Renouvellement du Matériel Reprographie. Cahier des Clauses Techniques et Administratives

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1 Renouvellement du Matériel Reprographie Cahier des Clauses Techniques et Administratives DATE ET HEURE LIMITE DE REMISE DES OFFRES : 28 mars 2011 à 12 Heures (Horaires d ouverture au public : du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00)

2 Table des matières 1. Introduction Présentation d ARTE Implantations géographiques (objet de la consultation) Contexte Objectifs Informations techniques Composition du parc Infrastructure informatique OS postes client Environnement réseau Applications métiers Drivers d impression Instructions au soumissionnaire Remarques sur les informations communiquées Indépendance d ARTE Propriété et confidentialité Bureau d émission Déroulement de la consultation Présentation de la réponse Présentation des profils matériels Expression des besoins Matériels Maintenance Logiciel de soumission de travaux pour la reprographie Services complémentaires

3 1. Introduction 1.1. Présentation d ARTE France Chaîne de télévision 2. Implantations géographiques (objet de la consultation) Le projet concerne le projet de renouvellement du parc copieurs situé à ISSY LES MOULINEAUX, sis 8, rue Marceau. 3. Contexte ARTE France reste vigilant face à une croissance continue des coûts engendrés par le parc impression. A la veille de l échéance du parc reprographie, ARTE France a décidé de lancer cette consultation pour recueillir les offres les plus pertinentes. Le projet ne prévoit pas à court terme de connecter les multifonctions, mais souhaite acquérir des matériels connectables à moyen terme. Néanmoins, cette option et les réponses qui en découlent, doivent obligatoirement prévoir la possibilité d intégrer des solutions au sein du système d information d ARTE France. 4. Objectifs Les objectifs d ARTE France sont les suivants : - Réduire les coûts relatifs aux périphériques de reprographie et d impression, - Adapter les solutions aux besoins des utilisateurs, - Améliorer la satisfaction des utilisateurs, - Réduire l empreinte écologique de l impression. Cette consultation constitue l expression des besoins suivants : - Fourniture de matériels en mode location, - Fourniture de logiciels, - Fourniture de services de maintenance (coût/page). Les objectifs sont d améliorer la productivité des utilisateurs avec le système de reprographie : 3

4 - Simplicité d utilisation (drivers, écran machine, ), - Disponibilité des équipements, - Formation des utilisateurs et de l opérateur au service Reprographie, - Mise en valeur des fonctions à valeur ajoutée (scan to , finitions, ). Il est très important de noter que les besoins exprimés sont élaborés pour répondre aux besoins des utilisateurs. 5. Informations techniques 5.1. Composition actuelle du parc La composition actuelle et les volumes produits du parc est la suivante en prenant compte de la suppression de la machine du RDC qui sera remplacée par la deuxième machine installée au Service Reprographie. Constructeur Modèle Volume pages/mois Etage 1 RICOH AFICIO ème 2 RICOH AFICIO ème 3 RICOH AFICIO ème 4 RICOH AFICIO ème 5 RICOH AFICIO ème 6 RICOH AFICIO ème G 7 RICOH AFICIO ème F 8 RICOH AFICIO er G 9 RICOH AFICIO er F 10 RICOH AFICIO Rdc 11 RICOH AFICIO Rdc Repro 12 RICOH AFICIO Rdc Repro Total Infrastructure informatique OS postes client et serveur Les équipements doivent être au moins compatibles avec les OS suivants : Windows XP, (SP1 à SP3), Vista, Seven 32 et 64 bits 4

5 Windows server 2003 et 2008, 32 et 64 bits Linux : RedHat et Ubuntu Mac OS 10 et plus Environnement réseau Exemple : Interfaces et connectivités Couche physique Fibre, RJ 45 type 6a, Protocole réseau Ethernet, Ip v4, Protocoles Transport & applicatif Dhcp, Utilsation du protocole TCP/IP, SMB, SNMP. Les équipements seront pilotés par un serveur d impression Windows intégré à un domaine AD et gérant des files d attentes d impressions. Les matériels retenus devront s'intégrer à cette architecture et respecter toutes les contraintes imposées par cette dernière. Scan to mail : Applications métiers connexion au serveur de messagerie d entreprise, Lotus notes, exchange, protocoles pop, SMTP, utiliser le carnet d adresse globale du serveur de messagerie Numériser en formats PDF, JPG, TIFF, MTIFF Scan to file : explorer puis enregistrer sur un serveur de fichiers avec administration des répertoires selon les critères suivants : 5

6 login utilisateur Type de document Taille du document Drivers d impression Fournir les pilotes d'impression pour chaque Système d'exploitation cités au paragraphe et pour les langages d'impression suivant : PCL5, PCL6, Postscript Administration Un logiciel d administration et de configuration sera fourni afin de configurer, superviser et administrer les équipements à distance. Le protocole de supervision des équipements fournis sera : SNMP Sécurité Disposer d une fonction permettant de formater (formatage physique) le ou les disques durs, puis de réinstaller une configuration standard sur les équipements. Respecter les droits d utilisations définis sur le serveur d impression, 6. Instructions au soumissionnaire 6.1. Remarque sur les informations communiquées Tous les chiffres présentés dans le présent document donne une image la plus fidèle et la plus représentative de l existant des moyens mis à disposition des utilisateurs d ARTE France Indépendance d ARTE Il est bien précisé que la transmission du présent document au Soumissionnaire n implique aucune obligation pour ARTE France de confier à ce dernier la fourniture des matériels et services de maintenance, objet du présent document. Les dispositions contenues dans cette consultation sont transmises exclusivement au Soumissionnaire à titre d information. Le Soumissionnaire et ARTE France restent strictement indépendants, et aucune disposition du présent document ne peut être interprétée comme créant entre eux un mandat, une société, une filiale ou une relation contractuelle quelle qu elle soit. 6

7 ARTE France n a aucune obligation d accepter l offre du Soumissionnaire remise en réponse à l étude. ARTE France est libre de ne pas poursuivre les discussions et/ou négociations avec le Soumissionnaire pour quelque raison et à quelque moment que ce soit, avant la signature du contrat de fourniture et prestations, notamment si l intérêt du projet est remis en question. Dans ce cas, ARTE France et le Soumissionnaire concerné renoncent à réclamer toute compensation et/ou dommages-intérêts de quelque nature que ce soit du fait de la cessation des dites discussions et/ou négociations. ARTE France et le Soumissionnaire doivent supporter leurs propres coûts engendrés par l étude et la négociation qui s en suit, le cas échéant. Chaque Soumissionnaire sera informé par écrit de sa sélection (ou de son exclusion) à chaque étape du processus de sélection Propriété et confidentialité Ce document ne peut être copié ou reproduit sans l accord écrit d ARTE France. Les copies de ce document doivent être accompagnées de son titre, de sa date d émission ainsi que de sa clause de Copyright. Les informations présentées sont communiquées au Soumissionnaire pour l élaboration de sa réponse. Sous aucun motif, ces informations ne doivent être divulguées à un tiers sauf autorisation écrite d ARTE France. Le Soumissionnaire ne souhaitant pas donner suite à cette étude devra retourner au bureau d émission toutes les informations communiquées Bureau d émission Les réponses doivent être adressées à Monsieur Christophe FOUQUIERES, Responsable des Services Généraux, 8 rue Marceau, Issy les Moulineaux Cedex Déroulement de la consultation ARTE France se réserve le droit de demander un complément d informations. Voir Règlement de la consultation Les réponses doivent nous parvenir au plus tard le lundi 28 mars 2011 à 12 h par courrier postal avec AR ou porteur. Aucun report de la date ne sera accepté, compte tenu du planning du projet. 7

8 6.6. Présentation de la réponse Le Soumissionnaire devra respecter la trame de réponse proposée dans la partie «Structure et contenu de la réponse». ARTE France se réserve le droit d écarter de l appel d offres toute réponse en décalage complet avec cette trame, ou toute réponse constituée de «copier / coller». Les dossiers de réponse à l appel d offres doivent comporter les éléments suivants : - La description détaillée des réponses, - Les avantages de l offre, - Le coût de location, - Le coût copie, - le prix d achat. Concernant la maintenance et les services, le dossier doit également comporter les niveaux d engagements de service et les pénalités proposées en cas de non-respect du contrat et les actions correctives envisagées. Il est important de souligner que la lisibilité sur les coûts est un facteur déterminant quant au choix du prestataire. N.B : la proposition de contrat de maintenance avec les SLA* (engagement de niveau de service) devra faire partie du document de réponse. * Service Level Agreement 7. Présentation des profils matériels Les profils matériels présentés ci-après ont été déterminés en partant : - des besoins des utilisateurs, - et du volume et de la nature de la production. Le soumissionnaire est invité à répondre en partant de ces profils : Capacité Profil Type Qté technique Caractéristiques (nb de pages/mois) Matériels PLS MFP N&B A3 + A pages/minutes N&B Recto verso automatique Connexion réseau Numérisation réseau Finition et agrafage 2 points (mini 50 pages) Bacs papier modulables en A3 ou A4 8

9 Matériel de production Service Reprographie Matériel de production Service Reprographie MFP N&B A3 + A4 MFP N&B A3 + A Le Soumissionnaire doit se positionner sur l ensemble du lot. 8. Expression des besoins 8.1. Matériels La résolution sur la fonction impression et scan sera réglable jusqu'à 1200 ppp maximum. 50 pages/minutes N&B Recto verso automatique Connexion réseau Numérisation réseau Ecran couleur orientable Finition et agrafage 2 points (mini 50 pages). La résolution sur la fonction impression et scan sera réglable jusqu'à 1200 ppp maximum. 90 pages/minutes N&B Recto verso automatique en continu Connexion réseau Numérisation réseau La résolution sur la fonction impression et scan sera réglable jusqu'à 1200 ppp maximum. Disque dur mini 1Go 6 sources papier minimum Finition et agrafage 2 points (mini 100 pages) Unité de pliage et piqure «à cheval» Module de post insertion (sans passage dans le four) Tous les périphériques demandés doivent être neufs et fonctionnant avec une technologie d impression laser ou similaire. Le volume de pages est une simulation réalisée sur un an de production en partant des volumes constatés par ARTE France. L évolution des besoins liés aux activités d ARTE France peut modifier cette répartition des volumes à moyens termes. ARTE France souhaite que le matériel soit proposé avec ses caractéristiques minimales. Si les caractéristiques envisagées ne sont pas sur le modèle de base, celles-ci doivent être présentées en option. ARTE France souhaite que les matériels soient simples et conviviaux à l utilisation. Il est également à noter que le respect de l environnement est un critère majeur. A ce titre, le matériel proposé devra accepter le papier recyclé. Il est donc demandé aux soumissionnaires de fournir une liste du papier recyclé agréé par la marque constructeur. Pour la description de tous ces périphériques, il est important de mettre en avant : 9

10 Le temps de sortie de la première page, avec la mise en veille activée sur les fonctions copie et scan En effet, dans un souci de réduction des coûts et de respect de l environnement, la mise en veille électrique du périphérique doit être activée, sans que les utilisateurs subissent un délai d attente (réactivation, préchauffage, ) qui rendrait rédhibitoire cette fonctionnalité. Le niveau du bruit Au niveau du bruit, les périphériques sont destinés à être installés à proximité des utilisateurs. Il est donc souhaité qu ils soient les plus inaudibles possibles lors de l impression, comme en veille (maximum 65 db). Pilotes d impression Les pilotes d impression doivent être compatibles avec les OS présents, être simples d utilisation et d un principe de fonctionnement équivalent d un appareil à l autre. La réponse du Soumissionnaire doit porter sur les profils matériels (1 seul produit sélectionné par catégorie), les caractéristiques minimales, souhaitées et envisagées, ainsi que les quantités nécessaires pour chaque sous-famille de périphérique détaillées en annexe Maintenance L offre proposée doit intégrer une garantie pièces et mains d œuvre de 4 ans (48 mois) avec intervention sur site. La réponse doit présenter : - les procédures d assistance, - des modalités d intervention, - les engagements de délais pour chaque catégorie de périphérique comme suit : Déplacement sur site Garantie de rétablissement Matériels de Production Service Repro Sous 4 heures* Sous 8 heures* Matériels Parc Libre Service * heures ouvrées Sous 8 heures* Le Soumissionnaire doit ainsi indiquer l organisation pressentie pour la maintenance et l assistance aux utilisateurs en indiquant les tâches incombant à ARTE France. Les délais d interventions, les garanties de temps de rétablissements, le taux d indisponibilité de chaque type de périphérique doivent être précisés, ainsi que les pénalités ou compensations proposées en cas de manquement aux engagements. 10

11 Il est également impératif de prévoir, les conditions et les modalités de remplacement par un matériel, dont les caractéristiques sont similaires ou équivalentes en cas de défaillance avérée. L offre principale doit proposer la livraison et l installation hardware de l ensemble des périphériques. Le soumissionnaire sera tenu par les délais de livraison annoncés. L offre de maintenance (coût/page) doit intégrer la totalité des consommables SANS LIMITE DE TAUX DE COUVERTURE (hors papier) pour chaque périphérique. Le soumissionnaire doit indiquer : - le principe de fonctionnement de l approvisionnement en consommables ainsi que les engagements associés, - une solution d approvisionnement automatique, grâce à l envoi d une demande par le périphérique. L offre proposée doit intégrer une garantie pièces et main d œuvre avec intervention sur site sur une durée de 36 mois, décomposés comme suit par matériel : Matériel : Prix de vente HT Services : Partie fixe éventuelle Prix page N&B Prix du A3 Prix du A4 Formule de calcul des dédits, sur le contrat de maintenance, en cas de résiliation anticipée Le cas échéant, la formule d augmentation des prix. La facturation sera trimestrielle et ARTE France réglera la première facture du contrat le trimestre suivant la mise en place opérationnelle de la solution, payable à 30 jours fin de mois. Pour cadrer avec la politique d impression d ARTE France, l offre proposée doit permettre, en cours de contrat, d intégrer des nouveaux matériels au sein du contrat de maintenance, et ceci, sans prolongation de la durée initiale dudit du contrat. Merci de proposer une offre la mieux adaptée au contexte énoncé, en précisant les conditions de facturation et les avantages de l offre Logiciel de soumission de travaux pour la reprographie ARTE France souhaite disposer d une solution logicielle pour faciliter la transmission des fichiers vers le service reprographie. 11

12 Pour les utilisateurs : un outil de soumission simple qui centralise des demandes de sources différentes : via les applications office, via le portail. Cet outil doit permettre à tout utilisateur d'exprimer et de transmettre ses besoins au centre de production, en l assurant que l ensemble des paramètres nécessaires à l exécution de sa commande est bien transmis à celui-ci. Pour le service reprographie : un environnement unique et une comptabilité unifiée pour traiter l intégralité des travaux de source électronique ou papier. Cet outil doit permettre aux opérateurs de se dégager de toutes les opérations non directement liées à la production en assurant ainsi un gain de productivité. Cette solution doit permettre de mieux planifier la gestion et la réactivité du service reprographie. ARTE France attend pour cette offre, une offre détaillée qui comprend : - les caractéristiques (embarqués ou externes), - le principe de fonctionnement, - le tarif de la solution logicielle (installation, paramétrage, formation administrateur et utilisateurs, - le tarif de la maintenance, - les pré-requis techniques et des références représentatives Services complémentaires Il est attendu que le soumissionnaire présente une description des moyens pour le déploiement du parc (ressources humaines), de la méthodologie, de l organisation et des tarifs : - Les moyens de formation des utilisateurs mis en œuvre lors de la phase initiale, - La reprise de consommables, - La formation des utilisateurs et transferts de compétences aux utilisateurs. Dans cette prestation, le soumissionnaire indiquera avec précision, l organisation et les ressources pressenties, ainsi que les niveaux d engagement de service (SLA). 12