Base de données AFA3.0

Transcription

1 Base de données AFA3.0 ACCÈS À LA BASE DE DONNÉES AFA CORRESPONDANTS DÉPARTEMENTAUX DE L AGENCE FRANÇAISE DE L ADOPTION

2 Connexion à la base de données AFA3.0 Ouvrez un navigateur web et rendezvous à l adresse suivante:

3 Connexion à la base de données AFA3.0 Votre identifiant et votre mot de passe vous sont communiqués par l AFA lors de votre première demande d accès. Pour rappel : Identifiant = votre adresse mail pro. Mot de passe = attribué par l AFA lors de la création de l utilisateur.

4 Ecran de connexion

5 Comment accéder à un dossier? Vous accédez à un dossier par les chemins suivants: Nom du candidat Numéro de dossier AFA Pays d origine Etape de procédure Statut du dossier

6 Ecran de recherche

7 Recherche par nom Vous pouvez rechercher par les premières lettres du patronyme du candidat.

8 Recherche par nom

9 Recherche par numéro AFA La recherche par le numéro AFA implique de connaitre l identifiant AFA du candidat.

10 Recherche par numéro AFA

11 Recherche par pays Vous pouvez rechercher les candidats par le pays de leur procédure.

12 Recherche par pays

13 Recherche par étapes de procédures Il existe 11 étapes de procédures: 3 états pour les listes d attente (attente refus arrêt) Avant PMR (PMR non signé) En cours de constitution (PMR signé) En cours d envoi (En transition vers le PO) En traitement par le pays d origine (en traitement PO) Proposition d enfant en cours (proposition) 3 états pour les suivis post-adoption (suivi, en cours, terminé)

14 Recherche par étapes de procédures

15 Recherche par le statut Le statut est important, selon votre choix le résultat sera différent. Tous : englobe tous les dossiers de votre département sans différence de statut. En cours : ne concerne que les dossiers actifs de votre département. Archivé: affiche les dossiers inactifs dans votre département. Ils sont représenté en grisés dans la base.

16 Recherche par le statut

17 Recherche affinée Vous pouvez coupler les champs de recherche pour affiner le résultat.

18 Navigation à l intérieur des onglets Votre accès à la base AFA3.0 est en «lecture seule», vous ne pouvez que visualiser les dossiers. Différents onglets permettent la navigation. Ils sont liés aux étapes de procédures que suit le dossier d adoption.

19 Descriptif des onglets 7 onglets permettent de suivre le dossier tout au long de la procédure d adoption.

20 Onglet candidat Cet onglet reprend simplement la civilité et l identité des candidats. Un champ famille permet à l AFA d indiquer si ce candidat a des enfants biologiques ou s il a déjà adopté auparavant.

21 Onglet candidat

22 Onglet coordonnées Cet onglet permet de visualiser les coordonnées des candidats.

23 Onglet coordonnées

24 Onglet agrément Ici, vous retrouvez les données concernant l agrément : les dates d obtention, de modification, de renouvellement, de retrait, le champ agrément et le champ notice. Vous pouvez aussi savoir si les candidats acceptent les enfants à besoins spécifiques.

25 Onglet agrément

26 Onglet suivi dossier Les procédures en cours pour un candidat sont listées dans cet onglet. Un clic sur le pays vous mènera vers la fiche de suivi de dossier.

27 Onglet suivi dossier fiche de suivi Dans cette fiche vous retrouvez toutes les dates clefs du dossier d adoption. De l envoi du projet de mise en relation (PMR), jusqu au traitement du dossier par le pays d origine.

28 Onglet suivi dossier fiche de suivi

29 Onglets enfant/visa et suivi post-adoption Le suivi du dossier comprend trois onglets: Suivi dossier Enfant / Visa Suivi post-adoption

30 Onglet enfant/visa Ici, vous retrouvez les éléments liés à la proposition d enfant. Datedelaproposition,datederefus, Dossier de l enfant ou dossier médical, Les jugements et autorisations, Lesprénometnomdel enfant.

31 Onglet enfant/visa

32 Onglet suivi post-adoption Dans cette partie, vous trouverez : Un rappel de l enfant avec son nom d origine et son nom français, sa date de naissance et son sexe. Un rappel des suivis post-adoption transmis au pays d origine.

33 Onglet suivi post-adoption Dans le cas ou aucun suivi n est enregistré, un message système vous en avertira.

34 Onglet courriers Dans cet onglet vous retrouverez les dates et les objets des échanges entre l AFA, la famille, le Conseil général et le pays d origine.

35 Onglet courriers

36 Les alertes automatiques Le système d information génère automatiquement des alertes lorsque certaines actions sont effectuées sur la base AFA ou depuis l Espace Personnel des candidats.

37 Les alertes automatiques Les Conseils généraux sont destinataires de 6 alertes: Renouvellement de l Agrément, Agrément expiré, Finalisation d un projet Schengen, Finalisation d un projet Hors Schengen, Entrée en France d un enfant adopté, Suivi post-adoption rapport à produire.

38 Exportation des données UTILISATION AVANCEE DE LA BASE AFA Pour aller plus loin dans l utilisation de la base de données AFA, vous pouvez extraire des variables et créer des listes de travail au format Excel.

39 Exportation des données Suivez le chemin «récupération de données» sur l onglet d accueil.

40 Exportation des données

41 Exportation des données Il faut commencer par «ajouter un paquet» afin de créer une liste de travail. En ajoutant un paquet, vous pourrez extraire les données sur les candidats, les courriers, le suivi post-adoption.

42 Exportation des données

43 Exportation des données Vous choisissez le type de données à exporter par le choix du questionnaire et vous cliquez sur «ajouter».

44 Exportation des données

45 Exportation des données Choisissez les variables du questionnaire que vous souhaitez étudier. Les variables représentent les colonnes de votre liste de travail. Par défaut, toutes les variables sont cochées. Pour réduire la taille et le poids du tableau, il vous faudra appuyer sur «variables» et faire votre choix.

46 Exportation des données

47 Exportation des données Sans être vraiment explicites, les variables restent compréhensibles.

48 Exportation des données Il vous suffit de cocher/décocher pour faire votre choix

49 Exportation des données Penser à enregistrer vos choix (le bouton est en bas de page sur la gauche). Nommez votre tableau et choisissez le format d exportation. Par défaut le format est en «.CSV» lisible sur tous les tableurs.

50 Exportation des données

51 Exportation des données Une fois enregistré, vous obtenez un rappel de votre sélection. Pour exporter, il suffit de cliquer sur «récupérer les données».

52 Exportation des données

53 Exportation des données Enregistrez le fichier puis rendez vous dans votre dossier «Téléchargements» pour y retrouver le tableau compressé. Il est nommé au format : date «AAAAMMJJ» + «voozanoo_centre».

54 Exportation des données

55 Exportation des données Clic droit sur le dossier compressé, faites «extraire ici» et votre tableur sera décompressé dans un dossier nommé à l identique.

56 Exportation des données

57 Exportation des données Le dossier contient deux items, un seul vous sera utile, celui au format.csv

58 Exportation des données Le tableau est en forme brute, mais entièrement exploitable et manipulable à l aide de n importe quel tableur.

59 Exportation des données

60 Exportation des données UTILISATION EXPERTE DE LA BASE AFA La base de données permet de croiser des informations provenant de tables différentes. Il suffit de coupler plusieurs questionnaires dans un même paquet lors de la récupération de données.

61 Exportation des données

62 Exportation des données Choisissez les variables à étudier dans chacun des questionnaires. Penser à enregistrer vos choix (le bouton est en bas de page sur la gauche).

63 Exportation des données Le reste de la procédure est identique: Vous nommez votre paquet, choisissez son format et enregistrer le paquet nouvellement créé. Récupérer les données suite à la décompression du ZIP. Votre liste de travail est prête.

64 Exportation des données

65 Astuces Notre base de données est optimisée pour le navigateur web «Mozilla Firefox». Vous pouvez aussi accéder à la base AFA depuis le site web de l agence : en vous identifiant sur votre «Espace pro» à l adresse suivante:

66 Espace Pro

67 Espace Pro Pour accéder aux dossiers de votre département, regardez dans les «outils pratiques» du site.

68 Espace Pro Suivez le lien «les dossiers de votre département» qui vous mènera à la fenêtre d identification de la base de donnée AFA.

69 Espace Pro

70 Fin Bonne visite sur notre site. Agence Française de l Adoption créé par Alexis Falcou Chargé du SI pour l Agence Française de l Adoption