PROCÉDURE DE DOTATION DE LA FONDATION DE BIBLIOTHÈQUE ET ARCHIVES NATIONALES DU QUÉBEC

Transcription

1 PROCÉDURE DE DOTATION DE LA FONDATION DE BIBLIOTHÈQUE ET ARCHIVES NATIONALES DU QUÉBEC 1. DÉFINITIONS Institution : La Fondation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Gestionnaire : Employé en situation de gestion ou cadre à l emploi de la Fondation. Poste occasionnel : Poste à durée déterminée pour l un des motifs suivants : o surcroît de travail; o absence d un employé; o projet spécifique à durée déterminée. Poste permanent : Poste à durée indéterminée prévu dont les attributions font partie des activités permanentes de la Fondation (temps plein ou temps partiel). Poste vacant : Poste faisant partie de l effectif normal autorisé auquel aucun employé n a été nommé ou qui cesse d être occupé à la suite du départ définitif de son titulaire et que l employeur décide de combler de façon permanente. Promotion : Accès à un poste dont la classe ou le corps d emploi représente un niveau supérieur. 2. OBJET La présente procédure découle de la Politique de dotation de la Fondation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et elle s applique à tout processus de sélection d un poste permanent ou occasionnel, mais non contractuel, de la Fondation à pourvoir, que ce soit par affichage interne ou externe. Le recrutement, la dotation et l embauche du directeur général de la Fondation relèvent du conseil d administration de la Fondation conformément aux conditions et aux modalités qu il détermine. 3. PROCÉDURE ET TRAITEMENT DE DEMANDE DE PERSONNEL a) Toute demande de personnel par un gestionnaire doit être effectuée au moyen du formulaire «Demande de personnel» et être dûment signée par le gestionnaire requérant et son supérieur immédiat. b) La demande est acheminée par la personne responsable des ressources humaines aux ressources financières qui vérifie sa pertinence en fonction des postes autorisés et du budget. Adoptée le 11 février

2 c) Les ressources humaines détermine le statut d emploi (poste permanent, poste occasionnel, poste étudiant) et enclenche le processus de dotation. d) Les ressources humaines rencontre le gestionnaire requérant, évalue la description des tâches élaborée par celui-ci et vérifie le niveau de l emploi. e) En collaboration avec ce gestionnaire, les ressources humaines établissent la scolarité, l expérience et les qualifications particulières requises en fonction du poste à pourvoir. f) Le poste est rendu public conformément à la procédure décrite à la section 4. La personne responsable des ressources humaines considère alors les candidatures des postulants, ainsi que celles des autres candidats qui ont au préalable manifesté leur intérêt pour le poste en soumettant en ligne une candidature spontanée. g) Lorsqu un poste ne peut être pourvu selon les dispositions du paragraphe f) ci-dessus, il peut être offert à l externe dans l ordre suivant : i. Les ressources humaines considère les candidats recommandés à un autre poste de même niveau dans les douze (12) mois précédents; ii. à défaut de pourvoir le poste selon les dispositions du paragraphe précédent, il est affiché à l externe conformément à la procédure décrite à la section 4. h) L employé qui obtient un poste permanent à la suite de l application du paragraphe f) (à l exception des postes cadres) ne peut poser sa candidature à un autre poste dans l année qui suit, sauf si ce dernier poste constitue une promotion. Cette mesure ne s applique pas aux employés permanents affectés à temps partiel, qui pourraient accéder à un poste permanent à temps complet. 4. PROCÉDURE D AFFICHAGE DE POSTE a) Contenu de l affichage Le contenu de l affichage comprend : le numéro de l affichage; le titre de l emploi; le nombre de postes à pourvoir; le numéro de poste; l unité administrative visée par l emploi; la raison d être de l emploi; la description des tâches principales; la scolarité, l expérience et les qualifications particulières requises; le statut de l emploi; la durée de l emploi dans le cas d un poste à durée déterminée («occasionnel»); l horaire de travail (possibilité de travailler jour, soir et fin de semaine); l échelle salariale; la période d affichage; la mention quant au mode d affichage (interne ou externe); la mention relative aux mesures d accès à l égalité; la possibilité que d autres postes similaires deviennent disponibles; les modalités d inscription. Le libellé de l affichage peut différer selon le mode de diffusion utilisé. b) Processus de dotation i. Mode général Adoptée le 11 février

3 Tout employé embauché à titre d employé permanent ou occasionnel pour une période de plus de quatre-vingt-dix (90) jours peut poser sa candidature à un poste affiché comme suit : Premier mouvement de personnel Tout poste vacant et poste occasionnel de plus de 90 jours, à l exception d un poste cadre, est d abord offert aux employés. Deuxième mouvement de personnel Si un poste devient vacant à la suite de l obtention par un employé du poste ainsi affiché, ce poste est à nouveau offert aux employés. Mouvements subséquents Tout poste à pourvoir à la suite de ces deux mouvements peut être offert à l externe seulement. Tout poste vacant et poste occasionnel de plus de 90 jours qui n a pas été pourvu à l interne parce qu aucune des candidatures internes ne satisfait aux exigences du poste ou en raison de l absence de telle candidature est offert à l externe. Les employés embauchés pour une période initiale inférieure à 90 jours ne peuvent postuler à titre d employés internes; ils sont considérés comme des candidats externes. Afin de bien les distinguer, ils sont identifiés sous le terme «contractuels» dans le système informatique. ii. Mode exceptionnel Un poste cadre peut faire l objet d un affichage interne, d un affichage externe ou des deux de façon simultanée. c) Diffusion de l affichage i. Affichage interne La personne responsable des ressources humaines procède à l affichage du poste et en informe par courriel les employés. Le poste est affiché pour une période de dix (10) jours de calendrier. ii. Affichage externe Les ressources humaines procèdent à l affichage du poste. Aux fins de l affichage externe et si elle le juge utile, les ressources humaines peut utiliser tout autre moyen de diffusion disponible ou offert notamment par : des corporations ou associations professionnelles; des établissements d enseignement; des médias écrits; des réseaux sociaux des services de recrutement informatisés; des agences de placement; des foires de l emploi. Cette liste n est pas exhaustive et tout autre moyen peut y être ajouté. Adoptée le 11 février

4 d) Soumission des candidatures La Fondation accepte toutes les formes de transmission de candidature tout en visant un système uniforme, objectif, transparent et qui permet de traiter toutes les candidatures reçues. La candidature soumise est considérée uniquement pour le poste affiché. Toute candidature est traitée de façon confidentielle et sécuritaire. 5. FORMATION ET MANDAT DU COMITÉ DE SÉLECTION Un comité de sélection est formé chaque fois qu un emploi vacant doit être pourvu ou lors d activités de recrutement pour fins de constitution de listes de candidatures. Tout comité de sélection est composé d au moins deux (2) membres et d un secrétaire : le directeur général de la Fondation et le gestionnaire requérant qui recrute dans la mesure où ce dernier occupe une position de professionnel hiérarchiquement plus élevée que celle du poste à doter ou, à défaut, le secrétaire-trésorier de la Fondation; un représentant des ressources humaines agit comme secrétaire du comité ou, à défaut une personne ressource de la direction générale de la Fondation. D autres membres internes ou des membres externes peuvent s ajouter au comité de sélection si la nature du poste le justifie. 6. PRÉPARATION DES OUTILS DE SÉLECTION a) La personne responsable des ressources humaines prépare, en collaboration avec le gestionnaire requérant, le contenu des outils de sélection (examens, grille d évaluation, tests, questionnaire d entrevue) en fonction des exigences du poste. b) Le comité de sélection valide le contenu des outils de sélection avant la fin de la période d affichage. 7. RÈGLES RÉGISSANT TOUS LES MOUVEMENTS INTERNES Afin d assurer à la fois la mobilité interne et la stabilité des équipes en place, les règles suivantes s appliquent : a) Employés permanents Tel que stipulé précédemment, l employé nommé permanent (temps plein ou partiel) doit demeurer en poste pour une période d une (1) année, sauf si un poste auquel il postule représente une promotion ou qu il donne à l employé à temps partiel l accès à un poste permanent à temps complet (point (h) de la section 3 de la présente procédure). Postes permanents : une fois la période d une année en poste terminée, l employé permanent peut postuler à des postes permanents à temps complet ou partiel, sans restriction. Adoptée le 11 février

5 Postes occasionnels : une fois la période d une année en poste terminée, l employé permanent peut postuler à des postes occasionnels d une durée initiale de 50 semaines et plus. Pour la durée de l affectation temporaire interne, son poste permanent sera comblé aussi de façon temporaire, l employé pouvant ainsi revenir dans ses fonctions initiales une fois l affectation temporaire terminée. b) Employés occasionnels Postes permanents : en tout temps, l employé occasionnel peut postuler à un poste permanent, à temps complet ou partiel. Postes occasionnels : il est permis à l employé de postuler à un autre poste occasionnel pourvu qu il soit en mesure de terminer d abord son contrat en cours (ou la prolongation en cours de ce dernier). c) Employés surnuméraires Postes permanents : en tout temps, l employé surnuméraire peut postuler à un poste permanent, à temps complet ou partiel. Postes occasionnels : en tout temps, l employé peut postuler à un autre poste occasionnel, mais il ne peut bénéficier d aucune garantie de retour dans son poste initial. Par contre, son affectation temporaire dans un autre secteur lui permet de continuer à cumuler de l ancienneté sur la base du nombre d heures travaillées. 8. PRÉSÉLECTION La personne responsable des ressources humaines effectue, à partir des exigences du poste à pourvoir, une présélection des candidats à partir des candidatures reçues. Une firme externe, spécialisée et reconnue par la DRH pour assurer cette étape, peut aussi procéder au tri des candidatures. Une validation de cette sélection sera ensuite effectuée par les ressources humaines. Les candidats présélectionnés doivent posséder la citoyenneté canadienne ou être résidents permanents. Les ressources humaines procède à l analyse des exigences du poste en phase de présélection en tenant compte des éléments suivants : Scolarité Pour être reconnue, une scolarité doit avoir été terminée avec succès et avoir été sanctionnée par un diplôme, un certificat ou un relevé de notes émis sous l autorité du ministère de l Éducation, par une université du Québec ou par toute autre autorité canadienne compétente. Lorsqu une scolarité a été effectuée à l extérieur du Canada, une attestation reconnaissant les années d études doit être émise par le ministère de l Immigration et des communautés culturelles. Adoptée le 11 février

6 La scolarité est jugée pertinente si, en termes d acquisition de connaissances ou d habiletés professionnelles, elle est identique ou comparable aux disciplines scolaires ou aux programmes d études exigés lors de l affichage du poste à pourvoir. Expérience L expérience se calcule par le nombre d années et de mois d expérience de même niveau que celui prévu à l affichage du poste. L expérience d une personne est jugée pertinente si elle est identique, en termes de nature et de niveau d emploi, à celle exigée lors de l affichage du poste à pourvoir. L expérience d une personne dans des emplois comparables de même nature est aussi admissible. Toutefois, l évaluation de cette expérience doit être préalablement effectuée et confirmée par la Direction des ressources humaines en collaboration avec la direction concernée. Dans les cas de rareté de main-d œuvre, la Direction des ressources humaines peut recommander des candidats ayant un nombre d années d expérience inférieur aux exigences de l affichage. Qualifications particulières Les qualifications particulières sont les habiletés et les connaissances (autres que la scolarité et l expérience) déterminées par la personne responsable des ressources humaines en collaboration avec le gestionnaire et qui sont prises en compte lors de la phase de présélection. Si les renseignements fournis par le candidat comportent des ambiguïtés ne permettant pas de considérer de façon objective sa candidature, la personne responsable des ressources humaines communique avec le candidat pour l inviter à donner des précisions. La personne responsable des ressources humaines transmet la liste des candidats évalués au comité de sélection qui détermine le nombre de candidats éligibles à l examen et la note de passage exigée. La note de passage est établie par le comité lors de la validation du contenu de l examen, en tenant compte des suggestions du concepteur de l examen. 9. PROCÉDURE D EXAMEN L examen est destiné à mesurer les habiletés professionnelles, les aptitudes cognitives et, le cas échéant, les habiletés psychomotrices des candidats ayant soumis leur candidature en vue de faciliter les décisions d embauche. Il ne représente qu un des outils de sélection préconisés par la Fondation. Un examen technique ou d habiletés particulières peut aussi être organisé et avoir comme objectif d éliminer des candidatures non pertinentes. Ces examens seraient donc éliminatoires, avec notes de passage, et c est à partir de ces derniers que les deux listes visant à favoriser l accès aux groupes cibles seraient constituées. La maîtrise de la langue française est requise par la Fondation. À cette fin, un examen peut être exigé afin de vérifier la connaissance du français du candidat. Le candidat retenu dont la connaissance du français doit être améliorée devra suivre un programme de perfectionnement en français. Adoptée le 11 février

7 L acquisition et le maintien de la connaissance de la langue française peuvent constituer une condition d engagement. Un examen de connaissance d une autre langue peut également être requis selon la nature du poste à pourvoir et l exigence d une autre langue en plus du français. La personne responsable des ressources humaines communique avec les candidats évalués pour les convoquer à l examen de français et, le cas échéant, détermine les mesures d accommodement nécessaires. Tous les candidats évalués doivent alors passer l examen, qui peut être corrigé par le gestionnaire responsable du poste à pourvoir ou par une personne spécialisée qui a conçu le test ou l examen. La personne responsable des ressources humaines inscrit sur une liste tous les candidats ayant obtenu la note de passage de l examen. Cette liste est remise au comité de sélection. Le comité de sélection choisit un nombre déterminé de candidats à partir de chaque catégorie de la liste aux fins de l entrevue, dans le respect de la politique et de la procédure en vigueur. Dans son choix, le comité de sélection tient compte à la fois du curriculum vitae, du profil des candidats et de la note obtenue à l examen de français. 10. PROCÉDURE D ENTREVUE DE SÉLECTION a) Préparation La personne responsable des ressources humaines procède à la préparation de l entrevue, notamment à : la réservation des salles, incluant les mesures d accommodement nécessaires à la réalisation de l entrevue; la convocation des membres du comité de sélection; la préparation des dossiers d entrevue, c est-à-dire : o l horaire des entrevues à l intention de chaque membre et de la personne responsable de la réception; o les curriculum vitae, la description du poste ou l affichage du poste, la grille d évaluation et le questionnaire d entrevue pour chaque membre du comité; o o le matériel nécessaire à l entrevue; toute autre documentation jugée utile, notamment le formulaire d autorisation générale aux fins de références d emploi et le guide d entrevue de sélection. b) Déroulement de l entrevue Le représentant des ressources humaines agit à titre de secrétaire du comité et voit au bon déroulement de l entrevue. À cette fin, il accueille le candidat et fait les présentations; il informe le candidat du déroulement de l entrevue; à la fin de l entrevue, il demande au candidat s il souhaite ajouter des éléments ou obtenir des informations supplémentaires et l informe des étapes subséquentes. Le comité de sélection rencontre les candidats et offre à chacun l opportunité de faire valoir sa candidature. Il doit notamment : Adoptée le 11 février

8 prendre connaissance de la nature du travail, des exigences du poste à pourvoir et du curriculum vitae de chaque candidat avant l entrevue; créer un climat favorable et ouvert; poser les questions prévues au questionnaire, de façon structurée; poser des questions qui ne font pas partie du questionnaire de l entrevue pour être en mesure de mieux évaluer un candidat; prendre des notes pendant que le membre du comité qui pose une question garde un contact visuel avec le candidat; donner la possibilité au candidat, pour chaque question, de livrer toute l information dont il dispose; éviter de donner des indices au candidat sur la qualité de ses réponses. c) Évaluation de l entrevue par le comité de sélection Le comité de sélection doit : évaluer objectivement chaque candidature et comparer les réponses données au regard des critères préétablis; tenir compte des objectifs en matière d accès à l égalité en emploi; compléter et signer les grilles d évaluation; au terme d une discussion, recommander au supérieur immédiat les candidats qui répondent au profil recherché et aux exigences du poste ou recommander préalablement des vérifications supplémentaires comme le prévoit l article 11 de la présente procédure. Il ne peut ne recommander aucun candidat ni n en recommander qu un avec réserve. d) Liste des candidats recommandés par le comité de sélection Une liste de candidats recommandés par le comité de sélection peut être dressée pour permettre à la Fondation de s y référer ultérieurement. Cette liste comprend les noms des candidats, le titre d emploi, la date de l entrevue et les noms des membres du comité de sélection. Les noms des membres du comité de sélection sont confidentiels et ne sont pas divulgués avant les entrevues. 11. TESTS COMPLÉMENTAIRES À la suite des recommandations du comité de sélection et selon la nature du poste à pourvoir, des tests plus spécialisés peuvent être effectués par ou pour la Fondation sur la recommandation de la personne responsable des ressources humaines, notamment des tests psychométriques ou des simulations de travail. 12. CHOIX DU CANDIDAT Afin d atteindre les objectifs prévus dans le cadre des mesures d accès à l égalité en emploi, le gestionnaire requérant doit, dans tout processus de dotation interne ou externe, effectuer son choix à partir de la liste de candidats recommandés par le comité de sélection. Le choix final du candidat revient au gestionnaire parmi les candidats retenus par le comité de sélection. Afin d assurer le suivi, l intégrité et la crédibilité du processus de sélection, la personne responsable des ressources humaines évalue annuellement avec les gestionnaires l objectivité du processus d embauche et, notamment, les descriptions de postes, les bassins de recrutement, le contenu des examens, des grilles et des questionnaires d entrevues. Adoptée le 11 février

9 13. RÉFÉRENCES Dans le cadre du processus de présélection de candidats ou de la recommandation du comité de sélection, les ressources humaines peut recourir aux services d une entreprise spécialisée dans l obtention de références en vue, notamment, d obtenir de l information sur les expériences professionnelles du candidat retenu par le comité de sélection ou pour vérifier l obtention d un diplôme. La prise de références constitue une étape importante du processus de dotation, l embauche étant conditionnelle à l obtention de renseignements satisfaisants. 14. EXAMEN MÉDICAL En fonction des exigences du poste à pourvoir, la personne responsable des ressources humaines peut exiger que le candidat se soumette à un examen médical afin de déterminer s il est apte à occuper le poste. Le candidat est alors informé que sa candidature est retenue sous réserve des résultats de l examen médical et il est convoqué à l examen médical dans les meilleurs délais. 15. CONFIRMATION AU CANDIDAT RETENU La personne responsable des ressources humaines détermine le salaire du candidat retenu en tenant compte de la scolarité et de l expérience de celui-ci, et ce, selon la procédure en vigueur, et en avise le candidat retenu. Les ressources humaines confirme la classe et l échelon salarial assignés. En cas de doute, la personne responsable des ressources humaines valide la procédure d évaluation et le classement de l employé. À l interne, l employé doit alors aviser son gestionnaire de son affectation (temporaire ou définitive) à un autre poste au sein de la Fondation. Lors de cette conversation, le gestionnaire et l employé voient quelle pourrait être la date d affectation dans les nouvelles fonctions, et ce, en respectant un préavis raisonnable (sans excéder trois semaines). L employé avise la personne responsable des ressources humaines de la date d entrée dans ses nouvelles fonctions. Il revient ensuite cette personne d aviser le nouveau gestionnaire de la date d entrée en fonction de l employé et de jouer le rôle d intermédiaire entre les gestionnaires concernés s il y a divergence dans les dates proposées. La personne responsable des ressources humaines confirme la date d entrée en fonction à l employé et elle prépare la lettre de confirmation d emploi au candidat en déterminant les conditions de travail applicables. La personne responsable des ressources humaines signe la lettre de confirmation d emploi envoyée au candidat retenu. 16. AVIS AUX CANDIDATS NON RETENUS Les candidats ayant passé les examens ou ayant été rencontrés en entrevue, mais dont la candidature n a pas été retenue, reçoivent un avis à cet effet par courrier électronique ou par lettre. Adoptée le 11 février

10 Les candidats recommandés par le comité de sélection pour la confection d une liste de candidatures sont informés de leur inscription pour une durée d un (1) an à une liste de candidatures pouvant être considérées par la Fondation pour tout autre poste de même niveau ou pour tout poste occasionnel de moins de quatre-vingt-dix (90) jours. Le candidat peut refuser d être inscrit à une telle liste. 17. ARCHIVAGE La personne responsable des ressources humaines conserve dans le dossier d affichage du poste à pourvoir tous les documents relatifs au processus de sélection. Ce dossier est conservé conformément à la Politique en matière de gestion des documents actifs, semi-actifs et inactifs de la Fondation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. 18. PROCESSUS D ACCUEIL a) Programme d accueil La personne responsable des ressources humaines accueille le nouvel employé dès sa première journée de travail. Afin de l aider à répondre adéquatement aux attentes, la Fondation offre au nouvel employé de l information sur la mission, les valeurs, les mandats et les principales politiques et procédures de l institution, ainsi que sur les conditions de travail qui lui sont applicables. b) Période d initiation Le gestionnaire du nouvel employé ou son représentant s assure d une bonne intégration de l employé à son environnement de travail. À cette fin : il veille à ce que l employé soit initié aux tâches qui lui seront confiées; il le sensibilise aux méthodes de prévention pour assurer la santé et la sécurité au travail; il lui procure les outils nécessaires à la réalisation du travail; il intègre l employé à l équipe de travail; il informe l employé sur les objectifs de l unité administrative et sur ceux de son secteur, ainsi que sur ses attentes à l égard du travail à effectuer; il offre un complément de formation, s il y a lieu. c) Programme de mentorat La Fondation peut offrir à tout nouvel employé, sur une base volontaire, un programme de mentorat. Ce programme consiste à jumeler un employé expérimenté avec un nouvel employé afin qu il partage avec ce dernier ses connaissances, son expérience et sa compréhension de l organisation ainsi que ses valeurs. d) Période de probation La période de probation d un employé embauché avec le statut de permanent (temps partiel ou temps plein) est d un (1) an à compter de sa date d entrée en fonction à moins que d autres règles s appliquent. Adoptée le 11 février

11 19. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente procédure entre en vigueur lors de son adoption par le directeur général de la Fondation. Adoptée le 11 février