3003 Berne, le 30 octobre Mesdames, Messieurs,

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1 3003 Berne, le 30 octobre 2000 $X[ $XWRULWpVFDQWRQDOHVGH VXUYHLOODQFHGHOpWDWFLYLO,1)267$5,QIRUPDWLRQVUHODWLYHVjFHUWDLQVDVSHFWVGHOLQWURGXFWLRQ Mesdames, Messieurs, Lors de la procédure de consultation relative aux bases légales, le projet INFOSTAR a été fortement soutenu. Il s'agit maintenant de préparer l'introduction du système à tous les niveaux. Dans le sens d'une information préalable, nous allons répondre à quelques questions qui nous ont déjà été posées dans ce contexte par certaines autorités cantonales de surveillance. Les développements suivants reposent sur l'état actuel du projet et sont relativement sommaires, en particulier en ce qui concerne les questions qui sont à régler par les cantons eux-mêmes, dans le cadre de leurs compétences organisationnelles. Nous vous tiendrons au courant de l'évolution de ce dossier de manière plus détaillée. Les prochaines journées d'instruction de la Conférence des autorités cantonales de surveillance à Bienne (des 9/10 novembre 2000) seront l'occasion de vous fournir d'autres informations de l'équipe du projet INFOSTAR et de discuter d'une procédure d'introduction possible. 5DFFRUGHPHQW DX UpVHDX GHV RIILFHV GH OpWDW FLYLO HW GHV DXWRULWpV GH VXUYHLOODQFH Il a maintenant été décidé que les postes de l'état civil qui travailleront avec INFOSTAR seront raccordés à l'application par le réseau KOMBV-KTV ("Kommunikation Bundesverwaltung - Kantonsverbund"). Pour satisfaire aux plus hautes exigences en matière de sécurité informatique, l'on a développé, pour la première période d'exploitation, une solution qui ne nécessite pas de condition supplémentaire à l'infrastructure informatique; un seul "pion de sécurité" (d'un montant unique d'environ Fr par utilisateur) sera indispensable. A terme, une authentification par une "Public Key infrastructure" (PKI) est cependant envisagée. Monsieur Ernst Rolli (ernst.rolli@isc-ejpd.admin.ch; ) ) du "Centre de service informatique"" (CSI) du DFJP, est l'interlocuteur des cantons en ce qui concerne le raccordement au réseau.

2 2. 2UJDQLVDWLRQ En l'état actuel de la planification, les PHVXUHV TXL GRLYHQW rwuh SULVHV par les cantons en vue de l'introduction d' INFOSTAR devront rwuh RSpUDWLRQQHOOHV ORUV GX VHFRQGVHPHVWUHGHODQ et celles à prendre par les cantons qui participeront à l'exploitation pilote au début de l'année 2002 déjà. (TXLSHPHQWHWHQWUHWLHQGXSRVWHGHWUDYDLO En vue de l'introduction d' INFOSTAR, les offices de l'état civil et les autorités cantonales de surveillance devront disposer à temps des raccordements au réseau KOMBV-KTV avec la capacité de transmission exigée. Tous les postes de travail qu'il est prévu de raccorder devront en outre être équipés du matériel (hardware) usuel (y compris les imprimantes répondant aux exigences de l'oecf). L'entretien des composants locaux (hardware et logiciels) QHVWen principe SDVassuré par le CSI du DFJP, qui s'occupe uniquement des composants centraux du système. Des entreprises privées pourront être chargées de l'entretien des applications locales lorsque la maintenance ne peut être assumée par un service de l'administration. Le personnel de ces entreprises devra cependant s'engager contractuellement à observer strictement le secret des données qui auront été portées à sa connaissance dans l exécution des tâches confiées. )RUPDWLRQHWVXSSRUW Pour être tout à fait exhaustifs, nous vous rendons attentifs au fait qu'il est nécessaire que chaque office dispose, DYDQWODPLVHHQVHUYLFHGXV\VWqPH, d'une IRUPDWLRQGHEDVH suffisante HQPDWLqUHGpWDWFLYLO ainsi que des connaissances actives des DSSOLFDWLRQV LQIRUPDWLTXHV de bureau. Le temps nécessaire à l instruction éventuelle des collaborateurs ainsi qu'à la mise en pratique de leurs connaissances théoriques ne doit pas être sous-estimé. La IRUPDWLRQVXUOHV\VWqPH INFOSTAR des utilisateurs de base (collaboratrices et collaborateurs des offices de l'état civil et des autorités de surveillance) est en principe du ressort des cantons. Par contre, la formation des instructeurs nécessaires est à la charge du projet global et intervient en étroite collaboration avec les services fédéraux concernés et la Conférence des autorités de surveillance cantonales. L'encadrement des offices de l'état civil par les DXWRULWpV GH VXUYHLOODQFH FDQWRQDOHV est particulièrement important dans la première phase de l'exploitation. C'est pourquoi, les ressources en personnel ne doivent pas être limitées. A cette occasion, nous attirons votre attention sur le fait que les services de la Confédération ne peuvent assumer de soutien First-level des offices de l'état civil (à quelque titre que ce soit). 2 / 6

3 (QUHJLVWUHPHQWGHVpYpQHPHQWVpWUDQJHUV Les possibilités du système INFOSTAR (fiabilité et efficacité accrues) peuvent notamment être exploitées lors de l'enregistrement des décisions étrangères et des événements d'état civil survenus jopwudqjhu. C'est pourquoi, il est recommandé, TX XQVHXO office de l'état civil par canton soit chargé de l'enregistrement. Dans le cadre de leur liberté d'organisation, les cantons peuvent faire inscrire les faits d'état civil étrangers par un RIILFHGHOpWDWFLYLOSDUWLFXOLHU qu'ils auront habilité à cet effet. Il faut cependant que l'autorité cantonale de surveillance ordonne la transcription selon les article 32 LDIP et 137 OEC et que l'office qui opère l'inscription soit subordonné hiérarchiquement à l'autorité de surveillance. (QUHJLVWUHPHQWGHGpFLVLRQVMXGLFLDLUHVHWDGPLQLVWUDWLYHVVXLVVHV L'enregistrement de décisions judiciaires et administratives prononcées HQ6XLVVH sera effectué de manière similaire à celui des événements d'état civil au sens strict (naissances, décès, mariages). L'enregistrement des décisions se fera par l'office de l'état civil qui est compétent au siège du tribunal ou de l'autorité administrative qui a rendu la décision, ou éventuellement par un RIILFH GH OpWDW FLYLO SDUWLFXOLHU, désigné par le canton. /pjlvodwlrq L'introduction de la tenue informatisée de l'état civil exige probablement des modifications des bases légales à tous les niveaux. Le Conseil fédéral prévoit de régler les questions en relation avec le passage au nouveau système dans une ordonnance particulière. L'ordonnance sur l'état civil de 1953 sera ainsi entièrement modifiée sur la base des dispositions révisées du code civil (le Conseil fédéral transmettra probablement au Parlement le projet de loi et le message au début de l'an 2001). Il appartient aux cantons de vérifier les effets de l'introduction d' INFOSTAR et de voir quelles dispositions (organisation de l'état civil) devront éventuellement être modifiées dans ce contexte. Une intervention législative au niveau de la loi, de l ordonnance ou des directives peut être très différente d'un canton à l'autre, en fonction des structures existantes. En tout cas, l'introduction du système INFOSTAR et les améliorations attendues ne devraient pas être retardées dans certains cantons du fait de dispositions obsolètes. Si INFOSTAR est introduit jeuhigpodl et de PDQLqUH LQLQWHUURPSXH dans toute la Suisse, il sera possible de limiter fortement les problèmes liés au passage à un autre système. 3 / 6

4 ([SORLWDWLRQSLORWH Avant la mise en service graduelle du système INFOSTAR dans toute la Suisse, il est prévu de faire un essai avec l'utilisation de données réelles dans le travail quotidien. Pour diverses raisons, cette exploitation pilote accuse un retard de six mois par rapport à la planification initiale et sera réalisée seulement au début de En l'état actuel du projet, il semble toutefois que la pleine exploitation du système ne devrait pas commencer avec un tel retard. Quelques cantons ont fait part de leur intérêt à participer à l'exploitation pilote. Seuls deux ou trois candidatures pourront être retenues. Les conditions suivantes sont déterminantes: ½ Participation de offices au total, répartis dans deux ou trois cantons ½ l'infrastructure informatique actuelle et le raccordement KOMBV-KTV sont à disposition; ½ la maintenance informatique par le CSI-DFJP est possible sans contraintes excessives; ½ le volume des affaires offre une expérience suffisamment vaste; ½ les autorités de surveillance de l'état civil participent également et sont en mesure d'offrir à leurs offices de l'état civil un soutien technique intensif; ½ les offices de l'état civil raccordés disposent de ressources suffisantes pour surmonter le surplus de travail provenant de l'exploitation pilote (tenue parallèle des registres conventionnels); ½ Exigences à l'égard du personnel des offices pilotes: bonnes connaissances professionnelles de l'état civil, formation et expérience suffisantes dans l'utilisation des outils informatiques, aptitude à travailler sous pression. La participation à l'exploitation pilote constitue probablement un dur défi, mais apportera des expériences utiles à l'état civil et en particulier des connaissances approfondies du système INFOSTAR. La direction du projet envisage de prendre une décision concernant la participation à l exploitation pilote en janvier/février HVVRXUFHV L'engagement du personnel et du matériel dépend en grande partie des circonstances et des structures préexistantes dans chaque canton. C'est pourquoi, le groupe de projet ne peut pas fournir d'indications générales sur les ressources à prévoir en vue de l'introduction d' INFOSTAR. Les remarques suivantes servent plutôt de bases de réflexion. Nous vous renvoyons également au complément d'informations (de décembre 1999) du rapport sur le concept INFOSTAR à l'attention des cantons, Effets d' INFOSTAR en matière de personnel, au niveau des cantons. 5HVVRXUFHVHQSHUVRQQHO ½ Le maintien au moins de l'effectif actuel des RIILFHV GH OpWDW FLYLO est indispensable pendant l'introduction et les premières années d'exploitation; 4 / 6

5 seule une reprise WUqVFRQVFLHQFLHXVH des données (et le cas échéant, une ressaisie) peut apporter l'augmentation attendue du rendement; ½ Un engagement tout d'abord accru du personnel des autorités de surveillance cantonale (organisation de l'introduction, formation des utilisateurs, soutien professionnel renforcé des offices de l'état civil); ½ Installation et maintenance de l'dssolfdwlrq INFOSTAR aux postes de travail (des offices de l'état civil et des autorités des surveillance). 5HVVRXUFHVILQDQFLqUHV ½ Acquisition de l'lqiudvwuxfwxuh informatique (pour autant qu'elle n'existe pas) pour les offices de l'état civil et les autorités de surveillance; ½ &RQQH[LRQV DX UpVHDX des offices de l'état civil et des autorités de surveillance; ½ )RUPDWLRQ GH EDVH en informatique (utilisateurs) de l'ensemble des collaboratrices et collaborateurs des offices de l'état civil qui entrent en ligne de compte ainsi que des autorités de surveillance (pour autant que cette formation n'ait pas déjà eu lieu); ½ )RUPDWLRQVXUOHV\VWqPH INFOSTAR des utilisateurs de base (la formation des LQVWUXFWHXUV aura par contre lieu dans le cadre et à la charge du projet) ; ½ (QWUHWLHQ local éventuel GHODSSOLFDWLRQpar des entreprises privées (pour autant que la maintenance ne puisse être assurée par le service informatique du canton, resp. de la commune); ½ 3DUWLFLSDWLRQ aux IUDLV GH[SORLWDWLRQ GHV FRPSRVDQWV FHQWUDX[ GX V\VWqPH (voir le rapport du concept concernant l'organisation, l'exploitation et le financement [du 1 er juin 1999]); ½ 7D[HVGHFRPPXQLFDWLRQ. Des chiffres généraux et contraignants ne peuvent être fournis en raison de l organisation différente des offices de l'état civil dans chaque canton. La mise en service d' INFOSTAR ne doit cependant pas être empêchée dans certains cantons pour des raisons budgétaires et retardée au-delà de la phase d'introduction nécessaire. Il est dans l'intérêt général d'utiliser prochainement les fonctions du système INFOSTAR et d'atteindre le plus vite possible le profit d efficacité attendu tout en garantissant OD ILDELOLWp de l'enregistrement du statut personnel et familial. 5 / 6

6 %HVRLQGLQIRUPDWLRQVFRQFHUQDQWOHVFRPPXQHVERXUJHRLVHV Comme les fonctions actuelles des registres doivent - là où cela paraît opportun - aussi être remplies avec l'enregistrement informatisé, l indication de la possession d'une bourgeoisie qui ne se recoupe pas avec le droit de cité de la commune d'origine politique est en principe prévue. Il faut cependant que cette indication soit prévue selon le droit cantonal actuel et que la transmission et la perte de la bourgeoisie liées à des motifs du droit de la famille soient entièrement soumises aux mêmes règles que celles du code civil relatives à l'acquisition et à la perte du droit de cité. Il n'existe pas de répertoire suisse des communes bourgeoises. C'est pourquoi, l'équipe du projet INFOSTAR doit s'en remettre aux informations des services cantonaux compétents. Nous vous prions instamment de nous remettre une liste complète des communes bourgeoises de votre canton GLFLDX GpFHPEUH ou de nous la faire transmettre par le service cantonal responsable de la surveillance de ces communes. Pour les cantons qui ne connaissent pas (ou plus) ces corporations, une communication y relative (soit une annonce négative) doit être faite dans le même délai. La OLVWH des communes bourgeoises doit être envoyée à l'ofec et contenir les GRQQpHVVXLYDQWHV: Désignation officielle des communes bourgeoises (CB); nom de la commune politique à laquelle est rattachée la CB; adresse postale; adresse électronique éventuelle; base légale cantonale imposant l'inscription dans les registres de l'état civil et la communication d'événements de l'état civil aux CB; services cantonaux auxquels le groupe du projet peut obtenir au besoin des informations complémentaires. Nous vous remercions par avance de la prompte remise des données relatives "au quatrième échelon du droit de cité". Avec nos salutations les meilleures 2)),&()('(5$/'(/(7$7&,9,/ Projet INFOSTAR Martin Jäger 6 / 6