Logistique et Achats

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1 Logistique et Achats Proposition d une politique d achats dans un Groupement Hospitalier de Territoire de six établissements Carole OTHEGUY - 28 avril 2017 Master 1 Management de la Santé M. Bravi CAROLE OTHEGUY M1 MANAGEMENT DE LA SANTÉ 1

2 Introduction Suite à la loi de modernisation de notre système de Santé, des Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT) ont du être mis en place. Un GHT est un dispositif qui régit la coopération entre plusieurs établissements publics de santé d un même territoire, à travers une convention constitutive. Cette coopération a conduit à la mutualisation de certaines activités, comme notamment la fonction achats. Cette réorganisation et la mutualisation de certaines fonctions constitue un changement difficile et laborieux pour nos établissements de santé. Ainsi, nous nous demandons comment est construit et mis en place ce nouveau mode de coopération pour la fonction achats. Dans une première partie, nous définirons la fonction Achats dans le cadre d un GHT. Ensuite, nous délimiterons le rôle de notre établissement support, concernant la fonction achats, au sein de ce GHT de six établissements. Dans une troisième partie, nous déterminerons ce qu est une politique d achats. Pour finir, nous donnerons nos préconisations pour une mise en place d une fonction achats mutualisée. PRECISIONS CAHIER DES CHARGES «Responsable d achat au sein de l établissement support d un Groupement Hospitalier de Territoire comprenant six établissements partis, votre directeur vous demande de lui proposer une politique achat en dix grands axes maximum.» 1 ) Définir la fonction achat dans le cadre d un GHT. 2 ) Délimiter le périmètre entre les établissements. Situer votre rôle. 3 ) Définir ce qu est une politique d achat : quelle norme? A quoi serte elle? 4 ) Présenter vos préconisations : au regard de vos connaissances et du contexte quelles orientations pouvez-vous proposées? Quel projet? Etc. CAROLE OTHEGUY M1 MANAGEMENT DE LA SANTÉ 2

3 I. Définir la fonction achats dans le cadre d un GHT Définition de la fonction achats (cadre général) : La fonction achats est chargée de procurer les matières premières et composants nécessaires à la production. Ces composants doivent être livrés dans les délais, tout en étant conformes en qualité et en quantité au cahier des charges (c est à dire aux besoins) de l entreprise. L importance de la fonction achats comporte plusieurs niveaux : - Sur le plan financier : la politique d achats contribue à la rentabilité de l entreprise en influant sur les coûts des composants et donc sur la marge de l entreprise ; - Sur le plan commercial : la fonction d approvisionnement permet de fournir des produits de bonne qualité tout en évitant les ruptures de stocks (qui sont très mauvaises pour l image d une entreprise) ; - Sur le plan stratégique : la fonction achats va contribuer à la compétitivité de l entreprise tant en termes de coûts que de délais. La fonction achats est constituée de deux tâches principales : - Recherche de fournisseurs : élaboration du cahier des charges, les fournisseurs doivent correspondre à ce cahier des charges ; - Evaluation et choix des fournisseurs : capacité des fournisseurs à répondre aux besoins de l entreprise, note attribuée à chaque fournisseur, sélection du meilleur fournisseur. Définition des GHT : Un Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) est un dispositif qui régit la coopération entre plusieurs établissements publics de santé d un même territoire. Dans le cadre de ce dispositif, une convention constitutive du GHT est élaborée. Cette dernière définit notamment un projet médical commun qui devra être adopté par tous les membres du GHT. Elle détermine également l établissement support, à partir duquel le GHT va fonctionner, car le GHT n est pas doté d une personnalité morale. Elle prévoit le transfert à l établissement support et la mutualisation de certaines activités comme : - la stratégie, l optimisation et la gestion commune du système d information (mise en place d un dossier patient) ; - la gestion d'un département de l'information médicale de territoire ; - la fonction achats ; - la formation. De plus, d autres établissements de santé (autres que publics) peuvent être membres ou associés au GHT : les établissements publics sociaux et médicaux, les établissements d hospitalisation à domicile (seulement pour l élaboration du projet médical partagé), les établissements privés (sous la qualité de partenaires), les établissements publics de santé autorisés en psychiatrie. CAROLE OTHEGUY M1 MANAGEMENT DE LA SANTÉ 3

4 Par ailleurs, deux instances composent le GHT : - Le comité stratégique : il est chargé de se prononcer sur la mise en oeuvre de la convention constitutive et le projet médical partagé. Il est composé des directeurs d établissements, des présidents des commissions médicales d établissements et des présidents des soins infirmiers, de rééducation et médico techniques des établissements parties du GHT. - Le comité territorial des élus : il est chargé d évaluer les actions mises en oeuvre par le GHT pour garantir l égal accès à des soins sécurisés et de qualité sur territoire couvert par le GHT. Définition de la fonction achats dans le cadre d un GHT : La mutualisation de la fonction achats au sein des GHT permet : - de réunir des établissements ayant des niveaux de maturité achat, des organisations et processus achat souvent hétérogènes ; - d utiliser toutes les expertises existantes dans l intérêt commun du GHT et de capter les synergies entre les établissements du GHT. C est à dire qu il s agit de mutualiser entre l établissement support et les établissements parties, des moyens techniques ainsi que les expertises et ressources rares (experts achats, contrôle de gestion achat ) ; - d assurer la satisfaction des besoins de tous les établissements du GHT ; - de franchir de nouveaux paliers de performance économique par des actions transverses aux établissements ; - de recentrer le rôle de l acheteur sur les missions stratégiques de l achat : définition du juste besoin, optimisation des stratégies d achats, retours d expérience, évaluation des fournisseurs ; - de préciser les relations avec les opérateurs d achat mutualisés permettant d avoir un dispositif lisible pour les établissements du GHT. - de renforcer les réseaux des acheteurs hospitaliers. D après l article R du Code de Santé Publique, la fonction achats mutualisée a pour missions : - L élaboration de la politique et des stratégies d achats de l ensemble des domaines d achats que ce soit, en exploitation et en investissement ; - La planification et la passation des marchés ; - Le contrôle de gestion des achats ; - Les activités d approvisionnement, à l exception des produits pharmaceutiques. Un plan d action des achats du GHT est également élaboré pour le compte des établissement parties du groupement. De plus, tous les types de procédure d achats et tous les types de marchés peuvent être traités par la fonction achats du GHT. Elle couvre toutes les familles d achats telles que : - Les achats d exploitation : produits de santé, prestations et petits matériels biomédicaux et de biologie, prestations hôtelières et petits matériels non médicaux, prestations logistiques et générales, prestations de formation - Les achats d investissements : équipement biomédicaux et généraux, équipements et logiciels informatiques CAROLE OTHEGUY M1 MANAGEMENT DE LA SANTÉ 4

5 II. Délimiter le périmètre entre les établissements. Situer votre rôle. Au sein du GHT comprenant six établissements, nous sommes l établissement support. C est à dire, l établissement à partir duquel va fonctionner le GHT. Ainsi, nous sommes en charge de la fonction achats. Concernant le processus d achats, on remarque trois phases : - la préparation du marché public : identification du besoin ; - la passation du marché public : définition du besoin et signature du marché ; - l exécution du marché public. Dans ce processus, l établissement support est chargé plus particulièrement de la passation du marché. Dans ce cadre, il procède dans un premier temps à la consolidation des besoins définis par chacun des cinq établissements partis du GHT. C est à dire que chacun des cinq établissements partis du GHT, va transmettre à l établissement support les besoins qu ils ont identifiés, et l établissement support va analyser ces besoins et évaluer leur adéquation. Dans un deuxième temps, il élabore la politique et les stratégies d achats après avoir identifié les leviers de performance pertinents et mobilisables. La politique d achats concerne les exigences générales à prendre en compte sur l ensemble des affaires du GHT (exigences générales de performance économique, problématique de développement durable ). Les stratégies d achats portent sur les démarchent d optimisation de chaque achat à instruire sur chaque affaire. Dans un troisième temps, les équipes de la fonction achats mutualisée (établissement support) procèdent à la rédaction du dossier de consultation des entreprises (utilisé pour les appels d offre) en consolidant les cahiers des charges du marché. Pour finir, les équipes de la fonction achats mutualisée (établissement support) instruisent la procédure de passation de marché, qui comptent : - les opérations préalables à la publication : calcul de la valeur estimée du besoin, évaluation préalable du mode de réalisation du projet d investissement) ; - le choix de la procédure : procédure formalisée, procédure adaptée ) ; - la publicité préalable (avis d appel à la concurrence, modalités e publication de ces derniers, invitation à confirmer l intérêt). La signature des marchés relève de la seule compétence du chef de l établissement support. Par ailleurs, la préparation du marché public (identification des besoins) et l exécution du marché relèvent de chacun des cinq établissements partis du GHT. L établissement support n agit que sur la phase de passation des marchés. CAROLE OTHEGUY M1 MANAGEMENT DE LA SANTÉ 5

6 De plus, l établissement support détient également le rôle d information, en terme des démarches de retour d expérience. Il se doit d informer tous les acteurs de l achat du GHT. Afin de réaliser la phase de passation des marchés, l établissement support a la possibilité de prendre la qualité de : - centrale d achats : cela lui permet d agir en tant que centrale d achats et d instruire la passation de marchés publics répondant aux besoins d autres acheteurs pour le compte de ces derniers ; - groupement de commandes : la convention constitutive du GHT peut conférer à l établissement support le rôle de coordonnateur de groupement de commandes sur des domaines d achat spécifiés. Quel que soit le choix juridique de l établissement support, cette décision doit être inscrite dans la convention constitutive du GHT, en accord avec les cinq autres établissements partis. III. Définir ce qu est une politique d achat : quelle norme? à quoi elle sert? D après le fascicule X publié par l AFNOR (Association Française de Normalisation), la politique d achat consiste à définir des orientations et intentions générales, relatives aux achats et approvisionnement, d un organisme, telles qu elles sont formulées par la direction de l organisme acheteur. La politique d achats est la feuille de route du Directeur Achats, la définition des priorités d achats en fonction des activités de l établissement. Autrement dit, une politique d achats sert à définir des axes stratégiques et des objectifs pour une période donnée, concernant les achats et les approvisionnement de la structure. Pour aller plus loin, la formalisation d une politique d achat consiste à définir : - les principes directeurs de l organisation et du fonctionnement des achats de la structure ; - les moyens et les ressources de la fonction achats de l organisation ; achats ; - les processus internes et externes ; - les principaux leviers d achats et moyens d action à mettre en oeuvre pour la conduite des - les objectifs associés selon un ou trois horizons d échéance (court, moyen et long terme) ; - le plan d action de la politique d achats de la structure. CAROLE OTHEGUY M1 MANAGEMENT DE LA SANTÉ 6

7 IV. Présenter vos préconisations : au regard de vos connaissances et du contexte quelles orientations pouvez-vous proposées? Quel projet? Etc. Dans cette quatrième partie, nous énumérerons nos préconisations afin de construire et mettre en place une politique d achats (axes stratégiques et objectifs) adaptée à la mutualisation de la fonction achats des GHT. Préconisation 1 : Elaboration du transfert de responsabilité vers notre établissement support Lorsque le transfert de responsabilité vers notre établissement support s opérera, l ensemble des agents qui travailleront pour la fonction doivent avoir été identifiés (réalisation d une cartographie des ressources RH achats pour l ensemble du GHT), qu ils aient pris connaissance de leur rôle dans la nouvelle organisation ainsi que de leur fiche de poste, et qu ils soient opérationnels et formés (si nécessaire). Préconisation 2 : Mettre en place une «culture» du changement, conduire le changement La conduite du changement est essentielle dans la réussite du projet. Pour optimiser ce changement, ce projet de mutualisation doit bénéficier d un fort soutien des décideurs. Il faut également identifier les acteurs et partenaires clés (en amont). Les objectifs doivent être clairs, stables et partagés avec l ensemble des parties prenantes. Une communication permanente et large sur l avancée de la mutualisation doit être réalisée. Les parties prenantes doivent adhérer à la mutualisation, participer activement et pas seulement accepter le projet. Pour conduire ce changement, un planning du projet (mutualisation de la fonction Achats) pourra également être réalisé par le chef de projet. Préconisation 3 : Organiser une démarche projet Pour réaliser la démarche projet, il faut organiser dans un premier temps, les instances de pilotage de la fonction achats, tels que le comité de coordination achats, le comité de pilotage dédié à l élaboration et la mise en oeuvre du Plan d Action Achats du territoire (PAAT), le comité de pilotage dédié à la mise en place de la fonction achats cible, et le comité de pilotage dédié à la production opérationnelle des marchés. Dans un deuxième temps, il faut identifier les chefs de projets communs, c est à dire les responsables des différents comités cités précédemment. Ensuite, pour la réussite du projet, il faut mobiliser tous les acteurs de la fonction achats (organisation de réunions pour créer l adhésion, donner de la visibilité à la démarche). Dans un quatrième temps, nous devons partager les CAROLE OTHEGUY M1 MANAGEMENT DE LA SANTÉ 7

8 différentes phases du projet et le calendrier (échéances, organisation de la gouvernance ). La communication au sein du projet doit être organisée (informer les acteurs de la fonction achats du GHT, organiser une communication régulière). Préconisation 4 : Analyser la situation actuelle Il faut réaliser un diagnostic de la fonction achats au sein du GHT. Pour cela, dans un premier temps, une cartographie du portefeuille d achats commun sera réalisée (obtention des données des établissements partis du GHT, appliquer une segmentation des achats, analyser les données collectées et segmentées). Cette étape permet de débuter l élaboration du PAAT commun. Dans un deuxième temps, il faut cartographier les marchés et les achats mutualisés. Pour cela, il faut réaliser une cartographie des marchés passés par les six établissements partis du GHT et des calendriers associés. C est à dire, qu il faut effectuer une cartographie des achats exhaustive et une cartographie des fournisseurs de l ensemble des établissements composant le GHT. Dans un troisième temps, il faut cartographier les outils du SI-Achat. De cette manière, les logiciels utilisés par chaque établissement seront mis en commun au GHT. Ensuite, il faut également cartographier les moyens de la fonction achats. Pour cela, on identifie les acteurs du processus achats (les agents), puis on identifie les autres coûts directs. Pour terminer cette préconisation, on réalise une cartographie des processus d achats de chaque établissement du GHT. Préconisation 5 : Définir l organisation cible de la fonction Achats support. Cet axe nous permet de définir la nouvelle organisation la plus adaptée à notre établissement Dans un premier temps, il faudrait réaliser un état des lieux des fonctions achats de chacun des cinq établissements partis, concernant la stratégie et le positionnement, l organisation et les ressources, la cartographie, le pilotage, le système d information et les processus utilisés pour chacun des six établissements. Pour réaliser cela, le chef de projet (mutualisation de la fonction achat) devra organiser des réunions avec les six directeurs d établissements partis, et diriger des entretiens. Dans un second temps, un diagnostic partagé de la fonction achats du GHT doit être établi. Pour cela, il faut consolider les états des lieux de chaque établissement, analyser les écarts entre ces différentes structures et identifier les points à risque concernant la mise en place d une fonction achats commune, et les axes de travail. Dans un troisième temps, le chef de projet devra scénariste le projet de transformation pour les six établissements du GHT. Préconisation 6 : Animer la fonction achats de manière transversale Cette préconisation est réalisée à l aide du Plan d Action Achats de Territoire (PAAT). Pour ce faire, il faut dans un premier temps faire l état des lieux de la situation actuelle. C est à dire élaborer le diagnostic des fonctions achats des établissements et reprendre les cartographes précédemment réalisées. Cette étape permet d évaluer les points forts et les axes de progrès des fonctions achats CAROLE OTHEGUY M1 MANAGEMENT DE LA SANTÉ 8

9 des six établissements partis du GHT. Par la suite, on identifie les actions génératrices de gains sur achats qui pourraient être mises en place. Préconisation 7 : Définir les modalités de la gestion commune des achats Les modalités de la gestion commune des achats vont s articuler autour de quatre axes à prendre en compte : la qualité, le soutien aux politiques publiques, la sécurité juridique et la performance d achats. Les modalités en matière de qualité permettent de mesurer le taux de satisfaction des clients finaux de la fonction achats. Cela permet notamment de bénéficier d un retour d expérience et de procéder à des actions correctives. Les modalités en matière de soutien aux politiques publiques portent notamment sur le développement durable et l innovation. Pour évaluer ces modalités, on trouve la part des contrats qui promouvaient le développement durable, la part des achats dits innovants En matière de sécurité juridique et pour mesurer cette dernière, on peut prendre en compte par exemple le nombre d annulations totales de procédures prononcées par le juge, le nombre d annulations partielles La politique achats commune d un GHT doit poser des principes et des ambitions fortes en terme de performance de l achat. On retrouve notamment la réalisation annuelle d un PAAT qui vise à fair émerger 3% de gains achats sur le périmètre du GHT, élaboré avec l ensemble des établissements partis. Mais aussi la mise en place d un contrôle de gestion achats et la proposition d un objectif de gains annuel par le responsable de la fonction achats au directeur de l établissement support. Préconisation 8 : Finaliser et mettre en place l organisation cible de la fonction achats Dans un premier temps, il faut piloter et organiser le projet de mise en oeuvre de l organisation de la fonction achats cible. C est le comité de pilotage dédié à la mise en place de la fonction achats cible, énoncé à la troisième préconisation qui est en charge de cette mise en place. Dans un second temps, il faut détailler l organisation fonctionnelle de la fonction achats avec les fiches de poste correspondantes. Un organisation de la démarche projet avait été réalisée à la préconisation 3. Ici, nous parlons de la mise en place opérationnelle de la fonction achats cible validée par les comités de pilotage du projet. Il s agit de déterminer de manière précise la structuration de l organigramme de la fonction achats. Dans un troisième temps, il faut définir et mettre en place les processus d achats détaillés. Suite aux cartographies des processus achats des six établissements du GHT réalisées précédemment, on élabore un processus de la fonction achats du GHT, on réalise le référentiel des procédures des processus achats, on forme les agents de la fonction achats et on met en place ces procédures et processus établis. Dans un quatrième temps et pour assurer au mieux la réussite du projet, des rencontres individuelles avec les agents concernés par la fonction achats sont organisées. Préconisation 9 : A terme, développer une politique d achats responsable pour l ensemble du GHT. CAROLE OTHEGUY M1 MANAGEMENT DE LA SANTÉ 9

10 Conclusion La mutualisation de la fonction achats du GHT s accompagne d une difficulté majeure. En effet, le nombre d acteurs est important et le GHT ne dispose pas de la personnalité morale. Ainsi, la mutualisation de cette fonction amène à réaliser des achats au sein d une même entité qui ne dispose pas de personnalité morale. Par ailleurs, dans la réussite de cette mutualisation, la mise en place d une «culture» du changement et l implication de chaque acteur au projet est excessivement importante. La conduite du changement peut notamment s accompagner de la mise en place d un management participatif et de la responsabilisation de chacun des acteurs. CAROLE OTHEGUY M1 MANAGEMENT DE LA SANTÉ 10