YParéo [ Guide de l'utilisateur ] Version YMAG-SAS - 10/04/2012. [Net YParéo] «Le Portail Entreprise»

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1 YParéo [ Guide de l'utilisateur ] Version /04/2012 [Net YParéo] «Le Portail Entreprise» YMAG SAS au capital de TVA intra : FR RCS DIJON NAF 722 C Parc VALMY - 8E rue Jeanne Barret DIJON - Tél Fax : Site web : info@ymag.fr

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3 YMAG SAS - YParéo Le présent logiciel est inscrit au répertoire de l agence pour la protection des programmes, 119, Rue de Flandre PARIS. Il est protégé en France par le code de la propriété intellectuelle, loi du , et à l étranger par les conventions internationales sur le droit d auteur. Il est interdit de reproduire, traduire, adapter, arranger, modifier le logiciel ainsi que la documentation qui y est associée, même lorsque ces actes sont nécessaires pour permettre l utilisation, du logiciel, conformément à sa destination. En application de l article L du code de la propriété intellectuelle, l auteur se réserve le droit de corriger les erreurs et de déterminer les modalités particulières auxquelles seront soumis les actes visés ci-avant. La reproduction du code du logiciel ou la traduction de la forme de ce code sont interdites lorsqu elles seront indispensables pour obtenir les informations nécessaires à l interopérabilité du logiciel avec d autres logiciels, les informations nécessaires étant accessibles à l utilisateur auprès de l auteur, dans les conditions du catalogue de ce dernier. Il est rappelé que la violation de l un des droits de l auteur de logiciel est un délit de contrefaçon. Toute contrefaçon est sanctionnée en France par l article L du code de la propriété intellectuelle et punie de deux ans d emprisonnement et de E d amende. Les conditions d utilisation sont précisées dans la licence. L APP est mandatée par l auteur pour faire sanctionner toutes copies et/ou utilisations non autorisées.

4 SOMMAIRE Sommaire Partie I 1 1 Présentation... de l'écran de connexion 1 2 Présentation... de la page d'accueil 2 3 Formation... initiale 3 Liste apprenant... Le menu "... Détails appr." Son calendrier... Son planning... Son plan de... charge Ses absences... Ses visites... Ses notes... Son bulletin... Ses sanctions... Stage en entreprise... Cahier de... textes Livret d'apprentissage... Livret numérique... Saisie activité... Récapitulatif... progression Récapitulatif... activité Portefeuille... de compétence Documents... de liaison Documentation... Historique... Recrutement... FI Formation... continue 29 Salariés formés... Historique Stages Liste des stages... 31

5 1 1 Le portail Net YParéo est à votre disposition pour suivre en temps réel le parcours de vos apprenants ou salariés au centre de formation. À partir de ce dernier, vous pourrez consulter : les informations administratives, les notes, les comptes rendus de visites, les cursus au centre de formation, la progression pédagogique au centre de formation (cahier de textes), l'activité pédagogique à évaluer en centre et/ou en entreprise, Présentation de l'écran de connexion Le lien de connexion à votre portail ainsi que les informations d'identifications sont fournis par le centre de formation. En cas de perte de votre identifiant ou de votre mot de passe, cliquez sur le lien "mot de passe oublié". Après avoir rempli le formulaire, vous recevrez votre identifiant et votre mot de passe par .

6 2 1.2 Présentation de la page d'accueil La page d'accueil de votre portail est la suivante: 1- Actualités mises en ligne par le centre. 2- Récapitulatif des activités pédagogiques de vos apprenants : tableau récapitule l'activité pédagogique de vos apprenants en centre et en entreprise. Ce tableau permet d'accéder pour un apprenant : à sa fiche administrative en cliquant sur son nom (cf. Le menu " Détails appr." à la consultation de son cahier de textes en cliquant sur 4 (cf. Cahier de textes à la consultation et à l'édition de son livret d'apprentissage en cliquant sur d'apprentissage ) (cf. Livret ) à son récapitulatif d'activité en cliquant sur (cf. Récapitulatif activité 20 à votre saisie des évaluations d'activité pour cet apprenant en cliquant sur 16 ) ) (cf. Saisie activité ) au sous tableau de synthèse de l'évaluation d'activité pour l'apprenant (cf. Récapitulatif activité 20 ) au total du nombre d'heures d'absence. Pour le détail, cliquez sur le nombre d'heures affiché. 3- Raccourcis à diverses fonctionnalités de votre portail : Descriptif = informations administratives de votre entreprise (non modifiable)

7 3 Mot de passe = modification de votre mot de passe (visible si votre centre de formation l'autorise) Attestation = édition au format pdf des attestations de formation de vos salariés (visible si votre centre de formation l'autorise) Conventions = édition au format pdf des conventions de formation de vos salariés (visible si votre centre de formation l'autorise) Factures = édition au format pdf des factures de formation de vos salariés (visible si votre centre de formation l'autorise) Contactez-nous = coordonnées du centre de formation 4- Onglets de navigation dans votre portail. Remarque : Certains raccourcis ou menus peuvent ne pas apparaître, leur affichage et accès étant définis par le centre de formation. 1.3 Formation initiale Menu [Form. initiale] Ce menu vous donne accès à : Liste apprenant = liste des apprenants (en alternance) sous contrat avec votre entreprise pour lesquels vous êtes le maître d'apprentissage Historique = historique de l'ensemble des apprenants en formation initiale ayant été sous contrat avec votre entreprise Recrutement FI = permet de consulter ou de déposer vos souhaits d'accueil pour votre entreprise pour la période prochaine Liste apprenant Menu [Form. initiale/liste apprenant] La "liste apprenant" recense l'ensemble des apprenants en alternance qui sont sous contrat avec votre entreprise à l'heure actuelle et pour lesquels cous êtes le maître d'apprentissage. Informations disponibles dans ce tableau pour chaque apprenant : Nom, prénom Dates de contrat

8 4 Groupe fréquenté au centre de formation Site de formation Significations des icônes : photo de l'apprenant récapitulatif d'absence récapitulatif des évaluations (notes) le calendrier d'alternance Vous pouvez accéder au détail des informations administratives d'un apprenant par un clic sur son nom. Remarque : Vous pouvez accéder aux informations administratives d'un apprenant depuis la page d'accueil de votre portail. Vous devez cliquer sur le nom de votre apprenant dans la zone "Récapitulatif des activités apprenants" Le menu " Détails appr." Menu [Form. initiale/liste apprenant/détail appr.] La consultation de l'ensemble des informations administratives et pédagogiques d'un apprenant est disponible par le menu.

9 Son calendrier Menu [Liste apprenant/détails appr./son calendrier] Le calendrier d'alternance de l'apprenant : les plages rouges correspondent à vos périodes d'indisponibilité (entreprise ou vacance), les vertes indiquent vos périodes au centre Son planning rnanmenu [Liste apprenant/détails appr./son planning] Vous consultez le planning semaine concernant l'apprenant. Par défaut vous êtes positionné sur la semaine en cours. Pour changer la semaine de visualisation, cliquez sur la semaine souhaitée ou sur les boutons Les semaines vertes indiquent la présence au centre, celles en rouges le présence en entreprise. Pour ajuster l'affichage de la colonne "créneaux horaires", utilisez les boutons Pour basculer votre affichage en mode "plein écran", cliquez sur le bouton Son plan de charge Menu [Liste apprenant/détails appr./son plan de charge] Vous consultez le plan charge de votre apprenant pour une matière et une période donnée. En premier

10 6 lieu, vous devez sélectionner votre période d'analyse : Puis cliquez sur le bouton [Rechercher] pour afficher le plan de charge : Les heures planifiées correspondent à l'ensemble des séances du planning sur l'année. Les heures planifiées à ce jour correspondent aux séances planifiées sur le planning depuis le début de la période jusqu'à la date du jour Ses absences Menu [Liste apprenant/détails appr./ses absences] Cet écran récapitule l'ensemble des absences et retards sur la période en cours. Pour modifier leur ordre d'affichage cliquez sur les entêtes de colonne (du, au,motif) Ses visites Menu [Liste apprenant/détails appr./ses visites] Vous visualisez la liste de l'ensemble des visites en entreprise concernant votre apprenant : Vous pouvez consulter le compte rendu de chacune des visites.

11 7 Informations disponibles pour une visite : Statut de la visite : Type de la visite : libellé défini par le centre de formation, Effectuée le : date à laquelle la visite a été ou sera effectuée par le formateur, Formation : formation suivie au moment de la visite, Entreprise : entreprise d'accueil au moment de la visite, Colonnes R C A N : synthèse concernant l'évaluation des critères liés à la visite. Signification des colonnes d'évaluations : Colonne R (rien à signaler) et la couleur verte : nombre de critères évalués comme acquis, Colonne C (à contrôler) et la couleur orange : nombre de critères évalués comme en cours d'acquisition, Colonne A (en alerte) et la couleur rouge : nombre de critères évalués comme non acquis, Colonne N (non évalué) et la couleur grise : nombre de critères non évalués Pour connaître le détail d'une visite, sélectionnez-la parmi la liste. Vous obtenez alors : le détail du compte rendu du formateur, le détail des informations administratives de l'entreprise, le détail des informations administratives de l'apprenant.

12 Ses notes Menu [Liste apprenant/détails appr./ses notes] Tableau récapitulatif des évaluations ayant eu lieu sur la période courante. Pour consulter le détail des notes d'une moyenne, cliquez sur la moyenne. Les notes et appréciations apparaissent dans une nouvelle fenêtre : Un clic sur une période d'évaluation affiche le récapitulatif des moyennes de cette période uniquement. Un graphique bâton synthétisant l'ensemble des moyennes, toutes périodes confondues, indique

13 9 rapidement votre position au sein du groupe : Son bulletin Menu [Liste apprenant/détails appr./son bulletin] Ce tableau correspond à l'image de votre bulletin de notes constitué de l'ensemble des moyennes par matières et de la moyenne générale sur l'année scolaire en cours. Son contenu est alimenté par le référentiel du groupe défini par le centre de formation. Ce référentiel peut contenir des regroupements de matières pour obtenir des moyennes intermédiaires (exemple : enseignement professionnel). L'affichage peut être filtré par période d'évaluation (semestre, trimestre...) en cliquant sur l'étiquette du nom de l'apprenant qui vous ouvre un écran de filtre : Informations disponibles du bulletin par colonne : : indique votre moyenne (par matière, par regroupement et générale), : indique votre position au sein du groupe, : indique la moyenne de l'ensemble du groupe, : indiquent la moyenne mini/maxi du groupe. : correspond aux appréciations des formateurs pour votre apprenant Il est possible d'afficher le contenu de l'ensemble des périodes d'évaluation du bulletin sur le même

14 écran en cliquant sur 10. Pour consulter le détail des notes d'une moyenne, cliquez sur la moyenne. Ce détail n'est pas disponible sur un regroupement de matière (exemple : enseignement général). L'appréciation du formateur est disponible dans cet écran. Le bulletin,si vous le souhaitez, peut faire l'objet d'une édition papier dans un tableur au format ods compatible avec les suites bureautiques Open Office et Microsft Office en cliquant sur le bouton. Les autres informations disponibles : Des graphiques de synthèse des moyennes sont disponibles permettant de situer l'apprenant au sein de votre groupe : Un tableau récapitulatif ainsi qu'un graphique de synthèse concernant l'état de l'assiduité de l'apprenant sont disponibles :

15 Ses sanctions Menu [Liste apprenant/détails appr./ses sanctions] Tableau récapitulatif de l'ensemble des infractions et sanctions référencées au cours de la période pour l'apprenant Stage en entreprise Menu [Liste apprenant/détails appr./stage en entreprise] Tableau récapitulatif des stages en entreprise réalisés au cours de la formation concernant votre apprenant : Est indiqué pour chacun des stages : la période, la formation suivie, le groupe, le nom de l'entreprise d'accueil, le nom du tuteur de stage. Pour consulter les comptes rendus de visites effectuées par le formateur, cliquez sur l'icône. Remarque : Vous pouvez filtrer la liste des stages soit sur la période courante, soit toutes périodes confondues.

16 Cahier de textes Menu [Liste apprenant/détails appr./son cahier de textes] Écran de consultation du cahier de textes (progression pédagogique au centre de formation) de votre apprenant. L'affichage du cahier de textes est fonction de la sélection soit d'une matière, soit d'un module. Le formulaire proposé a pour but de vous aider à filtrer les informations du cahier de textes. Vous pouvez ainsi préciser la matière ou le module à afficher, mais vous pouvez également filtrer le cahier de textes en fonction d'une période pédagogique, cette dernière étant associée à une date de début et de fin. Si vous sélectionnez une période pédagogique particulière, vous pouvez à nouveau restreindre les informations du cahier de textes en indiquant une semaine de la période. Utilisez pour ce faire la liste déroulante "Semaine". La consultation de l'avancement de la progression s'effectue par séquence, la colonne progression indiquant le nombre d'éléments abordés lors de cette séquence. Pointez le curseur de votre souris sur la colonne progression pour faire apparaître des informations supplémentaires (nombre de séances de votre planning liées à la séquence, observations saisies, documents associés) :

17 13 La barre de progression correspond au niveau global d'avancement du module en pourcentage (X % des éléments ont été abordés sur l'ensemble des séquences du module). Si vous souhaitez consulter ou éditer votre récapitulatif de progression cliquez sur le lien Livret d'apprentissage Menu [Liste apprenant/détails appr./livret d'apprentissage] Le livret d'apprentissage est structuré autour de la notion de périodes de progression et de périodes d'activités. Une période englobe des informations effectuées entre une date de début et de fin. Cet écran vous présente toutes les périodes créées par votre centre de formation. Il vous est ainsi possible de consulter les informations relatives à ces périodes mais également de saisir vos propres observations.

18 14 La colonne "Périodes progression" correspond au cahier de textes. La colonne "Périodes activité" correspond aux tâches évaluées en centre et/ou en entreprise. Le fonctionnement pour les deux colonnes est similaire. A savoir qu'à la demande du centre, vous pouvez être amené à annoter une période d'une observation générale. Pour ce faire, cliquez directement sur le libellé de la période. Attention, vous ne pourrez plus saisir d'observations si le centre a décidé de fermer une période. Une période fermée est symbolisée par l'icône en forme de verrou, un verrou complètement fermé indiquant une période non modifiable. Chaque ligne d'une période peut afficher une icône statufiant de la saisie des observations par l'un des acteurs de la pédagogie : : des observations ont été saisies par les formateurs, : des observations ont été saisies par votre apprenant, : vous avez saisi des observations. La saisie des observations s'effectue dans une nouvelle fenêtre. Cette dernière présente à la fois les observations préalablement saisies par votre apprenant ou le formateur, et vous permet d'enregistrer vos propres remarques :

19 15 Attention : N'oubliez pas de cliquer sur [Enregistrer] pour valider votre saisie Enfin, vous pouvez utiliser le bouton présent en début de ligne de chaque période pour éditer le détail du contenu pédagogique (progression ou activité). Vous avez la possibilité de choisir quelques critères d'édition avant de procéder à l'édition : Un clic sur [Éditer] affiche le contenu de la période dans une nouvelle fenêtre dédiée à une impression papier au format A4 : Livret numérique Menu [Liste apprenant/détails appr./livret numérique] "Livret numérique" est une représentation synthétique de votre livret d'apprentissage de l'apprenant. Il présente sur un même écran les périodes de progression et les périodes d'activités par ordre chronologique. Le bouton vous permet de naviguer vers une autre période. Vous pouvez

20 16 également vous en servir comme point d'entrée pour accéder à l'écran de saisie des évaluations d'activités ou encore pour enregistrer vos observations sur une période terminée. Un clic sur le bouton vous renvoie à la page de saisie des évaluations des activités pour la période (voir ). Il s'agit d'un raccourci, vous quittez alors la page du livret numérique. Pour y accéder à nouveau, utilisez le menu de navigation Saisie activité Menu [Liste apprenant/détails appr./saisie activité] Vous saisissez les évaluations d'activités pédagogiques en entreprise et/ou en centre de votre apprenant. Par défaut vous visualisez l'ensemble des activités de tous les modules à évaluer sur la période. Pour faciliter votre saisie, nous vous conseillons de filtrer l'écran des activités à évaluer : en précisant une période d'activité, en sélectionnant un module particulier Pour affiner davantage l'affichage, utilisez l'une des options suivantes : Afficher toutes les activités = toutes les activités correspondant à votre filtre, Afficher les activités réparties sur la période = les activités associées à la période sélectionnée, Afficher les activités non évaluées = uniquement les activités non évaluées Masquer les activités évaluées RAS = enlève de la liste les activités évaluées comme acquises Le tableau de synthèse comptabilise les évaluations suivant leur type (combien d'évaluations acquises? Non acquises? etc...) :

21 17 Signification des codes couleurs : en vert : nombre d'activités évaluées dont le résultat est considéré comme acquis (RAS = rien à signaler) en orange : nombre d'activités évaluées dont le résultat est considéré comme en cours d'acquisition (doit faire l'objet d'un suivi) en rouge : nombre d'activités évaluées dont le résultat est considéré comme non acquis (A revoir) en bleu : nombre d'activités non évaluables par l'entreprise (par exemple, vous ne disposez pas des ressources / moyens nécessaires pour mettre en oeuvre l'activité). Signification des colonnes (voir le bouton [Légende]) : Type : l'activité s'évalue-t-elle en Centre (C), en entreprise (E), ou les deux (C/E), Synt P. : indique si l'élément (activité) a été abordé ou terminé au centre, Synt A. : indique si l'activité a été évaluée à la fois par le formateur, l'apprenant et vous même. La signification des couleurs est équivalente au tableau de synthèse. Pour évaluer une activité, sélectionnez un résultat dans la liste déroulante de la colonne "Eval..ent." : Pour indiquer l'incapacité de mettre en oeuvre une activité à évaluer, cochez la case. Si vous le souhaitez, vous pouvez apporter au formateur ou à votre apprenant un complément d'information concernant votre évaluation en cliquant sur le bouton Les colonnes. permettent de visualiser l'évaluation saisie par le formateur et l'apprenant. Une colonne vide vous informe que le formateur ou l'apprenant n'évalue pas l'activité. Si apparaît, le formateur ou l'apprenant n'a pas encore évalué l'activité. Attention : N'oubliez pas de cliquer sur [Valider] avant de quitter cet écran pour valider votre saisie.

22 Remarque : Le bouton 18 permet d'ajouter une activité supplémentaire (en fonction des droits utilisateurs concédés par votre centre de formation). Le bouton permet de visualiser le tableau récapitulatif des activités. Le bouton permet de consulter la légende correspondant à la saisie d'activité : Récapitulatif progression Menu [Liste apprenant/détails appr./récapitulatif progression] Cet écran correspond à un récapitulatif de l'avancement du cahier de textes toutes périodes pédagogiques confondues, c'est-à-dire sur l'année. Il reprend dans un seul tableau les informations sur le réalisé (ce qui a été vu jusqu'à ce jour), et le prévisionnel (ce qu'il reste à voir pour terminer un module). Organisé par modules puis par thèmes, vous visualisez : le nombre de formateurs intervenus sur le thème (colonne, une infobulle précisant le nom des formateurs apparaît si vous laissez le curseur de votre souris sur le chiffre de la colonne), l'avancement global du thème exprimé en pourcentage, c'est à dire le rapport entre les éléments prévus pour considérer un thème comme achevé et les éléments déjà abordés au cours de l'année (colonne ), un sous tableau récapitulant sur l'année le nombre de thèmes abordés/terminés pour le module, le nombre de séances planning au cours desquelles les thèmes furent traités, le nombre de thèmes personnalisés lors d'un face à face pédagogique, c'est à dire le contenu du cahier de textes personnalisé pour votre personne (colonne ).

23 19 Pour une meilleure consultation l'affichage peut être affiné avec les options suivantes : Afficher les séquences : active / désactive le détail des modules : Afficher le nombre de séances : active / désactive la colonne précisant le nombre de séances du planning liées aux thèmes : Afficher la personnalisation : active / désactive la colonne indiquant le nombre de saisies personnalisées pour chaque élément. Afficher les heures : active / désactive la colonne indiquant le nombre d'heures prévisionnelles et réalisées pour chaque thème. Vous pouvez consulter le contenu prévisionnel du cahier de textes (ce qu'il reste à faire) en cliquant sur le bouton :

24 20 Quant au détail du cahier de textes (ce qui a été réalisé), il est disponible en cliquant sur le bouton : Récapitulatif activité Menu [Liste apprenant/détails appr./récapitulatif activité] Cet écran correspond au récapitulatif des périodes d'activités : ce sur quoi vous êtes amenés à évaluer l'apprenant au cours de votre formation, qu'il s'agisse d'une activité évaluée au centre et/ou en entreprise. A l'instar de l'écran récapitulatif du cahier de textes, le tableau vous présente aussi bien les activités préalablement évaluées que celles n'ayant pas encore fait l'objet d'une évaluation.

25 21 Il est possible de restreindre le nombre de modules présentés en utilisant le filtre par période. Dans la liste déroulante, vous sélectionnez : soit "Toutes les périodes de la formation" : les périodes sélectionnées couvriront l'ensemble des années de formation de l'apprenant au centre. Par exemple, si la formation se déroule en deux ans, toutes les périodes d'activités associées à ces deux années seront prises en compte. soit "Toutes les périodes de l'inscription en cours" : les périodes sélectionnées couvriront l'ensemble de l'année en cours. Par exemple, si la formation se déroule en deux ans et que l'apprenant est en deuxième année de formation, seules les périodes associées à la deuxième année seront prises en compte. soit vous sélectionnez une période particulière parmi celles de l'année en cours Il se peut, en fonction de votre sélection des périodes, que le tableau soit surchargé d'informations. Pour obtenir une visualisation globale par module sans le détail des séquences, désactivez la case à cocher pour restreindre l'affichage uniquement aux modules. Suivant la décision du centre, une activité peut être évaluée soit par le formateur, soit par l'apprenant, soit par vous même, ou encore une combinaison de ces trois acteurs. Organisé par modules puis par séquences, vous visualisez : l'avancement global des activités exprimé en pourcentage, c'est à dire le rapport entre les activités prévues mais non encore évaluées au cours de la période et les activités ayant fait l'objet d'une évaluation (colonne ) des sous-tableaux résumant l'état des activités suivant l'entité les ayant évaluées Signification des codes couleurs : en vert : nombre d'activités évaluées dont le résultat est considéré comme acquis (RAS = rien à signaler) en orange : nombre d'activités évaluées dont le résultat est considéré comme en cours d'acquisition (doit faire l'objet d'un suivi) en rouge : nombre d'activités évaluées dont le résultat est considéré comme non acquis (A revoir) en bleu : nombre d'activités non évaluables (par exemple, votre entreprise ne dispose pas des

26 22 ressources / moyens nécessaires pour mettre en oeuvre l'activité). en gris : nombre d'activités n'ayant pas encore fait l'objet d'une évaluation Autres actions disponibles : Pour connaître le contenu d'une séquence et ainsi le détail des évaluations, cliquez sur le bouton disponible en fin de ligne : Si vous avez sélectionné une période d'activité spécifique, vous pouvez atteindre la page permettant de renseigner vos évaluations en cliquant sur le bouton. Ceci aura pour effet de quitter l'écran récapitulatif des périodes d'activité. Si vous souhaitez éditer un récapitulatif de vos périodes d'activités pour une impression papier, cliquez sur le bouton. Enfin, pour exporter votre récapitulatif dans un tableur, cliquez sur le bouton. L'export, au format "ods", est compatible avec les suites bureautiques Open office et Microsoft Office.

27 Portefeuille de compétence Menu [Liste apprenant/détails appr./portefeuille de compétence] Le centre de formation a la possibilité de décrire, par rapport à une formation, une liste de compétences que votre apprenant est supposé acquérir tout au long de votre cursus. Chaque compétence marquée comme "Acquise" par les formateurs sont listées dans cet écran. Si l'apprenant a suivi plusieurs formations durant son cursus, vous pouvez sélectionner les compétences associées à une inscription spécifique via la liste déroulante "Inscription". En cliquant sur le bouton vous obtiendrez le récapitulatif des compétences acquises dans un document pour traitement de texte, tandis qu'en cliquant sur le bouton vous obtiendrez un document pour tableur. Les deux exports sont compatibles avec les suites bureautiques Open office et Microsoft Office.

28 Documents de liaison Menu [Liste apprenant/détails appr./documents de liaison] Les documents de liaison sont un outil pour envoyer n'importe quel type de ressource (fichier word, excel, images...) à destination de votre apprenant et/ou de ses formateurs. De la même manière, l'apprenant peut mettre à votre disposition des documents. Les caractéristiques d'un document sont les suivantes : - un titre : libellé renseigné par l'émetteur du document, - une catégorie : un libellé parmi une sélection pré renseignée par votre centre de formation permettant de contextualiser le document, - un type : indique avec quel logiciel le document peut être visualisé, - une date de dépôt : date à laquelle le document a été rendu disponible sur le portail, - un libellé : le nom original du fichier déposé. 1- Consulter des documents en ligne : Les documents vous étant adressés sont disponibles dans le tableau ci-après. La colonne vous permet d'identifier quelle personne a transmis le document. La colonne indique la dernière date de consultation du document par l'apprenant, le formateur, ou vous même (entreprise). Pour visualiser un document, cliquez sur le libellé de la colonne "Fichier". Le document sera proposé en téléchargement. Stockez le sur votre disque dur à l'emplacement que vous souhaitez. Si vous disposez du logiciel de lecture adéquat, vous pouvez consulter le document en vous rendant à son emplacement et en double cliquant sur le fichier. Signification des icônes : : le document est mis à la disposition de l'ensemble des apprenants du groupe et de leur entreprise. Il n'est pas modifiable.

29 25 : le document vous a été personnellement adressé à l'apprenant. Il n'est pas modifiable. Il consultable par son entreprise. : le document, quelle que soit sa destination est modifiable. : affiche l'historique du dépôt et des diverses consultations/révisions du document. 2- Modification d'un document Si un document fait l'objet d'une autorisation en modification, cela signifie que vous pouvez le renvoyer à l'émetteur après l'avoir complété/ modifié. Pour ce faire, commencez par récupérer votre document comme décrit dans l'étape précédente. Après l'avoir complété et enregistré les modifications sur votre disque dur, retournez dans l'interface du portail puis cliquez sur l'icône de la colonne "Maj" (mise à jour). L'icône change pour devenir que vous êtes sur le point d'apporter une version révisée du document., signifiant En cliquant à nouveau sur l'icône le formulaire "Mise à jour de document de liaison" est automatiquement pré renseigné. Pour retourner votre version, cliquez sur le bouton [Parcourir] puis, en navigant dans l'arborescence de votre disque dur, sélectionnez votre document modifié. Enfin, cliquez sur bouton "Envoyer". Votre document est sauvegardé, l'émetteur original pourra consulter la dernière version mise en ligne. 3- Ajouter un document Pour ajouter un document, complétez toutes les zones du formulaire "Dépôt de document de liaison": Titre du document : donnez un nom représentatif de votre document Catégorie : sélectionnez parmi la liste proposée la catégorie se rapprochant au mieux du contexte de votre document Fichier à déposer : cliquez sur le bouton [Parcourir] et naviguez dans l'arborescence de votre disque dur pour sélectionner le document à envoyer Visible pour son formateur : si vous le souhaitez adresser le document à l'un des formateurs de l'apprenant sélectionnez le dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez la valeur "Aucun", le document n'est visible que par vous et l'apprenant. Document modifiable : si vous cochez cette case, le destinataire aura la possibilité de mettre en ligne une version modifiée de votre document

30 Documentation Menu [Liste apprenant/détails appr./documentation] Si vous souhaitez demander au centre une copie de certains types de document liés à votre apprenant. Cochez le ou les documents souhaités ou précisez celui désiré dans "Autres documents". Cliquez sur pour générer automatiquement un mail à destination du centre Historique Menu [Form. initiale/historique] Tableau récapitulatif de l'ensemble des contrats en formation initiale (apprentissage/alternance) qui ont été signés avec l'entreprise. Il recense, pour chaque contrat, les informations suivantes : les dates du contrat, le nom de l'apprenant concerné, la formation suivie par l'apprenant durant le contrat, le groupe fréquenté au centre, la photo de l'apprenant en cliquant sur le bouton

31 27 Pour consulter le détail des informations d'un contrat, cliquez sur le nom de l'apprenant correspondant Recrutement FI Menu [Form. initiale/recrutement FI] Cet écran recense l'ensemble de vos souhaits d'accueil en formation initiale (apprentissage et alternance) que vous avez transmis au centre de formation. Ces souhaits sont à destination des apprenants prospects du centre n'ayant pas encore signé un contrat. La consultation des souhaits est filtrée par période : celles qui ont été émises pour la période en cours (historique et suivi) celles qui sont émises pour la période à venir Le tableau en fonction de la période sélectionnée, permet de visualiser l'ensemble de vos souhaits d'accueil ainsi que leurs suivis. Les informations disponibles pour chaque souhait : la formation concernée l'effectif souhaité : nombre d'apprenants que l'entreprise souhaite accueillir pour la formation mise en relation : nombre d'apprenants proposés par le centre pour le souhait signés : nombre de contrats signés correspondant au souhait. refusés : nombre d'apprenants non retenus par l'entreprise

32 28 site : site de formation. Si vous souhaitez déposer un nouveau souhait d'accueil, cliquez sur le bouton et complétez le formulaire. Indiquez pour le souhait : la période, la formation, le site le nombre d'apprenant souhaité Le bouton insère votre demande sans la transférer au centre. Un tableau récapitule l'ensemble des souhaits en attente de transfert. Pour annuler un souhait en attente, cliquez sur le bouton. Pour transmettre définitivement votre souhait au centre par mail, cliquez sur le bouton. La génération du mail est automatique.

33 29 Le suivi de votre souhait apparaîtra dans le tableau récapitulatif dès que le centre aura traité votre demande. 1.4 Formation continue Menu [Form. continue] Ce menu vous donne accès à : liste des salariés de l'entreprise inscrits en formation continue à l'heure actuelle au centre historique de l'ensemble des salariés de l'entreprise ayant été inscrits en formation continue au centre Salariés formés Menu [Form. continue/salariés formés] Cet écran récapitule l'ensemble des salariés inscrits en formation continue à l'heure actuelle. Les informations disponibles dans cette liste pour chacun des salariés sont : le nom, prénom, la formation suivie, les dates du groupe lié à l'inscription, le nom du site,

34 30 Des raccourcis sous forme d'icône, permettent d'afficher les informations suivantes : photo du salarié, récapitulatif d'absence, récapitulatif des évaluations (si la formation fait l'objet d'évaluation par le centre de formation), le calendrier de présence. Pour consulter le détail d'une inscription, cliquez sur le nom du salarié. La fiche des informations administratives de ce salarié apparaît : Il est possible d'accéder au détail complet de l'inscription en cliquant sur le menu. Remarque : L'ensemble des informations consultables par le menu de détail sont identiques au menu de détail d'un apprenant en formation initiale (cf. Le menu " Détails appr." 4 ) Historique Menu [Form. continue/historique] L'historique recense sous forme d'une liste, l'ensemble des salariés ayant été inscrits en formation continue au centre. Son contenu est identique au tableau récapitulatif des salariés inscrits en formation continue à l'heure actuelle sans les raccourcis concernant les absences, les évaluations et le calendrier de présence.

35 31 Pour obtenir le détail d'une inscription, cliquez sur le nom d'un salarié. La fiche des informations administratives de ce salarié apparaît : Consultez le détail de cette inscription en cliquant sur le menu. Vous accédez aux informations sur le calendrier de présence, les absences, les notes et aux documents publiés par centre si ce dernier l'autorise (attestations, factures, conventions). Les documents sont accessibles depuis la page d'accueil du portail dans "Publications". 1.5 Stages Menu [Stages] Des apprenants du centre en apprentissage/alternance ou salariés d'une autre entreprise, peuvent au cours de leur formation, effectuer des stages eu sein de votre structure Liste des stages Menu [Stages/Liste des stages] Cet écran affiche l'ensemble des stages effectués par des apprenants ou des salariés au sein de votre entreprise pour lesquels vous avez été désigné comme tuteur. Pour restreindre le contenu de cette liste, cochez la case année civile ou année scolaire et sélectionnez la période dans la liste déroulante. Les informations disponibles pour chaque apprenant stagiaire sont : les dates d'exécution du stage, le nom, la civilité du stagiaire sous forme d'icône, la formation suivie, le site de formation, l'entreprise initiale,

36 32 Si le stage a fait l'objet d'une visite par un formateur du centre, consultez le détail du compte rendu en cliquant sur le bouton (cf.ses visites 6 )