En quoi consiste la nouvelle Loi de 2014 sur la garde d enfants et la petite enfance? Importance de la gestion des dossiers

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1 Ce que les organismes et les fournisseurs de services de garde en milieu familial doivent savoir en ce qui concerne les enfants affiliés à un organisme et placés de manière privée Les services de garde en milieu familial agréés offrent aux enfants plus de résidences partout en Ontario. Nous espérons que les renseignements suivants sur la tenue des dossiers aideront les agences de services de garde et leurs fournisseurs à se conformer à la Loi de 2014 sur la garde d enfants et la petite enfance et donneront aux familles la tranquillité d esprit inhérente aux services de garde agréés. En quoi consiste la nouvelle Loi de 2014 sur la garde d enfants et la petite enfance? La nouvelle Loi de 2014 sur la garde d enfants et la petite enfance (LGEPE) est entrée en vigueur le 31 août Elle remplace la désuète Loi sur les garderies et fixe de nouvelles règles concernant les services de garde en Ontario. Ces nouvelles règles s inscrivent dans le projet provincial visant à moderniser le système de garde d enfants. Elles favorisent la santé et la sécurité des enfants, accentuent la surveillance gouvernementale des fournisseurs de services de garde et aident les parents à faire des choix éclairés en matière de garde d enfants. Importance de la gestion des dossiers Selon la LGEPE, chaque agence de services de garde en milieu familial agréée doit disposer de dossiers à jour disponibles en tout temps pour inspection par un inspecteur ou un conseiller en programmes. Une bonne gestion des dossiers contribue à protéger la santé et le bien-être de l enfant, tout en donnant l assurance à ses parents que l on s occupe bien de lui.

2 Gestion des dossiers : Lieu et renseignements Les agences de services de garde en milieu familial agréées doivent s assurer que tous les dossiers respectent les exigences en matière de conformité et sont facilement accessibles pour inspection. Des dossiers traitant de ce qui est présenté au paragraphe 72 (1) du Règlement de l Ontario 137/15 doivent être obtenus et conservés pour tous les enfants bénéficiant de services de garde dans la résidence. Le tableau suivant indique les dossiers requis, et où ils peuvent être conservés. Enfants inscrits dans une agence Les agences doivent obtenir des dossiers traitant de ce qui est énuméré au paragraphe 72 (1) du Règlement de l Ontario 137/15 pour les enfants inscrits à l agence. Ces dossiers doivent être placés sous la garde de l agence de services de garde en milieu familial pendant que l enfant bénéficie de services et trois ans après qu il a cessé de bénéficier des services. Enfants placés par voie privée Les agences doivent avoir sous leur garde des dossiers traitant de ce qui suit pour chaque enfant, comme il est indiqué paragraphe 72 (1) : Nom et date de naissance; Dossier d immunisation ou exemption d immunisation; Copie des rapports d accident. En ce qui concerne les dossiers traitant des autres renseignements énoncés au paragraphe 72 (1), l agence peut autoriser les fournisseurs de services de garde à obtenir et à conserver des dossiers traitant de ce qui suit dans leurs locaux : Coordonnées d un parent de l enfant; Coordonnées des personnes à joindre en cas d urgence; Antécédents médicaux pertinents; Nom des personnes autorisées à venir chercher l enfant; Instructions écrites et signées relatives à l administration des médicaments et aux exigences spéciales en matière de régime alimentaire, y compris les instructions écrites concernant les enfants de moins d un an; Registres quotidiens écrits; Registre de présence quotidienne. Les agences doivent exiger des fournisseurs de services de garde qu ils conservent des dossiers sur les enfants placés par voie privée pendant que l enfant bénéficie de services et trois ans après qu il a cessé de bénéficier des services.

3 Exigences en matière de rapports et de politiques Rapports d accident L agence doit s assurer que les fournisseurs de services de garde remplissent un rapport d incident et en fournissent une copie au parent de tout enfant touché par un accident lorsqu il bénéficie de services dans leurs locaux, et effectuent un suivi auprès du parent pour tous les enfants inscrits à l agence 1. Pendant son inspection trimestrielle, le visiteur de services de garde en milieu familial doit vérifier si le fournisseur de services de garde a fait un suivi auprès du parent. L agence n a pas à effectuer de suivi si l enfant a été placé par voie privée, mais elle peut néanmoins discuter avec le fournisseur de services de garde de la nature et de la cause de l accident pour favoriser la santé et la sécurité de tous les enfants qui bénéficient de services dans les locaux. Rapports d incident grave L agence doit s assurer que les fournisseurs lui déclarent tous les incidents graves qui touchent des enfants bénéficiant de services dans les locaux (c.-à-d. ceux inscrits à l agence et ceux placés par voie privée). Elle doit signaler au ministère tous les incidents graves dans les 24 heures qui suivent le moment où elle en a eu connaissance. Un résumé de l incident grave et des mesures prises en conséquence doivent être affichés dans le local de service de garde en milieu familial pendant au moins 10 jours ouvrables. L agence doit effectuer un suivi de tout incident grave, mais n est pas tenue de faire un suivi auprès des parents si ceux-ci n ont pas de liens avec l agence (c.-à-d. parents d enfants placés par voie privée). 1 C est l agence qui détermine ce qui constitue un accident. Elle doit consulter son assureur, son avocat ou les autorités régionales de la santé pour mettre au point une définition.

4 Passage en revue des politiques et procédures Chaque agence de services de garde en milieu familial doit veiller à ce que les politiques, les procédures et les plans individualisés soient passés en revue tous les ans ou lorsqu ils sont modifiés dans chaque local où il supervise la prestation de services de garde en milieu familial avec les personnes suivantes : 1) Chaque fournisseur de services de garde en milieu familial dans chaque local, avant qu un enfant y soit placé; 2) Les bénévoles ou les étudiants qui interagiront avec des enfants dans le local, avant de commencer leur période de bénévolat ou de stage d étudiant; 3) Les visiteurs de services de garde en milieu familial, avant leur entrée en fonction. Les agences de services de garde en milieu familial doivent veiller à ce que les fournisseurs passent en revue les politiques, les procédures et les plans individualisés avec les personnes qui résident ordinairement dans le local ou qui s y trouvent régulièrement, avant de commencer à interagir avec les enfants. Aux fins de conformité, on considère qu une personne se trouve régulièrement dans les locaux lorsqu elle est assez souvent présente sur les lieux durant les heures de service pour que les enfants la reconnaissent, ce qui comprend les personnes qui font de courtes visites (p. ex., un membre de la famille) et qui font des visites régulières (p. ex., une amie ou un ami du fournisseur de services de garde qui vient une fois par semaine ou une voisine ou un voisin qui vient tous les deux mois pour offrir des services de tutorat à un enfant du fournisseur). Vérification de l aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables pour les personnes venant de l étranger Quand une vérification de l aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables est requise selon la réglementation (p. ex., pour les fournisseurs, les personnes qui résident ordinairement dans le local ou les visiteurs qui s y trouveront régulièrement, selon les définitions données précédemment) et que la personne est nouvellement arrivée au pays, l agence de services de garde en milieu familial peut satisfaire cette exigence de deux manières : 1. Elle peut accepter une vérification de l aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables provenant du pays d origine de la personne. Cette vérification devra : être un original ou une copie, accompagné d une traduction certifiée si l original n est ni en anglais ni en français; avoir été réalisée moins de six mois avant le jour de sa remise à l agence de services de garde en milieu familial.

5 2. Si une personne venant de l étranger a besoin de temps pour obtenir une vérification de l aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables de son pays d origine, demandez-lui d obtenir la vérification dès que possible et instaurez des mesures additionnelles pour protéger les enfants jusqu à ce qu une vérification de dossier de police soit obtenue, conformément à la politique de vérification des antécédents judiciaires de l agence. L agence de services de garde en milieu familial doit conserver des preuves au dossier qu elle a demandé à la personne d obtenir une vérification de l aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables dès que possible, comme les suivantes : Correspondance écrite envoyée au corps de police du pays d origine de l étudiant pour demander une vérification de dossier de police; Reçu pour une demande de vérification de dossier de police; Correspondance écrite envoyée à l ambassade du Canada où la personne a présenté une vérification de dossier de police dans le cadre de sa demande de visa, pour demander une copie de la vérification; Copie d un billet permettant à la personne de retourner dans son pays d origine si elle doit s y trouver physiquement pour obtenir la vérification. Si des fournisseurs veulent en savoir plus sur les mesures additionnelles qu ils peuvent instaurer pour protéger les enfants jusqu à ce qu une vérification de l aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables soit obtenue, ils doivent s adresser à leur agence de services de garde en milieu familial. Celle-ci peut communiquer avec son conseiller en programmes pour discuter au cas par cas des mesures additionnelles appropriées. Le fait d obtenir une attestation ou une déclaration d infraction auprès de la personne au lieu d une vérification de l aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables n est pas conforme aux exigences en matière de délivrance du permis. Fournisseur de services de garde remplaçant Si l agence de services de garde en milieu familial choisit de faire appel à un fournisseur de services de garde remplaçant, elle doit conclure une entente avec celuici. Dès qu il commence à s occuper des enfants, il agit en qualité de fournisseur de services de garde en milieu familial et est tenu de respecter toutes les exigences réglementaires applicables, notamment en ce qui a trait aux vérifications de l aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables, à l immunisation, au certificat de secourisme, ainsi qu à l examen et à la mise en œuvre des politiques, des procédures et des plans individualisés.

6 Exigences relatives au sommeil, aux aliments et aux jeux à l extérieur Pratiques de sommeil sécuritaires et dispositions liées au coucher Les agences doivent s assurer que les fournisseurs de services de garde placent les enfants de moins de 12 mois dans une position de sommeil conforme aux recommandations énoncées dans le document publié par l Agence de la santé publique du Canada et intitulé Énoncé conjoint sur le sommeil sécuritaire : Prévenir les décès subits des nourrissons au Canada, sauf recommandation écrite contraire du médecin de l enfant. Les fournisseurs doivent en outre effectuer, de façon périodique, une inspection visuelle directe de chaque enfant endormi qui bénéficie de services de garde dans les locaux, et veiller à ce que l éclairage soit suffisant dans l aire ou la salle de repos pour effectuer ces inspections. Cette exigence s applique à tous les enfants qui bénéficient de services de garde dans les locaux. Offre de literie et de matériel de jeux adéquats Les agences doivent fournir un lit de camp ou un lit aux enfants de 18 mois à 5 ans qui bénéficient de services de garde pendant six heures ou plus, sauf dérogation approuvée par un directeur du ministère. Elles sont tenues d offrir un berceau, un lit d enfant et un parc pour enfants aux poupons de 18 mois et moins. Le fournisseur de services de garde peut convenir à l écrit d autres dispositions relatives au sommeil avec le parent, à condition qu elles soient sécuritaires. L agence doit mettre ce matériel à la disposition de tous les enfants bénéficiant de services de garde dans les locaux. Consultation pour les menus Les agences doivent offrir des repas et collations qui satisfont aux recommandations énoncées dans les documents de Santé Canada intitulés Bien manger avec le Guide alimentaire canadien, Bien manger avec le Guide alimentaire canadien Premières Nations, Inuit et Métis ou La nutrition du nourrisson né à terme et en santé. Des dispositions spéciales d ordre diététique et alimentaire peuvent être prises et mises en pratique conformément aux instructions écrites d un parent de l enfant. Cette exigence s applique à tous les enfants qui bénéficient de services de garde dans les locaux. Instructions écrites pour les enfants de moins d un an L agence est tenue de veiller à ce que les fournisseurs de services de garde disposent d instructions écrites conformes aux exigences énoncées dans La nutrition du nourrisson né à terme et en santé, sauf indication contraire écrite des parents de l enfant. Cette exigence s applique à tous les enfants qui bénéficient de services de garde dans les locaux.

7 Étiquetage des aliments et des boissons L agence doit s assurer que le fournisseur de services de garde demande aux parents de mettre une étiquette indiquant le nom de l enfant sur les aliments ou boissons qu ils fournissent. Cette exigence s applique à tous les enfants qui bénéficient de services de garde dans les locaux. Si les aliments ou boissons fournis par le parent ne portent pas d étiquette, le fournisseur de services de garde doit en apposer une. Jeux à l extérieur L agence doit s assurer que les fournisseurs de services de garde disposent de plans sur les jeux à l extérieur pour tous les enfants. Elle doit les faire signer par les parents (y compris ceux d enfants placés par voie privée) et veiller à ce que les fournisseurs de services de garde conservent dans leur local une copie des plans signés pour les enfants placés par voie privée. Où peut-on trouver d autres renseignements? Vous pouvez adresser vos questions d ordre général sur l agrément des services de garde d enfants en Ontario au Service d assistance concernant les services de garde agréés, au Les fournisseurs de services de garde doivent consulter leur agence de services de garde en milieu familial s ils ont des questions ou ont besoin de plus d information. Les agences doivent communiquer avec leur conseiller en programmes pour toute question sur l agrément de leurs services. Ce dernier peut vous aider à comprendre le processus de demande et les conditions de votre permis. Les agences trouveront également des ressources supplémentaires en ligne sur le Portail des services de garde agréés qui les aideront tout au long du processus d agrément.