Dans ce cas, vous avez à votre disposition un formulaire adapté à ce type de programmation. La différence par rapport au formulaire précédent, est que vous affectez un quota d'heure à une activité. Peu importe la semaine dans ce cas. La fenêtre de dialogue vous indique pour l'activité sélectionné : Le nombre d'heures déjà planifiées, que ce soit en 'planning horaire' et en 'quota sans horaire'. Le nombre d'heures 'sans horaire' éventuellement planifiées. Le nombre d'heures pointées Le récapitulatif dans le cadre en bas à droite, recensant toutes les activités de l'animateur. Lorsqu'un quota d'heures existe pour une activité, alors il est spécifié ; sinon le programme indique '0h00'. Pour vous permettre de ne pas programmer à l'aveugle, le bandeau supérieur vous indique : Le nombre d'heures de travail et d'absences attribuées au contrat. Le nombre d'heures de travail et d'absences planifiées, que ce soit des activités horaires ou en quota. Le nombre d'heures pointées. 15 / 25

16 Gémogiciel Il est donc aisé d'affecter un nombre d'heures en comparant ce qui est prévu au contrat par rapport à ce qui est actuellement planifié. Le principe de fonctionnement de ce formulaire est simple : Cliquez sur une catégorie puis une sous-catégorie d'activité. Définissez un quota d'heure Appuyez sur le bouton [Activité Plus]. Vous pouvez définir plusieurs activités avant de valider la saisie finale. Notez que lorsque vous sélectionnez une activité possédant un quota d'heures 'sans horaire', le bouton [Poubelle] apparaît. Il vous permet de supprimer la partie 'sans horaire' de celle-ci, sans pour autant supprimer les éventuelles heures planifiées à la semaine. B.IV) La section de liaison Cette partie de l'application permet d'établir les contrats pour chaque animateurs, et de leur transmettre via Internet. Evidemment, elle traite aussi en retour, le pointage réalisé par chacun d'eux, et les intègre à la base de données. Elle se présente sous la forme d'un tableau de bord, affichant pour l'animateur sélectionné, la totalité de ses activités planifiées. Pour chacune d'elles est indiqué : Le nombre d'heures contractuelles, en gras. Le nombre d'heures pointées par l'animateur. Le rapport en pourcentage, entre le contractuel et le réalisé. Le tout agrémenté d'un bar-graphe pour se faire rapidement une idée du taux de remplissage du contrat. Ces données sont dynamiques, c'est à dire qu'en faisant varier le numéro de la semaine affichée, les chiffres évoluent en conséquence. 16 / 25

17 Gestion équipe d'animation périscolaire a. Création d'un contrat Ce bouton crée un contrat individuel pour l'animateur sélectionné. Outre les données contractuelles, ce classeur de liaison contiendra aussi le planning avec les périodes de vacances et fériées, ainsi que toutes les activités définies par le directeur. Chaque classeur de contrat possède un identifiant unique qui empêchera à un autre animateur, d'utiliser un classeur de liaison qui ne lui est pas destiné. Si l'animateur possède une adresse de courriel, le programme vous proposera d'envoyer ce fichier à travers votre messagerie, sans que vous ayez besoin d'intervenir. Le courriel sera constitué d'un sujet et un message type, et transportera en pièce jointe, le classeur de liaison. Dans tous les cas, ce dernier sera archiver sur votre ordinateur. Il est possible de modifier les données contractuelles, et de renvoyer un nouveau fichier de liaison. L'application de l'animateur est capable de traiter et d'intégrer ces mises à jour successives de contrat. b. Réception du pointage A l'instar de l'envoi de contrat, ce bouton quant à lui sert à importer des données de pointage issues d'un classeur de liaison d'animateur. Des sécurité empêchent de charger un fichier ne correspondant pas au classeur directeur : Vérification si le fichier correspond à un animateur recensé dans le classeur directeur actuel. Vérification si le fichier correspond à contrat qui a été fabriqué par le classeur directeur actuel. Il n'est donc pas possible d'importer des données issues de contrat fabriqués par un autre classeur directeur (des années précédentes par exemple). Vérification si le fichier de pointage correspond au dernier contrat envoyé à cet animateur. Il n'est donc pas possible d'intégrer du pointage issu d'un contrat caduque. Une fois les données importées, vous voyez immédiatement l'évolution du 'réalisé' par rapport au 'contractuel'. Il se pourrait éventuellement qu'apparaisse du pointage d'activités que vous n'avez pas planifié. En effet, les animateurs auront accès à toutes les activités que le directeur à créées dans la base de données. Le programme laisse donc la liberté de pointer de l'activité hors contrat. Cela peut permettre de faire face à un aléa, qui vous oblige à dépêcher un animateur sur une activité qui n'était pas prévu à l'origine. Ce genre d'écart se repère facilement dans le bilan affiché, car des heures pointées sont notées alors que les heures contractuelles sont à '0'. 17 / 25

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19 Gestion équipe d'animation périscolaire Ce classeur EXCEL est le pendant de l'application Directeur. Elle est réservée à l'usage de l'animateur, afin qu'il y inscrive son pointage d'activités, ainsi que ces heures d'absence. C.I) La section de liaison Le directeur ayant terminé son travail par cette section, il est logique que l'animateur commence par celle-ci. Elle se présente et fonctionne exactement comme celle du module Directeur, à la différence qu'il n'y a pas de sélection d'animateur. En effet, chaque classeur Animateur est attribué nominativement à un animateur. a. Création d'un classeur de contrat pointage La section de liaison avec le module Directeur comporte plusieurs sécurités, empêchant d'importer un contrat sans rapport avec l'animateur déclaré dans le classeur actuel. De ce fait, il n'est pas possible d'importer directement un contrat à cause de ces verrouillages. Il faut donc la première fois, créer un nouveau classeur de pointage, à l'aide ce bouton. Si vous ne disposez pas d'un classeur gabarit vierge, ce n'est pas grave ; vous pouvez utiliser le classeur d'un animateur en cours d'utilisation. La procédure de création de nouveau classeur effacera toutes les données personnelles inscrites en base de données, pour les remplacer par celles du nouvel animateur. En lançant cette procédure, le programme vous demandera de choisir le fichier de liaison à importer. Ensuite il vous proposera d'enregistrer ce classeur, sous un nom issu des données inscrites en liaison. En général, cela ressemblera à '2012_NOM Prénom.xls'. Rien ne vous oblige à garder ce format, mais il permet d'identifier clairement l'année et l'animateur concernés par ce contrat. 19 / 25 MODULEANIMATEUR ANIMATEUR MODULE C) Le module animateur

20 Gémogiciel b. Importation des données contractuelles Il se peut qu'au cours de la saison, le contrat de l'animateur évolue. Un nouveau fichier de liaison sera envoyé depuis le bureau directeur, et il faudra l'importer à l'aide de ce bouton. A l'inverse de la fonction décrite précédemment, l'importation n'aura lieu que si les tests de sécurité sont passés avec succès: Vérification de la date de contrat en cours ; vous ne pouvez pas importer des données issues d'un contrat antérieur à celui que vous appliquez actuellement. Vérification de l'année calendaire en cours. Vérification du numéro de série du classeur ; le module Directeur possède un identifiant qui est transmis avec la liaison. Si vous essayez d'importer un contrat venant d'un autre module directeur, la procédure sera stoppée. Enfin, le logiciel vérifie que l'animateur inscrit dans les données de liaison, correspond bien à celui qui tente d'importer les données. c. Exportation du pointage Pour finir avec cette section, voici le bouton qui permet d'exporter les données de pointage, à destination du bureau directeur. A l'instar du module Directeur, le programme enregistrera sur votre ordinateur, les données de liaison sous forme de fichier. Le nom de celui-ci sera du type '2012_25_NOM Prénom' correspondant à l'année, la semaine et le patronyme de l'animateur. Il serait bon de garder ce format car il permet d'identifier facilement la période de pointage et l'animateur concerné. Pensez au bureau directeur qui devra gérer les fichiers de liaison de toute l'équipe d'animation. Puis il vous proposera de l'envoyer via la messagerie Internet, au bureau directeur. Un formulaire s'affiche alors, pour lequel vous devrez renseigner lors de la 1ère utilisation : Le serveur et le port de votre messagerie L'adresse et le mot de passe de votre messagerie L'adresse courriel de votre destinataire (En général le bureau directeur Un petit encart avec un texte d'accompagnement pré-formaté et disponible pour y mettre éventuellement un commentaire. 20 / 25

21 Gestion équipe d'animation périscolaire C.II) La section planning Dans ce classeur, le planning n'est là que pour consultation. L'animateur ne peut pas agir sur celui-ci, il ne peut que y voir : Les périodes de vacances et jours fériés (barres bleu). Ses périodes planifiées de congés (barres pourpre) C.III) La section de pointage Cette section se présente sous la forme d'un planning hebdomadaire, comme pour la section 'Animateurs' du module Directeur. La navigation au fil des semaines se fait de la même manière qu'expliquée au chapitre B.III) page 12. a. Le pointage rapide Théoriquement, il n'y a pas lieu que le pointage diffère du prévisionnel. Alors dans un souci de simplicité d'utilisation, il y a 5 boutons de ce type pour les jours allant du Lundi au Vendredi. Un appui sur l'un d'eux valide intégralement le pointage de la journée, en conformité avec le contrat. Dans ce cas de figure, l'utilisation du logiciel ne prend vraiment pas de temps à l'animateur. b. Le pointage en détail Ce bouton apparaît lorsque l'animateur clique dans le planning, par exemple sur une journée pour laquelle le pointage devra être différent du prévisionnel. Cette fonctionnalité devra être utilisée dans 2 cas précis : Lorsque l'animateur effectue une activité supplémentaire, par rapport à son planning hebdomadaire ; par exemple il dispose d'un créneau de temps pour effectuer une tâche 'sans horaire'. Ou peut être est-il appelé à remplacer au pied levé un animateur absent... Lorsque l'animateur s'absente alors que cela n'était pas prévu. 21 / 25

22 Gémogiciel Le bouton fait apparaître le formulaire ci-contre. Celui-ci affiche sur la gauche le planning contractuel de la journée, ainsi que le pointage réalisé. Pour le moment, les 2 sont identiques, car le programme copie la partie contractuelle dans la partie réalisé, afin de faciliter le travail de saisie. Dans le cas d'une activité supplémentaire, procédez comme suit : Cliquez sur une catégorie, puis l'activité voulue. Inscrivez l'horaire de début et de fin d'activité. Puis cliquez sur une des 10 sections de la journée 'Pointage à saisir' Veillez à respecter l enchaînement des créneaux horaires. Le logiciel laisse de la liberté, mais il y aura une vérification de la cohérence horaire lors de la validation de la saisie. Dans le cas d'une absence non-contractuelle, c'est à dire, une absence qui ne fait pas partie de celles définies par le bureau directeur : Vous pouvez supprimer l'activité en enfonçant le bouton [Gomme], puis en cliquant sur le créneau à effacer. Ou alors, si le créneau horaire n'a pas été entièrement exécuté, cliquez sur l'horaire de début ou de fin d'activité à modifier ; ceci a pour effet de copier cet horaire ainsi que l'activité... Ensuite, entrez l'horaire de début ou de fin d'activité Enfin, cliquez sur le créneau concerné pour entrer la modification. Il est conseillé d'ajouter un petit commentaire afin d'expliquer au bureau directeur, la raison de cet écart. Remarquez que les absences contractuelles n'apparaissent pas dans la liste des catégories. Avec ce formulaire, vous entrez les absences noncontractuelles, qui se traduiront par un déficit d'heures effectuées par rapport au contrat. c. Le pointage des absences contractuelles Elles sont définies à l'origine par le bureau directeur. Ces absences n entraînent pas de perte d'heure contractuelle. Elle peuvent être : Planifiées ; les congés annuels par exemple, ou des heures de récupération... Non-planifiable ; dans le cas d'une absence pour enfant malade, ou stage... Ceci dépend des conventions qui régissent votre structure. En tout cas, ce sont des absences rigoureusement listées par la direction. 22 / 25

23 Gestion équipe d'animation périscolaire N apparaîtront dans cette fenêtre, que les absences non-planifiable, c'est à dire imprévisibles. Selon le fonctionnement de la structure, il se peut que les Congés Annuels soient imposés et ce type d'absence ne peut donc pas être pointée en dehors du contrat. Vous ne pouvez donc y accéder par ce formulaire. Reportez-vous au chapitre B.II) b. en page 11. Ce type d'absence se déroule sur la journée, et ne possède pas d'horaire. Des cases à cocher vous permettent de pointer plusieurs jours de la semaine avec la même absence. Comme indiqué en amont, ce type d'absence n entraîne pas de perte d'heure. L'utilisation de celles-ci sera équivalent à la validation intégrale de vos journées. Cependant, elle apparaîtront en couleur pourpre dans le planning, afin d'alerter sur le fait que l'animateur n'était pas présent. d. Les repères visuels et code des couleurs en pointage Par défaut, ce sont les activités contractuelles qui sont affichées dans le planning hebdomadaire. Cet état est repérable par le fait qu'il n'y a aucun repère visible dans les cases de date. Dès qu'un repère apparaît, cela signifie que vous avez pointé pour cette journée. Ce repère à côté d'une date, indique que le pointage de la journée a été fait, et qu'il est conforme au contrat. Les activités apparaissent avec leurs couleurs normales dans les créneaux horaires. Finalement, il n'y a pas une grande différence avec l'état non-pointé. La présence de ce repère à côté d'une date, indique qu'il y a un écart de pointage par rapport au contrat. C'est le cas : si vous avez effectué des activités supplémentaires à ce qui vous est demandé si vous avez effectué des activités 'sans horaire', définies sous forme de quota d'heure si vous n'avez pas effectué une activité planifiée si vous avez réalisé une activité planifiée, mais avec un horaire différent de ce qui était prévu. Pour identifier d'où provient l'écart, cliquez sur le repère visuel pour faire apparaître une fenêtre vous montrant le planning contractuel. 23 / 25

24 Gémogiciel Si vous avez pointé une absence contractuelle à la place de votre journée de travail, vous ne perdez pas les heures. Cependant il faut pouvoir repérer que cette journée est certes, conforme au contrat, mais n'a pas été réalisée. Les activités dans les créneaux horaires apparaîtront toutes dans ce cas, en couleur pourpre. Enfin, si vous inscrivez un commentaire pour donner une petite explication sur un écart de pointage, cela figurera par un onglet rouge dans la date du jour en question. Passer votre pointeur au-dessus pour consulter le message. e. L'émargement Les documents informatiques n'ayant pas de valeur sans signature, ce bouton servira à imprimer le planning réalisé de la semaine affichée. Il ne vous restera plus qu'à signer la feuille avant de la transmettre au bureau directeur. Je remercie l'association ECLOS, pour son aimable collaboration à la réalisation de ce projet. Merci à l'équipe d'animation qui avec patience, a servi de cobaye pour le développement de l'application, et la correction de quantité de bogues. 24 / 25

25 D) ANNEXES Calendrier Calendrier Animateurs Animateurs Définition des vacances Définition vacances et jours des fériés ; et jours fériés ; Visualisation sur chaque Visualisation sur chaque jour, de la disponibilité jour, de la disponibilité des animateurs des animateurs Gestion des Gestion des coordonnées ; coordonnées ; Planifications des Planifications des activités hebdomadaires activités hebdomadaires Activités Activités Gestion des catégories et Gestion des catégories et sous-catégories sous-catégories d'activités d'activités Liaison Liaison Création et envoie des Création et envoie des contrats d'animateurs ; contrats d'animateurs ; Récupération des Récupération des pointages de chacun pointages de chacun GestiAnime PointAnime Calendrier Calendrier Visualisation des Visualisation des vacances et jours fériés ; vacances et jours Visualisation desfériés ; Visualisation des périodes de congés périodes de congés Pointage Pointage Pointage des présences Pointage des présences et absences et absences Liaison Liaison Récupération du contrat Récupération du contrat individuel ; individuel ; Renvoie du pointage Renvoie du pointage réalisé réalisé

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