Le guide d utilisation de l extranet Orapi Hygiène

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1 Produits consommables techniques de haute performance Le guide d utilisation de l extranet Orapi Hygiène Décembre 2016

2 Sommaire SOMMAIRE L interface de votre extranet Comment utiliser les principales fonctionnalités 1-Comment s inscrire et demander un compte extranet? 2-Comment se connecter et passer une commande?... Après avoir créé votre compte, comment vous connecter à votre extranet?... Passez une commande... Les documents des produits... Votre panier. Validez votre commande.... Votre commande... Vous venez de passer votre commande... 3-Les différentes fonctionnalités du menu de gauche.. 4-Comprendre le principe du circuit de validation interne d une commande page 4 page 10 page 15 page 16 page 18 page 22 page 24 page 26 page 29 page 30 page 31 page 40 2

3 Avantages Vos avantages Une disponibilité 24h/24 de tout votre catalogue Produits Orapi Hygiène Un accès permanent au suivi et à l historique de vos commandes Une facilité d accès aux documentations techniques, légales (Fiches Techniques, Fiches de Données de Sécurité) Accessible par un navigateur internet récent (version incompatible avec Internet Explorer 8), pas d installation de logiciel sur votre poste, Une actualisation automatique de votre catalogue Pas de contrainte géographique pour la prise de commande Un système se substituant au conseiller commercial pour les simples commandes Une rapidité et une sécurité maximale des données envoyées ou reçues 3

4 L interface de votre extranet 4

5 Notre site de commandes Extranet est accessible : -en saisissant directement dans votre navigateur internet l adresse suivante -en passant par notre site institutionnel Et en cliquant sur «commander en ligne» 5

6 ACCUEIL Page d accueil avec le message de bienvenue. 1 En bas de page, des nouveautés produits vous sont présentées et mises à jour régulièrement. 2 Découvrez également notre Fondation d Entreprise en cliquant sur le logo

7 NOS UNIVERS Accédez à l ensemble des univers du catalogue Orapi Hygiène grâce au méga menu. Cette fonctionnalité vous donne accès à l ensemble de nos articles classés par famille. 7

8 RETROUVEZ VOTRE AGENCE COMMERCIALE Retrouvez l ensemble des coordonnées de vos agences Orapi Hygiène en France! 8

9 E-CATALOGUE PRODUITS Parcourez notre catalogue produits en cliquant sur le lien! 9

10 Comment utiliser les principales fonctionnalités de l Extranet 1- Comment s inscrire et demander un compte extranet 10

11 Vous devez : Vous rendre sur Vous découvrez notre page d accueil Cliquez sur le lien «Connexion» (2 boutons possibles pour se connecter). 11

12 Cliquez sur le lien «Demander la création d un compte» 12

13 Un formulaire de contact s ouvrira dans votre messagerie. L ensemble des champs doit être renseigné correctement. 13

14 Après validation de votre inscription par Orapi Hygiène, vous recevrez automatiquement un contenant : - Votre identifiant - Votre mot de passe Avec uniquement ces 2 informations, vous êtes paré pour utiliser l Extranet et passer vos commandes. Il n y a plus qu une adresse à retenir pour passer vos commandes! 14

15 Comment utiliser les principales fonctionnalités de l Extranet 2- Comment se connecter et passer une commande? 15

16 Après avoir créé votre compte, comment vous connecter à votre Extranet? Vous devez commencer par vous connecter. Pour cela : Rendez-vous sur : Renseignez votre adresse mail (login) Renseignez votre mot de passe Cliquez sur «Connexion»

17 Après avoir créé votre compte, comment vous connecter à votre Extranet? Vous arrivez directement sur la page «CARNET D ADRESSES». Pour continuer, vous devez impérativement sélectionner l adresse de livraison de votre future commande. Et ensuite cliquer sur «Etape suivante». 17

18 Passez une commande Vous arrivez ensuite sur votre écran personnalisé. Vous pouvez commencer à passer commande : a En recherchant les articles grâce au module «Rechercher» en haut de l écran (par code article ou mot clé). b ou En recherchant votre produit grâce au menu «Liste d achat» qui est l historique de vos produits déjà commandés. ou c En cliquant sur le bouton «Commande rapide» si vous connaissez déjà votre code article. d ou En cliquant sur «Ma mercuriale», vous aurez accès à votre liste de produits négociés (offre de prix) ou en marché (PBU). b c d a Vous avez à nouveau la possibilité de valider ou de modifier l adresse de livraison de votre future commande en cliquant sur «Valider mon changement d adresse». 18

19 Passez une commande a Si l on souhaite commander en passant par le module «Rechercher», Vous renseignez le code, le nom de l article ou le mot clé souhaité dans le cadre en haut de l écran. Par exemple «surfaces» Dès que vous commencez à saisir le mot, plusieurs propositions s offrent à vous. 19

20 Passez une commande a Vous arrivez sur la page suivante : l ensemble des réf pouvant correspondre à «surfaces» apparaît. Vous avez la possibilité d affiner votre recherche grâce au menu de gauche «Catégorie». Cliquez sur celui qui vous convient. Dès cette étape, vous pouvez modifier la quantité en cliquant sur le + ou le ou en renseignant directement la quantité souhaitée dans la case adéquate. Vous cliquez sur «Ajouter» pour alimenter votre panier. 20

21 Passez une commande b 1 Voici l écran qui apparait lorsqu on clique sur le bouton «Commande rapide» Vous n avez qu une seule possibilité; renseigner la référence du produit que vous voulez commander ainsi que la quantité souhaitée! 3 Un message vous indique si le produit est ajouté ou non (en cas de restriction) Ensuite la réf apparait en-dessous ainsi que son visuel. Finalisez votre commande en cliquant sur «mon panier» (vous aurez la possibilité de modifier les quantités ou de supprimer un produit). 1 Vous pouvez également accéder aux fiches techniques et FDS, en cliquant sur le visuel de l article. 4 21

22 Les documents des Produits Une fois que vous avez cliqué sur le visuel, vous arrivez sur la page «info produit». Possibilité de : 1 -zoomer sur la photo grâce à votre curseur 2 -accéder à la fiche technique -accéder à la FDS (si elle existe) modifier la quantité en cliquant sur le + ou le ajouter au panier 22

23 MON COMPTE Peu importe la page où vous êtes, pour retrouvez à tout moment les menus de gauche, 1 1 Cliquez sur «Mon compte» en haut de l écran. 23

24 Votre panier L article a été ajouté et vous arrivez directement sur votre panier. Voici le détail : le visuel du produit apparaît -la réf article est indiquée -la désignation est précisée -en cliquant sur «Editer» vous retourner sur la fiche «Info produit» le prix unitaire est annoncé -la quantité avec possibilité de la modifier -le sous-total indiquant le prix global

25 Votre panier Possibilité de «continuer vos achats», «imprimer» «mettre à jour le panier», de «vider le panier» et de «commander». En cliquant sur : 1 - «continuer vos achats», vous retournez sur la page d accueil. 2 - «imprimer», vous pouvez imprimer votre commande en l état. 3 - «mettre à jour le panier», les prix sont mis à jour en cas de modification des quantités. 4 - «vider le panier», en un clique votre panier est supprimé dans sa globalité. 5 - «valider mon changement d adresse», vous avez à nouveau la possibilité de valider ou modifier votre adresse de livraison, 6 - «commander», vous accédez à l étape suivante

26 Validez votre commande En cliquant sur «commander» : 1 - «Information de facturation», vous devez ajouter une Référence Client et vous pouvez également ajouter des commentaires. Le commentaire est un message que vous désirez adresser à Orapi Hygiène, des précisions que vous voulez ajouter sur votre commande. 2 - «Information de livraison», champ indiqué mais ne peut être modifié. L adresse signalée est celle que vous avez choisi au moment de votre connexion. 1 2 En cas de modification d adresse, merci de la préciser dans la case «Commentaire» ci-dessus. 26

27 Validez votre commande En cliquant sur «commander» : «Mode de livraison», vous indique si vous avez des frais de port facturés. 4 - «Information de paiement», nous vous indiquons que vous devez vous référer à vos conditions de paiement habituelles. 4 27

28 Validez votre commande En cliquant sur «commander» : 5 - «Vérification de commande», correspond au récapitulatif de votre commande en cours. Vous visualisez l ensemble de votre commande et prenez connaissance du montant global. A cette étape, vous pouvez encore modifier votre panier en cliquant sur «Modifier votre panier». a 5 Il ne vous reste plus qu à valider votre commande en cliquant sur «Passez la commande». b La commande sera définitivement enregistrée, elle sera envoyée soit chez Orapi Hygiène, soit chez votre validant en cas de circuit de validation. a b 28

29 Votre commande 1 Votre commande validée, Vous arrivez sur cet écran! Votre commande a bien été enregistrée. Possibilité d imprimer une copie de votre commande. 3 autres menus s offrent à vous, accédez directement à : -Liste d achat -Commande rapide -Ma mercuriale

30 Vous venez de passer votre commande Vous recevrez un mail de confirmation de commande. Vous y trouverez l ensemble des informations concernant votre commande, Pour nous joindre si vous avez des questions : -par mail : extranet@orapi.com -par téléphone, merci de prendre contact avec votre agence commerciale. 30

31 Comment utiliser les principales fonctionnalités de l Extranet 3- Les différentes fonctionnalités du menu de gauche 31

32 MES COMMANDES RÉCENTES Cela vous permet de visualiser vos dernières commandes passées exclusivement via notre site de commandes en ligne. Le statut de votre commande est indiqué. Si vous cliquer sur «Visualiser», vous avez un aperçu global de votre commande passée. 2 En cliquant sur «Renouveler», la globalité des articles présents dans cette commande sera automatiquement intégrée dans votre panier

33 INFORMATIONS DU COMPTE Vous accédez à tous les renseignements vous concernant, ainsi qu aux coordonnées de votre conseiller commercial et de votre assistante ADV Orapi Hygiène. Vos informations personnelles (en haut de l écran) ne peuvent être modifiées excepté votre mot de passe. Vous avez la possibilité de «Demander la création d un compte» en cliquant sur le bouton indiqué. Un formulaire s ouvrira et tous les champs devront être complétés. 33

34 LISTE D ACHAT Il s agit de l historique de vos produits déjà commandés. Ils sont classés par ordre alphanumérique. Vous pouvez modifier les quantités et ajouter les articles dans votre panier. Cette liste s autoalimente grâce à vos derniers achats. 34

35 MA MERCURIALE Il s agit de la liste de vos produits négociés (offre de prix) ou en marché (PBU). Lorsque vous demandez un accès restreint au catalogue Orapi Hygiène, seuls les articles présents dans votre mercuriale ou PBU seront accessibles en commande. C est dans cette liste uniquement que les recherches vont être effectuées. 35

36 MES COMMANDES Il s agit de la liste de l ensemble de vos commandes passées chez Orapi Hygiène (pas uniquement vos commandes Extranet). Possibilité de visualiser le détail de chacune en cliquant sur «Voir le détail». 36

37 MES COMMANDES A VALIDER Vous avez la possibilité de visualiser les commandes en attente de validation. Ce menu concerne les clients qui ont des circuits de validation interne. Trois boutons sont disponibles : -«visualiser» -«accepter» -«refuser» Lorsque le validant visualise le détail de la commande en attente, il a la possibilité de modifier la référence client et/ou le contenu de la commande. 37

38 AIDE Vous trouverez le guide d utilisation de l extranet Orapi Hygiène pour vous aider dans votre navigation. 38

39 A PROPOS Vous trouverez les messages qu Orapi Hygiène souhaite vous communiquer. 39

40 Comment utiliser les principales fonctionnalités de l Extranet 4- Comprendre le principe du circuit de validation interne d une commande 40

41 MES COMMANDES A VALIDER Cet outil permet de visualiser en 1 seul clic les commandes soumises par un compte dont le validant a la responsabilité. 3 choix s offrent au validant : 1 -Visualiser le détail de la commande 2 -Accepter 3 -Refuser

42 MES COMMANDES A VALIDER En cliquant sur «voir le détail», vous aurez la possibilité de modifier le contenu de la commande : - en changeant la quantité commandée (mettre à zéro pour supprimer l article) -en ajoutant ou supprimant un article -en changeant la référence client Une fois que la commande vous convient, vous pouvez la valider. 42

43 MES COMMANDES A VALIDER Si vous êtes le validant, vous avez la possibilité de visualiser l ensemble des comptes utilisateurs dont vous êtes le «valideur». Pour cela il vous suffit de cliquer sur le menu de gauche «INFORMATIONS DU COMPTE» 43

44 Produits consommables techniques de haute performance Merci pour votre attention 44